TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN *** KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán MỐI QUAN HỆ CỦA CƠ SỞ DẪN LIỆU VÀ THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO T[.]
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát của khóa luận là nghiên cứu chuyên sâu về mối liên kết giữa cơ sở dẫn liệu và thu thập bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính
Các mục tiêu cụ thể bao gồm:
- Tìm hiểu và làm rõ cơ sở dẫn liệu và bằng chứng kiểm toán
- Làm rõ quy trình thu thập bằng chứng kiểm toán
- Chỉ ra mối liên hệ giữa cơ sở dẫn liệu với việc thu thập bằng chứng kiểm toán
3 Câu hỏi nghiên cứu Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu đã đưa ra phía trên, những câu hỏi nghiên cứu cần được bàn luận là:
1) Cơ sở lý thuyết của cơ sở dẫn liệu và bằng chứng kiểm toán được quy định như thế nào?
2) Vai trò của CSDL và bằng chứng kiểm toán trong các cuộc kiểm toán?
3) Mối liên hệ của CSDL và việc thu thập bằng chứng kiểm toán như thế nào?
4) Thực trạng khi công ty kiểm toán áp dụng các Phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán tại DN như thế nào? Có thỏa mãn các CSDL trong kiểm toán BCTC không?
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu
Mối liên hệ giữa CSDL và thu thập bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Tư vấn – Kiểm toán S&S.
Phạm vi thời gian: Số liệu sử dụng để thực hiện đề tài được thu thập trong năm 2023 bao gồm: Báo cáo tài chính năm 2022 và chứng từ, số liệu kế toán (từ ngày 01/01/2022 đến ngày kết thúc niên độ 31/12/2022) và tài liệu thu thập trong năm 2021, Báo cáo tài chính đã kiểm toán năm 2021.
Phạm vi không gian: Nghiên cứu và đánh giá về quy trình áp dụng thủ tục phân tích trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Tư vấn – Kiểm toán thực hiện.
5 Phương pháp và dữ liệu nghiên cứu.
Khóa luận sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, cụ thể bao gồm:
- Phương pháp thu thập thông tin gồm thu thập các dữ liệu sơ cấp (các quy định, chuẩn mực chuyên môn kế toán, kiểm toán hiện hành) và dữ liệu thứ cấp (các hồ sơ tài liệu, các chương trình kiểm toán của S&S; kết hợp với phỏng vấn, khảo sát trực tiếp thực tế tại đơn vị) để có được thông tin liên quan tới cách thực hiện thủ tục thu thập bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán tại S&S.
- Phương pháp xử lý thông tin: phân tích, so sánh, đối chiếu, tổng hợp kết quả… Các thông tin, dữ liệu phù hợp sẽ được xử lý bằng phần mềm Excel.
CƠ SỞ DẪN LIỆU VÀ BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Cơ sở dẫn liệu trong kiểm toán báo cáo tài chính
2.1.1 Kiểm toán báo cáo tài chính và những khái niệm
2.1.1.1 Định nghĩa về kiểm toán
Kiểm toán là việc kiểm tra hoặc kiểm tra các sổ sách kế toán có liên quan đến nhau của kiểm toán viên, sau đó là kiểm tra thực tế hàng tồn kho để đảm bảo rằng tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp đều tuân theo chuẩn mực kế toán hiện hành trong các giao dịch Kiểm toán được thực hiện để xác định tính chính xác của báo cáo tài chính do công ty cung cấp.
Theo định nghĩa của Hiệp hội Kế toán Mỹ (American Accounting Association – AAA): “Kiểm toán là một quá trình có hệ thống nhằm thu thập và đánh giá bằng chứng có liên quan đến việc xác nhận của kiểm toán viên chuyên nghiệp thuộc các tổ chức kiểm toán độc lập về tính đúng đắn, hợp lý của các tài liệu, sổ kế toán và BCTC của doanh nghiệp, hội đồng, tổ chức đoạn thể, tổ chức xã hội khi có yêu cầu của đơn vị này.”
Theo định nghĩa trong chuẩn mực kiểm toán của Vương quốc Anh: Kiểm toán là sự kiểm tra độc lập và sự bày tỏ ý kiến về bảng khai tài chính của doanh nghiệp do một kiểm toán viên được bổ nhiệm để thực hiện những công việc đó theo đúng bất cứ nghĩa vụ pháp định có liên quan.
Theo định nghĩa của Liên đoàn Kế toán quốc tế (International Federation of Accountants – IFAC): “Kiểm toán là việc kiểm tra và trình bày ý kiến của kiểm toán viên độc lập về BCTC.”’
2.1.1.2 Định nghĩa về kiểm toán báo cáo tài chính
Kiểm toán báo cáo tài chính là kiểm tra báo cáo tài chính của một thực thể kinh doanh và các tài liệu mà công ty cung cấp, được thực hiện bởi một kiểm toán viên độc lập Kết quả của việc kiểm tra này là xác nhận tính trung thực của công ty trong trình bày báo cáo tài chính và các thuyết minh có liên quan BCTC đã được kiểm toán phải đi kèm với BCTC khi chúng được phát hành cho người nhận dự kiến.
Mục đích của kiểm toán báo cáo tài chính là tăng thêm độ tin cậy cho tình hình tài chính được báo cáo và hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch yêu cầu tất cả các thực thể kinh doanh được tổ chức công khai phải nộp báo cáo hàng năm đã được kiểm toán Tương tự, người cho vay thường yêu cầu kiểm toán báo cáo tài chính của bất kỳ thực thể nào kinh doanh mà họ cho vay tiền Các nhà cung cấp cũng có thể yêu cầu báo cáo tài chính đã được kiểm toán trước khi họ sẵn sàng gia hạn tín dụng thương mại (mặc dù thường chỉ khi số lượng tín dụng được yêu cầu là đáng kể).
Hoạt động kiểm toán ngày càng trở nên phổ biến do mức độ phức tạp của hai khuôn khổ kế toán chính, Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung và Chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế Thời gian gần đây, các công ty lớn đã liên tục tiết lộ hàng loạt vụ việc gian lận BCTC khiến cho hoạt động kiểm toán BCTC càng giữ vai trò quan trọng hơn.
Giáo trình Kiểm toán báo cáo tài chính Đại học kinh tế quốc dân định nghĩa: “Kiểm toán báo cáo tài chính là hoạt động đặc trưng nhất của kiểm toán bởi nó chứa đựng đầy đủ sắc thái “kiểm toán” ngay từ khi ra đời cũng như trong quá trình phát triển Đặc trưng cơ bản đó của kiểm toán tài chính bắt nguồn từ chính đối tượng kiểm toán tài chính và từ quan hệ chủ thể - khách thể kiểm toán Đối tượng trực tiếp của kiểm toán tài chính là các bảng khai tài chính, bộ phận quan trọng của bảng khai này là báo cáo tài chính.”
Theo chuẩn mực kiểm toán số 200 – điểm 04: “Báo cáo tài chính là hệ thống báo cáo được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành
(hoặc được chấp nhận) phản ánh các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu của đơn vị.
Mục đích của kiểm toán báo cáo tài chính là xác định xem toàn bộ báo cáo tài chính có được trình bày khách quan trong quan hệ với những đặc điểm cụ thể hay không? Theo thông lệ kế toán quốc tế, các doanh nghiệp phải công bố các báo cáo tài chính gồm: Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Các báo cáo tài chính là đối tượng quan tâm trực tiếp của các tổ chức, cá nhân Do đó, báo cáo tài chính cũng là đối tượng trực tiếp và thường xuyên của hầu hết các cuộc kiểm toán (trích giáo trình kiểm toán – TS Phan Trung Kiên).
Bản chất của Kiểm toán báo cáo tài chính là hoạt động Kiểm toán viên độc lập và có nặng lực tiến hành thu thập và đánh giá các bằng chứng kiểm toán về các BCTC được kiểm toán nhằm kiểm tra và báo cáo về mức độ trung thực hợp lý của BCTC được kiểm toán với các tiêu chuẩn, chuẩn mực đã được thiết lập.
Các doanh nghiệp phải kiểm toán BCTC:
Cơ sở pháp lý quy định các doanh nghiệp nằm trong diện bắt buộc phải kiểm toán báo cáo tài chính là Nghị định số 17/2012/NĐ-CP về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kiểm Toán Độc Lập ban hành ngày 13 tháng 03 năm 2012
Thông tư 40/2020/TT-BTC về hướng dẫn chế độ báo cáo trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật kế toán và Nghị định 17/2012/NĐ-CP hướng dẫn Luật kiểm toán độc lập.
Theo đó, các doanh nghiệp nằm trong diện đối tượng bắt buộc phải kiểm toán báo cáo tài chính bao gồm:
Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Tổ chức tín dụng được thành lập và hoạt động theo Luật các tổ chức tín dụng, bao gồm cả chi nhánh ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam.
Tổ chức tài chính, doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm, chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài.
Công ty đại chúng, tổ chức phát hành và tổ chức kinh doanh chứng khoán.
Các doanh nghiệp, tổ chức khác bắt buộc phải kiểm toán theo quy định của pháp luật có liên quan.
Doanh nghiệp nhà nước, trừ doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật phải được kiểm toán đối với báo cáo tài chính hàng năm.
Doanh nghiệp, tổ chức thực hiện dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A sử dụng vốn nhà nước, trừ các dự án trong lĩnh vực thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật phải được kiểm toán đối với báo cáo quyết toán dự án hoàn thành.
Bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính
2.2.1 Lý luận chung về bằng chứng kiểm toán
2.2.1.1 Định nghĩa về bằng chứng kiểm toán
Theo đoạn 5c, VSA 500: “Bằng chứng kiểm toán: Là tất cả các tài liệu, thông tin do KTV thu thập được liên quan đến cuộc kiểm toán và dựa trên các tài liệu, thông tin này KTV đưa ra kết luận, và từ đó hình thành nên ý kiến kiểm toán;
Bằng chứng kiểm toán bao gồm những tài liệu, thông tin chứa đựng trong các tài liệu, sổ kế toán, kể cả báo cáo tài chính và những tài liệu, thông tin khác.”
Có thể kết luận rằng, bằng chứng kiểm toán là một minh chứng quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính Nó cung cấp một cái nhìn khách quan nhất đối với số liệu được trình bài trên BCTC.
2.2.1.2 Bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính
Yêu cầu đối với bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính
Chuẩn mực kiểm toán số 500 quy định: “Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán thích hợp để làm cơ sở đưa ra ý kiến của mình về báo cáo tài chính của đơn vị được kiểm toán.”
Kiểm toán tài chính có đối tượng kiểm toán là báo cáo tài chính – bao gồm các thông tin tài chính tổng hợp liên quan đến tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh trong một niên độ tài chính được kiểm toán Với đối tượng kiểm toán được xác định rất rộng, chi phí kiểm tra và đánh giá tất cả các loại bằng chứng sẽ rất cao Kiểm toán viên không thể kiểm tra hết toàn bộ phiếu thu, phiếu chi hay các chứng từ khác của doanh nghiệp, do đó kiểm toán viên phải xác định số lượng bằng chứng thích hợp để kiểm tra và đánh giá toàn diện về đối tượng được kiểm toán Vì vậy, phải đặt ra các yêu cầu cụ thể đối với bằng chứng kiểm toán.
Kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán thích hợp cho mỗi loại ý kiến của mình Sự "đầy đủ" và tính "thích hợp" luôn đi liền với nhau và được áp dụng cho các bằng chứng kiểm toán thu thập được từ các thủ tục thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản “Đầy đủ” là tiêu chuẩn thể hiện về số lượng bằng chứng kiểm toán; “Thích hợp” là tiêu chuẩn thể hiện chất lượng, độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán. Thông thường kiểm toán viên dựa trên các bằng chứng mang tính xét đoán và thuyết phục nhiều hơn là tính khẳng định chắc chắn Bằng chứng kiểm toán thường thu được từ nhiều nguồn, nhiều dạng khác nhau để làm căn cứ cho cùng một cơ sở dẫn liệu Đánh giá của kiểm toán viên về sự đầy đủ và tính thích hợp của bằng chứng kiểm toán chủ yếu phụ thuộc vào: Tính chất, nội dung và mức độ rủi ro tiềm tàng của toàn bộ BCTC, từng số dư tài khoản hoặc từng loại nghiệp vụ; Hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ và sự đánh giá về rủi ro kiểm soát; Tính trọng yếu của khoản mục được kiểm tra; Kinh nghiệm từ các lần kiểm toán trước; Kết quả các thủ tục kiểm toán, kể cả các sai sót hoặc gian lận đã được phát hiện; Nguồn gốc, độ tin cậy của các tài liệu, thông tin.
Yêu cầu về tính đầy đủ Đầy đủ là tiêu chuẩn đánh giá về số lượng bằng chứng kiểm toán Số lượng bằng chứng kiểm toán cần thu thập chịu ảnh hưởng bởi đánh giá của kiểm toán viên đối với rủi ro có sai sót trọng yếu và chất lượng của mỗi bằng chứng kiểm toán Tính đầy đủ là một khái niệm tương đối bởi không có một con số cụ thể về số lượng bằng chứng cần thu thập, tùy thuộc vào kiểm toán từng đơn vị cụ thể, số lượng bằng chứng kiểm toán cần thu thập sẽ khác nhau Đây là điểm then chốt đòi hỏi sự xét đoạn nghề nghiệp của kiểm toán viên Chuẩn mực kiểm toán số 500 có quy định:
“Trong quá trình hình thành ý kiến của mình, kiểm toán viên không nhất thiết phải kiểm tra tất cả các thông tin có sẵn Kiểm toán viên được phép đưa ra kết luận về số dư tài khoản, các nghiệp vụ kinh tế hoặc hệ thống kiểm soát nội bộ trên cơ sở kiểm tra chọn mẫu theo phương pháp thống kê hoặc theo xét đoán cá nhân.”
Các xét đoán được đưa ra từ kiểm toán viên không phải ngẫu nhiên mà còn dự vào từng tình huống cụ thể Kiểm toán viên bắt buộc phải tuân theo những yếu tố có ảnh hưởng đến tính đầy đủ của bằng chứng kiểm toán
Tính trọng yếu: Các khoản mục kiểm toán càng trọng yếu thì yêu cầu về bằng chứng kiểm toán càng cao, số lượng bằng chứng kiểm toán cần thu thập càng nhiều và ngược lại.
Mức độ rủi ro: Các khoản mục có mức độ rủi ro càng cao thì bằng chứng kiểm toán cần thu thập càng nhiều và ngược lại.
Tính thuyết phục: Do những hạn chế tiềm tàng của cuộc kiểm toán,kiểm toán viên chỉ thu thập bằng chứng ở mức độ thuyết phục mà không phải là bằng chứng tuyệt đối Do đó, bằng chứng kiểm toán có mức độ thuyết phục càng cao thì số lượng cần thu thập càng nhỏ.
Tính kinh tế: Do những giới hạn về nguồn lực, việc thu thập bằng chứng kiểm toán cũng cần tính đến khía cạnh về kinh tế Cụ thể là, việc thu thập bằng chứng kiểm toán phải được thực hiện trong thời gian hợp lý với mức chi phí có thể chấp nhận được Kiểm toán viên phải luôn cân đối giữa lợi ích thu được và chi phí bỏ ra trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán.
Tính hiệu lực là khái niệm chỉ độ tin cậy hay chất lượng của bằng chứng kiểm toán Nếu bằng chứng kiểm toán được đánh giá có tính hiệu lực cao thì sẽ giúp ích rất nhiều trong việc kiểm toán viên xem xét đưa ra những nhận xét thích đáng và kiểm toán viên sẽ tin tưởng khi đưa ra ý kiến đối với báo cáo kiểm toán
Những yếu tố ảnh hưởng đến tính hiệu lực:
Nguồn gốc thu thập của bằng chứng kiểm toán: Bằng chứng có nguồn gốc càng độc lập với đối tượng được kiểm toán thì càng có hiệu lực Độ tin cậy từ bảng sao kê ngân hàng, giấy báo nợ, giấy báo có hay thư xác nhận từ một bên thứ ba luôn cao hơn các bằng chứng kiểm toán được cung cấp từ đơn vị được kiểm toán.
Hệ thống kiểm soát nội bộ: Theo định nghĩa của Viện Kiểm toán quốc tế, “Hệ thống kiểm soát nội bộ” là tập hợp bao gồm các chính sách, quy trình, quy định nội bộ, các thông lệ, cơ cấu tổ chức của ngân hàng, được thiết lập và được tổ chức thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu của ngân hàng và đảm bảo phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro xảy ra Do vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ có một vai trò quan trọng, quyết định sự thành công của một doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ càng hiệu quả, bằng chứng thu thập được càng có độ tin cậy cao.
MỐI QUAN HỆ CỦA CƠ SỞ DẪN LIỆU VÀ THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BCTC
Mục tiêu của kiểm toán BCTC
Theo Chuẩn mực Kiểm toán số 200 , mục tiêu kiểm toán được định nghĩa như sau: “Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận), có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không?
Còn theo Văn bản chuẩn mực kiểm toán 1 (SAS 1 (AU 110)): “Mục tiêu của cuộc kiểm tra bình thường các báo cáo tài chính của kiểm toán viên độc lập là sự trình bày một nhận xét về mức trung thực mà các báo cáo tài chính phản ánh tình hình tài chính, các kết quả hoạt động và sự lưu chuyển dòng tiền mặt theo các nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận.” Ở đây các khái niệm “trung thực, hợp lý, hợp pháp” được hiểu như sau:
- Trung thực là thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh đúng sự thật nội dung, bản chất và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Hợp lý là thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh trung thực, cần thiết và phù hợp về không gian, thời gian và sự kiện được nhiều người thừa nhận.
- Hợp pháp là thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh đúng pháp luật, đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Quan hệ của CSDL với việc thu thập bằng chứng kiểm toán
3.2.1 Quan hệ của CSDL với mục tiêu kiểm toán
Nếu Cơ sở dẫn liệu đã được thể hiện trên các báo cáo tài chính hướng tới đòi hỏi ở các bước công nghệ kế toán thì xác minh của kiểm toán viên trước hết tập trung vào việc xem xét độ tin cậy của các cơ sở dẫn liệu đó Hơn nữa, trách nhiệm của cả nhà quản lý, cả kiểm toán viên là đảm bảo độ tin cậy của các cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính Do đó, giữa các cơ sở dẫn liệu và mục tiêu kiểm toán có quan hệ chặt chẽ với nhau cả về nội dung và kết cấu của các yếu tố cấu thành tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính Mục tiêu kiểm toán là đưa ra các nhận xét về tính trung thực và hợp lý của các cơ sở dẫn liệu đã được trình bày.
Sơ đồ mối quan hệ giữa cơ sở dẫn liệu và mục tiêu kiểm toán
Mục tiêu kiểm toán của kiểm toán tài chính bao gồm hai loại là mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù Trong mục tiêu kiểm toán chung lại chia thành hai loại cụ thể là sự hợp lý chung và các mục tiêu khác Mục tiêu hợp lý chung bao hàm việc xem xét, đánh giá tổng thể số tiền ghi trên các khoản mục trên cơ sở cam kết chung về trách nhiệm của nhà quản lý và thông tin thu được qua khảo sát thực tế ở khách thể kiểm toán trong quan hệ với việc lựa chọn các mục tiêu chung khác Vì vậy, đánh giá sự hợp lý chung cũng hướng tới khả năng sai sót cụ thể của các số tiền trên khoản mục Nếu kiểm toán viên không nhận thấy mục tiêu hợp lý chung đã đạt được thì tất yếu phải dùng đến các mục tiêu chung khác Từ đó kiểm toán viên sẽ lập kế hoạch thu thập những bằng chứng chi tiết hơn trên các khoản mục hay phần hành cụ thể với những mục tiêu xác định Việc định vị các bộ phận cấu thành kèm theo định hướng mục tiêu tương ứng giúp ích rất lớn cho kiểm toán nâng cao hiệu quả hoạt động do có được kết luận đúng đắn trên cơ sở có bằng chứng đầy đủ và có hiệu lực với chi phí kiểm toán ít Tuy nhiên, mục tiêu hợp lý chung cũng đòi hỏi sự nhạy bén, khả năng phán đoán cùng tác phong sâu sát với thực tế ở đơn vị của kiểm toán viên Bên cạnh mục tiêu hợp lý chung là các mục tiêu chung khác Các mục tiêu này được đặt ra tương ứng với các cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính là: hiệu lực, tính trọn vẹn, quyền và nghĩa vụ, chính xác cơ học, phân loại và trình bày.
Mục tiêu hiệu lực: là hướng xác minh vào tính có thực của số tiền trên các khoản mục Có thể xem mục tiêu này là hướng tới tính đúng đắn về nội dung kinh tế của các khoản mục trong quan hệ với các nghiệp vụ, các bộ phận cấu thành khoản mục đó Từ đó, số tiền ghi trên các báo cáo tài chính phải là con số thực tế Nếu ghi một nghiệp vụ bán hàng vào Nhật ký và từ đó vào Sổ cái để chuyển vào Báo cáo kết quả kinh doanh là vi phạm mục tiêu hiệu lực
Mục tiêu trọn vẹn: là hướng xác minh vào sự đầy đủ về thành phần (nội dung) cấu thành số tiền ghi trên các khoản mục Cụ thể mục tiêu này liên quan đến tính đầy đủ của các nghiệp vụ, tài sản và vốn cần được tính vào khoản mục Mục tiêu này là phần bổ sung cho cơ sở dẫn liệu tính trọn vẹn.
Mục tiêu quyền và nghĩa vụ: bổ sung cho cơ sở dẫn liệu quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa xác minh lại quyền sở hữu (hoặc sử dụng lâu dài và được luật định thừa nhận) của tài sản và nghĩa vụ pháp lý (hoặc hợp đồng dài hạn) của các khoản nợ và vốn Thực chất của mục tiêu này là hướng tới mối liên hệ giữa các bộ phận và giữa các bộ phận và giữa các khoản mục trong và ngoài Bảng cân đối tài sản.
Mục tiêu định giá: hướng xác minh vào cách thức và kết quả biểu hiện tài sản, vốn và các hoạt động (chi phí, chiết khấu, thu nhập…) thành tiền Như vậy, mục tiêu này nghiêng về thẩm tra giá trị thực kể cả cách thức đánh giá theo nguyên tắc kế toán, thực hiện các phép tính theo phương pháp toán học Tuy nhiên, mục tiêu này cũng không ngoại trừ xem xét tới liên hệ về cơ cấu có ảnh hưởng tới số tiền ghi trong các báo cáo tài chính như việc thẩm tra các khoản chiết khấu, hối khấu, lãi suất, cổ tức v.v… Đây là những khoản cấu thành chi phí, thu nhập, tài sản và vốn Mục tiêu này được sử dụng để làm rõ ràng hơn cam kết của nhà quản lý về định giá và phân bổ.
Mục tiêu phân loại: là hướng xem xét lại việc xác định các bộ phận, nghiệp vụ được đưa vào tài khoản cùng việc sắp xếp các tài khoản trong các báo cáo tài chính theo bản chất kinh tế của chúng được thể chế bằng các văn bản pháp lý cụ thể đang có hiệu lực Trong các văn bản này, hệ thống tài khoản là cơ sở ban đầu để thẩm tra phân loại tài sản, nghiệp vụ và vốn xảy ra cuối kỳ kế toán cũng là một trọng tâm rà soát việc ghi vào các tài khoản Với nội dung trên, mục tiêu này là sự bổ sung cần thiết vào cam kết về phân loại và phân bổ.
Mục tiêu chính xác cơ học: là hướng xác minh về sự đúng đắn tuyệt đối qua các con số cộng sổ và chuyển sổ: các chi tiết trong số dư (cộng số phát sinh) của tài khoản cần nhất trí với các con số trên các sổ phụ tương ứng; số cộng gộp của tài khoản trùng hợp với số tổng cộng trên các sổ phụ có liên quan; các con số chuyển sổ, sang trang phải thống nhất Rõ ràng, số dư (tổng số phát sinh) của tài khoản được phản ánh vào các khoản mục xác định của báo cáo tài chính. Các con số này được minh chứng từ các sổ chi tiết trong các sổ phụ được liệt kê từ các bảng kê, nhật ký và các bảng phụ lục do khách hàng lập.
Mục tiêu chính xác cơ học sẽ bổ sung cho cam kết này của nhà quản lý với hàm ý khẳng định lại mức chính xác số tổng cộng của chúng với Sổ cái
Mục tiêu trình bày: hướng xác minh vào cách ghi và thuyết trình các số dư
(hoặc tổng số phát sinh của tài khoản) vào các báo cáo tài chính Thực hiện mục tiêu này đòi hỏi kiểm toán viên thử nghiệm chắc chắn là tất cả các tài khoản thuộc Bảng cân đối tài sản và Báo cáo kết quả kinh doanh cùng các thông tin có liên quan được trình bày đúng và thuyết minh rõ trong các bảng và các giải trình kèm theo Với ý nghĩa đó, mục tiêu này là phần bổ sung của kiểm toán viên vào xác nhận của nhà quản lý về sự trình bày và thuyết minh
Hiểu được và định ra được các mục tiêu chung của kiểm toán mới là bước đầu, vấn đề quan trọng là phải cụ thể hoá được các mục tiêu chung này vào từng tài khoản và các phần hành cụ thể Kết quả của quá trình cụ thể hoá này chính là sự hình thành các mục tiêu kiểm toán đặc thù Mục tiêu kiểm toán đặc thù được xác định trên cơ sở mục tiêu chung và đặc điểm của khoản mục hay phần hành cùng cách phản ánh theo dõi chúng trong hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ Do đó, mỗi mục tiêu chung có ít nhất một mục tiêu đặc thù.
Tóm lại, có thể khái quát ảnh hưởng của cơ sở dẫn liệu đến việc hình thành mục tiêu kiểm toán theo sơ đồ sau:
3.2.2 Mối quan hệ của mục tiêu kiểm toán với kỹ thuật kiểm toán
Với Phương pháp tuân thủ
Phương pháp tuân thủ hay thử nghiệm tuân thủ là thử nghiệm dựa vào kết quả của hệ thống kiểm soát nội bộ khi hệ thống này tồn tại và hoạt động có hiệu lực, để khẳng định sự tồn tại và hiệu lực này cần khảo sát, thẩm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Đặc biệt, thử nghiệm tuân thủ chỉ thực hiện khi hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại và được đánh giá là hoạt động có hiệu lực trong trường hợp hệ thống kiểm soát nội bộ không tồn tại và không hoạt động liên tục thì kiểm toán viên sẽ không tiến hành thử nghiệm tuân thủ.
Thử nghiệm kiểm soát được thực hiện với những phương pháp khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể Phương pháp kiểm tra tài liệu hoặc thực hiện lại các thủ tục kiểm soát được áp dụng nếu các thủ tục để lại các dấu vết trực tiếp trên tài liệu như các chữ kí phê duyệt, hóa đơn lưu Nếu các thủ tục kiểm soát không để lại dấu vết trong tài liệu, kiểm toán viên tiên hành quan sát các hoạt động liên quan đến kiểm soát nội bộ hoặc phỏng vấn nhân viên đơn vị về thủ tục kiểm soát Ngoài ra kiểm toán viên cũng sử dụng các phương pháp bổ sung để xác minh kết quả thử nghiệm Với phương pháp này kiểm toán viên có thể theo dõi từng bước thực hiện nghiệp vụ đó trên sổ sách hoặc trong thực tế để đánh giá về kiểm soát đối với nghiệp vụ này.
Với phương pháp này cơ sở dẫn liệu được chia làm 3 loại: sự hiện diện, tính liên tục, tính hữu hiệu.
Với sự hiện diện: Mục tiêu liên quan ở đây là xem xét qui chế kiểm soát có tồn tại hay không, cụ thể là hệ thống kiểm soát nội bộ có thực sự tồn tại trong doanh nghiệp hay không Trong bất kì một cuộc kiểm toán tài chính nào, kiểm toán viên cần sử dụng các phương pháp thử nghiệm kiểm soát để đánh giá và xem xét xem liệu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có thực sự tồn tại hay không từ đó xác định các phương pháp kiểm toán tiếp theo Tùy vào trường hợp, tùy vào phần hành cụ thể mà phương pháp kiểm toán được sử dụng tương ứng Chẳng hạn để đảm bảo việc phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ kiểm toán viên có thể thẩm tra việc phân cách nhiệm vụ, phỏng vấn ban quản lí và nhân viên, điều tra xem liệu có sự phân cách thực sự trong đơn vị hay không Trong trường hợp đơn vị thiết kế thủ tục kiểm soát sử dụng các phiếu xin lĩnh vật tư, đơn đặt hàng, các bảng tập hợp chi phí và báo cáo kiểm định sản phẩm có đánh số trước trong phần hành hàng tồn kho Lúc này kiểm toán viên điều tra và quan sát việc sử dụng các tài liệu có đánh số trước này, và kiểm tra tính liên tục của chúng cũng như kiểm tra các chữ kí phê duyệt liên quan.
Với cơ sở dẫn liệu tính liên tục: Mục tiêu kiểm toán là các qui chế kiểm soát hoạt động liên tục trong kì báo cáo tài chính đã lập Để đảm bảo mục tiêu kiểm toán viên cần tiến hành theo dõi, phỏng vấn bản quản lí cũng như nhân viên để nhận thức rõ xem liệu thủ tục kiểm soát mà doanh nghiệp thiết kế có được vận hành một cách liên tục không Phương pháp chủ yếu ở đây được sử dụng là điều tra, phỏng vấn kết hợp với một số phương pháp kiểm soát khác Với thủ tục kiểm soát là các chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng được đánh số trước trong phần hành bán hàng, khi đó thủ tục kiểm toán ở đây là kiểm toán viên sẽ tiến hành chọn dãy hóa đơn chứng từ để kiểm tra việc đánh số có được thực hiện một cách liên tục không Ngoài ra, có thể kết hợp phỏng vấn những người liên quan trong quá trình để xác minh việc thực hiện.
THỰC TRẠNG VỀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CƠ SỞ DẪN LIỆU VÀ THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN - KIỂM TOÁN S&S
Giới thiệu Công ty TNHH Tư vấn – Kiểm toán S&S
4.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tư vấn – Kiểm toán S&S
Trong thời kỳ hội nhập toàn cầu, các doanh không ngừng phát triển và mở rộng để nâng cao vị thế và chất lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho khách hàng Nền kinh tế thị trường đòi hỏi các đơn vị thuộc mọi thành phần kinh tế muốn quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh cần phải có thông tin chính xác kịp thời và tin cậy Để đáp ứng yêu cầu đặt ra khi các doanh nghiệp ngày càng muốn minh bạch báo cáo tài chính với mục đích có lợi cho doanh nghiệp mình và thu hút vốn đầu tư từ bên ngoài nên đòi hỏi phải có bên thứ ba độc lập khách quan, có trình độ chuyên môn cao được pháp luật cho phép cung cấp thông tin tin cậy cho đối tượng quan tâm Công ty TNHH Tư vấn – Kiểm toán S&S ra đời như một điều tất yếu.
Với giấy phép Đăng ký kinh doanh lần đầu số 4102013654 được cấp bởi Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hồ Chí Minh vào ngày 16/01/2003 và đăng ký thay đổi lần 3 vào ngày 29/07/2004, công ty tồn tại dưới loại hình công ty TNHH với tên:
- Đầy đủ: Công Ty TNHH Tư vấn – Kiểm toán S&S
- Tiếng Anh: S&S Auditing and Consulting Co., Ltd
Ngày 03/01/2014, Bộ Tài chính chính thức cấp cho công ty giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề Kiểm toán số 091/KDKT với 100% vốn đầu tư nước ngoài Tính từ thời điểm đó cho đến nay, Tổng Giám đốc Lee Sam Han là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Trụ sở chính của công ty tọa lạc tại tầng 8, Tòa nhà Yoco, số 41 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh Bên cạnh đó, để mở rộng dịch vụ kiểm toán trên phạm vi cả nước, công ty hiện có thêm một chi nhánh tại Hà Nội, địa chỉ Tầng 3, tòa Handico Tower, Phạm Hùng, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
Dựa theo Giấy chứng nhận đăng ký Doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh bao gồm cung cấp các dịch vụ tư vấn trong lĩnh vực thuế, đầu tư và chuyển giá, dịch vụ kế toán, kiểm toán và cung cấp phần mềm kế toán, quản trị nhân lực.
4.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tư vấn – Kiểm toán S&S
Xuyên suốt giai đoạn thành lập và phát triển, đội ngũ kiểm toán viên của công ty luôn chú trọng bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nhằm duy trì năng lực cao, đáp ứng đòi hỏi của thị trường Nhờ đó, công ty đã giành được chỗ đứng nhất định trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn Công ty TNHH Tư vấn – Kiểm toán S&S với bản chất là một công ty thương mại cung cấp dịch vụ, có cơ cấu tổ chức tương đối đơn giản, tuy nhiên bằng cách sắp xếp khoa học hợp lý, bộ máy của công ty có tính chuyên môn hóa cao, phân cấp theo từng chức năng và nhiệm vụ cụ thể Cơ cấu tổ chức của công ty được trực quan hóa như sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ Tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Tư vấn – Kiểm toán S&S
Nguồn: Công ty TNHH Tư vấn – Kiểm toán S&S
Phòng hành chính nhân sự Phòng IT
Phòng nghiệp vụ kế toán
Phòng nghiệp vụ kiểm toán
Phó Tổng giám đốcTổng giám đốcHội đồng Thành viên
Hội đồng thành viên: Là cấp quản lý cao nhất của công ty, quyết định các vấn đề chiến lược như sắp xếp bộ máy tổ chức, quyết định việc mở rộng thêm chi nhánh hoặc các văn phòng đại diện, đề xuất chiến lược kinh doanh hàng năm của công ty Họp định kỳ một lần trong năm, hội đồng thành viên sẽ đưa ra kế hoạch kinh doanh năm tiếp theo, đồng thời bổ sung danh sách khách hàng tiềm năng
Tổng giám đốc: Là người quản lý và chịu toàn bộ trách nhiệm cho mọi hoạt động của công ty, trực tiếp điều hành các công việc tại trụ sở chính ở thành phố Hồ Chí Minh và gián tiếp quản lý văn phòng đại diện ở
Hà Nội Tổng giám đốc được bầu bởi hội đồng thành viên, là người phụ trách xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển ngắn hạn và dài hạn của công ty.
Phó Tổng giám đốc: Trợ lý, sắp xếp Tổng Giám đốc trong bất kỳ công việc nào của công ty.
Tiếp theo là hệ thống phòng ban chức năng, thực hiện trực tiếp các nhiệm vụ và đem lại doanh thu hàng năm cho công ty:
- Phòng nghiệp vụ Kiểm toán – Tư vấn: Thực hiện cung cấp cho khách hàng dịch vụ kiểm toán và tư vấn thuế và được coi là phòng ban chức năng quan trọng nhất của S&S Với hiểu biết chuyên sâu về quy trình kiểm toán, luật thuế Việt Nam cũng như quốc tế, S&S đã cung cấp cho khách hàng các dịch vụ quan trọng để cải thiện tình hình tài chính cũng như thực hiện đầy đủ, trên cơ sở có lợi nhất về thuế.
- Phòng nghiệp vụ Kế toán: Thực hiện cung cấp cho khách hàng dịch vụ ghi sổ kế toán Thông qua chứng từ đầu vào được cung cấp bởi khách hàng, thành viên phòng nghiệp vụ kế toán thực hiện ghi sổ trên phần mềm kế toán và chịu trách nhiệm lên báo cáo tài chính hoàn chỉnh vào mỗi quý hoặc thời điểm kết thúc năm tài chính.
- Phòng IT: Phòng ban chịu trách nhiệm lập trình phần mềm kế toán và quản trị nhân lực Phần mềm Smartbook với nhiều ưu điểm, thuận tiện cho việc ghi sổ với một số chức năng nổi bật như tự động tính toán chênh lệch tỷ giá, kê khai hóa đơn điện tử đã có vị trí nhất định trong số các phần mềm kế toán tại Việt Nam Hằng ngày, thành viên phòng IT thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công nghệ thông tin, cài đặt phần mềm kế toán cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Công ty có chiến lược hoạt động không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ đáp ứng đòi hỏi ngày càng cao từ phía khách hàng, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên là các Kiểm toán Quốc gia có tri thức, có trình độ năng lực đạt chuẩn quốc tế, tiếp tục mở rộng mạng lưới các Chi nhánh, văn phòng đại diện ra khắp các địa phương trong cả nước, cũng như Quốc tế, trở thành một trong những Công ty Kiểm toán hàng đầu Việt Nam và Quốc tế.
Bên cạnh đó, để các phòng ban chức năng có thể phối hợp hoạt động một cách nhịp nhàng, đồng thời ban Giám đốc có thể quản lý một cách gián tiếp tình hình nhân viên trong công ty, phòng hành chính – nhân sự giữ một vai trò không nhỏ với chức năng thực hiện nhiệm vụ sắp xếp hồ sơ chứng từ, chịu trách nhiệm tuyển dụng thực tập sinh và nhân viên, lên kế hoạch đào tạo và giải quyết các chế độ cho nhân viên theo luật Lao động đã quy định.
4.1.3 Đặc điểm kinh doanh của Công ty TNHH Tư vấn – Kiểm toán S&S
Với đặc thù là công ty kiểm toán vốn nước ngoài, công ty TNHH Tư vấn – Kiểm toán S&S chủ yếu hướng đến khách hàng là các doanh nghiệpFDI và có trụ sở, xưởng sản xuất kinh doanh ở các khu công nghiệp trọng điểm trả dài từ Nam ra Bắc như: thành phố Hồ Chí Minh, khu công nghiệp
Thực trạng áp dụng các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán thỏa mãn các cơ sở dẫn liệu trong kiểm toán tài chính tại Công ty TNHH Tư vấn – Kiểm toán S&S
Phương pháp tính toán lại đóng vai trò quan trọng, giúp cho kiểm toán viên thu thập bằng chứng về tính chính xác về mặt số học của số liệu trên chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu có liên quan khi thực hiện kiểm tra chi tiết số dư các khoản mục Kỹ thuật tính toán lại giúp kiểm toán viên đạt được mục tiêu kiểm toán là tính đầy đủ, ghi chép chính xác và đánh giá hợp lý Phương pháp tính toán được sử dụng hầu hết trong quá trình kiểm toán Tuy nhiên, do giới hạn về phạm vi thực hiện nên người viết chỉ trình bày về phương pháp tính toán đối với khoản mục tiền và tài sản cố định.
Tại công ty kiểm toán S&S, sau khi yêu cầu đơn vị cung cấp sổ cái, sổ chi tiết dưới dạng tập tin Microsoft Excel, kiểm toán viên sẽ sử dụng các công thức tính toán trong Microsoft Excel để cộng ngang, cộng dọc, tính toán lại các số tổng cộng, các số cuối kỳ nhằm đảm bảo tính chính xác về mặt số học của sổ sách kế toán và báo cáo tài chính, đồng thời phát hiện ra những nghiệp vụ ghi thiếu hoặc các nghiệp vụ ghi trùng. Đối với khoản mục ngoại tệ, kiểm toán viên đánh giá lại số dư cuối kỳ theo công thức:
Giá trị đơn vị tiền tệ kế toán = Nguyên tệ X Tỉ giá hối đoái bình quân liên ngân hàng vào ngày kết thúc niên độ. Đối với tài sản cố định, dựa vào danh mục tài sản cố định kiểm toán viên xem xét thời điểm đưa tài sản cố định vào sử dụng, thời gian sử dụng hữu ích, nguyên giá, tỉ lệ khấu hao, … để tính khấu hao.
Từ kết quả đó, kiểm toán viên so sánh với số liệu trên sổ sách của đơn vị Nếu có chênh lệch nhỏ, không trọng yếu, kiểm toán viên sẽ bỏ qua.Ngược lại nếu chênh lệch là trọng yếu, kiểm toán viên sẽ đề nghị bút toán điều chỉnh Đối với khoản mục ngoại tệ thì ghi tăng doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính, còn đối khoản mục khấu hao tài sản cố định thì kiểm toán viên ghi tăng hoặc giảm chi phí khấu hao trong năm.
Minh hoạ kỹ thuật tính toán của công ty S&S trong giai đoạn thực hiện kiểmtoán
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN - KIỂM TOÁN S&S Ngày thực
Khách hàng Công ty TNHH ABC Người thực hiện hiện ABC 01/02/2023
Ngày khóa sổ 31/12/2022 Người kiểm tra ABC 03/02/2023
Nhận xét: Chênh lệch nhỏ do làm tròn số
Minh họa kỹ thuật tính toán lại ngoại tệ cuối kỳ theo Phương pháp bình quân gia quyền:
Số khách hàng phân bổ
1 Internet văn phòng discovery 14 tháng 04/03/2022 14 41.522.220 41.522.215 5
2 Case máy tính cho nhóm SQA (Linh) 23/03/2022 36 7.522.065 7.522.068 (3)
3 Bảo hiểm PIV năm 2022 cho nhân viên kỹ thuật 08/04/2022 12 144.234.272 144.234.276 (4)
4 Bản quyên phần mềm Creative Cloud 01/05/2022 12 44.400.000 44.400.000 -
5 Thuê nhà Gim Taeho từ tháng 6 tới tháng 9/2022 01/06/2022 4 174.973.680 174.973.680 -
6 Bản quyền phần mềm Winpro 10 27/06/2022 12 3.167.867 3.167.867 (0)
7 Lap top cho phiên dịch viên 30/06/2022 36 4.397.127 4.397.130 (3)
9 Điều hòa Casper PC-09TL33 21/07/2022 24 1.196.655 1.196.657 (2)
11 Cước internet 7 tháng từ tháng 8/2022 đến hết
12 Bản quyền phần mềm ACROBAT Pro 19/08/2022 9 1.865.950 1.865.949 1
13 Thuê nhà cho Luis 6 tháng từ 23/8/2022 đến 23/08/2022 6 146.857.742 146.857.742 (0)
14 Bộ cảm biến nhiệt độ độ ẩm 05/09/2022 12 2.064.620 2.064.618 2
15 Bộ máy tính cho nhóm SQA (Nga, Sơn) 10/09/2022 36 5.981.050 5.981.050 -
16 Bộ máy tính dùng cho nhóm SQA 17/09/2022 24 4.202.900 4.202.900 -
17 Bản quyền phần mềm Creative Cloud 26/09/2022 9 5.911.111 5.911.112 (1)
18 Bản quyền phần mềm IntelliJ 30/09/2022 12 4.701.667 4.701.667 (0)
19 Cước phí dịch vụ FASS 01/10/2022 11 42.000.000 42.000.000 -
20 Thuê nhà Taeho từ tháng 10/2022 đến tháng
STT Thời gian sử dụng (tháng)
Số KTV phân bổ Chênh lệch
Ngày bắt đầu Tên CCDC
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN - KIỂM TOÁN S&S Ngày thực hiện
Khách hàng Công ty TNHH ABC Người thực hiện
Số dư sau đánh giá lại chênh lệch tỷ giá cuối kỳ 38.760.035 (1)
Tỷ giá cuối kỳ (tại ngày 31/12/2022 – BIDV) 23.405
Số dư USD cuối kỳ 1.671,64
Số dư VND đánh giá lại cuối kỳ 39.124.734 (2)
Chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện 364.699 =(2)-(1)
Kiểm toán viên đưa bút toán điều chỉnh sau khi tính toán lại ngoại tệ cuối kỳ:
Bút toán chênh lệch tỷ giá đã thực hiện trong kỳ:
Bút toán chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện:
Số tiền Quy đổi Số tiền Quy đổi Số tiền Quy đổi
Tồn Tính lại tỷ giá xuất quỹ Tồn quỹ tính lại Chênh lệch
Ngày hạch toán Ngày chứng từ Tỷ giá Thu Chi
4.2.2 Xác nhận Đây là thủ tục bắt buộc và cung cấp bằng chứng đáng tin cậy nhất vì có nguồn gốc độc lập với đơn vị được kiểm toán Thủ tục này thường được thực hiện đối với các khoản mục tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu, các khoản phải trả Đôi khi kiểm toán viên cũng phải thực hiện thủ tục xác nhận đối với khoản mục tài sản cố định trong trường hợp đơn vị có tài sản thế chấp, cầm cố hay cho thuê Thư xác nhận do kiểm toán viên soạn thảo nhưng chữ ký là của đơn vị và phải có dấu mọc của đơn vị Để đảm bảo tính thích hợp của bằng chứng kiểm toán, sau khi được xác nhận, thư xácnhận phải được gửi trả trực tiếp về văn phòng công ty kiểm toán
Sơ đồ sáu bước gửi thư xác nhận:
Tại Công ty TNHH Tư vấn - Kiểm toán S&S, hình thức thư xác nhận được dùng trong tất cả các cuộc kiểm toán là dạng thư xác nhận mở Cụ thể thư xin xác nhận được phân theo hai kiểu: thư xác nhận có số dư và thư xác nhận không có số dư Việc gửi thư xác nhận dạng nào tuỳ thuộc vào ý kiến của kiểm toán viên và sự đánh giá về mức độ trọng yếu của khoản mục Thư xác nhận không có số dư sử dụng trong trường hợp kiểm toán viên không tin tưởng vào số liệu của đơn vị.
Việc gửi thư xác nhận được thực hiện trước khi kiểm toán viên
Thu thập danh sách đối tượng cần gửi thư xác nhận
Chọn đối tượng cần gửi thư xác nhận
Lấy tên giao dịch đầy đủ và địa chỉ của đơn vị cần gửi thư xác nhậnLập thư xác nhậnGửi thư xác nhậnNhận thư phúc đáp, kiểm tra, đối chiếu và lưu thư rằng các kết quả xác nhận số dư phải có đầy đủ trước khi kiểm toán viên quyết định các thủ tục thử nghiệm chi tiết.
Thư xác nhận ngân hàng
Bên cạnh việc đối chiếu với sổ phụ ngân hàng, kiểm toán viên cần thực hiện gửi thư xác nhận hàng để đảm bảo mục tiêu tính hiện hữu, đầy đủ, ghi chép chính xác, quyền sở hữu rõ ràng, trình bày và công bố.
Khi gửi thư xác nhận ngân hàng: kiểm toán viên làm phần hành tiền mặt sẽ xác định đơn vị giao dịch với bao nhiêu ngân hàng, có bao nhiêu tài khoản sau đó sẽ xác nhận lại với đơn vị Thư xác nhận do kiểm toán viên gửi cho đơn vị, tuỳ theo ngân hàng trong nước hay nước ngoài mà thư xác nhận được gửi bằng tiếng Anh hay tiếng Việt. Sau khi nhận được thư xác nhận do kiểm toán viên cung cấp, đơn vị phải ghi tên và chữ ký của người có thẩm quyền Trên thư xác nhận phải ghi rõ ràng là ngân hàng phản hồi trực tiếp về cho công ty kiểm toán của đơn vị và hạn cuối trả lời thư xác nhận là vào ngày nào v.v… Cần lưu ý là đối với các tài khoản trong niên độ kế toán không có giao dịch hay đơn vị đã tất toán tài khoản đó, kiểm toán viên cũng phải gửi thư xác nhận về các tài khoản đó nhằm tránh xảy ra gian lận.
Khi nhận được thư xác nhận của ngân hàng, kiểm toán viên đối chiếu số dư trên thư xác nhận với số dư trên sổ sách của ngân hàng xem có khớp nhau hay không Trường hợp có sự chênh lệch giữa thư xác nhận ngân hàng với số dư cuối kỳ trên sổ sách kế toán, và chênh lệch là trọng yếu, kiểm toán viên sẽ yêu cầu đơn vị giải thích. Nếu đơn vị không giải thích được thì kiểm toán viên đề nghị bút toán điều chỉnh thích hợp.
Thư xác nhận nợ phải thu
Việc gửi thư xác nhận giúp đạt được cơ sở dẫn liệu gồm tính hiện hữu, tính đầy đủ, ghi chép chính xác và đánh giá hợp lý Tại công ty S&S, kiểm toán viên sẽ chọn mẫu một số khách hàng có số dư lớn (đảm bảo tổng giá trị gửi xác nhận chiếm khoảng 70% đến 80% tổng số dư các khoản phải thu) hoặc những khách hàng có số dư bất thường để gửi thư xác nhận Cũng như thư xác nhận ngân hàng, kiểm toán viên soạn thư xác nhận và gửi cho khách hàng của đơn vị kiểm tra và kí duyệt.
Nếu sau một khoản thời gian mà vẫn không nhận được thư trả lời từ khách hàng của đơn vị, kiểm toán viên sẽ gửi lại lần thứ hai, lần thứ ba Nếu vẫn không nhận được thư xác nhận, kiểm toán sẽ thực hiện các thủ tục thay thế như: kiểm tra các khoản tiền thanh toán sau ngày kết thúc niên độ bằng cách kiểm tra phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, … kiểm tra các chứng từ chứng minh các khoản nợ (hoá đơn, hợp đồng,…) nhằm thu nhập bằng chứng đối với mục tiêu hiện hữu, chính xác, quyền và nghĩa vụ, trình bày và công bố.
Thư xác nhận nợ phải trả
Gửi thư xác nhận nợ phải trả giúp kiểm toán viên đạt được mục tiêu kiểm toán: tính đầy đủ, tính hiện hữu, ghi chép chính xác và đánh giá hợp lý Kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp danh sách các nhà cung cấp với số dư chi tiết vào thời điểm khoá sổ Sau đó, kiểm toán viên sẽ thực hiện chọn mẫu nhà cung cấp để gửi thư xác nhận (thông thường giá trị thư xác nhận gửi đi chiếm khoảng 70% đến 80% tổng giá trị các khoản phải trả) Việc gửi thư xác nhận các khoản nợ phải trả cũng tương tự như gửi thư xác nhận ngân hàng, nhưng khác ở chỗ kiểm toán viên sẽ ghi sẵn số tiền mà đơn vị còn nợ nhà cung cấp vào cuối niên độ Nếu đồng ý với số tiền này thì người đứng đầu công ty nhà cung cấp chỉ cần kí tên, đóng dấu xác nhận số tiền trên là đúng Trường hợp có sự chênh lệch thì nhà cung cấp sẽ ghi rõ vào thư xác nhận khoản chênh lệch là bao nhiêu.
Khi nhận được thư xác nhận, kiểm toán viên kiểm tra thư xác nhận và đối chiếu với sổ sách của đơn vị để tìm xem có các khoảng chênh lệch hay không Nếu số dư được bên thứ ba xác nhận là khớp thì kiểm toán viên có cơ sở giảm bớt các thử nghiệm chi tiết, tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Trường hợp có sự chênh lệch, hoặc thư trả lời không đồng ý, kiểm toán viên phải đặc biệt chú ý để tìm ra nguyên nhân của khoản chênh lệch đó, tuỳ vào mức trọng yếu, kiểm toán viên sẽ đưa ra bút toán điều chỉnh và sẽ lưu vào hồ sơ kiểm toán để làm bằng chứng. Các nguyên nhân như:
- Có tranh chấp giữa đơn vị với khách hàng của đơn vị được kiểm toán.
- Kiểm toán viên cần tìm hiểu nguyên nhân tranh chấp và lập dự phòng nếu cần thiết.
- Trong nhiều trường hợp, chênh lệch số dư do việc phân chia kỳ ghi nhận của tài khoản không đồng nhất giữa đơn vị và bên thứ ba.
- Sự gian lận do doanh thu bị ghi nhận khống.
- Tiền thu về bị nhân viên biển thủ.