Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài
Trong 10 năm vừa qua nhờ có đường lối đổi mới và chủ trương đúng đắn của Đảng và Nhà nước, đất nước ta đã vượt qua nhiều khó khăn, thách thức để đạt được nhiều thành tựu rất quan trọng trong việc phát triển kinh tế xã hội Điều đó được thể hiện qua các chỉ tiêu chính đạt được trong 5 năm qua: Tổng sản phẩm trong nước GDP liên tục tăng 7,5% năm; giá trị sản xuất công nghiệp tăng 16% năm; kim ngạch xuất khẩu tăng 17,5% năm Hội nhập kinh tế và kinh tế đối ngoại có bước tiến mới rất quan trọng, khả năng độc lập tự chủ của nền kinh tế được nâng lên Đời sống vật chất tinh thần của nhân dân được cải thiện nền chính trị xã hội ổn định, vị thế quốc tế được nâng lên rõ rệt, là thành viên của nhiều tổ chức quốc tế và khu vực như ASEAN, APEC và WTO.
Bên cạnh đó trong bối cảnh hiện nay khi mà xu hướng quốc tế hóa đang ngày càng phát triển, sự khan hiếm các nguồn lực ngày càng gia tăng, nhu cầu và thị hiếu tiêu dùng luôn luôn biến đổi làm cho môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp ngày càng phức tạp và chứa đựng nhiều rủi ro Với một môi trường kinh doanh đầy tính cạnh tranh như vậy các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi phải xác định đúng các yếu tố môi trường và yếu tố nội tại bên trong doanh nghiệp để từ đó phân tích, nắm bắt xu hướng biến động và xây dựng tổ chức bộ máy phù hợp nhằm triệt để tận dụng nguồn nhân lực của Doanh nghiệp để giảm thiểu những nguy cơ đảm bảo cho sự phát triển ổn định và bền vững của Doanh nghiệp mình Trong thực tế,những Doanh nghiệp nào xây dựng bộ máy quản trị phù hợp thì Doanh nghiệp đó sẽ thành công Ngược lại, tổ chức bộ máy quản trị không phù hợp, hoạt động không hiệu quả thì Doanh nghiệp chậm phát triển và thụ động trước những biến đổi của môi trường kinh doanh Qua đó chúng ta thấy được tầm quan trọng của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị đối với quá trình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp.Và việc hoàn thiện tổ chức bộ máy công ty là một đòi hỏi khách quan Đây là một vấn đề khó khăn, phức tạp nhưng có vai trò hết sức quan trọng bởi lẽ hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty là điều kiện tiên quyết quyết định để có được sự thành công của doanh nghiệp trên thị trường
Công ty Liên doanh FUJI-ALPHA là công ty trực thuộc tập đoàn ALPHANAM Kể từ khi thành lập, Công ty đã trải qua nhiều giai đoạn có cả những thành công và thất bại, cho đến ngày nay đã tạo dựng được một vị trí quan trọng trên thương trường Đây cũng là minh chứng cho vai trò của tổ chức bộ máy quản trị trong công ty Vì vậy, để có thể đứng vững trên thị trường và thích ứng được với những biến đổi không ngừng của thị trường diễn ra trong tương lai đòi hỏi Công ty Liên doanh FUJI-ALPHA phải hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty cho thật phù hợp.
Với thời gian thực tập tại Công ty Liên doanh FUJI-ALPHA bản thân em đã nỗ lực rất nhiều trong việc tiếp cận với môi trường làm việc của Công ty Được tiếp cận với nhiều cán bộ, nhân viên, phòng ban tổ chức, qua đó em đã thấy được một cách tổng quan nhất về công ty Trong đó em thấy còn nhiều vấn đề hạn chế và bất cập về vấn đề tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, nếu tiếp tục như vậy sẽ hạn chế rất nhiều đến khả năng phát triển của Công ty trong thời gian tới, đặc biệt là khi chúng ta đã gia nhập WTO Chẳng hạn sự phân công công việc không hợp lý, một số cán bộ công nhân viên phải đảm nhiệm quá nhiều việc nên nhiều lúc có sự bế tắc trong công việc trong khi một số nhân viên lại rảnh rỗi, điều này dẫn đến tâm lý so bì, không thoái mái giữa các nhân viên Sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban còn hạn chế và ít có sự phối kết hợp Với những vấn đề mang tính cấp bách như vậy nên em đã chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên Doanh FUJI-ALPHA” nhằm góp phần nhỏ để hoàn thiện hơn tổ chức bộ máy quản trị tại Công ty giúp Công ty hoạt động đạt hiệu quả hơn.
Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Từ việc xem xét thực trạng của vấn đề hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên doanh FUJI-ALPHA, thấy rõ được những ưu điểm và những hạn chế của việc tổ chức bộ máy quản trị công ty Với những hạn chế đó nếu Doanh nghiệp không sớm tìm cách khắc phục thì khó có thể tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường, từ đó sẽ dẫn tới hạn chế trong việc mở rộng và phát triển thị trường, hiệu quả sản xuất và kinh doanh giảm dẫn tới doanh thu và lợi nhuận giảm Nếu những hạn chế đó vẫn còn tồn tại thì doanh nghiệp khó có thể trụ vững trên thị trường cạnh tranh khốc liệt nhất là khi các doanh nghiệp nước ngoài đang ồ ạt đầu tư vốn vào thị trường trong nước Từ những thực trạng trên ta có thể thấy rõ tầm quan trọng và tính cấp thiết của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty FUJI-ALPHA, từ đó em quyết định lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên doanh FUJI-ALPHA”.
Các mục tiêu nghiên cứu
Luận văn tập trung vào các mục tiêu cơ bản sau đây:
- Làm rõ một số lý luận cơ bản về tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp.
- Đánh giá và phân tích thực trạng tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên doanh FUJI-ALPHA
- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên doanh FUJI-ALPHA trong những năm tới.
Kết cấu luận văn tốt nghiệp
Ngoài các phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục, danh muc bảng biểu, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, các phụ lục, kết cấu của đề tài gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp”.
Chương 2: Một số lý luận cơ bản về tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy quản trị tại công ty Liên doanh FUJI-ALPHA.
Chương 4: Các kết luận và đề xuất hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công tyLiên doanh FUJI-ALPHA.
TÓM LƯỢC MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
Khái niệm cơ bản về tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức.
Quản trị doanh nghiệp là tổng hợp những hoạt động được thực hiện nhằm đạt mục tiêu xác định thông qua nỗ lực của những người khác trong doanh nghiệp.
Chức năng quản trị được hình thành một cách khách quan bởi hoạt động của chủ thể quản trị Chức năng quản trị thể hiện những phương hướng tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị Chức năng quản trị nhằm mục tiêu rõ ràng và được quy định một cách khách quan Chức năng quản trị gồm những chúc năng cơ bản sau:
- Chức năng kiểm tra kiểm soát
Các chức năng này có liên quan chặt chẽ với nhau và các nhà quản trị thực hiện chúng theo đúng trật tự để đạt được mục tiêu đề ra
Trong quá trình quản trị doanh nghiệp, tổ chức được coi là một chức năng cơ bản, là một công tác rất quan trọng nhằm thực hiện các mục tiêu đã xác định.
Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân trong khi tiến hành công việc Công việc tổ chức được coi là hoạt động gắn liền với việc phân công lao động khoa học, việc phân quyền và xác định tầm hạn quản trị Kết quả của công việc tổ chức là xác lập được một cấu trúc tổ chức phù hợp với mọi yêu cầu kinh doanh, dựa trên mô hình (mang tính lý thuyết) đã được lựa chọn.
Mục tiêu của công tác tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi các nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào sự hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Tổ chức bao gồm hai nội dung đó là cơ cấu tổ chức và phân quyền.
Cơ cấu (cấu trúc) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị hay cá nhân ) khác nhau, có mối liên hệ là quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hoá theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định Trong cơ cấu tổ chức có hai mối quan hệ cơ bản, đó là quan hệ ngang và quan hệ dọc Theo chiều ngang, cơ cấu tổ chức chia thành các khâu quản lý Theo chiều dọc, cơ cấu tổ chức chia thành các cấp quản lý. Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.
Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định nhưng không thể có sự phân quyền tuyệt đối vì nếu nhà quản lý phải giao phó hết quyền lực thì mức độ các quyết định được đề ra ở các cấp thấp trong tổ chức càng quan trọng
Một số lý thuyết về tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
- Theo giáo trình Quản trị học - PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp
Tổ chức là một trong những chức năng của quản trị liên quan tới các hoạt động thành lập nên các bộ phận trong tổ chức, bao gồm các bộ phận và các cấp tức là quan hệ hàng dọc để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.
- Theo Bài giảng Quản trị học, Đại Học Thương Mại
Tổ chức là quá trình xác định các công việc ừân phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt dến mục tiêu chung của tổ chức.
- Theo PGS.TS Võ Phước Tấn, Ths Nguyễn Thị Nhung
Tổ chức là việc thành lập nên các bộ phận để đảm nhận những nhiệm vụ cần thiết và xác định mối quan hệ về chức năng, quyền hành, trách nhiệm giữa các bộ phận đó để đảm bảo cho tổ chức hoạt động với hiệu quả cao nhất.
- Theo “Hệ thống thông tin quản lý” của TS Trương Văn Tú, TS Trần Thị Song Minh
Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt được mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.
Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức.
- Theo TS Đoàn Thị Thu Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền
Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt.
Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung.
Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch Ví dụ người ta vẫn thường nói: tổ chức thực hiện kế hoạch, tổ chức thực thi chính sách hay tổ chức triển khai dự án Khi đó, tổ chức bao gồm ba chức năng của quá trình quản trị: Xây dựng những hình thức cơ cấu làm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch.
Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị, bao gồm việc đảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức.
Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước 6
Tôi đã tìm hiểu và nghiên cứu một số công trình luận văn khoá trước và thu được kết quả như sau:
- Đề tài 1: Lê Thị Minh Nguyệt, Lớp K4HQ1B năm 2010
“Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH thi công cơ giới Thăng Long” Đề tài này dựa trên những cơ sở lý thuyết thu được để áp dụng vào nghiên cứu tình hình thực tế tại công ty TNHH thi công cơ giới Thăng Long.Thông qua các kết quả xử lý thông tin thu thập được để đánh giá và đưa ra giải pháp cho việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty này.
- Đề tài 2: Hoàng Quang Hoà lớp K41A4 Trường Đại học Thương mại năm 2009
“Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH Thương mại Sumovina” Đề tài này đã nghiên cứu rõ cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy và phân quyền Trên cơ sở đó đã tập trung nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thương mại Sumovina Luận văn đã chỉ ra rất chi tiết và cụ thể từng vấn đề đạt được và chưa đạt được, chỉ rõ nguyên nhân tồn tại và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy và phân quyền tại công ty TNHH Thương mại
Sumovina thông qua việc phân công trách nhiệm và quyền hạn ở mỗi bộ phận bố trí, sắp xếp và kiểm soát hoạt động của các bộ phận sao cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
- Đề tài 3: Phạm Ngọc Thạch, K41A2 Trường Đại Học Thương Mại, năm 2009
“ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH Thương Mại Hà nội” Đề tài này làm rõ các vấn đề liên quan tới lý luận về cơ cấu và phân quyền trong doanh nghiệp, phân tích thực trạng về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thương Mại Hà Nội, và đưa ra giải pháp cho việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thương Mại Hà Nội
- Đề tài 4 : Nguyễn Thị Mai Trang,lớp K3 HQA1, trường Đại học Thương mại năm 2009
“ Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty thiết bị điện tử A45” Đề tài đã đưa ra khá rõ và chi tiết nội dung tổ chức bộ máy quản trị công ty Phần phân tích thực trạng khá đầy đủ, nêu ra được những thành công và tồn tại về tổ chức bộ máy quản trị công ty thiết bị điện tử A45 Từ đó đưa ra các giải pháp và đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Tuy nhiên một số giải pháp chưa sát với đề tài, các kiến nghị còn sơ sài.
- Đề tài 5 : Lê Thị Kim Thành, lớp K41A3, trường Đại học Thương mại năm
“Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm Hà Nội” Đề tài này đã dựa trên cơ sở lý luận về tổ chức bộ máy quản trị công ty để nêu ra những thành công và những mặt còn hạn chế về tổ chức bộ máy tại công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm Hà Nội Từ đó đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy công ty này.
Ngoài ra còn có những đề tài nghiên cứu cấp bộ, tuy nhiên chưa có đề tài nào nghiên cứu về hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên doanh FUJI-ALPHA”.
Do đó đề tài “ Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên Doanh FUJI- ALPHA ” là không trùng lặp với các công trình năm trước.
Phân tích nội dung vấn đề tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
2.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
2.4.1.1 Các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức.
- Tính tiêu chuẩn hoá: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động,các hành vi cuả mỗi bộ phận và cá nhân ,thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc, hay các nội quy, quy chế Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ, ta nói tính tiêu chuẩn hoá cao sẽ tạo sức mạnh của tổ chức Tiêu chuẩn hoá là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ một cách thống nhất và thích hợp Quy trình này tác động vào mỗi nhân viên như một cơ chế, nếu các công việc không được tiêu chuẩn hoá thì tổ chức không thể đạt được các mục tiêu của nó
- Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận Nó chỉ ra sự phân bổ quyền hạn quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức.
- Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, ta nói cấu trúc tổ chức đó có tính phức tạp cao và ngược lại Doanh nghiệp nào có cơ cấu tổ chức nhiều tầng nấc trung gian thì càng phức tạp, cồng kềnh với nhiều chức danh riêng biệt: các khâu quản trị theo chiều ngang, các cấp quản trị theo chiều dọc, đơn vị lãnh thổ và đơn vị thành viên.
2.4.1.2 Các nguyên tắc cơ cấu tổ chức
- Tương thích giữa hình thức và chức năng: Khi thiết kế cấu trúc tổ chức,các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng “ Hình thức phải đi sau chức năng”
- Thống nhất chỉ huy: Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức.
- Cân đối: Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định bền vững trong tổ chức.
- Linh hoạt: Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng , đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức.
- Hiệu quả: Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế, nghĩa là thực hiện hoạt động kinh doanh có hiệu quả nhất trên cơ sở chi phí quản lý để thực hiện hoạt động đó thấp nhất.
2.4.2 Một số mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
2.4.2.1 Cấu trúc tổ chức trực tuyến Đặc điểm
Là loại cấu trúc gần như không có cấu trúc, trong đó có rất ít yếu tố được “mô hình hoá”, “công thức hoá”.
“Tính tập trung” của tổ chức rất cao, quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người.
Không có hoặc có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều. Nói cách khác, tính phức tạp của cấu trúc tổ chức rất thấp tới mức đơn giản Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó. Ưu điểm
Vì là cấu trúc đơn giản nên ưu điểm nổi bật của cấu trúc này là gọn nhẹ, nhanh, linh hoạt, chi phí quản lý thấp, việc kiểm soát và điều chỉnh các bộ phận, các hoạt động bên trong dễ dàng.
H 2.1 Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến
Nhược điểm cơ bản của cấu trúc này là chỉ áp dụng với các doanh nghiệp nhỏ hay các cơ sở kinh doanh nhỏ theo kiểu doanh nghiệp cá nhân Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, có trình độ chuyên môn hoá cao thì cấu trúc này sẽ làm cho bộ máy quản trị rơi vào tình trạng quá tải Nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc Do đó hạn chế việc sử dụng, khai thác trí tuệ của các chuyên gia
Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3 trong quá trình điều hành công việc, dẫn đến chất lượng hiệu quả các quyết định thường không cao
2.4.2.2 Cấu trúc tổ chức theo chức năng Đặc điểm
Cấu trúc này chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năng như hoạt động sản xuất, thương mại, nhân sự, tài chính, marketing Điều dẽ dàng nhận thấy ở đây là các cấp cơ sở và những ngưòi thực hiện đồng thời chịu sự chi phối, chỉ đạo và quyết định của người quản lý trực tiếp hoặc người quản lý các khối chức năng. Ưu điểm Ưu điểm của mô hình này là các khối chức năng đã gánh vác bớt những phần việc mang tính chất chuyên môn sâu và đặc thù Vì vậy chất lượng hiệu quả của các quyết định được đảm bảo và nâng cao hơn so với cơ cấu trực tuyến.
Các bộ phận chức năng được uỷ quyền chỉ đạo ra quyết định giải quyết các vấn đề chuyên môn do mình phụ trách Nhờ đó có điều kiện sử dụng, khai thác trình độ chuyên môn của các chuyên gia, nâng cao chất lượng hiệu quả quản lý.
Nhược điểm cơ bản của mô hình này là cáp dưới chịu sự chỉ đạo của nhiều đầu mối Các mệnh lệnh có khi trái ngược với nhau, không đồng bộ với nhau, do đó làm suy yếu vai trò thủ trưởng, lại tạo ra mầm mống gây hiện tượng chia rẽ, bè phái, mất đoàn kết trong đơn vị.
H 2.2 Mô hình cấu trúc tổ chức theo chức năng
Giám đốc sản xuất Giám đốc tài chính
Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm
- Đặc điểm Đây là cấu trúc tiêu biểu cho loại hình cấu trúc tổ chức hiện đại, hướng ngoại, với đặc điểm là chia tổ chức thành các “nhánh’, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại nhóm sản phẩm nhất định Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc.
- Ưu điểm Đảm bảo sự phối kết hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, các nhóm trong doanh nghiệp.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY
Phương pháp hệ nghiên cứu thực trạng tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên
3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu Để thu thập các thông tin phục vụ việc nghiên cứu đề tài tôi sử dụng các phương pháp thu thập dữ liệu là: phương pháp thu thập thông tịn sơ cấp và phương pháp thu thập thông tin thứ cấp.
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
Phương pháp này việc sử dụng các phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế sẵn, phát tới các đối tượng cần điếu tra để các đối tượng này tiến hành nghiên cứu và trả lời các vấn đề được hỏi trong phiếu điều tra về công ty Liên Doanh FUJI- ALPHA Tại công ty Liên Doanh FUJI- ALPHA Em đã phát phiếu điều tra cho các nhân viên và các nhà quản trị Các câu hỏi trong phiếu điều tra tập trung vào những ưu điểm, những hạn chế còn tồn tại về tổ chức bộ máy cũng như những nhân tố ảnh hưởng tới bộ máy quản trị công ty Liên Doanh FUJI- ALPHA.
Nếu như phiếu điều tra nhằm tạo những câu hỏi đóng, hướng người trả lời lựa chọn những đáp án phù hợp thì phiếu phỏng vấn đi sâu vào những câu hỏi cụ thể, là dạng câu hỏi mở Đây là một trong những dữ liệu xác thực nhất cho luận văn này Tại công ty Liên Doanh FUJI- ALPHA em đã tiến hành phỏng vấn 5 nhà quản trị của công ty Thông qua việc phỏng vấn trực tiếp giúp em làm sáng tỏ hơn những vấn đề cần giải quyết thuộc bộ phận nào và cần giải quyết ở khâu nào Từ đó rút ra khía cạnh nào là ưu điểm cần phát huy, vấn đề nào còn hạn chế và cần thay đổi để hoàn thiện bộ máy tổ chức công ty, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Phương pháp này thu thập dữ liệu từ trong chính nội bộ công ty, qua các phòng ban chức năng như phòng hành chính, phòng kĩ thuật, phòng nhân sự và phỏng vấn các nhà quản trị của doanh nghiệp Tại đây em đã có những thông tin chính xác và đáng tin cậy về cơ cấu tổ chức cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm trở lại đây ( 2008-2010) và thực trạng về tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên Doanh FUJI- ALPHA.
3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
- Phân tích dữ liệu qua phiếu điều tra, phỏng vấn nhà quản trị và nhân viên trong công ty Liên Doanh FUJI- ALPHA: Qua điều tra nhà quản trị và nhân viên trong công ty đã có những kết quả phản ánh cụ thể thực trạng của công ty Phiếu khảo sát được bao gồm các câu hỏi điều tra trắc nghiệm, đồng thời bảng câu hỏi phản ánh một cách chi tiết các câu trắc nghiệm đó Từ kết quả đó phân tích, đánh giá và đưa ra kết luận, đề xuất hướng giải quyết nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy công ty.
- Phân tích dữ liệu bằng phương pháp thống kê, so sánh kết quả trong 3 năm qua: các dữ liệu được thu thập từ các phòng ban trong công ty và được tổng hợp thống kê trong 3 năm gần đây Từ kết quả thu thập và tổng hợp ta phân tích, so sánh các kết quả trong 3 năm để thấy được rõ sự thay đổi theo các năm, từ đó thấy được những thành công, những hạn chế và nguyên nhân của tổ chức bộ máy quản trị trong công ty, từ đó có những bước nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty.
Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên doanh FUJI- ALPHA
bộ máy quản trị công ty Liên doanh FUJI- ALPHA
3.2.1 Đánh giá tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên doanh FUJI- ALPHA
3.2.1.1.Giới thiệu sơ lược về công ty Liên doanh FUJI- ALPHA
Công ty Liên doanh FUJI- ALPHA là công ty trực thuộc tập đoàn công nghiệp ALPHANAM, được thành lập năm 2003 theo quyết định số 183/2003/QĐ – TTg ngày 08/9/2003 của Thủ tướng chính phủ về việc thành lập Ban Quản lý các khu công nghiệp tỉnh Hưng Yên Địa chỉ trụ sở chính: Khu công nghiệp Phố Nối, xã Trưng Trắc, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên.
+ Văn phòng đại diện tại Hà nội: Số 2 Đại Cồ Việt – Phường Lê Đại Hành – Hai
+ Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: Đường số 2 khu Công nghiệp Hoà Khánh – Quận Liên Chiểu – TP.Đà Nẵng
Sau 8 năm xây dựng và phát triển, Công ty Liên doanh FUJI- ALPHA với đội ngũ cán bộ công nhân kỹ thuật lành nghề và có năng lực, công ty đã có mặt tại nhiều công trình ở Hà Nội và các tỉnh khắp cả nước, thi công đạt yêu cầu kỹ thuật, tiến độ thi công luôn đảm bảo yêu cầu, tuân thủ nghiêm ngặt và thực hiện tốt công tác an toàn lao động, vệ sinh môi trường Công ty đã có các công trình tiêu biểu như:
Cao ốc văn phòng, trung tâm thương mại và Ngân hàng, Cao ốc FICO-HCM, cao ốc văn phòng CONTREXIM-HCM, Tháp đôi Vincom-Hà nội, hệ thống Ngân hàng Đông Á: Đông Á Bạc Liêu, Đông Á Bến Tre, Đông Á Kiên Giang, Cao ốc Kim Long- TP.HCM, Green Plaza- HCM…
3.2.2.2.Nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh
+ Công ty đảm nhận nhiệm vụ sản xuất và lắp ráp các sản phẩm về thang máy đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn cho các công trình.
+ Thực hiện các nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước Thực hiện luật kế toán và luật quản lý hồ sơ, sổ sách, chứng từ, hoá đơn ban đầu.
+ Xây dựng và thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh nhằm thực hiện đựơc các mục tiêu và nội dung hoạt động của công ty.
+ Quản lý, sử dụng người lao động, cải thiện điều kiện làm việc, bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ, đảm bảo quyền lợi và đời sống người lao động.
+ Tham gia các phong trào thi đua lao động sản xuất và hoạt động xã hội.
+ Sản xuất biến thế điện, thiết bị phân phối và điều khiển điện.
+Sản xuất các sản phẩm khác bằng kim loại, các dịch vụ xử lý, gia công kim loại.
+Sản xuất, lắp ráp, bảo trì, sửa chữa thang máy, thang cuốn, thang thuỷ lực, các thiết bị nâng, hạ và bốc xếp.
3.2.2 Đánh giá tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên Doanh FUJI-ALPHA
Quy mô của công ty thông qua số lượng lao động được thể hiện qua :
Bảng 3.1: Cơ cấu lao động của công ty Liên Doanh FUJI-ALPHA: Đơn vị tính: Người
So sánh 2009/2008 So sánh 2010/2009 Số lượng % Số lượng %
Phòng tài chính –Kế toán
( Nguồn:Phòng tổ chức cán bộ lao động)
Nhìn vào bảng ta thấy được sự biến động về số lượng lao động và cơ cấu lao động của công ty Liên doanh FUJI-ALPHA Tuy nhiên sự biến động này rất nhỏ, không đáng kể Cụ thể, năm 2009 tăng 9 người so với năm 2008, và năm 2010 cũng chỉ tăng 4 người so với năm 2009 Điều này một phần cho thấy sự khá cứng nhắc trong việc làm trẻ hoá đội ngũ cán bộ để tăng chất lượng lao động.
Trình độ quản trị viên và đội ngũ lao động.
Trình độ đội ngũ lao động trong công ty được được phản ánh qua cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị và được thể hiện qua 3 năm như sau:
Bảng 3.2 Cơ cấu về trình độ lao động của người lao động trong công ty Liên DoanhFUJI-ALPHA:
Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 So sánh
% Đại học và trên đại học
( Nguồn Phòng tổ chức cán bộ lao động)
Nhìn vào bảng ta thấy cơ cấu về trình độ lao động trong công ty có sự biến động như: tổng số cán bộ năm 2009 tăng 5 người so với năm 2008, năm 2010 tăng 5 người so với 2009 Về trình độ cán bộ công nhân viên ở tất cả các trình độ cũng có sự tăng qua các năm dù không tăng đáng kể Nhìn vào bảng số liệu trên ta cũng thấy được trình độ của cán bộ công nhân viên công ty, với tỷ lệ đại học và trên đại học chiếm 44,1% năm 2009 và 44% năm 2010 cho thấy công ty khá chú trọng tới công tác tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực Điều này góp phần đáng kể đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của công ty
Với những ưu điểm của bộ máy tổ chức và với trình độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên mà công ty đã đạt được những kết quả trong 3 năm như sau:
Bảng 3.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Liên Doanh FUJI-ALPHA năm 2010 Đơn vị tinh: triệu đồng
Lợi nhuận từ hoạt động KD
Tổng lợi nhuận sau thuế
( Nguồn : Phòng Tài chính kế toán)
Nhìn vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh qua 3 năm của công ty ta thấy doanh thu qua các năm có xu hướng tăng không cao Năm 2009 tăng 30571.27 triệu đồng so với năm 2008 tương ứng với 8.72%, năm 2010 tăng 27339.72 triệu đồng so với năm 2009 tương ứng với 7.17% Chi phí sản xuất có giảm nhưng không đáng kể. Chi phí quản lý có xu hướng tăng một phần do nhân lực tăng và thu nhập của cán bộ có sự cải thiện.
Mặt khác, ta thấy lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp tăng với tỷ lệ thấp so với tỷ lệ tăng doanh thu nên lợi nhuận sau thuế còn lại ít, dẫn đến tái đầu tư và tăng tích luỹ của công ty mặc dù quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng Lợi nhuận sau thuế năm 2009 tăng 29.56 triệu đồng tương ứng 2.19%, đến năm 2010 lợi nhuận sau thuế lại giảm 36.33 triệu đồng tương ứng 2.64% so với năm 2009 Nguyên nhân là do cuối năm 2008, đầu năm 2009 xảy ra cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới, điều này gây ảnh hưởng nặng nề tới các doanh nghiệp trong nước khiến các Doanh nghiệp này gặp khó khăn hơn trong việc kinh doanh
Hơn nữa, trong những năm gần đây, dù Công ty Liên doanh FUJI- ALPHA đã nhận thức rõ được tầm quan trọng của tổ chức bộ máy quản trị và đã có những thay đổi nhằm hoàn thiện hơn để đáp ứng với tình hình thị trường và hoạt động kinh doanh của
Công ty Tuy nhiên, bộ máy tổ chức vẫn còn những tồn tại, bộ máy quản trị vẫn chưa linh hoạt và khoa học, tình trạng phân công công việc chưa hợp lý, chưa giao đúng người, đúng việc…dẫn đến hiệu quả sản xuất và kinh doanh chưa cao.
3.2.3 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản trị hoạt động kinh doanh của công ty Liên doanh FUJI- ALPHA
3.2.3.1 Môi trường nội tại của công ty Liên doanh FUJI- ALPHA
* Mục tiêu và chiến lược của công ty
Chiến lược kinh doanh của công ty Liên doanh FUJI- ALPHA ảnh hưởng lớn đến bộ máy hoạt động công ty Với định hướng phát triển và mở rộng thị trường hơn nữa, công ty Liên doanh FUJI- ALPHA đã xây dựng những chiến lược cụ thể cho từng giai đoạn với chính sách sản xuất thang máy với chất lượng tốt nhất nhằm đáp ứng đầy đủ và kịp thời các yêu cầu của các công trình Do đó công ty chú trọng đến công tác mở rộng hệ thống sản xuất và cải tiến kĩ thuật Nhìn vào cơ cấu lao động của công ty, ta thấy số lao động được phân bố ở các phòng ban tương đối ít so với số lao động ở hệ thống cơ sở sản xuất và lắp ráp Chính vì thế mà công ty chọn mô hình cấu trúc trực tuyến theo chức năng, các phòng ban thực hiện nhiệm vụ, chức năng riêng của mình.
*Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty Liên doanh FUJI- ALPHA có chức năng, nhiệm vụ là sản xuất và lắp ráp các dịch vụ về thang máy Với nhiệm vụ như vậy nên bộ phận lao động được bố trí chủ yếu ở nhà máy sản xuất Bộ phận văn phòng của công ty là cơ quan đầu não, tập trung “sức người, sức của”, bao gồm các phòng ban: phòng nhân sự, phòng kế toán- tài chính, phòng dự án, phòng thầu….Với mô hình trực tuyến chức năng thì bộ phận văn phòng có thể phát huy tối đa khả năng chuyên môn của mình để hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất do công ty đặt ra.
*Công nghệ kinh doanh của công ty
Theo như kết quả điều tra mới đây, 100 doanh nghiệp tại hà Nội và TP.Hồ ChíMinh được khảo sát và thực trạng yếu kém trong lĩnh vực đổi mới công nghệ của doanh nghiệp đã thêt hiện rõ: mức đầu tư cho đổi mới công nghệ chỉ chiếm 3% doanh thu cả năm Điều đó chứng tỏ rằng việc đổi mới công nghệ của doanh nghiệp ViệtNam còn rất chậm, thụ động và chỉ mang tính tình huống là chính Là một công ty liên doanh mà lĩnh vực chủ yếu là sản xuất và cung cấp các dịch vụ về thang máy, công ty hết sức chú trọng đến công nghệ kinh doanh Để tạo ra những sản phẩm có chất lượng tốt nhất, giá cả cạnh tranh nhất và phù hợp với yêu cầu của thị trường, công ty đã trang bị một hệ thống máy móc hiện đại được nhập từ các hãng có uy tín Tất cả các máy móc thiết bị luôn trong tình trạng tốt, nhằm phục vụ tốt nhất những nhu cầu thị trường. Quá trình sản xuất của công ty được trang bị hệ thống máy móc hiện đại Chính vì vậy cần đòi hỏi một đội ngũ cán bộ kỹ thuật, công nhân lành nghề, có trình độ và chuyên môn cao.
*Quy mô của Doanh nghiệp.
Kết quả phân tích phiếu điều tra trắc nghiệm về tổ chức bộ máy quản trị công
ty Liên Doanh FUJI-ALPHA
3.3.1 Kết quả điều tra khảo sát
3.3.1.1 Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty liên doanh FUJI-ALPHA
Theo 100% các phiếu điều tra trắc nghiệm thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty liên doanh FUJI-ALPHA là cơ cấu tổ chức theo chức năng, một mô hình được hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng Và hầu hết các nhân viên đều nhận thức được rằng công ty mình áp dụng mô hình tổ chức theo kiểu chức năng do công ty phân rõ mỗi phòng ban thực hiện riêng các chức nằng.
Khi đánh giá về mô hình tổ chức hiện tại của công ty có 40% ý kiến cho rằng mô hình này là linh hoạt, 20% cho rằng mô hình hiện tại của công ty là cân đối, còn 40% ý kiến cho rằng mô hình này là cứng nhắc, không phù hợp Theo họ, dù các phòng ban trong công ty có các chức năng riêng nhưng công việc lại có sự liên quan chặt chẽ đến nhau nên cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng hơn giữa các phòng ban để đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc.
Về hiệu quả hoạt động của bộ máy quản trị công ty, hầu hết các ý kiến (60%) cho rằng hiệu quả hoạt động là chưa cao, mới chỉ đạt mức trung bình Nguyên nhân là số nhân viên làm văn phòng không nhiều trong khi số lượng công việc nhiều, gây ra sự chồng chéo, làm việc quá tải đối với các nhân viên Hơn nữa trong các phòng ban có một số nhân viên làm việc không đúng chuyên môn Chỉ có 20% ý kiến cho rằng hiệu quả hoạt động của bộ máy quản trị công ty là cao và 20% ý kiến cho rằng hiệu quả hoạt động bộ máy quản trị công ty là thấp Như vậy hiểu quả hoạt động của bộ máy quản trị công ty liên doanh FUJI-ALPHA được đánh giá ở mức trung bình, vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục.
Về số lượng nhân viên trong các phòng thì có đến 46.67% ý kiến cho rằng số lượng nhân viên trong các phòng ban là không hợp lý, có 26.67% ý kiến cho rằng số lượng nhân viên là hợp lý, còn 26.66% là không có ý kiến gì Nguyên nhân là khối lượng công việc nhiều mà số lượng nhân viên ít do vậy công ty cần bổ sung thêm nhân viên cho các phòng ban Ngoài ra cần có sự điều chuyển nhân viên giữa các phòng ban một cách hợp lý để các nhân viên phát huy một cách tối đa năng lực, sở trường của mình Điều này chẳng những giúp cho công việc chung của công ty đạt hiệu quả cao mà còn tạo động lực, sự yêu thích làm việc cho nhân viên, tạo sự gắn bó sâu sắc của nhân viên với công ty. Đáng giá về sự đảm bảo nguyên tăc của mô hình tổ chức hiện tại của công ty thì có 20% ý kiến cho rằng mô hình này đảm bảo được tình linh hoạt, 20% ý kiến cho rằng mô hình quản trị của công ty đảm bảo tính kinh tế, 13.33% ý kiến cho rằng mô hình hiện tại của công ty đảm bảo tính tối ưu và 13.33% ý kiến cho rằng mô hình đã đảm bảo tính tin cậy.
Bảng 3.4 : Kết quả phân tích phiếu điều tra, phỏng vấn về cơ cấu tổ chức công ty
STT Tiêu chí Đánh giá Đồng ý
1 Mô hình tổ chức bộ máy công ty là
Mô hình định hướng kháh hàng 0/15 0
Mô hình khu vực địa lý 0/15 0
2 Đánh giá về mô hình tổ chức hiện tại của công ty
3 Đánh giá về hiệu quả hoạt động của bộ máy quản trị
4 Đánh giá về sự đảm bảo nguyên tắc của mô hình tổ chức hiện tại của công ty Đáp ứng yêu cầu chiến lược 5/15 33.33
Số lượng nhân viên trong phòng anh(chị) có hợp lý không
( Nguồn : Kết quả điều tra của Sinh viên)
3.3.1.2 Thực trạng về phân công và hợp tác lao động trong công ty Liên doanh FUJI- ALPHA
Trong công ty, để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao, công ty đã thực hiện phân công lao động theo cách chia nhỏ công việc cảu toàn công ty cho từng phòng ban Từ đó, mỗi phòng ban sẽ dựa trên năng lực của từng người mà tiến hành phân chia công việc Việc phân chia công việc như thế này không chỉ làm tiến độ công việc được hoàn thành đúng mà còn giúp các nhà quản trị dễ dàng quản lý nhân viên đồng thời có những điều chỉnh phù hợp khi gặp khó khăn trong quá trình thực hiện.
Bảng 3.5: Kết quả phân tích dữ liệu về tình hình phân công và hợp tác lao động của Công ty Liên doanh FUJI-ALPHA
STT Tiêu chí Đánh giá Đồng ý Tỷ lệ(%)
1 Đánh giá về mức độ thể hiện trách nhiệm và quyền hạn lãnh đạo các bộ phận trong công ty
Sự phân công của ban giám đốc cho nhân viên là
Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty Độc lập 3/15 20
4 Mối quan hệ giữa các thành viên trong một phòng ban
Trình độ nhân viên đã đáp ứng công việc ở mức độ
( Nguồn : Kết quả điều tra sinh viên) Đánh giá về mức độ thể hiện trách nhiệm và quyền hạn lãnh đạo các bộ phận trong công ty thì có 20% ý kiến là tốt, 33.33% khá 26.67% bình thường, chỉ có 6.67% ý kiến là chưa tốt. Đánh giá về sự phân công công việc cho các phòng ban thì có 6.67% cho rằng đã phù hợp, 20% cho rằng chưa phù hợp, còn 33.33% là không có ý kiến. Đánh giá về mối quan hệ giữa các phòng ban thì có tới 20% cho rằng giữa các phòng ban có mối quan hệ độc lập, còn lại 80% cho rằng giữa các phòng ban có mối quan hệ phụ thuộc và hỗ trợ nhau Điều này cho thấy bộ máy quản trị hiện tại của công ty chưa phát huy tối đa hiệu quả của nó Bởi các phòng ban trong công ty là một thể thống nhất, giữa các phòng ban phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, cuàng phối hợp để đạt được hiệu quả công việc một cách cao nhất Muốn làm được điều đó thì các thành viên trong mỗi phòng ban phải có sự phối hợp nhịp nhàng, nhất là phải có sự phân công công việc một cách hợp lý
3.3.2 Kết quả phỏng vấn đánh giá của các chuyên gia Để bổ sung, hoàn thiện luận văn của mình, ngoài việc tìm hiểu tổ chức bộ máy quản trị công ty qua phiếu khảo sát, em đã xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn để tìm hiếu sâu hơn về tổ chức bộ máy quản trị công ty liên doanh FUJI-ALPHA với nội dung và kết quả như sau:
3.3.2.1 Bảng câu hỏi phỏng vấn dành cho nhà quản trị( Bảng số 1)
Bảng câu hỏi được xây dựng với 16 câu hỏi và được tiến hành phỏng vấn 5 nhà quản trị của công ty Và các chuyên gia đã đưa ra những ý kiến như sau:
* Những tồn tại của mô hình tổ chức hiện tại của công ty là các quyết định mang tính chủ quan, mục tiêu của các bộ phận đôi khi không phù hợp với mục tiêu chung của công ty Mức độ trao đổi thông tin giữa các phòng ban còn hạn chế Mô hình tổ chức chưa linh hoạt.
* Những nhân tố giúp cấu trúc tổ chức linh hoạt là chiến lược kinh doanh phải phù hợp với từng thời kỳ, bên cạnh hình thức quản lý tốt cùng các yếu tố về quy mô, công nghệ và nhân tố con người.
* Những quyết định để lựa chọn mô hình cấu trúc tổ chức công ty là dựa vào thực tế đặc thù công việc Do công ty có những chức năng khá khác nhau nên đây được coi là mô hình phù hợp nhất.
* Nâng cao hiệu quả phân quyền: Các nhà quản trị giao nhiệm vụ kèm với quyền hạn cho nhân viên dưới quyền Phân bổ lại nguồn lao động để tạo điều kiện cho nhân viên làm việc theo đúng chuyên môn và quyền hạn.
* Những khó khăn gặp phải khi trao đổi thông tin giữa các bộ phận: mỗi bộ phận hoạt động theo những chức năng khác nhau nên thông tin trao đổi giữa các phòng ban là khá hạn chế Nhiệm vụ thường chỉ định thẳng xuống các phòng ban nên các phòng ban hoạt động khá riêng rẽ, ít có thời gian tiếp xúc với các phòng ban khác.
*Các nhà quản trị cho rằng có thể ghép một một số phòng ban với nhau nhằm giảm bớt chi phí quản lý, đồng thời tạo mối quan hệ tốt giữa các phòng ban với nhau.
* Hầu hết các nhà quản trị cho rằng môi trưòng kinh doanh không ổn định thì việc xây dựng cơ cấu tổ chức cũng khó ổn định Chính vì thế cơ cấu tổ chức phải linh hoạt để có thể phù hợp với môi trường kinh doanh.
Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp về thực trạng tổ chức bộ máy quản trị Công
ty Liên doanh FUJI-ALPHA
3.4.1 Mô hình cấu trúc tổ chức công ty Liên Doanh FUJI-ALPHA
Sơ đồ 3.1: Mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị công ty FUJI-ALPHA Đặc điểm
Công ty Liên doanh FUJI- ALPHA có cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Mức độ tập trung hoá của cơ cấu này rất cao, và mọi quyền lực tập trung vào cơ quan cao nhất là Hội Đồng Quản Trị Sự tập trung này giúp cho công ty có thể duy trì sự hội nhập và kiểm soát chặt chẽ cần thiết cho việc gắn liền các hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
Tổ chức lãnh đạo cao nhất trong công ty Liên doanh FUJI-ALPHA là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc chịu sự kiểm soát và lãnh đạo của hội Đồng Quản trị. Ưu điểm:
Mô hình này lợi dụng được ưu điểm của hai mô hình cấu trúc trực tuyến và chức năng Mô hình này phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
Với mô hình này thì việc ra quyết định sẽ tập trung hơn và các hoạt động chuyên môn và quản lý đạt hiệu quả hơn Mặt khác, khi các chuyên gia cùng chuyên môn được bố trí cùng một bộ phận sẽ tạo ra sự hợp tác và cộng hưởng trong từng chức năng.
Cấu trúc này cho phép xác định rõ ràng đường dẫn rõ ràng của các chuyên gia và điều này cho phép công ty dễ dàng tuyển dụng và duy trì các tài năng chuyên môn trong tổ chức.
Với cấu trúc này, ban lãnh đạo của công ty phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng Nếu nhà quản trị không khéo léo trong việc giải quyết thì dễ dẫn đến sự phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng dẫn đến hiệu quả công việc giảm.
Những xung đột giữa các bộ phận chức năng luôn đòi hỏi sự quan tâm, giải quyết của nhà lãnh đạo cấp cao và điều này gây nên sự tốn kém thời gian, làm cho nhà lãnh đạo không còn thời gian giải quyết những vấn đề mang tính chiến lược.
Do chức năng của các bộ phận là khác nhau nên không thể có những tiêu chuẩn chung cho các chức năng, vì thế khi sử dụng cấu trúc này công ty sẽ khó khăn trong việc kiểm soát, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban chức năng Mặt khác, khi không có tiêu chuẩn đánh giá chung sẽ dẫn tới rất khó đánh giá chính xác sự đóng góp của từng bộ phận chức năng vào thành quả chung của công ty Điều này làm tăng tính chủ quan trong đánh giá, tạo cảm giác không công bằng, thậm chí dẫn đến đối xử không công bằng với các nhà quản trị cũng như với nhân viên Sự không công bằng trong đánh giá, đãi ngộ đối với cán bộ sẽ gây ra những vấn đề phức tạp trong động viên người lao động.
3.4.2 Tình hình phân quyền trong cơ cấu tổ chức của công ty Liên Doanh FUJI- ALPHA
Công ty Liên doanh FUJI-ALPHA có cơ quan quản lý cao nhất là Hội đồng cổ đông và đại diện là hội đồng quản trị Hội đồng quản trị có trách nhiệm xây dựng, tổ chức, điều hành bộ máy công ty và giám sát hoạt động của bộ máy điều hành thông qua kiểm soát Hội đồng quản trị bổ nhiệm Tổng giám đốc và phó tổng giám đốc cũng như là các giám đốc theo yêu cầu quản lý điều hành Phó tổng giám đốc được uỷ quyền Tổng giám đốc đối với lĩnh vực mà mình chịu trách nhiệm Các Phó Tổng giám đốc có một vị trí, chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, không lẫn lộn nhưng liên quan mật thiết với nhau để đảm bảo sự đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau trong quá trính hoạt động kinh doanh của công ty Các Phó tổng giám đốc phải nắm vững những nhiệm vụ, những mục tiêu mà Tổng giám đốc giao cho Đồng thời họ phải có trách nhiệm làm tròn bổn phận và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và đảm bảo báo cáo kịp thời đầy đủ chính xác.
Trong từng khối chức năng lại được chia thành các phòng ban với chức năng và nhiệm vụ cụ thể giúp cho việc nắm bắt thông tin được nhanh chóng, kịp thời cho giám đốc và phó tổng giám đốc trình lên cấp trên khi có yêu cầu Đứng đầu các phòng ban là các trưởng phòng ban Và các phòng ban này lại chịu sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của giám đốc phụ trách lĩnh vực cho phép.
Trong quá trình giao quyền, các cấp quản lý công ty luôn tin tưởng cấp dưới, điều này tuy chi phí, thời gian, sức lực để giám sát, đôn đốc nhưng lại làm tăng mức độ nguy hiểm cho bộ máy tổ chức và hoạt động kinh doanh của công ty Tuy nhiên, nhân viên của công ty luôn thấy tự tin và thấy hứng thú trong công việc vì được cấp trên tin tưởng Chính vì thế mà hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tăng cao
Dù các nhà quản trị cấp cao luôn tin tưởng giao quyền cho cấp dưới nhưng họ không bao giờ quên trách nhiệm thuộc về họ Do đó khi cấp dưới có sai sót thì quản trị cấp cao hơn luôn phải chịu trách nhiệm và họ sẵn sàng gánh trách nhiệm đó và coi đó là rủi ro trong công việc
Với chức năng và nhiệm vụ của công ty như đã trình bày, công ty đã tiến hành phân công quyền hạn, nhiệm vụ cho các phòng ban như sau:
+ Phòng tổ chức hành chính:
Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộCông ty.
Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân.
Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể hàng năm.
Tham mưu cho Giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động Theo dõi, giải quyết các chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế độ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân.
Quản lý con dấu của doanh nghiệp theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu của Bộ Công an
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị trình giám đốc phê duyệt Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc của Văn phòng định kỳ hàng năm theo quy định.
+ Phòng Kế hoạch kinh doanh :
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY LIÊN DOANH FUJI-ALPHA
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức bộ máy quản trị hoạt động kinh doanh của công ty Liên doanh FUJI-ALPHA
4.1.1 Các kết luận và những thành công, tồn tại và nguyên nhân thực trạng tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên doanh FUJI-ALPHA
4.1.1.1 Những thành công và nguyên nhân :
Bộ máy tổ chức của công ty Liên doanh FUJI-ALPHA đã và đang từng bước phát huy sức mạnh và tiềm năng vốn có của công ty Từ khi thành lập mới đã thể hiện được một số ưu điểm của nó.
- Tổ chức bộ máy của công ty được hình thành theo cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng nên đã phần nào đảm bảo sự lãnh đạo tập trung trên cơ sở phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban Bên cạnh đó, bộ máy tổ chức quản lý của công ty còn có tổ chức Công đoàn, đoàn thanh niên tích cực hoạt động đã tạo ra sức mạnh tổng thể trong việc thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh, góp phần mở rộng việc thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh của Công ty.
- So với đại đa số các Doanh nghiệp Liên doanh khác thì việc bố trí các phòng ban và số lượng cán bộ quản lý trong công ty là chấp nhận được Số lượng phòng ban không nhiều nên không có sự chồng chéo nhiệm vụ giữa phòng ban này với phòng ban khác, giữa các nhân viên trong phòng cũng như không có sự chồng chéo trong công việc Công việc được phân công rõ ràng, mỗi người một nhiệm vụ, phụ trách một mảng công việc khác nhau Mỗi cấp quản lý của Công ty đều có chức năng, chức danh, quyền hạn và nghĩa vụ của từng cấp về hoạt động chung của toàn Công ty và hoạt động kinh doanh nói riêng Mỗi cấp quản lý đều có hệ thống phòng ban, sự phân loại hợp lý với quá trình kinh doanh của Công ty Hệ thống điện thoại khép kín toàn Công ty, đảm bảo hệ thống truyền đạt thông tin đến từng phòng ban, cơ sở, người lao động và dự báo kịp thời.
- Ban quản trị cấp cao của Công ty là những người có trình độ cao, có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế, có khả năng nghiệp vụ và khả năng quản lý, họ luôn nhiệt tình với công việc nhưng vẫn luôn tạo cho cấp dưới những cơ hội thăng tiến qua việc giao quyền cho cấp dưới Ban kiểm soát của Công ty cũng là những người có trình độ nên sẽ đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty luôn đúng như pháp luật quy định.
- Điều kiện làm việc thì cơ bản Công ty đã trang bị cơ sở vật chất khá tốt và hiện đại cho tất cả các bộ phận phòng ban chức năng, tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất cho các cán bộ công nhân viên để họ phát huy khả năng của mình và hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất.
- Khi phân quyền, các nhà quản trị của Công ty đặc biệt là Tổng giám đốc luôn cân nhắc rất kỹ về việc lựa chọn người để phân quyền Họ luôn cân nhắc kỹ khả năng tiềm tàng của người được lụa chọn chứ không chỉ dựa vào thành tích mà người đó đạt được Họ luôn phân biệt rõ ràng mối quan hệ giữa trình độ và bằng cấp, không dựa vào bằng cấp để lựa chọn mà căn cứ vào trình độ, hiệu quả làm việc thực tế của người dưới quyền Chính vì thế mà phát huy được hiệu quả của công tác tổ chức bộ máy quản trị, nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh của Công ty Công ty đã mạnh dạn trong việc sử dụng những người trẻ, họ đã tận dụng được khả năng tiếp thu và tiêu chuẩn hoá kiến thức mới, tư tưởng mới Các nhà quản trị biết cách khai thác khả năng tư duy nhạy bén, tinh lực dồi dào, dũng cảm, sáng tạo và sẵn sàng với mọi công việc để đạt được hiệu quả công tác tốt.
- Với những ưu điểm như trên của bộ máy tổ chức, Công ty Liên doanh FUJI- ALPHA đã đạt được những thành tích: các phòng ban có sự phối hợp ăn ý với nhau để làm cho hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục, không gián đoạn Các phòng ban luôn hỗ trợ cho nhau trong công việc để có thể đạt được hiệu quả tốt Mô hình tổ chức trực tuyến chức năng của Công ty không cồng kềnh mà gọn nhẹ làm cho nó trở nên linh hoạt hơn và có thể thích nghi với sự thay đổi của môi truờng Với trình độ và khả năng quản lý, sự phân công quyền hạn ở Công ty là rất rõ ràng và rạch ròi, ai làm việc của người ấy và họ luôn chịu trách nhiệm về công việc của mình để có thể thu được kết quả tốt nhất
- Những năm qua Công ty đã từng bước hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị, phân công công việc hợp lý hơn, trình độ nhân viên được đào tạo tốt hơn, do đó làm việc hiệu quả hơn dẫn tới hiệu quả hạot động kinh doanh không ngừng tăng trưởng
- Việc hoàn thiện hơn tổ chức bộ máy quản trị đã giúp công ty có một cơ cấu tổ chức hợp lý hơn, đáp ứng được yêu cầu kinh doanh Khi tuyển chọn cán bộ quản lý, công ty rất chú trọng đến người có kinh nghiệm, khả năng, trình độ phù hợp với yêu cầu công việc Đối với cán bộ trong công ty thì luôn có các khoá đào tạo để nâng cao trình độ cho đội ngũ quản lý.
- Ngay từ khi mới thành lập ban lãnh đạo Công ty luôn chú trọng xây dựng cho đội ngũ cán bộ công nhân viên một tác phong làm việc theo những nguyên tắc của tổ chức bộ máy quản trị chuẩn mực Công ty không ngừng cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ công nhân viên.
- Ban lãnh đạo Công ty luôn cố gắng tạo điều kiện để các phòng ban trao đổi thông tin với nhau Một số chương trình hoạt động được xây dựng trên cơ sở phối hợp của phòng ban Bên cạnh đó, Công ty thuờng xuyên tổ chức những buổi giao lưu, hoạt động văn hoá để các phòng ban có cơ hội tiếp xúc nhiều hơn với nhau.
4.1.1.2 Những tồn tại và nguyên nhân
Mô hình trực tuyến chức năng đôi khi còn tỏ ra kém năng động với sự thay đổi của thị trường Các nhà quản trị cấp trung chưa chủ động tìm kiếm hợp đồng, chưa chủ động ban hành các mệnh lệnh, hướng dẫn cấp dưới thực thi nhiệm vụ trong phạm vi công việc của mình phụ trách, chưa phát huy tính chủ động khi tổ chức điều hành quản lý các công việc được cấp trên uỷ quền.
Trình độ quản lý của các bộ quản lý chưa được đào tạo có hệ thống, trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhiều lĩnh vực còn yếu dẫn đến tình trạng ỷ lại vào cấp trên và gây ách tắc trong hoạt động kinh doanh Các quy định về báo cáo, kiểm tra đã được nêu rõ ràng nhưng nhiều khi vẫn bị làm lộ, nhiều khi có báo cáo nhưng lại không chặt chẽ Việc kiểm tra, giám sát công việc của cấp dưới có được thực hiện nhưng chưa thực sự nghiêm túc, nhiều khi buông lỏng dẫn đến hậu quả tai hại.
Việc đánh giá của các cấp quản lý với các phòng ban chức năng còn thiếu chính xác do chức năng của các bộ phận chức năng là khác nhau, chính vì thế đôi khi tạo ra sự không hài lòng của cán bộ công nhân viên với những đánh giá thiếu công bằng dẫn đến sự đãi ngộ không hợp lý của cấp trên, gây mất đoàn kết trong nội bộ Công ty.
Tồn tại trong các phòng ban
Trong quá trình phân tích công việc cua các phòng ban, còn nhiều tình trạng ách tắc thông tin như thông tin chậm, thiếu chính xác một cách dây chuyền gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, kéo theo sự lộn xộn và gây mất đoàn kết trong nội bộ Việc phân công lao động dù đã có nhiều cố gắng, song vẫn chưa thực sự phù hợp với trình độ, độ tuổi, giới tính để cán bộ công nhân viên có thể phát huy mốt cách tối đa sự năng động, sáng tạo trong công việc.
Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên doanh FUJI-ALPHA
4.2.1 Dự báo triển vọng về hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên Doanh FUJI-ALPHA
Trong giai đoạn tới Công ty chủ trương thực hiện công tác cán bộ theo đúng chủ trương đường lối mà Nhà nước đã đề ra, đó là: phải xây dựng đội ngũ cán bộ, bồi dưỡng, luân chuyển cán bộ hàng năm Định kì hàng năm Công ty sẽ tổ chức đánh giá, tự đánh giá, cán bộ để có thể có những kế hoạch đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công nhân viên
Thực hiện chỉ tiêu kế hoạch năm 2011 tăng 15% so với năm 2010, tổ chức khâu kế hoạch từ đầu năm, lập ra mục tiêu hoạt động trong năm tới và đưa ra mức chỉ tiêu về vốn lưu động cần đạt được để đảm bảo cho sự phát triển của công ty.
Hoàn thiện công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm để phục vụ các công trình trọng điểm đảm bảo an toàn, đạt tiêu chuẩn chất lượng cao Công ty sẽ nhanh chóng quay vòng vốn, năng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Điều này đòi hỏi nâng cao chất lượng và số lượng đội ngũ cán bộ tại phòng kỹ thuật để đảm bảo việc kiểm tra chất lượng vật liệu xây dựng được chính xác
Từng bước nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, chính trị cho đội ngũ cán bộ nhất là cán bộ công nhân viên trẻ để làm tốt công tác phòng hành chính là cơ quan đầu não của toàn công ty, đồng thời đào tạo trình độ chuyên môn, tay nghề cho đội ngũ công nhân tại các cơ sở sản xuất Từ đó có biện pháp để có thể nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho toàn bộ công nhân viên của toàn công ty.
Luôn bám sát định hướng ngành và tranh thủ sự ủng hộ của Bộ xây dựng, phấn đấu để thu nhập bình quân người lao động ngày càng cao, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện.
Công ty tiếp tục củng cố, phát triển cho phù hợp với những thay đổi trong cơ cấu chính sách quản lý của Bộ chuyên ngành nói riêng và của Nhà nước nói chung, đẩy mạnh công tác sản xuất, chú trọng việc phát triển thị trường Đảm bảo sử dụng được nguồn nhân vốn có hiệu quả bằng cách tăng vòng quay của vốn, nghĩa là phải đảm bảo thu hồi tiền từ phía khách hàng, tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn của Công ty quá lâu.
Không ngừng phấn đấu để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, xử lý thông tin điều tra thị trường về các dự án thi công ccác công trình Trên cơ sở đó cải tiến phương thức hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ và đáp ứng yêu cầu cảu các công trình một cách tốt nhất
Trong những năm tới Công ty cố gắng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh trong nước và một số nước lân cận, điều chỉnh kịp thời mức sản xuất cho phù hợp với nhu cầu thị trường
4.2.2 Quan điểm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của Công ty Liên Doanh FUJI-ALPHA
4.2.2.1 Quan điểm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của Công ty trên cơ sở chiến lược kinh doanh của Công ty
Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận (hay đơn vị) và cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện chức năng của tổ chức Nói cách khác, sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng thông qua việc thực hiện các mục tiêu đã xác định cụ thể Qua đây em cũng xin đưa ra một số quan điểm hoàn thiện cơ cấu chức bộ máy quản trị hoạt động kinh doanh của Công ty trên cơ sở chiến lựoc kinh doanh của Công ty như sau:
- Quan điểm phân công đúng người, đúng việc: Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty, trước hết về công tác phân quyền phải được thực hiện một cách đồng bộ và dựa trên nguyên tắc đáp ứng yeu cầu chiến lược kinh doanh của Công ty. Phân công quyền hạn, trách nhiệm, đúng người, đúng việc để đảm bảo công việc được thực hiện một cách tốt nhất.
- Quan điểm cấu trúc tổ chức phải đi theo và đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh: Trong doanh nghiệp các chức năng được thực hiện thông qua quá trình hình thành và thực hiện chiến lựợc kinh doanh hay có thể nói chiến lược kinh doanh đã bao quát nhiệm vụ và chức năng của doanh nghiệp trong từng thời kì Chính vì vậy mà cấu trúc tổ chức phải đi theo và đáp ứng yêu cầu của chiến lược kinh doanh Chiến lược kinh doanh phải là cái có trước tổ chức, điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp chỉ xây dựng chiến lược khi chưa có một cấu trúc tổ chức.
- Quan điểm tổ cức cơ cấu theo nguyên tắc linh hoạt sao phù hợp với mọi sự thay đổi của môi trường: Với mỗi chiến lược kinh doanh nhất định, tổ chức phải có sự điều chỉnh sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược Một cơ cấu hiệu quả không bao giờ là tĩnh lại, không thể có một cơ cấu tổ chức nào là tốt nhất, duy nhất có thể vận hành mọi tình huống, mọi hoàn cảnh.
4.2.2.2 Quan điểm hoàn thiện tổ chức bộ máy của Công ty căn cứ vào nguồn lực của Công ty Để có thể thực hiện đựơc hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng tốt mọi tiềm năng về vốn, lao động của Công ty thì các nhà quản trị phải có đủ trình độ kiến thức và am hiểu sâu sắc về mặt chuyên môn kỹ thuật của Công ty Có như vậy thì họ mới có thể đưa ra được các quyết định có khoa học và mới thu được hiệu quả cần thiết Vì lý do đó mà Công ty cần phải có kế hoạch nâng cao nghiệp vụ cho các cấp quản trị trong công ty để họ có những kiến thức nhất định trong công tác quản lý Trên cơ sở đó có thể nâng cao hiệu quả quản lý và có thể giảm bớt số lao động gián tiếp của Công ty. Với đội ngũ quản trị viên có trình độ cao và dày dặn kinh nghiệm thì công ty chỉ cần sử dụng một số ít nhân lực mà vẫn đảm bảo hàon thnàh công việc với chất lượng cao hơn với việc sử dụng đội ngũ quản trị viên đông mà ít được đào tạo.
Mặt khác, mục đích đào tạo những nhà quản trị nhằm nâng cao tố chất chính trị, trình độ nghiệp vụ và khả năng quản lý của nhà quản trị, để thích ứng với sự thay đổi của môi trường bên trong và bên ngoài Nội dung đào tạo bao gồm:
+ Tố chất chính trị: không nên đơn thuần cho rằng việc đào tạo nhà quản trị chỉ gồm nội dung là kiến thức nghiệp vụ và năng lực quản lý, nội dung đào tạo phải bao gồm cả tố chất chính trị Là một lãnh đạo nếu không có tố chất chính trị sẽ không có tư tưởng quản lý đúng đắn.
Các đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy quản trị Công ty Liên Doanh FUJI-ALPHA
4.3.1 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Liên Doanh FUJI-ALPHA
Thông qua việc khảo sát thực trạng của Công ty, bên cạnh những thành công mà công ty đạt được vẫn còn những tồn tại cần phải giải quyết Sau đây em xin đề xuất một số giải pháp như sau:
+ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty:
Bộ máy quản trị Công ty có tính ổn định tương đối cao và không dễ dàng có thể thay đổi được Tuy nhiên để có thể thích nghi được với sự thay đổi của nền kinh tế thị trường thì việc hoàn thiện công tác quản lý cũng như cơ cấu tổ chức của Công ty phải được tiến hành thường xuyên và liên tục.
Khi các nhà quản lý của Công ty muốn hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị hoạt động kinh doanh của công ty thì cần phải nhận thức được sự thay đổi về môi trường bên ngoài để có sự phản ứng nhanh nhạy với những thách thức do xu thế tiềm tàng trong môi trường gây ra.
Trong cơ chế thị trường cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý luôn được hoàn thiện theo hướng ngày càng thích nghi với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Để thích ứng hơn nữa với nền kinh tế mới và luôn hoàn thành nhiệm vụ đề ra, Công ty Liên Doanh FUJI-ALPHA cần phải đổi mới và hoàn thiện cơ cấu tổ chức, đổi mới về tư duy, lề lối làm việc của nhân viên nhất là khi Việt Nam đã là thành viên của WTO Công ty có thể thay đổi cơ cấu hiện nay sang mô hình tổ chức theo cơ cấu sản xuất và kinh doanh, để các cán bộ quản lý có thể quan sát tổng thể cơ cấu toàn Công ty.
Hình 4.1: Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy theo cơ cấu cơ sở sản xuất và kinh doanh:
Ban Giám đốc Ban Kiểm soát
Các phòng ban tại trụ sở công ty
Các cơ sở sản xuất
Cấu trúc tổ chức mới này có một số ưu điểm hơn cấu trúc cũ ở chỗ:
Cấu trúc tổ chức theo cơ cấu sản xuất và kinh doanh sẽ giúp các nhà quản trị có thể bao quát hơn được cơ cấu của toàn Công ty, để từ đó có sự điều chỉnh kịp thời với những thay đổi về mặt nhân sự Với cấu trúc này, các Giám đốc bộ phận sẽ linh hoạt xử lý các tình huống kinh doanh hoặc có thể phản ứng nhanh chóng khi gặp các khó khăn trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh do mình phụ trách Ngoài ra khi thực thi cơ cấu mới này Công ty có thể đảm bảo kết hợp cả mục tiêu tổng thể và mục tiêu bộ phận một cách hiệu quả hơn Các quyết định đưa ra khi phải xử lý các tình huống dễ được sự ủng hộ của các thành viên khác và từ đó có thể tạo ra êkip làm việc chuyên nghiệp, thấu hiểu và giúp đỡ nhau nhằm thực hiện tốt công việc được giao.
Tổ chức bộ máy phải phù hợp với vận động vật chất khách quan Mặt khác, tổ chức bộ máy còn phải phù hợp với quy mô và loại hình kinh doanh Công ty cần tổ chức sắp xếp lại bộ máy có hiệu lực hơn để có thể giúp nhà quản trị luôn đưa ra được các quyết định kinh doanh đúng đắn, bảo đảm hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty
Ngoài ra Công ty cần phải từng bước trẻ hoá đội ngũ lãnh đạo, từng bước tiêu chuẩn hoá đội ngũ lãnh đạo cho từng chức danh, phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Có quan điểm đúng đắn với đường lối lãnh đạo của Đảng, chấp hành nghiêm các chế độ chính sách của Nhà nước.
+ Có trình độ quản lý, có năng lực chuyên môn và phải năng động, quyết đoán. + Có đạo đức kinh doanh và có mối quan hệ tốt đẹp với tập thể, luôn đặt chữ tín lên hàng đầu.
Hoạt động quản lý của Công ty ngày càng phức tạp và thay đổi nhiều, những vấn đề xảy ra trong quá trình quản lý cũng ngày càng nhiều Vì vậy nếu hoạt động quản lý không có hiệu quả thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Nhà quản trị rất khó để nắm được mục tiêu kinh doanh và khó để tìm ra cách để thực hiện mục tiêu đó Do đó, Công ty cần phải tổ chức thực hiện công tác kiểm tra thường xuyên ở các cấp, các phòng ban để có thể phát hiện những sai sót yếu kém trong quản lý điều hành nhằm khắc phục và xử lý kịp thời các vi phạm trong những trường hợp thiếu tinh thần trách nhiệm gây thiệy hại đến lợi ích công ty Đặc biệt cần quan tâm hơn nữa đến bộ phận sản xuất chưa đạt hiệu quả cao Việc giám sát và đôn đốc được thực hiện không chỉ với người lao động mà phải thực hiện với cả ban lãnh đạo của Công ty, tuỳ theo yêu cầu công tác.
Thực tế cho thấy số lao động của Công ty không lớn lắm nhưng vẫn có nơi thừa, nơi thiếu lao động Một trong những biện pháp mà công ty có thể áp dụng là xác định lại định mức cho lao động quản lý và lao động các phòng ban, cơ sở sản xuất Việc xác định đúng số lượng lao động là một công việc hết sức cần thiết đối với công ty để có thể sử dụng lao động hiệu quả hơn Nhưng công tác này lại không hề đơn giản, nó đòi hỏi phải căn cứ vào nhiều nội dung để xác định. Để có được một cơ cấu tổ chức có hiệu quả thì công ty cần chú trọng các vấn đề sau:
+ Mọi nhân viên của công ty phải được phân chia nhiệm vụ sao cho họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác của mình.
+ Nâng cao tinh thần trách nhiệm của người lao động đối với kết quả công tác của họ.
+ Công ty tiến hành bình xét thành tích công tác một cách trực tiếp và thường xuyên hơn.
+ Yêu cầu người lao động tự định ra tốc độ làm việc trong phạm vi tổ chức và tin tưởng họ để họ luôn có ý tưởng nhất định thành đạt.
+ Trong công việc nên tạo cho nguời lao động có cơ hội học tập và thăng tiến trong công việc.
Công ty cần phải tiến hành phân chia nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ sở sản xuất và kinh daonh nhằm đảm bảo tính chuyên môn hoá cao.
Tình hình phân bố lao động của Công ty còn một số điểm chưa hợp lý Phòng tổ chức cán bộ lao động và phòng tài chính kế toán có số lượng công nhân viên nhiều nhưng vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu công việc Hai phòng này nên tuyển thêm nhân sự và làm việc theo chuyên môn hoá hơn Công ty nên lập phòng giám sát sản xuất và các hoạt động kinh doanh để có thể đảm bảo và nâng cao tính chuyên môn hoá trong công việc Lao động ở phòng kỹ thuật cũng cần được tăng thêm để có thể đáp ứng được yêu cầu công việc đặc biệt khi Công ty ngày càng phát triển, và đang có xu hướng mở rộng thị trường sang một số nước lân cận.
Công ty cần nghiên cứu kỹ hơn chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận ở các phòng ban, để có thể bố trí lao động phù hợp về giới tính, độ tuổi, trình độ, tạo điều kiện cho họ phát huy hết năng lực của mình một cách tối đa Đây là công việc đặc biệt cần sự nỗ lực của các trưởng phòng, người trực tiếp phụ trách người lao động trong từng công việc.
Phòng kế hoạch nên bố trí lao động làm công tác đánh giá tình hình thuận lợi và khó khăn của Công ty với các hợp đồng được ký kết, để từ đó có sự điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết và có những hành động thích hợp hơn nhằm đảm bảo việc thực hiện hợp đồng và mang lại lợi nhuận cho Công ty.
