Áp dụng 5S tại phòng kế toán của Công ty TNHH Hoà Bình

Áp dụng 5S tại phòng kế toán của Công ty TNHH Hoà Bình

LỜI MỞ ĐẦU

Đường lối đổi mới và mở cửa, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế của Đảng

và Nhà nước đã đưa lại những thành tựu đầy ấn tượng trong phát triển kinh tế, làmthay đổi hình ảnh của Việt Nam trên trường quốc tế Trong những năm vừa qua ViệtNam đã có những bước đột phá trong phát triển kinh tế như việc mở rộng quan hệthương mại và đầu tư với EU và Nhật Bản, tham gia vào WTO…Việc hội nhập kinh

tế quốc tế đã mở ra cho các doanh nghiệp Việt Nam không ít cơ hội nhưng đồngthời cũng phải đối mặt với không ít thách thức bởi ở đó có “trăm người bán vạnngười mua”, phải cạnh tranh một cách gay gắt với các đối thủ khác

Ngày nay khái niệm chất lượng và quản lý chất lượng không còn xa lạ vớicác doanh nghiệp Việt Nam Muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường,mỗi doanh nghiệp phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũngnhư trong cách quản lý Tuy nhiên cho dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinhdoanh nào, đầu tư loại máy móc thiết bị hay công nghệ nào đi nữa thì con ngườivẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp Xuất phát từ triết lýcon người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S được áp dụngtại Nhật Bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng.5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho doanh nghiệp tạo điều kiện ápdụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng

Ở hầu hết các doanh nghiệp hộ hầu như chỉ chú ý đến kết quả cuối cùng Đốivới công tác đảm bảo môi trường, tạo lập môi trường thuận lợi cho công việc vẫn bịxem nhẹ Tình trạng vứt rác bừa bãi, khó khăn trong việc lưu giữ tài liệu, hồ sơ vẫndiễn ra thường xuyên Cho nên việc thực hiện và áp dụng một chương trình chấtlượng nhằm cải thiện môi trường làm việc, góp phần nâng cao hiệu quả công việc làđiều mà các công ty cần phải quan tâm Nó ảnh hưởng rất lớn tới tiến trình thựchiện công việc, chất lượng sản phẩm, tránh được những sai hỏng sản phẩm và gópphần vào sự phát triển của công ty Do vậy áp dụng 5S sẽ tạo nên một nơi làm việcsạch sẽ đem lại năng suất cao, hạ giá thành, đảm bảo giao hang đúng hẹn và an toàn

cho người lao động 5S được coi là cơ sở để cải tiến chất lượng liên tục và nâng caonăng suất lao động.

Vì những lợi ích mà 5S mang lại cùng với những thành công do sự áp dụng ởnhững công ty khác em đã xây dựng nghiên cứu tình huống để áp dụng chươngtrình 5S tạo phòng kế toán của công ty TNHH Hoà Bình Qua tìm hiểu tình hình

thực tế tại công ty nên em đã chọn đề tài: “Áp dụng 5S tại phòng kế toán của công ty TNHH Hoà Bình”

Do có sự hạn chế về trình độ và kinh nghiệm nên em mới chỉ đưa ra chươngtrình áp dụng 5S ở phòng kế toán Em hy vọng rằng sau thời gian nghiên cứu và họchỏi thêm em sẽ có thêm những kinh nghiệm để mở rộng việc áp dụng chương trình

ở các phòng ban khác và trong toàn bộ công ty

Kết cấu của chuyên đề bao gồm 4 chương:

- Chương 1: Khái quát về Công ty TNHH Hoà Bình

- Chương 2: Thực trạng về quản lý chất lượng tại phòng kế toán của công tyTNHH Hoà Bình

- Chương 3: Triển khai chương trình 5S tại phòng kế toán của Công tyTNHH Hoà Bình

- Chương 4: Một số ý kiến đề xuất khi triển khai chương trình 5S

Trong quá trình thực tập và viết chuyên đề tốt nghiệp em đã được sự giúp đỡtận tình của cô giáo Phạm Thị Hồng Vinh và mọi người trong công ty TNHH HoàBình để hoàn thành chuyên đề này

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY THNHH HOÀ BÌNH

1 GIỚI THIỆU CHUNG

1.1 Khái quát về công ty TNHH Hoà Bình

Công ty TNHH Hoà Bình là một doanh nghiệp của những thương binh nặng.Vào những năm đầu thập kỷ 80 của thế kỷ 20, cũng như bao người dân khác, nhữngthương binh nặng của Hà Nội gặp vô vàn khó khăn Nhưng với suy nghĩ “ Khôngchết ở chiến trường, quyết không chết ở đời thường” Với suy nghĩ ấy, năm 1981, 6thương binh hạng ¼ và một cựu chiến binh hợp nhau thành lập tổ hợp sản xuất nướcngọt có ga Nhưng sản phẩm sản xuất ra bị thiu sau một tuần và không bán được…Không nản chí, họ tiếp tục mở them dây truyền làm nước đá Bước đầu tìm ra nơitiêu thụ nhưng vẫn vô cùng chật vật Đến năm 1987, đổi tên thành Tổ hợp HoàBình với ước mong các thành viên sẽ được sống trong khung cảnh hoà bình để sảnxuất vàmọi khó khăn sẽ vơi bớt Từ đây công việc của họ cũng suôn sẻ hơn và mọisản phẩm làm ra đều tìm được nơi tiêu thụ

Năm 1989 Tổ hợp đổi tên thành Công ty TNHH Hoà Bình Nhũng ngày sau

đó, đầu tư them dây truyền sản xuất nút chai cho nhà máy Rượu Hà Nội, rồi trởthành doanh nghiệp đầu tiên sản xuất bia ở thủ đô, dần dần công ty Hoà Bình dẫđững vững trong nền kinh tế thị trường Mặc dù chất lượng chưa cao nhưng sảnphẩm làm ra đến đâu tiêu thụ hết đến đó, mỗi ngày Công ty bán ra hơn 30,000 lítbia tương đương với 2 cây vàng

Công ty TNHH Hoà Bình được thành lập theo giấy phép số 1632QĐ/UBngày 17/04/1993 do Thành phố Hà Nội cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Số điện thoại giao dịch: 048233449,

Fax: 8233449

Thông tin về công ty luôn được cập nhập trên Webside của Công ty là http:/www.hoabinhgroup.com

Tổng giám đốc: Nguyễn Hữu Đường

Các đơn vị thành viên của công ty

 Nhà máy bia số 2 tại dốc K80, đường Bưởi, Hà Nội có công suất 1 triệulít/năm

 Nhà máy bia Việt – Pháp tại số 202H, Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội có côngsuất 2 triệu lít/năm

 Công ty lien doanh rượu bia Việt – Phaps( Công ty TNHH Hoà Bình có sốvốn góp chiếm 80% tổng số vốn)

 Công ty TNHH Đường Man ( Trong đó Công ty TNHH Hoà Bình đónggóp 45% vốn điều lệ)

 Công ty cổ phần nhà nổi Hồ Tây

 Khách sạn Hoà Bình palace

 Công ty TNHH Somerset Hoà Bình

 Công ty TNHH sản xuất bao bì Hoà Bình

 Sản xuất, kinh doanh rượu, bia, nước giả khát

 Sản xuất, in bao bì nhựa, bao bì giấy, các sản phẩm nhựa

 Dịch vụ thương mại: Kinh doanh hang thủ công mỹ nghệ, đồ lưu niệm

 Kinh doanh dịch vụ ăn uống, nước giải khát

 Cho thuê văn phòng, căn hộ

 Sản xuất hàng may mặc xuất khẩu

 Kinh doanh máy móc, thiết bị, phụ tùng ngnàh xây dựng

 Mua bán kim khí điện máy

 Và nhiều ngành nghề kinh doanh khác…

2 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH

Công ty TNHH Hoà Bình tiền thân là một tổ hợp thương binh nặng HoàBình được thành lập năm 1987 Bằng Nỗ lực cảu mình công ty đã có những bướctiến vượt bậc như ngày nay

Đến năm 1989, thành lập nhà máy sản xuất bia hơi và sản xuất nước ngọt có

ga với công suất 500 nghìn lít/năm Sau thời gian này đất nước ta đang có nhiều sựthay đổi lớn về chính trị và đường lối kinh tế cho phù hợp với sự phát triển của nềnkinh tế thế giới Để khỏi bị loại ra khỏi sự phát triển như vũ bão của khoa học côngnghệ hiện đại trên thế giới, năm 1993, công ty đã mời giáo sư Julliard Claude - Chủtịch Viện nghiên cứu Malt và bia nước Cộng hoà Pháp làm cố vấn về kỹ thuật vàcông nghệ tiên tiến nhất phù hợp nhất với ngành sản xuất bia tại Việt Nam Đây cóthể coi là một khởi đầu mới cho sự phát triển của công ty

Sau khi đã học hỏi được kỹ thuật cũng như kiến thức kinh nghiệm của nướcbạn và một nguồn vốn khá vững chắc Nên đến năm 1995, công ty TNHH Hoà Bình

đã cùng với hang Elite Wines& Spirits thành lập lien doanh rượu VIệt – Pháp có ssốvốn đầu tư ban đầu hơn 3.5 triệu USD, trong đó Công ty TNHH Hoà Bình đóng góp80% tổng số vốn Từ đó đến nay hai bên đã hợp tác với nhau trong lĩnh vực rượubia và đã cho ra đời nhiều sản phẩm rượu bia có chất lượng hảo hạng, cạnh tranhđược với những sản phẩm trong và ngoài nước Hiện tại sản phẩm của công ty đãxuất khẩu sang một số nước trong khu vực

Năm 1998, công ty đã xây dựng thêm một nhà máy sản xuất bia hiện đại, tựđộng hoá hoàn toàn theo tiêu chuẩn Châu Âu với công suất 3 triệu lít/năm tại 202H,Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Đây là nhà máy bia đầu tiên do các chuyên gia và kỹ sưViệt Nam chế tạo Cũng trong năm 1998 Công ty được UBND Thành phố Hà Nội

đánh giá là một trong 20 doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả của thủ đô Sản phẩmbia của công ty đã đạt huy chương vàng tại hội chợ EXPO Việt Nam năm 2001.

Năm 2001, công ty đã tham gia góp vốn 5% trên tổng giá trị đầu tư dự ánxây dựng nhà máy sản xuất và lắp ráp động cơ, phụ tùng xe máy tại khu Côngnghiệp Điện Nam, Điện Ngọc tỉnh Quảng Nam Cũng trong năm 2001 Công ty đãlập dự án xây dựng nhà máy sản xuất nguyên liệu Malt làm bia đầu tiên tại ViệtNam và Đông Nam Á, sản xuất Malt – nguyên liệu để sản xuất bia Với số vốn đầu

tư hơn 300 tỷ đồng, nhà máy Đường Man được trang bị một dây truyền snả xuấtđồng bộ hiện đại và hoàn toàn tự động của hang Lausmann - Cộng hoà Liên BangĐức ( một trong những quốc gia hàng đầu thế giới về cung cấp thiết bị sản xuấtMalt) với công suất 40,000 tấn/năm do các chuyên gia hàng đầu của Đức về lĩnhvực sản xuất Malt chịu trách nhiệm vần hành, đào tạo chuyển giao công nghệ Đầutháng 5/2004 những tấn Malt sản xuất đầu tiên đã được xuất xưởng được cácchuyên gia trong và ngoài nước đành giá cao

Tin vào trình độ, năng lực và sự phát triển không ngừng của mình, các sảnphẩm của đơn vị ngày càng có uy tín và chỗ đứng trên thị trường Công ty đã nhậnthức được đầy đủ rằng không chỉ là chất lượng sản phẩm mà cả hệ thống quản lýchất lượng đầu năm 2001 Công ty đã đăng ký phát triển theo đúng tiêu chuẩn của

hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO Ngày 1/1/2001 Công tyđược tổ chức Global – Vương quốc Anh đánh giá cao về hệ thống quản lý chấtlượng và đựơc cấp chứng chỉ ISO 9001:2000

Từ năm 2001 tới nay Công ty TNHH Hoà Bình đã không ngừng phát triển vàtrở thành doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực sản xuất rượu, bia, xây dựng, kinhdoanh bất động sản… Sự tăng trưởng và phát triển ổn định của Công ty đã đónggóp quan trọng vào sự phát triển kinh tế của kinh tế thủ đô trong những năm qua,nộp ngân sách hàng trăm tỷ đồng và tạo công ăn việc làm cho hàng nghìn lao động

Không chỉ dừng lại ở việc chuyên kinh doanh sản xuất các loại rượu bia,nguyên liệu sản xuất bia công ty TNHH Hoà Bình còn mạnh dạn đầu tư tham giakinh doanh nhiều lĩnh vực khác Cụ thể:

Tháng 10 năm 2002 công ty đã lập dự án xây dựng nhà máy chế biến ĐươngMalt với công suất 50.000 tấn/năm tại khu công nghiệp Tiên Sơn Bắc Ninh (công tyTNHH Hoà Bình gop 45% vốn điều lệ) Chỉ sau 18 tháng khởi công xây dựng đếntháng 4/2004 nhà máy đã đi vào hoạt động Đây là nhà máy sản xuất chế biến Maltđầu tiên tại Việt Nam cung cấp nguyên liêu sản xuất bia cho nhiều doanh nghiệpsản xuất bia khác trong cả nuớc.

Tiếp sau đó đầu năm 2006 công ty đã xây dựng nhà máy chế biến Malt thứhai cũng với công suẫt 50000tan/năm tại khu công nghiệp Phú Mỹ tỉnh Bà (công tyTNHH Hoà Bình gop 45% vốn điều lệ) để đáp ứng nhu cầu cung cấp Malt trongnước Dự kiến năm nay nhà máy sẽ chính thức đi vào hoạt động

Bên cạnh việc mở rộng sản xuất xây dựng các nhà máy sản xuất malt công tyTNHH hoà bình còn mạnh dạn kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản hiệnnay công ty đang sở hữu khách sạn Hoà Bình 9 tầng tại phố Hàng Bè Hà Nội

Có thể nói từ tổ hợp 9 người ban đầu trải qua 20 năm xây dựng phát triển vàtrưởng thành đến nay công ty TNHH Hoà Bình đã thực sự trở thành một công typhát triển với quy mô lớn với các đơn vị thành viên như sau:

Nhà máy bia số 1 tại dốc K80 đường Bưởi HN có công suất 1 triệu lit/năm

Nhà máy bia Việt Pháp tại 202 phố Đội Cấn Ba Đình HN có công suất 2triêu lit/năm

Công ty liên doanh rượu bia Việt Pháp ( công ty TNHH Hoà Bình có sốvốn góp chiếm 80% vốn điều lệ)

Công ty TNHH Đường Malt ( Trong đó công ty TNHH Hoà Bình góp 45

% vốn điều lệ)

Khách sạn Hoà Bình

Tuy nhiên đến thời điểm hiện nay lĩnh vực kinh doanh chính của công ty chủyếu vẫn là hai nhà máy sản xuất bia tại Đội Cấn và nhà máy sản xuất Đường malttại Tiên Sơn Bắc Ninh

3 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH

Côny ty TNHH Hòa Bình là một công ty có hai thành viên trở lên Các thànhviên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác nhau của công

ty trong phạm vi số vốn đã cam kết đóng góp vào công ty

Để đảm bảo cho việc tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty, bọ máy quản lý tổ chức của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chứcnăng được khái quát theo sơ đồ như sau:

Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

Theo sơ đồ cơ cấu tổ chúc như trên:

- Đứng đầu công ty là giám đốc công ty là người có quyền cao nhất trongcông ty, vừa là đại diện cho nhà nước, vừa đại diện cho công nhân viên chức, cótrách nhiệm quản lý điều hành mọi hoạt động của công ty trên cơ sở chấp hành đúngđắn chủ trương, chính sách,chế độ của nhà nước, chịu trách nhiệm về kết quả sảnxuất kinh doanh của công ty

P.kinh doanh

Nhà máy bia số 1 Nhà máy bia

Việt Pháp

Nhà máy sản xuất malt

GIÁM ĐỐC

Phó Giám đốc

kỹ thuật

Phó giám đốc tài chính- kinh doanh

P.Bán hang &

Market ing

- Giúp việc cho giám đốc là ba phó giám đốc.

+ Phó giám đốc kỹ thuật : Chịu trách nhiệm với giám đốc về chỉ đạo kiểm tra

kỹ thuật, đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất Cụ thể là nghiên cứu quy trình kỹthuật, công nghệ, đảm bảo an toàn máy móc, giải quyết những khó khăn bất trắc về

kỹ thuật sản xuất Nghiên cứu các đề xuất về các vấn đề an toàn lao động, trang bị ,dụng cụ, bảo hộ lao động…thực hiện các biện pháp ngăn ngừa tai nạ lao động Trựctiếp chỉ đạo phòng KCS

+ Phó giám đốc tổ chức: Chịu trách nhiệm trong việc sử dụng và quản lý laođộng một cách hợp lý, tổ chức tốt đời sống tinh thần và vật chất cho cán bộ côngnhân viên

+ Phó giám đốc tài chính kinh doanh: Chịu trách nhiệm về toàn bộ việc lên

kế hoạch ssản xuất, tình hình cung ứng nguyên vật liệu, việc tiêu thụ sản phẩm,quản lý tình hình tài chính của công ty…

Các phòng ban chức năng này chịu sự điều hành trực tiếp của các PGD,ngoài việc thực hiện chức năng của mình còn phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhaunhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ nhau hoàn thành công việc được giao.Đơn cử hoạt động của một số phòng ban chính như sau

+ Phòng KCS: Có nhiệm vụ xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêuchuẩn chất lượng sản phẩm, quy cách từng mặt hàng Đồng thời còn phải nghiêncứu thiết kế các khuôn mẫu, bản vẽ, nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vàosản suất Ngoài ra còn phải kiểm tra chất lượng của thành phẩm trứơc khi nhập kho.Với phương trâm của chất lượng là phải làm đúng ngay từ đầu nên việc thườngxuyên kiểm tra, nâng cao, cải tiến chất lượng sản phẩm chất lượng quá trình là hoạtđộng không thể thiếu của phòng KCS

+ Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ quản lý và theo dõi tình hình tài chínhcủa công ty theo chính sách hiện hành , thực hiện hạch toán kế toán quá trình sản xuấtkinh doanh và tham mưu cho GD công ty về tình hình tài chính của công ty

+ Phòng kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanhtháng, quý , năm cho công ty đồng thời duy trì theo dõi sự thực hiện đó đảm bảocung ứng đầy đủ vật tư cho quá trình sản xuẫt kinh doanh, Tổ chức và làm tốt côngtác tiêu thụ và nghiên cứu thị trường tiêu thụ của công ty…

Trên đây là đơn cử hoạt động của một số phòng ban trong công ty

- Cuối cùng là ba nhà máy sản suất bia và malt của công ty bao gồm:

+ Nhà máy bia số 1 Đội Cấn

+ Nhà máy bia rượu Việt Pháp

+ Nhà máy sản xuất Đường Malt

Nhìn chung bộ máy quản lý của công ty tương đối gọn nhẹ, được phân côngnhiệm vụ rõ ràng và có sự uản lý chặt chẽ đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh màcông ty đặt ra

4 ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH

Đây là một công ty sản xuất kinh doanh nhiều loại sản phẩm Với một bề dàylịch sử và nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh, công ty đã có những hướng phát

triển để có thể theo kịp vơí tiến độ phát triển của nền kinh tế thị trường Hoạt độngtrong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau như sản xuất, thương mại, xuất nhậpkhẩu, kinh doanh bất động sản, văn phòng cho thuê, khách sạn, nhà hang,… Chonên các sản phẩm của công ty cũng vô cùng đa dạng và phong phú như sản phẩmbia La Force của Công ty TNHH Hoà Bình được các cơ quan tổ chức đánh giá cao

và nhận được nhiều phần thưởng cao quý, rượu vang VIN DE BORDEAUX …Hiện nay công ty đang đầu tue vào lĩnh vực kinh doanh bất động sản Đây là mộtlĩnh vực hiện đang rất nóng trên thị trường Việt Nam

* Khách hàng

Với đặc điểm kinh tề kỹ thuật riêng của sản phẩm bia công ty TNHH Hoà Bình

đẫ lựa chọn phương thức tiêu thụ là bán buôn trực tiếp và bán lẻ tại các cửa hàng

- Phương thức bán buôn trực tiếp được áp dụng với các đại lý hoặc cá nhânmua số lượng lớn hoặc mau nhiều lần nhưng không đủ tiêu chuẩn làm đại lý củacông ty như các hộ kinh doanh, siêu thị phương thức này chiếm tỷ trọng lớn tronghoạt động tiêu thụ tại công ty ( trên 95%) Theo phương thức này sau khi công ty

và các đại lý làm xong xá thủ tục pháp lý thì thành phẩm được giao trực tiếp chokhách hàng tại kho của công ty và được ghi nhận là tiêu thụ

- Phương thức bán lẻ được thực hiện tại các cửa hàng của công ty tại Hà Nộihoặc các của hàng của công ty khi tham gia hội chợ triển lãm… tuy chiểm tỷ trọngkhông lớn trên tổng doanh thu nhưng những cửa hàng này có vai trò quan trọngtrong việc gây dựng và củng cố uy tín của công ty đối với khách hàng

Bằng sự nỗ lực của mình hiện nay ngoài hệ thống các cửa hàng tại Hà Nộicông ty đã xây dựng được 02 chi nhánh và 20 cửa hàng tại thành phố Hồ Chí Minh,

TP Đà Nẵng và đại lý có mặt trong các tỉnh thành của cả nước

Đặc biệt riêng với sản phẩm malt công ty TNHH Hoà Binh đã tiến hành kýkết hợp đồng cung cấp malt cho các công ty sản xuất bia lớn cụ thể:

+ Khu vực Miền Bắc

 Công ty bia Việt Hà

 Công ty cổ phần bia Hà Nội- Hải Dương

 Công ty Bia Việt Pháp

+ Khu vực Miền Trung

 Công ty cổ phần bia Nghệ An

 Bia Huda Huế

+ Khu vực Miền Nam

 Tổng công ty NGK Sài Gòn

* Đối thủ cạnh tranh

Đối với sản phẩm bia của công ty TNHH Hoà Bình thì đối thủ cạnh tranh củacông ty chủ yếu là các công ty sản xuất bia trong nước Hiện nay đã có hơn 30 nhãnhiệu bia lon và bia chai có mặt tại thị trường Việt Nam kể cả các nhãn hiệu quốc tếđược sản xuất rong nước như : Carlsberg, Tiger, halida, Heineken…và một số nhãnhiệu khác Toàn cả nước có hơn 320 cơ sở sản xuất bia lớn nhỏ …Tuy nhiên mặc

dù cuộc chiến giành giật thị trường của các hãng bia ngày càng sôi động , lượng biasản xuất đã gia tăng đáng kể nhưng cơn khát của người tiêu dùng vẫn còn khá lớn.Đứng trước tình hình cạnh tranh như vậy sản phẩm bia La Force của công ty TNHHHoà Bình phải cạnh tranh mạnh mẽ với các sản phẩm bia của các công ty bia nổitiếng để có thể khẳng định được vị thế của mình trên thương trường

Tại Hà Nội - thị trường tiêu thụ bia khá lớn của công ty , với sản phẩm biahơi công ty phải cạnh tranh khá găy gắt với công ty có tên tuổi như bia Việt Hà, bia

Hà Nội, Bia Việt Pháp

Riêng với nguyên liệu sản xuất malt đối thủ cạnh tranh của công ty chủ yếu

là nguyên liệu malt nhập khẩu của các quốc gia xuất khẩu malt nổi tiếng như Đanmạch, Australia…tuy nhiên do đặc tính kinh tề kỹ thuật của sản phẩm malt sản xuấttại công ty phù hợp với đặc tính sản xuất bia tại các công ty sản xuất bia Việt Nam

do đó sản phẩm đã tạo dựng được uy tín mạnh mẽ trên thị trường là sản phẩm cókhả năng cạnh tranh cao

5 ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ

Công ty TNHH Hoà Bình là một trong những doanh nghiệp ở Việt Nam ápdụng những dây truyền công nghệ hiện đại và đã hoạt động có hiệu quả cao Đặc

điểm quy trình công nghệ là một trong những căn cứ quan trọng để xác định đốitượng tập hợp chi phí sản xuất và phương pháp tính giá thành sản phẩm Nói cáchkhác đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất là một trong những nhân tố ảnh hưởngđến công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm nói riêng và tổ chứchạch toán kế toán nói chung Vì công ty có nhiều lĩnh vực kinh doanh nên mỗi lĩnhvực lại áp dụng những công nghệ khác nhau Tiêu biểu là quy trình sản xuất maltcủa công ty Đường Man – thành viên của công ty TNHH Hoà Bình, được áp dụng

hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000:2000 - được tổ chức Global – Vương quốcAnh cấp chứng chỉ

Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất malt khép kín

Nguồn: Phòng KCS công ty TNHH Hoà Bình

Máy phân loại hạt

Máy làm sạch BarleyNgâm

Nảy mầm

Tách mầm, đánh bóng hạt

loại bỏ rác làm sạch

bụi, hạt vỡ

chọn loại hạt tốt nhấtVào Silô chứa Q1

Silô thành

phẩm Làm sạch malt Silô chứa malt Cân malt

chuyển về Silôloại rễ

thừa, hỏng

Sơ đồ 3: Sơ đồ dây chuyền công nghệ sản xuất bia.

Nguồn: Phòng KCS công ty TNHH Hoà Bình

Ngay từ những ngày đầu mới thành lập nhận thức rõ được tầm quan trọngcủa thiết bị sản xuất công ty Hoa Bình đã mời giáo sư Claude-chủ tịch viện nghiêncứu malt và bia nước cộng hoà Pháp là cố vấn kỹ thuật và công nghệ để có nhữngcông nghệ tiên tiến nhất phù hợp nhât với ngành sản xuất bia của Việt Nam Được

sự tư vấn kỹ thuật của giáo sư công ty đã nhập toàn bộ hệ thống máy móc dâytruyền công nghệ của nước Cộng hoà Pháp hiện đại như: Máy nghiền malt, máy lọc

ép khung bản, máy phân loại hat, máy làm sạch barley…

Công nghệ sản xuất tại các nhà máy cũng không ngừng được đổi mới ,có khảnăng sản xuất với khối lượng lớn, đảm bảo sản phẩm luôn luôn có chất lượng tôtđáp ứng nhu cầu của khách hàng đặc biệt là sản phẩm malt của công ty được rấtnhiều công ty sản xuất bia khách tin dùng

Malt Nấu dịch malt Lọc

Nấu dịch malt với hoa hulong Lọc Hoa hulong

Lên men &tàng

Lọc Chiết chai

Bia hơi Thanh trùng

Lên men &tàng

Bia chai

6 ĐẶC ĐIỂM VỀ VỐN CỦA CÔNG TY

Bảng 1: Cơ cấu vốn kinh doanh công ty TNHH Hoà Bình từ năm 2003- 2007

Vốn lưu động 50088 35.55 53086 35.3 57086 36.3 58128 34.8 65122 36.1Vốn cố định 90807 64.45 97285 64.7 100114 63.7 108844 65.2 115272 63.9Tổng vốn 140895 100.0 150371 100.0 157200 100.0 166938 100.0 180394 100.0

Số liệu phòng tài chính công ty TNHH Hoà Bình

Qua bảng cơ cấu vốn ta thấy vốn cố định luôn chiếm một tỷ lệ lớn trong cơcấu vốn qua các năm các năm ở trên (Chiếm hơn 63%) Sở dĩ như vậy là vì công tyTNHH Ho à B ình là một doanh nghiệp sản xuất nên vốn cố định luôn chiếm phầnlớn trong tổng tài sản

Vốn lưu động của công ty chiếm khoảng 35% và khá ổn định Đây là mộtlượng vốn đủ lớn để công ty linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh từ nguồnnguyên vật liệu đầu vào khâu tiêu thụ sản phẩm Với lượng vốn này thì công tycũng đảm bảo thanh toán đầy đủ, đúng hạn tiền hàng cho các đối tác kinh doanh Từđây giữ vững uy tín của công ty với nhà cung cấp tạo mối quan hệ lâu dài

Từ bảng cơ cấu trên ta cũng thấy tổng vốn tăng khá nhanh từ năm 2003 đếnnăm 2006 Tổng vốn tăng nhanh và ổn định tạo tiền đề cho việc phát triển sản xuấtkinh doanh, nâng cao sản lượng giúp cho nhà máy ngày càng lớn mạnh

7 CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH

Đường Man là nhà máy đầu tiên ở Việt Nam và Đông Nam Á sản xuất Malt– nguyên liệu dùng để sản xuất bia.Với một dây chuyền sản xuất Malt đồng bộ, hiệnđại, tự động hoá của hãng Lausmann - Cộng Hoà Liên Bang Đức(một trong nhữnghãng hàng đầu thế giới về cung cấp thiết bị sản xuất Malt),công suất 45.000tấn/năm,

do những chuyên gia hàng đầu của Đức chịu trách nhiệm vận hành sảnn xuất maltbia theo công nghệ tiên tiến nhất Với sự năng động của đội ngũ cán bộ kỹ thuật củanhà máy, chỉ sau 18 tháng xây dựng, lắp ráp, bổ xung và hiệu chỉnh dây chuyền đótừng bước hoàn thiện và đi vào hoạt động Điểm mạnh của dây chuyền này là cùng

một lúc có thể sản xuất ra nhiều loại malt, đáp ứng được tôt nhất nhu cầu của kháchhàng Các chuyên gia nước ngoài của Úc, Tiệp…khi sang thăm nhà máy đã cho rằng

hệ thống máy móc này hiện đại hơn nhiều so với nhà máy sản xuất Malt nước họ

Không chỉ kinh doanh trong lĩnh vực s ản xu ất c ông ty còn đầu tư vào Bấtđộng sản Đặc biệt là công trình toà Tháp đôi Hoà B ình Toạ lạc tại vị trí chiến lượctrên trục đường Hoàng Quốc Việt nối liền quảng trường Ba Đình với khu vực pháttriển Tây - Bắc của thành phố Hà Nội Tháp Hoà Bình là một trong những cao ốchàng đầu đạt tiêu chuẩn quốc tế đáp ứng đầy đủ các tiêu chí:

* Chất lượng xây dựng cao cấp nhất với thiết kế hoàn thiện

* Mặt bằng tối ưu

*Vị trí đắc địa, thuận lợi cho giao thương và sinh hoạt

*Điều kiện thuê linh hoạt ưu đãi

Đây là toà tháp đôi hiện đại nhất Việt Nam với hệ thống văn phòng cho thuêđạt tiêu chuẩn quốc tế với 2 sân bay trực thăng trên nóc toà tháp và thang máy tầng

1 được mạ vàng

Các nhà máy sản xuất bia, rượu của công ty cũng được trang bị những dâytruyền công nghệ tiên tiến và hiện đại đạt năng suất chất lượng cao đáp ứng đượcyêu cầu của thị trường

Về diện tích nhà xưởng đất đai hiện nay công ty đang sở hữu diện tích đấtđai cụ thể như sau

- Diện tích trụ sở chính của công ty tai số 84 Đội Cấn Hà Nội là 250 métvuông công ty đã mua từ năm 1993

- Nhà máy bia Hoà Bình tại Cống Vị diện tich 450 mét vuông

- Nhà máy bia Việt Pháp tại 202 Đội Cấn HN công ty góp vốn với hãngSprit& Elite( Vốn góp của công ty là 80&) với diện tích 500 met vuông do công tyThuê dài hạn 45 năm từ năm 2001 hàng năm công ty trả thuế nhà nước

- Nhà máy sản xuất Đường Malt tại Tiên Sơn Bắc Ninh với diện tích gần 500met vuông công đã mua từ năm 2002

( Số liệu phòng nhân sự công ty TNHH Hoà Bình )

Qua bảng số liệu trên ta thấy hiện tại công ty có 748 cán bộ công nhân viêntrong đó có 678 lao động tham gia trực tiếp sản xuất con lại 70 người làm công việckinh doanh Do đặc đặc điểm sản xuất kinh doanh riêng của công ty do đó trongtổng số 748 lao động có đến 628 lao động là nam chiếm 83,9 % số còn lại là laođộng nữ chủ yếu làm công tác văn phòng Mặt khác số lượng lao động của công tyliên tục tăng qua các năm đặc biệt là hai năm 2004 và 2005 sở dĩ như vậy là dotháng4/2004 nhà máy sản xuất Đường malt của công ty chính thức đi vào hoạtđộng Bên cạnh đó ta thấy tỷ lệ lao động trình độ CĐ, ĐH của công ty là khá cao.Năm 2007 là 42 người tương ứng 5,6% các năm 06, 05, 04 và 03 tương ứng lần lượt

là : 5,5%, 5%, 5,7% và 6,5% Nhìn chung đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ thuật củacông ty có năng lực điều hành hoạt động quản lý kinh doanh Đội ngũ cán bộ lỹthuật có khả năng nghiên cứu tốt cho ra những sản phẩm có chất lượng cao

Toàn bộ công nhân của công ty đều có trình độ từ THPT trở lên, đã được đào tạocăn bản để có thể phù hợp với quy trình đây truyền công nghệ hiện đại của nhà máy

Có được kết quả như vậy là do công ty đã có những chính sách nhân sự hợp

lý đúng đắn Công ty đã tiến hành tuyển chọn những người có trình độ năng lực ,chuyên môn và đạo đức phù hợp vào từng vị trí công việc

Cũng qua bảng số liệu trên ta thấy thu nhập bình quân của cán bộ công nhânviên của công ty khá cao sao với mức lương trung bình của các công ty TNHH cùngthời điểm Cụ thể là mức lương trung bình của công ty liên tục tăng qua các năm Năm 2007 là 2200.000d tăng so với năm 2006 là 500.000d Nói chung mức lương

trung bình của công ty tương đối đảm bảo đời sống của cán bộ công nhân viên trongthời điểm hiện nay

Chế độ thưởng phạt của công ty cũng được xác lập một cách cụ thể và docông đoàn của công ty đảm nhiệm nên cán bộ công nhân của công ty rất hào hứng

và có tâm lý an tâm, thoả mái làm việc đảm bảo hiệu quả sản xuất

Bảng 3: Hiệu quả lao động của công nhân trong công ty năm 2006

Chỉ tiêu Đơn vị Kế hoạch Thực hiện Chênh

3 Tổng số ngày công lv hiệu quả Ngày 198,000 181,050 -16,950 -8.6

4 Tổng số giờ công làm việc hiệu

6.Số giờ làm việc bình quân trong

ngày lv hiệu quả

ngày

7 Số giờ lv bình quân cả năm 1

CN

Giờ/ngnăm

2145 2014.5 -130.5 -6.1

Qua bảng số liệu thu được ở trên cho thấy số lượng công nhân lầm việc thực

tế so với kế hoạch giảm Đây là do công ty đã cử một số người đi học và một sốngười nghỉ do ốm đau, sinh nở theo chính sách của nhà nước Mạc dù số lượngcông nhân làm việc thực tế giảm nhưng sồ giờ làm việc hiệu quả của công nhântăng lên từ 7.8 giờ/ngày-người đến 7.9 giờ/ngày-người tức là tăng 1.3% Điều nàythể hiện sự cố gắng và lỗ lực rất lớn của cán bộ công nhân trong công ty để có thểhoàn thành kế hoạch thực hiện công việc, nâng cao năng suất lao động

9 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY

Tình hình hoạt động của công ty trong những năm gần đây rất tốt Trongcông tác quản lý tổ chức đã có nhiều sự thay đổi cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, các phòngban có sự phân công trách nhiệm và quyền hạn rõ rang Bộ máy quản lý làm việc hiệuquả Nhờ sự cố gắng và lỗ lực của càn bộ công nhân viên trong công ty đã có đượcnhững kết quả đáng mừng tạo nên sự phát triển ngày càng vượt bậc của công ty, nângcao đời sống công nhân Góp phần vào cụe phát triển nền kinh tế nước nhà Cụ thể vềdoanh thuần hàng năm và chi nộp ngân sách hàng năm cho nhà nước như sau :

Bảng 4: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 5 năm gần đây

Bảng 5: So sánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh

của công ty qua các năm

Số liệu phòng tài chính công ty TNHH Hoà Bình

Qua bảng số liệu trên ta thấy :

Doanh thu và lợi nhuận

Doanh tu của công ty TNHH Hoà Bình từ năm 2003 đến năm2007 liên tụctăng năm 2004 tăng so với năm 2003 là 5,64%, năm 05 so với năm 04 là 10,9%,năm 06 so với năm 05 là 2,2%,và năm 07 so với năm 06 là 5,9 % phản ánh công tylàm ăn khá hiệu quả.Tuy nhiên tốc độ gia tăng không đồng đếu Doanh thu tăngmạnh năm 2005 ( 10,9%) do đây là năm đầu tiên nhà máy sản xuất malt của công tytại Tiên Sơn Bắc Ninh chính thức đi vào hoạt động cung cấp một lượng malt khálớn cho các công ty sản xuất bia khác ,đây cũng chính là sản phẩm mũi nhọn củacông ty giai đoạn hiện nay,từ năm 2003 trở về trước doanh thu của công ty chủ yếu

là do cung cấp bia cho thị trường trong nước, nước ngoài và doanh thu từ hoạt đọngkhác Tuy nhiên riêng năm 2006 tăng ít hơn ( 2.2 %).Sở dĩ như vậy là do năm 2006thị trường nguyên vật liệu malt có nhiều biến động, giá malt thị trường thế giớigiảm kéo theo giá malt công ty bán cho các công ty sản xuất bia cũng giảm Doanhthu của công ty tăng liên tục là do nhiều nguyên nhân trong đó phải kể đến mộtnguyên nhân là công ty đã duy trì được một lượng khách hàng truyền thống tươngđối ổn đinh thông qua các hợp đồng ký kết cung cấp malt cho các công ty sản xuấtbia khác.Mặt khác công ty cũng mở rộng sản xuất kinh doanh sang các lĩnh vựckhác như khách sạn, cho thuê văn phòng…

Về lợi nhuận của công ty cũng tăng liên tục đặc biệt là tăng rất nhanh năm

2007 vừa qua Đây là năm đánh dấu hoạt động rất hiệu quả của công ty phản ánh sựbững mạnh của công ty , công ty ngày càng khẳng định được vị thế của mình trênthị trường ngành sản xuất malt và bia riêng năm 2005 măc dù doanh thu của công tytăng cao 10,9% nhưng lợi nhuận lại tăng ít nhất trong 5 năm qua 2.02% vì trongnăm này công ty phải mất một khoản chi phí khá lớn để tra lãi vay do 2 năm trướccông ty đã vay một số lượng vốn khá lớn để xây dựng nhà máy Đường Malt,và một

số chi phí lớn khác Mặt khác ta thấy tốc độ tăng của lợi nhuận luôn cao hơn tốc độtăng của doanh thu chứng tỏ công ty đã quản lý các nguồn lực rất hiệu quả Lợinhuận tăng không những góp phần vào đầu tư sản xuất của công ty , tăng thêm phầnthu cho ngân sách mà còn góp phần lớn cải thiện đời sống của cán bộ công nhânviên tại công ty do mức thu nhập ngày một tăng lên đáng kể

Nộp ngân sách nhà nước

Qua số liêu ở bảng 2 cho thấy, hàng năm Công ty đóng góp vào ngân sáchkhá lớn( bình quân trên 4 tỷ đồng mỗi năm) và kế hoạch năm 2008 Công ty sẽ đónggốp vào ngân sách đạt con số 7.5 tỷ đồng Công ty luôn là đơn vị tiên phong trongviệc hoàn thành các nghĩa vụ đối với nhà nước

Nguyên nhân do doanh thu và lợi nhuận của Công ty liên tục tăng, dẫn tớinộp ngân sách tăng, và đó là kết quả rất đáng ghi nhận vì đó có nghĩa hoạt độngkinh doanh của công ty có hiệu quả hơn

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI PHÒNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH

1 BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH

Để phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty có một phòng

kế toán có trách nhiệm cung cấp kịp thời, chính xác , đầy đủ thông tin về tình hình,kết quả kinh doanh phục vụ cho việc quản lý của Giám đốc Với đặc điểm sản xuấtcông ty đã áp dụng tình hình kế toán tập trung, mọi nghiệp vụ hạch toán và hệ thốngbáo cáo được thực hiện tại phòng kế toán của công ty Xuất phát từ đặc điểm vốn cócủa mình công ty TNHH Hoà Bình đã lựa chọn mô hình tổ chức kế toán theo môhình trực tuyến Nghĩa là công tác kế toán được tiến hành theo hình thức trực tuyếntham mưu, kế toán trưởng nắm quyền kiểm soát và điều hành chịu hoàn toàn tráchnhiệm, nghĩa vụ chuyên môn kế toán, thay mặt nhà nước kiểm tra việc thực hiệnchế độ, thể lệ, quy định của nhà nước về kế toán cũng như lĩnh vực tài chính

Bộ máy kế toán của công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 4: Mô hình bộ máy kế toán của công ty:

Kế toán chi phí giá thành

Kế toán tiêu thụ

Kế toán tiền gửi Ngân hàng

Kế toán tiền mặt

Thủ quỹ

Kế toán tổng hợp

 Kế toán trưởng Chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo nhân viên kế toán,hướng dẫn và kiểm tra công việc do họ thực hiện, đồng thời phải chịu trách nhiệmtrước Giám đốc công ty, cấp trên và cơ quan nhà nước về độ trung thực và hợp lýcủa thông tin kế toán cung cấp Là người tổng hợp và đôn đốc các bộ phận tổnghợp và báo cáo số liệu của các nhà máy và toàn công ty phát sinh hang tháng , quý,năm Lập bảng kê và báo cáo kế toán thưo mẫu của bộ tài chính quy định để trìnhlên các cơ quan có liên quan.

 Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: Có nhiệm vụ hạch toán tài sản

cố định, theo dõi, ghi sổ quá trình tăng, giảm tài sản cố định và tính khấu hao tài sản

cố định trong kỳ Tiến hành hạch toán các chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thườngxuyên của tài sản Tiến hành lập thẻ cho từng tài sản, mở sổ theo dõi tăng giảm,biến động TSCĐ Đồng thời tổng hợp báo cáo kiểm kê theo định kỳ

 Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập,xuất, tồn của từng loại vật tư về giá trị, đồng thời theo dõi quá trình thanh toán giữacông ty và các đối tượng khác thông qua hệ thống Ngân hàng như: thu trên bánhang bằng tiền gửi ngân hang, thanh toán cho nhà cung cấp , vay ngắn hạn, dài hạnbằng tiền gửi Ngân hàng

 Kế toán chi phí giá thành kiêm kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ tập hợp vàphân bổ chi phí sản xuất cho từng sản phẩm trên cơ sở tính đúng và đầy đủ giáthành cho từng sản phẩm hoàn thành trong kỳ và theo dõi tình hình, lập và sử dụngquỹ khen thưởng phúc lợi

 Kế toán tiêu thụ: Là người có trách nhiệm hạch toán quá trình bán hàng,lên doanh thu, theo dõi giá vốn và định kỳ lập báo cáo kết quả kinh doanh của công

ty, theo dõi và đôn đốc tình hình thanh toán của khách hàng cho công ty

 Kế toán tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợpcác nghiệp vụ thu, chi liên quan đến tiền gửi ngân hàng Thanh toán cho nhà cungcấp, vay ngắn hạn, vay dài hạn bằng tiền gửi ngân hàng

 Kế toán tiền mặt: Hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thu chi, tồn quỹtiền mặt của công ty Hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình vay vốn, huy động có

kỳ hạn nhỏ hơn một năm và quá trình thanh toán vay bằng tiền mặt

 Thủ quỹ: Có nhiệm vụ nhập và xuất quỹ tiền mặt, kiểm tra tính thật giảcủa tiền mặt, ghi sổ và nộp tiền vào ngân hàng đúng kỳ hạn Hàng ngày cập nhậtcác chứng từ vào sổ quỹ, rút số dư và kiểm quỹ, đến hết giờ làm việc thì phải kiểmtra, khoá két và liêm phòng két Hàng ngày phải báo cáo tồn quỹ cho trưởng phòng

và giám đốc vào chiều thứ 7 hàng tuần và cùng với kế toán thanh toán lập biên bảnkiểm kê quỹ

2 MỘT SỐ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG TẠI PHÒNG KẾ TOÁN

Phòng kế toán là nơi tập hợp về tình hình hoạt động cũng như tài chính củacông ty Với bề dày lịch sử hơn 20 năm nên các hoạt động của phòng kế toán cũngrất mạnh mẽ và ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của công ty Bộ máy kế toán củacông ty cũng không ngừng đổi mới và ngày càng hoàn thiện hơn, tổ chức quản lýmột cách chặt chẽ hơn Thông qua các báo cáo về tình hình hoạt động của công tyhang tháng giúp cho Ban lãnh đạo nắm vững được hoạt động của công ty để cónhững điều chỉnh kịp thời phù hợp với yêu cầu phát triển Phòng kế toán có nhiệm

vụ thực hiện các hoạt động có kiên quan đến số liệu tài chính, đảm bảo cho công tyluôn có nguồn tài chính ổn định Phòng kế toán thuộc về khối văn phòng nên việcđánh giá chất lượng cũng khác với khối trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm haynói cách khác, lĩnh vực hoạt động của phòng kế toán là lĩnh vực dịch vụ Cho nên

sự đánh giá chất lượng thông qua một số tiêu chí sau:

- Sự thống nhất trong các hoạt động, cần có sự phân công, tạo mối liên hệchặt chẽ giữa các loại lao động kế toán một cách khoa học theo tính chất khác nhaucủa khối lượng công tác kế toán Mỗi nhân viên phải thực hiện tốt những quy chế,chức năng, nhiệm vụ đã được phân

- Đánh giá thông qua năng lực của nhân viên, trình độ, nghiệp cụ, kinhnghiệm của các nhân viên có thể gây được sự tín nhiệm của ban lãnh đạo và nhân

viên trong công ty, khả năng thực hiện các chức năng một cách chính xác, số liệuđưa ra đáng tin cậy và có thể đáp ứng được các yêu cầu đề ra.

- Tác phong cũng như cách làm việc của họ luôn đạt được sự hài lòng của tất

cả mọi người cùng với sự lịch thiệp, quan tâm, thân thiện và tôn trọng người khác

- Tinh thần trách nhiệm cũng như thái độ làm việc của tất cả mọi người như

sự nhiệt tình với công việc, đam mê với nghề; ý thức xây dựng, cải tiến phát huysáng tạo trong công việc và môi trường làm việc

- Chất lượng được đánh giá thông qua những điều kiện vật chất trong phònglàm việc Các điều kiện vật chất, trang thiết bị phải đáp ứng được các yêu cầu củacông việc Trong phòng cần phải có những trang thiết bị tối thiểu như: máy tính,máy fax, máy in, điện thoại cố định, tủ đựng hồ sơ, sổ sách kế toán,…

- Luôn có sự đáp ứng kịp thời các yêu cầu của Ban lãnh đạo, của công ty vềtình hình tài chính và giải quyết các vấn đề liên quan đến tài chính Giải quyết tốtcác đối tượng như: vay vốn, gia hạn thêm nợ, đầu tư, thanh toán các khoản nợ ngắnhạn,…

- Sự tin cậy của các số liệu kế toán để đáp ứng các yêu cầu đặt ra Đảm bảorằng không có sự sai sót khi kiểm toán lại các nghiệp vụ

3 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC BỐ TRÍ NƠI LÀM VIỆC VÀ PHƯƠNG TIỆN VẬT CHẤT KỸ THUẬT TẠI PHÒNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH

Với quy mô văn phòng làm việc của Công ty TNHH Hoà Bình là không lớnnhưng cũng đủ để mỗi phòng ban chức năng đều được bố trí hoạt động độc lâp vớinhau Phòng kế toán có diện tích khoảng 25m2 được bố trí theo sơ đồ sau

Sơ đồ 5: Sơ đồ bố trí mặt bằng tại phòng Kế toán – Tài chính

Nguồn: Phòng kế toán

Với cách bố trí này đã cho ta một cái nhìn tổng quan về phòng kế toán Từ

đó có những đánh giá khái quát ban đầu chuẩn bị cho việc thực hiện phong trào 5Stại phòng kế toán

Để phục vụ cho công tác kế toán thì phòng đã được trang bị một số trangthiết bị cho quá trình làm việc

Thủ quỹ

KT Tổng hợp TSCKT.Đ

KT.Vật tư

Bảng 7: Một số thiết bị phòng kế toán tài chính

để đựng giấy tờ, một hộp bút và một máy điện thoại để bàn Trong phòng được bốtrí 3 tủ đựng tài liệu trong đó có 2 chiếc để ở ngoài và một cái nhỏ để trong phòngcủa kế toán trưởng

Mọi hồ sơ giấy tờ liên quan đến hoạt động kế toán đều được lưu trữ trong tủtài liệu Các loại hồ sơ lưu giữ bao gồm:

 Sổ sách kế toán, sổ cái

 Các báo cáo kết quả kinh doanh tháng, quý, năm

 Tài liệu tham khảo

 Các chứng từ kế toán, chứng từ ngân hàng hàng năm

 Các hồ sơ dự án cần theo dõi công nợ và mang đối chiếu ở ngân hàngCác hồ sơ giấy tờ đều được lưu trữ trong tủ tài liệu cụ thể: các hồ sơ dự án cóbản gốc được lưu tai phòng kế toán trưởng còn một bản photo được lưu ở tủ ngoài,trong từng file riêng, các chứng từ kế toán được để theo từng tháng, từng năm vàkẹp trong các túi hồ sơ có dán nhãn ghi tên các tài liệu Mặc dù đã có quy định các

vị trí để tài liệu nhưng hầu như các tài liệu để không đúng quy định Các tài liệu sổsách kê toán nhiều khi lại bị để lẫn lộn vào nhau gây khó khăn cho việc tìm kiếm.Nhiều khi việc tìm tài liệu mất nhiều thời gian vì để không đúng quy định hay cókhi còn không thể tìm được những thứ cần dùng đến Các tài liệu có liên quan đếncông việc đang làm cùng các dự án đã làm xong đều để chung với nhau Các giấy tờhay sử dụng cùng với các biểu mẫu để chung vào một file, các tài liệu tham khảolấy ra nhưng không để vào vị trí cũ,…

Đối với việc vệ sinh phòng làm việc thì thường chỉ do bộ phận tạp vụ củacông ty thực hiện Mỗi tuần phòng kế toán được dọn vệ sinh ba lần vào các ngàythứ 3, thứ 5, thứ 7 Trong phòng được bố trí một giỏ đựng rác để cạnh máy in Bànlàm việc riêng thì mọi người tự làm vệ sinh hang ngày Cho nên nhiều khi bàn làmviệc của một số người thường xuyên bừa bãi bụi bẩn làm giảm hiệu quả công việc

Nhìn chung các hoạt động của phòng kế toán cũng đang dần được củng cố và

ổn định Tuy nhiên các nội quy, quy chế cũng chỉ bao gồm các quy định công việc,nghiệp vụ cụ thể của phòng và của từng người Đối với công tác chất lượng cũngchỉ mới dừng lại ở việc quản lý và đánh giá kết quả cuối cùng Điều này không phảnánh đúng bản chất của hoạt động quản lý chất lượng vì chất lượng phải thực hiệntrong cả quá trình từ đầu vào đến đầu ra Quản lý chất lượng được hiểu là các hoạtđộng nhằm điều chỉnh và kiểm soát một cơ quan, tổ chức về (vấn đề) chất lượng

Các phương thức và công cụ quản lý chất lượng cơ bản bao gồm:

- Kiểm tra chất lượng (Quality Inspection) với mục tiêu để sàng lọc các sảnphẩm không phù hợp, không đáp ứng yêu cầu, có chất lượng kém ra khỏi các sảnphẩm phù hợp, đáp ứng yêu cầu, có chất lượng tốt Mục đích là chỉ có sản phẩmđảm bảo yêu cầu đến tay khách hàng

- Kiểm soát chất lượng (Quality Control – QC) với mục tiêu ngăn ngừa việctạo ra, sản xuất ra các sản phẩm khuyết tật Để làm được điều này, phải kiểm soátcác yếu tố như con người, phương pháp sản xuất, tạo ra sản phẩm (như dây truyềncông nghệ), các đầu vào (như nguyên, nhiên vật liệu…), công cụ sản xuất (nhưtrang thiết bị công nghệ) và yếu tố môi trường (như địa điểm sản xuất)

- Kiểm soát chất lượng toàn diện (Total Quality Control – TQC) với mục tiêukiểm soát tất cả các quá trình tác động đến chất lượng kể cả các quá trình xảy ratrước và sau quá trình sản xuất sản phẩm, như khảo sát thị trường, nghiên cứu, lập

kế hoạch, phát triển, thiết kế và mua hàng; và lưu kho, vận chuyển, phân phối, bánhàng và dịch vụ sau khi bán hàng

- Quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management – TQM) với mụctiêu của TQM là cải tiến chất lượng sản phẩm và thỏa mãn khách hàng ở mức tốtnhất có thể Phương pháp này cung cấp một hệ thống toàn diện cho hoạt động quản

lý và cải tiến mọi khía cạnh có liên quan đến chất lượng và huy động sự tham giacủa tất cả các cấp, của mọi người nhằm đạt được mục tiêu chất lượng đã đặt ra

4 MỘT SỐ KẾT QUẢ ĐIỀU TRA THỰC TẾ VỀ CHẤT LƯỢNG TẠI PHÒNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH

Qua tìm hiểu thực tế tại phòng kế toán của công ty, để hoàn thiện và nângcao việc quản lý chất lượng công ty đã định hướng một vài chương trình áp dụng hệthống chất lượng để cải tiến chất lượng Để có thêm cơ sở thực tế cho việc cải tiếnchất lượng em đã tiến hành một cuộc điều tra nhỏ trong công ty về tình hình quản lýchất lượng tại phòng kế toán

 Phạm vi điều tra: Công ty TNHH Hoà Bình

 Đối tượng điều tra: toàn bộ nhân viên trong công ty

 Phương thức điều tra: mẫu phiếu điều tra

Tiến hành điều tra nghiên cứu với số lượng 40 phiếu tương ứng với 40người Sau khi xây dựng mẫu điều tra hiệu chỉnh bảng hỏi và thu thập ý kiến củacác cá nhân nằm trong đối tượng điều tra đã thu được những kết quả cụ thể

4.1 Hiệu quả làm việc của phòng kế toán

Qua điều tra thống kê được thì trong tổng số 40 phiếu điều tra có 30% sốnhân viên được hỏi đã trả lời là không hài lòng với kết quả làm việc tại phòng kếtoán, 37,24% không có ý kiến về vấn đề này, 6% cho là rất không hài lòng và có22% cho là hài lòng còn lại là 4,76% rất hài lòng

Biểu đồ: Hiệu quả công việc

Biểu đồ: Đánh giá phong cách làm việc

40%

32%

24% 2% 2%

Rất hài lòng Hài lòng Bình thường Không hài lòng Rất không hài lòng

Biểu đồ đánh giá kết quả làm việc tại phòng kế toán

độ làm việc chưa thật sự tốt và có hiệu quả Phòng kế toán là nơi mọi người đến chủyếu liên quan đến các vấn đề về taì chính như nhận lương, tạm ứng, quyết toán ngânsách,….Vì vậy cần phải có sự điều chỉnh cách làm việc sao cho tốt

4.2 Tác phong làm việc của cán bộ nhân viên trong phòng kế toán

Điều tra về phong cách và thái độ làm việc của các cán bộ nhân trong phòng

kế toán đã thu được kết quả như sau:

Biểu đồ: Mức độ các công việc cần giải quyết

4.3 Mức độ các công việc cần giải quyết

Phòng kế toán là nơi mọi người đến để thực hiện công việc thanh toán, nhậntiền hay nhận các công văn giấy tờ Qua điều tra về mức độ giả quyết công việc củacán bộ nhân viên phòng kế toán đã thu được kết quả như sau:

Qua điều tra đánh giá về cách bố trí sắp xếp phòng làm việc của phòng kếtoán thì có 21% người được điều tra đánh giá là cách bố trí như vậy là không khoahọc và có15% đối tượng điều tra cho rằng cách sắp xếp bố trí trên là khoa học Quakết quả này thì phòng kế toán nên có biện pháp để sắp xếp thay đổi lại cách bố trínơi làm việc cho khoa học và dễ dàng hơn cho công việc.

4.5 Về cách thức cải thiện môi trường

Để nâng cao hiệu quả công việc tại phòng kế toán hầu hết các đối tượng khiđược hỏi đều cho rằng cần phảo nâng cao tính khoa học trong cách bố trí sắp xếpvăn phòng làm việc, nâng cao tính khoa học trong quy trình thực hiện công việc.Đồng thời một số ý kiến cũng cho rằng cần phải mua sắm thêm thiết bị văn phòngtạo điều kiện thuận lợi nhất cho công việc

Cho nên sau khi điều tra về cách thức cải thiện môi trường đã thu được kếtquả như sau:

Có tới 81% phiếu điều tra cho rằng cần có một chương trình áp dụng để nângcao chất lượng, nâng cao hiệu quả công việc Và có 19% cho rằng việc này là khôngcần thiết Trong khi đó các đối tượng điều tra lại đa số là không có hiểu biết vềchương trình chất lượng và họ cũng không thường xuyên phải lên phòng kế toán đểgiải quyết công việc

Biểu đồ: Cách thức cải thiện môi trường

81%

19%

Có Không

4.6 Ý kiến đánh giá của nhân viên phòng kế toán và của ban lãnh đạo

Để thu thập thêm ý kiến của mọi người trong phòng kế toán em đã tiến hànhphỏng vấn trực tiếp một số người và cũng thu được những kết quả nhất định

Đối với nhân viên phòng kế toán khi được hỏi về những vấn đề trên họ đềucho rằng nhiều khi cũng rất lung túng trong việc sắp xếp xử lý giấy tờ công văntrong phòng làm việc Bà trưởng phòng kế toán có nhận xét rằng: Công ty TNHHHoà Bình là một công ty có nhiều ngành nghề kinh doanh và nhiều cơ sở sản xuấtkinh doanh Cho nên các nghiệp vụ kế toán cũng tương đối phức tạp Không những

thế, nhiều khi việc tập hợp các chứng từ báo cáo hàng tuần, hàng tháng còn bị giánđoạn gây khó khăn cho tiến trình thực hiện công việc.

Còn đối với vấn đề vệ sinh bà kế toán trưởng có nhận xét rằng: thôngthường, công ty có một bộ phận dọn dẹp vệ sinh tất cả các phòng ban nhưng họ chỉlàm việc này 3 lần mỗi tuần và cũng chỉ là dọn dẹp vệ sinh chung của phòng thôi.Cho nên ở bàn ghế cũng như các tủ tại liệu thì vẫn bẩn Cho nên mọi người cần phải

có ý thức giữ gìn vệ sinh, giữ gìn môi trường làm việc của mình, để đảm bảo rằng

nó luôn sạch sẽ, gọn gàng tạo ra sự thoải mái và thuận tiện nhất cho công việc củamọi người Còn nhân viên trong phòng khi được hỏi cũng trả lời như vậy nhưng họcòn nói, nhiều khi thấy phòng bẩn nhưng ngại dọn, mà cũng đâu phải chỉ mình làmbẩn đâu

Để nâng cao hiệu quả công việc cũng như cải thiện môi trường làm việc thìmọi người trong phòng khi được hỏi cũng đều mong muốn có sự thay đổi để chonơi làm việc được tốt hơn

- Chị Kế toán tổng hợp có nói rằng: Công việc của kế toán tổng hợp có liênquan đến các hợp đồng vay vốn ngân hàng nhưng nhiều khi muốn tập hợp cácchứng từ thì việc tìm lại các hợp đồng rất khó Các giấy tờ, công văn lâu lâu rồikhông biết đã để đâu Việc này rất mất thời gian, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.Chị cũng cho rằng nên có một cách nào đó để thay đổi tình trạng môi trường làmviệc như hiện nay

- Nhân viên thủ quỹ có phản ánh rằng: Vì công việc của một người thủ quỹ

có liên quan nhiều đến thu và chi tiền Công việc này đòi hỏi sự tập trung và tínhchính xác cao Trong khi đó nếu không có cách quản lý tốt thì rất có thể dẫn đếnviệc nhầm lẫn và mất mát tiền của công ty

- Nhân viên kế toán TSCĐ có bày tỏ: Công việc của chị chỉ phản ánh cácbiến động TSCĐ Nhưng tài sản của công ty khá lớn Không những thế trong mấynăm gần đây công ty đầu tư sang lĩnh vực xây văn phòng cho thuê nên các nghiệp

vụ biến động tài sản, các giấy tờ sổ sách liên quan đến tài sản rất nhiều Vì vậy cầnphải chính xác trong công việc và theo dõi thường xuyên sự biến động tài sản

Về ý kiến đánh giá của Ban lãnh đạo công ty ông Nguyễn Hữu Đường( Tổng giám đốc) khi đựơc hỏi có nhận xét rằng: Phòng kế toán của công ty cónhiệm vụ quan trọng trong sự phát triển của công ty, đa số các nhân viên đều cónăng lực chuyên môn khá vững vàng Tuy nhiên hiệu quả công việc vẫn chưa cao.Đây có thể là do cách ứng xử công việc còn chưa hợp lý, nhiều khi có nhữngkhoảng thời gian chết dẫn đến trì trệ công việc ảnh hưởng đến kết quả công việc.Ban lãnh đạo cũng có định hướng là sẽ có một chương trình chất lượng thực hiệntrong phòng kế toán nói riêng và toàn công ty nói chung, nhằm hướng tới một hệthống quản lý chất lượng toàn diện

4.7 Đánh giá tổng hợp

Qua những điều tra trên ta có thể rút ra những nhận xét như sau:

Ưu điểm của phòng kế toán:

- Có một đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhiệt tình với công việc, có trình độtay nghề cao trong công tác kế toán

- Các phương tiện vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công việc tương đốiđầy đủ

- Đội ngũ ban lãnh đạo của công ty nhiệt tình luôn quan tâm và tạo mọi điềukiện cho các hoạt động, phong trào của công ty

- Với bề dày lịch sử trên 20 năm, đã khẳng định được vị trí của doanhnghiệp trên thị trường Cùng với khả năng về tài chính đã giúp cho việc áp dụng cácchương trình cải tiến được dễ dàng hơn

- Phòng làm việc bố trí chưa đáp ứng được yêu cầu công việc

- Các thủ tục, quy trình giải quyết công việc chưa hợp lý gây nên tình trạngchậm chễ, kéo dài thời gian, làm gián đoạn ảnh hưởng đến kết quả thực hiện công việc

- Thực tế là tính tự giác trong công việc của mọi người chưa cao, chưa có ýthức trong việc sắp xếp, vệ sinh và bảo quản nơi làm việc của mình

Từ những thực trạng trên của phòng kế toán có thể thấy công tác chất lượng

và quản lý chất lượng chưa được cao Phòng kế toán chỉ là một trường hợp điểnhình ở các phòng ban khác của công ty TNHH Hoà Bình nói riêng và các công tyhiện nay nói chung Ở hầu hết các công ty thì việc quan tâm tới vấn đề chất lượng

và cải tiến chất lượng vẫn còn chưa được coi trọng cao làm cho việc áp dụng cácchương trình chất lượng chưa đạt hiệu quả cao