Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức: Áp dụng công cụ quản lý chất lượng 5S tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Domesco

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức: Áp dụng công cụ quản lý chất lượng 5S tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Domesco

Viện Đào Tạo Sau Đại Học

TP.HCM, tháng 04/2014

DANH SÁCH NHÓM THỰC HIỆN

1 LÊ TUẤN ANH

2 LÊ THỊ NGỌC BÍCH

3 NGUYỄN HỮU KHANH

4 NGUYỄN DUY NAM

5 ĐỖ NGỌC HIỀN PHI

6 NGUYỄN THỊ THỦY

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN 4

1.1 Lý do chọn đề tài 4

1.2 Mục tiêu 4

1.3 Phương pháp 4

1.4 Phạm vi nghiên cứu 5

1.5 Đối tượng nghiên cứu 5

CHƯƠNG 2 MÔ HÌNH CHẨN ĐOÁN 6

2.1 Định nghĩa 5S 6

2.2 Mục tiêu và tác dụng của 5S 7

2.2.1 Mục tiêu 7

2.2.2 Tác dụng 7

2.3 Nội dung của 5S 7

2.3.1 Seiri - Sàng Lọc 7

2.3.2 Seiton - Sắp xếp 8

2.3.3 Seiso - Sạch sẽ 8

2.3.4 Seiketsu - Săn sóc 8

2.3.5 Shiketsu - Sẵn sàng 8

CHƯƠNG 3.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XNK Y TẾ DOMESCO 9

3.1 Giới thiệu 9

3.2 Mặt hàng kinh doanh 9

3.3 Định hướng của tổ chức 10

3.4 Sơ đồ tổ chức tại Công ty CP XNK Y Tế Domesco 11

CHƯƠNG 4 CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC 12

CHƯƠNG 5 GIẢI PHÁP 18

CHƯƠNG 6 QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI 27

6.1 Động lực thay đổi 27

6.2 Nhân tố kháng cự sự thay đổi 27

6.3 Giải pháp 28

KẾT LUẬN 30

TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN

1.1 Lý do chọn đề tài

Công cụ quản lý chất lượng 5S là một phương pháp do các tổ chức Nhật xây dựng và rất được ưa chuộng 5S là một phương pháp đơn giản để có thể huy động con người, nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả Phương pháp này có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức trong bất kì lĩnh vực nào

Hiện nay, chưa nhiều công ty Việt Nam áp dụng công cụ này để cải tiến môi trường làm việc, nâng cao chất lượng và đã đem lại những hiệu quả rất rõ nét Trong đó, Công ty CP XNK Y

Tế Domesco là một thương hiệu mạnh trong lĩnh vực y tế trong và ngoài nước Công ty có nhiều khu vực sản xuất và văn phòng, thường xuyên tiếp xúc với khách hàng và đối tác Hiện nay, tại công ty chưa áp dụng công cụ này Do đó, để có một hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng cũng như tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh sản xuất, nhóm OD đề xuất cần áp dụng công cụ 5S cải thiện môi trường làm việc, nâng cao chất lượng môi trường công việc của chính nhân viên và nâng cao hiệu quả hoạt động

Trên cơ sở đó, đề tài: “ Áp dụng công cụ quản lý chất lượng 5S tại công ty CP XNK Y Tế Domesco ” do nhóm 3 – Đêm 2 – Ngành Quản trị kinh doanh- Viện Đào Tạo Sau Đại Học trường ĐH Kinh Tế Tp.HCM thực hiện, hi vọng đem lại cái nhìn tổng quan cho các cấp lãnh đạo

và các nhân sự liên quan

Xin chân thành cám ơn Tiến sĩ Trương Thị Lan Anh và các học viên cùng lớp đã góp ý cho nhóm trong quá trình thực hiện đề tài

1.2 Mục tiêu

• Chẩn đoán môi trường làm việc hiện tại của công ty

• Đề ra giải pháp thực hiện 5S tại đơn vị

1.3 Phương pháp

Do nguồn lực và thời gian có hạn nên nhóm chỉ thực hiện bằng phương pháp quan sát và

so sánh Việc quan sát được thực hiện tại chính các đơn vị của công ty và các công ty đã thực

1.4 Phạm vi nghiên cứu

Nhóm thực hiện tại Khu vực Khối văn phòng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Domesco tại Tp.HCM

1.5 Đối tượng nghiên cứu

Môi trường làm việc của nhân viên khối văn phòng công ty CP XNK Y Tế Domesco tại Tp.HCM

CHƯƠNG 2 MÔ HÌNH CHẨN ĐOÁN

Nhóm sử dụng mô hình 5S làm cơ sở để chẩn đoán thực trạng tại công ty

2.1 Định nghĩa 5S

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn

5S là chữ cái đầu của các từ:

“SẴN SÀNG”

“SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”

2.2 Mục tiêu và tác dụng của 5S

2.2.1 Mục tiêu

- Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc

- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế

- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến

- Giảm thời gian tìm kiếm tại nơi làm việc (Hướng tới thời gian tìm kiếm bằng 0)

- Quản lý bằng mắt (phát hiện nhanh chóng điểm bất thường và thực hiện cải tiến)

2.2.2 Tác dụng

- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn

- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến

- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn

- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn

- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình

2.3 Nội dung của 5S

2.3.1 Seiri - Sàng Lọc

Là nhận biết, phân loại và loại bỏ những vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu không cần thiết

ra khỏi nơi làm việc nhằm tạo một không gian làm việc hữu dụng và hiệu quả

Mô hình thực hiện Seiri – Sàng lọc:

2.3.2 Seiton - Sắp xếp

Là sắp xếp những vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu cần thiết theo trật tự thích hợp sao cho

dễ dàng tìm thấy và truy lục một cách nhanh chóng

CHƯƠNG 3.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XNK Y TẾ DOMESCO

3.1 Giới thiệu

Tên viết tắt : Domesco

Tên tiếng Anh: Domesco Medical Import Export Joint Stock Corporation

Trụ sở chính: Số 66 - Quốc lộ 30 - P Mỹ Phú - Tp Cao Lãnh -Tỉnh Đồng Tháp - Việt Nam

liệu, phụ liệu dùng làm thuốc cho người, hoá chất xét nghiệm, vắcxin, sinh phẩm dùng cho người, động vật và thực vật

Thương hiệu DOMESCO được thành lập vào ngày 19/5/1989 Qua nhiều năm xây dựng và phát triển DOMESCO đã tạo dựng và khẳng định được vị thế của mình trên thị trường trong nước và quốc tế về lĩnh vực Dược phẩm và Thực phẩm chức năng

Hiện nay, hệ thống phân phối DOMESCO rải đều khắp cả nước với 11 chi nhánh và hơn 13.000 đại lý; có quan hệ mua bán với hầu hết các Doanh nghiệp Dược trong nước và hơn 18 hãng Dược phẩm nước ngoài; xuất khẩu gần 100 mặt hàng cho 25 thị trường các nước thuộc Châu Á, Châu Phi và Châu Mỹ La Tinh

3.2 Mặt hàng kinh doanh

Với sản phẩm gồm nhiều chủng loại đa dạng như: Viên nang, Viên nang mềm, Viên nén, Viên nén bao phim, Viên nén bao phim tan trong ruột, Viên nén bao đường, Viên sủi, Thuốc gói, Thuốc bột sủi, Thuốc viên nén phóng thích kéo dài, được DOMESCO quan tâm đầu tư, nghiên cứu và phát triển từ nguồn dược liệu sẵn có trong nước, mang đến cho người tiêu dùng những sản phẩm an toàn và hiệu quả nhất

Nhiều mặt hàng sản xuất của Công ty đã được Bộ Y tế cấp giấy chứng nhận tương đương sinh học so với thuốc gốc, có sức cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường và nhiều sản phẩm có thể thay thế được hàng ngoại nhập nổi bật là nhóm sản phẩm về Huyết áp , Tim mạch, Đái tháo đường,

3.3 Định hướng của tổ chức

Công ty Domesco mong muốn trở thành một trong những thương hiệu hàng đầu khu vực

và thế giới với:

Sứ mệnh: Chăm sóc và nâng cao chất lượng cuộc sống cộng đồng

Tầm nhìn: Trở thành tập đoàn uy tín, vững mạnh trong khu vực và thế giới về cung cấp

3.4 Sơ đồ tổ chức tại Công ty CP XNK Y Tế Domesco

Hiện nay, công ty có khoảng 1300 nhân viên, được chia thành hai khối làm việc:

- Khối văn phòng: khối Kinh doanh, khối quản lý và phát triển nguồn lực, khối Tài chính –

kế toán

- Khối sản xuất: khối công nghiệp Khối này gồm xưởng sản xuất, chủ yếu ở tỉnh Đồng Tháp

Dưới đây là những hình ảnh được ghi nhận tại các phòng ban:

+ Khu vực làm việc chưa được sàng lọc: phân loại những vật dụng không sử dụng và phân loại tủ hồ sơ giữa các cá nhân

+ Khu vực làm việc chƣa đƣợc sắp xếp: Tủ hồ sơ không đƣợc sắp xếp theo danh mục, hồ

sơ tài liệu chƣa đƣợc sắp xếp một cách dễ nhận biết, tìm kiếm, vật dụng sinh hoạt chƣa

đƣợc để đúng chỗ…

Theo nhóm OD, nguyên nhân để xảy ra tình trạng này:

- Ban lãnh đạo chưa nhận thức được tầm quan trọng của 5S

- Nhân viên chưa được hướng dẫn thực hiện, chưa xây dựng ý thức

Nhóm OD dự đoán những lãng phí có thể xảy ra:

+ Lãng phí do tìm kiếm: Không có sẵn số liệu để ra quyết định, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh

+ Lãng phí do thao tác thừa: In ra báo cáo nhưng không ai xem

+ Lãng phí về không gian: tủ, chỗ cá nhân, kho…

+ Lãng phí về thời gian: Chờ đợi thủ tục hành chính

+ Lãng phí do phải kiểm tra nhiều lần: Thiếu minh bạch, không tin tưởng nên phải kiểm tra đi,

kiểm tra lại

ngày

Lương trung bình:

7.000.000 đồng/ 22 ngày/ tháng/ nhân viên, nên chi phí lương: 561 đồng/phút/ nhân viên,

2 lần tìm làm tốn 3.366 đ/ nhân viên./ ngày

Chi phí do lãng phí tìm kiếm = 3.366 x

3 x 2 x 22x12

= 5.331.744 đồng

Mỗi tháng đơn vị in báo cáo:

thông báo, công văn, báo cáo doanh số… để nhân viên xem, đơn vị mất chi phí mực

in, giấy, khấu hao công cụ:

Chi phí lãng phí = 100.000

x 12 = 1.200.000 đồng Lãng phí

hồ sơ phải tìm kiếm

Phát sinh chi phí tìm kiếm như trên

ảnh hưởng đến cảm nhận của khách hàng

kiểm tra đi,

kiểm tra lại

Trên đây là bảng ƣớc tính các loại chi phí ẩn do chƣa thực hiện 5S tại các phòng ban Tổng chi phí ẩn này khoảng 11.863.488 đồng/năm/ phòng ban

Hiện tại, Công ty có 2 cửa hàng, 1 văn phòng đại diện, một văn phòng thuộc chi nhánh và một kho tại khu vực TpHCM Nhƣ vậy, tổng chi phí lãng phí của công ty ƣớc tính khoảng

11.863.488 x 5 = 59.317.440 đồng

Chính những vấn đề đã nêu trên mà chúng ta cần phải áp dụng một kỹ thuật quản lý phù hợp Với nội dung dễ hiểu, thiết thực thì kỹ thuật 5S là kỹ thuật rất phù hợp để dụng tại đơn vị

 Giảm thiểu các chi phí ẩn đã tính ở trên

- Mục tiêu dài hạn: Kế hoạch 5S được triển khai nhằm mục đích chính là xây dựng ý thức cải

tiến cho mọi người, cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu những chi phí không cần thiết, góp phần đảm bảo về an toàn môi trường làm việc và vệ sinh môi trường Từ đó, nâng cao

năng suất của doanh nghiệp Ngoài ra, Công ty tiến tới thực hiện 5S tại cả khối Công nghiệp

Nhóm OD kiến nghị các bước thực hiện 5S như sau:

Kế hoạch qui trình thực hiện 5S

 Bước 1: Chuẩn bị thực hiện tại khối văn phòng

 Nhóm OD giới thiệu về 5S để ban lãnh đạo hiểu rõ triết lý và lợi ích của 5S

 Nhóm OD tổ chức các buổi để Ban lãnh đạo thăm quan các mô hình thực hành tốt 5S tại các công ty khác

 Cam kết quyết tâm thực hiện 5S

 Thành lập nhóm công tác 5S

 Bổ nhiệm cán bộ phụ trách chương trình 5S tại đơn vị

 Các cán bộ quan sát môi trường làm việc tại đơn vị để xây dựng kế hoạch thực hiện đặc thù

 Bước 2: Thông báo chính thức của ban lãnh đạo

- Giám đốc công ty thông báo về việc triển khai thực hiện 5S tại tổ chức

- Ban lãnh đạo giải thích rõ mục tiêu của chương trình 5S cho tất cả cán bộ, nhân viên

- Thiết lập và công bố sơ đồ phân công 5S tại từng khu vực

 Bước 3: Đào tạo 5S

- Ban lãnh đạo cử các cán bộ chủ chốt tại các tổ chức thăm quan các mô hình thực hành tố 5S tại các công ty khác, rút kinh nghiệm để phù hợp với đơn vị mình

- Đào tạo cho các cán bộ tham gia điều phối chương trình 5S Việc đào tạo này phải được thực hiện nghiêm ngặt, đúng chuẩn đảm bảo rằng tất cả mọi cán bộ tham gia điều phối đều nắm vững về 5S nhằm triển khai lại cho tất cả nhân viên

- Đào tạo các quy định về 5S cho tất cả cán bộ, công nhân viên trong tổ chức Các quy định này có thể truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp, buổi học ngoại khóa,…

Một số hình ảnh có thể sử dụng trong các buổi đào tạo:

 Hình ảnh về sàng lọc: loại bỏ những vật dụng không cần thiết:

 Hình ảnh sắp xếp:

 Hình ảnh sắp xếp, lưu trữ hồ sơ:

Hình ảnh sạch sẽ:

Đào tạo cán bộ 5S cần hiểu rõ 2 nội dung sau cùng cần đƣợc chú trọng để mỗi nhân viên đều tự giác ý thức:

 S4 – Săn sóc:

- Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật

- Đánh giá chéo giữa các đơn vị :

 Bước 4: tuyên truyền song song với triển khai thực hiện:

- Các cán bộ đã được đào tạo sẽ được đưa về đơn vị hướng dẫn thực hiện trong vòng 2 tuần

làm việc

- Sau đó, báo cáo các khó khăn cho ban dự án OD

- Sửa chữa và tiếp tục thực hiện đi kèm việc đánh giá

- Công tác tuyên truyền thông qua các khẩu hiệu, bảng tin, hình ảnh ấn tượng ở trong công

ty:

( Nguồn hình ảnh: Website của Trung tâm năng suất Việt Nam: www.vpc.org.vn)

Công tác tuyên truyền cũng như đào tạo cần làm cho nhân viên và toàn thể cán bộ 5S hiểu rõ: “ 5S là công tác cần thực hiện từ dưới lên”

 Bước 5: Đánh giá thực hiện 5S

 Do một bộ phận chất lượng đảm nhận,

 Thực hiện định kỳ hàng tuần thông qua bảng đánh giá với khung điểm từ 0-5đ/ tiêu chí Tối đa 100đ

 Định kỳ hàng tháng nhân viên này gửi báo cáo về bộ phận quản lý dự án 5S

 Bộ phận quản lý dự án sẽ định kỳ kiểm tra ngẫu nhiên các phòng/ban trong khối văn phòng

 Bước 6: Kiến nghị nhân sự thực hiện

- Đội OD nên là chính những người trong tổ chức hoặc có thể có thêm nhân sự tư vấn từ bên ngoài

- Đội OD đề đạt thành lập Ban quản lý dự án gồm 5 người

- Cấu trúc nhân sự: Đội OD dự án 5S gồm 5 - 10 người

 Trưởng ban (1): nếu có thể là giám đốc thì càng tốt

 Phó ban ( 1 )

 Các thành viên: những thành viên tích cực, có tầm ảnh hưởng lớn ( trưởng phòng, công đoàn, cán bộ Đoàn Thanh Niên… )

CHƯƠNG 6 QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI

6.1 Động lực thay đổi

 Động lực từ lợi ích 5S mang đến cá nhân:

Làm cho nơi làm việc của bạn thoải mái hơn

Đem lại hiệu quả hơn cho công việc

Cải tiến sự an toàn

Cải tiến chất lượng công việc

 Động lực từ lợi ích 5S mang đến cho Công ty:

Nâng cao tính sáng tạo của mọi người

Cải tiến thông tin liên lạc giữa mọi người với nhau

Cải tiến mối quan hệ giữa mọi người với nhau

Nâng cao tinh thần làm việc nhóm giữa mọi người

Đem lại sức sống cho mọi người

6.2 Nhân tố kháng cự sự thay đổi

 Đội OD dự đoán một vài cá nhân tại các bộ phận, phòng ban đang còn chống đối hoặc chần chừ do không muốn thay đổi như sau:

+ Cán bộ làm việc lâu năm

+ Cán bộ sắp nghỉ hưu

+ Những nhân viên làm những công việc đòi hỏi tính sáng tạo: Marketing, Kinh doanh…

 Ngoài ra, nhận thức về 5S của các nhân viên không đồng đều, và khó thay đổi những thói quen cũ của nhân viên Đây cũng chính là cơ hội cho các đối tượng kháng cự sự thay đổi tác động xấu làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện

 Đối với những cán bộ nòng cốt tại từng phòng ban thì: Khó khăn do phải tự tìm tòi để xây dựng các tài liệu hệ thống để định hướng quá trình thực hiện như: Quy trình đánh giá

5S; Tiêu chí thực hành tốt 5S; Tiêu chuẩn loại bỏ những đồ vật không cần thiết trên cơ sở phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp

có điểm cao sẽ được áp dụng ngay

 Thực hiện các ngày Môi trường có sự tham gia của tất cả các cán bộ cấp cao nhất của công ty

 Cài màn hình chờ của toàn bộ máy tính tại khối văn phòng là các hình ảnh tuyên truyền 5S

 Chiếu clip tuyên truyền 5S tại các buổi họp hoặc các tivi tại các khu vực như thang máy…

 Tổ chức thi đua giữa các phòng ban, giữa các cá nhân trong một thời gian nhất định

 Chụp hình tuyên dương, thưởng nóng các cá nhân, phòng ban thực hiện tốt 5S

 Tiếp tục thực hiện đào tạo và tuyên truyền về lợi ích của 5S đến mọi nhân viên

 Những thành phần chống đối là những cá nhân có thâm niên làm việc và tuổi tác khá cao trong đơn vị nên tiếng nói của họ có tầm ảnh hưởng khá lớn đến các nhân viên nên đội OD sẽ thực hiện các đợt phỏng vấn nhân viên – đặc biệt là những thành phần chống đối Một số câu hỏi dưới đây có thể được sử dụng:

- Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có hỗ trợ cho chương trình 5S hay không?

- Mọi người có tự hào về nơi làm việc của mình hay không ?

- Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?