TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam đã và đang hội nhập mạnh mẽ cho các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói chung Tuy nhiên, bên cạnh những cợ hội đó là những thách thức khó khăn và cạnh tranh Tất cả những điều đó đỏi hỏi doanh nghiệp cần có cái nhìn chính xác về thị trường, nắm bắt cơ hội và quan tâm tới người tiêu dùng, luôn nâng cao chất lượng hàng hóa, dịch vụ….Trong đó, quản trị mua hàng nói chung và công tác tổ chức mua hàng nói riêng là một vấn đề vô cùng quan trọng trong sự phát triển và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Riêng với các doanh nghiệp thương mại với đặc điểm kinh doanh đặc thù riêng, muốn tồn tại và phát triển được thì bên cạnh đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ hàng hóa dịch vụ thì công tác quản trị mua hàng chiếm vai trò quan trọng trong sự đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách đầy đủ kịp thời cả về số lượng và chất lượng.
Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, có thể nói mua hàng và bán hàng là hai nhân tố tiên quyết đảm bảo nhu cầu người tiêu dùng Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra nhu cầu về sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ và làm tăng ý thức nhu cầu về sản phẩm dịch vụ đồng thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng Thì mua hàng lại đảm bảo nguồn hàng cho bán hàng đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng cả về số lượng và chất lượng.
Qua đó chúng ta có thể thấy, mua hàng và bán hàng có mối quan hệ khăng khít với nhau Đầu vào của doanh nghiệp được đảm bảo thì góp phần đảm bảo các yếu tố đầu ra đến với khách hàng Hoạt động mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện tốt sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ hàng hóa cho nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp Và ngược lại, hoạt động mua hàng chậm trể kém chất lượng sẽ làm cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp gián đoạn, không đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng và gây ra nhiều hệ quả khác
Công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp luôn chiếm một vị trí quan trọng trong việc quản trị mua hàng của các doanh nghiệp hiện nay Chỉ khi và khi công tác mua hàng được triển khai một cách hiểu quả thì lúc đó việc đáp ứng nguồn hàng và cung cấp hàng hóa cho công tác bán hàng mới thực sự thông suốt, đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Sau thời gian thực tập tại chi nhánh công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại công tác tổ chức mua hàng tại doanh nghiệp đã và đang đạt được nhiều kết quả nhất định, tuy nhiên cũng còn nhiều hạn chế trong việc tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp, đến thương lượng đặt hàng và thanh toán tiền hàng Bên cạnh đó, cùng với sự đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp là kinh doanh siêu thị cùng đó là môi trường kinh doanh của doanh nghiệp luôn thay đổi, cạnh tranh không ngừng của các đối thủ cạnh tranh…Cho nên quản trị mua hàng là công việc vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của công ty Do đó đặt ra cho doanh nghiệp cần quan tâm hơn nữa tới công tác quản trị mua hàng nói chung và công tác tổ chức mua hàng của công ty nói riêng.
Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Xuất phát từ vai trò tầm quan trọng của công tác tổ chức mua hàng và thực tiễn công tác mua hàng tại doanh nghiệp hiện nay Vấn đề bức thiết cần phải làm là làm sao để doanh nghiệp đánh giá được tầm quan trọng của công tác tổ chức mua hàng và có những biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng làm sao đáp ứng những mục tiêu đã đề ra.
Trong quá trình học tập tại nhà trường chúng em đã được học những kiến thức về quản trị mua hàng, quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại…Qua đó, chúng em hiểu rõ vai trò tầm quan trọng của của công tác tổ chức mua hàng. Bên cạnh đó, qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần Intimex Việt Nam chi nhánh tại Nghệ An em nhận thấy vấn đề công tác tổ chức mua hàng tại công ty là một vấn đề bức thiết cần phải giải quyết.
Do đó em lựa chọn đề tài luận văn của mình là:
“ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An”.
Các mục tiêu nghiên cứu
Thông qua việc nghiên cứu đề tài: “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An” nhằm đạt được một số mục tiêu cơ bản sau:
Tóm lược một số lý luận cơ bản về tổ chức mua hàng trong các doanh nghiệp thương mại.
Phân tích thực trạng công tác tổ chức mua hàng của TTTM Intimex Nghệ
An đang áp dụng, những thành công cũng như yếu kém, chỉ ra những khó khăn vướng mắc trong công tác tổ chức mua hàng cần tháo gỡ.
Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An.
1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài.
1.4.1 Về mặt không gian. Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng tại Trung tâm thương mại Intimex Nghệ An là đơn vị trực thuộc chi nhánh công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An.
Ngoài ra em còn nghiên cứu, phỏng vấn và thu thập phiếu điều tra trắc nghiệm thông qua một số nhân viên trong phòng Thu – Mua , phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán…
1.4.2 Về mặt thời gian Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng và các nội dung của công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần Intimex tại Nghệ An trong thời gian 3 năm gần đây từ năm 2008 – 2010.
1.4.3 Về đối tượng nghiên cứu.
Giới hạn đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của trung tâm thương mại Intimex Nghệ
Kết cấu luận văn tốt nghiệp
Ngoài các phần: Tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ và danh mục từ viết tắt thì kết cấu luận văn bao gồm bốn chương:
Chương I: Tổng quan nghiên cứu đề tài.
Chương II: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.
Chương III: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An.
Chương IV: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An.
TÓM LƯỢC MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản
Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh mối quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền.
Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao chuyền quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng Mua hàng chính là hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí chịu ảnh hưởng lớn đến hoạt động mua hàng.
(GSTS Đồng Thị Thanh Phương – năm 2007, Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống kê, trang 245).
2.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng.
Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trong doanh nghiệp
Quản trị mua hàng là một hoạt động quan trọng trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy nên hiện nay việc quản trị mua hàng luôn chiếm một vị trí quan trọng trong các hoạt động của doanh nghiệp.
(TS Dương Hữu Hạnh, năm 2009, quản trị doanh nghiệp, NXB lao động xã hội, trang 328).
2.1.3 Khái niệm tổ chức mua hàng.
Tổ chức mua hàng tại DNTM chính là việc thực hiện kế hoạch mua hàng theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như sau: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng.
Các bước công việc này có mối quan hệ tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau Mỗi bước được thực hiện hiệu quả là tiền đề cho các bước tiếp theo, mỗi bước có nhiệm vụ vai trò khác nhau Chính vì vậy việc tổ chức mua hàng có hiệu quả là việc thực hiện tốt, hiểu quả các hoạt động đó.
Một số lý thuyết về tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp
2.2.1.Một số cách tiếp cận về tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp.
Theo giáo trình quản trị doanh nghiệp thương mại của tác giả Hoàng Mình Đường và Nguyễn Thừa Lộc – Đại học kinh tế quốc dân – năm 2005 Có cách tiếp cận như sau:
Tổ chức mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại của doanh nghiệp thương mại, sau khi xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua bán, giao nhận, thanh toán tiền hàng hóa bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng – tiền.
Mua hàng có thể là kết quả của một quá trình tạo nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại cũng có thể là kết quả khảo sát, tìm hiểu của doanh nghiệp thương mại Tuy nhiên hai quá trình này luôn gắn bó với nhau và tạo điều kiện để doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc phong phú và đa dạng.
Theo cách tiếp cận của tác giả Nguyễn Trọng Thế và Nguyễn Hữu Thọ trong cuốn sách “Quản lý các hoạt động của doanh nghiệp” có cách tiếp cận như sau:
Tổ chức mua hàng là vấn đề then chốt đem lại hiệu quả cho kênh cung cấp, vì tổ chức mua tức là chọn nhà cung cấp, rồi sau đó thiết lập mối quan hệ lợi ích tương hỗ với họ Không có nhà cung cấp hàng hóa, không biết cách mua giỏi, thì các kênh cung cấp không thể cạnh tranh trong thương trường ngày nay Mua cũng tham gia nhiều vào thiết kế sản phẩm và phát triển việc làm.
Tổ chức mua hàng bao gồm những bước sau: Bộ phận thu nhận yêu cầu, bộ phận mua chọn nhà cung cấp, bộ phận mua đưa đơn đặt hàng cho người bán, giám sát các đơn đặt hàng, nhận đơn hàng
Theo cách tiếp cận của giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại – Đại học Thương Mại, có cách tiếp cận về tổ chức mua hàng như sau:
Sau khi đã xây dựng kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp thương mại sẽ tổ chức thực hiện kế hoạch theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như sau: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp; thương lượng và đặt hàng; giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng Các bước này có mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau.
Mua hàng là khâu đầu tiên, mở đầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa đạt được lợi ích của cả hai bên Mua hàng hoàn toàn trái ngược với bán hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra nhu cầu về sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ và làm tăng ý thức nhu cầu đó thì mua hàng phủ nhận hay định hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm điều kiện mua hàng tốt nhất.
Như chúng ta đã tìm hiểu ở trên, có rất nhiều cách tiếp cận về công tác tổ chức mua hàng, tuy nhiên đề tài luận văn: “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An” sẽ tiếp cận lý luận dựa trên cách tiếp cận của giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại do Đại Học Thương Mại biên soạn.
2.2.2 Vai trò của công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.
Tổ chức mua hàng góp phần thực hiện thành công mục tiêu kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp, tổ chức mua hàng được thực hiện có hiệu quả sẽ là tiền đề thuận lợi cho công tác bán hàng trong doanh nghiệp từ đó tạo tiền đề vật chất cho doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh của mình Những yếu tố đầu vào đó chính là những sản phẩm hàng hóa dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng với chi phí thấp nhất đảm bảo các yêu cầu về số lượng cũng như chất lượng mà khách hàng yêu cầu.
Tổ chức mua hàng nâng cao mối quan hệ khăng khít với các nhà cung cấp dựa trên nguyên tắc bình đẳng tin tưởng lẫn nhau và đôi bên cùng có lợi, mối quan hệ với nhà cung cấp luôn chiếm vai trò quan trọng trong quản trị mua hàng, chỉ khi và khi nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ yêu cầu về số lượng chất lượng, thời hạn giao hàng…Thì khi đó doanh nghiệp với có yếu tố đầu vào để thực hiện quá trình kinh doanh của mình Và ngược lại, khi nhà cung cấp không thể đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho doanh nghiệp dẫn đến nhiều hệ quả cho hoạt động kinh doanh Chính vì vậy thông qua công tác tổ chức mua hàng, doanh nghiệp sẽ có cơ hội lựa chọn những nhà cung cấp chất lượng và thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài tin tưởng lẫn nhau Bên cạnh đó thông qua tổ chức mua hàng, chúng ta có thể tiếp cận thêm nhiều nhà cung cấp mới, trong nền kinh tế thị trường nguyên tắc phân tán rủi ro rất quan trọng với mọi hoạt động kinh doanh và tổ chức mua hàng cũng không nằm ngoại lệ.
Tổ chức mua hàng giúp doanh nghiệp đảm bảo đủ hàng hóa – dịch vụ bán ra cho khách hàng Thông qua việc dựa trên điều kiện doanh nghiệp cũng như nhà cung cấp có các phương án mua hàng, giao hàng hợp lý đảm bảo hiểu quả và nhanh chóng Giảm thiểu tình trạng lúc thì thừa hàng bán lúc thì không có hàng.Cũng như giảm thiểu chi phí doanh nghiệp từ khâu mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có giá cả cạnh tranh trên thị trường.
Tổng quan tình hình nghiên cứu về quản trị mua hàng và công tác tổ chức mua hàng trong những năm gần đây
chức mua hàng trong những năm gần đây.
Cùng nghiên cứu đề tài này có một số các công trình dưới đây:
Đề tài: “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty cổ phần phát triển kỷ thuật công nghệ EDH” – sinh viên thực hiện: Trịnh
Đề tài: “ Nâng cao chất lượng công tác tổ chức mua hàng ở công ty TNHH thiết bị Điện Việt Á” – sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Mai – năm 2010.
Đề tài: “ Cải tiến quy trình mua hàng tại công ty thương mịa tài chính Hải Âu” – sinh viên thực hiện: Đoàn Thị Chi – lớp K41A3 – năm 2009
Đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần Phúc Thịnh” – sinh viên thực hiện: Phan Thu hiền – Khoa Kinh Doanh Thương Mại – năm 2007.
Như trên chúng ta có thể thấy, mới chỉ có 2 đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng, tuy nhiên đề tài do bạn Trịnh Thị Thuần mới là đề tài đầu tiên của Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp mấy năm gần đây Điều đó có thể thấy hầu hết các bạn sinh viên ít quan tâm tới vấn đề tổ chức mua hàng, điều đó cũng phản ánh lên nhiều điều, có thể thấy các bạn sinh viên không quan tâm nhiều tới vấn đề tổ chức mua hàng trong hoạt động quản trị mua hàng của doanh nghiệp Cũng có thể đây là một đề tài khó và mới mẻ Tuy nhiên đó cũng là một điều thôi thúc em thực hiện đề tài luận văn cuối khóa về công tác tổ chức mua hàng. Đồng thời bên cạnh đó, hiện nay chưa có công trình nghiên cứu nào về: “ Hoàn thiện công tác mua hàng của công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An”.
Chính vì vậy, thông qua qua trình học tập tại ghế nhà trường cùng với sự đòi hỏi cấp thiết của tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã thôi thúc em lựa chọn đề tài này làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình.
Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu
Hình 2.1 Nội dung của công tác tổ chức mua hàng.
2.4.1 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.
2.4.1.1 Tìm kiếm Nhà cung cấp.
Là quá trình phân loại nhà cung cấp dựa trên các thông tìn nội bộ doanh nghiệp và nguồn thông tin bên ngoài doanh nghiệp từ đó lập hồ sơ nhà cung cấp.
Hình 2.2 Các bước tìm kiếm nhà cung cấp
Bước 1: Phân loại nhà cung cấp: Là quá trình phân loại các nhà cung cấp theo các hình thức phân loại như sau:
Phân loại theo giá trị hàng mua: Có nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ.
Công tác tổ chức mua hàng
Giao nhận và thanh toán tiền hàng
Thương lượng và đặt hàng
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Tìm kiếm nhà cung cấp
Bước1:Phân loại nhà cung cấp
Bước 2:Xác định nguồn thông tin tìm kiếm
Bước 3:Lập hồ sơ nhà cung cấp
Trong đó: Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà giá trị mua được chiếm tỉ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua; Nhà cung cấp phụ là nhà cung cấp mà giá trị hàng mua được chiếm tỉ trọng nhỏ trong khối lượng hàng mua được.
Phân loại theo tính chất quan hệ: Có nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới.
Trong đó: Nhà cung cấp truyền thống là các doanh nghiệp đã có quan hệ làm ăn lâu dài và hiểu biết lẫn nhau và mức độ rủi ro thấp; Nhà cung cấp mới là doanh nghiệp chưa có hoặc ít có quan hệ thương mại với doanh nghiệp và độ rủi ro cao.
Phân loại theo phạm vi địa lý: Có nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp ngoài nước.
Trong đó: Nhà cung cấp trong nước là nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng tại Việt Nam, có thể tìm hiểu dễ dàng về thông tin cần thiết liên quan tới nhà cung cấp; Nhà cung cấp ngoài nước là nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng nằm ngoài Việt Nam, đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp thương mại.
Bước 2: Xác định nguồn thông tin tìm kiếm:
Bao gồm những nguồn thông tin sau:
Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: Dựa trên dữ liệu đã lưu tại doanh nghiệp về các nhà cung cấp.
Nguồn thông tin đại chúng: Như tivi, báo đài…
Nguồn thông tin từ nhà cung cấp: Như thư chào hàng, catalog…
Cách thức tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp.
Dựa trên quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng quan hệ làm ăn với doanh nghiệp, có thể là các cá nhân có sự giới thiệu cũng như các hồ sơ nhà cung cấp đã được lưu trú tại doanh nghiệp
Thông qua sự tìm kiếm của các phương tiện truyền thông đại chúng như:Báo, tivi, mạng Internet…doanh nghiệp tìm hiểu và xác minh thông tin liệt kê những nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp.
Thông qua các thư chào hàng của các doanh nghiệp, các catalog, và các hội chợ triển lãm…doanh nghiệp có thể có những thông tin của nhà cung cấp
Bước 3 : Lập hồ sơ các nhà cung cấp. Để lập hồ sơ nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hàng thu thập các thông tin xử lý nhà cung cấp Từ đó rút ra nhận xét đánh giá và kết luận về từng nhà cung cấp theo những tiêu chuẩn lựa chọn đã đề ra như: Chất lượng nhà cung cấp, thời hạn giao hàng, giá cả hàng mua, các điều kiện kỉ thuật, giao hàng….
Hồ sơ bao gồm: Tên hiệu nhà cung cấp; chức năng nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh,lĩnh vực kinh doanh, chất lượng sản phẩm; uy tín của doanh nghiệp; khả năng tài chính…
2.4.1.2 Lựa chọn nhà cung cấp.
Việc lựa chọn nhà cung cấp nhằm mục tiêu chọn ra trong số những nhà cung cấp tiềm năng, một hoặc vài nhà cung cấp để tiến tới đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, khi lựa chọn nhà cung cấp cần dựa trên những tiêu chuẩn sau:
Chất lượng nhà cung cấp: Nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa… điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng như tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ…
Thời hạn giao hàng: Thời hạn giao hàng có được đảm bảo không?
Giá thành hàng mua :Bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…; để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vào giá trị thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi
Khả năng kỷ thuật của nhà cung cấp: Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm phải liên tục, cũng như vấn đề về chất lượng hàng hóa.
Khả năng tài chính của nhà cung cấp.
Trong tìm kiếm và lựa chon nhà cung cấp , cần chú ý tới nguyên tắc mua hàng:“ Nên tổ chức mua hàng của nhiều nhà cung cấp” Từ việc vận dụng nguyên tắc trên doanh nghiệp sẽ giảm bớt các rủi ro trong công tác tổ chức mua hàng Nếu doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất thì lúc đó nếu rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chụi tất cả những hậu quả đó và rất khó khắc phục, những rũi ro kinh doanh rất đa dạng và nó có thể xảy ra bất cứ lúc nào có thể là những rũi ro khách quan như thiên tai, lũ lụt…và những rũi do do chính bản thân nhà cung cấp như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, hỏng hóc máy móc…thì lúc đó việc chậm giao hàng cho doanh nghiệp sẽ gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng có thể không cung cấp kịp thời nhu cầu của khách hàng, mất khách hàng, và cao nhất là phá sản Bên cạnh đó, từ việc lựa chọn nhiều nhà cung cấp sẽ tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp điều đó có lợi cho doanh nghiệp và chất lượng của sản phẩm, các điều kiện giao hàng, giá cả…
Chính vì vây Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặt hàng như sau:
Thứ nhất: Với những mặt hàng có sẵn thì việc lựa chọn cần dựa trên tình hình cung ứng các sản phẩm đó về giá cả, chất lượng, thời hạn giao hàng… Nếu tình hình mua hàng của những NCC này vẫn đáp ứng được nhu cầu về sản phẩm và đảm bảo những tiêu chuẩn như chất lượng, giá cả, thời hạn giao hàng…Thì doanh nghiệp vẫn tiếp tục mua hàng của NCC đó Tuy nhiên cần có sự kiểm tra đánh giá quá trình cung cấp nguồn hàng của nhà cung cấp và có những biện pháp dự phòng.
Phương pháp nghiên cứu đề tài
3.1.1.Phương pháp thu thập số liệu
3.1.1.1.Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm
Thông qua phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm nhằm thu thập thông tin chung liên quan tới hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, các câu hỏi chủ yếu tập trung vào công tác tổ chức mua hàng như tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng đặt hàng và giao nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng. Mỗi câu hỏi sẽ có nhiều phương án để người được phỏng vấn lựa chon một trong những phương án đó Phương pháp này giúp cho người trả lời ít tốn thời gian và cũng như thu thập dữ liệu nhanh chóng.
Bước 1: Lập phiếu điều tra:
Phiếu điều tra được xây dựng dựa trên cơ sở các câu hỏi liên quan tới công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần Intimex Việt Nam chi nhánh tại Nghệ An.
Bước 2: Phát phiếu điều tra:
Sau khi lập phiếu điều tra, chúng ta tiến hành chọn mẫu điều tra dự kiến phát
20 phiếu cho cán bộ nhân viên công ty chủ yếu ở phòng kinh doanh, phòng vật tư…Và các bộ phận liên quan tới công tác tổ chức mua hàng Đồng thời đặt lịch nhận lại phiếu điều tra với người được phỏng vấn.
Bước 3: Thu lại phiếu điều tra và xử lý thông tin:
Sau khi phát phiếu điều tra xong, theo thời gian hẹn lịch nhận lại phiếu chúng ta tiến hành thu lại phiếu điều tra, xem xét phiếu hợp lệ và xử lý thông tin phiếu điều tra phục vụ quá trình hoàn thiện vấn đề nghiên cứu luận văn.
Thông qua phương pháp phỏng vấn, chúng ta sẽ thu thập những thông tin cần thiết liên quan tới công tác tổ chức mua hàng mà phiếu điều tra ít đề cập cập sau tới Phỏng vấn trực tiếp sẽ là cơ hội để chúng ta nắm bắt được tình hình tổ chức mua hàng của công ty thông qua việc phỏng vấn trưởng phòng kinh doanh và nhân viên mua hàng…
Bước 1: Xây dựng câu hỏi phỏng vấn: Chủ yếu tập trung vào công tác tổ chức mua hàng và những vấn đề liên quan mà phiếu điều tra không hoặc ít đề cập tới.
Bước 2: Lựa chọn đối tượng phỏng vấn: Lựa chọn phỏng vấn rất quan trọng với kết quả và thông tin thu được, dự kiến phỏng vấn 2 người bao gồm:
Trưởng phòng kinh doanh : Nguyễn Phương Thảo
Giám đốc siêu thị: Nguyễn Thị Kim Ngân
Bước 3: Tiến hành phỏng vấn: Dựa trên các câu hỏi phỏng vấn, đặt lịch hẹn phỏng vấn với người được phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn.
Bước 4: Ghi chép những nội dung trả lời của người phỏng vấn để phục vụ cho đề tài luận văn.
3.1.1.2 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp.
Là phương pháp tham khảo các tài liệu liên quan từ công ty từ các nguồn nội bộ doanh nghiệp, báo chí, internet…
Bước 1: Thu thập thông tin, tài liệu về tổ chức mua hàng của công ty từ các nguồn thông tin như : Các phòng chức năng của công ty, báo chí, internet…
Bước 2: Xử lý thông tin phục vụ cho viết luận văn: Thông qua những thông tin đã thu thập, từ đó phân loại lựa chọn những thông tin phù hợp với đề tài luận văn của mình.
3.1.2 Phương pháp xử lý, phân tích dữ liệu
Phương pháp so sánh này sử dụng đối chiếu chỉ tiêu, hiện tượng kinh tế đã được lượng hóa có cùng một nội dung, một tính chất tương tự nhau Vì vậy để tiến hành so sánh cần phải giải quyết các vấn đề cơ bản như xác định điều kiện, mục tiêu so sánh.
Qua quá trình thu thập thông tin, dữ liệu sử dụng để phân tích đánh giá, xem xét các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động tiêu thụ sản phẩm, những điểm mạnh, điểm yếu mà công ty đang gặp phải từ đó tìm ra biện pháp, các hướng giải quyết hiệu quả nhất.
Phương pháp tổng hợp các dữ liệu, các thông tin đã được xử lý như thông tin về nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các nhân tố ảnh hưởng khách quan….Để giúp ta có cách nhìn khác nhìn một cách tổng quát nhất về vấn đề nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau.
Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An.20 1 Giới thiệu tổng quan về trung tâm thương mại Intimex Nghệ An
3.2.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An
Tên công ty chính: Chi nhánh công ty cổ phần Intimex
Việt Nam tại Nghệ An. Địa chỉ: Số 32 Đại lộ Lê Nin, Thành phố Vinh, Nghệ An. Điện thoại: 038.3557555
Website: http://www.intimexco.com
Chi nhánh Công ty Cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An là đơn vị trực thuộc Công ty cổ phần Intimex Việt Nam Được thành lập vào tháng 02 năm
2001, trải qua quá trình phát triển Chi nhánh công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An đã trở thành một trong những chi nhánh hàng đầu của tổng công ty chuyên về các lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, sản xuất chế biến tinh bột sắn, Trung tâm thương mại và kinh doanh siêu thị, cho thuê văn phòng, kho bãi, sản xuất và chế biến nuôi trồng thủy sản…
3.2.1.2 Giới thiệu sơ lược quá trình hình thành và phát triển của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An
Là một đơn vị thành viên của chi nhánh công ty cổ phần Intimex Việt Nam chi nhánh tại Nghệ An Diện tích: 3000m 2 cho 3 tầng, Với lượng khách ra vào siêu thị trung bình:4000 lượt/ngày
Ngày 26/12/2006 Trung tâm thương mại Intimex Nghệ An chính thức đi vào hoạt động theo quyết định của chi nhánh Intimex Nghệ An Đến nay, TTTM Intimex Nghệ An ngày càng lớn mạnh, khẳng định vị trí của mình trong tâm trí người dân thành phố Vinh và những khách hàng đã từng nghé thăm siêu thị
Siêu thị Intimex mở cửa từ 7h30 đến 22h30 hàng ngày Với đội ngũ nhân viên bán hàng được chia thành 2 ca trong đó 15 nhân viên bán hàng và 8 nhân viên giám sát/ca với 5 bàn thu ngân Nhân viên bán hàng trong siêu thị lại được chia thành các ngành hàng riêng biệt, chuyên sâu: Ngành công nghệ thực phẩm; ngành thời trang, mỹ phẩm, gia dụng; ngành bánh kẹo, đường sữa; ngành bia rượu Các bộ phận phòng ban nội bộ được kết nối với nhau bằng bộ đàm, đảm bảo hoạt động công việc được hiệu quả, kịp thời và liên tục Hơn thế nữa, phần mềm kế toán, quản lý hàng tồn (Daisy Mart) hỗ trợ các nhân viên phòng kinh doanh, thu ngân, nhập liệu và bộ phận kho cùng toàn thể cán bộ công nhân viên chức trong siêu thị rất nhiều trong công tác quản lý hàng tồn, nhập hàng, đặt hàng
Trung tâm thương mại Intimex có các gian hàng như: Gian hàng của Viettel, SamSung, điện thoại, laptop của FPT, tập đoàn dệt may Vinatex, nhà sách Văn Hóa, Ngân hàng Eximbank, hàng thời trang, đồ gia dụng, hàng tiêu dùng của Intimex Siêu thị Intimex hàng tiêu dùng nằm ở tầng 3 của tòa nhà Trung tâm thương mại với trên 25 nghìn mặt hàng đa dạng, trang thiết bị, máy móc hiện đại. Đặc biệt vào ngày 10/2/2009 siêu thị quyết định kinh doanh thức ăn nhanh và một số thực phẩm chế biến sẵn Đáp ứng nhu cầu mua đồ ăn sẵn của các khách hàng trong thành phố, làm phong phú thêm chủng loại hàng hóa
Tiếp bước truyền thống đó, siêu thị Intimex luôn có cơ chế vận hành tốt, mặt hàng kinh doanh ngày càng đa dạng phong phú, thái độ phục vụ khách hàng của nhân viên được cải thiện Intimex Nghệ An đã và đang phấn đấu đi lên, khẳng định vị trí của mình, ngày càng xứng đáng với vị trí số một trong ngành bán lẻ tại Nghệ An.
3.2.1.3 Chức năng của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An
Kinh doanh siêu thị, phục vụ khách hàng tốt nhất.
Phân phối các mặt hàng thực phẩm, hàng tiêu dùng, hàng gia dụng, thời trang, điện thoại di động, các mặt hàng chuyên dụng khác.
Tạo ra lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh của siêu thị và chi nhánh Intimex Nghệ An.
3.2.1.4 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm thương mại Intimex Nghệ An
Bộ máy của siêu thị Intimex được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng như sau:
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An
3.2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An trong 3 năm 2008 – 2010
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh( xem bảng 3.2) của TTTM trong khoảng thời gian từ năm 2008 – 2010 ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của TTTM trong ba năm gần đây tăng trưởng khá tốt cụ thể là:
Về tổng doanh thu: Nhìn chung doanh thu thuần của TTTM qua các năm đều có sự tăng trưởng khá Từ năm 2008 đến năm 2009 doanh thu thuần tăng từ 89,16 tỉ đồng tới 106,94 tỉ đồng tương ứng tăng 19,94% và giá trị tăng thêm chênh lệch của năm 2009 so với năm 2008 là: 17,78 tỉ đồng Từ năm 2009 tới năm 2010 doanh thu thuần tăng từ 106,94 tỉ đồng tới 133,66 tỉ đồng tương ứng tăng 24,98% và giá trị chênh lệch tăng thêm là 26,71 tỉ đồng Như vậy ta thấy doanh thu của TTTM đều có tốc độ tăng trưởng khá qua các năm Chứng tỏ hoạt động kinh doanh của TTTM đạt hiệu quả.
Về tổng chi phí: Nhìn chung qua bảng kết quả kinh doanh ta thấy chi phí tài chính, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp,chi phí khác của TTTM tăng qua các năm Từ năm 2008 tới năm 2009, tổng chi phí tăng từ 12,54 tỉ đồng
Bộ Phận Hành Chính Quản Trị
Các Bộ Phận Ngành Hàng
BộPhậnKho lên 14,22 tỉ đồng tương ứng tăng 13,37% và mức tăng chênh lệch giữa hai năm là 1,67 tỉ đồng Từ năm 2009 tới năm 2010 tổng chi phí tăng từ 14,22 tỉ đồng lên 19,40 tỉ đồng, tương ứng tăng 36,47% và mức tăng chênh lệch là 5,18 tỉ đồng
Qua đó, ta thấy tình hình chi phí nói chung của TTTM trong 3 năm vừa qua có sự tăng dần, nguyên nhân do cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008 và hệ lụy của nó tới chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, tới năm 2009 và 2010 việc vực dậy sau khủng hoảng cũng đòi hỏi TTTM bổ sung nhiều chi phí cho công tác bán hàng, kiện toàn bộ máy quản lý…
Về tổng lợi nhuận trước thuế: Tuy tình hình kinh tế xã hội có nhiều biến động, tuy nhiên trong 3 năm từ năm 2008 tới năm 2010, lợi nhuận của TTTM luôn tăng đều qua các năm Cụ thể: từ năm 2008 tới năm 2009 lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp tăng từ 1,615 tỉ đồng tới 1,794 tỉ đồng và tăng tương ứng là 11,11% và chênh lệch tăng là 179,458 triệu đồng Từ năm 2009 tới năm 2010 lợi nhuận trước thuế tăng từ 1,794 tỉ đồng tới 2,422 tỉ đồng và tương ứng tăng 34,69% Chênh lệch tăng là 627,2 triệu đồng Qua đó ta thấy tốc độ tăng trưởng lợi nhuận có sự phát triển tăng dần theo các năm, điều đó cho thấy doanh nghiệp đã và đang vượt qua khó khăn về tài chính về cạnh tranh về môi trường vĩ mô biến động một cách thành công.
Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của TTTM Intimex Nghệ An (Đơn vị: Việt Nam đồng)
Tổng doanh thu 89.167.759.398 106.948.214.438 133.666.221.620 17.780.455.040 19,94 26.718.007.182 24,98 Các khoản giảm trừ DT 80.788.955 80.764.235 99.071.485 -24.720 -0,03 18.307.250 0,02 Tổng chi phí 12.544.978.545 14.221.872.470 19.409.069.572 1.676.893.925 13,37 5.187.197.102 36,47 Doanh thu thuần BH &
Cung cấp DV 88.911.715.045 106.710.687.065 133.390.242.595 17.798.972.020 20,02 26.679.555.530 24,95 Giá vốn hàng bán 75.154.254.000 90.760.956.000 112.201.189.652 15.606.702.000 20,77 21.440.233.652 20,05 Lợi nhuận gộp về BH và cung cấp DV 13.757.461.045 15.949.731.065 21.189.052.943 2.192.270.020 15,94 5.239.321.878 4,90 Lợi nhuận thuần từ
HĐKD 1.501.540.890 1839712047 2.189.468.981 338.171.157 22,52 349.756.934 19,01 Thu nhập khác 368.587.000 300.654.000 532.578.070 -67.933.000 -18,43 231.924.070 77,14 Lợi nhuận khác 113.803.000 -44.909.786 232.578.070 -158.712.786 -139,46 277.487.856 -617,88 Tổng lợi nhuận trước thuế 1.615.343.898 1.794.802.261 2.422.047.051 179.458.363 11,11 627.244.790 34,95
3.2.2 Đánh giá tổng quan tình hình ảnh hưởng của các nhân tố tới công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An.
3.2.2.1 Ảnh hưởng của các nhân tố môi trường bên trong.
Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty
Với mục tiêu và Chiến lược kinh doanh : “ Phục vụ khách hàng một cách tốt nhất với sản phẩm đa dạng, chất lượng tốt, phong cách phục vụ chuyên nghiệp với giá cả cạnh tranh” Bằng hành động củ thể, TTTTM luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng với mẫu mã sản phẩm nổi bật và phong cách phục vụ chuyên nghiệp Do đó TTTM Intimex Nghệ An đã và đang có chổ đứng vững chắc trong thị trường bán sỉ và lẻ của tỉnh Nghệ An nói chung và Thành phố Vinh nói riêng Tuy nhiên, trong cuối năm 2010 với việc Big C nhắm vào thị trường Nghệ An, đòi hỏi TTTM có chiến lược kinh doanh cũng như chiến lược cạnh tranh mới Chính vì vậy, cùng thời điểm Big C khai trương vào tháng 11, vào tháng 12 – 2010 TTTM Intimex Nghệ An đã khai trương siêu thị Intimex Vinh II mới tại Phường Hưng Dũng – TP Vinh Từ đó đảm bảo mức độ bao phủ thị trường cũng như khẳng định vị thế của mình trên thị trường Cũng chính vì vậy, công tác tổ chức mua hàng càng được quan tâm hơn và hoàn thiện hơn nhằm đáp ứng mục tiêu chiến lược kinh doanh cũng như chiến lược cạnh tranh mới của TTTM
Kết quả điều tra nghiên cứu các số liệu sơ cấp
3.3.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm
Qua điều tra thông qua hình thức trắc nghiệm và phiều điều tra phỏng vấn ở các bộ phận của TTTM Intimex Nghệ An Với 20 phiếu phát ra cho thấy công tác tổ chức mua hàng của TTTM hiện nay do phòng Thu – Mua đảm nhận Toàn bộ các công việc từ tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp tới thương lượng đặt hàng và thanh toán và giao nhận hàng được phòng Thu – Mua lập kế hoạch một cách chi tiết, đảm bảo cho công tác tổ chức mua hàng được diễn ra thành công và hiệu quả.
3.3.1.1 Nhân tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức mua hàng của TTTM Intimex Nghệ An
Hình 3.3 Nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của TTTM
Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm
Thông qua hình 3.3 ở trên ta nhận thấy tất cả các nhân tố trên đều có sự ảnh hưởng nhất định tới công tác tổ chức mua hàng, đặc biệt có hai nhân tố có sự đánh giá khó khăn là các nhân tố đối thủ cạnh tranh và nhà cung cấp Trong đó nhân tố đối thủ cạnh tranh có mức độ đánh giá khó khăn là 70% và 30% đánh giá rất khó khăn ngoài ra Nhân tố có mức đánh giá thuận lợi nhất là nhà quản trị và nhân viên mua hàng là nhân tố có sự đánh giá 60% thuận lợi, 10% rất thuận lợi và 30% bình thường
3.3.1.2 Hình thức mua hàng của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An
Hình 3.4 Hình thức mua hàng của TTTM Intimex Nghệ An
10% mua theo cơ cấu mặt hàng mua theo nhà cung cấp mua theo hợp đồng mua theo khu vực thị trường
Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm
Thông qua hình 3.4 trên ta nhận thấy, hình thức mua hàng của TTTM rất đa dạng và nhiều hình thức khác nhau trong đó, mua hàng theo nhà cung cấp có sự đánh giá là 40%, mua hàng theo cơ cấu mặt hàng là 30%, mua theo hợp đồng là 20% và mua theo khu vực thị trường là 10%.
3.3.1.3 Nguồn thông tin nhà cung cấp
Hình 3.5 Nguồn thông tin nhà cung cấp của TTTM Intimex Nghệ An
Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm
Thông qua hình 3.5 về nguồn thông tin nhà cung cấp ta thấy thông tin nhà cung cấp qua mối quan hệ truyền thống và nguồn thông tin qua hồ sơ dữ liệu của công ty là hai nguồn thông tin chủ yếu của doanh nghiệp với số phiếu tối đa và độ quan trọng lớn nhất Tiếp theo là các nguồn thông tin chào hàng từ nhà cung cấp, hội chợ triển lãm, mời thầu, thông qua các phương tiện truyền thông…
3.3.1.4 Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
Thông qua hình 3.6 Ta nhận thấy, tiêu chí đánh giá nhà cung cấp thì tiêu chí chất lượng sản phẩm là quan trọng nhất với số phiếu tối đa Tiếp theo là giá thành mua, khả năng tài chính của NCC, thời hạn giao hàng, dịch vụ sau bán và dịch vụ bao bì…Như vậy, chúng ta có thể thấy, chất lượng và giá thành là hai tiêu chí quan trọng nhất của TTTM khi lựa chọn NCC.
Hình 3.6 Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp của TTTM Intimex Nghệ An
Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm
3.3.1.5 Tiêu chuẩn lựa chọn nhân viên mua hàng
Thông qua hình 3.7 ta thấy các kỹ năng cần có của nhân viên mua hàng ta thấy kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán và kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh là những nhân tố quan trọng nhất, cùng với đó là các kỹ năng thành thạo tin học văn phòng, kỹ năng kiểm tra chất lượng hàng hóa và kỹ năng làm việc theo nhóm.
Hình 3.7 Tiêu chuẩn lựa chọn nhân viên mua hàng của TTTM Intimex Nghệ
Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm
Thông qua hình 3.7 Ta thấy các kỹ năng cần có của nhân viên mua hàng ta thấy kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán và kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh là những nhân tố quan trọng nhất, cùng với đó là các kỹ năng thành thạo tin học văn phòng, kỹ năng kiểm tra chất lượng hàng hóa và kỹ năng làm việc theo nhóm.
3.3.1.6 Đánh giá hoạt động tổ chức mua hàng của TTTM
Nhìn vào hình 3.8 ta thấy Đánh giá công tác tổ chức mua hàng của TTTM Intimex Nghệ An như sau Trong đó công tác thương lượng và đặt hàng được đánh giá là tốt nhất với 16 phiếu rất tốt và 4 phiếu tốt Công tác thanh toán và giao nhân hàng có phiếu đánh giá rất tốt là 13, phiếu đánh giá tốt là 3 và số phiếu đánh giá bình thường là 4 Công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp có số phiếu đánh giá rất tốt là 13, số phiếu đánh giá tốt là 4 và số phiếu đánh giá bình thường là 3
Hình 3.8 Đánh giá hoạt động mua hàng của TTTM Intimex Nghệ An
Nguồn: Phiếu điều tra trắc nghiệm 3.3.1.7 Những khó trở ngại lớn nhất trong mua hàng tại TTTM Nghệ An Hình 3.9 Những trở ngại khi mua hàng tại TTTM Intimex Nghệ An
Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm
Nhìn trên hình 3.9 ta thấy Những trở ngại khi mua hàng của TTTM Intimex Nghệ An được đánh giá như sau: Trong đó nhân tố đối thủ cạnh tranh có trở ngại nhất với 80% số phiếu, tiếp theo là chất lượng sản phẩm với 60% số phiếu, nguồn vốn 50% số phiếu, thời hạn giao hàng 45% số phiếu, nhân viên mua hàng 40% số phiếu và cuối cùng là nhân tố giá cả 35% số phiếu
3.3.2 Kết quả điều tra phỏng vấn chuyên sâu
Phỏng vấn Bà: Nguyễn phương Thảo – trưởng phòng Thu – Mua o Quy trình tạo nguồn hàng và khó khăn trong công tác tạo nguồn hàng:
Quy trình tạo nguồn hàng của TTTM là dựa trên nhu cầu mua của khách hàng và lên kế hoạch mua sản phẩm Sau đó phòng kế hoạch vật tư kiểm tra hang hóa tồn kho và báo cáo cho phòng thu mua, phòng thu mua lên kế hoạch mua hàng và gửi cho giám đốc TTTM duyệt, nếu được duyệt thì sẽ tiến hành tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, tiến hành thanh toán và giao nhận hàng Chủ yếu công tác tìm kiếm lựa chọn, thương lượng đặt hàng và giao nhận hàng hóa được thực hiện trên phần mền mua quản lý mua hàng và nhà cung cấp. Những khó khăn trong công tác tạo nguồn hàng đó là vấn đề tài chính của TTTM, vấn đề nhân sự cũng như sự cạnh tranh khốc liệt của đối thủ cạnh tranh đặc biệt là Big C. o Công tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp
Hiện nay TTTM có rất nhiều nhà cung cấp vì đặc thù là doanh nghiệp thương mại, kinh doanh siêu thị, công tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp TTTM luôn có quan hệ làm ăn tốt với các nhà cung cấp chính và truyền thống, nên khi mua hàng TTTM thường quan hệ với nhưng nhà cung cấp đã làm ăn lâu dài Chỉ khi, hàng hóa sản phẩm mới chưa có trên thị trường, giá cả, chất lượng và những nhà cung cấp chính không thể đáp ứng được những tiêu chuẩn đề ra Thì TTTM mới tiến hàng tìm kiếm nhà cung cấp mới Nói chung công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp của TTTM diễn ra khá tốt và thuận lợi Bởi TTTM với NCC có mối quan hệ làm ăn rất bền chặt và hiểu nhau. o Công tác thương lượng và đặt hàng.
Việc thương lượng và đặt hàng của TTTM thường chủ yếu chỉ thực hiện qua điện thoại, fax, email và phần mềm quản lý mua hàng của TTTM Rất ít khi nhân viên mua hàng gặp gỡ trực tiếp với NCC Khi thương lượng với NCC chúng tôi luôn đặt chất lượng sản phẩm, giá thành và thời hạn giao hàng làm nhân tố chủ yếu, cùng với đó là tài chính của NCC, điều kiện kỉ thuật của NCC, điều kiện thanh toán, điều kiện hợp đồng… o Công tác giao nhận và thanh toán tiền hàng.
Công tác giao nhận hàng hóa được thực hiên tại kho do bộ phận kho dữ trữ đảm nhận, tại đó có nhân viên mua hàng kiểm tra chất lượng, mẫu mã, số lượng như hợp đồng đã ký, thời hạn giao hàng Thanh toán tiền hàng TTTM chúng tôi thường thanh toán tiền hàng với NCC dựa trên hợp đồng mua hàng, có thể thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng hoặc thanh toán bằng tiền mặt.
Phỏng vấn Bà: Nguyễn Thị Kim Ngân – Giám đốc TTTM o Triển vọng mua hàng của công ty trong thời gian tới
Năm 2011 là năm đánh đấu sự lớn mạnh hơn nữa của chi nhánh công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An Với việc mở rộng thêm một siêu thị nữa tại phường Hưng Dũng TP Vinh đã và đang khẳng định chổ đứng và vị thế của TTTM trong lòng người tiêu dùng TP Vinh và Thị trường Tỉnh Nghệ An Trong
Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp
3.4.1 Tình hình tổ chức mua hàng của trung tâm thương mại Intimex Nghệ
An theo cơ cấu và danh mục các mặt hàng
3.4.1.1 Mua hàng theo cơ cấu mặt hàng của TTTM
Theo hình 3.10 Tình hình mua hàng của TTTM Intimex Nghệ An theo cơ cấu mặt hàng qua 3 năm 2008 – 2010 như sau:
Mặt hàng bánh kẹo : Qua 2 năm từ năm 2008 – 2009 giá trị hàng mua tăng từ
16,3 tỉ đồng tới 22,1 tỉ đồng, tỉ trọng trong cơ cấu giá trị hàng mua tăng từ 24,87% lên 26,21% và tương ứng chênh lệch qua hai năm tăng 5,8 tỉ đồng, tương ứng tăng 34,65% Từ năm 2009 – 2010 giá trị hàng mua tăng từ 22,1 tỉ đồng tới 26,19 tỉ đồng, tỉ trọng trong cơ cấu giá trị hàng mua giảm từ 26,21% xuống 24,83% Và chênh lệch mua qua hai năm tăng 4.0 tỉ đồng tương ứng tăng 18,3%.
Mặt hàng sản phẩm gia dụng: Qua 2 năm 2008 – 2009 giá trị hàng mua tăng từ
19,1 tỉ đồng tăng lên 25,28 tỉ đồng Tỉ trọng cơ cấu giá trị hàng mua tăng từ 29,17% lên 29,92% và chênh lệch giá trị hàng mua là 6,13 tỉ đồng, tương ứng tăng 32,03%.Từ năm 2009 – 2010 giá trị hàng mua tăng từ 25,28 tỉ đồng lên 32,99 tỉ đồng, tỉ trọng trong cơ cấu giá trị hàng mua tăng từ 29.92% lên 31,27% và chênh lệch giá trị hàng mua tăng 7,7 tỉ đồng.tương ứng tăng 30,50%
Mặt hàng mỹ phẩm, thời trang: Qua 2 năm 2008 – 2009 giá trị hàng mua tăng từ 12,5 tỉ đồng lên 12,71 tỉ đồng tương ứng tăng 1,64% và tỉ trọng tăng cơ cấu hàng mua giảm từ 19,06% xuống 15,05% Mức tăng chênh lệch là 205 triệu đồng một mức tăng rất ít Từ năm 2009 – 2010 giá trị mua tăng từ 12,71 tỉ đồng lên 18,8 tỉ đồng và tăng tương ứng 47,9% Với tỉ trọng tăng từ 15,05% lên 17,83%. Với mức tăng chênh lệch là 6,09 tỉ đồng.
Mặt hàng thực phẩm : Qua hai năm 2008 – 2009 giá trị hàng mua tăng từ 10,54 tỉ đồng lên 13,54 tỉ đồng với mức tăng tương ứng là 28,37% , tỉ trọng giảm tương ứng từ 16,08% xuống 16,04% với mức chênh lệch tăng thêm là 2,99 tỉ đồng Từ năm 2009 – 2010 giá trị hàng mua tăng từ 13,54 tỉ đồng lên 15,26 tỉ đồng tương ứng tăng 12,68% với mưc tăng chênh lệch là 1,71 tỉ đồng.
Mặt hàng khác : Qua hai năm 2008 – 2009 giá trị hàng mua tăng từ 7,09 tỉ đồng tới 10,8 tỉ đồng tương ứng tăng 52,37% và mức tăng chênh lệch là 3,07 tỉ đồng. Qua hai năm từ năm 2009 – 2010 giá trị hàng mua tăng từ 10,8 tỉ đồng tới 12,23 tỉ đồng tương ứng tăng 13,20% với mức tăng chênh lệch tăng thêm là 1,42 tỉ đồng.
Qua phân tích bảng kết quả mua hàng(bảng 3.10) trên ta thấy Vai trò không nhỏ của các sản phẩm trong cơ cấu mua hàng của TTTM Các sản phẩm bánh kẹo chiếm giữ vai trò lớn trong cơ cấu mua hàng với lần lượt giá trị hàng mua qua các năm lớn và tỉ trọng cao so với các mặt hàng khác Điều đó càng khẳng định hơn nữa, TTTM cần có sự quan tâm hơn nữa tới công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm mua hàng các sản phẩm bánh kẹo hiện nay cho xứng với vị trí vai trò của ngành hàng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của TTTM.
Bảng 3.10 Kết quả mua hàng theo cơ cấu mặt hàng của TTTM (Đơn vị: Nghìn đồng)
CHỈ TIÊU Năm 2008 Tỷ trọng Năm 2009 Tỷ trọng Năm 2010 Tỷ trọng
Bánh kẹo 16.325.315 24,87 22.143.675 26,21 26.196.213 24,83 5.818.360 35,64 4.052.538 18,30 Hàng gia dụng 19.147.519 29,17 25.280.532 29,92 32.991.231 31,27 6.133.013 32,03 7.710.699 30,50
Hàng mỹ phẩm, Thời trang
205.078 1,64 6.090.107 47,90 Hàng thực phẩm 10.554.325 16,08 13.548.894 16,04 15.267.347 14,47 2.994.569 28,37 1.718.453 12,68 Mặt hàng khác 7.095.357 10,81 10.804.184 12,79 12.230.250 11,59 3.708.827 52,27 1.426.066 13,20
3.4.1.2 Mua hàng theo danh mục mặt hàng các sản phẩm bánh kẹo của TTTM Intimex Nghệ An
Thông qua hình 3.11 Ta có những nhận xét như sau về kết quả mua hàng theo danh mục các sản phẩm bánh kẹo của TTTM Intimex Nghệ An.
Các mặt hàng sản phẩm thạch(pok, joy, ABC, long hải…) : Từ Năm 2008 – Năm
2009 giá trị hàng mua tương ứng tưng từ 2,43 tỉ đồng tới 3,18 tỉ đồng tương ứng tăng 30,78% Tỉ trọng trong cơ cấu mặt hàng bánh kẹo giảm từ 14,93% xuống 14,39%, tương ứng mức tăng chênh lệch là 750 triệu đồng Từ năm 2009 – 2010 Giá trị hàng mua tăng từ 3,18 tỉ đồng lên 4,26 tỉ đồng tương ứng tăng 33,79% và tỉ trọng trong cơ cấu mặt hàng tăng từ 14,39 lên 16,28%, mức tăng chênh lệch là 1,07 tỉ đồng.
Các mặt hàng sản phẩm kẹo: (dynamit,XO,hải hà…): Từ năm 2008 – 2009 giá trị hàng mua tăng từ 4,63 tỉ đồng lên 5,92 tỉ đồng tương ứng tăng 27,71% và mức tăng chênh lệch là 1,28 tỉ đồng Từ năm 2009 – 2010 giá trị hàng mua tăng từ 5,92 tỉ đồng lên 6,81 tỉ đồng tương ứng tăng 15,06% và mức tăng chênh lệch là 892 triệu đồng.
Các sản phẩm bánh mặn – ngọt ( KFC, Hải hà, Hải châu…): Từ năm 2008 -2009 giá trị hàng mua tăng từ 4,82 tỉ đồng lên 6,17 tỉ đồng tương ứng tăng 27,96% với mức tăng chênh lệch là 1,35 tỉ đồng Từ năm 2009 – 2010 giá trị hàng mua tăng từ 6,17 tỉ đồng lên 7,21 tỉ đồng tương ứng tăng 16,81% và mức tăng chênh lệch là 1,03 tỉ đồng.
Các sản phẩm hạt, hoa quả sấy khô( omai, mít, táo,hạt điều…): Từ năm 2008 –
2009 giá trị hàng mua tăng từ 2,02 tỉ đồng lên 3,29 tỉ đồng, tương ứng tăng 62,65% và mức tăng chênh lệch là 1,26 tỉ đồng Từ năm 2009 – 2010 giá trị hàng mua tăng từ 3,29 tỉ đồng lên 4,18 tỉ đồng tương ứng tăng 27,27% và mức tăng chênh lệch là 897 triệu đồng.
Các sản phẩm snack(bim bim ): Từ năm 2008 – 2009 giá trị hàng mua tăng từ 2,39 tỉ đồng lên 3,56 tỉ đồng tương ứng tăng 48,60% và mức tăng chênh lệch là 1,16 tỉ đồng.
Từ năm 2009 – 2010 giá trị hàng mua tăng từ 3,56 tỉ đồng lên 3,71 tỉ đồng tương ứng tăng 4,14% với mức tăng chênh lệch là 147 triệu đồng.
Từ những số liệu trên ta thấy, mặt hàng các sản phẩm kẹo (dynamit,XO,hải hà…) và các sản phẩm bánh mặn – ngọt(KFC, Hải hà, Hải châu….) là hai mặt hàng chiếm tỉ trọng cao trong giá trị hàng mua Cũng thông qua số liệu chúng ta thấy được tình hình mua hàng các sản phẩm bánh kẹo ở TTTM Intiemx Nghệ An tăng trưởng khá nhanh.Qua đó khẳng định nhu cầu về mặt hàng các sản phẩm bánh kẹo là khá lớn, TTTMIntimex Nghệ An được đánh giá cao hơn hẳn về chất lượng cũng như giá cả, phong cách phục vụ khách hàng của TTTM
Bảng 3.11 Kết quả mua hàng các sản phẩm bánh kẹo theo danh mục các mặt hàng Đơn vị tính: Nghìn đồng
Tên danh mục sản phẩm
Năm 2008 TT Năm 2009 TT Năm 2010 TT
Tổng giá trị hàng mua các sản phẩm bánh kẹo 16.325.315 100 22.143.675 100 26.196.213 100 5.818.360 35,64 4.052.538 18,30
Các sản phẩm thạch: pok, joy,ABC,long hai… 2.437.135 14,93 3.187.245 14,39 4.264.123 16,28 750.110 30,78 1.076.878 33,79
Các sản phẩm kẹo: dynamit,XO, Hai ha… 4.636.672 28,40 5.921.376 26,74 6.813.428 26,01 1.284.704 27,71 892.052 15,06
Các sản phẩm bánh mặn - ngọt( kfc, hai chau…) 4.828.912 29,58 6.178.921 27,90 7.217.543 27,55 1.350.009 27,96 1.038.622 16,81
Các sản phẩm hạt, hoa quả sấy:
Các sản phẩm snack( bim bim…) 2.399.765 14,70 3.565.957 16,10 3.713.688 14,18 1.166.192 48,60 147.731 4,14
3.4.2 Thực trạng tổ chức mua hàng và đánh giá công tác mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An
3.4.2.1 Thực trạng tổ chức mua hàng
Hình 3.3 Quy trình mua hàng của TTTM Intimex Nghệ An
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:
Trung tâm thương mại Intimex Nghệ An là Một doanh nghiệp thương mại kinh doanh về lĩnh vực siêu thị và có nét đặc thù riêng, công tác mua hàng có vai trò vô cùng quan trọng trong sự phục vụ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp cũng như nhu cầu của người tiêu dùng Chính vì vậy, tìm kiếm nhà cung cấp cho TTTM Intimex Nghệ An sẽ giúp cho TTTM tìm thấy những tổ chức cá nhân có thể đáp ứng những nhu cầu về hàng mua, cũng như tránh được tình trạng ép giá, cũng như hạn chế những rủi ro do nhà cung cấp trong quá trình hoạt động kinh doanh Đặc biệt với các sản phẩm bánh kẹo luồn đứng vị trí quan trọng trong cơ cấu giá trị hàng bán ra của siêu thị Tuy nhiên trong những năm gần đây, vẫn còn tình trạng tồn hàng các sản phẩm bánh kẹo, cũng như tiến độ giao hàng của nhà cung cấp chậm Do đó, TTTM đã thực hiện công tác mua hàng các sản phẩm bánh kẹo do một nhân viên mua hàng đảm nhiệm và các thành viên trong phòng cùng hỗ trợ, cũng như công tác lập kế hoạch mua chi tiết dựa trên tình hình bán ra trên thị trường để từ đó công tác tìm kiếm nhà cung cấp được diễn ra thuận lợi hơn Hiện nay công ty thực hiện tìm kiếm nhà cung cấp theo hai bước sau:
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Thương lượng và đặt hàng
Giao nhận và thanh toán tiền mua hàng
Bước 1: Phân loại nhà cung cấp.
Tiến hàng phân loại nhà cung cấp các sản phẩm bánh kẹo thì TTTM thường phân loại theo giá trị hàng mua theo thời gian lưu trên hồ sơ giao dịch, Công ty xác định những nhà cung cấp chính và các nhà cung cấp phụ Hiện nay, công ty có quan hệ làm ăn với hơn 150 nhà cung cấp các sản phẩm bánh kẹo Khi có nhu cầu mua, nhân viên mua hàng tiến hành phân loại nhà cung cấp theo tiêu chí giá cả và chất lượng cũng như thâm niên quan hệ làm ăn
Bước 2: Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp.
Nguồn thông tin tìm kiếm NCC của TTTM dựa vào nguồn thông tin nội bộ là chủ yếu, thông dụng nhất là các thông tin về nhà cung cấp đã và đang làm ăn lâu dài với TTTM nguồn thông tin này được lưu trữ dưới dạng hồ sơ dữ liệu nên công tác tìm kiếm cũng như lựa chọn được thực hiện khá dễ dàng Dựa trên tiêu chí giá trị hàng mua, TTTM dựa trên những hồ sơ lưu trữ và lựa chọn đầu tiên là các nhà cung cấp truyền thống có thể cung cấp được những sản phẩm bánh kẹo mà TTTM có nhu cầu mua hay không, sau đó mới xét tới các nhà cung cấp mới. Bên cạnh đó, công ty cũng luôn có những phương pháp thu thập thông tin từ các nguồn như hội chợ triễn lãm, báo đài, internet… Từ những nguồn thông tin trên, TTTM trực tiếp xem xét và đánh giá chất lượng của các sản phẩm cũng như khả năng giao nhận hàng hóa, phương thức làm việc để thực hiện nhanh chóng công tác mua hàng.
Bước 3 : Lựa chọn nhà cung cấp.
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CÁC SẢN PHẨM BÁNH KẸO CỦA
Các kết luận và phát hiện qua việc phân tích đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của trung tâm thương mại
4.1.1 Thành công và nguyên nhân
TTTM đã thực hiện tốt công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp cho từng loại mặt hàng, đồng thời luôn giữ thế chủ động trước nhà cung cấp và đảm bảo quyền lợi hài hòa giữa hai bên.
Tạo dựng mối quan hệ với nhà cung cấp khá tốt, hiện nay TTTM quan hệ với hơn 500 NCC khác nhau cả trong và ngoài nước Với mặt hàng bánh kẹo TTTM có quan hệ với hơn 150 NCC Và số lượng NCC gắn bó lâu năm với TTTM đã và đang là nhân tố đảm bảo cung cấp nguồn hàng kịp thời, đầy đủ với nhu cầu mua hàng của TTTM.
Trong công tác tổ chức mua hàng, TTTM luôn chú ý tới áp dụng các nguyên tắc mua hàng và vận dụng khá linh hoạt Hiện nay, chủ yếu nguồn hàng chủ lực do các nhà cung cấp truyền thống, tuy nhiên TTTM cũng không ngừng tìm kiếm thêm nhiều nhà cung cấp mới với nhiều mặt hàng mới, đồng thời tạo sự cạnh tranh giữa các NCC với nhau.
Quá trình thương lượng được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, đảm bảo các điều khoản đưa ra trong hợp đồng Thông thường thực hiện thương lượng và đặt hàng qua điện thoại và fax nên tiết kiệm rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo mua hàng nhanh chóng kịp thời với nhu cầu bán ra của siêu thị.
Công tác giao nhận hàng mua được giám sát khá chặt chẽ thông qua bộ phận kho –dữ trữ cũng như nhân viên mua hàng Công tác kiểm tra chất lượng hàng hóa, thời hạn giao hàng mua…Được đảm bảo theo quy trình thống nhất có sự kết hợp giữa các phòng ban liên quan.
Công tác thanh toán tiền hàng mua được tiến hàng thông qua hình thức thanh toán tiền gửi ngân hàng cũng như trả tiền mặt, nên việc tiết kiệm thời gian cho cả hai bên doanh nghiệp và NCC được đảm bảo thanh toán nhanh, kịp thời, tiết kiệm chi phí.
Công tác quản lý nhân sự trong phòng Thu – Mua được thực hiện khá tốt, mối quan hệ giữa các phòng ban liên quan trong công tác mua hàng có mối liên hệ mất thiết và hỗ trở lẫn nhau
4.1.1.2 Nguyên nhân Để có được những thành công trên chính là nhờ TTTM đã có được quy trình mua hàng hợp lý hiệu quả dựa trên tình hình của công ty TTTM đã thực hiện đúng và hiệu quả từng bước trong quy trình mua hàng, từ tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng đặt hàng và giao nhận và thanh toán tiền hàng mua. Để có thể tìm kiếm và lựa chọn NCC đáp ứng được nhu cầu mua của công ty thì công tác nghiên cứu thị trường, tìm hiểu thông tin của NCC trên các nguồn thông tin khác nhau, như nguồn nội bộ lưu tại doanh nghiệp cũng như các phương tiện truyền thông đại chúng Sau mỗi lần mua hàng TTTM có sự đánh giá NCC để xác định mực độ uy tín của NCC Đối tác của TTTM Intimex Nghệ
An chủ yếu là các nhà phân phối của các hãng tại Nghệ An nên mối quan hệ luôn luôn đảm bảo bởi uy tín và thương hiệu của công ty.
Bên cạnh đó, sự thành công trên có sự đóng góp quan trọng nhất của đội ngũ nhà quản trị cũng như bộ phận Thu – Mua Nỗ lực và sự cố gắng của cán bộ nhân viên mua hàng cũng như các phòng ban liên quan Sự cố gắng vượt qua khó khăn trong từng hoàn cảnh và sự sáng tạo của nhân viên mua luôn đóng góp lớn cho sự thành công của công tác mua hàng Hàng hóa luôn được đảm bảo đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu bán ra của doanh nghiệp chính là minh chứng rõ ràng nhất cho sự thành công của công tác mua hàng.
Trong công tác tổ chức mua hàng, công tác thương lượng và đặt hàng luôn chiếm vị trí vai trò quan trọng Với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, khả năng giao tiếp tốt cũng như mối quan hệ làm ăn lâu dài với các NCC Chính vì vậy, trong công tác thương lượng luôn mang lại nhiều thuận lợi cho công ty, làm tăng khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường bán lẻ tỉnh Nghệ An
4.1.2 Hạn chế và nguyên nhân
Trong khâu tìm kiếm và lựa chọn NCC của TTTM TTTM chủ yếu dựa trên cơ sở dự liệu đã lưu tại doanh nghiệp và chủ yếu quan hệ làm ăn với những NCC truyền thống Chưa chú trọng những vấn đề về thời gian, cũng như chưa chú trọng lắm trong công tác tìm kiếm nhà cung cấp mới Thông thường khi hàng mua là những sản phẩm mới mà những NCC truyền thống không đáp ứng thì lúc đó mới quan tâm tới NCC mới Do đó, TTTM ít có cơ sở để so sánh đánh giá các mùa vụ kinh doanh như các dịp lễ tết Trước khi lựa chọn NCC, TTTM tiến hành đánh giá theo những tiêu chuẩn chung chung và khó có thể phân loại và đánh giá hết những hạn chế và khó khăn của NCC Chính vì vậy công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp chưa minh bạch hiệu quả so với tình hình mua hàng của công ty Từ đó TTTM còn có thể bỏ qua những cơ hội kinh doanh với những nhà cung cấp mới Có thể ở một khía cạnh nào đó việc quan hệ làm ăn với những nhà cung cấp mới sẽ tăng độ rủi ro mua hàng nhưng ngược lại đó là cơ hội cho doanh nghiệp về chất lượng, giá cả…Mà TTTM sẻ đánh mất đi cơ hội phát triển.
Do đã xây dựng được mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhiều NCC Nên đôi khi có những thỏa thuận của hai bên chỉ thỏa thuận bằng miệng, hoặc nhiều trường hợp nội dung hợp đồng quá đơn giản chứa đựng nhiều rủi ro cho TTTM khi xảy ra tranh chấp.
Công tác giao nhận hàng hóa của NCC vẫn còn hiện tượng giao hàng chậm cho công ty Hàng hóa nhập về vẫn còn tình trạng lỗi, thiếu số lượng và chưa đảm bảo nhu cầu mua của công ty Từ đó ảnh hưởng tới công tác bán hàng cũng như giải quyết những vấn đề đó rất khó khăn Bên cạnh đó, việc kiểm tra hàng hóa chưa thực sự khoa học nên công tác giao nhận hàng hóa còn mất khá nhiều thời gian Chưa có sự phối hợp nhịp nhành giữa các phòng ban, chức năng nhiệm vụ còn có sự chồng chéo Trong công tác thanh toán việc thanh toán tiền bằng tiền gửi ngân hàng còn gây nhiều khó khăn cho cán bộ nhân viên mua hàng mới.
Công tác giao nhận và kiểm tra hàng hóa còn nhiều thiếu sót do một số cán bộ nhân viên chưa cận thận khi thực hiện các nghiệp vụ nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, chỉ đến khi về đến kho bốc dỡ thanh toán xong mới phát hiện nên gây ra nhiều tổn thất, khó khăn trong giải quyết hoàn trả sản phẩm và làm tăng chi phí của TTTM.
Dự báo triển vọng và quan điểm giải quyết vấn đề hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An
4.2.1 Triển vọng của công tác tổ chức mua hàng trong tương lai của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An
Trong xu thế phát triển kinh tế như hiện nay, mọi doanh nghiệp thương mại muốn tồn tại và phát triển cần nỗ lực không ngừng nhằm hoàn thiện công tác mua hàng mà trong đó công tác tổ chức mua hàng chiếm một vai trò vô cùng quan trọng Phải tạo nên sự khác biệt nhằm xây dựng cho mình thương hiệu trên thị trường Việc canh tranh về giá cả, chất lượng, mẫu mã, phong cách phục vụ… Luôn đòi hỏi doanh nghiệp có cái nhìn và nhận thức về khách hàng Điều đó càng khẳng định hơn nữa vai trò của công tác mua hàng trong các doanh nghiệp. Mọi DNTM muốn đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng thì luôn luôn phải quan tâm hơn nữa tới công tác tổ chức mua hàng, chỉ khi công tác tổ chức mua hàng hiệu quả khi đó mới đáp ứng nhu cầu bán ra của doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời, đầy đủ và chất lượng cao…TTTM Intimex Nghệ An trong những năm gần đây luôn có sự quan tâm nhất định tới công tác tổ chức mua hàng Chính vì vậy kết quả kinh doanh và lượng khách hàng là minh chứng rõ ràng nhất cho doanh nghiệp về hiệu quả của công tác tổ chức mua hàng.
Tuy tình hình kinh tế xã hội có nhiều biến động, tuy nhiên trong 3 năm từ năm 2008 tới năm 2010, lợi nhuận của TTTM luôn tăng đều qua các năm Từ năm 2008 tới năm 2009 lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp tăng từ 1,615 tỉ đồng tới 1,794 tỉ đồng và tăng tương ứng là 11,11% và chênh lệch tăng là 179,458 triệu đồng Từ năm 2009 tới năm 2010 lợi nhuận trước thuế tăng từ 1,794 tỉ đồng tới 2,422 tỉ đồng và tương ứng tăng 34,69% Chênh lệch tăng là 627,2 triệu đồng Qua đó ta thấy tốc độ tăng trưởng lợi nhuận có sự phát triển tăng dần theo các năm, điều đó cho thấy TTTM đã và đang vượt qua khó khăn về tài chính về cạnh tranh về môi trường vĩ mô biến động một cách thành công Qua đó ta thấy tốc độ tăng trưởng lợi nhuận có sự phát triển tăng dần theo các năm, điều đó cho thấy doanh nghiệp đã và đang vượt qua khó khăn về tài chính về cạnh tranh về môi trường vĩ mô biến động một cách thành công
Tình hình mua hàng các sản phẩm bánh kẹo qua 3 năm 2008 – 2010 như sau:
Từ năm 2008 – 2009 giá trị hàng mua các sản phẩm bánh kẹo tăng từ 16,3 tỉ tới22,1 tỉ đồng tương ứng tăng 5,8 tỉ đồng và tăng 35,64% so với năm 2008 Từ năm 2009 – 2010 giá trị hàng mua các sản phẩm bánh kẹo tăng từ 22,1 tỉ đồng tới26,2 tỉ đồng, tăng tương ứng 4 tỉ đồng và tăng 18,3% so với năm 2010 Qua phân tích số liệu chúng ta có thể thấy tốc độ phát triển của TTTM khá cao và giá trị hàng mua các sản phẩm bánh kẹo tăng đều qua các năm và mức tăng khá ổn định trung bình mỗi năm giá trị hàng mua tăng trung bình khoảng 4 – 5 tỉ đồng Các sản phẩm bánh kẹo luôn là ngành hàng chiếm tỉ trọng lớn thứ 2 trong giá trị hàng mua của siêu thị Điều đó khẳng định tầm quan trọng của ngành hàng trong hoạt động kinh doanh Mức tăng năm 2010 ít hơn so với năm 2009 bởi sự cạnh tranh mới của Big C Tuy nhiên theo nhận định của công ty Việc cạnh tranh có rất nhiều khó khăn tuy nhiên, về chất lượng Intimex luôn đảm bảo đứng đầu về chất lượng giá cả và phong cách phục vụ Tuy tình hình có nhiều khó khăn Nhưng đầu năm 2011 công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An khai trương siêu thị Intimex Vinh 2 Từ đó việc bao phủ thị trường cũng như hoạt động cạnh tranh diễn ra thuận lợi hơn cho TTTM Điều đó khẳng định triển vọng mua hàng là rất lớn để đáp ứng sự cạnh tranh này và công tác tổ chức mua hàng cần luôn luôn hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng được nhiệm vụ TTTM giao phó Đảm bảo nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh cho TTTM Intimex Nghệ An và siêu thị Vinh II.
4.2.2 Quan điểm của TTTM Intimex Nghệ An về việc giải quyết vấn đề hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An
Việc nâng cao sức cạnh tranh của mình trên thị trường được xem là nhiệm vụ hàng đầu trong chiến lược phát triển doanh nghiệp TTTM Intimex Nghệ An đã xác định cho mình những định hướng rõ ràng trong phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Hoạt động mua hàng có tầm quan trọng vô cùng to lớn và quyết định thành công của doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực bán lẻ Quan điểm của TTTM về việc hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty như sau:
Cần xác định rõ nhu cầu mua hàng của TTTM thông qua nghiên cứu thị trường nhằm đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu của khách hàng, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh thuận lợi và thương hiệu Intimex được nâng cao.
Luôn quan tâm và giữ gìn mối quan hệ làm ăn lâu dài tin tưởng lẫn nhau giữa TTTM với NCC Tạo môi trường làm việc thuận lợi cho các nhân viên mua hàng, chia sẻ đúc rút kinh nghiệm lẫn nhau Tạo sự liên kết chặt chẽ về chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong hoạt động mua hàng.
Chủ động hơn nữa trong công tác tìm kiếm và lựa chọn thêm những nhà cung cấp mới phù hợp với hoạt động kinh doanh và nhu cầu mua của công ty, đồng thời tạo thêm cơ hội mới trên thị trường.
Việc đánh giá công tác tổ chức mua hàng cần phải tiến hành thường xuyên và khách quan và khoa học đảm bảo sự phân minh rõ ràng trong sự đóng góp
Cần đầu tư thêm cho nhân lực mua hàng Đào tạo, bồi dưỡng những kỹ năng còn yếu và thiếu của nhân viên mới cũng như nhân viên cũ Nhằm tạo ra đội ngũ nhân viên mua hàng có trách nhiệm, có chuyên môn và hiệu quả công việc cao.
Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An
4.3.1 Tăng cường hơn nữa việc thực hiện các nguyên tắc mua hàng Để quá trình mua hàng diễn ra thuận lợi thì đảm bảo thực hiện các nguyên tắc trong mua hàng có vai trò vô cùng quan trọng, việc thực hiện và áp dụng các nguyên tắc mua hàng giúp cho doanh nghiệp giảm bớt được những rủi ro xảy ra và tạo dựng được mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, cụ thể như sau:
Thứ nhất: Mua hàng của nhiều nhà cung cấp : Mặt hàng kinh doanh của
TTTM là nhiều mặt hàng số lượng lớn chính vì vậy việc tìm kiếm và lựa chọn nhiều nhà cung cấp cung ứng hàng hóa là điều tất yếu Giúp cho TTTM đủ nguồn hàng đảm bảo nhu cầu bán ra, cũng như giảm thiểu tối đa những rủi ro khi mua hàng Để có thể tìm kiếm được nhiều NCC mới TTTM cần phân bổ và kiện toàn lại bộ máy nhân sự của bộ phận thu – mua, có thêm nhân sự để đảm nhận nhiệm vụ chức năng của phòng Thu- Mua đó nghiên cứu thông tin thị trường bao gồm cả Tìm kiếm NCC Từ đó có những trường hợp có những sản phẩm mới nên các NCC mới sẽ có những chính sách khuyến mại về giá cả…để tạo dựng uy tín với công ty Đó chính là một cơ hội kinh doanh khi TTTM có thêm danh mục NCC với giá cả, chất lượng đảm bảo tính cạnh tranh
Thứ hai: Luôn giữ thế chủ động trước nhà cung cấp: Để có thể chiến thắng trên thị trường thì bất cứ doanh nghiệp nào cũng không thể để đối tác của mình thấy được nhu cầu cần thiết của mình Điều đó tạo ra sự bị động cho doanh nghiệp và vô tình tạo ra sự chủ động cho đối tác khi nắm bắt được những nhu cầu của mình Do đó TTTM cần làm sao đó để NCC tự tìm đến với doanh nghiệp Để làm được điều đó công ty cần quan tâm hơn nữa tới việc đưa thông tin mặt hàng kinh doanh của TTTM trên các kênh thông tin như trên trang Web của công ty, và các kênh quảng bá khác Từ đó sẽ nhận được thư chào hàng từ những đối tác mới Tạo cơ hội kinh doanh mới cho doanh nghiệp Bên cạnh sự chủ động đó, sự chủ động còn trong đàm phán và linh hoạt trong ứng xử với đối tác để làm sao giữ gìn mối quan hệ bền vững và tin tưởng lẫn nhau.
Thứ ba: Đảm bảo tương quan quyền lợi giữa các bên: Suy cho cùng mọi doanh nghiệp hoạt động mục đích sau cùng là thu được lợi nhuận để phát triển Đối tác của mình cũng vậy Chình vì thế, trong hợp đồng ký kết khi làm ăn cần đựa trên nguyên tắc bình đẳng và hai bên đều có lợi Khi hai bên đã tìm thấy điểm chung trong công việc kinh doanh thì việc làm ăn rất dễ dàng Việc quan hệ làm ăn với NCC cũng vậy, chỉ khi và khi tương quan quyền lợi được đảm bảo lúc đó thì NCC mới thực sự là người bạn đường của TTTM ở mọi thời điểm mọi lúc khó khăn Chính vì thế, trong công tác thương lượng cần phải biết hài hòa lợi ích giữa các bên, tạo sự thoải mái trong đàm phán và tin tưởng lẫn nhau Cần chú ý tới các khâu có thể ảnh hưởng tới quyền lợi của cả hai bên như thương lượng và đàm phán và thanh toán tiền hàng mua Đảm bảo quyền lợi hài hòa sẽ là điều kiện cho mối quan hệ với NCC trở nên thân thiết tạo dựng được lòng tin cũng như uy tín với NCC.
4.3.2 Tăng cường sự linh hoạt và chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Với việc mở rộng thêm danh mục nhà cung cấp của TTTM TTTM cần chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp mới chứ không chỉ dừng lại ở những nhà cung cấp hiện tại Thực tế nguồn hàng chủ yếu của TTTM Intimex Nghệ An là do các nhà cung cấp truyền thống Tuy mối quan hệ với những nhà cung cấp đó vẫn rất tốt đẹp và thuận lợi Đơn cử như TTTM có thể yên tâm về hàng hóa sản phẩm cũng như chất lượng, thời gian giao hàng, tiết kiệm những chi phí tìm kiếm mới, đặc biệt là sự tin tưởng và hỗ trợ lẫn nhau khi gặp khó khăn Nhưng trong môi trường kinh doanh luôn biến động, TTTM cần có sự phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra kể cả những rủi ro có mức độ thấp.
Dù nhà cung cấp truyền thống có thể mang lại cho TTTM sự yên tâm hơn nhà cung cấp mới, nhưng TTTM không nên áp dụng quan điểm về các nhà cung cấp một cách cứng nhắc và thiếu linh hoạt.
TTTM cần có phương hướng tìm kiếm NCC mới cho các mặt hàng hiện đang kinh doanh Để có cơ hội tốt cần phải biết đi tìm cái mới và chấp nhận rủi ro Rủi ro khi nào cũng đi kèm theo đó là cơ hội TTTM nên tìm kiếm những nhà cung cấp mới và mua thí điểm các mặt hàng mới rồi nhận định đánh giá kết quả thế nào Từ đó có thể có thêm những NCC mới có uy tín cũng như tạo sự cạnh tranh giữa các NCC tạo ra sự thuận lợi cho doanh nghiệp về giá cả, chất lượng, cũng như điều kiện giao nhận hàng hóa Thông qua mua hàng thí điểm từ đó có thể có kế hoạch mua hàng tiếp theo nếu NCC mới đáp ứng được nhu cầu mua của TTTM.
Còn đối với những mặt hàng mới, do thị trường chưa có nhiều thông tin,TTTM cần có động thái để thăm dò thị trường, tiến hành mua bán thử nghiệm nhằm đánh giá mức tiêu dùng cũng như phản ứng của người tiêu dùng Nếu những phản ứng tích cực của người tiêu dùng và thị trường có dấu hiệu tốt thì tiếp tục đánh giá và đưa vào bán hàng đại trà.
Bên cạnh đó, TTTM cần có một hệ thống các tiêu chuẩn để đánh giá các nhà cung cấp làm sao thật rõ ràng, khoa học và khách quan Để làm sao đánh giá một cách chính xác và phù hợp với TTTM TTTM có thể áp dụng thang điểm dựa trên các tiêu chí như: chất lượng hàng hóa, khả năng cung cấp hàng hóa, điều kiện bảo hành bảo quản, thời gian giao hàng, thời gian hợp tác với TTTM… Từ đó đánh giá và đưa ra kết quả với nhà cung cấp nào phù hợp với nhu cầu mua hàng của TTTM.
4.3.3 Nâng cao chất lượng thương lượng và đặt hàng
Công tác thương lượng và đặt hàng là công việc vô cùng quan trọng nhằm tạo ra những điều khoản giao nhận và thanh toán hàng mua một cách có lợi với sự tương quan quyền lợi giữa hai bên Tiến hành công việc này đòi hỏi nhân viên mua hàng cần am hiểu về chuyên môn, đặc tính kỷ thuật của hàng hóa, có sự quyết đoán và nghệ thuật trong giao tiếp cao…
Vì vậy khi thương lượng và đàm phán với NCC cần “ Luôn giữ thế chủ động trước nhà cung cấp” và “ đảm bảo tương quan quyền lợi giữa hai bên” đó chính là hai nguyên tắc bất di bất dịch trong thương lượng và đàm phán với nhà cung cấp Để có thể tiến hành thương lượng, đàm phán và đặt hàng với NCC thì nhân viên mua hàng cần có sự hiểu biết về chất lượng hàng hóa, các đặc tính kỷ thuật, mẫu mã hàng hóa sản phẩm…Tiếp đến là phải tìm hiểu kỹ về các yếu tố văn hóa, phong tục tập quán, tình hình chính trị xã hội, các quy định, luật pháp, hiến pháp, các chính sách của nhà nước về sản phẩm hàng hóa Bên cạnh đó, nhân viên mua hàng còn phải am hiểu về hệ thống vận tải làm sao đảm bảo thời gian giao nhận hàng hóa để đáp ứng nhu cầu mua hàng của TTTM Cuối cùng còn phải hiểu về nhà cung cấp về lịch sử hình thành phát triển của NCC, thương hiệu, kinh nghiệm, uy tín của NCC trong ngành hàng kinh doanh Chỉ khi và khi hiểu rõ những vấn đề đó khi đó thương lượng, đàm phán và đặt hàng mới đảm bảo sự thành công cho doanh nghiệp. Đồng thời, việc đào tạo và bố trí nhân sự mua hàng khi thương lượng và đàm phán cũng vô cùng quan trọng Cần tổ chức các buổi nói chuyện trao đổi kinh nghiệm chuyên môn cho nhân viên mua hàng Nâng cao những kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục, vốn kiến thức chuyên môn luôn luôn cập nhật.
Người chụi trách nhiệm đàm phán cần phải có bản lĩnh, hiểu biết và có kinh nghiệm, có khả năng quyết đoán và nhạy bén trong thương lượng và đàm phán.Khi tiến hành thỏa thuận xong, công ty có thể đi đến ký kết hợp đồng Ký kết hợp đồng chính là việc chính thức hóa những cam kết đã được đàm phán, đồng thời nó cũng sẽ là bằng chứng cho mối quan hệ làm ăn cũng như giải quyết những vấn đề sau này Chính vì vậy việc ký kết hợp đồng đòi hỏi sự cận thận và tỉ mỉ trong mọi điều khoản hợp đồng Để có thể có hợp đồng đảm bảo sự an toàn, đảm bảo lợi ích của cả hai bên.
TTTM cần quan tâm tới những điều khoản về giá và những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, mọi điều khoản phải rõ ràng minh bạch Và vai trò nhiệm vụ của từng bên khi xảy ra rủi ro Tránh những tình trạng không kịp phản ứng và bị động trong xử lý rủi ro khi giao nhận hàng hóa
Do tính chất quan trọng của việc ký kết hợp đồng cho nên việc ký kết hợp đồng với những đơn hàng lớn cần có sự tham khảo ý kiến của các nhân viên mua hàng cũng như trưởng phòng Thu – Mua, thông qua đó nhân viên mua có thể học hỏi được thêm nhiều kinh nghiệm, cũng như hạn chế được những bất lợi khi thực hiện hợp đồng mua hàng của NCC.
4.3.4 Hoàn thiện công tác giao nhận và thanh toán tiền hảng
4.3.4.1 Hoàn thiện công tác giao nhận hàng. Đây là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong công tác tổ chức mua hàng Hoạt động nhận hàng được thực hiện một cách trình tự sẽ tránh những sai sót có thể xảy ra Khi TTTM nhận được hàng hóa vận chuyển về tới kho dự trữ thì cán bộ nhân viên mua hàng trước tiên cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ có liên quan để xuất trình khi nhận hàng hóa, giám bớt thời gian cũng như chi phí cho cả hai bên Cần kiểm tra chính xác thông tin về số lượng hàng hóa, chất lượng, tên hàng, mã hàng, nhà cung cấp…So với hợp đồng mua hàng Trong quá trình nhận hàng cần kiểm tra thương xuyên liên tục những mẫu hàng đòi hỏi chất lượng mẫu mã và giá trị cao Từ xem xét theo dõi đó có những biện pháp kịp thời Công việc này đòi hỏi nhân viên phải là người có kinh nghiệm trong giao nhận hàng hóa, chính vì vậy cần bố trí những nhân viên có kinh nghiệm và những nhân viên mới để vừa giúp công việc tiến hành an toàn vừa giúp nhân viên mới có thể học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu.
