Hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty cổ phần tư vấn dịch vụ đào tạo aum việt nam

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà 10 Lớp: 519QHC nhất quyết định sự thành bại của quá trình doanh nghiệp thay đổi… Nếu như coi doanh nghiệp là một cỗ máy, việc truyền thông không tốt sẽ tạo n

Trang 1

1

KHOA QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VÀ CÔNG TÁC XÃ HỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN DỊCH VỤ

ĐÀO TẠO AUM VIỆT NAM

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ THU HÀ

Cán bộ hướng dẫn : THS NGUYỄN VIỆT THÁI

Hà Nội, Tháng 6 năm 2023

Trang 2

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà 1 Lớp: 519QHC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Khóa luận về đề tài “Hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam” do tôi thực hiện dưới

sự hướng dẫn của Thạc sĩ Nguyễn Việt Thái Mọi số liệu sử dụng trong khóa luận

là do tôi tìm hiểu, phân tích một cách khách quan, trung thực và chưa từng được công bố trong bất cứ tài liệu nào trước đây Tôi xin cam đoan: Các thông tin trích dẫn được chỉ rõ nguồn gốc Tôi xin chịu trách nhiệm đối với khóa luận của mình

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thu Hà

Trang 3

LỜI CẢM ƠN

Trong quãng thời thời gian 4 năm rèn luyện và học tập trên giảng đường Đại học Hòa Bình, tôi được các giảng viên trong trường, khoa đầy nhiệt huyết và kinh nghiệm hướng dẫn, chỉ bảo những kiến thức, kĩ năng để có một hành trang tốt nhất trước khi bước vào nghề Thời gian đó tôi đã được học nhiều kiến thức về

ngành quan hệ công chúng, có cơ hội đi thực tập tại cơ quan báo chí, doanh nghiệp

đó là cơ hội để tôi thử sức mình và vận dụng những kiến thức vào công việc Qua

đó có được những trải nghiệm thực tế và tích lũy cho bản thân những bài học quý giá

Và để hoàn thành tốt khóa luận này, ngoài sự nỗ lực của bản thân thì tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc và chân thành nhất đến tất cả các cá nhân, tổ chức đã tạo điều kiện hỗ trợ và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian nghiên cứu làm khóa luận Trong thời gian qua, tôi đã nhận được nhiều sự quan tâm của quý thầy cô, nhà trường, đơn vị doanh nghiệp và bạn bè

Với tình cảm chân thành và sâu sắc nhất, tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn đến Ban giám hiệu, thầy cô trong Khoa Quan hệ công chúng-Truyền thông đa phương tiện & Công tác xã hội trường Đại học Hòa Bình đã truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian học tập tại trường

Đặc biệt, với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Th.S Nguyễn Việt Thái đã trực tiếp giúp đỡ, tận tình hướng dẫn, sửa những chi tiết nhỏ nhất, định hướng để giúp em hoàn thành tốt khóa luận này trong thời gian qua

Tôi xin gửi lời cảm ơn trân trọng và sâu sắc đến Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội làm việc và nghiên cứu tại đây Và đặc biệt là phòng Hành chính - Nhân sự đã tạo điều kiện

hỗ trợ giúp đỡ tôi thu thập số liệu phục vụ công tác làm khóa luận

Trang 4

Hi vọng rằng với kiến thức và kĩ năng của mình khóa luận sẽ giúp ích cho Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam và việc nghiên cứu về truyền thông nội bộ sau này

Và cuối cùng tôi kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe, chúc toàn thể công nhân viên Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam công tác tốt, hoàn thành tốt các công việc được giao Chúc đơn vị ngày càng phát triển lớn mạnh

Xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Nguyễn Thị Thu Hà

Trang 5

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

MỤC LỤC 4

BẢNG CÁC CHỮ VÀ KÝ HIỆU VIẾT TẮT 7

DANH MỤC CÁC BẢNG VÀ HÌNH 8

PHẦN MỞ ĐẦU 9

1 Lý do chọn đề tài 9

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 10

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 11

4 Phương pháp nghiên cứu 11

5 Kết cấu khóa luận 12

NỘI DUNG ĐỀ TÀI 13

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 13

1.1 Cơ sở lý luận về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp 13

1.1.1 Khái niệm truyền thông 13

1.1.2 Khái niệm truyền thông nội bộ 14

1.1.3 Đặc điểm của truyền thông nội bộ 15

1.1.4 Vai trò của truyền thông nội bộ 17

1.1.5 Các công cụ thực hiện truyền thông nội bộ 19

1.1.6 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động truyền thông nội bộ 23

Trang 6

1.2 Nội dung hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp 24

1.2.1 Hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ 24

1.2.2 Tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ 26

1.2.3 Kiểm tra và đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ 27

Tiểu kết chương 1 29

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN DỊCH VỤ ĐÀO TẠO AUM VIỆT NAM 30

2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam… 30

2.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty AUM 30

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 31

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 33

2.1.4 Lĩnh vực hoạt động 34

2.2 Phân tích thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam 39

2.2.1 Thực trạng tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ 39

2.2.2 Thực trạng kiểm tra và đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ 48

2.2.3 Đánh giá chung về hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam 50

Trang 7

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN DỊCH VỤ ĐÀO TẠO

AUM VIỆT NAM 55

3.1 Hoàn thiện công tác hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ 55

3.2 Tổ chức tốt việc thực hiện sự kiện truyền thông nội bộ 58

3.3 Nâng cao hiệu quả hoạt động phát hành bản tin nội bộ 59

3.4 Phát triển website nội bộ 60

3.5 Phát triển một bộ phận truyền thông nội bộ 62

3.6 Xây dựng kênh truyền thông TikTok 70

PHẦN KẾT LUẬN 77

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80

Trang 8

16 VMC Trung tâm Đào Tạo và Chăm sóc Sức khỏe Cộng

đồng VMC Việt Nam

Trang 9

DANH MỤC CÁC BẢNG VÀ HÌNH

Hình 2.1: Logo Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM

Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức AUM Việt Nam 33

Hình 2.3: Nhân sự AUM tham gia buổi chia sẻ thiền định của

Hình 2.4: Buổi hướng dẫn phương pháp thiền tại AUM Việt

Bảng 2.3: Kết quả khảo sát sự hài lòng của nhân viên đối với

các hoạt động truyền thông nội bộ của AUM 49

Trang 10

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Việt Nam đang trong quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới ngày càng sâu rộng và toàn diện Trong tiến trình này, để có thể đứng vững trước sự cạnh tranh khốc liệt trên thương trường, các doanh nghiệp cần có đủ sức mạnh về trang thiết

bị công nghệ tiên tiến, nguồn vốn, nguồn nhân lực, nâng cao chất lượng sản phẩm…Trong số đó, hoạt động truyền thông giữ vai trò quan trọng đối với sự phát triển, xây dựng văn hóa tổ chức và quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp Một doanh nghiệp làm công tác truyền thông tốt sẽ khiến khách hàng hài lòng và muốn gắn bó với mình lâu dài hơn Truyền thông nội bộ cũng vậy, khi gắn kết những nhân viên trong công ty một cách hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp đoàn kết và bền vững từ chính cốt lõi bên trong Truyền thông nội bộ không chỉ là chất xúc tác gắn kết các nhân viên trong công ty mà còn giúp thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa nhanh đến khách hàng

Truyền thông nội bộ nhằm mục tiêu giúp cán bộ, nhân viên cùng chia sẻ hệ thống tôn chỉ, cốt lõi thương hiệu, những chuẩn mực về văn hóa và hành vi ứng

xử phù hợp với cốt lõi của thương hiệu Truyền thông nội bộ xuất sắc không chỉ nhắm đến việc thông báo hay truyền đạt được thông điệp mà còn nhắm đến mục tiêu cao hơn là kết nối mục tiêu kinh doanh với vai trò và hiệu quả của từng cán

bộ, nhân viên Doanh nghiệp hoạt động tốt trong công tác truyền thông nội bộ sẽ tạo nên sự khác biệt, gia tăng năng suất và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực Theo một nghiên cứu của Tạp chí Harvard Business Review (2006), 66% kế hoạch thay đổi của doanh nghiệp không đạt được những kết quả như mong muốn Đáng chú

ý là trong số những thất bại trên, 72% đến từ sự thiếu bài bản trong quá trình truyền thông về sự thay đổi đến đội ngũ nhân viên Hãng nghiên cứu Statista (Đức) cũng khẳng định, kế hoạch truyền thông hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng

Trang 11

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hà 10 Lớp: 519QHC

nhất quyết định sự thành bại của quá trình doanh nghiệp thay đổi… Nếu như coi doanh nghiệp là một cỗ máy, việc truyền thông không tốt sẽ tạo nên sự không đồng nhất về tốc độ chuyển động của các thành viên trong tổ chức, người chuyển động nhanh, người chuyển động chậm Từ đó, ảnh hưởng tiêu cực đến tốc độ thay đổi của cả tổ chức Không chỉ vậy, việc này còn ảnh hưởng đến chất lượng nhân sự của doanh nghiệp Trong khi một số nhân sự không ngừng cố gắng để đẩy nhanh

sự thay đổi, một số người lại kìm hãm, thậm chí chống lại những thay đổi ấy Hậu quả khó tránh khỏi là một bộ phận nhân viên nản lòng khi những nỗ lực của họ không được kết quả xứng đáng, và nhân sự giỏi sẽ dần rời bỏ tổ chức…

Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, tôi đã lựa chọn và hoàn thành đề tài khóa luận “Hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam” Đề tài này không chỉ có lợi ích cho công ty mà còn mang lại giá trị cho ngành công nghiệp dịch vụ và đào tạo Các kết quả và kiến thức thu được

từ nghiên cứu có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực và doanh nghiệp khác, giúp tối ưu hóa hoạt động truyền thông nội bộ và nâng cao hiệu quả làm việc trong

tổ chức Nghiên cứu về hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty AUM Việt Nam

có thể đưa ra những khuyến nghị và giải pháp cụ thể để cải thiện hiệu quả truyền thông trong công ty Việc áp dụng những phương pháp và công cụ hiện đại, cùng

với việc tìm hiểu về sự ưu tiên và mục tiêu của công ty, sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và năng động, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu: Dựa trên tình hình thực tế hoạt động truyền thông nội bộ và những

lý luận liên quan, đề tài hướng tới mục tiêu hoàn thiện, đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam

Trang 12

Nhiệm vụ: Để đạt được mục đích nghiên cứu, tác giả cần thực hiện các

nhiệm vụ chính sau:

- Tổng quan nghiên cứu và hệ thống hóa cơ sở lý luận về truyền thông nội

bộ trong doanh nghiệp

- Phân tích thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ của Công ty Cổ phần

Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam thời gian qua, từ đó đánh giá được những kết quả đã đạt được, những tồn tại và nguyên nhân trong hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty

- Đề xuất giải pháp đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ của Công ty

Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần

Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam

Phạm vi nghiên cứu:

- Về nội dung: Hoạt động truyền thông nội bộ;

- Về không gian: Tại Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu thống kê: thống kê, tổng hợp, lập bảng biểu theo các số liệu thu được từ bảng hỏi khảo sát và số liệu do công ty tiến hành hoạt động khảo sát cung cấp

Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu: thu thập tài liệu, tư liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu của khóa luận Từ đó, tác giả luận văn sẽ hệ thống hóa những quan niệm liên quan để hoàn thiện mặt lý thuyết của luận văn Phân tích

Trang 13

thông tin từ nguồn tài liệu sẵn có (sách, báo, internet ), vận dụng để khái quát hóa

và lý thuyết hóa các vấn đề đơn lẻ khảo sát được

5 Kết cấu khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, khóa luận gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần

Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam

Chương 3: Giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam

Trang 14

NỘI DUNG ĐỀ TÀI CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm truyền thông

Mối quan hệ giữa người với người sẽ không thể duy trì nếu không có hoạt động giao tiếp trong đó chủ yếu là sự trao đổi thông tin giữa từng cá thể với nhau, giữa cá thể với cộng đồng hay giữa các cộng đồng với nhau Nhờ có hoạt động giao tiếp ấy mà con người mới thiết lập và duy trì được mối quan hệ trong xã hội, hiểu biết lẫn nhau, liên kết hợp tác với nhau Hoạt động giao tiếp đó gọi là truyền thông

Bởi vì truyền thông là hiện tượng xã hội phổ biến, ra đời, phát triển cùng sự phát triển của xã hội loài người, tác động và liên quan đến mọi cá thể xã hội, nên hiện tượng này có rất nhiều quan niệm và định nghĩa khác nhau, tùy theo góc nhìn đối với truyền thông Dưới đây nêu ra một số định nghĩa được dùng tương đối phổ biến:

Tác giả Tạ Ngọc Tấn trong cuốn “Truyền thông đại chúng” đưa ra định nghĩa: “Truyền thông là sự trao đổi thông điệp giữa các thành viên hay các nhóm

người trong xã hội nhằm đạt được sự hiểu biết lẫn nhau” [18, tr.8]

Các tác giả cuốn “Truyền thông, lý thuyết và kỹ năng cơ bản” - PGS.TS

Nguyễn Văn Dững và Th.S Đỗ Thị Thu Hằng đã đưa ra nhiều quan niệm và định nghĩa khác nhau về truyền thông, trong đó định nghĩa được coi là chung nhất như

sau: “Truyền thông là quá trình liên tục trao đổi thông tin, tư tưởng, tình cảm…

chia sẻ kỹ năng và kinh nghiệm giữa hai hoặc nhiều người nhằm tăng cường hiểu

Trang 15

biết lẫn nhau, thay đổi nhận thức tiến tới điều chỉnh hành vi và thái độ phù hợp với nhu cầu phát triển của cá nhân/nhóm/ cộng đồng/ xã hội.” [13, tr.14]

Định nghĩa này có bước phát triển hơn so với các định nghĩa đã được dẫn

trong s ch khi nhấn mạnh truyền thông là “quá trình liên tục” và truyền thông nhằm mục đích “thay đổi nhận thức, thái độ và hành vi” Có nghĩa là, con người

hiện đại không chỉ bằng lòng với thông tin hạn hẹp đủ để biết mà còn có nhu cầu

hiểu “tiến tới điều chỉnh hành vi và thái độ phù hợp” từ những thông tin họ thu

nhận được

Từ những định nghĩa trên, chúng ta có thể rút ra: “Truyền thông là quá trình

liên tục trao đổi hoặc chia sẻ thông tin, tình cảm, kỹ năng nhằm tạo sự liên kết, hiểu biết lẫn nhau để dẫn tới sự thay đổi nhận thức, thái độ và hành vi”

Truyền thông có hiệu quả nghĩa là những thông tin được truyền đạt một cách nhanh chóng, chính xác, làm ngắn khoảng cách giữa con người và con người Nếu xét trong một xã hội thì vòng tròn khép kín và mối quan hệ qua lại bởi thông tin nhiều chiều giữa Nhà nước, các phương tiện truyền thông đại chúng và các tầng lớp xã hội có tác dụng thúc đẩy xã hội tiến lên, đó chính là quá trình vận động tất yếu của truyền thông

1.1.2 Khái niệm truyền thông nội bộ

Theo Wikipedia, Truyền thông nội bộ là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty Truyền thông nội

bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không

ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra

Truyền thông nội bộ cũng được hiểu là việc sử dụng có kế hoạch các hành động ảnh hưởng đến hiểu biết, thái độ và hành vi của nhân viên trong doanh

Trang 16

nghiệp Vấn đề tìm, giữ và duy trì các cán bộ, nhân viên giỏi, nhiệt tình và hết mình đóng góp cho sự nghiệp phát triển chung cho tổ chức của họ không phải là việc đơn giản Điều này đòi hỏi các nhà quản lý cần hiểu nhu cầu của công chúng

và có những kỹ năng, sách lược quản lý Hiểu về truyền thông nội bộ sẽ khiến công tác quản lý trở nên hiệu quả

Truyền thông nội bộ thực hiện chức năng quản lý nhằm tạo ra và gây dựng mối quan hệ có lợi và tốt đẹp giữa lãnh đạo của tổ chức, cơ quan với công chúng nội bộ để đi tới thành công chung của tổ chức, cơ quan đó Công chúng nội bộ ở đây là tập thể cán bộ, nhân viên của tổ chức, công ty và họ được liên kết với nhau bằng các mối quan hệ chuyên môn và công việc Nhiệm vụ của truyền thông nội

bộ quan hệ nội bộ và kiểm soát cộng đồng bên trong nhằm tạo ra sự quản lý hiệu quả nhất Hiệu quả của một tổ chức hay công ty - đó là sự tập hợp, sự tin tưởng, trách nhiệm giữa lãnh đạo và các nhân viên Một công chức, một nhân viên phải quan tâm tới thành tựu của tổ chức, công ty, điều đó có nghĩa là quan tâm tới kết quả lao động của chính mình

Truyền thông nội bộ được hiểu là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các

phòng ban trong doanh nghiệp, các công ty con trong tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để toàn doanh nghiệp đều có chung một hướng nhìn, một ý chí phát triển

1.1.3 Đặc điểm của truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ có những đặc điểm cơ bản như sau:

Phạm vi truyền thông của truyền thông nội bộ: Chủ yếu trong nội bộ công

ty, giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên;

Trang 17

Công chúng truyền thông của truyền thông nội bộ: Là bộ phận công chúng

rất đặc trưng Trong một tổ chức, công chúng nội bộ là tất cả những người làm việc trong tổ chức đó, từ chủ tịch hội đồng quản trị đến nhân viên tập sự, từ cán

bộ chính thức đến những cộng tác viên làm việc bán thời gian, nhân viên ký hợp đồng tạm thời, thậm chí cả tình nguyện viên Như vậy, đối với người lãnh đạo, công chúng nội bộ chính là nhân viên của mình

Ngoài ra, truyền thông nội bộ còn có những đặc điểm sau:

- Tính lan tỏa: Một thông điệp của ban lãnh đạo công ty đƣợc truyền tải

qua nhiều hình thức truyền thông phong phú trong tổ chức, doanh nghiệp sẽ có tính lan tỏa rất lớn trong công chúng nội bộ Nhân viên nghe, nhìn, thấu hiểu, lĩnh hội và tuyên truyền, lan tỏa sang các nhân viên khác tạo thành hiệu ứng Trong một số trường hợp, tính lan tỏa của hoạt động PR nội bộ góp phần tạo nên dư luận

- yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến hoạt động PR nội bộ

- Tính gắn kết: Hoạt động truyền thông nội bộ tạo nên một môi trường thuận

lợi có khả năng kết nối, gắn bó các nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp trong các hoạt động tập thể chung Từ đó tạo nên một môi truờng làm việc thân thiện, tạo tâm lý thoải mái khi làm việc, nâng cao hiệu quả công việc cũng như khuyến khích

và cổ vũ nhân viên gắn bó lâu dài với tổ chức, doanh nghiệp

- Tính xuyên suốt, nhất quán: Thông điệp của ban lãnh đạo trong tổ chức,

doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên trong nội bộ của họ phải có tính xuyên suốt và nhất quán Điều này góp phần làm nên văn hóa mỗi doanh nghiệp

và vì thế nó ít biến động Đặc tính này của truyền thông nội bộ sẽ là kim chỉ nam dẫn đường cho các hoạt động truyền thông nội bộ phối kết hợp thống nhất với nhau để đạt hiệu quả cao hơn

- Tính liên tục: Hoạt động truyền thông nội bộ cần phải tiến hành liên tục,

thường xuyên, bám sát các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp để hiểu rõ và phổ

Trang 18

biến cho nhân viên hiểu, tin và làm theo Hoạt động truyền thông nội bộ gián đoạn thì hiệu quả sẽ không cao và không huy động được sức mạnh của tập thể

1.1.4 Vai trò của truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, thể hiện qua những vấn đề sau:

Góp phần xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp: Nhằm

giúp nhân viên chia sẻ tôn chỉ, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi thương hiệu, những chuẩn mực về văn hóa và hành vi ứng xử phù hợp với cốt lõi và hình ảnh thương hiệu, mọi người hiểu rõ các chính sách và thủ tục làm việc, thấu hiểu và biết cách vận dụng cốt lõi thuơng hiệu vào thực tiễn để đối thoại và phát triển hình ảnh thương hiệu thành công, mọi người cùng hợp tác với cùng mục đích chung và

hỗ trợ nhau làm việc hiệu quả

Góp phần thúc đẩy phát triển doanh nghiệp: Cải thiện các hoạt động giao

tiếp nội bộ sẽ giúp nhân viên tăng cường hiểu biết, cam kết gắn bó chặt chẽ với nhau trên tinh thần hợp tác đồng đội và luôn nỗ lực để đạt đến tầm nhìn và sứ mệnh công ty thể hiện qua công việc hàng ngày Việc truyền thông nói chung hay truyền thông nội bộ nói riêng cần thể hiện tính tương tác hai chiều Mọi doanh nghiệp đều mong muốn lôi cuốn nhân viên tham gia tích cực, ngược lại mọi nhân viên cần nhiều hơn là thông tin thuần túy, nghĩa là họ cần sự tuơng tác và đối thoại hai chiều để có cơ hội phản biện và đóng góp ý kiến cho doanh nghiệp Làm thỏa mãn và lôi cuốn nhân viên tham gia nên từ hai góc độ: giúp họ hiểu về doanh nghiệp, mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp thể hiện qua sự hiểu biết về vai trò hay ý nghĩa của cá nhân và đội nhóm đối với mục tiêu của doanh nghiệp (góc độ lý trí), gia tăng hài lòng của cá nhân và lòng say mê với tư cách là một thành viên tích cực (góc độ cảm xúc) Bước kế tiếp là hướng dẫn nhân viên chuyển hóa cốt lõi thuơng hiệu thành những mục tiêu và hành động cụ thể cho từng bộ

Trang 19

phận chức năng và từng cá nhân - điều mà công ty quốc tế hay gọi là làm thế nào

để đưa thương hiệu vào cuộc sống Việc thấu hiểu sâu sắc ý nghĩa và cách ứng dụng vào thực tiễn để giúp hỗ trợ nhân viên ra quyết định một cách linh hoạt, phù hợp với mục đích và lời hứa thương hiệu, hạn chế mâu thuẫn phát sinh trong công việc hàng ngày

Góp phần truyền tải, xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp: Truyền

thông và giao tiếp chính là yếu tố nền tảng giúp xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, một môi truờng được xây dựng dựa trên hệ thống tôn chỉ, thương hiệu, quy trình và môi trường làm việc Truyền thông nếu kém hiệu quả tất yếu dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không có bản sắc và văn hóa vững vàng, làm giảm tác động lôi cuốn và tập hợp nhân viên gắn bó trung thành với doanh nghiệp Truyền thông nội bộ tốt góp phần tạo ra niềm cảm hứng, lôi cuốn và gắn kết nối lâu dài nhân viên với doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo từ cấp lãnh đạo cao nhất đến nhân viên cấp thấp nhất đều truyền thông nhất quán tôn chỉ và hình ảnh thương hiệu Truyền thông thương hiệu nhất quán giúp gia tăng trải nghiệm tích cực cho thương hiệu tại mọi điểm tiếp xúc với khách hàng, từ đó cải tiến hiệu quả của doanh nghiệp và dẫn dắt thành công cho kinh doanh Văn hóa doanh nghiệp là sự kết tinh của những giá trị tinh thần được hình thành trong quá trình lao động sáng tạo của toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp Nó giống như một sợi dây xích với mỗi mắt xích là một bộ phận, cá nhân trong công ty Nếu mỗi mắt xích đó không có sự liên kết và thông suốt thì sợi dây đó có thể đứt bất cứ lúc nào

Ví dụ trong một doanh nghiệp, có những nhân viên bất bình về công việc họ đang làm mà không nhận được một lời giải thích nào từ cấp trên rất dễ gây ra sự bất mãn, mất đoàn kết trong nội bộ cơ quan Chưa kể đến việc nếu thông tin này bị lọt

ra ngoài sẽ làm xấu hình ảnh của doanh nghiệp

Trang 20

Những yếu tố cơ bản để giữ nhân viên trong một tổ chức đó là môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến, đồng lương và thu nhập Tuy nhiên, giữ chân thôi không đủ mà điều quan trọng là nhân viên cần phải thấy phấn khởi và tự hào về tổ chức mà họ làm việc Văn hóa công ty hay nói cách khác là phong cách làm việc của một tổ chức, mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo, giữa các nhân viên và giữa các phòng ban đóng vai trò cốt lõi trong việc tạo động lực khuyến khích mọi người làm việc PR nội bộ là một phương thức quan trọng để xây dựng văn hóa

của một tổ chức Một điểm chung của “100 công ty tốt nhất” do tạp chí Fortune

(Mỹ) bình chọn là những người lãnh đạo đều chú trọng đến các chương trình xây dựng thương hiệu nội bộ Họ hiểu rằng lợi nhuận của công ty có liên quan trực tiếp đến nhân viên là những người hiện thực hóa tầm nhìn và sứ mệnh của công ty qua công việc hàng ngày

1.1.5 Các công cụ thực hiện truyền thông nội bộ

(1) Bản tin nội bộ

Đây là hoạt động truyền thông giúp nhân viên hiểu biết hơn về hoạt động của tổ chức Bản tin nội bộ thường xuất bản định kỳ, đề cập tới những chính sách, hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, là kênh để nhân viên chia sẻ suy nghĩ của

họ Mỗi doanh nghiệp tùy thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh của mình mà

có cơ cấu tổ chức thực hiện bản tin nội bộ khác nhau là tự xuất bản hoặc thuê ngoài Tuy nhiên hình thức phổ biến nhất vẫn là doanh nghiệp tự xuất bản bản tin nội bộ Ban truyền thông sẽ chịu trách nhiệm về mặt nội dung và vận hành bản tin này Bản tin nội bộ của doanh nghiệp thông thường được thể hiện dưới hai hình thức:

- Bản tin nội bộ dưới dạng in: Tùy thuộc vào nội dung thông tin của doanh

nghiệp cần truyền tải tới nhân viên của mình mà bản tin đó có số lượng trang viết nhiều hoặc ít khác nhau

Trang 21

- Bản tin nội bộ dưới dạng điện tử: Đây là một hình thức phổ biến và có khả

năng tùy biến cao trong thời đại công nghệ số như hiện nay Bản tin điện tử cho phép chèn hình ảnh, âm thanh, clip sống động hơn các bản in Thông điệp truyền

đi tức thời, nhanh chóng, có khả năng phân loại người nhận theo các đặc điểm phòng ban, lứa tuổi, tính chất công việc Các công cụ chủ yếu của hệ thống bản tin điện tử hiện nay đang dùng là hệ thống email nội bộ, các group, hội, nhóm thông qua các ứng dụng liên lạc của bên phát triển thứ 3, các trang mạng xã hội

mà trên đó doanh nghiệp chủ động hình thành một kênh truyền thông riêng biệt cho cán bộ, nhân viên

(2) Sự kiện nội bộ

Sự kiện là cơ hội để các nhân viên có cơ hội gặp gỡ, giao lưu, gắn bó với nhau, được tổ chức vào những dịp đặc biệt như: ngày lễ, tổng kết cuối năm… Tổ chức các sự kiện nội bộ là hoạt động gắn kết các thành viên trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp lại với nhau Hình thức của sự kiện nội bộ thông thường bao gồm:

- Sự kiện chào đón nhân viên mới của công ty: Là sự kiện tổ chức để nhân

viên mới của Công ty được gặp mặt Ban Lãnh đạo, được giới thiệu và tập huấn về Văn hóa doanh nghiệp, bộ quy tắc ứng xử, cam kết, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp

- Tiệc năm mới: Ngày hội của CBCNV khi tổng kết năm SXKD cũ và chào

đón năm mới, nơi CBCNV được Ban Lãnh đạo doanh nghiệp chia sẻ những thành công trong năm qua của doanh nghiệp, những thách thức và cơ hội trong năm tới…

- Hội thao, Hội diễn, Hội thi: Nơi CBCNV được gặp gỡ, giao lưu giữa các

bộ phận để thể hiện tài năng của mình và gắn bó đoàn kết hơn trong công việc

- Chuyến đi thực tế, học tập kinh nghiệm giữa các bộ phận, chi nhánh, đơn

vị nội bộ trong doanh nghiệp: Là dịp để CBCNV các bộ phận khác nhau học hỏi

Trang 22

và giao lưu, tìm hiểu về thực tế công việc của những bộ phận khác để hợp tác và

hỗ trợ nhau tốt hơn trong công việc

(3) Website nội bộ

Ngoài mục tiêu phục vụ hoạt động kinh doanh, Website nội bộ của doanh nghiệp còn là nơi lãnh đạo và toàn thể nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin, chia sẻ, tâm sự, giao lưu, học hỏi… Website nội bộ thường tồn tại dưới hình thức phổ biến là diễn đàn hay còn gọi là forum của tổ chức, doanh nghiệp

Với nội dung vô cùng phong phú, đa dạng với nhiều hộp thông tin vô cùng thú vị, website nội bộ trở thành sân chơi thu hút đông đảo nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp tham gia hoạt động sôi nổi Thông qua hình thức này, những thông điệp của ban lãnh đạo đến với nhân viên nhanh chóng hơn, gần gũi hơn, hiệu quả hơn Website nội bộ đang ngày càng trở nên phổ biến nhờ sự ưu việt và khả năng kết nối trên phạm vi rộng một cách rõ nét Hoạt động PR nội bộ nếu biết tận dụng tốt hình thức kết nối này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả PR nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp

- Giao tiếp trực tiếp: Tuy công nghệ thông tin đã rất phát triển, cho phép

con người giao tiếp bằng nhiều hình thức khác nhau, nhƣng giao tiếp trực tiếp theo cách truyền thống vẫn được đánh giá là cách hiệu quả nhất Bởi vì, giao tiếp trực tiếp cho phép thể hiện ngôn ngữ cử chỉ, ngôn ngữ phi lời nói và giúp phản hồi

Trang 23

nhanh nhất Gặp gỡ, trao đổi, họp mặt trực tiếp là cơ hội lý tưởng để truyền thông nội bộ Tuy nhiên, không phải bao giờ cũng có đủ thời gian để tất cả lãnh đạo và nhân viên trực tiếp trao đổi với nhau

- Bảng thông báo (notice board, bulletin board): Những bảng thông báo

phù hợp với tiêu chuẩn có thể được đặt tại các nơi thuận tiện để tất cả nhân viên

có thể nhận được cùng một thông tin trong cùng một khoảng thời gian Các mục tin nên giao cho một người quản lý và chịu trách nhiệm (nhân viên PR) Bảng thông báo là một vật dụng không thể thiếu trong mỗi văn phòng Để thu hút sự chú

ý của mọi người, bảng tin phải luôn có những thông tin mới, xóa thông tin cũ, phải được trình bày đẹp, gọn gàng và đặt bảng ở nơi đông người qua lại Thông báo cần ngắn gọn, ví dụ thông báo nhanh về quy định mới của tổ chức, lịch họp hoặc lời chúc mừng sinh nhật

- Băng hình video hay truyền hình: Băng hình hay còn gọi là “Màn ảnh nhỏ”

đã trở thành một phần trong cuộc sống thường ngày của nhiều người Đó là một phương tiện để có thể truyền tải những thông tin được “cá nhân hóa”, có thể là thâu băng trước hay phát sóng trực tiếp Phương tiện hiện đại này có thể đạt được

sự giao tiếp trực tiếp, giúp ban lãnh đạo và nhân viên hiểu nhau hơn

- Trạm phát thanh: Có thể lấy trường hợp của công ty United Biscuits làm

ví dụ Công ty này gặp phải những trở ngại trong việc duy trì sự hài lòng với công việc trong đội ngũ nhân viên mà hầu hết là những người di cư vì trong công ty quá ồn, mọi người rất khó hoặc hầu như không thể nói chuyện với nhau Giải pháp đưa ra là đặt loa phát thanh tại một số nơi mà mọi nhân viên đều có thể nghe được Chương trình phát thanh do chính công ty thực hiện, bao gồm điểm tin, kết quả thể thao, chương trình theo yêu cầu và những thông điệp cá nhân

- Hộp thư góp ý: Những hộp thư góp ý có thể đặt ở một số nơi, khuyến khích

nhân viên đóng góp ý kiến, than phiền hay nhận xét

Trang 24

- Nói chuyện với nhân viên: Những buổi nói chuyện trực tiếp là một trong

những hình thức quản lý công khai hiệu quả nhất Các nhân viên có thể đặt câu hỏi và biểu đạt suy nghĩ của mình Còn với ban lãnh đạo, lắng nghe và nhận phản hồi là điều rất quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên

- Những chuyến viếng thăm của Ban lãnh đạo: Đối với tổ chức có chi nhánh

đặt ở các nơi, việc thăm viếng của ban lãnh đạo cấp cao nhất có thể tạo mối quan

hệ tốt đẹp với nhân viên Những chuyến thăm viếng này có thể kết hợp với buổi

lễ thăng chức hay khen thưởng

- Triển lãm nội bộ: Những buổi triển lãm hay trƣng bày cố định hay di động

có thể được sử dụng để trình bày và giải thích lịch sử hay chính sách của công ty Trong những buổi trưng bày, công ty có thể mô tả quá trình chế tạo sản phẩm, mức

độ hoạt động của công ty trên phạm vi toàn cầu hay mô tả một chiến dịch quảng cáo

- Câu lạc bộ và hoạt động giải trí: Việc khuyến khích và tài trợ để phát huy

các sở thích hay hoạt động thể thao và việc cung cấp sân bãi như sân chơi bóng rổ ngày nay là một hình thức phúc lợi của công ty đối với nhân viên Ngoài ra các phương tiện truyền thông mới như mạng internet, email hay “chat” cũng là công

cụ hữu hiệu của truyền thông nội bộ để mọi người giao tiếp với nhau Cần xây dựng thói quen kiểm tra email và đọc bản tin nội bộ ngay khi ngồi vào bàn làm việc Khi truyền đạt công việc, không nhất thiết lãnh đạo phải gọi nhân viên lên tận phòng làm việc mà hãy sử dụng điện thoại hoặc email để tiết kiệm thời gian

và không làm nhân viên phân tâm khi đang tập trung làm việc khác

1.1.6 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động truyền thông nội bộ

❖ Các nhân tố bên ngoài

- Đặc tính ngành hoạt động của Doanh nghiệp là:

Trang 25

+ Ngành kinh doanh gắn với nhiều khách hàng cuối cùng thì càng coi trọng truyền thông nội bộ Ngành kinh doanh thiên về chất lượng dịch vụ và khuyến khích sáng tạo

+ Sự phức tạp và đa dạng của những yếu tố ảnh hưởng tới công việc kinh doanh của doanh nghiệp càng cần phải dùng truyền thông nội bộ để thống nhất thông điệp và gia tăng sự hiểu biết công việc để phục vụ khách hàng

+ Năng lực trong vấn đề chuẩn bị và dự phòng cho quản lý khủng hoảng: Hiệu quả của truyền thông nội bộ thể hiện rõ nhất khi tổ chức rơi vào giai đoạn khó khăn như thua lỗ, cắt giảm nhân sự, gây tai tiếng trên thị trường

❖ Các nhân tố bên trong

Trong hoạt động truyền thông nội bộ có một số yếu tố ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình hoạt động cũng như hiệu quả của nó đó là:

- Quy mô của công ty: Công ty có quy mô càng lớn và tham vọng trên thị trường càng lớn thì càng ưu tiên truyền thông nội bộ, với mục đích đầu tiên và cơ bản là giữ người tài, thu hút người tài và đảm bảo hình ảnh thương hiệu được xây dựng kỹ từ từng cá nhân nhân viên

- Mức độ nhận thức của Người lãnh đạo: Người lãnh đạo quyết định đặt ra mục tiêu với truyền thông nội bộ vì không muốn chỉ dừng lại ở vấn đề lương thưởng mà Bộ phận nhân sự có thể đảm nhận

- Về thương hiệu: Trong giai đoạn thay đổi về thương hiệu hoặc định hình

về thương hiệu, Truyền thông nội bộ giúp cho ban lãnh đạo lựa chọn đúng những bước đi dựa trên phản hồi đích thực từ nhân viên và định hướng nhân viên về hướng cần triển khai và thực hiện

1.2 Nội dung hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

1.2.1 Hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ

Trang 26

Kế hoạch truyền thông nội bộ được coi là “kim chỉ nam” cho hoạt động truyền thông trong tổ chức, được xác định trong khoảng thời gian nhất định (1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng) Kế hoạch truyền thông nội bộ thường bao gồm những vấn đề sau:

(1) Xác định đúng mục đích truyền thông

Trước khi bắt tay vào thực hiện bất kỳ một điều gì, bạn cũng phải hiểu rõ tại làm sao mình làm việc này? Một kế hoạch truyền thông nội bộ được lập ra cũng

sẽ gắn liền với từng mục đích khác nhau tùy vào chiến lược của công ty đó

Có thể việc truyền thông nội bộ sẽ giúp Ban Giám đốc đạt được niềm tin,

sự ủng hộ của các cổ đông/nhà đầu tư, hay sẽ giúp công ty đạt được sự tin tưởng cũng như cổ vũ tinh thần làm việc của CBNV Nhưng tựu chung lại, tất cả mục đích đều giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp và hình ảnh của họ trong mắt công chúng

(2) Xác định đúng công chúng mục tiêu

Luôn tìm hiểu và nghiên cứu thật kỹ về công chúng mục tiêu của kế hoạch truyền thông nội bộ Liệt kê và lập biểu đồ các bên liên quan (cổ đông, nhân viên, khách hàng…) để chắc chắn bạn không bỏ sót một nhân vật nào

(3) Xây dựng thông điệp chính

Mỗi một kế hoạch truyền thông đều cần phải có thông điệp, dù nó có là truyền thông nội bộ đi chăng nữa Đây chính là yếu tố quyết định khiến người tiếp nhận có nhớ đến chiến dịch của bạn hay không Dù cho đối tượng là tất cả nhân viên trong công ty hay chỉ cho một nhóm người, hãy tối ưu hóa nó bằng cách đưa rathông điệp ngắn gọn và dễ nhớ

(4) Xác định kênh truyền thông

Trang 27

Kênh truyền thông là công cụ hữu hiệu nhất giúp duy trì thông tin cũng như kết nối giữa ban lãnh đạo, quản lý với nhân viên Cần đảm bảo việc giao tiếp diễn

ra theo cả hai chiều, phản hồi nhanh chóng với những thắc mắc được đưa ra và luôn đảm bảo thông tin đưa đến người đọc một cách nhanh chóng và chính xác nhất

(5) Hoạt động truyền thông

Hãy chắc chắn rằng mọi chuyện được diễn ra theo đúng như kế hoạch đã vạch ra từ trước Luôn nhắc nhở trước những sự kiện hay những ngày quan trọng chuẩn bị đến Trong trường hợp xảy ra việc ngoài mong muốn cần nhanh chóng

xử lý và thay đổi kế hoạch phù hợp với tình hình hiện tại

(6) Đánh giá

Sau mỗi chiến dịch truyền thông nội bộ cần phải đánh giá lại hiệu quả truyền thông mà nó đạt được, từ đó đưa ra được những kinh nghiệm quý báu áp dụng cho những chiến dịch tiếp theo Điều quan trọng nhất là bạn cần nghiêm túc và thẳng thắn khi đánh giá lại những điều mình đã làm, cho dù công chúng là “người nhà” của bạn

1.2.2 Tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ

Sau khi kế hoạch truyền thông nội bộ đã rõ ràng và việc chuẩn bị đã hoàn tất, các hoạt động tổ chức thực hiện sẽ bắt đầu:

- Bộ phận chuyên trách sẽ đưa kế hoạch truyền thông nội bộ vào thực thi, với sự đồng ý của Lãnh đạo, sự phối hợp của các bộ phận chức năng

- Đảm bảo các hoạt động truyền thông nội bộ được tiến hành Tức là phải đảm bảo về tài chính, thời gian, về mặt nhân lực theo kế hoạch đề ra, cụ thể:

• Nguồn tài chính cho hoạt động truyền thông nội bộ phải được chuẩn

bị đầy đủ và giải ngân đúng tiến độ;

Trang 28

• Thời gian thực hiện các hoạt động truyền thông nội bộ phải được sắp xếp hợp lý, hiệu quả;

• Nhân lực cần bố trí đúng người, đúng việc nhằm phát huy thế mạnh của mỗi cá nhân cũng như sức mạnh tập thể

- Triển khai các kênh truyền thông phù hợp với những nhóm đối tuợng (truyền thông hướng đích)

- Theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ qua những chỉ tiêu đã xác định

- Linh hoạt trong việc thay đổi/điều chỉnh kế hoạch trong quá trình thực hiện (có thể do những yếu tố khách quan hoặc chủ quan)

- Kịp thời xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ

1.2.3 Kiểm tra và đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ

Đây là việc làm quan trọng giúp cho doanh nghiệp xác định được hiệu quả

kế hoạch truyền thông nội bộ, cần phát huy những kết quả tốt nào và cần hạn chế, thậm chí đẩy lùi những hạn chế nào Việc đánh giá đúng về chất lượng và hiệu quả của truyền thông nội bộ giúp Công ty sử dụng và quản lý có hiệu quả nguồn tài nguyên chi cho hoạt động truyền thông nội bộ, có 02 tiêu chí đánh giá cơ bản thường được lựa chọn xem xét bao gồm:

- Thứ nhất, đánh giá chất lượng truyền thông nội bộ được doanh nghiệp xây dựng và đưa ra cán bộ công nhân viên công ty Cụ thể:

Mức độ chính xác của mục tiêu tác động;

Mức độ bao phủ của đối tượng mục tiêu;

Mức độ hoàn hảo của thông điệp;

Mức độ chính xác của việc lựa chọn các phương tiện truyền tải

Trang 29

- Thứ hai, đánh giá sự tác động của hoạt động truyền thông nội bộ lên các

bộ phận phòng, ban và nhân viên công ty trước và sau những chiến dịch truyền thông bao gồm:

Mức độ cải thiện môi trường làm việc;

Những thay đổi tích cực do truyền thông nội bộ mang đến trong việc giải quyết các vấn đề tồn đọng phát sinh trong nội bộ Công ty;

Kết quả kinh doanh trước và sau khi có các chiến dịch truyền thông nội bộ quy mô lớn…

Để đánh giá có hiệu quả là cần phải có danh sách kiểm tra các yếu tố quan trọng khi xây dựng chương trình: Thiết lập mục tiêu có thể đo lường được, áp dụng các mốc kiểm tra và đánh giá chất lượng ngay từ đầu, thống nhất các tiêu chí đo lường đánh giá thành công của chương trình, thiết lập các thủ tục giám sát có tính

mở Cụ thể:

- Với những phương pháp đánh giá khách quan: Những thay đổi trong hành

vi (có thể theo dõi hành vi của cán bộ công nhân viên), phản ứng (số lượng thư trả lời, phiếu góp ý, số lượng tham dự… ), những thay đổi trong thái độ, ý kiến và nhận thức (đo lường thông qua nghiên cứu qua điện thoại, bảng câu hỏi, phỏng vấn cá nhân trực tiếp)…

- Những phương pháp đánh giá chủ quan: Mức độ cải thiện không khí làm

việc, những thay đổi trong hành vi của các cá nhân, tổ chức chịu tác động trực tiếp

và gián tiếp từ các chiến dịch truyền thông nội bộ

- Đánh giá quá trình: Tập trung vào việc theo dõi khối lượng ngân sách,

các nguồn lực chi ra cho các chiến dịch truyền thông gắn với các kết quả đạt được theo các giai đoạn truyền thông khác nhau, từ đó tìm ra những điểm hạn chế phát

Trang 30

sinh trong quá trình tổ chức truyền thông nhằm kịp thời điều chỉnh lại các hoạt động truyền thông đúng hướng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí

từ đó gián tiếp giúp doanh nghiệp tăng tính gắn kết nội bộ, quyết tâm cùng nhau thực hiện tốt nhất các mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp đề ra

Những vấn đề lý luận đưa ra trong Chương 1 là tiền đề định hướng cách thức phân tích thực trạng và phương hướng đưa ra các giải pháp nhằm đánh giá đúng thực trạng truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo

AUM Việt Nam

Trang 31

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI

BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN DỊCH VỤ ĐÀO TẠO AUM

VIỆT NAM 2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam

2.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty AUM

- Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam (AUM Việt Nam)

- AUM Việt Nam là công ty hoạt động trong lĩnh vực Tư vấn Dịch vụ Đào tạo

- Logo công ty:

Hình 2.1: Logo Công ty Cổ phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam

(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự AUM Việt Nam)

- Slogan: KẾT NỐI TRI THỨC

- Loại hình công ty: Công ty cổ phần

- Website: aum.edu.vn

- Đại diện pháp luật: Ngô Thị Minh Hiếu

- Địa chỉ: 116 Trần Vỹ, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội

Trang 32

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

- Năm 2014: Nhóm 4 người cùng nhau hoạt động thiền và tìm thấy có chung

ý tưởng muốn thành lập công ty về tuyển sinh

- 5/8/2014: Bắt đầu thành lập công ty tại địa chỉ Chùa Láng - Đống Đa - Hà Nội với quy mô nhân sự là 10 người làm công tác tuyển sinh

- Năm 2018: Chuyển công ty về Đông Quan với tòa nhà 4 tầng cùng các nhà liền kề để tạo nơi làm việc cho nhân viên

- Sau đó mở rộng quy mô và rời công ty đến địa điểm 116 Trần Vỹ - Hà Nội với tòa nhà 8 tầng

- Công ty đã trải qua hơn 8 năm kinh nghiệm trong công tác tuyển sinh và quản lý đào tạo Nâng tầm con số từ 3 trường lớn hợp tác là Đại học Mở, Đại học Kinh Tế Quốc Dân và Đại học Thái Nguyên lên 7 trường Đại học và dự kiến nâng

số trường hợp tác lên 14 trường (trong năm 2023)

- AUM Việt Nam không chỉ phát triển mạnh về công tác tuyển sinh mà đi kèm là sự phát triển của các khóa học đào tạo ngắn hạn: Trung tâm Chăm sóc Sức khỏe Cộng đồng VMC Việt Nam (VMC Việt Nam)

❖ Tầm nhìn:

- Đơn vị hàng đầu về liên kết tuyển sinh và đào tạo trực tuyến tại Việt Nam

và các nước trong khu vực Viễn Đông

- Đơn vị hàng đầu Việt Nam về kho học liệu số chất lượng cao cho khối Đại học, Cao Đẳng, Trung Cấp và Phổ Thông

- Đơn vị hàng đầu Việt Nam cung cấp nền tảng elearning, học liệu số hóa cho các chương trình đào tạo dài hạn, ngắn hạn trực tuyến

❖ Sứ mệnh:

Trang 33

- Hoạt động theo tôn chỉ mang đến cho mọi người cơ hội được học tập trong những điều kiện tốt nhất, đem đến những giá trị đích thực của con người, đặt con người vào vị trí trung tâm, giúp sức tối đa để biến ước mơ của mọi người thành hiện thực

- AUM hiểu rõ và luôn cập nhật thông tin tuyển sinh của các trường Đại học, Cao đẳng và Trung cấp trên cả nước cũng như các cơ hội du học Mỹ, Châu

Âu, Nhật, Hàn Quốc, Arap,

- AUM tư vấn trên tinh thần trách nhiệm cao, không thu phí, giúp khách hàng lựa chọn được trường và ngành phù hợp nhất với điều kiện kinh tế, điều kiện sinh hoạt, học tập và làm việc

- AUM cung cấp cho các thông tin chính xác, tin cậy về nhu cầu tuyển dụng, đầu ra trên cơ sở các nguồn tin uy tín từ mạng lưới đối tác của AUM

- AUM luôn ở bên, tư vấn và hỗ trợ để khách hàng được đảm bảo quyền lợi tối đa, không chỉ trong giai đoạn lựa chọn cơ hội học tập mà cả đến khi khách hàng

ra trường

Trong giai đoạn bùng nổ về giáo dục tại Việt Nam và Thế giới, đầu tư cho việc học hành của con em trong mỗi gia đình trở thành tâm điểm bởi họ ngày càng nhận thức rõ chỉ có một nền giáo dục tốt mới đem đến cho con em mình một tương lai tốt đẹp

Chính vì vậy AUM Việt Nam đặt ra cho mình sứ mệnh cụ thể để chung tay nâng tầm nền giáo dục nước nhà, đưa việc đào tạo Elearning đến gần hơn với mỗi khách hàng

❖ Hoạt động:

- AUM Việt Nam hợp tác chặt chẽ với các trường để liên kết tuyển sinh, chính vì vậy AUM Việt Nam cũng là một trong những Văn phòng tuyển sinh của

Trang 34

trường Các bạn học sinh, sinh viên nộp hồ sơ trực tiếp tại Văn phòng Tuyển sinh của AUM Việt Nam tương đương với nộp trực tiếp tại Trường Đây là điểm khác biệt cơ bản với các cơ sở tuyển sinh thông thường bởi nếu khách hàng đến Văn phòng tuyển sinh của một trường chỉ được tư vấn về một trường Nếu khách hàng đến với AUM Việt Nam, họ có thể được tư vấn về nhiều trường để lựa chọn trường, ngành thích hợp với khả năng, điều kiện kinh tế, điều kiện sinh hoạt của mình

- AUM Việt Nam hướng dẫn và đảm bảo toàn bộ hồ sơ nhập học được chuyển tới đúng điểm đào tạo của Trường Đặc biệt, nằm trong khuôn khổ hợp tác tuyển sinh, AUM Việt Nam không tổ chức đào tạo, do đó không giữ sinh viên để đào tạo ngoài trường, toàn bộ các khoản phí, lệ phí tuân thủ theo đúng quy định của nhà trường, không thu thêm bất kỳ khoản phí nào

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức AUM Việt Nam

(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự AUM Việt Nam)

Trang 35

+ Trung tâm Vận hành: bao gồm Phòng VH1 - TNU&EHOU, Phòng VH2- ENEU&AOF, Phòng VH3 - VMC

+ Trung tâm Phát triển mạng lưới

+ Trung tâm dữ liệu: bao gồm Phòng DL01 - CSKH, Phòng DL02 - Nhập liệu và quản lý hồ sơ, Phòng DL03 - Quản trị Hệ thống

+ Trung tâm Học liệu

+ Trung tâm Marketing bao gồm: phòng Quản trị, phòng Marketing - Công nghệ thông tin, phòng Marketing - Trung tâm VMC

+ Trung tâm Công nghệ thông tin

2.1.4 Lĩnh vực hoạt động

❖ Dịch vụ Tư vấn giải pháp tổng thể

AUM Việt Nam cung cấp dịch vụ tư vấn Giải pháp tổng thể và chuyển giao công nghệ giúp Khách hàng dịch chuyển từ mô hình Trường học truyền thống sang Trường học ảo, bao gồm:

- Tư vấn xây dựng Đề án đào tạo theo mô hình eLearning

Trang 36

- Tư vấn cách thức tổ chức đào tạo dịch chuyển từ mô hình Trường học truyền thống sang Trường học ảo

- Đào tạo, chuyển giao quy trình, công nghệ, cách thức vận hành Trường học ảo

- Đào tạo, chuyển giao công nghệ lập kế hoạch đào tạo theo mô hình Trường học ảo để tối ưu nguồn lực giảng viên, khoá học, lớp học, đối tượng đào tạo

- Đào tạo, chuyển giao công nghệ xây dựng Khoá học, Lớp học ảo như: + Cách thức xây dựng Đề cương học tập chi tiết

+ Cách thức thiết kế các thành phần lớp học ảo: Chương, bài, bài kiểm tra, các loại bài kiểm tra

+ Cách thức thiết kê lớp học ảo với học liệu được số hoá sẵn trên hệ thống kết hợp lên lớp trực tuyến

- Đào tạo, chuyển giao quy trình, công nghệ tổ chức khai giảng, thi hết môn trên nền tảng eLearning, hạn chế gian lận, học hộ, thi hộ của học viên

- Tư vấn phương thức giám sát chất lượng giảng dạy của giảng viên trên lớp học ảo

❖ Cung cấp hạ tầng kỹ thuật

- Dịch vụ hệ thống học trực tuyến LMS

- Dịch vụ bài giảng số hóa LCMS

- Công cụ soạn bài giảng

Trang 37

- Thiết lập các lớp bảo mật hệ thống, chống download

- Quản trị và giám sát hệ thống đảm bảo vận hành 24x7

- Mở rộng năng lực server theo nhu cầu

- Mở rộng, thiết lập và tuỳ biến các tính năng, báo cáo mới theo nhu cầu đặc thù của khách hàng

- Cung cấp các API (Application Programming Interface) là giao diện lập trình ứng dụng, hỗ trợ kết nối đến các hệ thống quản lý khác của khách hàng

❖ Dịch vụ vận hành Trường ảo

- Quản lý người dùng:

+ Tạo tài khoản học viên, giảng viên

+ Gán quyền học viên, giảng viên vào lớp- môn theo kế hoạch đào tạo

- Dựng lớp - môn:

+ Dựng lớp học thô theo lớp - môn

+ Tạo diễn đàn trao đổi cho lớp - môn

+ Tải Đề cương học tập chi tiết

+ Tải học liệu đóng gói sẵng lên hệ thống trên nhiều định dạng: video, audio, SCORM,…

+ Tải ngân hàng câu hỏi lên hệ thống e-Learning

+ Tải lên hệ thống các bài luyện tập trắc nghiệm, bài tập về nhà, bài tập nhóm, đề thi thử, hướng dẫn ôn thi, … lên Hệ thống e-Learning

+ Cấu hình thời gian tự động mở, đóng, thu bài cho từng bài

+ Cấu hình công thức tính điểm tự động lên hệ thống e-Learning

+ Cấu hình kết hợp các buổi học trực tuyến có giảng viên lên lớp kết hợp học liệu đóng gói sẵn

Trang 38

- Quản lý chất lượng đào tạo: Xuất các báo cáo phần tích về chỉ số chất lượng đào tạo như:

+ Thời gian học viên vào lớp, học trên lớp

+ Báo cáo điểm danh

+ Báo cáo điểm chuyên cần, điểm học phần, điểm kiểm tra

+ Báo cáo số lượng câu hỏi của học viên được giáo viên trả lời

- Dựng phòng thi, phát đề, thu bài

+ Dựng phòng thi theo các mô hình phòng thi truyền thống, hoặc phòng thi trực tuyến trên hệ thống

+ Tải đề thi có sẵn lên hệ thống hoặc cấu hình xuất đề thi theo quy định đa dạng tỉ trọng: khó/dễ, loại câu (chọn đáp án, đúng/sai, tự luận,…), hình thức (nghe/xem video, audio, ), số câu mỗi bài của từng môn

+ Cấu hình phòng theo dõi trực tuyến qua một hoặc nhiều camera

+ Thu bài theo hình thức truyền thống hoặc cấu hình thu bài cho hình thức làm bài thi trực tiếp trên hệ thống

❖ Dịch vụ Học liệu

- Cung cấp bài giảng đóng gói sẵn chuẩn SCORM:

+ Kế hoạch học tập

+ Đề cương chi tiết môn học (Kế hoạch học tập lớp môn)

+ Bài giảng dạng text

+ Bài giảng đa phương tiện (audio, video, slide)

+ Sách/giáo trình điện tử (e-book)

+ Ngân hàng câu hỏi trắc nghiệm trực tuyến, bài tập kỹ năng (phục vụ tự luyện tập, kiểm tra)

Trang 39

- Xây dựng Học liệu theo yêu cầu đặc thù:

+ Thiết kế nội dung, kịch bản, mời giảng viên

+ Đóng gói học liệu theo đa chuẩn

- Số hoá học liệu có sẵn của Khách hàng theo nhiều loại nội dung:

+ Ghi hình giảng viên trong Studio

+ Xây dựng Học liệu dạng đồ hoạ

+ Xây dựng Học liệu dạng eBook

+ Xây dựng Học liệu dạng Audio book

+ Xây dựng Học liệu dạng SCORM

❖ Dịch vụ Chăm sóc và Quản lý học tập

- Đôn đốc học viên vào hệ thống, học và trao đổi trên diễn đàn

- Hỗ trợ, giải đáp thắc mắc của học viên căn cứ trên các Quy định, Quy chế của Trường/Doanh nghiệp (học lại, thi lại, miễn môn, bảo lưu, …)

- Đôn đốc làm bài kiểm tra, thu học phí

- Lắng nghe các nguyện vọng, góp ý của học viên để cải thiện chất lượng đào tạo

- Tạo các kênh trao đổi nhanh để thông báo và nhận phản hồi kịp thời

❖ Dịch vụ tuyển sinh

- Xây dựng các kênh và mạng lưới truyền thông đa phương tiện

+ Xây dựng mạng lưới website, fanpage, landing page

+ Tối ưu bộ nhận diện thương hiệu

+ Đào tạo sản phẩm cho các đối tác tuyển sinh và marketing

- Marketing

Trang 40

+ Triển khai các kênh quảng cáo đa phương tiện Google, Facebook, …

+ Triển khai quảng bá chương trình trên mạng lưới +700 đối tác tuyển sinh

và +04 đối tác marketing

- Tuyển sinh

+ Tư vấn 1-1 cho các khách hàng quan tâm đến chương trình

+ Chốt hồ sơ, thu học phí theo đúng quy định của Trường, đảm bảo tuyệt đối không thu thêm phí

2.2 Phân tích thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ

phần Tư vấn Dịch vụ Đào tạo AUM Việt Nam

2.2.1 Thực trạng tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ

Nhìn vào mô hình tổ chức trên có thể thấy, doanh nghiệp không tổ chức một phòng truyền thông độc lập Phụ trách nhiệm vụ truyền thông nội bộ là phòng Hành chính - Nhân sự Đây là phòng nằm ngay trong công ty và không chuyên làm truyền thông, công việc truyền thông chỉ là công việc kiêm nhiệm, kèm theo Chính vì thế mà những hoạt động truyền thông của công ty chưa được kiểm tra giám sát chặt chẽ cũng như hoạt động truyền thông còn thiếu tính chuyên nghiệm

và hiệu quả truyền thông mang lại chưa thực sự tốt

Chính vì không có bộ phận truyền thông chuyên nghiệp, độc lập nên nhiệm

vụ truyền thông trong có sự phân bổ đặc biệt Phòng Hành chính - Nhân sự chịu trách nhiệm tổ chức các sự kiện nội bộ như phong trào văn hóa, văn nghệ, gây quỹ

từ thiện, thăm, viếng, hiếu hỉ, tổ chức tham quan du lịch và các hoạt động ngoại khóa

Phòng Hành chính - Nhân sự còn có nhiệm vụ xây dựng, điều chỉnh nội quy cho toàn bộ nhân viên trong công ty đồng thời cũng là phòng kiểm tra, giám sát việc thực hiện Tổ chức khen thưởng cũng như xử phạt trong việc thực hiện nội

Định dạng
Số trang	82
Dung lượng	1,42 MB