1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập WTO, trên thế giới và trong khu vực nền kinh tế đang biến chuyển rất nhanh và mạnh, dưới sự tác động của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại, công nghiệp hoá hiện đại hoá là con đường phát triển tất yếu của những nước có nền kinh tế nông nghiệp lạc hậu để tiến dần lên chế độ sản xuất công nghiệp tiên tiến và hiện đại Cùng với sự đổi mới cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường, hàng loạt các Doanh nghiệp vừa và nhỏ ra đời Để tồn tại và phát triển trong điều kiện kinh tế thị trường trong nền kinh tế hội nhập WTO, các Doanh nghiệp phải phát huy tối đa tính năng động sáng tạo tiềm ẩn trong mỗi Doanh nghiệp Để tìm được chỗ đứng trên thị trường, các Doanh nghiệp đã từng bước mở rộng qui mô, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Muốn làm được như vậy mỗi doanh nghiệp cần phải tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp hợp lý, phát huy hết khả năng của các thành viên trong tổ chức Chính vì thế, công tác xây dựng và vận hành tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp luôn được quan tâm Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường Do tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian thực tập tạiCông ty Cổ phần tư vấn nhân lực NIC em đã chọn đề tài: " Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC" làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình Có thể khẳng định rằng công tác tổ chức bộ máy quản trị có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với mọi doanh nghiệp Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp làm cho hiệu quả lao động cao hơn, lợi ích mà doanh nghiệp có được là rất lớn.Đối với tình hình thực tế của công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC, tổ chức bộ máy
2 quản trị vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu chiến lược của công ty Do đó việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là một yêu cầu cấp thiết đối với công ty hiện nay.
Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC, với vai trò là người sinh viên, em đã nghiên cứu khái quát về Công ty, tìm hiểu toàn bộ cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong hoạt động kinh doanh của Công ty Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty Bên cạnh đó được sự giúp đỡ tận tình của Ban giám đốc, cán bộ phòng tổ chức nhân sự và sự hướng dẫn trực tiếp của Cô giáo Thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Nhàn em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu tìm hiểu và lựa chọn đề tài " Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC " làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình.
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận về cơ cấu bộ máy tổ chức, các phương pháp nghiên cứu, thu thập và phân tích dữ liệu cũng như thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC, từ đó đưa ra một số đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị Công ty.
Phạm vi nghiên cứu
- Nội dung nghiên cứu: Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tổ chức bộ máy quản trị công ty Phát hiện các vấn đề còn tồn tại và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC.
- Về không gian nghiên cứu: Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC. Địa chỉ: 27 Lê Ngọc Hân – Quận Hai Bà Trưng – TP.Hà Nội
- Về thời gian nghiên cứu: Thời gian nghiên cứu từ 11/04/2011 – 14/06/2011 Luận văn sử dụng số liệu của 3 năm từ 2008 – 2010, phân tích thực trạng và định hướng các giải pháp đề xuất đến năm 2015.
Lã Thị Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A
Kết cấu luận văn tốt nghiệp
Luận văn của em gồm bốn chương chính:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài
Chương 2: Tóm tắt một số vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức bộ máy quản trị Doanh nghiệp.
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC.
Chương 4: Các kết luận và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC. Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế Vì vậy, dù đã cố gắng nhưng chắc chắn chuyên đề của em còn nhiều thiếu sót, rất mong được ý kiến đóng góp của thầy cô, các anh chị ở Công ty và các bạn để luận văn của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của Cô giáo Thạc sĩ Nguyễn ThịThanh Nhàn và các anh chị ở Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC đã giúp em hoàn thành bài Luận văn tốt nghiệp này.
26:PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN NHÂN LỰC NIC
Phương pháp nghiên cứu
3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC, để thu thập dữ liệu phục vụ cho viết luận văn, em đã sử dụng các phương pháp thu thập dữ liệu sau:
3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp a Phương pháp điều tra trắc nghiệm Để đảm bảo việc thu thập dữ liệu chính xác và khách quan, em đã lựa chọn phát phiếu điều tra cho các nhà quản trị và nhân viên công ty Tổng số phiếu phát ra là 7 phiếu, trong đó 4 phiếu dành cho nhà quản trị và 3 phiếu dành cho cán bộ nhân viên. Phiếu điều tra trắc nghiệm được làm thành 2 bản:
Bản 1 – Dành cho các nhà quản trị trong công ty.
Bản 2 – Dành cho cán bộ nhân viên trong công ty.
Bảng 3.1 Bảng danh sách đối tượng phát phiếu điều tra trắc nghiệm
HỌ VÀ TÊN CHỨC VỤ
1 Bà Lê Thị Hồng Điệp Phó Tổng Giám đốc
2 Bà Lê Thị Minh Loan Phó Tổng Giám đốc
3 Ông Nguyễn Quang Vinh Trưởng phòng Kinh doanh
4 Ông Cao Minh Sơn Trưởng phòng Kế hoạch
5 Chị Hoàng Thị Hồng Lê Nhân viên Kế toán Xuất nhập khẩu
6 Chị Nguyễn Thị Lan Nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự
7 Anh Nguyễn Văn Nghĩa Nhân viên phòng Kỹ thuật
Trong mỗi bản điều tra trắc nghiệm sẽ có 9 câu hỏi dưới dạng câu hỏi đóng (đúng/sai, hợp lý/không hợp lý, tốt/không tốt ) Mỗi người sẽ được phát một bản, trên cơ sở sự hiểu biết và tầm quan trọng của tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp đối với
Lã Thị Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A hoạt động kinh doanh và chiến lược phát triển trong tương lai của công ty, các đối tượng được phát phiếu điều tra trắc nghiệm sẽ tích vào những đáp án họ cho là đúng với thực trạng tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp của công ty.
Trên cơ sở đó em sẽ tổng hợp các bản điều tra trắc nghiệm và thu thập những thông tin cần thiết nhằm phục vụ cho quá trình nghiên cứu thực trạng tổ chức bộ máy quản trị của công ty NIC. b Phương pháp phỏng vấn Để làm rõ hơn các thông tin từ phiếu điều tra trắc nghiệm và các nội dung liên quan đến vấn đề nghiên cứu em đã phỏng vấn trực tiếp hai nhà quản trị công ty, với 5 câu hỏi, các câu hỏi làm rõ hơn về tổ chức bộ máy quản trị công ty, cũng như tìm ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty, đáp ứng nhu cầu phát triển trong tương lai.
- Bà Lê Thị Hồng Điệp – Phó Tổng Giám đốc: bà là thành viên của hội đồng quản trị cũng là nhà quản trị cấp cao trong ban giám đốc Bà là người nắm rõ tình hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty cũng như tình hình nhân sự trong công ty.
- Ông Nguyễn Quang Vinh – Trưởng phòng kinh doanh: ông Vinh là người nắm rõ tình hình kinh doanh của công ty, trên cơ sở đó sẽ đưa ra các nhận xét về sự phù hợp giữa tổ chức bộ máy quản trị công ty và tình hình kinh doanh của công ty.
3.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Đây là những dữ liệu đã có sẵn và có thể thu thập từ các nguồn sau:
- Bảng Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm qua (2008-2010)
- Mô hình cơ cấu tổ chức và bảng số liệu về tình hình lao động của công ty.
- Website của công ty và các website khác.
- Các đề tài nghiên cứu, luận văn và chuyên đề tốt nghiệp trong các năm qua.
3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu a Phương pháp thống kê
Phương pháp này được sử dụng để phân tích các số liệu thống kê được trong 3 năm
(2008 – 2010) về tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình lao động và cơ cấu tổ chức từ đó đưa ra các nhận định, kết luận về hiệu quả của hoạt động tổ chức bộ máy quản trị của Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC b Phương pháp so sánh
Dựa trên dữ liệu thứ cấp đã thu thập được, đưa ra những so sánh giữa các năm Để từ đó thấy được sự thay đổi và những ảnh hưởng của tổ chức bộ máy quản trị đến hoạt động kinh doanh của công ty. c Phương pháp phân tích tổng hợp
Từ các dữ liệu và kết quả so sánh các chỉ tiêu trong 3 năm qua, sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp để tổng hợp toàn bộ các dữ liệu thu thập được, từ đó đưa ra các kết luận và giải pháp giải quyết các vấn đề tồn tại trong tổ chức bộ máy quản trị của công ty.
Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
3.2.1 Tổng quan vê Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
- Tên công ty: Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
- Địa chỉ: 27 Lê Ngọc Hân – Quận Hai Bà Trưng – TP.Hà Nội
- Website: www.tuyendung.com.vn
- Email: nicvn@hn.vnn.vn
Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC được thành lập vào năm 2002, lấy tên công ty là “Công ty tư vấn đầu tư thương mại và dịch vụ Phương Bắc” với 4 thành viên là: Ông Thân Văn Hùng (Chủ tịch hội đồng quản trị, kiêm Giám đốc công ty), Bà Lê Thị Hồng Điệp, Lê Thị Minh Loan và Lý Thị Thanh Nga.
+ Vốn điều lệ: 5.000.000.000 (năm tỷ đồng)
+ Các mặt hàng kinh doanh: Xuất khẩu các mặt hàng xanh (chè, hồi, quế…), Kinh doanh văn phòng phẩm, Tư vấn tuyển dụng và cho thuê lao động.
Tuy nhiên đến tháng 7/2009 Công ty quyết định thay đổi giấy phép kinh doanh, qua đó đổi tên công ty thành Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC Với các thành viên: Ông Thân Văn Hùng (Chủ tịch hội đồng quản trị, kiêm Tổng Giám đốc), Bà Lê Thị Hồng Điệp, Lê Thị Minh Loan và Lý Thị Thanh Nga.
+ Vốn điều lệ: 7.000.000.000 (bảy tỷ đồng)
+ Bổ sung các mặt hàng kinh doanh: Mua bán và cho thuê ô tô, lữ hành nội địa và kinh doanh bất động sản.
Lã Thị Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A
3.2.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua và khái quát về tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC. a Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua
Từ khi đi vào hoạt động công ty đã trải qua rất nhiều khó khăn, thời gian đầu vì là một ngành nghề mới nên việc xâm nhập thị trường là rất khó, nên công ty đã phải đầu tư rất lớn để tìm kiếm các đối tác, khách hàng mới. Đến năm 2004 khi công ty đã đi vào hoạt động được 2 năm thì bắt đầu hình thành các mối quan hệ lâu dài và hoạt động kinh doanh cũng được cải thiện Nhưng phải đến năm 2005 khi công ty ký hợp đồng cung cấp lao động cho các công ty như: Canon, Unilever, Metro Thăng Long…thì công ty mới thực sự phát triển Cũng trong năm đó, công ty đã nhận được các hợp đồng xuất khẩu các mặt hàng nông sản sang Dubai. Qua bảng phân tích số liệu kết quả hoạt động kinh doanh (Bảng 3.2 trang 30) của công ty ta thấy được trong 3 năm qua từ 2008 – 2010, kết quả kinh doanh đều cho kết quả dương, thể hiện công ty có tăng trưởng đều qua các năm Vào khoảng cuối năm
2008 do tình hình kinh tế thế giới có nhiều biến động, khủng hoảng kinh tế làm cho các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, doanh thu của công ty cũng bị giảm đáng kể. Sang năm 2009 doanh thu của công ty tăng so với năm 2008 là 731,387,000 đồng, tương ứng tỉ lệ tăng 8,58% Doanh thu năm 2009 tăng lên là do tháng 7/2009 Công ty quyết định thay đổi giấy phép kinh doanh, bổ sung các mặt hàng kinh doanh như mua bán và cho thuê ô tô, lữ hành nội địa và kinh doanh bất động sản Phòng kinh doanh đã tiến hành nghiên cứu và mở rộng thêm về lĩnh vực kinh doanh lữ hành và bất động sản Do mới bước vào lĩnh vực kinh doanh này nên doanh thu tăng không đáng kể, mà vẫn chủ yếu là doanh thu từ các hoạt động kinh doanh chính của công ty Cũng trong giai đoạn khủng hoảng nên việc cắt giảm các chi phí là hết sức cần thiết, có thể thấy rõ chi phí cho hoạt động quản lý doanh nghiệp năm 2009 giảm 233,371,000 đồng (giảm 28,30%) Sang năm 2010, công ty tiếp tục tăng trưởng, nhưng cũng giống như các năm trước, tốc độ tăng khá chậm, cụ thể năm 2010 tăng 1,312,921,000 đồng so với năm
2009 với tỉ lệ tăng tương ứng 14,18% Nguyên nhân chính là do công ty vẫn phải trông chờ vào các hoạt động kinh doanh chính, các lĩnh vực kinh doanh mới vẫn chưa đem lại hiệu quả cao, Phòng kinh doanh vẫn chưa tìm được các đối tác lớn Trong khi đó,với việc mở rộng quy mô kinh doanh nhưng số lượng nhân viên Phòng kinh doanh vẫn
3 0 giữ nguyên, việc giải quyết công việc gặp nhiều khó khăn, dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao Bên cạnh đó là do các khoản doanh thu khác của công ty giảm, trong khi đó các khoản chi phí của năm 2010 lại tăng cao so với năm 2009, dẫn đến tốc độ tăng trưởng lợi nhuận của công ty bị giảm sút Từ đó có thể thấy tình hình sử dụng vốn và bố trí nhân lực của công ty vẫn chưa mang lại hiệu quả cao. b Tổng quan về tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC hoạt động kinh doanh trên 7 lĩnh vực, với 2 lĩnh vực mang lại hiệu quả cao nhất là xuất nhập khẩu các mặt hàng xanh và tư vấn – tuyển dụng nhân lực Hiện nay, ngoài Ban giám đốc bao gồm 3 nhà quản trị cấp cao, công ty có 115 nhân viên làm việc ở 7 bộ phận phòng ban: Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Tư vấn – tuyển dụng, Phòng Kế toán, Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế hoạch Kể từ khi thành lập tới nay, công ty vẫn duy trì mô hình tổ chức bộ máy quản trị công ty theo chức năng Nhân viên được chia vào các phòng ban với mục tiêu chuyên môn hóa cao trong công việc Vì công ty là công ty cổ phần có quy mô nhỏ nên mọi quyền hành trong công ty đều nằm trong tay Ban giám đốc, mà đứng đầu là Tổng Giám đốc (kiêm Chủ tịch hội đồng quản trị) Ông Thân Văn Hùng Với mô hình cấu trúc tổ chức theo chức năng, phía dưới Tổng giám đốc là 2 Phó Tổng Giám đốc, 2 Phó Tổng Giám đốc sẽ điều hành trực tiếp các phòng ban và có nhiệm vụ báo cáo lại cho Tổng Giám đốc Với quy mô công ty nhỏ, Ban giám đốc có thể kiểm soát hết các công việc trong công ty, do vậy việc phân quyền trong công ty cũng hết sức hạn chế, hầu hết mọi công việc trong công ty đều do Ban giám đốc quyết định Ban giám đốc chỉ phân quyền cho cấp dưới xử lý những công việc phù hợp với năng lực và mang tính chất rủi ro thấp Mô hình cấu trúc theo chức năng của công ty hiện nay được đánh giá là khá phù hợp với năng lực của công ty, tuy nhiên trong quá trình hoạt động vẫn còn nhiều tồn tại như là việc phân bổ nhân viên trong các phòng ban chưa thực sự hợp lý, quá trình phân quyền chưa hiệu quả…làm cho hoạt động kinh doanh của công ty không đạt được kết quả như mong muốn.
1 2 3 4 Số tiền Tỉ lệ Số tiền Tỉ lệ
Lã Thị Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2 Các khoản giảm trừ doanh thu
6 Doanh thu hoạt động tài chính
9 Chi phi quản lý doanh nghiệp
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
12 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (12+11)
13 Chi phí thuế TNDN hiện hành
14 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 1,850
Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm 2008 –
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính)
Lã Thị Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A
3.2.3 Phân tích ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
3.2.3.1 Môi trường bên trong công ty a Chiến lược kinh doanh của công ty
Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC là một công ty hoạt động đa ngành nghề cho nên việc tổ chức bộ máy quản trị phù hợp với ngành nghề kinh doanh của mình là một vấn đề hết sức cần thiết Do đó công ty xây dựng bộ máy tổ chức theo chức năng nhằm nâng cao tính chuyên môn hóa, phát huy năng lực của nhân viên trong các bộ phận chức năng, tạo ra sự linh hoạt trong xử lý công việc Từ lúc mới thành lập năm 2002, Công ty kinh doanh hai mặt hàng chính là tư vấn tuyển dụng cho thuê lao động và xuất khẩu các mặt hàng xanh (chủ yếu là chè), lúc này công ty chỉ có hơn 30 nhân viên làm việc trong các phòng ban chức năng Nhưng đến năm 2008, công ty sử dụng chiến lược kinh doanh mới, công ty bổ sung thêm các mặt hàng kinh doanh là mua bán và cho thuê ô tô; lữ hành nội địa; kinh doanh bất động sản thì lúc này số lượng nhân viên trong công ty đã tăng lên thành 128 Tuy cơ cấu tổ chức vẫn là cơ cấu tổ chức theo chức năng nhưng quy mô, số lượng nhân viên cũng như chức năng, nhiệm vụ kinh doanh trong các phòng ban đã có nhiều điều chỉnh để phù hợp với chiến lược kinh doanh mới của công ty b Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Hiện nay, Công ty cổ phần nhân lực NIC kinh doanh ở rất nhiều lĩnh vực như tư vấn và tuyển dụng lao động; xuất khẩu các mặt hàng xanh (chè, hồi, quế…); kinh doanh các mặt hàng văn phòng phẩm; mua bán và cho thuê ô tô; lữ hành nội địa; kinh doanh bất động sản Trong đó, hai lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là tư vấn và tuyển dụng lao động; xuất khẩu các mặt hàng xanh (chủ yếu là chè) Để đảm bảo khả năng xử lý công việc một cách linh hoạt và nhanh chóng mà không gây ra khó khăn trong việc sử dụng nhân lực, công ty đã xây dựng cấu trúc tổ chức theo chức năng, theo đó công ty được chia thành các phòng ban chức năng, các phòng ban chức năng có chức năng và nhiệm vụ riêng Hiện nay, công ty có tất cả 7 phòng ban chức năng: phòng Kinh doanh,phòng xuất nhập khẩu, phòng tư vấn và tuyển dụng, phòng kế toán, phòng kế hoạch,phòng kỹ thuật, phòng hành chính – nhân sự Trong 7 phòng ban đó, có 2 phòng ban nhân sự được sắp xếp đặc biệt hơn, đó là phòng tư vấn – tuyển dụng và phòng xuất nhập khẩu Đây là hai lĩnh vực kinh doanh chính của công ty, do vậy, trong 2 phòng sẽ có 2 bộ
3 4 phận kinh doanh nhỏ, 2 bộ phận kinh doanh nhỏ này có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường và liên hệ với khách hàng. c Quy mô của công ty
Tuy Công ty có tới 960 lao động nhưng chủ yếu là lao động cho thuê ngoài, chỉ có
118 nhân viên làm ở các bộ phận chức năng của công ty Quy mô công ty là quy mô nhỏ, do đó để đảm bảo bộ máy tổ chức hoạt động có hiệu quả và tốn ít chi phí, công ty đã quyết định lựa chọn cơ cấu tổ chức theo chức năng để có thể quản lý dễ dàng hơn và đảm bảo được sự hiệu quả trong công việc Với quy mô công ty như vậy, ban giám đốc có thể kiểm soát dễ dàng công việc hàng ngày, do đó việc phân quyền trong công ty gần như là rất ít Tuy nhiên trong giai đoạn năm 2009, khi công ty bổ sung thêm các loại hình kinh doanh mới là mua bán và cho thuê ô tô, lữ hành nội địa và kinh doanh bất động sản, nhưng trong khi đó tổ chức bộ máy quản trị vẫn chưa có thay đổi cần thiết, số lượng nhân viên vẫn được giữu nguyên, chuyên môn về các lĩnh vực mới còn hạn chế làm ảnh hưởng đến tiến trình kinh doanh Qua đó có thể thấy tổ chức bộ máy quản trị cần có những sự thay đổi kịp thời để phù hợp với quy mô của công ty. d Trình độ nhân sự trong công ty
Tính đến cuối năm 2010, công ty có tổng số lao động là 960 người, trong đó có hai loại hình lao động, cụ thể là nhân viên làm việc tại công ty và lao động cho thuê Lao động trong công ty được phân chia theo bảng chỉ tiêu về lao động như sau:
Bảng 3.3 Bảng chỉ tiêu về Lao động của công ty
STT Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
Nhân viên công ty 128 124 118 Đại học 28 35 40
Lã Thị Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A
Trình độ nhân sự trong công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC cũng có ảnh hưởng nhiều đến tổ chức bộ máy quản trị công ty Trình độ nhân sự trong công ty chưa đồng đều, nhân sự còn ở nhiều mức trình độ khác nhau Trong tổng số 118 nhân viên làm việc ở các phòng ban chức năng chỉ có 40 người có trình độ Đại học, 40 người có trình độ Cao đẳng, 38 người có trình độ Trung cấp Nhìn chung số lượng nhân viên có trình độ Đại học vẫn còn hạn chế, làm ảnh hưởng đến việc bố trí nhân sự trong các phòng ban. Mặt khác, nhân sự vẫn chủ yếu còn trẻ, ít kinh nghiệm, do đó công ty đã xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức theo chức năng để có thể dễ quản lý, tạo điều kiện để những người có kinh nghiệm hướng dẫn công việc cho những người ít kinh nghiệm Bên cạnh đó, với năng lực chuyên môn không đồng đều và kinh nghiệm ít nên ban lãnh đạo cũng thường hạn chế việc phân quyền, chỉ giao những công việc mang tính chất trách nhiệm thấp để tránh những rủi ro không đáng có. e Mức độ ứng dụng khoa học – công nghệ của công ty
Hiện nay trong công ty vẫn đang sử dụng các ứng dụng khoa học – công nghệ vào quản lý doanh nghiệp Ví dụ như hệ thống viễn thông, internet, các phần mềm doanh nghiệp, phần mềm kế toán, máy chấm công…với những ứng dụng đó, ban giám đốc công ty có thể kiểm soát các hoạt động trong công ty một cách đơn giản hơn, từ đó bộ máy quản trị cũng sẽ gọn nhẹ hơn, xử lý các công việc cũng linh hoạt hơn và có thể giảm được một khoản chi phí dành cho nhân lực.
3.2.3.2 Môi trường bên ngoài công ty a Môi trường kinh tế
Việt Nam đã gia nhập WTO sẽ tạo ra những cơ hội lớn cho các doanh nghiệp nói chung và công ty NIC nói riêng, tuy vậy những thách thức nó đưa ra cũng không nhỏ. Bên cạnh đó, tình hình kinh tế hiện nay có nhiều biến động, vấn đề lạm phát đã và đang gây ra nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp Do đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những sự thay đổi đúng đắn không chỉ về chiến lược kinh doanh mà còn phải chú ý đến tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp để có thể đáp ứng được những yêu cầu khách quan
Kết quả điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn về tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
cổ phần tư vấn nhân lực NIC
3.3.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm về tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC Để thu thập thông tin về tổ chức bộ máy quản trị công ty một cách tổng thể và khách quan nhất, em đã gửi đi 7 phiếu, trong đó 4 phiếu dành cho nhà quản trị và 3 phiếu dành cho cán bộ nhân viên trong công ty Sau khi thu về đầy đủ 7 phiếu, em đã tổng hợp, phân tích và đưa ra kết quả (Bảng 3.3 trang 36) như sau:
- Về Tổ chức bộ máy quản trị công ty: Từ bảng tổng hợp trên ta có thể thấy, khi được hỏi về tầm quan trọng của Tổ chức bộ máy quản trị công ty đối với hoạt động kinh doanh thì nhận được 4/4 phiếu (100%) là rất quan trọng, cả 4 nhà quản trị đều nhận thức được rằng tổ chức bộ máy quản trị công ty có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty Đây là công việc không thể thiếu đối với tất cả các doanh nghiệp nói chung Tuy nhiên, trong quá trình kinh doanh, hoạt động tổ chức bộ máy quản trị công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn dẫn đến hiệu quả vẫn chưa cao Biểu hiện rõ rệt nhất là mặc dù công ty đang hoạt động trên nhiều loại hình kinh doanh tuy nhiên hiệu quả công việc
3 8 chưa cao, doanh thu hằng năm vẫn ở mức thấp, có tăng trưởng nhưng mức độ tăng trưởng là không cao, dẫn đến việc thu nhập của cán bộ nhân viên vẫn còn chưa cao.
- Với quy mô của công ty là quy mô nhỏ nên công ty lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng nhằm đảm bảo tính chuyên môn hóa, dễ quản lý và tiết kiệm chi phí. Song chỉ có 4/7 phiếu (57%) cho là mô hình phù hợp với công ty, còn 3/7 phiếu (43%) cho rằng mô hình không phù hợp với công ty Khi được hỏi cụ thể hơn, các ý kiến bỏ phiếu mô hình không phù hợp với công ty cho rằng công ty nên xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức theo sản phẩm, vì công ty hiện nay kinh doanh nhiều loại hình sản phẩm, nên phân chia bộ phận theo các loại sản phẩm để kinh doanh hiệu quả hơn.
Bảng 3.4 Bảng kết quả tổng hợp từ 7 phiếu điều tra trắc nghiệm
STT Các tiêu chí Phương án lựa chọn Số phiếu Tỷ lệ %
1 Mức độ quan trọng của Tổ chức bộ máy quản trị Công ty Rất quan trọng 4/4 100
Sự phù hợp của Tổ chức bộ máy quản trị Công ty
3 Công ty có thường xuyên hoàn thiện Tổ chức bộ máy quản trị
4 Mức độ chuyên môn hóa của lao động Tốt 2/7 28,6
5 Môi trường làm việc và điều kiện lao động Tốt 5/7 71,4
6 Bổ sung thêm nhân sự ở các phòng ban
7 Mức độ đáp ứng công việc của nhân viên trong công ty Khá 2/4 50
8 Quá trình phân quyền trong Hợp lý 3/7 43
Lã Thị Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A công ty Không hợp lý 3/7 43
9 Mức độ phối hợp giữa các phòng ban Tốt 4/7 57
- Về vấn đề công ty có thường xuyên hoàn thiện Tổ chức bộ máy quản trị Công ty không? Thì chỉ có 2/7 phiếu (28,6%) cho rằng công ty có thường xuyên sử dụng các giải pháp hoàn thiện Tổ chức bộ máy quản trị công ty, trong khi đó có tới 5/7 phiếu (71,4%) cho rằng công ty ít khi sử dụng các giải pháp nhằm hoàn thiện Tổ chức bộ máy quản trị công ty Đây là một vấn đề hết sức quan trọng đòi hỏi nhà quản trị phải có cái nhìn đúng đắn, bởi vì môi trường kinh doanh, môi trường bên ngoài doanh nghiệp luôn vận động không ngừng, nếu công ty vẫn giữ nguyên bộ máy tổ chức như cũ thì sẽ không thể hoạt động tốt, có thể ảnh hưởng đến sự tồn tại của công ty.
- Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay đã thể hiện được mức độ chuyên môn hóa của lao động ở mức độ khá, khi có tới 5/7 phiếu (71,4%) chọn mức độ khá và chỉ có 2/7 phiếu (28,6%) chọn mức độ tốt Thực tế với việc phân chia nhân viên trong các bộ phận, phòng ban khó tránh khỏi việc nhân viên có thể phải làm trái ngành nghề đào tạo. Trong phòng Kinh doanh hiện nay vẫn còn có tới hai nhân viên tốt nghiệp chuyên ngành kế toán Trong quá trình thực hiện công việc, các trưởng phòng sẽ giao cho nhân viên những nhiệm vụ cụ thể, tuy nhiên, việc trùng lặp các công việc giữa các nhân viên hay việc nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ không phải là chuyện hiếm Trong các phòng ban khác nhân viên tốt nghiệp Cao đẳng và Trung cấp tương đối nhiều dẫn đến việc chuyên môn hóa vẫn chưa thực sự sâu sắc, hiệu quả công việc không cao.
- Về môi trường làm việc và điều kiện lao động, có 5/7 phiếu (71,4%) cho rằng môi trường làm việc và điều kiện lao động của công ty đạt mức tốt và 2/7 (28,6%) phiếu cho rằng môi trường làm việc và điều kiện lao động đạt mức khá Đây là một thuận lợi lớn đối với công ty, bởi vì môi trường làm việc và điều kiện lao động sẽ có tác động lớn đến tinh thần và hiệu quả làm việc của nhân viên Trong công ty hiện nay, môi trường làm việc khá thuận lợi, không có áp lực cao từ phía Ban giám đốc, nhân viên được công ty quan tâm rất tốt, công ty thường tổ chức các chương trình, các tour du lịch để động viên
4 0 nhân viên trong công ty Thêm vào đó là các thiết bị phục vụ cho công việc như điện thoại, máy vi tính, các phương tiện kỹ thuật, các thiết bị văn phòng khác hiện đại đã tạo cho nhân viên động lực, hăng say hơn với công việc và hiệu quả công việc cũng được đẩy cao.
- Về sự sắp xếp nhân sự trong các phòng ban hiện nay của công ty, việc bổ sung thêm nhân sự ở các phòng ban được các nhân viên đánh giá là cần thiết, khi 3/3 phiếu mong muốn công ty sẽ bổ sung thêm nhân sự vào các phòng ban để đảm bảo tiến trình công việc được nhanh chóng và kịp thời, vì số lượng công việc trong năm nay của công ty là rất nhiều do công ty kinh doanh thêm về lữ hành và bất động sản Vì đặc điểm kinh doanh nhiều loại hình sản phẩm của công ty nên trong các phòng ban vẫn có việc nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, có thể liên quan đến một hay hai, ba sản phẩm khác nhau, dẫn đến năng suất và hiệu quả công việc không cao Trong năm nay, công ty sẽ tiếp tục mở rộng quy mô hai lĩnh vực lữ hành và bất động sản, vì vậy công ty cần bổ sung thêm nhân sự, đặc biệt là những người có chuyên môn và kinh nghiệm bởi đây là ngành kinh doanh mới đối với công ty, các nhân viên cũ trong công ty không có chuyên môn sẽ không đảm đương được các công việc này.
Cũng liên quan đến vấn đề nhân viên trong công ty, khi được hỏi về mức độ đáp ứng công việc của nhân viên trong công ty, các nhà quản trị đều cho điểm ở mức khá và trung bình Cụ thể 2/4 phiếu (50%) cho rằng mức độ đáp ứng công việc của nhân viên trong công ty là khá và 2/4 phiếu (50%) cho là ở mức trung bình Nguyên nhân được cho là do nhân viên chủ yếu là nhân viên trẻ, có ít kinh nghiệm, trình độ chuyên môn chưa cao và một nguyên nhân cũng đã được nêu ở trên là do việc phải kiêm nhiệm nhiều công việc dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao.
- Về quá trình phân quyền trong công ty: có 3/7 phiếu (43%) cho rằng quá trình phân quyền trong công ty là hợp lý, 3/7 phiếu (43%) cho rằng quá trình phân quyền trong công ty là không hợp lý, có 1/7 phiếu (14%) không có ý kiến Trong quá trình tổng hợp kết quả điều tra, 3/7 phiếu cho rằng quá trình phân quyền trong công ty đã hợp lý đều là của các nhà quản trị (bao gồm hai Phó tổng giám đốc và trưởng phòng Kế hoạch), có nghĩa là các nhà quản trị cho rằng trong công ty việc phân quyền như vậy là đã hợp lý, ban giám đốc sẽ kiểm soát toàn bộ hoạt động của công ty, đưa ra những quyết sách cho các công việc
Lã Thị Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A quan trọng trong công ty Trong khi đó nhân viên lại cho rằng việc phân quyền như vậy là chưa hợp lý Ban giám đốc rất ít khi giao cho nhân viên những công việc quan trọng, mà thường giao cho nhân viên hoàn thành những công việc đã được Ban giám đốc hoạch định trước Bên cạnh đó, nhân viên cho rằng công tác phân quyền tại công ty chưa xác định rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn cho từng nhân viên, trong công ty vẫn còn tồn tại thực trạng nhân viên kiêm nhiệm, hoặc không xác định rõ công việc phải làm, dẫn đến quá trình phân quyền trong công ty chưa hiệu quả.
- Mức độ phối hợp giữa các phòng ban được đánh giá tương đối tốt, khi có 4/7 phiếu (57%) đánh giá mức độ phối hợp giữa các phòng ban là tốt và 3/7 phiếu (43%) đánh giá ở mức độ khá Trong công ty hiện nay có tất cả 7 phòng ban, mối quan hệ giữa các phòng ban là tương đối tốt, việc mâu thuẫn, cạnh tranh hay cản trở công việc giữa các phòng ban hầu như là không có Tuy vậy, vẫn còn một tồn tại trong sự phối hợp giữa các phòng ban, đó là sự chia sẻ công việc, đây cũng là một phần nguyên nhân dẫn đến việc 2 – 3 phòng ban cùng thực hiện một công việc, gây ra việc lãng phí nhân lực cho công ty. Qua việc phân tích – tổng hợp các phiếu điều tra trắc nghiệm, có thể thấy thực trạng
Tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC vẫn còn nhiều tồn tại cần sớm giải quyết để phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty hiện nay, trên cơ sở những tồn tại đó dưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện Tổ chức bộ máy quản trị công ty.
3.3.2 Kết quả phỏng vấn về tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC Để làm rõ hơn các thông tin từ phiếu điều tra trắc nghiệm và các nội dung liên quan đến vấn đề nghiên cứu em đã sử dụng phiếu phỏng vấn với 5 câu hỏi, phiếu phỏng vấn sẽ được phát cho 2 nhà quản trị là: Bà Lê Thị Hồng Điệp – Phó Tổng Giám đốc và Ông Nguyễn Quang Vinh – Trưởng phòng kinh doanh Các câu trả lời của hai nhà quản trị (đính kèm ở phần Phụ lục) là khá tương đồng Cả hai nhà quản trị đều cho rằng tổ chức bộ máy quản trị hiện nay phù hợp với quy mô cũng như hoạt động kinh doanh của công ty, tuy nhiên vẫn chưa có các biện pháp phù hợp để phát huy hết năng lực của nhân viên và hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất Hai nhà quản trị cũng nhận ra rằng việc hạn chế phân quyền sẽ không phát huy được năng lực và sự sáng tạo của cấp dưới, tuy nhiên với đội ngũ nhân viên còn khá trẻ, ít kinh nghiệm, chưa đáp ứng được tốt nhất công
Phòng Hành chính nhân sự
Kết quả phân tích các dữ liệu thứ cấp về thực trạng tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
3.4.1 Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC a Mô hình cơ cấu tổ chức công ty
Hiện nay công ty tổ chức bộ máy quản trị theo mô hình cấu trúc chức năng, thống nhất từ trên xuống, phù hợp với đặc điểm quy mô và hoạt động kinh doanh của công ty. Các bộ phận, phòng ban được chia thành các tuyến chức năng như Kinh doanh, Hành chính – Nhân sư, Kỹ thuật…Các phòng ban này được quản lý bởi các trưởng phòng Tất cả sẽ được đặt dưới sự điều hành của ban giám đốc mà điều hành cao nhất là Tổng giám đốc và hai phó tổng giám đốc chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp.
Sơ đồ 3.1 Mô hình cơ cấu tổ chức công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
Lã Thị Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A
Phòng Tư vấn tuyển dụng
Phòng Xuất nhập khẩuLuận văn tốt nghiệp Đại học Thơng mại Hà Nội Ưu điểm của mô hình này đó là đã phù hợp với đặc điểm quy mô và hoạt động kinh doanh của công ty, bên cạnh đó đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung, dễ kiểm soát và có chi phí không cao Trong quá trình xử lý công việc cũng đã thể hiện được sự chuyên môn cao, giúp công ty sử dụng tốt các cán bộ chuyên môn hơn Ngoài ra, với cấu trúc chức năng việc đào tạo và huấn luyện nhân sự cũng đơn giản hơn, các nhân viên có cùng chuyên môn làm việc cùng với nhau có điều kiện giúp đỡ nhau, người có kinh nghiệm hướng dẫn cho những người mới, từ đó phát huy được năng lực cá nhân.
Tuy vậy, mô hình này vẫn còn những hạn chế, đó là thiếu sự kết hợp giữa các phòng ban trong công ty về công việc Như đã nói ở trên, mặc dù việc các phòng ban cạnh tranh, cản trở công việc của nhau hầu như là không có, mối quan hệ giữa các phòng ban là khá tốt, tuy nhiên các phòng ban thường tập trung vào các mục tiêu của mình mà lại ít khi chia sẻ với nhau về công việc, dẫn đến việc trùng lặp công việc ở một số bộ phận mà không biết và ảnh hưởng đến mục tiêu chung của tổ chức. b Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy quản trị công ty
Là một công ty hoạt động đa ngành nghề cho nên việc tổ chức bộ máy quản trị công ty sao cho phù hợp với ngành nghề kinh doanh của mình, đòi hỏi người lãnh đạo phải thật sáng suốt khi sử dụng nhân lực cũng như sắp xếp các phòng ban phù hợp Trong công ty hiện nay có 9 phòng ban chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban này được thể hiện như sau:
- Tổng Giám đốc (kiêm Chủ tịch hội đồng quản trị): là người có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cao nhất trong công ty Là người lãnh đạo cao nhất, đính hướng hoạt động cho công ty, đưa ra các mục tiêu hoạt động cho các phòng ban và trực tiếp đưa ra những quyết định cuối cùng khi có các công việc phát sinh Tổng giám đốc sẽ điều hành trực
4 4 tiếp công việc của 2 phó tổng giám đốc, đồng thời thông qua 2 phó tổng giám đốc của mình, tổng giám đốc sẽ nắm bắt thông tin và điều hành các bộ phận chức năng trong công ty Bên cạnh đó, tổng giám đốc sẽ là người ký các giấy tờ liên quan; tiên lương, thưởng, kỷ luật nhân viên trong công ty…
- Phó tổng giám đốc: Là người có quyền hạn đứng thứ hai công ty sau tổng giám đốc, trong công ty hiện nay có 2 phó tổng giám đốc một người sẽ phụ trách các phòng ban:
Kế toán, Kinh doanh, Xuất nhập khẩu và Kế hoạch Một người sẽ chịu trách nhiệm quản lý các phòng ban: Hành chính – nhân sự, Kỹ thuật và Tư vấn tuyển dụng Bên cạnh việc cùng với Tổng giám đốc hoạch định chiến lược kinh doanh cho công ty, hai phó tổng giám đốc cũng có quyền quyết định một số hợp đồng kinh tế trong các trường hợp được quy định trong điều lệ của công ty Ngoài ra, phó tổng giám đốc còn có nhiệm vụ bao quát chung, trực tiếp đôn đốc nhân viên các phòng ban giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất và cũng là người chịu trách nhiệm trực tiếp về công việc của các phòng ban do mình quản lý.
- Phòng Kế toán: Có trách nhiệm giải quyết những vấn đề, nghiệp vụ liên quan đến kế toán như lập kế hoạch thu – chi ngân quỹ, theo dõi công nợ và thuế, quan hệ với ngân hàng, thanh toán các khoản tiền với đối tác, thanh toán lương – thưởng và các khoản khác cho người lao động, lập các báo cáo tài chính định kỳ theo quy định của công ty và pháp luật…
- Phòng kinh doanh: Được lập ra với mục đích nâng cao hiệu quả kinh doanh, có nhiệm vụ tìm kiêm các cơ hội kinh doanh mới, mở rộng thị trường, lĩnh vực hoạt động… cụ thể:
+ Tìm kiếm thị trường và khách hàng mới
+ Tìm các đối tác và nhà cung cấp
+ Marketing, chăm sóc khách hàng
+ Xây dựng các mối quan hệ Cạnh tranh – Liên kết với các doanh nghiệp khác trên thị trường
- Phòng xuất nhập khẩu: Tìm các mối khách hàng và tìm nguyên liệu đầu vào để xuất khẩu Có trách nhiệm làm các thủ tục xuất khẩu, giấy tờ hải quan, thuê đơn vị vận chuyển, mua bảo hiểm hàng hóa Trong lĩnh vực này, công ty chủ yếu xuất khẩu các mặt
Lã Thị Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A hàng xanh như chè, hồi, quế…sang các nước Trung Đông và các nước Tiểu vương quốc Ả rập thống nhất như Dubai, Abu Dhabi, Sharjah.
- Phòng kế hoạch: Vạch ra những kế hoạch phục vụ cho việc phát triển của công ty. Đưa ra lịch làm việc sao cho phù hợp với thời gian và công việc cần làm của các phòng ban Hỗ trợ ban giám đốc hoàn thành nhiệm vụ phải làm.
- Phòng hành chính nhân sự: Theo dõi số lượng lao động, ngày công, tính lương cho các nhân viên trong công ty, trực tiếp tuyển dụng và đào thải nhân viên khi cần thiết, theo dõi các chế độ cho nhân viên, quan hệ và nắm bắt những chế độ mới về Luật lao động, bảo hiểm, phúc lợi xã hội, tổ chức các cuộc giao lưu cho nhân viên Ngoài ra phòng hành chính nhân sự còn phải lấp các kế hoạch đào tạo nhân viên, quản lý hồ sơ, giấy tờ và thủ tục liên quan đến nhân sự trong công ty.
- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ bảo trì, bảo dưỡng các máy móc, thiết bị trong công ty cũng như cho khách hàng (chủ yếu là các thiết bị văn phòng, thiết bị quản lý doanh nghiệp và các máy móc văn phòng sau khi bán cho khách) Khắc phục những sự cố về mạng cũng như máy tính cá nhân cho nhân viên trong toàn công ty.
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
4.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
4.1.1 Các kết luận qua nghiên cứu
4.1.1.1 Những thành tựu đạt được trong tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
- Tổ chức bộ máy quản trị công ty được tổ chức theo mô hình chức năng, phù hợp với quy mô cũng như đặc điểm kinh doanh của công ty và đã đạt được những thành công nhất định Cụ thể, với mô hình tổ chức này công ty đảm bảo thực hiện triệt để chế độ một thủ trưởng, mệnh lệnh thống nhất từ trên xuống Từ đó nâng cao năng lực cũng như trách nhiệm cá nhân của nhà quản trị Ban lãnh đạo công ty có thể dễ dàng kiểm soát hoạt động của các phòng ban, từ đó đưa ra những phương án điều chỉnh chiến lược hoạt động, các giải pháp một cách kịp thời nhằm nắm bắt các cơ hội kinh doanh và hạn chế những rủi ro có thể gặp phải.
Lã Thị Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A
- Về tổ chức bộ máy quản trị hiện nay của công ty cơ bản đã đảm bảo các phòng ban có sự chuyên môn hóa sâu sắc hơn, thu hút các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán bộ hơn, phát huy tác dụng của người chuyên môn, từ đó giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo, đồng thời trong công tác hành chính đã giảm thiểu được những thủ tục hành chính rườm rà, công việc nhờ đó được giải quyết cũng nhanh hơn
- Với mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng, công ty giảm được sự trùng lặp về nguồn lực, giúp công ty sử dụng nhân lực có hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí về nhân lực và quản lý.
- Về môi trường làm việc và điều kiện lao động, theo kết quả điều tra có 5/7 phiếu (71,4%) cho rằng môi trường làm việc và điều kiện lao động của công ty đạt mức tốt và 2/7 (28,6%) phiếu cho rằng môi trường làm việc và điều kiện lao động đạt mức khá, điều đó chứng tỏ với tổ chức bộ máy quản trị hiện tại đã tạo được bầu không khí làm việc thoải mái và điều kiện lao động hợp lý Đây là một thành công lớn đối với công ty, bởi vì môi trường làm việc và điều kiện lao động sẽ có tác động lớn đến tinh thần và hiệu quả làm việc của nhân viên, đồng thời đảm bảo hoạt động của bộ máy quản trị ngày càng có năng suất cao hơn. Để đạt được những thành tựu nói trên, trước hết phải kể đến công ty có một đội ngũ lãnh đạo có năng lực, có chuyên môn, sáng tạo và có những quyết định đúng đắn trong hoạch định chiến lược phát triển cho công ty Trước hết là việc lựa chọn hợp lý mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng, phù hợp quy mô và năng lực của công ty Từ đó phát huy được những lợi thế của công ty, làm cho công ty ngày càng phát triển hơn Bên cạnh đó phải kể đến sự năng động, sáng tạo và hết mình vì công việc của cán bộ nhân viên trong công ty, tuy kinh nghiệm và chuyên môn còn hạn chế nhưng với sự nhiệt tình và sáng tạo đã giúp ban lãnh đạo công ty có những quyết định đúng đắn và thu về được những hợp đồng lớn Một nguyên nhân cũng quan trọng để đạt được những thành tựu trên chính là môi trường làm việc tại công ty, bầu không khí làm việc hăng say, trang thiết bị hiện đại
4.1.1.2 Những tồn tại trong tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
Qua thời gian thực tập cũng như qua quá trình điều tra trắc nghiệm, phân tích các dữ liệu thứ cấp về tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC, bên cạnh
5 0 những thành tựu đã đạt được, em nhận thấy trong tổ chức bộ máy quản trị công ty hiện nay vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại, làm trì trệ bộ máy tổ chức, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và triển khai các hoạt động kinh doanh mới của công ty Cụ thể:
- Hiệu quả hoạt động tổ chức bộ máy quản trị Công ty mang lại là chưa cao Có thể kể ra một số nguyên nhân chính dẫn đến tồn tại trên là do nền kinh tế hiện nay biến động phức tạp, tình hình lạm phát cao, chi phí và giá cả tăng cao làm cho các công ty có quy mô nhỏ nói chung và công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC nói riêng cần phải cắt giảm các khoản chi phí, trong đó có cả chi phí nhân lực và quản lý doanh nghiệp Số lượng nhân viên công ty năm 2010 giảm đi 6 người so với năm 2009, trong khi đó công ty lại mở rộng lĩnh vực kinh doanh thêm là lữ hành nội địa và kinh doanh bất động sản, dẫn đến tình trạng số lượng nhân viên trong các phòng ban chưa thực sự hợp lý, một phòng ban phải thực hiện khá nhiều công việc, làm cho hiệu quả công việc bị giảm đi Trong khi thực hiện công việc, một số công việc đôi khi chưa phân định rõ ràng thuộc phạm vi của bộ phận nào, dẫn đến sự chồng chéo và giảm tính chuyên môn hóa trong công việc Bên cạnh đó, công ty ít khi đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện Tổ chức bộ máy quản trị Công ty Từ khi thành lập cho đến nay, với quy mô và lĩnh vực kinh doanh của mình, công ty vẫn áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng Tuy nhiên, trong giai đoạn nền kinh tế mở cửa, công ty đang kinh doanh ở một số thị trường nước ngoài như các nước Trung Đông và các nước Tiểu vương quốc Ả rập thống nhất như Dubai, Abu Dhabi, Sharjah…và trong thời gian tới công ty đang muốn tìm thêm các đối tác ở các nước khác Do vậy với cơ cấu tổ chức cũ sẽ làm giảm đi sự linh hoạt, hiệu quả trong công việc và không còn phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty hiện nay là mở rộng thị trường và mở rộng quy mô kinh doanh.
- Mức độ đáp ứng công việc của nhân viên trong công ty là chưa tốt Trong tổng số
118 nhân viên ở các phòng ban, chỉ có 40 nhân viên có trình độ đại học, 40 nhân viên có trình độ cao đẳng và 38 nhân viên có trình độ trung cấp Đa số nhân viên là những người trẻ (khoảng 70% nhân viên ở độ tuổi 25 – 30), còn ít kinh nghiệm, bên cạnh đó cũng có trường hợp nhân viên làm trái ngành học dẫn đến không phát huy được năng lực và thế mạnh của nhân viên Một phần nguyên nhân nữa là do quỹ lương của công ty còn hạn chế, việc tuyển dụng nguồn nhân lực có chất lượng đòi hỏi công ty phải bỏ ra một khoản chi phí lớn, vượt quá khả năng của công ty Vì vậy, trong một số phòng ban không đòi
Lã Thị Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A hỏi chuyên môn cao thì công ty phải sử dụng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng hoặc trung cấp Ví dụ như phòng kỹ thuật và phòng xuất nhập khẩu, tỷ lệ nhân viên có trình độ cao đẳng và trung cấp rất cao.
- Quá trình phân quyền trong công ty chưa thực sự hợp lý Cũng giống đa số các công ty cổ phần khác, mọi quyền hành đều nằm trong tay ban giám đốc, mà đứng đầu là tổng giám đốc Mọi chiến lược kinh doanh, các công việc trong công ty đều phải được ban giám đốc xem xét và phê duyệt Cấp dưới bị giới hạn về quyền hạn hoạt động, không phát huy được khả năng tự chủ, hạn chế khả năng quyết định của nhân viên Nhân viên làm việc theo sự phân công của cấp trên, không tự đặt mục tiêu làm việc cho bản thân, do đó không phát huy được năng lực và sự sáng tạo mà ngược lại còn tạo ra cho nhân viên sự lệ thuộc và ỷ lại đối với cấp trên
- Viêc sử dụng các hình thức khen thưởng và kỷ luật vẫn chưa hiệu quả Trong các nội dung về kỷ luật, nội dung chủ yếu là sử dụng thời gian lao động Nhìn chung hiện tượng đi muộn về sớm vẫn còn phổ biến, Công ty duy trì chế độ làm việc 8h/ ngày và 48h/ tuần song thực tế việc thực hiện chưa được đúng đắn, nguyên nhân chủ yếu xất phát từ bộ máy tổ chức quản lí cả Công ty chưa được hợp lí, chưa hình thành các kỷ luật lao động và nội quy lao động, trong giờ làm việc nhân viên vẫn giải quyết các công việc riêng đây cũng là những biểu hiện của sự lãng phí thời gian dẫn đến tỷ trọng thời gian làm việc chưa cao và hiệu quả công việc thấp.
4.1.2 Các phát hiện qua nghiên cứu tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
- Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay đã thể hiện được mức độ chuyên môn hóa của lao động ở mức độ khá, một số nhân viên vẫn còn phải làm việc trái ngành đào tạo, việc giải quyết công việc thường mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến tiến trình công việc Bên cạnh đó, trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm của nhân viên còn hạn chế dẫn đến việc chưa đáp ứng tốt công việc được giao.
- Việc bố trí sắp xếp nhân sự trong các phòng ban chưa hợp lý, tình trạng nhân viên làm việc trái nghề và thiếu hụt nhân sự ở một số phòng ban vẫn còn diễn ra Tại các phòng Kinh doanh và Xuất nhập khẩu, nhân viên vẫn còn phải kiêm nhiệm nhiều công việc dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao.
- Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của nhân viên còn hạn chế, nguyên nhân là do trong quá trình làm việc nhân viên không thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn.
- Công ty ít sử dụng các biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị Trong 3 năm trở lại đây, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và tình hình nhân sự trong công ty không có gì thay đổi nhiều, dẫn đến thiếu sự linh hoạt và khó bắt nhịp được với sự biến động liên tục của nền kinh tế thị trường.
Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
4.2.1 Dự báo triển vọng trong hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC a Về phương hướng phát triển trong 5 năm tới (2011 – 2015)
- Nâng cao tốc độ tăng trưởng trong các năm tiếp theo.
- Tiếp tục đầu tư cho các lĩnh vực kinh doanh công ty đang thực hiện như cho thuê, mua bán ô tô, lữ hành nội địa và kinh doanh bất động sản.
- Mở rộng thị trường xuất khẩu chè ra các nước Đông Nam Á (Thái Lan, Indonesia) và một số nước Châu Âu (Hà Lan và Mỹ). b Về mục tiêu phát triển trong 5 năm tới (2011 – 2015)
- Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản trị trong hoạt động kinh doanh của công ty Cụ thể, nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí cần thiết, đảm bao doanh thu và lợi nhuận tăng cao trong các năm.
Bảng 4.1 Mục tiêu doanh thu – lợi nhuận của công ty trong 5 năm tới
Lã Thị Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính)
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty, nhằm đảm bảo sự gọn nhẹ, linh hoạt, dễ kiểm soát và tiết kiệm Nâng cao mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các phòng ban và nhân viên với nhau nhằm tạo thành một khối thống nhất, đoàn kết.
- Nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên, tổ chức các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, hướng dẫn nhân viên làm việc một cách khoa học nhằm đạt hiệu quả cao mà tốn ít thời gian.
4.2.2 Quan điểm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị phải gắn liền với chiến lược kinh doanh và nhiệm vụ kinh doanh của công ty Phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu như phù hợp quy mô và năng lực của công ty, đảm bảo sự gọn nhẹ, linh hoạt, dễ kiểm soát và tiết kiệm.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị phải tạo ra mối liên hệ chặt chẽ giữa các phòng ban, nâng cao hơn nữa sự đoàn kết, hợp tác trong công việc giữa các nhân viên và phòng ban.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị hướng đến việc tạo ra một đội ngũ nhà quản trị và nhân viên chất lượng cao Tổ chức các chương trình gặp mặt, chương trình đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, hướng dẫn nhân viên làm việc với năng suất cao nhất.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị cần chú ý đến việc đổi mới và rộng rãi trong vấn đề phân quyền cho cấp dưới nhằm phát huy năng lực và sự sáng tạo của nhân viên Phân dịnh rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên trong công ty Đồng thời tránh tình trạng nhân viên chịu đồng thời hai cấp quản lý dẫn đến sự chồng chéo trong thực hiện mệnh lệnh.
- Phát huy môi trường làm việc và điều kiện lao động tốt như công ty đang thực hiện.Bên cạnh đó, cần áp dụng chặt chẽ hơn các hình thức khen thưởng và kỉ luật lao động nhằm tạo ra động lực để nhân viên làm việc có hiệu quả hơn.
Các giải pháp đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
4.3.1 Một số giải pháp dề xuất với công ty
4.3.1.1 Nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
Với mô hình cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay được đánh giá là phù hợp với quy mô, năng lực và hoạt động kinh doanh của công ty Do đó, trong những năm tới công ty vẫn tiếp tục áp dụng mô hình cấu trúc tô chức theo chức năng như hiện nay Việc bổ sung phòng ban là không cần thiết, tuy nhiên cần có sự sắp xếp lại về tổ chức của một số phòng ban và điều chỉnh nhân sự trong công ty a Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự trong công ty
Hiện nay, trong đã có một phòng ban riêng phụ trách vấn đề nhân sự, tuy nhiên công tác về nhân sự chưa thực sự được chú ý coi trọng Vì vậy, trong thời gian tới công ty cần chú ý nhiều hơn đến các hoạt động quản trị nhân sự Cụ thể:
* Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự trong công ty
Một thuận lợi lớn của công ty so với các công ty khác đó là bản thân công ty là một công ty tư vấn tuyển dụng nhân lực Tuy nhiên, đội ngũ nhân viên của công ty vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của công việc, điều này được giải thích bởi hai nguyên nhân chính: thứ nhất, với quy mô và kết quả kinh doanh của công ty hiện nay, việc đầu tư để có được một đội ngũ nhân viên chất lượng cao mà chi phí thấp là hết sức khó khăn, và với quỹ tiền lương của công ty rất ít những người có chuyên môn cao đồng ý làm việc tại công ty Thứ hai, một nguyên nhân quan trọng đó là việc tuyển dụng nhân sự của công ty vẫn còn mang hình thức giới thiệu từ những người thân quen là chủ yếu, đó là người thân quen của Ban giám đốc, nhân viên công ty và các đối tác lâu năm của công ty Với hình thức tuyển dụng này gây ra sự trì trệ trong vấn đề chuyên môn hóa công việc và tình trạng bố trí cán bộ không phù hợp với chuyên môn là tất yếu Vì thế trong thời gian tới công ty nên sử dụng các hình thức tuyển dụng khác có chất lượng hơn Như vậy mới tuyển được những người có năng lực thực sự và phù hợp với công việc góp phần nâng
Lã Thị Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A cao hiệu quả quản lý và hiệu quả kinh doanh, loại bỏ được tình trạng làm trái ngành nghề trong công ty, nâng cao hứng thú trong công việc và giảm chi phí đào tạo cán bộ, công nhân viên trong công ty Song song với việc tuyển dụng, công ty cũng cần cắt giảm các khoản chi phí cần thiết để mở rộng quỹ tiền lương, nhằm thu hút nguồn nhân sự có chất lượng cao.
* Nâng cao hiệu quả công tác đào tạo và phát triển nhân sự
Trong công ty hiện còn rất nhiều cán bộ có trình độ chuyên môn còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu công việc họ đang làm và họ cũng mong muốn được cử đi đào tạo để có đủ kiến thức chuyên môn thực hiện công việc Cụ thể, trong công ty hiện nay có 118 cán bộ nhân viên, trong đó chỉ có 40 nhân viên tốt nghiệp Đại học, 40 nhân viên tốt nghiệp Cao đẳng và 38 nhân viên tốt nghiệp Trung cấp Với trình độ chuyên môn của nhân viên như hiện nay của công ty, việc đáp ứng tốt yêu cầu của công việc là rất khó khăn Vì thế trong thời gian tới nhằm đáp ứng yêu cầu của công việc và nguyện vọng của nhân viên, công ty nên cử những người không đúng chuyên môn tham gia các loại hình đào tạo cần thiết Công tác đào tạo sẽ giúp họ nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, giúp công ty có một đội ngũ cán bộ đầy đủ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm hoàn thành công việc với năng suất cao Về đào tạo Công ty có thể tiến hành theo các hình thức sau:
- Đào tạo tại chỗ: Công ty có thể mở các lớp nghiệp vụ về nghiên cứu thị trường, kinh doanh nhằm mở rộng sự hiểu biết trên nhiều lĩnh vực cho cán bộ Thường xuyên mở các cuộc hội thảo mời các chuyên gia về các lĩnh vực này về trao đổi nói chuyện với cán bộ công nhân viên Ngoài ra để học hỏi thêm kinh nghiệm cho cán bộ quản lí, Công ty có thể sử dụng phương pháp kèm cặp để tạo ra nguồn cán bộ kế cận.
- Đào tạo ngoài Công ty: Đối với cán bộ còn trẻ tuổi, có thể gửi đi đào tạo, học tập nghiên cứu ở trình độ cao tại các trường trong nước và nước ngoài Hoặc khuyến khích họ tự học tự đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và những kiến thức phục vụ cho công tác quản lí Đây là việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ Công ty.
Ngoài ra, trong quá trình công tác, công ty cần cử những người có kinh nghiệm hướng dẫn công việc cho những người còn non kinh nghiệm để họ có thêm kinh nghiệm trong công việc.
5 6 b Tăng cường sự tham gia của toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty vào việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty
Một thực trạng dễ thấy là ở trong công ty nhiều khi nhân viên rất ít khi tham gia đóng góp ý kiến của mình bởi nhiều nguyên nhân như họ cho rằng ý kiến của mình không có tác dụng hay làm mất lòng người lãnh đạo Đây là một điều tưởng chừng như đơn giản nhưng lại có ý nghĩa to lớn bởi chính những người làm việc họ mới nhận ra những bất hợp lý trong công tác tổ chức mà người lãnh đạo chưa thể hoặc không thể nhìn thấy hết được Do vậy, ban lãnh đạo cần có những biện pháp nhằm khai thác được những ý kiến đóng góp của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty vào công tác xây dựng bộ máy quản trị công ty Tuy nhiên công việc này không đơn giản, để khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, các nhà quản trị cần:
- Chú ý quan tâm, lắng nghe những phản ứng của nhân viên trong quá trình làm việc thông qua dư luận hoặc những cuộc nói chuyện, mặt khác cần làm cho họ hiểu rõ và nhận thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua chưa được tốt, đòi hỏi phải có sự thay đổi và rất cần các ý kiến dóng góp của họ.
- Thường xuyên tổ chức lấy ý kiến đóng góp của cán bộ công nhân viên trong công ty thông qua các cuộc họp, hội thảo, hội nghị Ngoài ra, công ty có thể sử dụng các hòm thư bỏ phiếu kín, các tổ điều tra trong toàn công ty Biện pháp này sẽ làm giảm sự chống đối của cán bộ công nhân viên trong công ty, giảm những căng thẳng bất đồng, góp phần xây dựng bầu không khí văn hoá cởi mở trong công ty.
- Cần có những chính sách cụ thể và kịp thời động viên và khuyến khích những ý kiến đóng góp thông qua hình thức vật chất và tinh thần Tặng thưởng cho những ý kiến thiết thực, cho nghỉ phép hoặc giảm thời gian làm việc của những cá nhân có đóng góp với tổ chức. c Áp dụng các hình thức khen thưởng và kỷ luật trong công việc
* Các hình thức khen thưởng: Ngoài việc trả lương cứng theo tháng, để nâng cao hiệu quả công ty còn phải tăng cường áp dụng các hình thức khen thưởng như tạo động lực về vật chất và tinh thần cho cán bộ và công nhân viên Cụ thể:
- Tạo động lực vật chất: Trong công ty hiện nay, hầu hết số cán bộ, công nhân viên chức trong công ty đều cho rằng thu nhập thấp là khó khăn lớn nhất trong công việc hiên nay và thu nhập đã ảnh hưởng đến tinh thần, thái độ của họ, do đó nâng cao thu nhập cho
Lã Thị Phi Khanh – Lớp K5 - HQ1A người lao động, các khoản trích theo lương, các khoản thưởng là các biện pháp tạo động lực chủ yếu Thu nhập bình quân của nhân viên trong công ty là 3,5 triệu đồng/tháng/người, trong hoàn cảnh nền kinh tế nhiều biến động, lạm phát và giá cả tăng cao thì thu nhập như vậy rất khó để công ty thu hút những người có chuyên môn cao.