CHƯƠNG I TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VẤN Trường đại học Thương Mại GVHD PGS TS Nguyễn Thị Bích Loan “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nộ[.]
Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan “Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội” SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 Chuyên đề tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH PHỤ LIỆU NGHÀNH MAY HÀ NỘI 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu vấn đề Đối với tổ chức nói chung với doanh nghiệp cụ thể nói riêng, để thực mục tiêu chung toàn doanh nghiệp, đảm bảo kinh doanh hiệu quả, yếu tố quan trọng làm để xây dựng, thiết kế máy cấu tổ chức thật gọn nhẹ linh hoạt đảm bảo tính khoa học hợp lý, mang lại hiệu hoạt động kinh tế cao phù hợp với điều kiện đặc trưng doanh nghiệp Sở dĩ doanh nghiệp từ thành lập giai đoạn phát triển cấu tổ chức quản trị ln đóng vai trị, ý nghĩa quan trọng hoạt động Cơng ty, góp phần vào phát triển chung doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức tiến hành sở khoa học thực tiễn, có hiệu giúp sử dụng triệt để nguồn lực, nguồn nhân lực sở vật chất kỹ thuật Việc phân công lao động khoa học hợp lý, xác định tầm hạn quản trị phù hợp tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tốt lực sở trường họ, từ nâng cao suất chất lượng hiệu cơng việc Vì cấu tổ chức tạo phù hợp móng vững cho hoạt động kinh doanh nói chung hoạt động quản trị nói riêng, cơng tác cấu tổ chức không tốt, cấu tổ chức tạo khơng hợp lý gây nhiều khó khăn phức tạp cho công tác quản trị, làm cho cơng tác khác trở nên khó khăn Mặt khác, môi trường biến đổi không ngừng trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, tạo hội nguy bất ngờ, công tác tổ chức tốt giúp cho doanh nghiệp thích nghi với mơi trường nắm bắt hội, tận dụng thời cơ, giảm bớt ảnh hưởng khơng tốt tới doanh nghiệp Bên cạnh đó, thành tựu khoa học kỹ thuật làm cho sản xuất ngày phát triển, địi hỏi q trình tập trung chun mơn hóa, phối hợp nhịp nhàng phận, cá nhân tất cá khâu trình sản xuất kinh doanh, để đáp ứng điều yêu cầu đặt phải xây dựng cấu tổ chức khoa học, hợp lý phù hợp với đặc trưng doanh nghiệp Trong q trình thực tập tổng hợp Cơng ty cổ phần sản xuất kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội với kết điều tra sơ em nhận thấy Cơng ty cịn SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 Chuyên đề tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan số hạn chế bất cập cấu tổ chức Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội Cơng ty tư nhân, có quy mô sản xuất nhỏ, chuyên sản xuất kinh doanh sản phẩm quần áo thời trang từ len sợi, mặt hàng dày, dép, máy móc cơng nghệ phục vụ cho việc sản xuất len sợi, sản phẩm Cơng ty khơng có mặt thị trường nước mà xuất sang thị trường nước thị trường Đức, Tiệp, Ba Lan…Do nhu cầu thị trường biến động với môi trường cạnh tranh ngày gay gắt hướng mở rộng phát triển Công ty tương lai, với quy mô cấu tổ chức khơng cịn hợp lý mà biểu rõ phân công công việc, tải cơng việc phịng ban… 1.2 Xác lập tuyên bố đề tài Sau tìm hiểu phân tích vấn đề hai phương diện sở khoa học kết hợp với sở thực tiễn, nhận thức vai trị ý nghĩa cơng tác xây dựng cấu tổ chức tổ chức nói chung Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội nói riêng, em nhận thấy vấn đề cấu tổ chức vấn đề cấp thiết cần giải Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội em lựa chọn đề tài chuyên đề “Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội” 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu, phân tích thực trạng đưa đánh giá kết luận cấu tổ chức quản trị Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội sở thu thập phân tích sở liệu Từ thực trạng đề xuất số giải pháp hồn thiện cấu tổ chức quản trị Công ty thời gian tới 1.4 Phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu cấu tổ chức Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội - Phạm vi thời gian: Nghiên cứu cấu tổ chức máy Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội thời gian năm gần (2007 – 2009) - Phạm vi không gian: Nghiên cứu vấn đề hoàn thiện cấu tổ chức quản trị Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội Địa chỉ: Xí nghiệp I cơng ty X26–Bộ quốc phịng–Ngọc Thụy–Long Biên–Hà Nội SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 Chuyên đề tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan - Phạm vi nội dung: Các giải pháp đưa nhằm hoàn thiện cấu tổ chức, áp dụng Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội từ năm 2010 đến hết năm 2012 1.5 Một số khái niệm phân định nội dung cấu tổ chức máy quản trị công ty 1.5.1 Một số khái niệm định nghĩa 1.5.1.1 Chức tổ chức Như biết quản trị bao gồm bốn chức hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm sốt Trong đó, tổ chức q trình xác định công việc cần phải làm người làm cơng việc đó, xác định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn phận cá nhân mối liên hệ cá nhân tiến hành công việc, nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu tổ chức Như vây tổ chức trình hai mặt: là, phân chia tổ chức thành phận; hai là, xác lập mối quan hệ quyền hạn phận Mục đích tổ chức tạo nên môi trường nội thuận lợi cho cá nhân, phận phát huy lực nhiệt tình mình, đóng góp tốt vào việc hồn thành mục tiêu chung tổ chức, cụ thể là: Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt mục tiêu Xây dựng máy quản trị gọn nhẹ có hiệu lực Xác định vị trí, vai trị cá nhân tổ chức Phát huy sức mạnh nguồn tài nguyên vốn có tổ chức Tạo lực cho tổ chức thích ứng với thay đổi môi trường 1.5.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức tập hợp bao gồm phận (đơn vị nhân) khác nhau, có mối liên hệ phụ thuộc nhau, chun mơn hóa theo chức trách, nhiệm vụ quyền hạn định nhằm đảm bảo thực mục tiêu chung xác định Như vậy: Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý nguồn lực Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò đơn vị, cá nhân, mối liên hệ đơn vị cá nhân này, hình thành nhóm thức tổ chức Cơ cấu tổ chức xác định rõ dịng thơng tin, góp phần quan trọng việc định quản trị 1.5.2 Một số mơ hình cấu tổ chức 1.5.2.1 Cơ cấu tổ chức đơn giản - Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức đơn giản loại cấu tổ chức gần khơng có cấu trúc tổ chức cả, khơng phức tạp, tính thức, tính tập trung tổ chức cao thể thể chỗ quyền lực quản lý tập trung vào người, người có tầm hạn quản trị rộng Khơng có cấp quản trị trung gian với đầu mối quản lý, số lượng nhân viên không nhiều SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 Chuyên đề tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan Sơ đồ 1.1 Mơ hình cấu tổ chức đơn giản Tổng Giám Đốc Giám đốc tuyến A1 A2 Giám đốc tuyến B1 A3 B2 B3 - Ưu điểm: Ưu điểm mơ hình nhanh chóng, linh hoạt gọn nhẹ chi phí quản lý thấp Việc kiểm soát điều chỉnh hoạt động, phận bên doanh nghiệp dễ dàng, tối thiểu đến mức thấp tình trạng quan liêu giấy tờ - Nhược điểm: Nhược điểm mơ hình áp dụng doanh nghiệp nhỏ Tuy nhiên doanh nghiệp phát triển, tổ chức lớn lên quy mơ, mơ hình tổ chức đơn giản khơng cịn phù hợp Sự tập trung quản lý gây tình trạng tải máy quản lý, doanh nghiệp khơng hoạt động Ngồi mơ hình cịn mang tính mạo hiểm cao, có biến cố bất ngờ xảy khiến nhà quản trị tiếp tục làm việc (như tai nạn) doanh nghiệp rơi vào tình trạng khủng hoảng 1.5.2.2 Cơ cấu tổ chức chức - Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức chức loại hình cấu trúc tương đối cổ điển, hướng nội, mà đặc điểm phân chia doanh nghiệp thành tuyến chức Mỗi tuyến đơn vị phận đảm nhận hay số chức năng, nhiệm vụ giống tương đồng Mỗi phận đặt quản lý giám đốc hay trưởng phòng chức SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 Chuyên đề tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan Sơ đồ 1.2 Mơ hình cấu tổ chức chức Tổng Giám Đốc Giám đốc chức A Giám đốc chức B Giám đốc chức C - Ưu điểm: Thúc đẩy chun mơn hóa kỹ năng, tạo điều kiện để cá nhân phát huy đầy đủ lực, sở trường mình, đồng thời có điều kiện để tích lũy kiến thức kinh, nghiệm cho thân Đơn giản hóa việc đào tạo huấn luyện nhân Giảm bớt trùng lặp vấn đề phối hợp nội lĩnh vực chuyên mơn, thúc đẩy giải pháp mang tính chun mơn có chất lượng cao Với cấu trúc này, cơng việc doanh nghiệp dễ dàng giải thích phần lớn nhân viên hiểu vai trò đơn vị hay phận doanh nghiệp - Nhược điểm: Cơng việc cá nhân nhóm trở nên nhàm chán, tẻ nhạt thúc đẩy công việc theo chuyên môn hẹp Mặt khác môi trường kinh doanh thay đổi nhân viên khó có khả thích ứng kịp Mỗi đơn vị chức chăm theo đuối mục tiêu chức mà lãng quên mục tiêu chung doanh nghiệp, gây mâu thuẫn đơn vị chức Sự hợp tác lỏng lẻo gữa phận chức làm cho tính hệ thống doanh nghiệp bị suy giảm Khi tính bao qt, phối hợp doanh nghiệp bị nhiều hạn chế, doanh nghiệp phải đối phó với thay đổi mơi trường kinh doanh bên doanh nghiệp Về mặt đào tạo nhà quản trị tương lai, mơ hình khơng tạo điều kiện thuận lợi để chuẩn bị cho nhà quản trị có nhãn quan tổng hợp tồn tổ chức Như cấu tổ chức chức phát huy tác dụng mơi trường kinh doanh doanh nghiệp tương đối ổn định với cấu sản phẩm hoạt động kinh doanh địi hỏi chun mơn hóa sử dụng trang thiết bị chuyên SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 Chuyên đề tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan dùng cơng nghệ cao Ngược lại bộc lộ nhược điểm khơng phát huy tác dụng tích cực, nói cách khác môi trường kinh doanh không ổn định kinh doanh đa dạng hóa sản phẩm cấu trúc bộc lộ tính linh hoạt chí cứng nhắc, hiệu 1.5.2.3 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm - Đặc điểm: Đây cấu trúc tiêu biểu cho loại hình cấu trúc tổ chức đại, hướng ngoại với đặc điểm chia doanh nghiệp thành nhánh nhánh đảm nhận kinh doanh theo ngành hàng hay mặt hàng định Thực chất tạo xí nghiệp doanh nghiệp, đơn vị xí nghiệp hoạt động tương đối độc lập Mỗi đơn vị xí nghiệp giám đốc quản lý Sơ đồ 1.3 Mơ hình cấu tổ chức theo sản phẩm Tổng Giám Đốc Giám đốc sản phẩm A Giám đốc sản phẩm B Giám đốc sản phẩm C - Ưu điểm: Hướng ý nỗ lực vào tuyến sản phẩm, rèn luyện kỹ tổng hợp cho nhà quản trị Đảm bảo phối kết hợp liên kết chặt chẽ phận, nhóm doanh nghiệp Tạo bao quát chung toàn hoạt động kinh doanh, kết hợp mục tiêu chung doanh nghiệp với mục tiêu phận Mặt khác cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh dễ dàng đổi thích nghi với thay đổi thị trường Cơ cấu tổ chức tạo điều kiện cho giám đốc phận linh hoạt xử lý tình kinh doanh phản ứng nhanh chóng gặp khó khăn q trình thực mục tiêu kinh doanh phụ trách SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 Chuyên đề tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan - Nhược điểm: Nhiều hoạt động hay cơng việc bị trùng lặp phận khác nhau, dẫn tới chi phí giá thành tăng Địi hỏi nhiều nhà quản trị tổng hợp, lãng phí lớn phải dùng đến chuyên gia hay phương tiện kỹ thuật cao Có thể gặp nhiều khó khăn công tác quản trị nhân không cung cấp chung cho cá nhân có đào tạo chuyên sâu kinh nghiệm tốt để giải vấn đề Không phát huy hết lực sở trường nhân viên Cơ cấu tổ chức làm hạn chế khả cạnh tranh chất lượng sản phẩm dịch vụ so sánh với đối thủ có cấu theo chức Nói cách khác, cấu tổ chức làm suy giảm vị công nghệ kỹ thuật – yếu tố định hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Trên sở ưu điểm nhược điểm vừa nêu cấu tổ chức kiểu ngành hàng, mặt hàng kinh doanh phát huy tác dụng tích cực mơi trường hoạt động kinh doanh có nhiều biến động, có nhiều yếu tố nhấn mạnh đến khía cạnh kinh doanh việc đảm bảo yêu cầu kỹ thuật cao, doanh nghiệp theo đuổi chiến lược kinh doanh đa dạng hóa sản phẩm 1.5.2.4 Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý - Đặc điểm: Cấu trúc chia doanh nghiệp thành nhánh mà nhánh đảm nhận thực hoạt động kinh doanh doanh nghiệp theo khu vực địa lý, đứng đầu nhánh giám đốc khu vực Cấu trúc tổ chức theo khu vực chế hữu hiệu để tập trung đơn vị khác cơng ty có sản phẩm dịch vụ quan hệ với Sơ đồ 1.4 Mơ hình cấu tổ chức theo khu vực địa lý Tổng giám đốc Giám đốc khu vực Giám đốc khu vực Giám đốc khu vực - Ưu điểm: Về giống cấu tổ chức theo sản phẩm, cấu tổ chức theo khu vực địa lý tương đối linh hoạt, dễ thống mục tiêu phận với mục SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 Chuyên đề tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan tiêu chung doanh nghiệp Ngoài cấu tổ chức theo khu vực địa lý cịn có ưu điểm riêng sau: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải điều hành trực tiếp cấp quản trị cao nhất, giúp cho cấp có thêm điều kiện để đầu tư cho hoạt động chiến lược, nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm Giúp tiết kiệm chi phí lại cho nhân viên, đặc biệt nhân viên bán hàng Tận dụng điều kiện thuận lợi môi trường địa lý tự nhiên tạo ra, việc tạo yếu tố đầu vào với chi phí thấp rủi ro Giúp giảm thiểu thách thức môi trường văn hóa – xã đặt cho doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý giúp cho doanh nghiệp gây thiện cảm với quyền địa phương - Nhược điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý đòi hỏi nhiều nhà quản trị tổng hợp, phân tán nguồn lực doanh nghiệp khu vực khác Dấn đến việc khó kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Mặt khác, cấu tổ chức theo khu vực địa lý dẫn đến việc công việc bị trùng lặp khu vực khác gây tượng lãng phí nguồn lực, đặc biệt nguồn nhân lực 1.5.2.5 Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng - Đặc điểm: Trên thực tế, khách hàng (có thể cá nhân, tổ chức doanh nghiệp, tổ chức xã hội phủ) có nhu cầu khác nhau, đòi hỏi sản phẩm dịch vụ khác nhau, biện pháp bán hàng cung ứng sản phẩm khác Cơ cấu tổ chức theo khách hàng cho phép đáp ứng tất nhu cầu địi hỏi Đặc điểm cấu tổ chức theo ngành hàng chia doanh nghiệp thành nhánh mà phận (hay đơn vị) đảm nhận toàn hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ đối tượng khách hàng SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 Chuyên đề tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan Sơ đồ 1.5 Mơ hình cấu tổ chức theo khách hàng Tổng giám đốc Giám đốc khách hàng loại Giám đốc khách hàng loại Giám đốc khách hàng loại - Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo kiểu khách hàng cho phép toàn hoạt động doanh nghiệp hướng vào mục tiêu cuối khách hàng, tạo hiểu biết phục vụ khách hàng tốt Nó địi hỏi nhà quản trị phải hoàn toàn chịu trách nhiệm sản phẩm dịch vụ, giúp rèn luyện kỹ tổng hợp cho nhà quản trị - Nhược điểm: Cơ cấu tổ chức tạo nhiều trùng lặp hoạt động, chức sử dụng nguồn lực Ví dụ việc nghiên cứu thị trường nhiều phận tiến hành (đối với loại sản phẩm dịch vụ) gây lãng phí, tốn làm giảm hiệu Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp, khó kiểm sốt dễ xảy tượng cạnh tranh nội nguồn lực 1.5.2.6 Cơ cấu tổ chức ma trận - Đặc điểm: Cấu trúc ma trận tạo kết hợp hai cấu tổ chức khác nhau, cấu theo chức theo mặt hàng theo chức theo cấu khách hàng hay theo khu vực lãnh thổ Việc tạo cấu trúc ma trận nhằm phát huy ưu điểm loại hình cấu trúc trình bày hạn chế tối đa nhược điểm cấu trúc SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 10 Chuyên đề tốt nghiệp