ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYấN, VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN QUYỀN LỢI
Đặc điểm nguyên vật, liệu tại Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi
Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi là một Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có quy mô vừa và nhỏ, chuyên sản xuất các loại quần áo giày dép các loại…trong mỗi loại có nhiều quy cách sản phẩm khác nhau như áo măng tô, áo trẻ em, ỏo khoỏc…Vỡ vậy, doanh nghiệp phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu ( NVL) tương đối lớn, có nhiều loại NVL khác nhau sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm như các loại vải áo loại 1, vải áo loại 2, vải quân loại 1, vải quần loại 2, cao su các loại Do đó, Doanh nghiệp phải tổ chức thu mua và sử dụng NVL cho phù hợp Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia lao động sản xuất thì những NVL này bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái sản phẩm.
Tại Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi thì NVL không chỉ được đi mua mà còn đi vay của các doanh nghiệp khác vì thế NVL của Doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú cả về chủng loại lẫn số lượng, hệ thống kho tang bến bãi để cất trữ NVL cũng được bảo quản một cách cẩn trọng vì nếu không bảo quản NVL một cách cẩn trọng sẽ gây thất thoát NVL gây tổn hại tiền một cách lãng phí.
Sản phẩm của Doanh nghiệp là những sản phẩm phục vụ cho người tiêu dùng trong nước và xuất khẩu sang một số nước Chi phí NVL chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm (chiếm khoảng 60-70%) do đó, chỉ cần có sự thay đổi nhỏ về số lượng thì cũng ảnh hưởng đến giá thành sản
3 phẩm Một sản phẩm được cấu thành từ nhiều loại NVL khác nhau và sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau về kích cỡ, chủng loại cho nên phải xây dựng định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm phải hợp lý.
Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi là một Doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động kinh doanh độc lập nên quy mô, cơ cấu NVL của doanh nghiệp tương đối gọn nhẹ Doanh nghiệp có 3 phân xưởng may, 1 phân xưởng cắt và một phân xưởng hoàn thiện nên doanh nghiệp sử dụng NVL tương đối nhiều. NVL của Doanh nghiệp không chỉ được thu mua trong nước mà còn được nhập từ nước ngoài Mặt hàng sản xuất kinh doanh chủ yếu của Doanh nghiệp là các loại quần âu, áo măng tô, quần áo trẻ em các loại, quần jean… cho nên nguồn cung cấp NVL cũng tương đối lớn Hàng năm, Doanh nghiệp sản xuất ra các loại sản phẩm không chỉ kinh doanh trong nước mà còn xuất khẩu ra thị trường thế giới Doanh nghiệp nhập hàng chục tấn m vải mỗi năm.
Bảng 1: Bảng nhập NVL tại Doanh nghiệp ĐVT: Tấn
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi
Trong các Doanh nghiệp sản xuất NVL bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau với mỗi vai trò và tính năng lý hóa học khác nhau Để có thể quản lý NVL một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán với từng thứ từng loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại, phân nhóm và mã hóa NVL Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi là một Doanh nghiệp sản xuất với quy mô vừa và nhỏ cho nên việc phân nhóm NVL rất rễ ràng và thuận tiện Doanh nghiệp chuyên sản xuất các mặt hàng chủ yếu như quần áo các loại nờn nhúm NVL tại Doanh nghiệp không nhiều, Doanh nghiệp đã lập bảng danh điểm NVL để tiện theo dõi và quản lý NVL một cách tốt hơn Hiện tại, Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi có hai nhóm NVL chủ yếu và được chia thành hai nhóm đó là NVL chính (Ký hiệu TK 1521) và NVVL phụ ( Ký hiệu TK 1522) Loại TK 1521 gồm có 2 nhóm đó là nhóm vair quần và nhóm vải áo, trong nhóm vải áo lại phân chia thành nhiều loại như áo loại một, áo loại hai… vải quần thỡ cú vải quần loại một, vải quần loại hai…Nhúm TK
1522 thì đơn giản và tiện lợi hơn vì NVL phụ sử dụng cho ngành may đơn giản như cúc, chỉ, khúa…Để tiện lợi cho việc quản lý NVL Doanh nghiệp đã lập bảng danh điểm NVL như sau:
Bảng 2: Bảng danh điểm nguyên vật liệu
Tên nhãn hiệu, quy cách ĐVT
1521 Nguyên liệu, vật liệu chính
Tổng cộng nguyên vật liệu Trong Doanh nghiệp thì việc mã hóa các thông tin là quan trọng và cần thiết Vì như vậy giúp cho bộ phận kế toán và bộ phận quản lý Doanh nghiệp quản lý thông tin một cách dễ dàng và thuận tiện Việc mã hóa thông tin tại Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi được làm chủ yếu là trờn mỏy tớnh.Cụng việc này được giao cho một kế toán viên chuyên về quản lý thông tin và mã hóa thông tin Việc mã hóa thông tin bao gồm hàng hóa, vật tư, khách hàng và kho hàng…Mỗi loại Doanh nghiệp đưa ra một tài khoản và mật khẩu riêng. Như, để quản lý NVL thì Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 152 , TK này được mở chi tiết theo từng cấp TK 1521, 1522,1523…Mỗi loại tài khoản nhỏ thìDoanh nghiệp lại đưa ra một số tài khoản cấp hai để tiện quản lý thông tin một cách dễ dàng tránh thất thoát NVL của Doanh nghiệp Ngoài ra, Doanh nghiệp sản xuất chính là các mặt hàng như áo măng tô, áo trẻ em các loại… mỗi năm Doanh nghiệp sản xuất ra hàng trăm chiếc mỗi tháng Để đáp ứng một số lượng sản phẩm lớn như thế thì NVL của Doanh nghiệp tương đối đa dạng và phong phú Hiện nay, NVL của Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi được chia thành hai nhóm như sau:
- Nguyên vật liệu chính: vải áo loại một , vải áo loại hai, vải quần loại 1
- Nguyên vật liệu phụ: cúc, chỉ, khúa…
1.2 Đặc điểm luõn chuyển nguyên vật, liệu tại Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi
1.2.1 Đặc điểm hình thành nguyên vật liệu
Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi là một Doanh nghiệp sản xuất nên nguồn cung cấp NVL chính của Doanh nghiệp chủ yếu là thu mua trong nước và nhập khẩu từ nước ngoài Số lượng hàng hóa sản xuất ra tương đối nhiều nên số lượng NVL được thu mua và nhập khẩu tương đối lớn NVL được Doanh nghiệp thu mua về phải qua khâu xử lý sau đó mơi đưa vào sản xuất.
NVL được thu mua trong nước
Nguồn cung cấp NVL chủ yêu là các tỉnh phía bắc nên công tác thu mua NVL cũng tương đối dễ dàng không gặp nhiều khó khăn trong công tác thu mua Nguồn NVL chính của Doanh nghiệp chủ yếu là thu mua trong nước nên cũng không ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm của Doanh nghiệp.
NVL được nhập khẩu từ nước ngoài
Nguồn NVL được nhập từ nước ngoài chủ yếu là các loại vải vóc, đồ jean mà trong nước không có hoặc cú ớt phải nhập khẩu thêm để cho đủ tiến độ sản xuất của Doanh nghiệp NVL chủ yếu được nhập là: Pepe jean, order no…
Doanh nghiệp chủ yếu nhập khẩu từ các nước như: Trung Quốc, nhật KHối lượng nhập khoảng 30% NVL Tổng khối lượng NVL cung cấp cho toàn Doanh nghiệp Doanh nghiệp nhập khẩu thông qua môi giới trong nước,
7 ở các đơn vị Việt Nam Vật liệu nhập khẩu được miễn thuế nhập khẩu vì đó là nhưng NVL trong nước chưa sản xuất được.
1.2.2 Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại kho
Nếu như công tác thu mua NVL ảnh hưởng tới số lượng sản phẩm sản xuất ra, nguồn cung cấp vật tư ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm thì hệ thống kho tang bến bãi ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm Một Doanh nghiệp hoạt động san xuất tốt thì hệ thống kho tang của doanh nghiệp đó tương đối tốt Doanh nghiệp có 3 hệ thông kho chứa, kho chứa NVL, kho chứa sản phẩm sản xuất ra và kho chứa nhiên liệu Tại kho chứa NVL doanh nghiệp bố chí rất cụ thể và trình tự Tại kho này cú cỏc kho nhỏ riêng để chứa các loại NVL khác nhau như: kho chứa vải áo, kho chứa vải quần kho chứa NVL phụ như cúc, chỉ…Doanh nghiệp bố chỉ 1 thủ kho chuyên đi kiểm kê số lượng NVL nhập xuất tồn đồng thời có 2 nhân viên bảo vệ kho để đảm bảo an toàn tránh thất thoát số lượng NVL gây ảnh hưởng tới doanh số của Doanh nghiệp Hệ thống kho của Doanh nghiệp nằm gần các phân xưởng nên việc quản lý NVL cũng tương đối dễ dàng. Hơn nữa, Doanh nghiệp cũng đưa phần mềm kế toán vào việc quản lý NVL nên cống tác quản lý NVL cũng tương đối dễ dàng.
1.2.3 Đặc điểm sử dụng nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu sẽ được chuyển đến các phân xưởng, từ sổ nguyên vật liệu đú cỏc phân xưởng tiến hành sản xuất theo dây chuyền trên Trong tương lai doanh nghiệp sẽ mua mới và cải tiến một số dây chuyền mới nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm Các quy trình sản xuất sản phẩm đều được tiến hành rất cẩn thận, mọi bước của quy trình đều được kiểm tra chặt chẽ bởi bộ phận kiểm tra KCS của doanh nghiệp.
Sơ đồ 1.1 Quy trình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
Là, KSC, hoàn Đóng gói,
1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi
Do đặc điểm vật liệu của Doanh nghiệp như trên, để quản lý tốt, chính xác về mặt số lượng cũng như giá trị vật liệu thì việc tổ chức quản lý vật liệu của Doanh nghiệp là rất cần thiết và quan trọng Hiện nay, Doanh nghiệp quản lý vật liệu ở tất cả cỏc khõu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi
Để tổ chức theo dõi phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình biến động tăng giảm của các loại nguyên vật liệu thành phẩm, Doanh nghiệp tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song Cụ thể:
Việc ghi chép tình hình nhập xuất nguyên vật liệu do thủ kho tiến hành hàng ngày và ghi chỉ tiêu số lượng nhập xuất Khi nhận được chứng từ nhập- xuất nguyên vật liệu thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp thức, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số thực nhập thực xuất trên chứng từ vào thẻ kho.Mỗi chứng từ ghi một dòng Thẻ kho được mở cho từng mã sản phẩm Sau khi ghi thẻ kho các số liệu cần thiết thủ kho tiến hành các chứng từ nhập, xuất lên phòng kế toán Cuối tháng thủ kho tiến hành tính số tồn cho từng loại sản phẩm, tiến hành đối chiếu với số thực trong kho và đối chiếu với số thực kế toán.
Thủ kho sử dụng thẻ kho mỗi thứ NVL được mở riêng chi một thẻ kho Thẻ kho được đóng thành quyển và được bảo quản trong tủ nhiều ngăn Hàng ngày, khi có nghiệp vụ nhập, xuất kho thủ kho sẽ ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào các chứng từ nhập, xuất Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho sẽ ghi số lượng nhập xuất vào thẻ kho của từng đối tượng có liên quan và tính ra tổng để ghi vào cột tồn trên thẻ kho.
Mỗi chứng từ được ghi thành một dũng trờn thẻ kho.
Mẫu số: 01/GTKT – 3LL AB/2009T
HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng.
Ngày 10/03/2012 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp cổ phần XNK Hoàng Tiến Địa chỉ: 34 - Điện Biên Phủ – TP Hải Dương
Sè TK: 0012457893 Điện thoại: 03203815252 MST: 0100105694997
Họ tên người mua hàng: Hoàng Tuấn Long Đơn vị: Doanh nghiệp Tư nhân May Quyền Lợi Địa chỉ: Ga Sen Hồ - Hoàng Ninh – Việt Yên – Bắc Giang
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0100105775
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng cộng tiền thanh toán: 18.260.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu hai trăm sáu mươi ngàn đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ HÀNG HÓA
Căn cứ vào HĐ số 002874 ngày 10/03/2012.
Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ông: Thân Văn Kỳ Trưởng ban Ông: Trần Văn Đức Uỷ viên
Bà : Lê Thị Hà Thủ kho ã ki m nghi m các lo i: Đã kiểm nghiệm các loại: ểm nghiệm các loại: ệm các loại: ại:
STT Tên hàng hoádịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Nhận xét: Hàng đã nhập đủ số lượng, chất lượng, phẩm chất tốt. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn số 002874 ngày 10/03/2012, thủ kho tiến hành kiểm tra và vào phiếu nhập kho Ta có phiếu nhập kho như sau:
Biểu số 3: Trích mẫu phiếu nhập kho Đơn vị: Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi
Mẫu sè: 01 –VT Theo QĐ số: 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC
Họ tên người giao hàng: Hoàng Tuấn Long
Theo HĐ số 002874 Ngày 10 tháng 03 năm 2012
Nh p t i kho: VLC ập tại kho: VLC ại: Đã kiểm nghiệm các loại:ịa điểm: điểm: ểm nghiệm các loại: a i m:
Quy cách phẩm chất VT
Thành tiền Theo chứng từ
Thuế suất GTGT: …… %Tiền thuế GTGT: ………
Tổng cộng tiền thanh toán: ………
Số tiền viết bằng chữ: (mười sáu triệu sáu trăm nghỡn đồng chẵn)
Số chứng từ gốc kèm theo: ………
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Bi u sè 4: Phi u nh p khoểu sè 4: Phiếu nhập kho ếu nhập kho ập kho Đơn vị: Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi
Mẫu sè: 01 –VT Theo QĐ số: 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Tấn Đạt
Theo HĐ số 002875 Ngày 10 tháng 03 năm 2012
Nh p t i kho: VLC ập tại kho: VLC ại: Đã kiểm nghiệm các loại:ịa điểm: điểm: ểm nghiệm các loại: a i m:
Quy cách phẩm chất VT
Thành tiền Theo chứng từ
Thuế suất GTGT: …… %Tiền thuế GTGT: ………
Tổng cộng tiền thanh toán: ………
Số tiền viết bằng chữ: (ba trăm năm mươi nghìn đồng chẵn)
Số chứng từ gốc kèm theo: ………
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật tư hàng hóa ở trong kho một cách hợp lý và khoa học đảm bảo yêu cầu hợp lý của từng loại NVL đảm bảo yêu cầu quản lý NVL ở Doanh nghiệp một cách dễ dàng và thuận tiện, đảm bảo cho công việc theo dõi tình hình nhập xuất của doanh nghiệp một cách thuận tiện.
Căn cứ vào số liệu tồn kho đầu kỳ và tình hình nhập NVL mà kế toán lập sổ chi tiết NVL và mỗi loại NVL được ghi vào một trang.
Biểu số 5: Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu Đơn vị: ………… Địa chỉ: ………
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU
Tháng 03/2012 Tài khoản: 1521 - Tên kho: VLC Tên nguyên li u: V i qu n lo i 1 ệm các loại: ải quần loại 1 ần loại 1 ại:
TK đối ứng Đơn giá
Số hiệu Ngày chó tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
11 15/03 Nhập kho vải quần loại 1 331 100.000 4000 400.000.000
Ng y 31 tháng 03 n m 2012 ày 31 tháng 03 năm 2012 ăm 2012
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên)
Biểu số 6: Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu
SV: Ngô Thị Nga 20 Đơn vị: ………… Địa chỉ: ………
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU
Tháng 03/2012 Tài khoản: 1522 - Tên kho: VLP
Tên nguyên vật liệu: NVL phụ
Diễn giải TK đối ứng Đơn giá
Số hiệu Ngày chó tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
Ng y 31 tháng 03 n m 2012 ày 31 tháng 03 năm 2012 ăm 2012
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên)
Dựa vào sổ chi tiết NVL mà kế toán lập chứng từ ghi sổ Ta có mẫu chứng từ ghi sổ như sau:
Biểu sè 7: Chứng từ ghi sổ Đơn vị: ……… Địa chỉ: ……….
Mẫu sè: S02a - DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC)
Sè 28 Ghi n TK 152: NLVL ợ TK 152: NLVL
STT Trích yếu Số hiệu TK
Kèm theo… chứng từ gốc.
Người lập (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng(Ký, họ tên)
Biểu số 8: Chứng từ ghi sổ Đơn vị: Doanh nghiệp Tư nhân
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 03/2012
Sè 29 Ghi Có TK 152: NLVL
STT Trích yếu Số hiệu TK
1 Chi phí NVL trực tiếp 621 152 790.000.000
2 Chi phí sản xuất chung
Kèm theo… chứng từ gốc
Người lập (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Dựa vào sổ chứng từ ghi sổ số 28 và 29 mà kế toán ghi số đăng ký chứng từ ghi sổ như sau:
Biểu sè 9: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Đơn vị: Địa chỉ:
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Căn cứ vào sổ chi tiết NVL, vào chứng từ ghi sổ và đăng ký chứng từ ghi sổ kế toán đưa vào sổ cái tài khoản 152
Biểu số 10 :Trích mẫu sổ cái TK nguyên vật liệu Đơn vị: Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi Địa chỉ:
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC)
TK 152: NLVL VT: ng Đã kiểm nghiệm các loại: Đã kiểm nghiệm các loại:ồng
19/03 12 19/03 Nhập kho cúc, chỉ, khoá
25/03 10 25/03 Xuất kho cúc, chỉ, khoá
Cộng luỹ kế từ đầu quý
Người ghi sổ Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên )
Căn cứ vào tình hình nhập xuất của Doanh nghiệp kế toán có thẻ kho như sau:
Biểu số 11: Trích mẫu thẻ kho Đơn vị: Doanh nghiệp Tư nhân
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng
Tờ sè: 10 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải áo loại 1 Đơn vị tính: Mét
SH NSX Nhập Xuất Tồn
10 10/03 Mua của công ty XNK Hoàng
08 20/03 Xuất cho Chương Hoài Thu 4.000
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc(Ký, họ tên)
Biểu số 12 : Trích mẫu thẻ kho Đơn vị: Doanh nghiệp Tư nhân
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng
Tờ sè: 11 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Cúc Đơn vị tính: Chiếc
SH NSX Nhập Xuất Tồn
10 10/03 Mua công ty XNK Hoàng Tiến 1000
08 20/03 Xuất cho Chương Hoài Thu 1000
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên)
27 Đơn vị: Doanh nghiệp Tư nhân
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ -
BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nhận tiền: Hoàng Tuấn Long Địa chỉ: Doanh nghiệp cổ phần XNK Hoàng Tiến
Lý do chi: Chi trả tiền mua vải áo
Số tiền: 18.260.000 Viết bằng chữ: Mười tám triệu hai trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn.
Kèm theo: ……… Chứng từ gốc:
Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu chi số 04 ngày 10 tháng 03 năm 2012 mà kế toán lập sổ chi tiết tiền mặt như sau: Đơn vị: Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi Địa chỉ:
SỔ CHI TIẾT TIỀN MẶT
TK: 111 Tháng 03 năm 2012 ĐVT: VNĐ
Ghi nợ TK111 có các TK khác
Ghi có TK111, ghi nợ các
04 10/03 Chi trả tiền mua vải áo
Ng y 10 tháng 03 n m 2012 ày 10 tháng 03 năm 2012 ăm 2012
Người ghi sổ (ký, họ tên)
Kế toán trưởng (ký, họ tên)
Khi nhân được phiếu nhập kho, kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ này được mở cho từng thứ nguyên vật liệu cũng giống như thẻ kho nhưng chỉ khác là cú thờm cột giá trị, sổ chi tiết này được dùng để ghi chép cho cả quý Đồng thời các chứng từ nhập được kế toán ghi chép vào sổ “ chi tiết nguyên vật liệu” sổ này phản ánh chứng từ ghi theo thời gian rất tiện cho việc thu mua cũng như theo dõi hình thức thanh toán Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ gốc, kế toán vật tư tiến hành nhập liệu cho từng chứng từ nhập, xuất Máy tự động chạy theo chương trình, cho phép kết xuất in ra sổ chi tiết vật tư với từng mã vật tư trong danh mục đã cài đặt Để theo dõi chi tiết vật tư công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song.
Kế toán thực hiện Máy tự động
Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, kế toán thực hiện lọc để lập bảng kê tổng hợp nhõp, xuất vật tư và lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn như sau: Menu thực hiện:“Kế toán chi tiết/ Bảng biểu kế toán theo hình thức nhật ký chung”, lựa chọn các sổ sách báo cáo tương ứng, vào điều kiện lọc (điều kiện lọc từ ngày 01/11/2010 đến ngày 30/11/2010) Máy sẽ tự động đưa ra các sổ tương ứng, nếu in thì ấn nút “In”.
Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập xuất của Doanh nghiệp mà kế toán đưa ra bảng kê nhập, xuất NVL tại Doanh nghiệp như sau.
Biểu số 15: Bảng kê nhập kho vật liệu
Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi
BẢNG KÊ NHẬP KHO VẬT LIỆU Ghi n TK 152, Ghi có TK liên quanợ TK 152, Ghi có TK liên quan
CT Ngày nhập Tên vật liệu ĐVT SL Đơn giá Thành tiền TK có
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 16: Bảng kê xuất kho nguyên vật liệu
Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi
BẢNG KÊ XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
Ghi nợ TK chi phí, Ghi có TK 152
CT Ngày nhập Tên vật liệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền TK có
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu taị Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi
Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi sử dụng toàn bộ các tài khoản trong hệ thống tài khoản của bảng tài khoản dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Để phản ánh tình hình biến động của NVL tại doanh nghiệp kế toán sử dụng tài khoản( TK) 152 Bên cạnh đó, kế toán phân chia tài khoản này theo từng cấp để tiện quản lý NVL một cách dễ dàng và thuận tiện. Bên cạnh dùng TK152 thì Doanh nghiệp cũn dựng một số tài khoản khác
Kết cấu tài khoản tại Doanh nghiệp như sau:
Tài khoản này Doanh nghiệp mở theo từng cấp như sau:
Tài khoản 331: Phản ánh mối quan hệ của Doanh nghiệp với người bán,
Tồn đầu kỳ: Vải áo, vải quần… tồn đầu kỳ
+ Vải áo, vải quần,cúc, chỉ, khóa
+ Vải áo, vải quần, cúc, chỉ, khóa… phát hiện thừa khi kiểm kê kho
+ Vải áo, quần, cúc, chỉ… xuất kho cho phân xưởng sản xuất
+ Vải áo, quần,cúc… bị thiếu khi kiểm kê kho
Dư nợ: Vải áo, vải quần, cúc… tồn kho cuối kỳ người nhận thay về các khoản NVL theo hợp đồng đã ký kết.
Kết cấu tài khoản này như sau:
Tài khoản này được phân chia ra theo từng đối tượng cụ thể như sau:
- TK331.1: Phải trả Doanh nghiệp Dệt 8/3
- TK331.2: Phải trả Doanh nghiệp XNK Hoàng Tiến
Hàng ngày căn cứ theo chứng từ gốc mà doanh nghiệp phản ánh vào sổ chi tiết của doanh nghiệp ( xem bảng sổ chi tiết tài khoản 152 trang
Cuối tháng khi nhận đầy đủ các chứng từ và sổ sách kế toán thu thập vào sổ cái của Doanh nghiệp để tiện theo dõi cho cỏc thỏng tiếp theo Xem bảng sổ cái tài khoản 152 trang 26
2.2.2.Kế toỏn cỏc nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu Ở Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi các nghiệp vụ tăng nguyên vật
SDĐK: Phản ánh số tiền ứng trước cho các Doanh nghiệp.
+ Phản ánh số tiền đã trả các doanh nghiệp: Doanh nghiệp XNK Hoàng
+ Phản ánh số tiền mà Doanh nghiệp Dệt 8/3 chiết khấu cho
SDĐK: Phản ánh số tiền còn phải trả cho các Doanh nghiệp.
+ Phản ánh số tiền còn phải trả cho Doanh nghiệp XNK Hoàng Tiến, Doanh nghiệp Dệt 8/3.
+ Phản ánh số tiền mà Doanh nghiệp trả thừa Doanh nghiệp XNK Hoàng Tiến được Doanh nghiệp trả lại.
Dư nợ: Phản ánh số tiền ứng trước cho các Doanh nghiệp ở thời điểm cuối kỳ.
Dư có: Phản ánh số tiền còn phải trả cho các Doanh nghiệp ở thời điểm cuối kỳ. liệu chủ yếu là nhập kho nguyên vật liệu.
Nhập kho do mua ngoài Để tiến hành sản xuất mặt hàng nào đó từng phân xưởng sẽ lên kế hoạch chi tiết về nguyên vật liệu sử dụng, sau đó gửi lên phòng kế hoạch vật tư Dựa vào bản kế hoạch của phân xưởng, phòng vật tư sẽ xem xét và cung ứng vật tư cho xí nghiệp Vật tư của Doanh nghiệp được lấy từ hai nguồn gồm :
- Vật tư mua trong nước.
- Vật tư mua của nước ngoài.
Khi vật tư mua (kể cả mua của nước ngoài) về đến Doanh nghiệp, phũng kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm tra lại vật tư, xem có đúng quy cách, chủng loại chất lượng hay không, sau đó giao cho phòng kế hoạch – vật tư nhập kho Phiếu nhập kho do phòng vật tư lập gồm 3 liên:
Liên 1: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi gửi lên phòng kế toán.
Liên 2: Giao cho nhân viên tiếp liệu.
Liên 3: Lưu tại phòng vật tư để làm chứng từ gốc.
Khi phát sinh các khoản nhập kho kế toán tiến hành ghi theo trình tự:
Nợ TK 152( chi tiết): Nguyên vật liệu nhập kho
Nợ TK 133 : Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
2.2.3 Kế toán các nghiệp vụ giảm nguyên vật liệu
Việc xuất kho của công ty chủ yếu sử dụng cho sản xuất, ngoài ra còn xuất cho quản lý Chi phí NVL chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm (60-70%) Do đó, tổ chức khâu hạch toán xuất dùng NVL là tiền đề cơ bản cho hạch toán chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm, đảm bảo việc tập hợp chi phí được chính xác, kịp thời vào đúng đối tượng tập hợp chi phí.
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi và phương hướng hoàn thiện
3.1.1 Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi
Trong nền kinh tế thị trường phát triển đòi hỏi công tác kinh doanh đạt được những thành quả và hiệu quả đó là điều tất yếu của doanh nghiệp. Tuy nhiên khi tham gia vào một hình thức tổ chức quản lý mới, công tác tổ chức của doanh nghiệp không tránh khỏi những khó khăn ban đầu. Hoạt động kinh doanh trong một lĩnh vực truyền thống , nhiều cạnh tranh cả trong lẫn ngoài nước Doanh nghiệp sẽ gặp không ít những khó khăn mà mỗi Doanh nghiệp phải vượt qua.
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp được thực hiên theo mô hình phân tán Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác ghi sổ kế toán từ khâu thu nhận ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo tài chính của Doanh nghiệp Mặt khác, số lượng sản xuất ra sản phẩm ngày càng đa dạng phong phú, khối lượng việc nhiều Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi trong thời gian qua đã có nhiều biện pháp nhằm hoàn thiện đổi mới kế toán nguyên vật liệu trong công tác quản lý của mình Trong thời gian qua Doanh nghiệp đó cú những bước phát triển nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý kế toán chi tiết nguyên vật liệu của mình Như:
- Quá trình ghi thẻ kho của Doanh nghiệp được thực hiện tương đối rõ rang, rành mạch Nhìn vào thẻ kho của Doanh nghiệp ta có thể nhận thấy tình hình tồn đầu kỳ, tồn cuối kỳ của Doanh nghiệp Đồng thời ta có thể nhận biết được tình hình nhập xuất của doanh nghiệp Qua đó ta có thể biết
41 được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như thế nào.
- Việc mở sổ kế toán chi tiết và bảng tổng hợp nhập- xuất-tồn kho nguyên vật liệu của doanh nghiệp rõ rang rành mạch.Doanh nghiệp đã sử dụng toàn bộ chứng từ bắt buộc theo quy định của bộ tài chính đồng thời Doanh nghiệp thực hiện nghiêm túc các bước trong quá trình luân chuyển chứng từ Việc mở sổ kế toán chi tiết rõ rang rành mạch trung thực chính xác kịp thời Khi nhìn vào sổ kế toán chi tiết ta có thể nhận thấy được doanh thu của doanh nghiệp Từ đó biết được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Về tình hình nhập xuất của doanh nghiệp được lập theo đúng quy định của Bộ tài chính ban hành đồng thời việc lập các chứng từ nhập xuất thỡ rừ rang chính xác trung thực kịp thời Việc trích dẫn các sổ sách báo cáo tài chính được kế toán lập một cách nhanh gọn nhẹ.
Bên canh một số tích cực như trên thì doanh nghiệp cũng tồn tại một số mặt tiờu cực:
- Doanh nghiệp lập nhiều báo cáo, nhiều chứng từ , tình hình luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp cũng gặp nhiều khó khăn Đôi khi nhiều chứng từ ở nhiều phân xưởng chuyển lên phòng kế toán dồn dập vào cuối niên độ hoặc cuối kỳ kế toán nên đôi khi cũng không hợp lý.
3.1.2 Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi
Cũng như kế toán chi tiết nguyên vật liệu của doanh nghiệp thì kế toán tổng hợp cũng có những mặt tích cực và tiêu cực như sau:
- Tài khoản sử dụng : Doanh nghiệp sử dụng đúng hệ thống tài khoản mà Bộ tài chính ban hành theo đúng quy định Đồng thời Doanh nghiệp cũng đã xây dựng một số tài khoản khá chi tiết cụ thể phù hợp với từng đối tượng hạch toán của doanh nghiệp tạo điều kiện vừa theo dõi kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết của doanh nghiệp một cỏch chớnh xác kịp thời hiệu quả.
- Các chứng từ nhập- xuất của doanh nghiệp cũng rõ rang rành mạch, chính xác kịp thời.
- Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng sử dụng một số phần mềm kế toán giảm nhẹ công tác ghi chép kế toán.
- Khi doanh nghiệp nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài nhưng hàng đang đi đường chưa về nhập kho thì kế toán không ghi vào tài khoản 151- hàng đang đi đường, , để theo dõi mà kế toán lại đợi khi hàng về đến kho mới ghi tăng NVL nhập kho Điều này dẫn đến việc ghi chép nghiệp vụ phát sinh không đầy đủ, đúng kỳ, do đó khoản mục hàng tồn kho trên báo cáo tài chính của Công ty nhiều khi sẽ không chính xác.
- Bên cạnh một số nhân viên có trình độ tay nghề cao thì Doanh nghiệp cũng có một số nhân viên có trình độ tay nghề thấp và yếu kém.
3.1.3 Phương hướng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi
Doanh nghiệp Tư nhân Quyền Lợi là một doanh nghiệp hoạt động tư nhân, hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là sản phẩm các loại quần áo âu phục giày dép các loại phục vụ cho người tiêu dùng trong và ngoài nước Hơn 40 năm xây dựng và phát triển, đến nay Doanh nghiệp đã từng bước trưởng thành về mọi mặt Hiện nay, Doanh nghiệp đã xây dựng được một tập thể vững mạnh không ngừng, cố gắng học tập, tiếp thu khoa học công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, một mặt nhằm vận dụng quy luật kinh tế khách quan, mặt khác thực hiện tốt quy định nhà nước đặt ra.
Nguyên vật liệu của Doanh nghiệp hầu hết là mua ngoài Kế toỏn
43 nguyên vật liệu theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị, vì vậy việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một vấn đề quan trọng để góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, tránh mất mát hư hỏng, hao hụt vật liệu trong quá trình sản xuất nhưng vẫn đảm bảo các thông số kỹ thuật của sản phẩm sản xuất.
Tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng đã được củng cố và hoàn thiện đáp ứng yêu cầu khách quan của nền kinh tế. Doanh nghiệp là một đơn vị rất nhạy bén trong quản lý kinh tế để phát huy những ưu điểm vốn có Chính vì vậy, song song với việc đổi mới mẫu mã sản phẩm, nâng cao chất lượng và tăng cường công tác quản lý là tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm.
Nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành, do đó việc tổ chức quản lý tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện được mục tiêu hạ giá thành sản phẩm của Doanh nghiệp.
Trên cơ sở những mặt tiêu cực của công tác kế toán NVL của Doanh nghiệp như đã nêu trên thì việc hoàn thiện công tác kế toán NVL phải đảm bảo phản ánh trung thực, khách quan tình hình biến động cũng như tồn kho NVL cuối kỳ đó là:
- Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến NVL phải được ghi chép đầy đủ, đúng đắn, đúng kỳ và phản ánh chính xác trên sổ sách kế toán.
- Các chỉ tiêu về hàng tồn kho trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình giá trị hiện có của hàng tồn kho tại thời điểm cuối kỳ Đồng thời công tác kế toán phải được thực hiện nhanh chóng, chính xác và đạt được hiệu quả cao.
