TIỂU LUẬN CÁ NHÂN MÔN THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU Y TẾ DOMESCONhóm OD thực hiện dự án tại Công ty XNK Domesco – công ty có tiền thân là công ty nhà nước, gần đây mới cổ phần hóa. Thương hiệu DOMESCO được thành lập vào ngày 1951989. Qua nhiểu năm xây dựng và phát triển DOMESCO đã tạo dựng và khẳng định được vị thế củamình trên thị trường trong nước và quốc tế vê ̀ lĩnh vực Dược phâ ̉ m và Thực phẩm chức năng .
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH Viện Đào Tạo Sau Đại Học TIỂU LUẬN CÁ NHÂN MÔN THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC Đề tài: ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU Y TẾ DOMESCO HỌC VIÊN : Lê Tuấn Anh LỚP : Đêm 2 - Khóa 22 GIẢNG VIÊN: TS. Trương Thị Lan Anh GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Lê Tuấn Anh 2 1. MÔ TẢ TÌNH HUỐNG Nhóm OD thực hiện dự án tại Công ty XNK Domesco – công ty có tiền thân là công ty nhà nước, gần đây mới cổ phần hóa. Thương hiệu DOMESCO được thành lập vào ngày 19/5/1989. Qua nhiều năm xây dựng và phát triển DOMESCO đã tạo dựng và khẳng định được vị thế của mình trên thị trường trong nước và quốc tế về lĩnh vực Dược phâ ̉ m và Thực phâ ̉ m chức năng. Trụ sở chính: Số 66 - Quốc lộ 30 - P. Mỹ Phú - Tp. Cao Lãnh -Tỉnh Đồng Tháp - Việt Nam DOMESCO là doanh nghiê ̣ p chuyên sản xuất , kinh doanh, xuất nhập khẩu thuốc, nguyên liệu, phụ liệu dùng làm thuốc cho người, hoá chất xét nghiệm, vắcxin, sinh phẩm dùng cho người Hiện nay, hệ thống phân phối DOMESCO rải đều khắp cả nước với 11 chi nhánh và hơn 13.000 đại lý; có quan hệ mua bán với hầu hết các Doanh nghiệp Dược trong nước và hơn 18 hãng Dược phẩm nước ngoài; xuất khẩu gần 100 mặt hàng cho 25 thị trường các nước thuộc Châu Á, Châu Phi và Châu Mỹ La Tinh Trong những đợt thăm quan khối văn phòng, nhóm nhận thấy môi trường làm việc ở công ty chưa đồng nhất, nhân viên còn tùy tiện trong việc sắp xếp tài liệu, đồ đạc – khi đóng vai là những khách hàng, nhóm nhận thấy không thích thú với môi trường làm việc chưa chuyên nghiệp này. Theo những quan sát của nhóm tại các công ty về sản xuất, nhờ áp dụng 5S, công ty đã đạt hiệu quả cao trong việc tận dụng không gian, tiết kiệm chi phí, thời gian, môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân viên thân thiện, ý thức cao trong việc giữ gìn không gian làm việc. Qua đó, nhóm nhận thấy công cụ 5S là một phương cách dễ làm,dễ thực hiện nhất. Do đó, theo nhóm OD, Công ty Domesco cần phải áp dụng 5S để có một môi trường làm việc sạch và nhiễm khuẩn để có thể đảm bảo chất lượng như cam kết với khách hàng. Tuy nhiên, với điều kiện hạn chế, nhóm chỉ mới thực hiện chẩn đoán tại Khối văn phòng. GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Lê Tuấn Anh 3 2. CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC Nhóm đã thực hiện bằng phương pháp quan sát, chụp hình một cách ngẫu nhiên tại tất cả các phòng ban ở khối văn phòng. Những hình ảnh đã được nhóm báo cáo phân tích trong bài tập nhóm. Tuy nhiên, theo cá nhân tôi nhận thấy, mỗi một hành động tùy tiện của nhân viên như trên không chỉ vi phạm một yếu tố là sắp xếp, sàng lọc hay sạch sẽ mà thực tế còn phảm phải cả ba quy định và chính những hành động tùy tiện này làm ảnh hưởng đến nhận thức của nhân viên. Ví dụ: Một hành động như đầu CPU bụi bẩn: ko chỉ làm môi trường không sạch sẽ mà còn thể hiện là phòng ban đó không có hành động sàng lọc dụng cụ không dùng tới và sắp xếp đúng vị trí của nó. Dần dần, nhân viên quen với việc sắp xếp đồ đạc, công cụ làm việc bừa bãi nên ý thức của họ xuống thấp. Do đó,không chỉ quan sát, nhóm cần phải phỏng vấn những đối tượng nhân viên để đánh giá mức độ nhận thức của họ về môi trường làm việc và thái độ của đồng nghiệp xung quanh, Nhờ đó, nhóm OD sẽ có cái nhìn tổng quan hơn để đánh giá và có kế hoạch hành động phù hợp để thay đổi từ ý thức đến hành động của nhân viên công ty Domesco. 3. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN Nhóm đề xuất áp dụng công cụ 5S tại công ty Domesco là phù hợp. Trình tự các bước đã được nhóm đề xuất. - Ban lãnh đạo tuyên bố thực hiện áp dụng 5S tại Khối văn phòng. - Thành lập đội tiên phong thực hiện 5S: thành phần của Đội nên là những cán bộ Đoàn Thanh Niên, và đặc biệt là những thành viên đã tham gia một cách tích cực trong các cuộc thảo luận nhóm ở trên. GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Lê Tuấn Anh 4 - Đào tạo kiến thức 5S. - Áp dụng 5S tại các phòng ban. - Thực hiện đánh giá - Thực hiện liên tục các hoạt động tuyên truyền, khen thưởng nhằm làm cho tư tưởng 5S đi vào tiềm thức, hình thành ý thức tự giác cho nhân viên. Tuy nhiên, theo cá nhân tôi, trong các công tác trên, việc tuyên truyền cần được quan tâm. Việc này có thể thực hiện bằng nhiều cách: - Hình ảnh, khẩu hiện, pano, áp phích cổ động. - Tổ chức các đợt thi tuyên truyền viên giỏi. - Các hình thức như bảng 5S của các phòng ban ghi nhận lại quá trình thực hiện. - Hoặc có thể phát động phong trào “ sáng tạo clip 5S” và lập một webiste, facebook chung để tất cả nhân viên có thể xem và học hỏi. Trên tinh thần, 5S thực hiện từ dưới lên, các hoạt động tuyên truyền càng khơi dậy được tính chủ động của nhân viên càng đem lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó, theo tôi, công ty cần quan tâm đến các biện pháp kích thích nhân viên thay đổi ý thức, thực hiện hành động 5S một cách tự giác. Nhìn chung, biện pháp này có thể phân làm 2 nhóm chính: kích thích bằng vật chất và kích thích bằng tinh thần. Cụ thể kích thích vật chất là một động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làm việc nhiệt tình, có trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu quả công tác, đóng góp nhiều cho sự thành công cho việc thực hiện 5S tại tổ chức. Lợi ích vật chất là một cách nhanh chóng, kịp thời và thực tế đối với một bộ phận nhân viên. Tuy nhiên các kích thích về tinh thần cũng có vai trò rất lớn, đôi khi thay thế các kích thích vật chất, nhằm thoả mãn các nhu cầu và động cơ ngày càng cao của nhân viên. Công ty nên áp dụng một số chương trình kích thích tinh thần nhằm nâng cao ý thức của nhân viên. GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Lê Tuấn Anh 5 - Bằng khen dành cho các cá nhân thể hiện nhiệt tình, xuất sắc trong việc thực hiện 5S tại đơn vị. - Ghi nhận các phòng ban có ý thức tốt, chủ động và được đánh giá điểm cao trong các đợt kiểm tra. - Cộng điểm thi đua cho các phòng ban và các cá nhân vào mỗi đợt hàng quý, hàng năm. Tóm lại, công tác tuyên truyền cần được thực hiện một cách liên tục: trước, trong và cả sau khi thực hiện 5S, công cụ càng đa dạng càng tốt. 4. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI Chính những mục tiêu, tác dụng là động lực cho sự thay đổi. Tuy nhiên, trong tổ chức vẫn còn tồn tại một số cá nhân kháng cự thay đổi: + Cán bộ làm việc lâu năm + Cán bộ sắp nghỉ hưu + Những nhân viên làm những công việc đòi hỏi tính sáng tạo: Marketing, Kinh doanh… Những đề xuất về quản trị sự thay đổi đã được nhóm đề xuất trong bài báo cáo nhóm, nhưng theo cá nhân tôi, trong quá trình thực hiện 5S, nhóm OD cần thường xuyên chấm đột xuất và khảo sát, phỏng vấn các đối tượng trên để nắm bắt tư tưởng, nguyện vọng của họ. Đặc biệt, tìm kiếm những nhân tố mới trong các bộ phận kháng cự để đưa thêm vào Đội tiên phong. Như thế, họ sẽ cảm thấy được thừa nhận và nâng cao ý thức đóng góp cho tổ chức mag không còn chống đối. Ngoài ra, đối với những bộ phận đòi hỏi tính sáng tạo cao, cần thiết kế một chương trình hành động 5S riêng, phù hợp với đặc thù công việc mà tính hiệu quả lại cao hơn. . DOMESCO HỌC VIÊN : Lê Tuấn Anh LỚP : Đêm 2 - Khóa 22 GIẢNG VIÊN: TS. Trương Thị Lan Anh GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Lê Tuấn Anh 2 1. MÔ TẢ TÌNH HUỐNG Nhóm. phâ ̉ m chức năng. Trụ sở chính: Số 66 - Quốc lộ 30 - P. Mỹ Phú - Tp. Cao Lãnh -Tỉnh Đồng Tháp - Việt Nam DOMESCO là doanh nghiê ̣ p chuyên sản xuất , kinh doanh, xuất nhập khẩu thuốc, nguyên liệu,. nhóm ở trên. GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Lê Tuấn Anh 4 - Đào tạo kiến thức 5S. - Áp dụng 5S tại các phòng ban. - Thực hiện đánh giá - Thực hiện liên tục các hoạt động tuyên