3. CHƯƠNG TRÌNH TRIỂN KHAI ÁP DỤNG 5S TRONG PHÒNG KẾ TOÁN 1 Chuẩn bị
3.2. Lãnh đạo công bố chính thức về chương trình 5S
Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện chương trình 5S là sự cam kết và ủng hộ nhiệt tình của ban lãnh đạo. Ban lãnh đạo sẽ họp và ra quyết định chính thức về việc triển khai và áp dụng 5S tại phòng Kế toán – tài chính. Thông báo này sẽ được đưa tới phòng kế toán nói riêng và toàn bộ công ty nói chung bằng văn bản. Để cho hoạt động khi triển khai không bị chồng chéo về trách nhiệm quyền hạn của mỗi người trong phòng cần phải có sự phân công rõ ràng để tránh những khó khăn trong quá trình triển khai phong trào.
Thông qua sự lãnh đạo và các hành động, lãnh đạo cao nhất tạo ra môi trường để huy động mọi người tham gia và để hệ thống chất lượng hoạt động có hiệu lực. Lãnh đạo cần trực tiếp phát động phong trào để mọi người thấy được tầm quan trọng của hoạt động này để mọi người biết rằng chương trình này rất có lợi cho bản thân họ và cho cả hoạt động của phòng. Đây là khởi đầu cho hoạt động của toàn công ty trong thời gian tới. Cần phải làm cho mọi người hiểu được ý nghĩa thiết thực của việc thực hiện phong trào bằng cách thể hiện sự nhiệt tình, sự quan tâm của ban lãnh đạo và cho mọi người hiểu rằng đây không phải là ép buộc họ phải thực hiện theo chỉ dẫn một cách khuôn mẫu mà không hiểu gì cả. Cho mọi người thấy rằng chương trình có thành công phải do lỗ lực của tất cả mọi người trong phòng. Chính vì vậy cần phải phát huy tính tự giác, sang tạo của mỗi người trong phòng nhằm cải tiến cho công việc ngaỳ càng tốt hơn hiệu quả hơn.Từ đó mỗi người sẽ tự ý thức vai trò của mình, mỗi người đều thấy được mình là một phần không thể thiếu để làm cho phong trào hoạt động đạt hiệu quả cao nhất.
Thành lập các bộ phận phụ trách phong trào Bao gồm:
1. Trưởng phụ trách: Kế toán trưởng
2. Phó phụ trách kiêm phụ trách ảnh: Thủ quỹ 3. Thư ký: Kế toán tổng hợp
Một trong những yếu tố để thực hành 5S là sự tham gia của ban lãnh đạo là nhưng người gương mẫu đi đầu, nếu vi phạm cũng sẽ bị xử lý công bằng như các thành viên khác. VÌ thế mỗi người trong ban phụ trách sẽ phải có trách nhiệm với công việc của mình. Đối với trưởng ban sẽ là người rất nghiêm minh, đi đầu trong hoạt động thực hiện 5S. Phó ban là người giúp việc cho Trưởng ban trong việc thực thi và giám sát hoạt động triển khai. Đồng thời nhận nhiệm vụ phụ trách ảnh. Việc phụ trách ảnh có vai trò rất lớn vì ảnh là minh chứng rõ nhất và mọi người có thể nhận ra ngay các lỗi của mình. Người phụ trách ảnh phải thường xuyên quan sát, phát hiện những nơi có vấn đề, sai sót và chụp lại làm bằng chứng và lưu trong hồ sơ triển khai 5S. Sau một thời gian, xem lại hồ sơ sẽ thấy sự khác biệt giữa trước và sau cải tiến. Có thể gián những tấm ảnh 5S lên bảng tin để tất cả mọi người cùng biết và hỗ trợ nhau cải tiến làm cho 5S hoạt động có hiệu quả hơn. Thư ký có trách nhiệm tổng kết tình hình thực hiện 5S tại phòng mình và tổng hợp các ý kiến nhận xét, đóng góp một cách trung thực, khách quan. Tất cả mọi người trong Ban 5S cần nắm rõ vai trò trách nhiệm của mình, hiểu rõ các nguyên tắc 5S để truyền đạt cho mọi cán bộ nhân viên trong đơn vị mình đều biết.
Đào tạo chung về 5S cho toàn bộ cán bộ, nhân viên
Trong quá trình triển khai áp dụng 5S cần phải làm cho cán bộ nhân viên trong phòng nắm vững ý nghĩa, mục đích của việc thực hiện 5S. Đồng thời phải làm cho họ hiểu được trách nhiệm của mình. Cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động hơn trong các hoạt động 5S. Chính vì vậy công việc đào tạo là rất quan trọng.
Kế hoạch đào tạo:
Bảng: Kế hoạch đào tạo triển khai chương trình 5S
STT Tập thể Cán bộ phụ trách Nhóm đánh giá
1 Chương trình đào tạo Ngắn hạn Ngắn hạn Ngắn hạn
2 Hình thức học Thuê chuyên gia Đi học ở trung tâm Đi học ở trung tâm
3 Địa điểm học Phòng họp của công ty Tổng cục Đo lường và chất lượng Tổng cục đo lường và chất lượng
4 Thời gian 1 ngày 1 tuần (4 buổi) 1 tuần( 3 buổi) 5 Số người Phòng kế toán và
trưởng các phòng ban khác
3 người 4 người
6 Chi phí 2 triệu 1.9 triệu 1.5 triệu