KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
Đặc điểm địa bàn nghiên cứu
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Doanh nghiệp
Từ năm 1995 – năm 2002, DN tư nhân Cơ khí Đúc Tân Tiến là một cơ sở sản xuất nhỏ với các mặt hàng gia truyền chủ yếu là đồ đồng mỹ nghệ như Chuông, Khánh, Tượng phật, Long Đỉnh, Đồ thờ các loại…
Ngày 14 tháng 12 năm 2002 DN tư nhân Cơ khí Đúc Tân Tiến được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0701000057 do Sở kế hoạch đầu tư Tỉnh Nam Định cấp.
Tên Doanh nghiệp: Doanh nghiệp Tư nhân Cơ khí Đúc Tân Tiến Địa chỉ trụ sở: Đường 57, khu A Thị trấn Lâm – Ý Yên – Nam Định ĐT: (0350)3823267
Khi mới đăng ký kinh doanh với số vốn ban đầu là 1,2 tỷ đồng DN đã gặp không ít khó khăn vì cơ sở vật chất hạ tầng, phương tiện máy móc kỹ thuật còn hạn chế Thêm vào đó, do mới hành lập kinh nghiệm chưa nhiều, còn nhiều bỡ ngỡ khi tiếp xúc với thị trường, công tác quản lý và tổ chức hạch toán còn lúng túng và chưa tạo được mối quan hệ với khách hàng.
Những năm sau đó với sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên, DN đã dần dần khắc phục được những yếu điểm của mình.
Năm 2004, DN mở chi nhánh tại 137 Đường C12 Phường 13 Q Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh. Để mở rộng sản xuất kinh doanh, đa dạng hoá sản phẩm DN đã đầu tư vào Cụm công nghiệp Huyện với nguồn vốn là 4,5 -5 tỷ đồng Tháng 01/2007
DN đã khánh thành khu sản xuất mới tạo công ăn việc làm cho hơn 20 lao động nâng tổng số lao động của DN là 88 lao động.
Năm 2007, DN mở một cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm tại 93 Đường Kim Liên mới, Đống Đa, Hà Nội.
Trang thiết bị phục vụ sản xuất ngày càng hiện đại hơn góp phần tăng năng suất lao động, giảm chi phí không cần thiết.
Trải qua hơn 13 năm hình thành và phát triển với hệ thống nhà xưởng khang trang, máy móc thiết bị đầy đủ, có đội ngũ công nhân lành nghề, cán bộ quản lý có chuyên môn, DN đã từng bước phát triển vững chắc Sản phẩm của
DN đã được khách hàng trong nước và nhiều nước trên thế giới biết đến DN đã có một số công trình tiêu biểu như sau:
Xây đền thờ Nguyễn Trãi
Xây dựng công trình Chùa Đảo Ngư Nghệ An Đúc chùa đồng Yên Tử, Quảng Ninh Đúc tượng Phật tại Chùa Bái Đính, Ninh Bình Đỉnh thất lân đã đạt huy chương vàng tại triển lãm sản phẩm mới- công nghệ mới Việt Nam năm 2003 và Asean 2004
Sản phẩm cây mai vàng đã đạt giải Tinh hoa Việt Nam và giải quả cầu vàng tại Hội nghị diễn đàn Apec năm 2006 Để có chỗ đứng vững chắc trên thị trường và tạo đà cho sự phát triển bền vững thì mục tiêu đề ra của Doanh nghiệp là:
- Thường xuyên thay đổi mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm tạo lòng tin cho khách hàng.
- Nâng cao chất lượng sản phẩm từ các khâu trong quá trình sản xuất.
- Tiếp tục mở rộng thị trường.
- Hạch toán kinh doanh có lãi, bảo toàn vốn.
- Nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu đảm bảo cung cấp kịp thời.
3.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của Doanh nghiệp
3.1.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý của Doanh nghiệp
Doanh nghiệp tư nhân Cơ khí Đúc Tân Tiến là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập dưới sự giám sát của Sở kế hoạch và đầu tư Tỉnh Nam Định. Xuất phát từ khó khăn mà nền kinh tế thị trường đưa lại, để tồn tại và phát triển thì một trong những điều kiện đầu tiên đòi hỏi các DN là tổ chức bộ máy quản lý khoa học, hợp lý Vì vậy, hoàn thiện bộ máy quản lý sao cho phù hợp với điều kiện, tình hình thực tế là nhiệm vụ luôn được đặt lên hàng đầu.
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của DN được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Doanh nghiệp
- Giám đốc doanh nghiệp: Là người đứng đầu DN, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của DN và thực hiện nghị quyết tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy của DN để thực hiện nhiệm vụ được giao một cách có hiệu quả. Giám đốc DN có quyền hạn và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về tổ chức kinh doanh.
- Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tài chính của
DN, hạch toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tiền và các khoản công nợ, thu chi tiền mặt một cách hợp lý, thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, quyết toán từng tháng, quý, năm.
- Phòng kế hoạch kinh doanh: Lập kế hoạch các hoạt động đặc biệt là về kế hoạch tiêu thụ thành phẩm đồng thời phụ trách lĩnh vực kinh doanh.
- Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật, quy trình sản xuất sản phẩm, các vấn đề liên quan đến kỹ thuật sản xuất, chất lượng sản phẩm, đưa ra các định mức nguyên vật liệu để triển khai đưa vào sản xuất.
- Phòng tổ chức: Chuyên theo dõi tình hình lao động và sử dụng lao động của doanh nghiệp, tính lương cho công nhân viên.
- Phân xưởng sản xuất và gia công: Chịu trách nhiệm sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu mà phòng kỹ thuật chuyển xuống và hoàn thiện sản phẩm.
Phòng tài chính kế toán
Phòng kế hoạch kinh doanh
Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức
Phân xưởng sản xuất và gia công
3.1.2.2 Tình hình chung về tổ chức công tác kế toán tại Doanh nghiệp
Bộ máy kế toán là cơ quan tham mưu cho giám đốc DN về công tác tài chính kế toán đồng thời phản ánh kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong DN Tổ chức tốt công tác kế toán sẽ giúp DN quản lý chặt chẽ, có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Phòng tài chính kế toán của DN đặt dưới sự lãnh đạo của giám đốc DN Với đặc điểm sản xuất kinh doanh trên địa bàn nên bộ máy kế toán được phân công như sau:
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Doanh nghiệp
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu trong phòng, có trách nhiệm tổ chức chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên trong phòng, theo dõi tổng hợp tất cả các nguồn vốn hình thành trong công tác, lập báo cáo tháng, quý, năm Chịu trách nhiệm trước giám đốc, cấp trên và Nhà nước về các thông tin do kế toán cung cấp.
- Kế toán vật tư kiêm kế toán ngân hàng: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu và theo dõi tiền gửi ngân hàng của DN.
- Kế toán thành phẩm kiêm kế toán thuế và công nợ: Theo dõi tình hình nhập kho và tiêu thụ thành phẩm và các khoản phải thu, phải trả của DN.
- Thủ quỹ: Là người trực tiếp quản lý các khoản phải thu, chi tiền mặt tại quỹ.
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, điều kiện cụ thể của Doanh nghiệp, hiện nay công tác kế toán tại DN được thực hiện theo: Chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 2/03/2006 của Bộ Tài chính, các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản, sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo.
Kế toán vật tư kiêm kế toán ngân hàng
Kế toán TP kiêm kế toán thuế, công nợ
Hình thức áp dụng: Chứng từ ghi sổ.
Kỳ kế toán năm được quy định là 12 tháng bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm.
Các ghi chép kế toán sử dụng đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam (ĐVN) Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền
Giá thực tế TP xuất kho = Đơn giá bình quân gia quyền * Số lượng TP xuất kho Đơn giá
BQGQ = Giá trị TP tồn đầu kỳ + Giá trị TP nhập trong kỳ
Số lượng TP tồn đầu kỳ + Số lượng TP nhập trong kỳ
Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Đánh giá theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị còn lại.
Phương pháp khấu hao: theo phương pháp đường thẳng
DN tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ
Tính giá thành theo phương pháp hệ số
Sản phẩm dở dang cuối kỳ tại DN được đánh giá theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Quy trình hệ thống sổ sách kế toán của Doanh nghiệp thể hiện sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.3: Hình thức hạch toán chứng từ ghi sổ
Ghi chú: Các ký hiệu và thứ tự ghi sổ
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra cuối tháng
3.1.2.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm của Doanh nghiệp
Tổ chức tiêu thụ tiêu thụ và thu tiền hàng tại doanh nghiệp
3.2.1 Đặc điểm về tiêu thụ thành phẩm
+) Về sản phẩm tiêu thụ: Sản phẩm của DN là Đồ đồng giả cổ, một mặt hàng không có hàng ngoại tràn vào nên sức cạnh tranh không cao, song loại sản phẩm này chưa được tiêu thụ phổ biến trên thị trường như hàng may mặc, điện tử, thực phẩm Do đó, DN đã gặp không ít những khó khăn trong khâu tiêu thụ sản phẩm.
+) Về chủng loại, mẫu mã thành phẩm xuất bán: Thành phẩm của DN là các mặt hàng đồ đồng giả cổ với nhiều loại phong phú và đa dạng như tượng đồng, đỉnh đồng, đồ thờ các loại… Sản phẩm của DN được chia làm 5 nhóm sản phẩm như sau (phụ lục 01):
1 Tượng đồng (gồm 20 loại tượng)
2 Đỉnh đồng (gồm 10 loại đỉnh)
3 Lọ đồng (gồm 6 loại lọ)
5 Chuông và đồ thờ ( gồm 14 loại)
Mỗi loại lại có nhiều kích thước khác nhau để cho khách hàng lựa chọn Ví dụ tượng chân dung Hồ Chí Minh, DN đã sản xuất với 6 kích cỡ khác nhau: tượng cao H200cm, cao 150cm, cao 100cm, cao 75cm, cao 50cm, ngoài ra DN có thể sản xuất sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng.
+) Về giá cả: Việc định giá là một trong những yếu tố quyết định đến việc tiêu thụ thành phẩm của DN và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DN Trong cơ chế thị trường, mỗi Doanh nghiệp phải định giá sản phẩm hợp lý đủ sức cạnh tranh và đảm bảo mục đích lợi nhuận.
DN tư nhân Cơ khí Đúc Tân Tiến đã định mức giá bán theo từng khu vực, từng vùng cụ thể.
+) Về phương thức thanh toán tiền hàng: Hiện nay DN đang áp dụng 2 hình thức thanh toán là thanh toán bằng tiền mặt và bằng chuyển khoản.
3.2.2 Phương thức tiêu thụ thành phẩm của Doanh nghiệp
Do sức ép của cơ chế thị trường như hiện nay để tăng hiệu quả của kênh phân phối, DN thực hiện chính sách làm tốt từ khâu đầu tiên với chủ trương
“khách hàng là thượng đế, chữ tín là trên hết” nên bất cứ một khách hàng nào đến mua đều được tiếp đón nhiệt tình tại phòng kinh doanh DN đã đưa ra phương thức TTTP khác nhau nhằm đẩy mạnh khối lượng tiêu thụ sao cho cả hai bên cùng có lợi Để phù hợp với số lượng hàng hoá sản xuất ra thì DN đang áp dụng các phương thức tiêu thụ sau:
+) Phương thức bán hàng trực tiếp: Đây là phương thức TTTP mà DN giao sản phẩm cho khách hàng tại kho Đối với phương thức này bao gồm khách hàng mua buôn, khách hàng tiêu dùng, hình thức thanh toán rất đa dạng chủ yếu vẫn là thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản.
+) Phương thức bán hàng qua đại lý, cửa hàng bán buôn, bán lẻ: Doanh nghiệp giao cho các chi nhánh theo đơn đặt hàng Nếu hàng nhập về tiêu thụ không hết các đại lý có quyền trả lại kho thành phẩm Các cửa hàng đóng vai trò như chiếc cầu nối giữa người tiêu dùng với Doanh nghiệp
+) Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho: Hàng hoá được vận chuyển thẳng cho đơn vị mua (đó là các doanh nghiệp thương mại).
Qua 3.4 bảng ta thấy, phương thức bán hàng qua đại lý, cửa hàng giới thiệu sản phẩm chiếm tỷ lệ cao nhất so với các phương thức còn lại xong lại có xu hướng giảm dần năm 2006 là 55,17%, năm 2007 là 52,37% và năm 2008 là 50,48% Phương thức bán hàng trực tiếp và phương thức bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho đều có xu hướng tăng dần qua các năm Có được kết quả như vậy là do năm 2007 DN đã mở một cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm ở
Hà Nội, và một cửa hàng ở thành phố Nam Định, số lượng các đại lý ngày một tăng năm 2006 có 10 đại lý, cửa hàng đến cuối năm 2008 tăng lên gần 20 đại
- Tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm của DN
Bán thông qua các tổ chức trung gian
- Các cửa hàng bán buôn
Người tiêu dùng lý, cửa hàng nằm dải dác ở khắp cả nước Nhờ đó sản phẩm của DN ngày càng được khách hàng biết đến, số lượng sản phẩm tiêu thụ tăng lên rõ rệt Mặc dù phương thức TTTP qua đại lý, cửa hàng bán buôn, bán lẻ có vòng quay vốn chậm nhưng mang lại doanh thu lớn nên DN khuyến khích phương thức TT này trong tương lai.
3.2.3 Các phương thức thanh toán tiền hàng tại Doanh nghiệp Để đẩy mạnh việc tiêu thụ thành phẩm, Doanh nghiệp đã áp dụng các phương thức thanh toán sau:
+) Phương thức bán hàng trả tiền ngay: Áp dụng cho khách hàng mua sản phẩm có mức giá thấp và không thường xuyên mua hàng DN sẽ giao thành phẩm cho khách hàng, khách hàng sẽ chuyển khoản hoặc trả bằng tiền mặt Với phương thức này DN tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn kinh doanh nhưng lại không có lợi cho khách hàng Do vậy để khuyến khích thanh toán theo hình thức này DN chiết khấu cho khách hàng từ 1-5% tuỳ theo giá trị hàng mua.
+) Phương thức bán hàng trả chậm: Áp dụng cho khách hàng không có khả năng trả tiền ngay, tuỳ vào từng khách hàng mà DN có những ưu đãi khác nhau DN thường ưu tiên cho khách hàng có quan hệ tốt và có uy tín đối với
DN Theo phương thức này khách hàng có thể trả một phần tiền hoặc nợ toàn bộ số tiền đã ghi trên hoá đơn trong một thời gian nhất định do hai bên thoả thuận thường không quá 30 ngày, quá thời gian này khách hàng phải chịu lãi suất quá hạn (tính theo lãi suất ngân hàng).
Qua bảng 3.5 ta thấy, doanh thu theo phương thức thu tiền ngay năm
2006 chiếm 72,94%, năm 2007 là 68,04%, năm 2008 chiếm 75,78% Còn doanh thu bán hàng trả chậm của DN so với tổng doanh thu chiếm 27,07% năm
2006, năm 2007 chiếm 31,96% và giảm xuống còn 24,22% năm 2008 Nguyên nhân của hiện tượng này là do năm 2007 giá cả leo thang nên DN chấp nhận cho khách hàng nợ nhiều, tuy nhiên năm 2008 để sớm thu hồi vốn DN đã áp dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán ngay (chiết khấu cho khách hàng thanh toán tiền ngay, mua nhiều hàng ).
Bảng 3.4: Doanh thu theo các phương thức bán hàng qua các năm. ĐVT: Đồng
Phương thức bán hàng Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 So sánh
Giá trị (đ) % Giá trị (đ) % Giá trị (đ) % 07/06 08/07
2 Đại lý, cửa hàng giới thiệu sản phẩm 7.050.460.000 55,17 7.332.157.400 52,37 8.285.743.100 50,48 103,99 113.00
3 Bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho 1.263.740.500 9.89 1.403.173.219 10,01 1.757.370.230 10,70 111,03 125,17
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Bảng 3.5: Doanh thu theo các phương thức thanh toán qua các năm. ĐVT: Đồng
Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 So sánh
Giá trị(đ) % Giá trị(đ) % Giá trị(đ) % 07/06 08/07
Thu tiền ngay 9.320.009.550 72,94 9.529.595.710 68,04 12.439.895.030 75,78 102,25 130,54 Trả chậm 3.457.880.500 27,07 4.475.680.709 31,96 3.975.865.100 24,22 129,43 88,83
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Kế toán tiêu thụ thành phẩm và theo dõi nợ phải thu của khách hàng tại
Là Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mặt hàng đồ đồng giả cổ, chủ yếu TTTP theo phương thức bán hàng qua đại lý nên các nghiệp vụ bán hàng xảy ra trong ngày thường ít Tuy nhiên, số tiền phát sinh ở mỗi nghiệp vụ khá lớn Bất cứ một sai sót nhỏ trong việc ghi chép, theo dõi đều có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng Mặt khác, với phương thức bán hàng trả chậm, việc theo dõi các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền hàng là vô cùng quan trọng, đòi hỏi một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động liên tục và có hiệu quả. Để đáp ứng yêu cầu đó, DN cần phải có một bộ máy hoạt động tốt và có đầy đủ sổ sách, chứng từ kế toán có tính pháp lý cao, được ghi chép đầy đủ, thường xuyên, liên tục đảm bảo đúng quy định của pháp luật và quản lý tình hình tài sản của DN Bộ máy kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền hàng của DN được thể hiện qua sơ đồ 3.5.
Sơ đồ 3.5: Sơ đồ Bộ máy kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền của Doanh nghiệp tư nhân Cơ khí Đúc Tân Tiến
Qua sơ đồ ta thấy kế toán trưởng là người có quyền lực quản lý cao nhất, chỉ đạo toàn bộ các bộ phận thủ quỹ, thủ kho, kế toán bán hàng và theo dõi NPT cùng lái xe của DN Mọi hoạt động trong chu trình bán hàng và thu tiền đều được kế toán trưởng quản lý một cách chặt chẽ Điều này góp phần tạo nên tính hiệu lực cao cho bộ máy kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền hàng của DN Nhưng do kế toán trưởng kiểm soát quá nhiều vấn đề nên hiệu quả kiểm soát có phần hạn chế Do vậy, DN đã có sự thay đổi trong việc phân quyền kiểm soát Cụ thể là: Bộ phận kho TP và lái xe sẽ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của bộ phận kế hoạch Phòng kế hoạch kinh doanh ngoài nhiệm vụ lên
Kế toán trưởng Trưởng phòng kế hoạch
Kế toán bán hàng và theo dõi nợ phải thu Thủ kho Nhân viên bán hàng
Khách hàng kế hoạch về TTTP sẽ phải thực hiện đôn đốc khách hàng thanh toán tiền hàng một cách nhanh chóng.
3.3.1 Các sổ sách, chứng từ, tài khoản kế toán sử dụng phục vụ công tác quản lý tiêu thụ thành phẩm và thu tiền hàng tại Doanh nghiệp
3.3.1.1 Trong quản lý tiêu thụ thành phẩm Để theo dõi tình hình tiêu thụ thành phẩm phù hợp với quy mô và phương thức bán hàng tại Doanh nghiệp, kế toán DN đã sử dụng các tài khoản hiện hành theo quy định của Bộ tài chính và mở ra các tài khoản chi tiết cho từng đối tượng cụ thể phục vụ cho công tác quản lý tốt hơn Cụ thể là:
TK155 (chi tiết TK1552): Theo dõi giá trị thành phẩm tồn trong kho TP. TK511 (chi tiết TK51122): Theo dõi doanh thu tiêu thụ sản phẩm.
TK521 (chi tiết TK5212): Theo dõi các khoản CKTM trong việc TTTP. TK531 (chi tiết TK5312): Theo dõi giá trị giá vốn sản phẩm nhưng bị khách hàng trả lại.
Bên cạnh đó, phòng tài chính kế toán kết hợp với phòng kế hoạch kinh doanh soạn ra các mẫu thích hợp với đặc điểm phương thức tiêu thụ của Doanh nghiệp để quản lý tình hình TTTP.
Thứ nhất là Hoá đơn GTGT, DN đã đăng ký và sử dụng hoá đơn theo quy định của Nhà nước Hoá đơn được lập làm 3 liên theo quy định của Bộ tài chính Liên 1 (lưu gốc), liên 2 (giao cho khách hàng), liên 3 (phòng tài chính kế toán giữ) Trên Hoá đơn GTGT in sẵn ký hiệu, số hoá đơn (theo thứ tự), có thêm ngày tháng phát sinh nghiệp vụ, số xe vận chuyển, khối lượng, đơn giá, thành tiền từng loại thành phẩm, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán… Hoá đơn hợp lệ là hoá đơn không tẩy xoá, đóng dấu và có đầy đủ chữ ký của các đối tượng có liên quan.
Thứ hai là phiếu xuất hàng, phiếu này được lập làm 2 liên ghi rõ số lượng từng loại mẫu mã sản phẩm (ở hoá đơn GTGT ghi tên sản phẩm, ngày tháng phát sinh nghiệp vụ, chữ ký nhân viên bán hàng và thủ kho Thủ kho trên cơ sở thực tế sẽ thực hiện bốc xếp hàng và kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho có chữ ký của thủ kho để viết hoá đơn GTGT.
+) Về sổ sách: Để quản lý số hàng nhập, xuất, tồn kho, quản lý các nghiệp vụ bán hàng,
DN đã sử dụng một hệ thống sổ sách để theo dõi một cách chặt chẽ Đó là:
1- Sổ theo dõi nhập kho thành phẩm: Ghi rõ số lượng, chủng loại từng mã sản phẩm phát sinh theo ngày.
2- Sổ theo dõi đơn đặt hàng: Ghi rõ số lượng, chủng loại từng mã sản phẩm do từng khách hàng yêu cầu phát sinh trong ngày.
3- Sổ theo dõi bán hàng hàng ngày: Ghi tổng tiền phát sinh theo hoá đơn của từng khách hàng, số xe vận chuyển, số tiền thanh toán trong ngày.
4- Sổ điều xe vận chuyển: Là căn cứ để cân đối xe chạy trong ngày, tránh trường hợp có xe chạy vài lần trong ngày, có xe lại không chạy chuyến nào.
5- Sổ theo dõi nhập - xuất - tồn: Theo dõi về lượng cho từng loại sản phẩm trong ngày.
Ngoài ra, DN còn thực hiện ký hợp đồng mua bán hàng hoá với khách hàng vào thời điểm đầu năm để đảm bảo duy trì hoạt động hợp tác lâu dài, ổn định giữa DN với khách hàng, sử dụng hợp đồng vận chuyển hàng nếu xe vận chuyển không phải là xe của DN để đảm bảo hàng được giao đúng, đủ, kịp thời.
3.3.1.2 Trong quản lý nợ phải thu của khách hàng
Kế toán NPT của khách hàng ở DN vẫn chủ yếu dựa vào hoá đơn GTGT, phiếu xuất hàng để theo dõi công nợ, xây dựng các bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng, biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng, biên bản bù trừ công nợ…
Kế toán sử dụng phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng để theo dõi, phản ánh các khoản thanh toán của khách hàng cho DN Phiếu thu được đánh số liên tục để vào sổ không bị trùng lặp và tiện theo dõi, đối chiếu Giấy báo có của ngân hàng được phân loại bằng cách đánh số, ký hiệu riêng đối với từng ngân hàng giao dịch Các giấy báo có được sắp xếp theo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo có với những chứng từ gốc đính kèm, giữa số dư đầu kỳ của giấy báo có nhận được sau với số dư cuối kỳ của giấy báo có trước liền đó để đảm bảo việc vào sổ được đủ và chính xác theo số phát sinh thực tế.
Các tài khoản được kế toán theo dõi nợ phải thu của khách hàng sử dụng trong hạch toán cũng được chi tiết cho từng đối tượng để tiện theo dõi, đối chiếu:
+ TK131: Theo dõi nợ phải thu và tình hình thanh toán NPT của khách hàng có chi tiết cho từng khách hàng.
+ TK111(chi tiết TK1111): Theo dõi tài khoản tiền mặt do khách hàng thanh toán cho Doanh nghiệp.
+ TK112 (chi tiết TK11211, TK11212): Theo dõi khoản tiền khách hàng chuyển vào ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn (chi nhánh tại Ý Yên), ngân hàng Công thương Việt Nam (chi nhánh tại Ý Yên). Để có được bức ảnh chụp nhanh về hoạt động kế toán liên quan đến công tác bán hàng và tiêu thụ sản phẩm của DN, quy trình chứng từ và quá trình hạch toán chu trình bán hàng và thu tiền hàng của DN được khái quát theo sơ đồ.
Qua sơ đồ 3.6 có thể thấy quy trình tổ chức chứng từ một cách chặt chẽ, thể hiện sự phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các bộ phận và trong từng cá nhân, tăng tính hiệu lực của công tác kiểm soát nội bộ trong công tác quản lý, bán hàng và thu tiền hàng của DN.
Qua sơ đồ 3.7 thể hiện công tác bán hàng và thu tiền của DN đã được thực hiện một cách thường xuyên liên tục và có sự đối chiếu, kiểm soát chéo giữa các bộ phận kế toán, bán hàng quỹ và kho thành phẩm Điều này đảm bảo tính chính xác kịp thời của các khoản doanh thu cũng như các khoản nợ phải thu của khách hàng, phục vụ tốt việc cung cấp thông tin để ra quyết định của nhà quản trị DN
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và
và theo dõi nợ phải thu của Doanh nghiệp tư nhân Cơ khí Đúc Tân Tiến
Một hệ thống kế toán hoàn thiện, hoạt động liên tục và có hiệu quả luôn là yếu tố cần thiết không thể thiếu cho công tác quản lý DN Để phát huy những ưu điểm hạn chế những tồn tại nhằm hoàn thiện công tác tiêu thụ thành phẩm và theo dõi nợ phải thu của khách hàng kế toán DN cần chú ý một số điểm sau:
- Kế toán trưởng cần phải tổ chức công tác kế toán tại DN một cách khoa học, hợp lý và phù hợp với đặc điểm và quy mô sản xuất kinh doanh, phù hợp với kỹ năng và trình độ của đội ngũ công nhân viên của DN Đồng thời phải quy định trách nhiệm vật chất rõ ràng đối với từng tập thể, từng cá nhân trong việc bảo quản vật chất, tiền vốn của DN Kế toán trưởng phải vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính quy định và tự xây dựng danh mục các tài khoản kế toán chi tiết căn cứ vào nội dung hoạt động kinh doanh của đơn vị mình một cách đầy đủ để phản ánh chi tiết toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính là vô cùng cần thiết.
- Việc lập kế hoạch tiêu thụ thành phẩm và dự kiến lịch thu tiền bán sản phẩm là rất quan trọng, nó là căn cứ cho mỗi Doanh nghiệp có định hướng sản xuất kinh doanh tiêu thụ thành phẩm và có kế hoạh chi tiêu tiền trong kỳ sản xuất Nhưng Doanh nghiệp lại chưa làm được do đó các năm tới DN cần xây dựng được kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, lịch trình thu tiền bán hàng
- Về chiết khấu bán hàng: việc đem lại cho người mua thiện chí với sản phẩm của DN là cơ hội tốt để gia tăng thị phần duy trì lòng chung thuỷ của khách hàng Để thu hút khách hàng thanh toán nhanh DN nên áp dụng các hình thức chiết khấu cho khách hàng theo thời hạn và theo sản phẩm mà khách hàng mua Đưa ra mức chiết khấu thanh toán phù hợp cho những khách hàng thường xuyên thanh toán đầy đủ tiền hàng trước hạn hoặc đúng hẹn như cửa hàng Quang Hà, Công ty TNHH Tuấn Hùng… Đây là những khách hàng thường xuyên của DN, hàng tháng những khách hàng này tiêu thụ một lượng thành phẩm lớn đóng góp vào tổng lợi nhuận thu được của DN.
- Về dự phòng giảm giá hàng tồn kho: mặc dù sản phẩm của Doanh nghiệp ít bị hư hỏng, không bị ảnh hưởng của thời tiết như sản phẩm nông nghiệp Nhưng sản phẩm của DN có thể sản xuất ra có thể bán được ngay cũng có khi bị tồn đọng vì thị trường không có nhu cầu Do vậy Doanh nghiệp vẫn nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Doanh nghiệp cần có chính sách cụ thể đối với các khoản nợ cho phép của khách hàng.
- Biện pháp hạn chế nợ phải thu khách hàng: việc tìm các biện pháp hạn chế nợ phải thu có ý nghĩa rất quan trọng đối với DN khi mà số nợ phải thu có xu hướng tăng lên Một trong những biện pháp hữu hiệu giúp DN giải quyết được vấn đề này là sử dụng chính sách tín dụng thương mại theo hướng thắt chặt tiêu chuẩn tín dụng, rút ngắn thời hạn bán chịu tăng cường chiết khấu tiền mặt để thúc đẩy quá trình thu nợ và xây dựng chính sách thu tiền hợp lý.
- DN cần mở thêm các cửa hàng giới thiệu sản phẩm ở nhiều tỉnh thành của cả nước.
- Thực hiện phân loại nợ phải thu theo các khoản nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
