Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị tại công ty tnhh thương mại và dịch vụ bình dương

“ Hoàn thiện tổ chức máy quản trị Cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Bình Dương”, Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết đề tài Như chúng tơi biết Việt Nam nước có kinh tế phát triển Chính để hội nhập kinh tế khu vực kinh tế giới, Đảng Nhà nước khơng ngừng khuyến khích thành phần kinh tế nâng cao hiệu qủa sản xuất kinh doanh Trước mục tiêu to lớn tất thành phần kinh tế Nhà nước quốc doanh có thay đổi to lớn để đạt phương hướng đề Đặc biệt đóng góp to lớn Cơng ty TNHH nói chung Cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Bình Dương nói riêng Một thay đổi xây dựng hoàn thiện tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Hiện nay, vấn đề cạnh tranh tồn phát triển doanh nghiệp lớn Chính cần phải có cấu tổ chức máy hoàn chỉnh hợp lý nhằm nâng cao kết sản xuất kinh doanh Bởi cấu tổ chức máy sở quan trọng việc thực tốt nhiệm vụ doanh nghiệp Bộ máy tốt có nghĩa có điều hành quản lý tốt Bộ máy sinh để trợ giúp việc dịnh Nó cho phép tổ chức sử dụng hợp lý nguồn lực Công ty TNHH thương mại dịch vụ Bình Dương, với lĩnh vực kinh doanh chủ yếu sản xuất, mua bán sản phẩm, Sơn bả, ma tit.Sau thời gian thực tập khảo sát thực tế hoạt động kinh doanh Công ty; cộng với kết thu thập tổng hợp từ việc điều tra vấn, em nắm bắt sơ thuận lợi khó khăn bình diện chung cơng tác quản trị hoạt động kinh doanh Cơng ty Trong thực trạng đáng quan tâm, vấn đề liên quan tới cấu tổ chức máy quản trị Công ty Vấn đề Giám Đốc Công ty chia sẻ vấn trực tiếp vừa qua: “ Với xu hội nhập nhanh chóng sâu rộng vào kinh tế khu vực giới nay, hội kinh doanh cho doanh nghiệp Việt Nam nói chung Cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Bình Dương nói riêng ngày mở rộng, nhiên mang đến nhiều đe doạ thách thức Để đạt mục tiêu đứng vững phát triển thị trường, khơng cịn cách khác Cơng ty phải tìm cách hồn thiện mặt Trong hồn thiện tổ chức máy quản trị điều kiện tiên quyết” Đúng vậy, cấu tổ chức máy doanh nghiệp thích nghi với mơi trường thúc đẩy q trình sản xuất kinh doanh Nếu cấu tổ chức máy không hợp lý cản trở sản xuất kinh doanh Xuất phát từ lý luận thực tế hoạt động kinh doanh Công ty trên, em mạnh dạn lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức máy quản trị Công ty TNHH thương mại dịch vụ Bình Dương”, làm chuyên đề tốt nghiệp 1.2 Xác lập tuyên bố vấn đề 1.2.1 Về lý luận: Vấn đề tổ chức máy quản trị cơng ty có ảnh hưởng trực tiếp đến thành công hay thất bại hoạt động kinh doanh công ty Bởi cấu tổ chức máy sở quan trọng việc thực tốt nhiệm vụ doanh nghiệp Bộ máy tốt có nghĩa có điều hành quản lý tốt Bộ máy sinh để trợ giúp việc dịnh Nó cho phép tổ chức sử dụng hợp lý nguồn lực 1.2.2 Về thực tiễn: Trong trình học tập trường Đại học Thương Mại, em học môn như: Quản trị học, quản trị nhân lực, quản trị chiến lược vv.Và qua đợt thực tập Công ty TNHH thương mại dịch vụ Bình Dương, giúp đỡ anh chị làm việc Công ty, em tìm hiểu nghiên cứu tầm quan trọng vấn đề hoàn thiện máy tổ chức quản trị có ảnh hưởng lớn đến kết kinh doanh Cơng ty Hồn thiện máy tổ chức quản trị nâng cao hiệu quản lý giải vấn đề nguồn nhân lực, giải vấn đề yếu phòng ban hay phận người…vv 1.2.3 Về giải pháp: Trong chuyên đề nghiên cứu hoàn thiện tổ chức máy quản trị Cơng ty TNHH thương mại dịch vụ BÌNH DƯƠNG em đưa giải pháp là: Thêm thành viên ban giám đốc, hồn thiện phịng ban phận kinh doanh, phận kỹ thuật, phòng tài kế tốn…vv Ngồi em cịn có số kiến nghị với Nhà nước để quan tâm tới trình phát triển doanh nghiệp nước nói chung Cơng ty TNHH thương mại dịch vụ BÌNH DƯƠNG nói riêng 1.3 Mục tiêu nghiên cứu Trên sở nghiên cứu lý luận quản trị nhân lực doanh nghiệp nói chung thực trạng quản trị nhân lực Công ty TNHH thương mại dịch vụ Bình Dương, đề xuất số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện tổ chức máy quản trị Công ty TNHH thương mại dịch vụ Bình Dương 1.4 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi thời gian: Năm 2006 đến năm 2008 - Phạm vi không gian: Hữu Bằng, Thạch Thất, Hà Nội - Phạm vi nội dung: Hoàn thiện tổ chức máy quản trị Công ty TNHH thương mại dịch vụ Bình Dương 1.5 Một số khái niệm phân định nội dung vấn đề nghiên cứu 1.5.1 Khái niệm quản trị Quản trị hoạt động cần thiết thực người kết hợp với tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung Với định nghĩa này, muốn xác định hoạt động quản trị hoạt động phát sinh người kết hợp với thành tổ chức Nếu cá nhân tự hoạt động khơng có hoạt động quản trị 1.5.2 Các chức quản trị - Chức hoạch định: định rõ mục tiêu tổ chức , thiết lập chiến lược toàn để thực mục tiêu phát triển hệ cấp kế hoạch để hội nhập phối hợp hoạt động - Chức tổ chức: xác định việc phải làm , thực nhiệm vụ , nhiệm vụ tập hợp , báo cho , định làm đâu - Chức điều khiển: Một tổ chức gồm nhiều người , công việc quản trị điều khiển phối hợp người Nó cịn bao gồm việc động viên người quyền , điều khiển hoạt động người khác , chọn lọc kênh thông tin hiệu nghiệm , giải xung đột thành phần , thắng sức ỳ thành viên trước thay đổi …… - Chức kiểm tra chức sau nhà quản trị Thực chất duyệt lại xem tất định có tiến hành theo chương trình định , với mệnh lệnh ban bố hay khơng Từ kịp thời tồn , điều chỉnh sai lệch nhằm đảm bảo hoàn thành kế hoạch đề 1.5.3 Các cấp bậc quản trị Nhà quản trị thành viên tổ chức , họ người điều khiển công việc người khác , có người quản trị cấp sở làm công việc người thừa hành Nhà quản trị chia thành ba cấp : Nhà quản trị cấp sở ; nhà quản trị cấp ; nhà quản trị cấp cao Mỗi nhà quản trị cần phải có kỹ , có ba loại kỹ : Kỹ chuyên môn ; kỹ nhân ; kỹ tư Tuy nhiên mức độ sử dụng tầm quan trọng kỹ nhà quản trị lại khác , tuỳ thuộc vào cấp bậc nhà quản trị - Nhà quản trị cấp sở : Là nhà quản trị cấp bậc cuối cấp bậc nhà quản trị tổ chức ( tổ trưởng , trưởng nhóm , trưởng ca ….), nhiệm vụ họ hướng dẫn , đốc thúc , điều khiển công nhân cơng việc thường ngày để đưa đến hồn thành mục tiêu chung tổ chức Nhà quản trị cấp sở thường xuyên tham gia vào hoạt động kinh doanh cụ thể nhân viên quyền họ - Nhà quản trị cấp : Chỉ người cấp huy trung gian , đứng nhà quản trị cấp sở cấp quản trị cấp cao (ví dụ : Các trưởng phòng , cửa hàng trưởng , quản đốc phân xưởng ) Với cương vị , họ vừa quản trị quản trị viên cấp sở thuộc quyền , vừa đồng thời điều khiển nhân viên khác Quản trị cấp có chức thực kế hoạch chinh sách tổ chức cách phối hợp công việc thực nhằm hướng đến hoàn thành mục tiêu chung - Nhà quản trị cấp cao người chịu trách nhiệm thành cuối tổ chức Chức nhà quản trị cấp cao xây dựng chiến lược hành động phát triển tổ chức , chức danh họ thường chủ tịch , uỷ viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc … Với nhà quản trị cấp cao cần phải có tất ba kỹ , sử dụng tốt ba loại kỹ kỹ chuyên môn , kỹ nhân kỹ tư Tuy nhiên , kỹ tư quan trọng đánh giá cần thiết ba kỹ , hiểu rõ phức tạp môi trường , biết giảm thiểu phức tạp xuống mức độ giải , kỹ tư khó tiếp thu quan trọng với nhà quản trị Đó kỹ cần thiết nhà quản trị , mức độ cần thiết tầm quan trọng kỹ nằng thể bảng sau: Bảng 1.1: khả quản trị cấp quản trị khả tư khả nhân khả kỹ thuật nhà quản trị sở nhà quản trị cấp trung gian nhà quản trị cấp cao Nhà quản trị phải thực nhiều vai trò khác , để hoàn thành nhiệm vụ mục tiêu chung tổ chức nhà quản trị có vai trị tổng hợp sau : - Vai trò quan hệ với người: Là người đại diện, người lãnh đạo, có vai trị liên lạc - Vai trị thơng tin : Nhà quản trị có vai trị thu thập tiếp nhận thơng tin liên quan đến tổ chức hoạt động king doanh tổ chức , truyền thông tin đến cấp thơng báo lên cấp - Vai trị định : định , người giải xáo trộn , người phân phối tài nguyên vai trò thương thuyết 1.5.4.Khái niệm vai trò tổ chức * Tổ chức q trình xác định cơng việc cần phải làm người làm cơng việc , định rõ chức trách nhiệm vụ , quyền hạn phận cá nhân mối liên hệ phận cá nhân tiến hành công việc , nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu chung tổ chức * Vai trị cơng tác tổ chức : - Tạo móng cho hoạt động tổ chức nói chung cho hoạt động quản trị nói riêng Cơng tác hoạch định , lãnh đạo , kiểm soát phải dựa cấu trúc tổ chức định , nói cách khác , hoạt động quản trị phải tổ chức cho phù hợp hiệu - Sử dụng có hiệu nguồn lực tổ chức đặc biệt nguồn nhân lực sở vật chất kỹ thuật Việc phân công lao động khoa học , phân quyền hợp ly' xác định tầm hạn quản trị phù hợp tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tốt lực sở trường họ Mặt khác tạo điều kiện thuận lợi cho mở rộng đa dạng hố tổ chức , nâng cao tính độc lập , sáng tạo , tự chủ cho đội ngũ nhà quản trị - Nếu công tác tổ chức không thực tốt gây nhiều khó khăn phức tạp cho cơng tác quản lí Có khoảng 75 – 80% vấn đề khó khăn , phức tạp công tác quản trị phải xem xét giải nhược điểm công tác tổ chức Hơn , phần lớn khuyết điểm mắc phải tổ chức có vi phạm coi thường quy luật tổ chức - Tạo văn hoá tổ chức - tảng hợp tác thành viên tổ chức để nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức 1.5.5 Khái niệm vai trò cấu tổ chức Khái niệm : Cơ cấu tổ chức tập hợp bao gồm phận ( đơn vị cá nhân khác ) có mối liên hệ phụ thuộc , chun mơn hố theo chức trách , nhiệm vụ quyền hạn định nhằm đảm bảo thực mục tiêu chung xác định Vai trò cấu tổ chức : - Cho phép sử dụng hợp ly' nguồn lực - Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí vai trị đơn vị , cá nhân, mối liên hệ cá nhân với phận , hình thành nhóm thức tổ chức - Cơ cấu tổ chức phân định rõ dịng thơng tin , góp phần quan trọng việc định quản trị Bộ máy quản trị nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng máy quản trị Bộ máy quản trị tổ chức hệ thống người với phương tiện tổ chức liên kết theo số nguyên tắc, quy tắc định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn hoạt động hệ thống nhằm đạt mục tiêu định , thực chất máy quản trị chủ thể quản lý hệ thống ( hệ thống huy hệ thống chức ) Bộ máy quản trị chịu tác động nhân tố sau : - Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý : Tình trạng trình độ phát triển đối tượng quản lý , tính chất đặc điểm mục tiêu hệ thống đặt - Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý : Mức độ chun mơn hố tập chung hoạt động quản lý , quy mô quản lý khả bao quát cán quản lý ,chính sách sử dụng cán hệ thống , quan hệ lợi ích tồn cá nhân hệ thống - Các nhân tố khách quan hay mơi trường bên ngồi : Kinh tế , trị , xã hội , pháp luật , phong tục tập quán , đạo đức lối sống yếu tố chủ quan hay môi trường bên hệ thống quản lý Đối tượng , mục tiêu , trình độ quản lý , điều kiện trang thiết bị , kỹ thuật công nghệ khoa học Các nhân tố ảnh hưởng đến thành phần nội dung chức quản lý thông qua ảnh hưởng trực tiếp đến máy quản trị Trên thực tế , khó xây dựng máy quản lý đạt tất yếu tố xảy , việc xem xét yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức máy quản trị giúp ta lựa chọn tổ chức máy quản trị tối ưu 1.5.6 Cơ cấu tổ chức máy quản trị Cơ cấu tổ chức máy quản trị hình thức tồn tổ chức , nói lên đặt theo trật tự phận tổ chức mối quan hệ chúng Trong nội tổ chức tồn hai mối quan hệ chủ yếu yếu tố cấu thành lên tổ chức, : - Mối liên hệ dọc cấp với cấp - Mối liên hệ ngang yếu tố ngang cấp Cơ cấu tổ chức máy quản trị trực tiếp định hệ thống huy mạng lưới thông suốt tổ chức Do chọn cấu tổ chức máy quản trị thích hợp quan trọng việc thực hoàn thành mục tiêu tổ chức Tóm lai , cấu tổ chức máy quản trị hình thức phân tầng lớp từ xuống thể hình thức lãnh đạo theo hình chóp , đứng đầu người lãnh đạo cao sau đến phận lãnh đạo cấp thấp tầng cuối Do có nhiều nhân tố ảnh hưởng nên việc tổ chức cấu máy quản trị phải hợp lý , xử lý xác đáng mối quan hệ cấp tổ chức mức độ quản lý Cần có phân định rõ quyền hạn , chức nhiệm vụ cấp tổ chức nhằm phát huy hiệu suất cá nhân , từ làm lợi cho việc nâng cao hiệu cơng tác nói chung Cơ cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp tổng hợp phận khác có mối liên hệ, quan hệ phụ thuộc lẫn , chuyên môn hố có trách nhiệm quyền hạn định , bố trí theo cấp , khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản lý thực mục đích chung xác định doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức máy quản trị hình thức phân cơng lao động lĩnh vực quản trị , tác động đến trình hoạt động tổ chức quản trị Cơ cấu tổ chức máy quản trị mặt phản ánh cấu trách nhiệm người hoạt động sản xuất , mặt khác cịn tác động tích cực chở lại đến lĩnh vực sản xuất 1.5.7 Yêu cầu tổ chức máy quản trị Qúa trình xây dựng tổ chức hồn thiện cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo yêu cầu sau : Tính tối ưu: Giữa khâu cấp quản trị , khâu quản trị phản ánh cách phân chia chức quản trị theo chiều ngang , cấp quản trị lại thể phân chia chức quản trị theo chiều dọc thiết lập mối liên hệ hợp lý mang tính linh động cao , ln sát phục vụ mục đích đề doanh nghiệp Tính cân đối: thể cân đối quyền hành trách nhiệm , cân đối công việc đơn vị , cá nhân với Sự cân đối tạo ổn định , bền vững trình phát triển tổ chức Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức máy quản trị phải đảm bảo khả thích ứng linh hoạt với tình xảy tổ chức bên doanh nghiệp Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức máy quản trị đảm bảo tính xác thông tin xử lý hệ thống , đảm bảo phối hợp nhịp nhàng hoạt động nhiệm vụ tất phận doanh nghiệp Tính bí mật: Trong giai đoạn , khốc liệt cạnh tranh chế thị trường đòi hỏi doanh nghiệơ phải kiểm sốt chặt chẽ thơng tin mang tính chiến lược Điều u cầu gìn giữ nội dung hoạt động phận máy , chống rị rỉ cắp thơng tin đối thủ cạnh tranh ln có kình địch ln có theo dõi , bám sát thị trường Tính hiệu quả: Cấu trúc tổ chức máy quản trị phải xây dựng nguyên tắc sử dụng chi phí dạt hiệu cao ( dựa tiêu chuẩn vầ mối tương quan chi phí bỏ kết thu ) 1.5.8 Nguyên tắc tổ chức máy quản trị Nguyên tắc gắn với phương hướng , mục đích hệ thống : Phương hướng mục đích hệ thống chi phối hệ thống Nếu hệ thống mà mục tiêu , phương hướng có quy mô cỡ lớn ( khu vực , nước ) máy tổ chức quản trị phải có quy mơ tương ứng , cịn có quy mơ cỡ vừa nhỏ cấu hệ thống lên có quy mơ vừa phải , trình độ , đội ngũ người tham gia mức tương ứng Hệ thống có mục đích hoạt động khác cấu tổ chức máy quản trị khác 10