CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC TIỄN
TỔNG QUAN CHUNG VỀ TIÊU THỤ VÀ NỢ PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG
2.1.1 Tổng quan chung về tiêu thụ
2.1.1.1 Khái niệm về tiêu thụ thành phẩm
Tiêu thụ thành phẩm là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của DN Tiêu thụ thành phẩm là thực hiện mục đích của sản xuất hàng hoá là đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Nó là khâu lưu thông hàng hoá là cầu nối trung gian giữa một bên là sản xuất và phân phối với một bên là tiêu dùng.
Thực tiễn cho thấy, thích ứng với mỗi cơ chế quản lý công tác tiêu thụ thành phẩm được thực hiện bằng các hình thức khác nhau Trong nền kinh tế hàng hoá tập trung, Nhà nước quản lý kinh tế chủ yếu bằng mệnh lệnh, quan hệ giữa các ngành là quan hệ dọc Hoạt động tiêu thụ thành phẩm trong thời kỳ này là giao nộp sản phẩm cho các đơn vị theo địa chỉ và giá cả do Nhà nước định sẵn.
Trong nền kinh tế thị trường, các DN phải tự mình quyết định 3 vấn đề trọng tâm (sản xuất cái gì? sản xuất cho ai? sản xuất như thế nào?) cho nên việc tiêu thụ thành phẩm cần được hiểu theo cả nghĩa rộng và nghĩa hẹp:
- Hiểu theo nghĩa rộng thì tiêu thụ hàng hóa là quá trình kinh tế bao gồm nhiều khâu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Đó là việc nghiên cứu thị trường xác định nhu cầu khách hàng và tổ chức sản xuất, thực hiện các nghiệp vụ tiêu thụ, xúc tiến bán hàng nhằm mục đích đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.
- Hiểu theo nghĩa hẹp thì tiêu thụ được hiểu là việc chuyển dịch quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ lao vụ đã thực hiện cho khách hàng đồng thời thu được tiền hàng hóa và quyền được thu tiền.
- Giai đoạn 1: Doanh nghiệp sản xuất sản phẩm xong sau đó giao cho khách hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết Giai đoạn này phản ánh một mặt quá trình vận động của sản phẩm nhưng chưa đảm bảo kết quả của quá trình tiêu thụ vì chưa có cơ sở đảm bảo quá trình tiêu thụ hoàn thành tốt.
- Giai đoạn 2: Khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng cho đơn vị bán Có thể nói đây là giai đoạn hoàn thành quá trình tiêu thụ thành phẩm.
Tiêu thụ thành phẩm là khâu cuối cùng trong chu trình tái sản xuất của
DN, thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của thành phẩm qua việc trao đổi Đồng thời là một trong sáu chức năng hoạt động cơ bản của DN (tiêu thụ, sản xuất, hậu cần kinh doanh, tài chính, kế toán và quản trị DN) Tiêu thụ có mục tiêu chủ yếu là bán hết các sản phẩm với doanh thu tối đa và chi phí cho hoạt động tiêu thụ tối thiểu Với mục tiêu đó, tiêu thụ không phải là hoạt động thụ động chờ bộ phận sản xuất tạo ra sản phẩm rồi mới tìm cách tiêu thụ chúng mà tiêu thụ phải có nhiệm vụ chủ động từ việc nghiên cứu thị trường, xác định đúng đắn cầu của thị trường và cầu của bản thân DN đang hoặc sẽ có khả năng sản xuất để quyết định đầu tư tối ưu, chủ động tiến hành các hoạt động quảng cáo cần thiết nhằm giới thiệu và thu hút khách hàng.
Tiêu thụ thành phẩm có ý nghĩa quyết định sự tồn tại và phát triển của
DN Nó quyết định vòng luân chuyển vốn và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DN và thu nhập của người lao động Tiêu thụ tốt thành phẩm là cơ sở thông tin về thị trường cho người sản xuất, là tiền đề quan trọng thực hiện phân phối thành phẩm và kết thúc quá trình sản xuất kinh doanh của DN Ngược lại sản phẩm không tiêu thụ được tức là nó không được người tiêu dùng chấp nhận đòi hỏi DN phải tìm ra nguyên nhân (về lưu thông hay sản xuất) để có biện pháp điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với yêu cầu thị trường.
2.1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến tiêu thụ thành phẩm
Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến tiêu thụ thành phẩm của DN Có thể chia thành 2 nhóm yếu tố sau: a) Nhóm yếu tố chủ quan:
- Chất lượng sản phẩm của DN: chất lượng sản phẩm như là một cái lõi của chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của DN Khi trình độ khoa học ngày càng phát triển, đời sống dân cư ngày một nâng cao thì chất lượng hàng hoá là thước đo tốt nhất cho giá trị hàng hoá, sản phẩm có chất lượng càng cao sẽ càng chiếm được ưu thế trên thị trường Ở cùng một mức giá như nhau sản phẩm nào chất lượng tốt hơn sẽ tiêu thụ được nhiều hơn.
- Uy tín của DN trên thương trường: một DN khi đã có uy tín trên thị trường, được khách hàng biết đến thì sản lượng thành phẩm tiêu thụ sẽ cao hơn những DN mới xuất hiện trên thị trường Đồng thời sức cạnh tranh của những DN đó cũng cao hơn DN chưa có chỗ đứng vững chắc trên thương trường.
- Giá bán sản phẩm của DN: Giá bán sản phẩm là thước đo điều hoà cung cầu trong nền kinh tế thị trường, tuân theo quy luật cạnh tranh và quy luật cung cầu trên thị trường Hai sản phẩm có chất lương như nhau nhưng
DN nào đưa ra giá bán thấp hơn sẽ thu hút được nhiều khách hàng dẫn đén số lượng sản phẩm tiêu thụ cũng tăng lên.
- Tổ chức quá trình tiêu thụ thành phẩm: đây là một vấn đề hết sức phong phú và đa dạng, đòi hỏi các nhà quản lý DN hết sức linh hoạt và năng động bao gồm nhiều yếu tố: tăng cường quảng cáo, điều tra nhu cầu thị trường, thăm dò và phát triển thị trường, cải tiến mẫu mã và phương thức bán hàng, phương thức thanh toán DN nào biết cách tiếp cận thị trường, bán sát nhu cầu của người tiêu dùng thì sẽ bán được nhiều sản phẩm hơn, hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn. b) Nhóm yếu tố khách quan:
Trong điều kiện sản xuất và kinh doanh theo cơ chế thị trường khách hàng là thượng đế Vì vậy nếu không tiêu thụ được sản phẩm thì không có quá trình sản xuất tiếp theo Vậy, khách hàng tác động đến quá trình tiêu thụ sản phẩm của DN dưới góc độ nào?
- Nhu cầu (tự nhiên hay mong muốn): sản phẩm mà Doanh nghiệp cung cấp trên thị trường đã đáp ứng được những đối tượng khách hàng nào? Là tự nhiên hay mong muốn? DN muốn tiêu thụ một loại sản phẩm nào cần phải tiến hành điều tra, nghiên cứu xem sản phẩm đó có đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng không, nếu không sản phẩm sản xuất ra sẽ không tiêu thụ được.
TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ THU TIỀN HÀNG
2.2 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ THU TIỀN HÀNG
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tiêu thụ sản phẩm và thu tiền hàng
Trong hàng loạt thông tin mà nhà quản trị tiếp nhận từ bộ phận kế toán thì thông tin về tình hình tiêu thụ hàng hóa có ý nghĩa hơn cả Từ những thông tin này, các nhà điều hành, quản lý DN có thể biết được mức độ tiêu thụ, địa điểm và mặt hàng, nhóm hàng nào kinh doanh có hiệu quả.
Kế toán tiêu thụ thành phẩm là một bộ phận của bộ máy kế toán, có liên quan đến tất cả các bộ phận khác của bộ máy kế toán Do vậy, kế toán tiêu thụ thành phẩm trong các DN phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ sau:
- Xác định khối lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán, đã cung cấp ra ngoài dưới dạng tổng hợp cũng như chi tiết từng loại sản phẩm, từng khách hàng.
- Tính toán các khoản giảm trừ trong trường hợp DN thực hiện việc chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán….
- Xác định giá vốn hàng bán và các khoản chi phí bán hàng có liên quan đến tiêu thụ thành phẩm.
- Tổng hợp, tính toán và phân bổ chính xác chi phí bán hàng cho hàng hóa đã tiêu thụ đồng thời xác định thuế phải nộp nhằm thực hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước.
- Nắm bắt theo dõi chặt chẽ trong phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán và từng loại hàng hóa tiêu thụ.
- Xác định chính xác đầy đủ kết quả bán hàng, lập và báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ kế toán hiện hành.
Nhiệm vụ của kế toán theo dõi nợ phải thu của khách hàng:
- Hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu và từng khoản nợ trong từng lần phát sinh, theo dõi cho từng khoản nợ phải thu, thường xuyên đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hay nợ nần dây dưa, khê đọng…
- Đối với khách hàng nợ có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thu hồi và số còn nợ Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản.
2.2.2 Hạch toán tiêu thụ thành phẩm và thu tiền hàng
2.2.2.1 Các khái niệm liên quan đến quá trình tiêu thụ và thu tiền hàng
*) Các chứng từ chủ yếu
- Phiếu xuất hàng: Là giấy tờ chứng nhận về mặt lượng của sản phẩm hàng hóa của đơn vị đã thực sự xuất đi phục vụ nhu cầu tiêu thụ hay các mục đích khác.
- Giấy báo giá: Là văn bản được người sản xuất gửi đến người có nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ do nhà sản xuất cung cấp để thông báo giá cả của hàng hoá, dịch vụ đó trước khi việc mua bán hàng hoá, dịch vụ diễn ra.
- Đơn đặt hàng: Là văn bản của người mua gửi đến nhà cung cấp đề nghị được mua sản phẩm hàng hóa, dịch vụ với số lượng, quy cách, giá cả, thời gian giao hàng cụ thể do người mua đưa ra Đây là cơ sở để nhà cung cấp xem xét có nên bán hàng theo yêu cầu không.
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: Là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa hai bên mua và bên bán hàng, dịch vụ về các điều khoản: tên hàng, số lượng. quy cách, chất lượng, giá cả hàng hóa, dịch vụ, phương thức, thời hạn thanh toán, địa điểm và thời gian giao nhận hàng, các chế tài và các điều khoản khác.
*) Các khái niệm liên quan đến tiêu thụ
- Doanh thu bán hàng: Là giá bán của thành phẩm được người mua chấp nhận thanh toán Đối với mặt hàng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế GTGT Đối với mặt hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng là giá bán có cả thuế.
- Các khoản giảm trừ: Là những chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng mà nó làm giảm trừ doanh thu thực Các khoản giảm trừ bao gồm:
+ Chiết khấu thương mại: Là số tiền thưởng cho khách hàng khi khách hàng mua nhiều hàng hoặc thường xuyên mua.
+ Giảm giá hàng bán: Là giá trị số hàng đã bán cho khách hàng nhưng vì hàng kém chất lượng, sai quy cách, đơn vị bán hàng đồng ý giảm giá cho người mua.
+ Hàng bán bị trả lại: Đó là số lượng hàng đơn vị đã bán cho người mua nhưng do hàng kém chất lượng, khách hàng không chấp nhận buộc đơn vị phải nhận hàng về.
+ Các khoản giảm trừ khác: Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất – nhập khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
- Doanh thu thuần: Là khoản chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ.
- Giá vốn hàng bán của thành phẩm và dịch vụ: Là giá thành sản xuất hay giá thành phân xưởng của thành phẩm.
- Lợi nhuận gộp về tiêu thụ thành phẩm: Đó là khoản chênh lệch về doanh thu thuần và giá vốn hàng bán.
- Lợi nhuận thuần về hoạt động tiêu thụ: Đó là khoản chênh lệch giữa lợi nhận gộp và các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN.
- Các khoản phải thu của khách hàng: Là khoản tiền hàng phát sinh với số hàng DN đã cung cấp cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán tiền Khoản phải thu này bao gồm giá trị tiền hàng và thuế GTGT (nếu có) của số hàng đó.
2.2.2.2 Chứng từ kế toán sử dụng
Theo quy định hiện hành, khi bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, DN phải sử dụng một trong các loại hóa đơn sau:
ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN NGHIÊN CỨU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN CƠ KHÍ ĐÚC TÂN TIẾN
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Doanh nghiệp
Từ năm 1995 – năm 2002, DN tư nhân Cơ khí Đúc Tân Tiến là một cơ sở sản xuất nhỏ với các mặt hàng gia truyền chủ yếu là đồ đồng mỹ nghệ như Chuông, Khánh, Tượng phật, Long Đỉnh, Đồ thờ các loại…
Ngày 14 tháng 12 năm 2002 DN tư nhân Cơ khí Đúc Tân Tiến được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0701000057 do Sở kế hoạch đầu tư Tỉnh Nam Định cấp.
Tên Doanh nghiệp: Doanh nghiệp Tư nhân Cơ khí Đúc Tân Tiến Địa chỉ trụ sở: Đường 57, khu A Thị trấn Lâm – Ý Yên – Nam Định ĐT: (0350)3823267
Khi mới đăng ký kinh doanh với số vốn ban đầu là 1,2 tỷ đồng DN đã gặp không ít khó khăn vì cơ sở vật chất hạ tầng, phương tiện máy móc kỹ thuật còn hạn chế Thêm vào đó, do mới hành lập kinh nghiệm chưa nhiều, còn nhiều bỡ ngỡ khi tiếp xúc với thị trường, công tác quản lý và tổ chức hạch toán còn lúng túng và chưa tạo được mối quan hệ với khách hàng.
Những năm sau đó với sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên,
DN đã dần dần khắc phục được những yếu điểm của mình.
Năm 2004, DN mở chi nhánh tại 137 Đường C12 Phường 13 Q Tân bình TP Hồ Chí Mính. Để mở rộng sản xuất kinh doanh, đa dạnh hoá sản phẩm DN đã đầu tư vào cụm công nghiệp Huyện với nguồn vốn là 4,5 -5 tỷ đồng tháng 01/2007 đã khánh thành khu sản xuất mới tạo công ăn việc làm cho hơn 20 lao động năng tổng số lao động của DN là 88 lao động.
Năm 2007, DN mở một của hàng bán và giới thiệu sản phẩm tại 93 Đường Kim Liên mới, Đống Đa, Hà Nội.
Trang thiết bị phục vụ sản xuất ngày càng hiện đại hơn góp phần tăng năng suất lao động, giảm chi phí không cần thiết.
Trải qua hơn 13 năm hình thành và phát triển với hệ thống nhà xưởng khang trang, máy móc đầy đủ, có đội ngũ công nhân lành nghề, cán bộ quản lý có chuyên môn, DN đã từng bước phát triển vững chắc Sản phẩm của DN đã được khách hàng trong nước và nhiều nước trên thế giới biết đến DN đã có một số công trình tiêu biểu như sau:
Xây đền thờ Nguyễn Trãi
Xây dựng công trình Chùa Đảo Ngư Nghệ An Đúc chùa đồng Yên Tử, Quảng Ninh Đúc tượng phật tại Chùa Bái Đính Ninh Bình Đỉnh thất lân đã đạt huy chương vàng tại triển lãm sản phẩm mới- công nghệ mới Việt Nam năm 2003 và Asean 2004
Sản phẩm cây mai vàng đã đạt giải Tinh hoa Việt Nam và giải quả cầu vàng tại Hội nghị diễn đàn Apec năm 2006 Để có chỗ đứng vững chắc trên thị trường và tạo đà cho sự phát triển bền vững thì mục tiêu đề ra của Doanh nghiệp là:
- Thường xuyên thay đổi mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm tạo lòng tin cho khách hàng.
- Nâng cao chất lượng sản phẩm từ các khâu trong quá trình sản xuất.
- Tiếp tục mở rộng thị trường.
- Hạch toán kinh doanh có lãi, bảo toàn vốn.
- Nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu đảm bảo cung cấp kịp thời.
3.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của Doanh nghiệp
3.1.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý của Doanh nghiệp
Doanh nghiệp tư nhân Cơ khí Đúc Tân Tiến là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập dưới sự giám sát của Sở kế hoạch và đầu tư Tỉnh Nam Định. Xuất phát từ khó khăn mà nền kinh tế thị trường đưa lại, để tồn tại và phát triển thì một trong những điều kiện đầu tiên đòi hỏi các DN là tổ chức bộ máy quản lý khoa học, hợp lý Vì vậy, hoàn thiện bộ máy quản lý sao cho phù hợp với điều kiện, tình hình thực tế là nhiệm vụ luôn được đặt lên hàng đầu.
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của DN được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Doanh nghiệp
- Giám đốc doanh nghiệp: Là người đứng đầu DN, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của DN và thực hiện nghị quyết tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy của DN để thực hiện nhiệm vụ được giao một cách có hiệu quả Giám đốc DN có quyền hạn và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về tổ chức kinh doanh.
- Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tài chính của
DN, hạch toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tiền và các
Phòng tài chính kế toán
Phân xưởng sản xuất và gia công khoản công nợ, thu chi tiền mặt một cách hợp lý, thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, quyết toán từng tháng, quý, năm.
- Phòng kế hoạch kinh doanh: Lập kế hoạch các hoạt động đặc biệt là về kế hoạch tiêu thụ thành phẩm đồng thời phụ trách lĩnh vực kinh doanh.
- Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật, quy trình sản xuất sản phẩm, các vấn đề liên quan đến kỹ thuật sản xuất, chất lượng sản phẩm, đưa ra các định mức nguyên vật liệu để triển khai đưa vào sản xuất.
- Phòng tổ chức: Chuyên theo dõi tình hình lao động và sử dụng lao động của doanh nghiệp, tính lương cho công nhân viên.
- Phân xưởng sản xuất và gia công: Chịu trách nhiệm sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu mà phòng kỹ thuật chuyển xuống và hoàn thiện sản phẩm.
3.1.2.2 Tình hình chung về tổ chức công tác kế toán tại Doanh nghiệp
Bộ máy kế toán là cơ quan tham mưu cho giám đốc DN về công tác tài chính kế toán đồng thời phản ánh kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong DN Tổ chức tốt công tác kế toán sẽ giúp DN quản lý chặt chẽ, có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Phòng tài chính kế toán của DN đặt dưới sự lãnh đạo của giám đốc DN Với đặc điểm sản xuất kinh doanh trên địa bàn nên bộ máy kế toán được phân công như sau:
Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Doanh nghiệp
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu trong phòng, có trách nhiệm tổ chức chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên trong phòng, theo dõi tổng hợp tất cả các nguồn vốn hình thành trong công tác, lập
Kế toán vật tư kiêm kế toán ngân hàng
Kế toán TP kiêm kế toán thuế, công nợ
Thủ quỹ báo cáo tháng, quý, năm Chịu trách nhiệm trước giám đốc, cấp trên và Nhà nước về các thông tin do kế toán cung cấp.
- Kế toán vật tư kiêm kế toán ngân hàng: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu và theo dõi tiền gửi ngân hàng của DN.
- Kế toán thành phẩm kiêm kế toán thuế và công nợ: Theo dõi tình hình nhập kho và tiêu thụ thành phẩm và các khoản phải thu, phải trả của DN.
- Thủ quỹ: Là người trực tiếp quản lý các khoản phải thu, chi tiền mặt tại quỹ.
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, điều kiện cụ thể của Doanh nghiệp, hiện nay công tác kế toán tại DN được thực hiện theo: Chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 2/03/2006 của Bộ tài chính, các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản, sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo.
Hình thức áp dụng: Chứng từ ghi sổ.
Kỳ kế toán năm được quy định là 12 tháng bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm.
Các ghi chép kế toán sử dụng đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam (ĐVN) Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền
Giá thực tế TP xuất kho = Đơn giá bình quân gia quyền * Số lượng TP xuất kho Đơn giá
BQGQ = Giá trị TP tồn đàu kỳ + Giá trị TP nhập trong kỳ
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu
Là cách thức thu thập các tài liệu, thông tin trên sách báo, internet, tạp trí, các báo cáo khoa học hoặc có thể điều tra thực tế để phục vụ đề tài nghiên cứu.
Trong đề tài số liệu thu thập chủ yếu từ phòng kế toán tài chính cung cấp số liệu về lao động, qua các văn bản mới ban hành, nghiên cứu qua sách báo, tạp chí, các tài liệu liên quan đến vấn đề tiêu thụ thành phẩm và theo dõi nợ phải thu Ngoài ra còn tiến hành thu thập tài liệu qua phỏng vấn tìm hiểu cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp để thấy rõ hơn sự tác động khách quan trong công việc nghiên cứu đề tài này.
3.2.2 Phương pháp chuyên môn của kế toán
- Phương pháp tài khoản và ghi sổ kép
Tài khoản kế toán: Là một phương pháp dùng để phân loại đối tượng kế toán theo một dấu hiệu riêng nhằm phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình hiện có, sự biến động của mỗi loại tài sản, mỗi loại nguồn vốn Mỗi tài khoản theo dõi một đối tượng kế toán khác nhau.
Ghi sổ kép: Là một phương pháp kế toán được sử dụng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ và theo mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng cụ thể có liên quan của kế toán. Nguyên tắc ghi sổ kép là tổng số tiền ghi bên nợ bằng tổng số tiền ghi bên có.
- Lập chứng từ và kiểm kê
Lập chứng từ: Là phương pháp kế toán chủ yếu nhằm quan sát hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, kiểm soát và phản ánh ban đầu các hiện tượng kinh tế trong phạm vi đối tượng hạch toán.
Phương pháp lập chứng từ bao gồm 2 nội dung:
Ghi chép vào giấy tờ, sổ sách các nội dung kinh tế phát sinh, các chỉ tiêu tính toán (số lượng, giá trị) của nghiệp vụ kinh tế.
Lập kế hoạch luân chuyển chứng từ để tiếp tục các phần hành của kế toán. Kiểm kê là phương pháp kiểm tra, xem xét tại chỗ các loại tài sản của
DN bằng cách cân, đo, đong, đếm… vào một thời điểm để xác định chất lượng và số lượng thực tế hiện có, nhằm phát hiện khoản chênh lệch giữa tình hình thực tế với số liệu của sổ sách kế toán.
- Tính giá: Là phương pháp kế toán dùng tiền để biểu thị giá trị của các loại tài sản khác nhau nhằm xác định giá trị của từng tài sản phản ánh trong sổ sách kế toán Nhờ có phương pháp tính giá, kế toán đã theo dõi, phản ánh được một cách tổng quát và kiểm tra được các đối tượng hạch toán bằng thước đo tiền tệ Từ đó, kế toán tính toán chính xác các chi phí liên quan đến việc sản xuất, tiêu thụ từng loại vật tư sản phẩm Trên cơ sở tính giá mới ghi nhận, phản ánh các đối tượng khác nhau của kế toán vào chứng từ, vào tài khoản và tổng hợp các thông tin khác nhau vào các báo cáo.
- Trình bày và báo cáo: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần được tổng hợp dưới dạng các báo cáo tài chính phục vụ nhu cầu quản trị và trình các cơ quan chức năng.
3.2.3 Phương pháp phân tích số liệu
Phương pháp phân tích số liệu là phương pháp dùng lý luận và dẫn chứng cụ thể tiến hành phân tích theo chiều hướng biến động của các sự vật, hiện tượng, tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả của hiện tượng trong phạm vi nghiên cứu Từ đó đưa ra biện pháp giải quyết để có kết quả phân tích hệ thống các thông tin, số liệu chính xác, cụ thể, đầy đủ và kịp thời.
Phương pháp phân tích bao gồm: Thống kê mô tả và thống kê so sánh
+ Thống kê mô tả: Từ số liệu thu thập được đưa vào khoản mục có tính tương đồng vào các bảng biểu để nó mô tả từng vấn đề trong hoạt động kinh doanh Đồng thời qua các tần số, cơ cấu ta thấy quy mô của chỉ tiêu phân tích to hay nhỏ, nhiều hay ít.
+ Thống kê so sánh: Là phương pháp được sử dụng trong phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tham khảo ý kiến của cán bộ kỹ thuật ở các phòng ban và ý kiến của cô giáo hướng dẫn về các nội dung có liên quan đến quản kế toán tiêu thụ thành phẩm và theo dõi nợ phải thu của khách hàng tại DN tư nhân Cơ khí Đúc Tân Tiến.
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
TỔ CHỨC TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ THU TIỀN HÀNG TẠI
4.1.1 Đặc điểm về tiêu thụ thành phẩm
+) Về sản phẩm tiêu thụ: Sản phẩm của DN là Đồ đồng giả cổ một mặt hàng không có hàng ngoại tràn vào nên sức cạnh tranh không cao, xong loại sản phẩm này chưa được tiêu thụ phổ biến trên thị trường như hàng may mặc, điện tử, thực phẩm Do đó, DN đã gặp không ít những khó khăn trong khâu tiêu thụ sản phẩm.
+) Về chủng loại, mẫu mã thành phẩm xuất bán: Thành phẩm của DN là các mặt hàng đồ đồng giả cổ với nhiều loại phong phú và đa dạng như tượng đồng, đỉnh đồng, đồ thờ các loại… Sản phẩm của DN được chia làm 5 nhóm sản phẩm như sau (phụ lục 1):
1 Tượng đồng (gồm 20 loại tượng)
2 Đỉnh đồng (gồm 10 loại đỉnh)
3 Lọ đồng (gồm 6 loại lọ)
5 Chuông và đồ thờ ( gồm 14 loại)
Mỗi loại lại có nhiều kích thước khác nhau để cho khách hàng lựa chọn Ví dụ tượng chân dung Hồ Chí Minh, DN đã sản xuất với 6 kích cỡ khác nhau: tượng cao H200cm, cao 150cm, cao 100cm, cao 75cm, cao 50cm, ngoài ra DN có thể sản xuất sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng.
+) Về giá cả: Việc định giá là một trong những yếu tố quyết định đến việc tiêu thụ thành phẩm của DN và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DN Trong cơ chế thị trường, mỗi Doanh nghiệp phải định giá sản phẩm hợp lý đủ sức cạnh tranh và đảm bảo mục đích
Sản phẩm Đỉnh mâu rồng H100cm, tại khu vực thành phố lớn (Hà Nội, Hải Phòng, Vinh,…) DN đưa ra giá bán là 29.495.500 đồng, tại khu vực nông thôn thu nhập thấp hơn thành thị thì DN lại đưa ra mức giá bán là 28.534.680 đồng, còn tại địa phương khi mà có nhiều đối thủ cạnh tranh thì DN lại áp dụng mức giá là 28.250.000 đồng.
+) Về phương thức thanh toán tiền hàng: hiện nay DN đang áp dụng 2 hình thức thanh toán là thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản DN chưa có hình thức thanh toán bằng ngoại tệ, đây là một yếu tố làm cản trở hoạt động kinh doanh của DN, vì ngày nay, quan hệ quốc tế được mở rộng nên các loại phương tiện thanh toán đa dạng khuyến khích thanh toán bằng ngoại tệ
4.1.2 Phương thức tiêu thụ thành phẩm của Doanh nghiệp
Do sức ép của cơ chế thị trường như hiện nay để tăng hiệu quả của kênh phân phối, DN thực hiện chính sách làm tốt từ khâu đầu tiên với chủ trương “khách hàng là thượng đế, chữ tín là trên hết” nên bất cứ một khách hàng nào đến mua đều được tiếp đón nhiệt tình tại phòng kinh doanh DN đã đưa ra phương thức tiêu thụ thành phẩm khác nhau nhằm đẩy mạnh khối lượng tiêu thụ sao cho cả hai bên cùng có lợi Để phù hợp với số lượng hàng hoá sản xuất ra thì DN đang áp dụng các phương thức tiêu thụ sau:
+) Phương thức bán hàng trực tiếp: Đây là phương thức tiêu thụ sản phẩm mà DN giao sản phẩm cho khách hàng tại kho Đối với phương thức này bao gồm khách hàng mua buôn, khách hàng tiêu dùng, hình thức thanh toán rất đa dạng chủ yếu vẫn là thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản.
- Tại của hàng giới thiệu sản phẩm của DN
+) Phương thức bán hàng qua đại lý, cửa hàng bán buôn, bán lẻ:
Doanh nghiệp giao cho các chi nhánh theo đơn đặt hàng Nếu hàng nhập về tiêu thụ không hết các đại lý có quyền trả lại kho thành phẩm Các cửa hàng đóng vai trò như chiếc cầu nối giữa người tiêu dùng và DN
+) Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho: Hàng hoá được vận chuyển thẳng cho đơn vị mua (đó là các doanh nghiệp thương mại).
Qua 4 bảng ta thấy, phương thức bán hàng qua đại lý, cửa hàng giới thiệu sản phẩm chiếm tỷ lệ cao nhất so với các phương thức còn lại xong lại có xu hướng giảm dần năm 2006 là 55,17%, năm 2007 là 52,37% và năm
2008 là 50,48% Phương thức bán hàng trực tiếp và phương thức bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho đều có xu hướng tăng dần qua các năm Có được kết quả như vậy là do năm 2007 DN đã mở một cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm ở Hà Nội, và một cửa hàng ở thành phố Nam Định, số lượng đại lý ngày một tăng năm 2006 có 6 đại lý đên cuối năm 2008 tăng lên thành
10 đại lý năm dải dác ở khắp cả nước Nhờ đó sản phẩm của DN ngày càng đước khách hàng biết đến số lượng tiêu thụ tăng lên rõ rệt
Bán thông qua các tổ chức trung gian
- Các cửa hàng bán buôn
Bảng 4: Doanh thu theo các phương thức bán hàng qua các năm. ĐVT: Đồng
Phương thức bán hàng Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 So sánh
Giá trị (đ) % Giá trị (đ) % Giá trị (đ) % 07/06 08/07
2 Đại lý, cửa hàng giới thiệu sản phẩm 7.050.460.000 55,17 7.332.157.400 52,37 8.285.743.100 50,48 118,06 120,94
3 Bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho 1.263.740.500 9.89 1.403.173.219 10,01 1.756.370.230 10,70 103,99 113.00
Nguồn: Phòng tài chính kế toán
Bảng 5: Doanh thu theo các phương thức thanh toán qua các năm.
Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 So sánh
Giá trị(đ) % Giá trị(đ) % Giá trị(đ) % 07/06 08/07
Thu tiền ngay 10.520.209.954 82,33 10.841.696.010 77,41 13.756.110.030 83,19 103,05 125,96 Trả chậm 2.257.680.600 17,67 3.163.580.409 22,59 2.758.650.100 16,81 140,12 87,20
Nguồn: Phòng tài chính kế toán
4.1.3 Các phương thức thanh toán tiền hàng tại Doanh nghiệp Để đẩy mạnh việc tiêu thụ thành phẩm, Doanh nghiệp đã áp dụng các phương thức thanh toán sau:
+) Phương thức bán hàng trả tiền ngay: Áp dụng cho khách hàng mua sản phẩm có mức giá thấp và không thường xuyên mua hàng DN sẽ giao thành phẩm cho khách hàng, khách hàng sẽ chuyển khoản hoặc trả bằng tiền mặt Với phương thức này DN tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn kinh doanh nhưng lại không có lợi cho khách hàng Do vậy để khuyến khích thanh toán theo hình thức này DN chiết khấu cho khách hàng từ 1-5% tuỳ theo giá trị hàng mua.
+) Phương thức bán hàng trả chậm: Áp dụng cho khách hàng không có khả năng trả tiền ngay, tuỳ vào từng khách hàng mà DN có những ưu đãi khác nhau Doanh nghiệp thường ưu tiên cho khách hàng có quan hệ tốt và có uy tín đối với DN Theo phương thức này khách hàng có thể trả một phần tiền hoặc nợ toàn bộ số tiền đã ghi trên hoá đơn trong một thời gian nhất định do hai bên thoả thuận thường không quá 30 ngày, quá thời gian này khách hàng phải chịu lãi suất quá hạn (tính theo lãi suất ngân hàng).
Qua 5 bảng ta thấy, doanh thu theo phương thức thu tiền ngay năm
2006 chiếm 82,33%, năm 2007 là 77,41%, năm 2008 chiếm 83,19% Còn doanh thu bán hàng trả chậm của DN so với tổng doanh thu chiếm 17,67% năm 2006, năm 2007 chiếm 22,59% và giảm xuống còn 16,81% năm 2008. Nguyên nhân của hiện tượng này là do năm 2007 giá cả leo thang nên DN chấp nhận cho khách hàng nợ nhiều, tuy nhiên năm 2008 để sớm thu hồi vốn
DN đã áp dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán ngay (chiết khấu cho khách hàng thanh toán tiền ngay, mua nhiều hàng ).
Riêng đối với đại lý, DN còn cho phép gối đầu giá trị tiền nhất định để làm hàng mẫu quảng cáo Số tiền này đại lý không chịu lãi suất quá hạn mà phải trả cho DN vào một dịp nhất định (thường là cuối năm).
KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ THEO DÕI NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP
Là Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mặt hàng đồ đồng giả cổ, chủ yếu tiêu thụ thành phẩm theo phương thức bán hàng qua đại lý nên các nghiệp vụ bán hàng xảy ra trong ngày thường ít Tuy nhiên, số tiền phát sinh ở mỗi nghiệp vụ khá lớn Bất cứ một sai sót nhỏ trong việc ghi chép, theo dõi đều có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng Mặt khác, với phương thức bán hàng trả chậm, việc theo dõi các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền hàng là vô cùng quan trọng, đòi hỏi một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động liên tục và có hiệu quả. Để đáp ứng yêu cầu đó, DN cần phải có một bộ máy hoạt động tốt và có đầy đủ sổ sách, chứng từ kế toán có tính pháp lý cao, được ghi chép đầy đủ, thường xuyên, liên tục đảm bảo đúng quy định của pháp luật và quản lý tình hình tài sản của DN Bộ máy kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền hàng của Doanh nghiệp được thể hiện qua sơ đồ 5.
Sơ đồ 5: Sơ đồ Bộ máy kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền của Doanh nghiệp tư nhân Cơ khí Đúc Tân Tiến
Qua sơ đồ ta thấy kế toán trưởng là người có quyền lực quản lý cao nhất, chỉ đạo toàn bộ các bộ phận thủ quỹ, thủ kho, kế toán bán hàng và theo dõi nợ phải thu cùng lái xe của DN Mọi hoạt động trong chu trình bán hàng và thu tiền đều được kế toán trưởng quản lý một cách chặt chẽ Điều này góp phần tạo nên tính hiệu lực cao cho bộ máy kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền hàng của DN Nhưng do kế toán trưởng kiểm soát quá nhiều vấn đề nên hiệu quả kiểm soát có phần hạn chế Do vậy, Doanh nghiệp đã có sự thay đổi trong việc phân quyền kiểm soát Cụ thể là: Bộ phận kho
Kế toán trưởng Trưởng phòng kế hoạch
Kế toán bán hàng và theo dõi nợ phải thu
Thủ kho Nhân viên bán hàng
Khách hàng thành phẩm và lái xe sẽ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của bộ phận kế hoạch Phòng kế hoạch ngoài nhiệm vụ lên kế hoạch về tiêu thụ thành phẩm sẽ phải thực hiện đôn đốc khách hàng thanh toán tiền hàng một cách nhanh chóng.
4.2.1 Các sổ sách, chứng từ, tài khoản kế toán sử dụng phục vụ công tác quản lý tiêu thụ thành phẩm và thu tiền hàng tại Doanh nghiệp
4.2.1.1 Trong quản lý tiêu thụ thành phẩm Để theo dõi tình hình tiêu thụ thành phẩm phù hợp với quy mô và phương thức bán hàng tại Doanh nghiệp, kế toán DN đã sử dụng các tài khoản hiện hành theo quy định của Bộ tài chính và mở ra các tài khoản chi tiết cho từng đối tượng cụ thể phục vụ cho công tác quản lý tốt hơn Cụ thể là:
TK155 (chi tiết TK1552): Theo dõi giá trị thành phẩm tồn trong kho thành phẩm.
TK511 (chi tiết TK51122): Theo dõi doanh thu tiêu thụ sản phẩm. TK521 (chi tiết TK5212): theo dõi các khoản chiết khấu thương mại trong việc tiêu thụ thành phẩm.
TK531 (chi tiết TK5312): Theo dõi giá trị giá vốn sản phẩm nhưng bị khách hàng trả lại.
Bên cạnh đó, phòng tài chính kế toán kết hợp với phòng kế hoạch soạn ra các mẫu thích hợp với đặc điểm phương thức tiêu thụ của Doanh nghiệp để quản lý tình hình tiêu thụ thành phẩm.
Thứ nhất là Hoá đơn GTGT, DN đã đăng ký và sử dụng hoá đơn theo quy định của Nhà nước Hoá đơn được lập làm 3 liên theo quy định của Bộ tài chính Liên 1 (lưu gốc), liên 2 (giao cho khách hàng), liên 3 (phòng tài chính kế toán giữ) Trên Hoá đơn GTGT in sẵn ký hiệu, số hoá đơn (theo thứ tự), có thêm ngày tháng phát sinh nghiệp vụ, số xe vận chuyển, khối lượng, đơn giá,thành tiền từng loại thành phẩm, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán… Hoá đơn hợp lệ là hoá đơn không tẩy xoá, đóng dấu và có đầy đủ chữ ký của các đối tượng có liên quan.
Thứ hai là phiếu xuất hàng, phiếu này được lập làm 2 liên ghi rõ số lượng từng loại mẫu mã sản phẩm (ở hoá đơn GTGT ghi tên sản phẩm, ngày tháng phát sinh nghiệp vụ, chữ ký nhân viên bán hàng và thủ kho).
Trước khi nhân viên bán hàng viết phiếu xuất kho, phiếu xuất kho này được lập dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng (thường bằng điện thoại hoặc Fax) Thủ kho trên cơ sở thực tế sẽ thực hiện bốc xếp hàng và kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho có chữ ký của thủ kho để viết hoá đơn GTGT.
+) Về sổ sách: Để quản lý số hàng nhập, xuất, tồn kho, quản lý các nghiệp vụ bán hàng,
DN đã sử dụng một hệ thống sổ sách để theo dõi một cách chặt chẽ Đó là:
1- Sổ theo dõi nhập kho thành phẩm: ghi rõ số lượng, chủng loại từng mã sản phẩm phát sinh theo ngày.
2- Sổ theo dõi đơn đặt hàng: ghi rõ số lượng, chủng loại từng mã sản phẩm do từng khách hàng yêu cầu phát sinh trong ngày.
3- Sổ theo dõi bán hàng hàng ngày: ghi tổng tiền phát sinh theo hoá đơn của từng khách hàng, số xe vận chuyển, số tiền thanh toán trong ngày.
4- Sổ điều xe vận chuyển: là căn cứ để cân đối xe chạy trong ngày, tránh trường hợp có xe chạy vài lần trong ngày, có xe lại không chạy chuyến nào.
5- Sổ theo dõi nhập - xuất - tồn: theo dõi về lượng cho từng loại sản phẩm trong ngày.
Ngoài ra, DN còn thực hiện ký hợp đồng mua bán hàng hoá với khách hàng vào thời điểm đầu năm để đảm bảo duy trì hoạt động hợp tác lâu dài, ổn định giữa DN với khách hàng, sử dụng hợp đồng vận chuyển hàng nếu xe vận chuyển không phải là xe của DN để đảm bảo hàng được giao đúng, đủ,kịp thời.
4.2.1.2 Trong quản lý nợ phải thu của khách hàng
Kế toán nợ phải thu của khách hàng ở Doanh nghiệp vẫn chủ yếu dựa vào hoá đơn GTGT, phiếu xuất hàng để theo dõi công nợ, xây dựng các bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng, biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng, biên bản bù trừ công nợ,…
Kế toán sử dụng phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng để theo dõi, phản ánh các khoản thanh toán của khách hàng cho DN Phiếu thu được đánh số liên tục để vào sổ không bị trùng lặp và tiện theo dõi, đối chiếu Giấy báo có của ngân hàng được phân loại bằng cách đánh số, ký hiệu riêng đối với từng ngân hàng giao dịch Các giấy báo có được sắp xếp theo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo có với những chứng từ gốc đính kèm, giữa số dư đầu kỳ của giấy báo có nhận được sau với số dư cuối kỳ của giấy báo có trước liền đó để đảm bảo việc vào sổ được đủ và chính xác theo số phát sinh thực tế.
Các tài khoản được kế toán theo dõi nợ phải thu của khách hàng sử dụng trong hạch toán cũng được chi tiết cho từng đối tượng để tiện theo dõi, đối chiếu Cụ thể:
+ TK131: theo dõi nợ phải thu và tình hình thanh toán nợ phải thu của khách hàng có chi tiết cho từng khách hàng.
+ TK111(chi tiết TK1111): theo dõi tài khoản tiền mặt do khách hàng thanh toán cho Doanh nghiệp.
+ TK112 (chi tiết TK11211, TK11212): theo dõi khoản tiền khách hàng chuyển vào ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn (chi nhánh tại Ý Yên), ngân hàng Công thương Việt Nam (chi nhánh tại Ý Yên). Để có được bức ảnh chụp nhanh về hoạt động kế toán liên quan đến công tác bán hàng và tiêu thụ sản phẩm của DN, quy trình chứng từ và quá trình hạch toán chu trình bán hàng và thu tiền hàng của DN được khái quát theo sơ đồ.
VÀ THEO DÕI NỢ PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG TẠI DN TƯ NHÂN NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM CƠ KHÍ ĐÚC TÂN TIẾN
Kể từ khi thành lập, xây dựng, phát triển đến nay Doanh nghiệp tư nhân
Cơ khí Đúc Tân Tiến đã không ngừng lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Trong quá trình phát triển bên cạnh những thuận lợi, Doanh nghiệp gặp không ít những khó khăn Nhưng bằng sự nỗ lực của mình, DN không những vượt qua khó khăn mà còn đẩy mạnh sản xuất, tăng tốc độ tiêu thụ thành phẩm, đời sống của nhân viên ngày càng nâng cao Lợi nhuận thu được ngày càng nhiều, Doanh nghiệp đã góp phần không nhỏ vào ngân sách của Nhà nước.
Những thành tích đáng khích lệ đó đạt được là nhờ việc thực hiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và quản lý nợ phải thu khách hàng của Ban lãnh đạo DN cũng như sự nỗ lực không ngừng của mọi thành viên trong DN, trong đó có bộ máy kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ thành phẩm và theo dõi nợ phải thu nói riêng đã luôn đóng vai trò là một công cụ quản lý tài chính hữu hiệu.
Qua quá trình thực tập tại DN tư nhân Cơ khí Đúc Tân Tiến được tiếp xúc và tìm hiểu về công tác kế toán đặc biệt là kế toán tiêu thụ thành phẩm và theo dõi nợ phải thu tại DN, tôi nhận thấy công tác kế toán có nhiều ưu điểm song vẫn còn tồn tại những điểm chưa thật phù hợp cần được sửa đổi và hoàn thiện Sau đây tôi xin đưa ra một số nhận xết sau:
- Doanh nghiệp phát huy lợi thế nguồn nhân công rẻ, mặt khác DN không ngừng củng cố và hoàn thiện bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng đã biến chúng trở thành một công cụ trong quản lý kinh tế và hạch toán kinh doanh của DN, phù hợp với đặc điểm của DN.
- DN đã xây dựng được bộ máy quản lý gọn nhẹ, lựa chọn đội ngũ công nhân viên có tinh thần trách nhiệm và có ý thức kỷ luật cao, có năng lực và quyết đoán, luôn tìm biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng Việc sắp xếp và bố trí nhân sự tạo ra sự phối hợp chặt chẽ giữa các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh, giữa các phòng ban toàn DN.
- Kế toán đã sử dụng hệ thống tài khoản chi tiết bộ chứng từ đầy đủ, hệ thống sổ sách phù hợp và đảm bảo chặt chẽ phản ánh một cách đầy đủ các hoạt động phát sinh liên quan đến tiêu thụ thành phẩm và theo dõi nợ phải thu của khách hàng một cách đầy đủ chi tiết.
- Hình thức thu hồi nợ bằng tiền mặt là chủ yếu rất phù hợp với đặc điểm khách hàng tại DN giúp quá trình thanh oán diễn ra nhanh gọn.
- Trong quan hệ mua bán chịu, thủ tục bán hàng đơn giản không rườm rà thêm vào đó các quy định về thời gian bán chịu không cứng nhắc tạo sự thoải mái và thể hiện sự tin tưởng của khách hàng.
- Tại DN sổ sách theo dõi tình hình tiêu thụ và nợ phải thu khách hàng mới chỉ chi tiết cho từng đối tượng khách hàng mà chưa theo dõi chi tiết cho từng lô hàng, mặt hàng, thời điểm bán hàng, thời hạn thanh toán.
- Sự thiếu kết hợp chặt chẽ giữa bộ phận kinh doanh với bộ phận kho thành phẩm, việc sắp xếp trong kho thành phẩm chưa thật sự khoa học, việc kiểm kê kho thành phẩm không được tiến hành thường xuyên ở DN.
- Kế toán không vào sổ lượng thành phẩm nhập kho hàng ngày nên dẫn đến sự chênh lệch giữa kế toán và bộ phận thành phẩm.
- Doanh nghiệp chưa đưa ra bất cứ hình thức chiết khấu nào cho khách hàng thanh toán ngay, thanh toán trước hạn nên vẫn chưa khuyến khích được khách hàng thanh toán nhanh.
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ THEO DÕI NỢ PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Ở DN TƯ NHÂN CƠ KHÍ ĐÚC TÂN TIẾN
Một hệ thống kế toán hoàn thiện, hoạt động liên tục và có hiệu quả luôn là yếu tố cần thiết không thể thiếu cho công tác quản lý DN Để phát huy những ưu điểm hạn chế những tồn tại nhằm hoàn thiện công tác tiêu thụ thành phẩm và theo dõi nợ phải thu của khách hàng kế toán DN cần chú ý một số điểm sau:
- Kế toán trưởng cần phải tổ chức công tác kế toán tại Doanh nghiệp một cách khoa học, hợp lý và phù hợp với đặc điểm và quy mô sản xuất kinh doanh, phù hợp với kỹ năng và trình độ của đội ngũ công nhân viên của DN. Đồng thời phải quy định trách nhiệm vật chất rõ ràng đối với từng tập thể, từng cá nhân trong việc bảo quản vật chất tiền vốn của DN Kế toán trưởng phải vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ tài chính quy định và tự xây dựng danh mục các tài khoản kế toán chi tiết căn cứ vào nội dung hoạt động kinh doanh của đơn vị mình một cách đầy đủ để phản ánh chi tiết toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính là vô cùng cần thiết.
- Việc lập kế hoạch tiêu thụ thành phẩm và dự kiến lịch thu tiền bán sản phẩm là rất quan trọng, nó là căn cứ cho mỗi Doanh nghiệp có định hướng sản xuất kinh doanh tiêu thụ thành phẩm và có kế hoạh chi tiêu tiền trong kỳ sản xuất Thế nhưng Doanh nghiệp lại chưa xây dựng được kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, lịch trình thu tiền bán hàng.
- Về chiết khấu bán hàng: việc đem lại cho người mua thiện chí với sản phẩm của DN là cơ hội tốt để gia tăng thị phần duy trì lòng chung thuỷ của khách hàng Để thu hút khách hàng thanh toán nhanh thì cần phải áp dụng hình thức chiết khấu cho khách hàng theo thời hạn và theo sản phẩm mà khách hàng mua Đưa ra mức chiết khấu thanh toán phù hợp cho những khách hàng thường xuyên thanh toán đầy đủ tiền hàng trước hạn hoặc đúng hẹn như cửa hàng Quang Hà, Cty TNHH Tuấn Hùng… Đây là những khách hàng thường xuyên của DN, hàng tháng những khách hàng này tiêu thụ một lượng thành phẩm lớn đóng góp vào tổng lợi nhuận thu được của DN.
- Về các khoản giảm giá hàng bán: hiện nay ở DN khoản giảm giá hàng bán chưa được giảm giá một cách riêng rẽ mà khi phát sinh kế toán hạch toán giảm luôn doanh thu bán hàng mà không theo dõi qua TK532 Việc hạch toán như vậy không đúng với quy định của Bộ tài chính đã ban hành bởi vì như vậy sẽ không biết được tổng số tiền giảm giá cho khách hàng trong tháng là bao nhiêu Đồng thời khi giảm giá cho khách hàng sẽ giảm thuế nhưng nếu không tách riêng sẽ rất khó khăn trong việc tính thuế và tính các khoản phải thu, các khoản giảm trừ cho khách hàng và khó khăn trong việc kiểm tra sổ sách, số liệu Việc hạch toán như thế là chưa hợp lý.
- Về dự phòng giảm giá hàng tồn kho: mặc dù sản phẩm của Doanh nghiệp ít bị hư hỏng, không bị ảnh hưởng của thời tiết như sản phẩm nông nghiệp Nhưng sản phẩm của DN có thể sản xuất ra có thể bán được ngay cũng có khi bị tồn đọng vì thị trường không có như cầu Do vậy Doanh nghiệp vẫn nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Doanh nghiệp cần có chính sách cụ thể đối với các khoản nợ cho phép của khách hàng.
- Biện pháp hạn chế nợ phải thu khách hàng: việc tìm các biện pháp hạn chế nợ phải thu có ỹ nghĩa rất quan trọng đối với DN khi ma số nợ phải thu có xu hướng tăng lên Một trong những biện pháp hữu hiệu giúp DN giải quyết được vấn đề này là sử dụng chính sách tín dụng thương mại theo hướng thắt chặt tiêu chuẩn tín dụng, rút ngắn thời hạn bán chịu tăng cường chiết khấu tiền mặt để thúc đẩy quá trình thu nợ và xây dựng chính sách thu tiền hợp lý.
- DN cần mở thêm các cửa hàng giới thiệu sản phẩm ở nhiều tỉnh thành của cả nước.
- Thực hiện phân loại nợ phải thu theo các khoản nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
