Do tinh thần của 5S là thực hiện “ từ dƣới lên” do mỗi cá nhân có ý thức chứ không đợi cấp trên yêu cầu, và trƣớc những kháng cự trên, Đội OD đề xuất:
Tổ chức các cuộc thi đua giữa các phòng ban về kiến thức 5S và đề xuất các giải pháp thực hiện thành công. Những giải pháp sẽ do chính nhân viên chấm điểm và ý tƣởng nào có điểm cao sẽ đƣợc áp dụng ngay.
Thực hiện các ngày Môi trƣờng có sự tham gia của tất cả các cán bộ cấp cao nhất của công ty.
Cài màn hình chờ của toàn bộ máy tính tại khối văn phòng là các hình ảnh tuyên truyền 5S
Chiếu clip tuyên truyền 5S tại các buổi họp hoặc các tivi tại các khu vực nhƣ thang máy…
Tổ chức thi đua giữa các phòng ban, giữa các cá nhân trong một thời gian nhất định.
Chụp hình tuyên dƣơng, thƣởng nóng các cá nhân, phòng ban thực hiện tốt 5S.
Tiếp tục thực hiện đào tạo và tuyên truyền về lợi ích của 5S đến mọi nhân viên.
Những thành phần chống đối là những cá nhân có thâm niên làm việc và tuổi tác khá cao trong đơn vị nên tiếng nói của họ có tầm ảnh hƣởng khá lớn đến các nhân viên nên đội OD sẽ thực hiện các đợt phỏng vấn nhân viên – đặc biệt là những thành phần chống đối. Một số câu hỏi dƣới đây có thể đƣợc sử dụng:
- Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có hỗ trợ cho chƣơng trình 5S hay không?
- Mọi ngƣời có tự hào về nơi làm việc của mình hay không ? - Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?
Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 29 - Máy móc và thiết bị có đƣợc vệ sinh và bảo dƣỡng không? có đƣợc sắp xếp hợp lý để dễ tìm và dễ lấy hay không? có đƣợc đặt ở nơi thuận tiện cho ngƣời sử dụng không? - Các hồ sơ có đƣợc lƣu giữ để dễ truy tìm không?
- Mọi ngƣời có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?
- Mọi ngƣời có ý thức về việc tạo và giữ gìn hình ảnh tốt đẹp của công ty/tổ chức của mình không?
Những nhân viên này có tầm ảnh hƣởng lớn nên họ sẽ thay đổi khi cảm thấy ý kiến của mình đƣợc coi trọng và họ sẽ thấy cần phải thay đổi để bắt kịp với tổ chức.
Tóm lại, việc quản trị sự thay đổi cần thực hiện ngay từ ban đầu, trƣớc tất cả các bƣớc thực hiện đƣợc đề xuất ở trên.
Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 30
KẾT LUẬN
Công ty CP XNK Y Tế Domesc là công ty có uy tín trong ngành dƣợc phẩm Việt Nam. Qua quá trình chẩn đoán quan sát, Đội OD đã nhận thấy những mặt chƣa tốt của môi trƣờng làm việc, bộc lộ hình ảnh chƣa chuyên nghiệp làm năng suất làm việc chƣa cao tại các bộ phận thuộc khối văn phòng. Do đó, đội OD đề xuất thực hiện công cụ 5S – là một công cụ quản lý chất lƣợng dễ làm, dễ thực hiện tại Khối văn phòng của công ty.
Tuy nhiên, chƣơng trình 5S không thể thành công nếu không có sự đồng lòng của toàn bộ nhân viên Khối Văn phòng cũng nhƣ sự quyết tâm của Ban lãnh đạo. Chƣơng trình thực hiện cần đƣợc thƣờng xuyên chỉnh sửa, cập nhật và linh động để phù hợp với tình hình kinh doanh của các phòng ban.
Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 31
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tạ Thị Kiều An và các tác giả (2010), Quản trị chất lượng, NXB Thống kê, TP.HCM 2. Website của Trung tâm năng suất Việt Nam: www.vpc.org.vn