Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực nic

Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng mại Hà Nội CHƯƠNG I TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết đề tài Trong bối cảnh kinh tế hội nhập WTO, giới khu vực kinh tế biến chuyển nhanh mạnh, tác động cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ đại, công nghiệp hoá đại hoá đường phát triển tất yếu nước có kinh tế nơng nghiệp lạc hậu để tiến dần lên chế độ sản xuất công nghiệp tiên tiến đại Cùng với đổi chế tập trung quan liêu bao cấp sang chế thị trường, hàng loạt Doanh nghiệp vừa nhỏ đời Để tồn phát triển điều kiện kinh tế thị trường kinh tế hội nhập WTO, Doanh nghiệp phải phát huy tối đa tính động sáng tạo tiềm ẩn Doanh nghiệp Để tìm chỗ đứng thị trường, Doanh nghiệp bước mở rộng qui mô, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Muốn làm doanh nghiệp cần phải tổ chức máy quản trị doanh nghiệp hợp lý, phát huy hết khả thành viên tổ chức Chính thế, cơng tác xây dựng vận hành tổ chức máy quản trị doanh nghiệp quan tâm Trong kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp muốn tồn phát triển ngồi điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức máy quản trị doanh nghiệp phù hợp với quy mơ tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó điều kiện đủ định thành công doanh nghiệp thương trường Do tổ chức máy quản trị doanh nghiệp có vai trị ảnh hưởng lớn tới tồn doanh nghiệp, nên thời gian thực tập Công ty Cổ phần tư vấn nhân lực NIC em chọn đề tài: " Hoàn thiện tổ chức máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC"làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp Có thể khẳng định công tác tổ chức máy quản trị có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp Hoàn thiện tổ chức máy quản trị doanh nghiệp làm cho hiệu lao động cao hơn, lợi ích mà doanh nghiệp có lớn Đối với tình hình thực tế cơng ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC, tổ chức máy L· ThÞ Phi Khanh – Líp K5 - HQ1A Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng mại Hà Néi quản trị nhiều vấn đề tồn làm ảnh hưởng đến trình thực mục tiêu chiến lược cơng ty Do việc hồn thiện tổ chức máy quản trị doanh nghiệp yêu cầu cấp thiết công ty 1.2 Xác lập tuyên bố vấn đề đề tài Trong thời gian thực tập Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC, với vai trò người sinh viên, em nghiên cứu khái quát Cơng ty, tìm hiểu tồn cấu tổ chức máy quản trị hoạt động kinh doanh Công ty Với mong muốn vận dụng kiến thức học để tìm hiểu đề biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị Cơng ty Bên cạnh giúp đỡ tận tình Ban giám đốc, cán phịng tổ chức nhân hướng dẫn trực tiếp Cô giáo Thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Nhàn em mạnh dạn sâu nghiên cứu tìm hiểu lựa chọn đề tài "Hoàn thiện tổ chức máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC "làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp 1.3 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu sở lý luận cấu máy tổ chức, phương pháp nghiên cứu, thu thập phân tích liệu thực trạng cấu tổ chức máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC, từ đưa số đề xuất số giải pháp hoàn thiện tổ chức máy quản trị Công ty 1.4 Phạm vi nghiên cứu - Nội dung nghiên cứu: Trên sở nghiên cứu thực trạng tổ chức máy quản trị cơng ty Phát vấn đề cịn tồn đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC - Về không gian nghiên cứu: Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC Địa chỉ: 27 Lê Ngọc Hân – Quận Hai Bà Trưng – TP.Hà Nội - Về thời gian nghiên cứu: Thời gian nghiên cứu từ 11/04/2011 – 14/06/2011 Luận văn sử dụng số liệu năm từ 2008 – 2010, phân tích thực trạng định hướng giải pháp đề xuất đến năm 2015 L· ThÞ Phi Khanh Lớp K5 - HQ1A Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng mại Hà Nội 1.5 Kt cu luận văn tốt nghiệp Luận văn em gồm bốn chương chính: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài Chương 2: Tóm tắt số vấn đề lý luận tổ chức máy quản trị Doanh nghiệp Chương 3: Phương pháp nghiên cứu kết phân tích thực trạng tổ chức máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC Chương 4: Các kết luận đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC Đây đề tài khó, địi hỏi hiểu biết sâu rộng lý thuyết kinh nghiệm thực tế Vì vậy, dù cố gắng chắn chun đề em cịn nhiều thiếu sót, mong ý kiến đóng góp thầy cơ, anh chị Công ty bạn để luận văn em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn bảo tận tình Cô giáo Thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Nhàn anh chị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC giúp em hoàn thành Luận văn tốt nghiệp L· ThÞ Phi Khanh – Líp K5 - HQ1A Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng mại Hà Nội CHNG II TểM TT MT S VN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 2.1 Một số khái niệm 2.1.1 Khái niệm vai trò chức Tổ chức quản trị doanh nghiệp a Khái niệm Tổ chức Theo giáo trình Quản trị học – PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp – Đại học Kinh tế TPHCM – năm 2006 – Nhà xuất Phương Đông: Tổ chức chức quản trị liên quan đến hoạt động thành lập nên phận tổ chức, bao gồm khâu (các phận tổ chức) cấp (cấp cao, cấp trung cấp sở) tức mối quan hệ hàng dọc để đảm nhận hoạt động cần thiết, xác lập mối quan hệ nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm phận Theo Harold Koontz (“những vấn đề cốt yếu quản lý” – năm 1993): Cơng tác tổ chức việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, việc giao phó nhóm cho người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, việc tạo điều kiện cho liên kết ngang dọc cấu tổ chức Theo giảng Quản trị học – Bộ môn Nguyên lý Quản trị – Khoa quản trị Doanh nghiệp – Đại học Thương Mại: Tổ chức trình xác định công việc cần phải làm người làm cơng việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn phận cá nhân mối liên hệ phận cá nhân tiến hành công việc, nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu chung tổ chức - Tổ chức trình hai mặt: là, phân chia tổ chức thành phận; hai là, xác lập mối quan hệ quyền hạn phận - Mục đích chức tổ chức tạo nên môi trường nội thuận lợi cho cá nhân, phận phát huy lực nhiệt tình mình, đóng góp tốt vào việc hồn thành mục tiêu chung tổ chức, cụ thể là: + Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt mục tiêu + Xây dựng máy quản trị gọn nhẹ có hiệu lực L· ThÞ Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng mại Hà Nội + Xỏc nh v trớ, vai trò cá nhân tổ chức + Xây dựng nề nếp văn hóa tổ chức + Phát điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu tổ chức + Phát huy sức mạnh nguồn tài nguyên vốn có tổ chức + Tạo lực cho tổ chức thích ứng với thay đổi mơi trường - Vai trị chức tổ chức quản trị doanh nghiệp: + Tạo “nền móng” cho hoạt động tổ chức nói chung hoạt động quản trị nói riêng + Sử dụng có hiệu nguồn lực tổ chức, đặc biệt nguồn nhân lực + Tạo văn hóa tổ chức – tảng hợp tác thành viên tổ chức để nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức b Tổ chức máy quản trị Doanh nghiệp Tổ chức máy quản trị Doanh nghiệp trình dựa chức năng, nhiệm vụ xác định Doanh nghiệp để xếp lực lượng, bố trí cấu, xây dựng mơ hình giúp cho toàn hệ thống hoạt động chỉnh thể có hiệu Trong đó, máy quản trị quan điều khiển hoạt động toàn tổ chức Bộ máy quản trị doanh nghiệp bao gồm tập thể người lao động phương tiện quản trị liên kết theo số nguyên tắc định nhằm đạt mục tiêu đề Tổ chức máy quản trị doanh nghiệp bao gồm hai nội dung là: Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp Phân quyền tổ chức máy quản trị 2.1.2 Khái niệm Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp - Cấu trúc (hay cấu) tổ chức tập hợp bao gồm phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn hóa theo chức trách, nhiệm vụ quyền hạn định nhằm đảm bảo thực mục tiêu chung xác định - Cấu trúc tổ chức phân chia tổng thể tổ chức thành phận nhỏ theo tiêu thức chất lượng khác nhau, phận thực chức riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhằm thực mục tiêu chung tổ chức L· ThÞ Phi Khanh – Líp K5 - HQ1A Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng mại Hµ Néi - Vai trị Cấu trúc tổ chức: + Cho phép sử dụng hợp lý nguồn lực + Cho phép xác định rõ vị trí, vai trị đơn vị, cá nhân, mối liên hệ đơn vị cá nhân này, hình thành nhóm thức tổ chức + Phân định rõ dịng thơng tin, góp phần quan trọng việc định quản trị 2.1.3 Khái niệm Phân quyền tổ chức máy quản trị Doanh nghiệp - Phân quyền hình thức chuyển giao nhiệm vụ quyền hạn cho phận hay cá nhân có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ Trong đó: + Nhiệm vụ hiểu cơng việc hay phần việc mà thành viên tổ chức phải thực để đạt mục tiêu + Quyền hạn hiểu quyền sử dụng nguồn lực tổ chức để thực nhiệm vụ + Trách nhiệm hiểu nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ hoàn thành với yêu cầu người giao Dựa phận cấu trúc tổ chức, nhà quản trị giao việc cho thành viên Tuy nhiên, để nhân viên quyền hồn thành nhiệm vụ, nhà quản trị phải giao cho họ quyền hạn định Quyền hạn giao cho chức vụ giao cho cá nhân, chức vụ lại cá nhân cụ thể nắm giữ thời gian định, quyền hạn ln gắn liền với cá nhân 2.2 Một số lý thuyết tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Quản trị hoạt động nhằm đạt mục tiêu cách có hiệu phối hợp hoạt động người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát nguồn lực tổ chức Quản trị doanh nghiệp tổng hợp hoạt động thực nhằm đạt mục tiêu xác định thông qua nỗ lực người khác doanh nghiệp Chức quản trị hình thành cách khách quan hoạt động chủ thể quản trị Chức quản trị thể phương hướng tác động chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị Chức quản trị nhằm đạt mục tiêu rõ ràng L· ThÞ Phi Khanh Lớp K5 - HQ1A Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng mại Hà Nội quy nh mt cách khách quan Trong vận động xã hội chức quản trị khơng ngừng biến đổi Chức quản trị gồm chức sau: - Chức hoạch định - Chức tổ chức - Chức lãnh đạo - Chức kiểm tra kiểm sốt Các chức có liên quan chặt chẽ với nhà quản trị thực chúng theo trật tự để thực mục tiêu đề Trong chức tổ chức quan trọng Lý thuyết tổ chức máy quản trị nhiều nhà khoa học nghiên cứu, cụ thể sau số cách tiếp cận tổ chức máy quản trị doanh nghiệp: - Bài giảng Quản trị học – Bộ môn Nguyên lý Quản trị – Khoa quản trị Doanh nghiệp – Đại học Thương Mại – năm 2009 tiếp cận tổ chức trình hai mặt, gồm phân chia tổ chức thành phận xác lập mối quan hệ quyền hạn phận để đạt mục tiêu Trong giảng, tập thể tác giả trình bày kiến thức tổ chức, cấu trúc tổ chức, nguyên tắc tổ chức, nguyên tắc yêu cầu phân quyền tổ chức… - Giáo trình Quản trị học TS Đoàn Thị Thu Hà TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền chủ biên – Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân: trình bày kiến thức kiến thức hoạc định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát; kiến thức tổ chức máy quản trị Cũng theo giáo trình Tổ chức máy quản trị doanh nghiệp bao gồm hai nội dung là: Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp Phân quyền tổ chức máy quản trị - Giáo trình Quản trị học – PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp – Đại học Kinh tế TPHCM – năm 2006 – Nhà xuất Phương Đông tiếp cận Tổ chức chức quản trị liên quan đến hoạt động thành lập nên phận tổ chức, bao gồm khâu (các phận tổ chức) cấp (cấp cao, cấp trung cấp sở); bên cạnh lý thuyết xây dựng cấu trúc tổ chức; vấn đề thông tin quản trị; định quản trị phân chia quyền lực, ủy quyền - Cuốn Quản trị học – Nguyễn Thanh Hội – Nhà xuất Thống kê – năm 2007 trình bày tổng quan tổ chức, lịch sử phát triển lý thuyết tổ chức, môi trường làm việc, thông tin định quản trị, phối hợp phịng ban… L· ThÞ Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng mại Hà Nội 2.3 Tng quan tỡnh hỡnh khách thể nghiên cứu cơng trình năm trước Trong năm vừa qua, đề tài mẻ quan trọng doanh nghiệp Hoàn thiện tổ chức máy quản trị nhân tố định tới thành công doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với chế thị trường hội nhập khu vực quốc tế Dưới số cơng trình nghiên cứu năm vừa qua: - Lê Thị Lan Chi, (2010), “Hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH Tư Thành”, Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại: Đề tài tập trung vào tầm quan trọng việc hồn thiện cấu tổ chức cơng ty TNHH Tư Thành, tác giả đưa đề xuất chi tiết Tuy nhiên đề xuất mơ hình cấu tổ chức cho cơng ty làm cho việc quản lý phịng ban khó khăn việc bổ sung thêm phịng ban đồng nghĩa với việc tốn thêm chi phí cho cơng ty - Phạm Ngọc Thảo, (2010), “Hồn thiện tổ chức máy quản trị Công ty cổ phần dây điện phích cắm Trần Phú”, Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại: Đề tài rõ tồn nguyên nhân tồn tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Từ đưa đề xuất cụ thể, sát với đề tài nghiên cứu - Lê Anh Quang, (2010), “Hoàn thiện cấu tổ chức công ty cổ phần sản xuất kinh doanh Đức Việt”, Luận văn tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại: Đề tài dựa sở lý luận để áp dụng vào nghiên cứu cấu tổ chức công ty cổ phần sản xuất kinh doanh Đức Việt, đồng thời sở thu thập phân tích liệu, đề tài hạn chế máy quản trị công ty trình độ cán quản trị đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế Qua thực tế thực tập cơng ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC, với việc tìm hiểu cơng trình nghiên cứu năm gần đây, em thấy rõ tầm quan trọng việc xây dựng cấu tổ chức máy quản trị hợp lý phát triển cơng ty Qua q trình thực tập em nhận thấy cấu tổ chức máy quản trị cơng ty cịn nhiều tồn tại, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cơng ty Chính em định chọn đề tài làm Luận văn tốt nghiệp L· ThÞ Phi Khanh – Líp K5 - HQ1A Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng mại Hà Nội 2.4 Phõn nh ni dung nghiờn cứu đề tài 2.4.1 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu (hay cấu trúc) tổ chức tập hợp bao gồm phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hóa theo chức trách, nhiệm vụ quyền hạn định nhằm đảm bảo thực mục tiêu chung xác định Cơ cấu tổ chức phân chia tổng thể tổ chức thành phận nhỏ theo tiêu thức chất lượng khác nhau, phận thực chức riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhằm thực mục tiêu chung tổ chức 2.4.1.1 Đặc trưng cấu tổ chức doanh nghiệp - Tính tập trung Đặc trưng phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực tổ chức cho cá nhân hay phận - Tính phức tạp Đặc trưng phản ánh số lượng tập trung cấp, khâu tổ chức Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu nhiều mối quan hệ ta nói tổ chức phức tạp ngược lại, cấu tổ chức có cấp, khâu ta nói cấu tổ chức phức tạp thấp - Tính tiêu chuẩn hóa Đặc trưng phản ánh mức độ ràng buộc hoạt động, hành vi phận cá nhân thông qua sách, thủ tục, quy tắc, quy chế…Tiêu chuẩn hóa q trình phát triển thủ tục tổ chức mà theo nhân viên tổ chức hồn thành cơng việc họ theo cách thức thống thích hợp 2.4.1.2 Các nguyên tắc thiết kế cấu tổ chức doanh nghiệp - Tương thích hình thức chức Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, phận hay đơn vị cấu thành phải nhằm thực chức năng, hay xuất phát từ thực chức Và “hình thức phải sau chức năng” - Thống huy Mỗi cấu tổ chức máy quản trị xây dựng đơn vị, phận cấu thành có quyền hạn trách nhiệm định Các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với nhà quản trị mình, đảm bảo huy L· ThÞ Phi Khanh – Líp K5 - HQ1A Luận văn tốt nghiệp Đại học Thơng mại Hµ Néi mang tính thống tồn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo mâu thuẫn Thơng thường cơng ty Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thực kế hoạch kinh doanh chịu trách nhiệm trước pháp luật định - Ngun tắc chun mơn hố cân đối Nguyên tắc đòi hỏi cấu tổ chức máy quản trị phải đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ hệ thống theo yêu cầu nhóm chun mơn ngành với đội ngũ nhân lực đào tạo tương ứng có đủ quyền hạn để thực nguyên tắc Bên cạnh đảm bảo cân đối, loại bỏ chức nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp, thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng - Nguyên tắc linh hoạt thích ứng với mơi trường Theo ngun tắc cấu tổ chức máy quản trị không bảo thủ, trì trệ, quan liêu mà phải ln linh hoạt, thích ứng với thay đổi hay biến động cá yếu tố tác động Sự linh hoạt phải thể việc thiết kế phận cách phù hợp, đảm bảo cho phân hệ, phận mức độ tự sáng tạo tương ứng để họ phát huy tài tạo hiệu công việc cao - Nguyên tắc hiệu Nguyên tắc dựa vào tiêu chuẩn mối tương quan chi phí bỏ kết thu Mỗi doanh nghiệp tồn phát triển mong muốn đạt kết cao hoạt động sản xuất kinh doanh Để đạt điều việc xây dựng máy tổ chức nguyên tắc tiết kiệm chi phí yếu tố quan trọng Chi phi thấp hiệu lâu dài, sử dụng thời gian dài linh hoạt trường hợp máy tổ chức có hiệu doanh nghiệp 2.4.1.3 Một số mơ hình cấu tổ chức Doanh nghiệp a Mơ hình cấu tổ chức trực tuyến - Đặc điểm: + Đây loại cấu trúc tổ chức gần khơng có cấu trúc tổ chức cả, khơng phức tạp, tính thức, có cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên khơng nhiều + Tính tập trung tổ chức cao, thể chỗ quyền lực quản lý tập trung vào người Cơ cấu tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm kết công việc người quyền L· ThÞ Phi Khanh – Líp K5 - HQ1A