THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH
Tổng quan về Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Kim Khí: .6 1 Quá trình hình thành và phát triển
1 Quá trình hình thành và phát triển:
Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Kim khí được thành lập theo quyết định số 71/2000/QĐ - BCN ngày 18 tháng 12 năm 2000 của Bộ Công nghiệp Theo quyết định này, Công ty được hình thành từ việc cổ phần hoá Xí nghiệp kinh doanh dịch vụ và xếp dỡ vật tư (đơn vị hạch toán phục thuộc Công ty Kim Khí Hải Phòng, thành viên Tổng Công ty Thép Việt Nam) kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2001 với những điểm chính như sau:
- Tên công ty bằng tiếng Việt Nam: Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Kim Khí.
Tên tiếng Anh: PRODUCE AND TRADING METAL STOCK COMPANY, viết tắt là: PTRAMESCO.
- Trụ sở của công ty: Số 6 - Nguyễn Trãi - Phường Máy Tơ - Quận Ngô Quyền - Thành phố Hải Phòng.
Dưới hình thức tách 1 bộ phận doanh nghiệp là xí nghiệp kinh doanh dịch vụ và xếp dỡ vật tư, bán toàn bọ giá trị hiện có thuộc vốn Nhà nước tại xí nghiệp, kết hợp phát hành thêm cổ phiếu, Công ty được tổ chức và hoạt động theo luật Doanh nghiệp do Quốc hội nước ta (khoá 10 kỳ họp thứ 5) thông qua ngày 12/06/1999 Tại thời điểm được thành lập, Công ty có số vốn điều lệ là: 5.500.000.000đồng (năm tỷ năm trăm triệu đồng), trong đó:
- Tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động trong xí nghiệp là: 80,95%
- Tỷ lệ cổ phần bán cho các đối tượng khác ngoài xí nghiệp là: 19,05%
Giá trị một cổ phần là: 100.000đồng.
Giấy đăng ký kinh doanh của công ty có số 0203000033, được thông qua ngày 08/01/2001.
Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh kim khí là pháp nhân theo pháp luật Việt Nam kể từ ngày được cấp đăng ký kinh doanh, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, được sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật, hoạt động theo điều lệ của công ty cổ phần và luật Doanh nghiệp.
Việc chuyển đổi từ một doanh nghiệp Nhà nước thành một công ty cổ phần là hoàn toàn phù hợp với xu thế phát triển của nước ta trong thời kỳ công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước Việc chuyển đổi này đã góp phần phát huy nội lực, tăng sức cạnh tranh trên thị trường tạo nên sự độc lập, tự chủ, nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty Điều này đã được chứng minh qua một loạt các chỉ tiêu sau 5 năm hoạt động của Công ty.
2 Doanh thu hoạt động tài chính (đồng) 40.367.957 89.325.444
3 Lãi gộp và bán hàng là công cụ dụng cụ 7.125.436.917 10.106.587.021 17.635.979.114
4 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh (đồng) 4.241.162.098 6.597.402.116
5 Thuế TNDN phải hộp (đồng) 1.237.502.428 1.924.935.423
6 Lợi nhuận trước thuế (đồng) 3.867.195.086 6.015.423.196
7 Lợi nhuận sau thuế TNDN (đồng) 2.629.692.658 4.090.487.773
Bảng 1: Bảng so sánh các chỉ tiêu qua các năm tại Công ty
Từ số liệu ở bảng trên, chúng ta có thể thấy rằng các chỉ tiêu về doanh thu, lãi gộp, vốn chủ sở hữu của Công ty đều tăng dần theo các năm, cụ thể như sau:
- Năm 2002 tăng so với năm 2001: (1)
- Năm 2003 tăng so với năm 2002: (2)
- Năm 2004 tăng so với năm 2003: (3)
- Năm 2004 tăng so với năm 2001: (4)
Bảng 2: So sánh sự tăng trưởng các chỉ tiêu qua các năm Đơn vị: (%)
1 Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ 44,52 32,8 14,4 119,6
2 Doanh thu hoạt động tài chính 121,3 270 78,3 77,5
3 Lãi gộp về bán hàng và công cụ dịch vụ 14,18 74,5 123,1 452,3
4 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 55,6 42,3 209,7 585,2
Theo kết quả phân tích trên ta có thể thấy:
- Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty tăng dần theo các năm: nếu so sánh giữa các năm một thì năm 2002 so với năm 2001 là tăng nhiều nhất (44,52%), sau đó tốc độ tăng giữa các năm có giảm dần Tuy nhiên, so với lúc mới thành lập thì doanh thu thuần năm 2005 đã tăng lên 120% so với năm 2001.
- Về chỉ tiêu lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ: theo như phân tích ở trên, doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ có tăng mạnh giữa các năm, điều này đã kéo theo mức tăng của chỉ tiêu lợi nhuận gộp, thậm chí tốc độ tăng của lợi nhuận gộp còn cao hơn so với tốc độ của doanh thu thuần Điều này cho thấy rằng trong 5 năm hoạt động, Công ty luôn biết khai thác và tiến hành kinh doanh có hiệu quả cơ cấu các mặt hàng, vừa đảm bảo phù hợp với nhu cầu của thị trường vừa đảm bảo đem lại nguồn lãi lớn cho doanh nghiệp Đặc biệt, năm 2004 so với năm 2003 đã có sự tăng mạnh về lợi nhuận gộp (123,1%), cho thấy trong giai đoạn 2001 - 2004, Công ty đã có sự phát triển mạnh cả về doanh thu thuần lẫn lợi nhuận gộp, thể hiện sự tăng trưởng đáng kể dù mới chỉ sau 4 năm đầu hoạt động.
- Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh: do Công ty tiến hành hoạt động kinh doanh của mặt hàng kim khí là chủ yếu nên sự tăng mạnh của chỉ tiêu lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ đã kéo theo sự tăng trưởng của chỉ tiêu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh.
- Lợi nhuận sau thuế: có mức tăng đặc biệt mạnh trong năm 2004 so với năm 2003, điều này đã giúp công ty có thể phân phối một phần lợi nhuận vào vốn đầu tư của sở hữu, góp phần làm tăng vốn của Công ty.
- Vốn điều lệ: do hoạt động có hiệu quả nên một phần lợi nhuận sau thuế đã được công ty bổ sung vào vốn góp của Công ty, làm mức vốn này tăng mạnh qua các năm: năm 2001 số vốn điều lệ là 5.500.000.000 (năm tỷ năm trăm triệu đồng) và năm 2004 số vốn điều lệ đã lên tới 29.970.000.000 (hai mươi chín tỷ chín tỷ trăm bảy mươi triệu đồng) Việc tăng vốn điều lệ của công ty đã cho thấy sự hoạt động có hiệu quả và sự phát triển không ngừng của công ty Để phù hợp với sự thay đổi trong vốn điều lệ này, Công ty đã tiến hành đăng ký sửa đổi giấy đăng ký kinh doanh vào ngày 25/6/2001; ngày 13/5/2002; ngày 14/4/2003; ngày 04/3/2004 và ngày 06/10/2004.
Như vậy, qua sự phân tích các chỉ tiêu trên chúng ta có thể thấy rằng sau
5 năm hoạt động, Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh kim khí đã không ngừng phát triển và đi lên từ vị trí là một xí nghiệp trực thuộc Công ty kim khí Hải Phòng, là đơn vị tiến hành hạch toán phụ thuộc, Công ty đã dần khẳng định được vị trí của mình trên thị trường trong nước và quốc tế, không ngừng nỗ lực để hoạt động ngày càng có hiệu quả và đem lại lợi nhuận cao hơn,đóng góp một khoản không nhỏ vào Ngân sách Nhà Nước Tuy còn có những biến động bất thường, song với tiềm năng phát triển như trên, Công ty nhất định sẽ vượt qua được những khó khăn tạm thời để hoạt động ngày một hiệu quả và phát triển hơn nữa.
2 Lĩnh vực hoạt động và định hướng phát triển:
Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hoạt động của công ty bao gồm:
- Sản xuất, kinh doanh và xuất nhập khẩu vật tư, vật liệu hàng hoá, thiết bị phụ tùng và các sản phẩm kim khí.
- Cung cấp dịch vụ vận chuyển, bốc xếp, cho thuê văn phòng, kho bãi.
- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng và dịch vụ du lịch khác.
- Kinh doanh lương thực, thực phẩm, hàng nông - lâm - thuỷ hải sản, vật liệu xây dựng, sắt thép phế liệu, thiết bị điện, điện tử, thiết bị bưu chính viễn thông.
- Vận tải và đại lý vận tải hàng hoá thuỷ, bộ.
- Sản xuất và kinh doanh thép các loại.
- Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hoá và phá dỡ tàu cũ.
Trong các loại hoạt động trên, hoạt động sản xuất, kinh doanh vật tư, vật liệu hàng hoá, các sản phẩm kim khí là hoạt động chủ yếu của Công ty Trong đó hoạt động kinh doanh lại chiếm ưu thế hơn rất nhiều, chiếm khoảng 90% trong tổng số doanh thu của Công ty, hoạt động sản xuất ra các hoạt động khác chỉ chiếm 10% doanh thu Sản phẩm kim khí chủ yếu mà Công ty tiến hành kinh doanh bao gồm: thép tấm, thép cuộn, thép hình phối thép phế liệu.Công ty chỉ tiến hành sản xuất các sản phẩm đơn giản, phục vụ cho mục đích dân dụng là chính, nhằm tận dụng tối đa nguồn lực của Công ty cũng như nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường một cách đầy đủ nhất Sản phẩm sản xuất điển hình của Công ty có các loại thép lưới với các kích cỡ (size) và hình dạng khác nhau hoặc các thành phẩm Các loại thép lưới này dùng để phục vụ cho mục đích dân dụng là chủ yếu, như làm tường rào, làm khung chắn ngoài cửa rổ, lan can Tại Công ty có 60 loại lưới thép các hoạt động khác như cho thuê bến bãi, nhà xưởng văn phòng hay dịch vụ vận tải hàng hoá… chỉ là các hoạt động bổ trợ, không phải là hoạt động chính của Công ty Các xe tải chuyên dụng hay bến bãi của Công ty chủ yếu phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh, Công ty chỉ tiến hành cho thuê trong trường hợp xác định được thời gian tạm thời không sử dụng các phương tiện này và chỉ cho thuê trong thời gian ngắn, không ký hợp đồng lâu dài, nhằm đảm bảo khả năng huy động được các nguồn lực này khi cần thiết Các hoạt động cho thuê này chỉ đóng góp một phần rất nhỏ trong tổng số doanh thu của Công ty Hiện nay, Công ty có tiến hành cho 1 công ty TNHH vận tải thuê văn phòng tại trụ sở chính của Công ty, đây là hợp đồng cho thuê dài hạn duy nhất (2 năm) mà Công ty ký kết nhằm tận dụng và khai thác có hiệu quả toàn bộ nguồn lực của mình.
Ngoài các hoạt động trên, các hoạt động còn lại không được tiến hành một cách thường xuyên mà chỉ mang tính chất bổ trợ, phần doanh thu mà các hoạt động này đóng góp trong tổng số doanh thu là không nhiều (chỉ khoảng 4% 5%)
3 Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của công ty: a Đặc điểm về công nghệ, phương thức sản xuất kinh doanh:
Do hoạt động sản xuất không phải là hoạt động chính của Công ty nên Công ty chỉ có một xưởng sản xuất duy nhất đặt tại bến Kiền, chịu trách nhiệm toàn bộ về việc nhập nguyên liệu, tiến hành sản xuất, nhập kho thành phẩm Xưởng sản xuất này có quy mô không lớn, với các trang thiết bị chủ yếu được nhập cũ, từ nước ngoài như từ Thái Lan, Trung Quốc, Hàn quốc. Điều này là phù hợp với thực tế Công ty, bởi lẽ các máy móc, thiết bị dùng trong sản xuất các sản phẩm kim khí thường có giá thành rất cao, hơn nữa lại đòi hỏi các yếu tố đi kèm, hỗ trợ khác như tay nghề công nhân viên, hỗ trợ khác như tay nghề công nhân viên, cơ sở hạ tầng của công ty… Chính vì vậy, với một doanh nghiệp không chuyên về sản xuất như Công ty thì việc nhập khẩu các trang thiết bị đã qua sử dụng nhưng vẫn đảm bảo chất lượng máy móc là rất hợp lý và tiết kiệm. Đối với các xe tải chuyển dụng như xe tải rơ moóc, xe tải có cẩu tự hành, xe cần trục… công ty cũng chủ yếu tiến hành nhập khẩu từ nước ngoài nhưNga, Trung Quốc, Hàn Quốc và thị trường trong nước chưa có điều kiện để sản xuất các loại xe máy Các loại xe chuyên dụng này có thể được mua mới
Bán thành phẩm nhập ngoại
Công tác tổ chức hạch toán doanh thu tại công ty
1 Đặc điểm về doanh thu tại công ty:
Trong các loại hoạt động mà công ty tiến hành thực hiện, hoạt động kinh doanh các sản phẩm kim khí, mà chủ yếu là các loại thép như: thép tấm, thép cuộn, thép hình (trong thép hình lại có các loại như thép hình chữ U, chữ I,chữ H, chữ V) phôi thép, thép phế liệu chiếm 90% tổng doanh thu của cả công ty Các loại hoạt động khác như cho thuê nhà xưởng, vận chuyển hàng hoá hoặc cho thuê xe vận tải, cẩu trục, hay sản xuất chỉ đóng góp khoảng 10% doanh thu Trên báo cáo kết quả kinh doanh, có 2 chỉ tiêu về doanh thu là doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ là doanh thu tài chính Do các hoạt động cung cấp dịch vụ không mang lại doanh thu lớn nền kế toán Công ty không tiến hành phân tích riêng doanh thu của hoạt động này mà gộp chung với doanh thu bán hàng thành một chỉ tiêu. Đối với hoạt động tài chính, bên cạnh các khoản thu chi tài chính xuất phát các khoản vay nợ ngắn hạn và dài hạn, tại Công ty còn PS thêm các khoản thu chi tài chính khác từ việc phát hành thu mua cổ phiếu do Công ty được tổ chức dưới hình thức công ty cổ phần Đặc biệt Công ty đã cùng với một số pháp nhân và cá nhân khác thực hiện góp vốn đầu tư xây dựng nhà máy phôi thép tại lô C1 khu kinh tế Đình Vũ, Hải Phòng Công ty góp 40% tổng số vốn điều lệ của nhà máy (tương đương với 27.974.800.000 VNĐ), nhưng đến năm 2005, công ty cổ phần thép Đình Vũ vẫn đang trong giai đoạn xây dựng, chưa đi vào hoạt động nên chưa PS lãi/lỗ Việc công ty thép Đình
Vũ được hoàn thành và đi vào sản xuất kinh doanh hứa hẹn sẽ đem lại nguồn doanh thu tài chính lớn hơn nữa cho Công ty Hiện nay, mức đóng góp của khoản doanh thu này mới chỉ dừng lại ở 1% 2% Tóm lại, doanh thu của Công ty được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó doanh thu bán hàng chiếm tỷ trọng tuyệt đói Việc cung cấp các dịch vụ khác như cho thuê nhà xưởng, văn phòng, bến bãi, phương tiện chuyên chở hay các hoạt động khác chỉ bổ trợ cho việc kinh doanh các mặt hàng kim khí. Đặc biệt, trong 2 năm gần đây Công ty không có khoản giảm trừ doanh thu nào nên việc hạch toán các khoản này được công ty đơn giản đi rất nhiều.
2 Hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: a TK sử dụng: Để tiến hành hạch toán doanh thu, công ty sử dụng các tài khoản có liên quan theo quy định của BTC; có sửa đổi theo hướng đơn giản hoá một số tài khoản cho phù hợp với hoạt động của Công ty, tuy nhiên về mặt cơ bản vẫn đúng theo với chế độ.
Các tài khoản được sử dụng bao gồm:
- Tài khoản 511: Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty trong kỳ là các khoản giảm trừ doanh thu Để tiện cho việc theo dõi các loại hoạt động, Công ty tiến hành phân cấp tài khoản này thành hai tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 5111: Phản ánh doanh thu bán hàng hoá và các khoản giảm trừ tính vào doanh thu bán hàng hoá.
+ TK 5118: Phản ánh doanh thu cung cấp các loại dịch vụ khác.
- TK 521: Dùng để phán ánh các khoản giảm trừ doanh thu Do đặc thù kinh doanh tại Công ty chủ yếu có hai loại giảm trừ doanh thu là; hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán Tuy nhiên, các trường hợp giảm trừ này cũng ít khi xảy ra (từ năm 2004 đến nay tại công ty không có 1 khoản giảm trừ nào).
Do vậy Công ty không sử dụng riêng hai TK: "hàng bán bị trả lại" và "giảm giá hàng bán" mà hạch toán chung vào một tài khoản duy nhất là tài khoản 521.
Trong công tác hạch toán doanh thu, đối ứng với các TK 5111 và TK
5118 có thể có các tài khoản liên quan sau: TK tiền mặt VNĐ 1111 (tại Công ty không có trường hợp thanh toán tiền mua hàng bằng ngoại tệ đối với cả tiền mặt và tiền gửi ngân hàng); TK tiền gửi ngân hàng VNĐ 1121 (TK này cũng ít được sử dụng vì các đối tác của công ty chủ yếu thanh toán bằng tiền mặt) TK thanh toán với khách hàng 131 TK 131 là TK hay được sử dụng nhiều nhất vì các đối tác chủ yếu là trả chậm, ít khi thanh toán ngay. b.Chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ:
Cũng giống như các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh khác, việc hạch toán doanh thu tại Công ty được bắt đầu từ khi xác định tiêu thụ và lập các chứng từ có liên quan.
Hiện nay Công ty tiến hành tiêu thụ chủ yếu qua hình thức: nhập kho bán lẻ; rất ít khi tiến hành bán ngay, chỉ trong trường hợp bán cả lô hàng nhập về theo hợp đồng đã ký kết trước đó Ngoài ra Công ty còn thực hiện bán hàng gửi qua các cửa hàng Theo hình thức này, khi giao hàng cho các cửa hàng, Công ty không ổn định mức giá cố định như trong trường hợp hàng gửi đại lý mà Công ty và cửa hàng cũng thỏa mãn để đi đến một mức giá hợp lý (mức giá này thường thấp hơn một ít so với mức giá bình quân trên thị trường nhằm đảm bảo cho cửa hàng có lãi nếu bán theo giá thị trường) Sau đó, việc cửa hàng bán cho người mua với giá cao hay thấp hơn giá thị trường bao nhiêu thì Công ty không xem xét Đặc biệt, theo hình thức này thì cửa hàng không nhận được tiền hoa hồng dù chỉ bán được hàng hoá ở mức giá mà hai bên đã thỏa thuận Doanh thu của Công ty sẽ được ghi nhận trên cơ sở doanh số các mặt hàng mà cửa hàng bán được.
Các chứng từ sử dụng trong hạch toán doanh thu bao gồm:
- Hoá đơn GTGT (Công ty tiến hành mua của BTC)
- Bảng kê tổng hợp bán lẻ hàng hoá
- Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra.
- Bảng kê thanh toán hàng bán với cửa hàng.
- Biên bản cho thuê: đối với trường hợp công ty tiến hành cho thuê các phương tiện, vận tải như xe tải, xe cần trục
- Hợp đồng cho thuê, đối với trường hợp Công ty cho thuê lâu dài (2 năm trở lên) như cho thuê văn phòng. Đối với từng phương thức tiêu thụ của Công ty thì quy trình luân chuyển chứng từ cũng có những khác biệt:
*Đối với trường hợp bán trực tiếp qua kho hoặc không qua kho thu tiền
Khách hàngPhòng KD Phòng kế toán
Kế toán trưởngKế toán tiền mặtThủ quỹ
Kế toán tiêu thụ Đề nghị muaKý kết hợp đồngLập hoá đơn GTGT, lập phiếu xuất khoKý hoá đơn phiếu xuất khoLập phiếu thuKý, thu tiền Xuất kho ghi thẻ kho Ghi sổ bảo quản chứng từ ngay theo các hợp đồng đã ký kết:
(Trong trường hợp cung cấp các dịch vụ cho thuê thì kế toán không phải viết phiếu xuất kho và không có nghiệp vụ xuất hàng)
Khi khách hàng có nhu cầu mua các sản phẩm của Công ty thì sẽ tiến hành ký kết một hợp đồng với phòng kinh doanh Đến thời điểm thực hiện hợp đồng, phòng kế toán căn cứ vào hợp đồng đã ký kết để lập hoá đơn
GTGT và lập phiếu xuất kho, trình lên kế toán trưởng ký Sau khi hoá đơn đã được ký, kế toán tiền mặt viết phiếu thu, thủ quỹ tiến hành thu tiền và đóng dấu "đã thu tiền" lên phiếu thu và vào liên 2, liên 3 của hoá đơn
GTGT Sau đó giao cho khách hàng xuống kho nhận hàng Tại kho thủ kho tiến hành xuất kho theo đúng số lượng và chủng loại đã ghi trong hoá đơn, đồng thời tiến hành lập thẻ kho.
Phòng kế toánKế toán trưởng Thủ kho Cửa hàngKế toán công nợ Đề nghị được gửi hàngKý hợp đồngPhiếu xuất khoKý phiếu xuất khoGhi thẻ kho xuất khoBảng kê bán lẻ hàng hoá Hoá đơn GTGT, bảng thanh toán với cửa hàng
*Đối với trường hợp công ty gửi hàng qua các cửa hàng (thanh toán chậm)
HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY
Phương hướng hoàn thiện
1 Mục tiêu, chiến lược phát triển của công ty:
Với hoạt động chủ lực là tiến hành sản xuất và kinh doanh các sản phẩm kim khí, trong điều kiện thị trường còn nhiều biến động như hiện nay, Công ty đã đặt ra một định hướng phát triển khá rõ ràng Đó là trở thành một trong những công ty hàng đầu cung cấp các sản phẩm kim khí cho thị trường Hải PHòng và trong cả nước, với nhiệm vụ trước mắt và nỗ lực tăng doanh số các mặt hàng bán ra, tăng lợi nhuận hàng năm, năm sau cao hơn năm trước, dần dần chiếm lĩnh và mở rộng thị trường Với bối cảnh nền kinh tế đang trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hoá như nước ta hiện nay thì định hướng phát triển trên là hoàn toàn hợp lý Nước ta đang trong giai đoạn xây dựng và hoàn thiện dần hệ thống cơ sở vật chất, đòi hỏi cần có nhiều vật liệu, dụng cụ xây dựng chuyên dụng mà nền sản xuất trong nước chưa đáp ứng được Chính vì vậy việc nhập khẩu các vật liệu trên từ nước ngoài là cần thiết và cấp bách Điều này rõ ràng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty có cơ hội phát triển và khẳng định vị trí trên thị trường Song xét về chiến lược phát triển lâu dài, Công ty cũng đã xác định cần phải cân đối lại tỷ lệ giữa hai mảng hoạt động chính của Công ty là kinh doanh và sản xuất Từ khi thành lập đến nay, Công ty chủ yếu tiến hành nhập khẩu các sản phẩm thép chuyên dụng trong xây dựng từ nước ngoài về để kinh doanh, chỉ tiến hành sản xuất các sản phẩm đơn giản hoặc chế tạo lại một vài chi tiết cho phù hợp với thị trường nội địa trên cơ sở các sản phẩm nhập về các nước ngoài.Việc này là hoàn toàn phù hợp trong điều kiện nền kinh tế nước ta còn nghèo,các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho sản xuất chưa có Song xét về lâu dài, để có thể trở thành một doanh nghiệp thực sự vững mạnh là tự chủ, Công ty cần phải thay thế dần các sản phẩm nhập khẩu bằng các sản phẩm tự sản xuất với chất lượng ngang bằng Xác định được tầm quan trọng của vấn đề này, sau hơn 5 năm hoạt động, Công ty đã dần điều chỉnh tỉ lệ giữa các hoạt động đối với một mức độ hợp lý hơn:
Bảng 3: Cơ cấu ngành nghề kinh doanh theo doanh thu tại Công ty.
Ngành nghề kinh doanh Năm
3 Kinh doanh các dịch vụ khác 2% 3% 2% 2% 2%
Qua bảng trên ta có thể thấy rằng cơ cấu các hoạt động của Công ty đang dịch chuyển dẫn theo hướng: tăng sản xuất và giảm kinh doanh thương mại Tuy mức thay đổi tỷ lệ cạnh tranh và biến động, những điều Công ty đạt được quả là không nhỏ Đặc biệt, trong năm 2004, theo báo cáo két quả kinh doanh đã được xem xét ở các phần trên, doanh thu thuần và lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty có sự tăng mạnh so với các năm, nhưng tỉ lệ của hoạt động kinh doanh lại giảm xuống Điều này cho thấy rằng hoạt động sản xuất tăng lên đã kéo theo doanh thu của Công ty cũng tăng lên rất nhiều Đây là tín hiệu rất khả quan cho đường lối phát triển của công ty Để cụ thể hoá dẫn mục tiêu thành hiện thực, trong năm 2004, Công ty đã ký một hợp đồng tín dụng (số 01/HĐTD) với chi nhánh Ngân hàng Công thương Ngô Quyền, Hải Phòng để vay một khoản tiền là 8.139.000.000 VNĐ với thời hạn 55 tháng để đầu tư cho việc mở rộng xưởng sản xuất thép lưới và các loại thép khác (khoản vay này được đảm bảo bằng việc cầm cố toàn bộ nhà xưởng, vật kiến trúc, máy móc thiết bị của chi nhánh Bến Kiền) Điều này đã cho thấy rõ định hướng phát triển củaCông ty cũng như quyết tâm của Ban lãnh đạo trong việc thực hiện mục tiêu đó.
Ngoài ra, Công ty còn cùng với một số cá nhân và pháp nhân khác thực hiện góp vốn đầu tư xây dựng nhà máy phối thép tại lô C1 khu kinh tế Đình Vũ, thành phố Hải Phòng với tổng số vốn điều lệ là 69.937.000.000VNĐ, trong đó Công ty tham gia góp 27.974.800.000 VNĐ (40% tổng số vốn) Như vậy Công ty không những tự đầu tư nâng cấp xưởng xây dựng của mình mà còn tiến hành tham gia xây dựng nhà nước sản xuất mới, tích cực tham gia nhiều hơn nữa vào hoạt động sản xuất, nhằm tiến tới việc tự sản xuất ra các sản phẩm có chất lượng mà không thông qua việc tiến hành nhập khẩu nữa Trong khoảng thời gian từ nay đến năm
2010, Công ty đã đặt ra mục tiêu sau:
Năm Kinh doanh thương mại Sản xuất Dịch vụ
10% Với những nỗ lực không ngừng của Công ty, cùng với sự hiện đại hoá xưởng sản xuất bến Kiến, sự ra đời của nhà máy phôi thép Đình Vũ thì việc đạt được mục tiêu trên không phải là quá khó khăn với Công ty Trên cơ sở đó, Công ty sẽ phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu trong nước và dần khẳng định được uy tín và thương hiệu trên thị trường khắp cả nước
Xét riêng về công tác kế toán, Công ty luôn nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của nó nên không ngừng hoàn thiện công tác này trong tất cả các phần hành, từ kế toán công nợ, kế toán tiền đến kế toán tại chi nhánh nhằm làm cho bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả hơn nữa, góp phần vào việc quản lý hoạt động của toàn Công ty, đem lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp.
2 Ưu và nhược điểm trong công tác hạch toán doanh thu tại công ty:
Cũng giống như tất cả các đơn vị hạch toán độc lập khác, doanh thu và lợi nhuận là những chỉ tiêu quan trọng hàng đầu đối với Công ty cổ phần Sản xuất và Kinh doanh kim khí khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh - Do đó việc hạch toán đầy đủ và chính xác các khoản doanh thu, giảm tại doanh thu có ý nghĩa to lớn trong công tác kế toán tại Công ty Việc này không chỉ giúp cho việc ghi sổ được đúng đắn, chính xác, làm cơ sở cho Ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động thực tế của Công ty, từ đó đưa ra những quyết định quản trị hợp lý mà còn là cơ sở để Công ty xác định các khoản, phải nộp đối với ngân sách Nhà nước như thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế xuất nhập khẩu…, thực hiện đúng nghĩa vụ và quyền hạn của Công ty.
Hiện nay, công tác hoạch toán doanh thu tại Công ty có thể được xem là khá hiệu qủa với các ưu điểm sau: a Ưu điểm:
Thứ nhất: Công tác hạch toán doanh thu tại Công ty được thực hiện theo đúng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định của Bộ Tài chính Từ việc sử dụng các TK, lập chứng từ, luân chuyển chứng từ đến việc ghi sổ kế toán công ty điều tuân thủ theo đúng các quy định Trong một số trường hợp, Công ty có tiền hành đơn giản hoá hoặc phân cấp số TK kế toán để phù hợp với hoạt động của Công ty vẫn trong phạm vi được phép của Bộ Tài chính Những sửa đổi này đã thể hiện sự linh hoạt trong công tác kế toán của Công ty.
Thứ hai: Tại chi nhánh Bến Kiến không tiến hành mở sổ cho TK 511 hay bất kỳ một TK nào khác Điều này đã tránh được những chồng chéo, trùng lặp không đáng có trong công tác hạch toán.
Thứ ba: Công ty không tiến hành theo dõi doanh thu theo lô hàng nhập về mà theo các size (kích thước) khác nhau của các sản phẩm thép là luôn toàn hợp lý Do tính đa dạng, phức tạp của khối lượng, chủng loại hàng hoá, cộng với đặc thù trong hoạt động kinh doanh của Công ty là không bán theo lô mà thực hiện bán lẻ nên việc theo dõi theo size đã đáp ứng được nhu cầu nắm bắt không tin của Ban lãnh đạo, đồng thời tạo cơ sở cho kế toán lập các báo cáo quản trị được thuận tiện:
Thứ tư: Công ty có tiến hành lập các báo cáo quản trị có liên quan đến doanh thu như báo cáo chi tiết doanh thu kinh doanh, doanh thu sản xuất và doanh thu dịch vụ Đồng thời với các sản phẩm chủ yếu mà Công ty tiến hành kinh doanh như thép tấm, thép lá, thép hình… kế toán cũng ghi rõ doanh số của từng loại để tạo điều kiện theo dõi.
Hoạch toán doanh thu tại Công ty không tiến hành theo dõi chi tiết doanh thu của từng loại sản phẩm hàng hoá chỉ theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn trên trẻ kho và trê cơ sở kho cuối tháng kể từ tiến hành lập các báo cáo xuất nhập tồn, việc làm này vừa đảm bảo cho kế toán cũng như ban lãnh đạo nắm được tình hình kinh doanh, tiêu thụ của từng mặt hàng trong tháng, trong quý vừa đảm bảo đơn giản, có hiệu quả hơn rất nhiều so với việc mở rộng theo dỗi chi tiết doanh thu của từng lại sản phẩm hàng hoá trong điều kiện có rất nhiều loại sản phẩm thép kích thước khác nhau nói Công ty đang tiến hành sản xuất (khoảng 60 loại) Ngoài ra còn một sư ưu điểm khác như: cơ cấu sổ kế toán hợp lý, việc lập và nhuận chuyển chứng từ để xác định, ghi nhận doanh thu trong từng cách thức thanh toán rất giản và hiệu quả, tránh được sự chồng chéo và rắc rối không đáng có, việc xác định và ghi nhận doanh doanh thu đối với các cửa hàng rất hiệu quả…
Bên cạnh những ưu điểm trong công tác kế toán như vậy, kế toán doanh thu tại Công ty vẫn còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được kết hết yêu cầu quản lý của Công ty như. b.Nhược điểm:
Công tác hoạt động tại Công ty không tiến hành mở sổ chi tiết cho các
TK doanh thu mà chỉ theo dõi tổng hợp trên sổ cái TK 511 Do đó kế toán không xác định được doanh thu từ từng khách hàng là bao nhiêu, từ đó không có cơ sở để tìm ra các khách hàng tiềm năng, có khả năng hợp tài lâu dài, dẫn đến việc gặp khó khăn trong việc ra các quyết định hợp tác Hơn nữa việc không chi tiết các TK doanh thu như 511; 5118; 5111 làm cho kế toán khó xác định được phần trăm (%) đóng góp của từng loại hàng hoá, dịch vụ vào tổng doanh thu của công ty.
- Kế toán tại chi nhánh Bến Kiến không tiến hành hoạt động toán vào bất kỳ một TK vào: Đây vừa là ưu điểm vừa là nhược điểm trong công tác kế toán doanh thu tại Công ty Việc kế toán tại chi nhánh lập bảng đổng hợp doanh thu các mặt hàng sản phẩm tại chi nhánh sẽ giúp cho việc hạch toán doanh thu được thuận tiện và đơn giản, hiệu quả hơn, đảm bảo phản ánh đầy đủ và kịp thời những biến động có liên quan.
- Công tác hạch toán doanh thu tại Công ty do kế toán công nợ thực hiện, điều này ít nhiều đã làm giảm hiệu quả trong việc theo dõi và hạch toán doanh thu, đồng thời dẫn đến sự chồng chéo trong công tác kế toán, để dẫn đến nhầm lẫn Doanh thu và các khoản có liên quan là những chỉ tiêu rất trong quan trong hoạt động của bất kỳ một doanh nghiệp nào, do đó cần được theo dõi một cách riêng biệt và chính xác.
Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty
Như đã nói ở trên, doanh thu là một chỉ tiêu rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào Đây là cơ sở để ban lãnh đạo nắm bắt được chính xác tình hình hoạt động của công ty, từ đó có thể đưa ra các quyết định quản trị hợp lý Do vậy, việc hạch toán doanh thu tại Công ty rất được coi trọng và không ngừng hoàn thiện Công tác hạch toán này phải đảm bảo sao cho vừa gọn nhẹ, vừa hiệu quả, chính xác, góp phần giảm bớt khối lượng công việc không chỉ đối với hạch toán doanh thu mà còn đối với các phần hành tế toán khác. Để đạt được mục tiêu phát triển của Công ty, công tác hạch toán doanh thu phải đảm bảo vừa chính xác vừa đầy đủ, từ khâu lập và lưu chuyển chứng từ đến khâu ghi sổ chi tiết, lên sổ tổng hợp và các báo cáo, đồng thời phải kết hợp được với các biện pháp làm tăng doanh thu, tăng lợi nhuận Do đó, hạch toán doanh thu cần chỉ ra được các mặt hàng, sản phẩm đem lại nguồn doanh thu và nguồn lợi lớn cho Công ty; các mặt hàng vào còn hạn chế trong tiêu thụ… Từ đó ban lãnh đạo sẽ có những quyết định quản trị phù hợp, phục vụ cho mục tiêu phát triển của Công ty. Đồng thời, việc hạch toán doanh thu cũng như các chỉ tiêu khác phải tuân theo các quy định của Bộ Tài chính, các chuẩn mực kế toán Việt Nam, và các nguyên tắc của chế độ kế toán, đặc biệt là nguyên tắc phù hợp và thận trọng Có như vậy, công tác hạch toán doanh thu mới có thể vừa là công cụ quản lý kinh tế vừa là công cụ quản lý pháp lý, giúp Công ty đạt được các mục tiêu phát triển.
Trên cơ sở những yêu cầu đặt ra với hạch toán doanh thu nêu ở trên, em xin đưa ra một số kiến nghị giúp cho công tác hạch toán tại công ty được hiệu quả và hoàn thiện hơn:
1 Mở sổ chi tiết các tài khoản doanh thu:
Việc theo dõi chi tiết các khoản doanh thu đối với bất kỳ một doanh nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh nào cũng đều có vai trò hết sức quan trọng Điều này sẽ giúp cho bộ phận kế toán cũng như ban lãnh đạo của các doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tiêu thụ các loại mặt hàng, cơ cấu doanh thu và thời điểm kinh doanh thuận lợi nhất (trong trường hợp theo dõi cả năm tài chính) Chính vì vậy, hầu hết các doanh nghiệp đều tiến hành mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu, nhằm đạt hiệu quả quản lý ở mức cao nhất.
Song Công ty cổ phần Sản xuất và Kinh doanh kim khí lại không tiến hành mở sổ chi tiết cho các TK doanh thu 5118; 5111 mà chỉ theo dõi thông qua các
TK 1111 và 131 (hai TK đối ứng cơ bản của bút toán hạch toán doanh thu tại công ty).
- Trường hợp khách hàng trả tiền ngay;
- Trường hợp khách hàng thanh toán chậm (cả cửa hàng có hàng gửi và các khách hàng):
Có TK 3331 Như vậy, căn cứ để kế toán công ty theo dõi doanh thu là tổng cộng bên Nợ của TK 1111 mà có TK đối ứng là TK 5111 (hoặc TK 5118) và tổng bên Nợ của
TK 131 có đối ứng là TK 5111 (hoặc 5118).
Ngoài ra kết toán còn kết hợp với việc theo dõi trên bảng kê hoá đơn,chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra; báo cáo xuất nhập tồn hàng tháng, hàng quý.Việc theo dõi như vậy buộc kế toán phải đồng thời theo dõi trên cả mảng tiền mặt và mảng phải thu khách hàng, gây phức tạp cho công tác kế toán Hơn nữa,việc không mở sổ chi tiết các TK doanh thu 5111 và 51118 sẽ không cung cấp được các thông tin quản trị quan trọng như: doanh thu của các mặt hàng nào chiếm đa số, loại sản phẩm nào thị trường đang có nhu cầu tiêu dùng mạnh nhất…, từ đó khiến cho ban lãnh đạo không kiểm soát được hoặc nắm bắt không chắc về tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty, khó có thể đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả Cách duy nhất để ban lãnh đạo có thông tin chi tiết về doanh số các loại mặt hàng là tiến hành cộng dồn các hoá đơn GTGT hoặc lấy số liệu thực xuất bên các báo cáo xuất nhập tồn trừ đi lượng hàng còn tồn lại ở các cửa hàng có hàng gửi Việc làm này rất tốn công sức mà lại phức tạp, không hệ thống thành sổ sách.
Như vậy, việc không sử dụng sổ chi tiết các TK doanh thu đã đem lại cho Công ty rất nhiều hạn chế trong công tác quản lý, đặc biệt là trong giai đoạn Công ty đang mở rộng các mặt hàng thép kinh doanh như hiện nay, đặc biệt là hai hạn chế quan trọng sau:
- Hạn chế trong việc nắm bắt doanh thu từng mặt hàng thép, từ đó dẫn đến hạn chế trong công tác quản lý.
- Hạn chế trong công tác tổng hợp doanh thu.
Vì vậy để khắc phục tình trạng này, theo em Công ty nên tiến hành mở sổ chi tiết cho các TK 5111 và TK 5118 với mẫu như sau:
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tên TK: Doanh thu bán hàng
Số PS Giảm trừ Số hiệu
SL (kg) ĐG Th ành ti ền DT
- Doanh thu bán thép tấm 111 … 120 96.17
- Doanh thu bán thép hình 131 … 90 46.18
Doanh thu thuần Lợi nhuận gộp
Sổ chi tiết TK 5118 cũng được mở theo mẫu tương tự Việc mở sổ theo mẫu này không chỉ giúp Công ty nắm bắt được doanh thu của các loại sản phẩm hàng hoá mà còn được về khoản lợi nhuận mà hoạt động bán các sản phẩm kim khí đem lại với chỉ tiêu "lợi nhuận gộp" ở dòng cuối cùng bằng hiệu của doanh thu thuần với giá hàng bán (doanh thu thuần được tính bằng cách lấy số liệu ở dòng "Cộng PS" trừ các khoản giảm trừ doanh thu).
Cuối tháng hoặc định kỳ, trên cơ sở các sổ chi tiết này, kế toán có thể tiến hành lên bảng tổng hợp TK 511:
BẢNG TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 511
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu Giảm trừ doanh thu
D thu thuần GVHB Lãi gộp
1 Doanh thu bán hàng các sản phẩm thép
2 doanh thu cung cấp các dịch vụ
Số liệu ở dòng "cộng" của cột TK 1111 và TK 131 có thể dùng để đối chiếu với sổ cái TK 511.
2 Công ty nên tiến hành phân tách rõ các khoản giảm trừ doanh thu ứng với một TK nhất định.
Hiện nay tại Công ty chỉ sử dụng duy nhất một TK để hạch toán tất cả các khoản giảm trừ doanh thu là TK 521 Các khoản giảm trừ chủ yếu tại Công ty là chiết khấu hàng hoá và giảm giá hàng bán Tuy trong thời gian hai năm gần đầy(từ năm 2004 đến nay) tại Công ty không có khoản giảm trừ doanh thu nào nhưng theo nguyên tắc, Công ty vẫn phải sử dụng các TK giảm trừ để hạch toán trong trường hợp có phát sinh, và phải chi tiết cho từng trường hợp giảm trừ vì mỗi trường hợp giảm trừ lại có nội dung và tính chất khác nhau: giảm giá hàng bán áp dụng khi các sản phẩm Công ty giao cho khách hàng có lỗi kỹ thuật hoặc không đúng phẩm chất, quy cách theo hợp đồng đã ký kết; chiết khấu hàng hoá áp dụng khi khách hàng mua các sản phẩm của Công ty với số lượng lớn hoặc tiến hành thanh toán trước thời hạn Do hai tính chất của hai loại giảm trừ này hoàn toàn khác biệt nhau nên cần phải được theo dõi riêng rẽ trên hai TK khác nhau, không thể cùng một hạch toán chung trên một TK 521 như Công ty đang tiến hành Việc tho dõi chi tiết trên hai TK sẽ giúp bộ phân kế toán cũng như ban lãnh đạo Công ty nắm rõ được các nguyên nhân gây ra các khoản giảm trừ doanh thu; nguyên nhân vào là nguyên nhân chủ yếu, nguyên nhân là khách quan hay chủ quan,… có ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực tới hoạt động của Công ty…, từ đó tìm ra biện pháp và phương hướng hoặc để khắc phục hoặc để phát huy các tình trạng trên, giúp cho công tác quản trị tại Công ty được hiệu quả hơn Hơn nữa, việc hạnh toán theo từng TK chi tiết các khoản giảm trừ còn giúp cho bộ phận kế toán luôn nắm vững bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tiến hành hạch toán được chính xác, không ngừng nâng cao trình độ và hiệu quả của công tác kế toán.
Việc sử dụng duy nhất TK 521 để hạch toán tất cả các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty chỉ giúp cho kế toán và ban lãnh đạo nhận biết được giá trị của các khoản giảm trừ là bao nhiêu chứ không xác định được bản chất và nguyên nhân của các khoản giảm trừ này, do đó không có tác dụng trong công tác quản trị của Công ty.
Xuất phát từ điều đó, em cho rằng Công ty nên tiến hành chi tiết TK 521 thành ba TK cấp 2 như sau:
TK 5211: Chiết khấu thương mại
TK 5212: Hàng bán bị trả lại.
TK 5213: Giảm giá hàng bán.
Tuỳ theo tính chất của các khoản giảm trừ, kế toán tiến hành hạch toán cho hợp lý:
- Nếu Công ty tiến hành chiết khấu cho khách hàng:
- Khi hàng bán bị trả lại:
- Công ty tiến hành giảm giá hàng bán cho người mua khi sản phẩm mất phất chất, sai quy cách so với hợp đồng:
Có TK 111; 112; 131 Cuối kỳ, kế toán có thể tiến hành lập bảng tổng hợp TK 521 theo mẫu sau:
BẢNG TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 521 (MẪU 1)
Các khoản giảm trừ doanh thu
3 - Hàng bán bị trả lại …… …… …… ……
Trong trường hợp để có thể theo dõi chi tiết hơn, Công ty có thể tiến hành theo dõi các TK 5211; 5212; 5213 theo hai loại doanh thu là doanh thu bán hàng
(5111) và doanh thu cung cấp dịch vụ (TK 5118).
Khi đó "Bảng tổng hợp TK 521" có thể lập theo mẫu sau (tuy nhiên theo mẫu này thì giác độ quan tâm chính là doanh thu chứ không phải là phương thức thực hiện giảm trừ như theo mẫu 1).
BẢNG TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 521 (MẪU 2)
Doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu cung cấp dịch vụ khác (5118) Tổng
- Hàng bán bị trả lại …… …… ……
3 Công ty nên tiến hành kế toán doanh thu một cách tập trung hơn: Đối với mọi doanh nghiệp, doanh thu và lợi nhuận luôn là chỉ tiêu quan trọng hàng đầu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời các doanh nghiệp luôn nỗ lực để có thể tăng tối đa hai chỉ tiêu này Việc nắm rõ doanh thu của hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như cơ cấu doanh thu sẽ cung cấp cái nhìn tổng quát và khá chính xác về tình hình tiêu thụ các loại sản phẩm, hàng hoá và xu hướng biển động trong kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Không chỉ nhằm mục đích quản trị, việc hạch toán chính xác và có hiệu quả chỉ tiêu doanh thu còn là cơ sở cho doanh nghiệp xác định các khoản thuế phải nộp cho nhà nước như thế GTGT, thuế TNDN hay thuế xuất nhập khẩu; đồng thời tạo điều kiện cho Công ty trong việc công khai và minh bạch các báo cáo tài chính, góp phần đưa đến sự phát triển lâu dài cho các doanh nghiệp…
Xuất phát từ vai trò quan trọng đó của công tác hạch toán doanh thu, Công ty nên tách kế toán doanh thu thành một phần hành riêng biệt thay vì để kế toán tổng hợp (phó phòng kế toán) phụ trách công việc này Chính việc không phân tách rõ ràng phần hành về kế toán doanh thu tại Công ty đã khiến cho phòng kế toán cũng như ban lãnh đạo không nắm bắt rõ nguồn gốc phát sinh doanh thu cũng như các hoạt động tạo ra phần lớn doanh thu… Những hiểu biết sâu sắc này lại được "phân đều" cho kế toán toán tiền mặt và kế toán công nợ - những nhân viên kế toán đảm nhiệm các phần hành khác Trong khi đó kế toán tổng hợp - người thực hiện công tác hạch toán doanh thu - lại chỉ có số liệu tổng hợp từ các phần hành kế toán khác đưa lại, thực hiện lên sổ cái TK 511 Rõ ràng, điều này đã khiến cho hiệu qủa hoạt động của bộ máy kế toán giảm đi rất nhiều. Khi Công ty cần các số liệu tổng hợp về doanh thu thì kế toán tổng hợp là người trình lên, nhưng khi ban lãnh đạo cần số liệu chi tiết hay chứng từ cụ thể thì lại phải tiến hành chọn lọc, kiểm tra từ hai nơi: kế toán tiền mặt và kế toán công nợ. Chính điều này không những đã làm cho việc hạch toán doanh thu tại Công ty vừa thiếu năng động, vừa lãng phí nguồn lực, vật lực của công ty, làm cho công tác hoạt động kém phần hiệu quả.
Điều kiện để thực hiện các giải pháp
Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán doanh thu tại Công ty nếu được thực hiện sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của toàn bộ công tác kế toán củng như của công tác quản trị tại Công ty Bởi lẽ doanh thu là một chỉ tiêu quan trọng, có ảnh hưởng không chỉ tới kết quả kinh doanh trước mắt mà còn tới đường lối phát triển lâu dài của Công ty Song để thực hiện được các giải pháp này cần có một số điều kiện nhất định, tất cả về tầm vi mô (nhà quản lý doanh nghiệp) và tầm vĩ mô (Nhà nước).
1 Về phía nhà quản lý doanh nghiệp.
Trước hết, các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải xác định rõ vai trò cũng như tầm quan trọng của công tác hạch toán doanh thu tại công ty Đây là vấn đề cần được xem xét trước tiên, bởi lẽ chỉ khi ban lãnh đạo Công ty nhận thức được vai trò quan trọng của công tác này thì ban lãnh đạo cũng như phòng kế toán mới mong muốn hướng tới hoàn thiện việc hạch toán chỉ tiêu này Trên cơ sở đó những thay đổi mới có thể được thực hiện một cách chính xác, lâu dài và hiệu quả, đảm bảo cho các giải pháp phát huy được hết tính khả thi. Đối với các sổ, các báo cáo chi tiết cần được theo dõi lâu dài và ngay từ khi PS các nghiệp vụ liên quan thì Công ty nên tiến hành mở sổ ngay từ đầu kỳ, quy định việc ghi sổ một cách chi tiết và đầy đủ cho các kế toán viên, định kỳ ( 1 hoặc 2 tuần ) tiến hành kiểm tra , đối chiếu việc ghi sổ sách với các chứng từ chứng minh, phát hiện kịp thời các sai sót ( nếu có ) và tiến hành điều chỉnh Đối với việc lên các sổ tổng hợp, vì số lượng các NV PS tại Công ty tương đối lớn nên định kỳ Công ty nên kết hợp kiểm tra và cộng tổng các số PS luôn ( sau khi đã kiểm tra tính chính xác của số liệu) để việc lên sổ tổng hợp cuối kỳ được đơn giản, nhanh gọn và hiệu quả Đồng thời, ban lãnh đạo cần yêu cầu bộ máy kế toán có kế hoạch lên các sổ tổng hợp một cách rõ ràng, nhằm đảm bảo kịp thời cho việc cung cấp thông tin vì việc lên sổ tổng hợp từ các sổ chi tiết có liên quan mất không ít thời gian dể đối chiếu, so sánh và tổng hợp Do đó, kế toán doanh thu cần lập kế hoạch rõ ràng cho việc lên sổ tổng hợp.
Ngoài ra, Ban lãnh đạo Công ty cần nâng cao hơn nữa trách nhiệm của kế toán trong việc kiểm tra, soát xét công tác tiến hành ghi sổ trên cả sổ chi tiết và sổ tổng hợp Đối với việc ghi chép các khoản giảm trừ doanh thu trên từng TK cụ thể, Ban lãnh đạo Công ty cần yêu cầu bộ máy kế toán nghiêm chỉnh tiến hành việc ghi rõ theo yêu cầu này Đồng thời, trong giai đoạn đầu thực hiện, Công ty cần liên tục tiến hành kiểm tra việc ghi sổ và đối chiếu với các chứng từ này, phát hiện và điều chỉnh sai sót trong việc ghi chép 1 cách kịp thời Công ty cần đưa ra một quy trình hạch toán cụ thể và đầy đủ, từ khâu lập chứng từ, lưu chuyển chứng từ đến việc hạch toán ghi sổ nhằm đảm bảo cho việc hạch toán và ghi nhận các khoản giảm trừ được chính xác, cụ thể, đồng thời tạo điều kiện cho việc kiểm tra, xem xét khi cần thiết.
Hơn nữa, nếu trong kỳ PS các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu có cùng tính chất ( cùng hạch toán trên cùng 1 TK) thì kế toán cần tiến hành mở sổ theo dõi chi tiết TK đó để đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách chính xác và đầy đủ. Đối với giải pháp tiến hành kế toán doanh thu một cách tập trung hơn thi Ban lãnh đạo Công ty cần lựa chọn cho mình một giải pháp tối ưu nhất, có riêng một phần hành kế toán doanh thu hoặc gộp với kế toán công nợ nếu điều kiện không cho phép tách riêng thêm một phần hành nữa ( tất nhiên cùng với một số điều kiện đã bàn ở phần giải pháp ) Song dù chọn giải pháp nào thì Công ty cũng cần phải có những điều chỉnh cho hợp lý: nếu tách riêng phần hành doanh thu thì phải quy định và giới hạn lại mức độ trách nhiệm của các kế toán phần hành khác, đồng thời tổ chức lại cơ cấu của bộ máy kế toán cho phù hợp ) Nếu gộp chung với kế toán công nợ thì Công ty phải tiến hành điều chỉnh một số cách thức hạch toán và ghi sổ, đưa ra các quy định mới và cách hạch toán trên các TK 111; TK 131 và TK 551; đông thời hướng dẫn và chỉ đạo kế toán công nợ thực hiện một cách chính xác và đầy đủ, thời gian đầu Công ty nên tiến hành kiểm tra một cách định kỳ nhằm tạo kĩ năng cho kế toán công nợ Ngoài ra, để khuyến khích kế toán công nợ hoàn thành tốt công việc của mình thì Công ty nên tiến hành trả thêm lương cho phù hợp với phần công việc thêm mà phần hành này phải đảm nhiệm. Đối với giải pháp tiến hành hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ thông qua một TK duy nhất là TK 131 thì Công ty cần phổ biến và hướng dẫn cách hạch toán cho kế toán công nợ và kế toán tiền mặt, đồng thời liên tục kiểm tra nhằm đảm bảo các phần hành trên không hạch toán nhầm lẫn hay bỏ sót. Các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng dù trả ngay bằng tiền mặt cũng phải giao cho kế toán công nợ, không phải kế toán hàng dù trả ngay bằng tiền mặt cũng phải giao cho kế toán công nợ, không phải kế toán tiền mặt Sau khi kế toán công nợ đã hạch toán mới chuyển chứng từ có liên quan dến thanh toán băng tiền mặt cho kế toán tiền mặt định khoản Điều ầy đòi hỏi Công ty phải tổ chức được quá trình luan chuyển chứng từ nhanh gọn và chính xác, tránh những nhầm lẫn không đáng có.
Ngoài ra Công ty nên không ngừng học hỏi và tiếp thu kinh nghiệm, thành tựu trong các đơn vị bạn về công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán thu nói riêng.
2 Về phía Nhà Nước: Để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp nói chung và Công ty cổ phần Sản xuất và Kinh doanh kim khí nói riêng thực hiện có hiệu quả công tác hạch toán doanh thu, Nhà Nước cần nâng cao tự chủ hơn nữa cho các doanh nghiệp bằng cách xây dựng một chế độ hạch toán, ghi sổ thông thoáng, cởi mở, cho phép các doanh nghiệp tuỳ theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình của mình mà mở sở và tiến hành ghi sổ cho hợp lý Nhà nước không nên bắt buộc các doanh nghiệp mở sổ theo đúng mẫu của BộTài chính , kể cả các sổ tổng hợp như Sổ cái ; chỉ nên yêu cầu các đơn vị đảm bảo được các thông tin chính cần phải có, ngoài ra tuỳ theo các đặc điểm riêng mà các đơn vị có thể mở sổ tổng hợp hơn hoặc chi tiết hơn sao cho thoả thuận tiện nhất.
Riêng đối với các khoản giảm trừ doanh thu, để cho rõ ràng theo em Bộ Tài chính nên quy định các đơn vị phải ghi rõ các khoản giảm trừ này trong báo cáo tài chính, chứ không nên chỉ tổng hợp lại thành một chỉ tiêu là “Các khoản giảm trừ” Điều này tuy có hơi rườm rà cho các nhà quản lý cấp Nhà Nước song lại tạo được một thói quen tốt trong hạch toán cho các doanh nghiệp, đông thời giúp cho Ban lãnh đạo các doanh nghiệp nắm được các khoản giảm trừ một cách cụ thể, từ đó có thể đưa ra các quyết định quản trị một cách đúng đắn và sáng suốt.
Ngoài ra, để giúp các doanh nghiệp hạch toán có hiệu quả hơn nữa, Bộ Tài chính nên quy định cách thức xuất nhập khẩu theo như quy định hiện nay thì doanh thu của các doanh nghiệp sẽ bị giảm đi khi xác định được số thuế xuất khẩu phải nộp:
Như vậy theo như bút toán trên thì thuế xuất khẩu sẽ được ghi nhận như một khoản làm giảm trừ doanh thu nhưng trên thực tế thì doanh nghiệp không phải là người chịu khoản thuế này Do vậy, cách hạch toán theo như quy định tren của BTC vừa không thể hiện được bản chất của nghiệp vụ kinh tế PS vừa làm giảm doanh thu của các doanh nghiệp Vì vậy, để tạo điều kiện cho công tác hạch toán doanh thu tại các doanh nghiệp được chính xác và hiệu quả, BTC nên tiến hành sửa đổi bút toán trên cho phù hợp với bản chất của nghiệp vụ PS.
Tóm lại, để thực hiện các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán doanh thu tại Công ty cần có sự phối hợp đồng bộ của nhiều yếu tố , cả từ phía nhà quản lý doanh nghiệp cũng như từ phía Nhà Nước và không thể hoàn thiện trong ngày một ngày hai mà đòi hỏi nỗ lực của toàn bộ Công ty trong một khoảng thời gian dài.