HƠN CÙNG CHƯƠNG TRÌNH CẢI TIẾN KHÁC
5S không phải chỉ thực hiện xong rồi để đó mà nó phải được thực hiện thường xuyên liên tục và được lặp lại với những tiêu chuẩn cao hơn đồng thời có các tiêu chuẩn khác đi kèm. Đối với mỗi bước thì sự thực hiện lại cao hơn. Đầu tiên là bước sang lọc đòi hỏi những kỹ năng và nguyên tắc nhất định để đảm bảo cho việc đưa ra những tiêu chuẩn phân biệt các khoản vật xung quanh thuộc phạm vi của đơn vị mình. Những tiêu chuẩn đó được yêu cầu cao hơn so với bước sàng ở giai đoạn đầu. Cần phải phân loại kỹ các khoản vật ở nơi làm việc và tìm tòi ở mọi ngóc ngách trong khu vực của mình đảm bảo không bỏ sót bất cứ vật gì. Biết đau ta lại có thể tìm lại một vật gì đó đã bị mất từ lâu. Và xác định rõ xem các vật đó đã được phân loại hợp lý chưa. Chính vì vậy ở bước này đòi hỏi phải có những phương pháp giải quyết vấn đề một cách hợp lý. Bởi vì có những đồ vật của tập thể nhưng cũng có những đồ vật thuộc sự quản lý của riêng từng cá nhân. Cho nên khi làm việc này cần phải được công khai và trao đổi thảo luận kỹ trước khi thực hiện.
Đến bước sắp xếp cũng đòi hỏi mọi người tính sáng tạo khi thực hiện công việc. Làm sao để sự sắp xếp được hợp lý nhất, phù hợp với tính chất công việc cũng như tình hình hoạt động của phòng làm cho mọi người trong phòng cảm thấy thoải mái. Khi sắp xếp mọi thứ đều phải được tất cả mọi người cùng biết và cùng thực hiện. Đây ngoài việc là những quy định chung còn là ý thức của mỗi cá nhân trong phòng.
Trong bước sạch sẽ đòi hỏi tính tự giác cao của tất cả mọi người. Trong bất cứ hoạt động nào thì con người cũng có ý nghĩa quyết định sự thành công. Khi mọi thứ
đã được đi vào trật tự thì việc duy trì trật tự đó cũng là vấn đề rất khó. Dọn vệ sinh ở đây cũng chính là hoạt động kiểm tra. Phương trâm của nó là: “Nếu thấy điều này là cần thiết thì bắt đầu từ hôm nay”, “Đừng đợi đến lúc bẩn mới tiến hành vệ sinh nơi làm việc”, “ Muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ, an toàn thì tốt nhất tự tạo ra nó”,…Ngoài việc thực hiện nó 5phút mỗi ngày thì nên thực hiện Seiso hàng tuần, tháng. Lợi ích của việc này mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần công sức chúng ta bỏ ra.
Để cho hoạt động trên hoạt động hiệu quả hơn thì bản thân 5S phải được tiến hành cải tiến cách thức đào tạo. Mọi người cần phải có sự trao đổi học hỏi lẫn nhau, truyền đạt kinh nghiệm cho nhau. Sự học tập và giúp đỡ lẫn nhau là phương pháp tiếp thu rất có hiệu quả. Đồng thời có thể thực hiện phong trào phát huy sáng kiến của mọi người thông qua chương trình “Mỗi tuần một sáng kiến” , “Mỗi tháng một cải tiến mới” để mọi người cùng tham khảo và học tập nhằm cải tiến phong trào và đề xuất nào đưa ra được đánh giá là có hiệu quả sẽ được đưa ra áp dụng.
Bảng : Điểm giúp duy trì các S
STT Tiêu chí Nội dung
1 Điều lệ cư xử Cần phải có một tài liệu rõ ràng chỉ rõ các tiêu chuẩn về thái độ, kỳ vọng của nhân viên liên quan đến 5S 2 Góc 5S Có một khu vực cho mọi người trong ban làm việc có
thể cung cấp thông tin cũng như tiếp nhận những thông tin trong quá trình thực hiện 5S
3 Danh sách kiểm tra 5S
Có một danh sách các đồ vật được định trước để kiểm tra hàng ngày trong từng khu vực và những nơi cần được kiểm tra thường xuyên
4 Đội kiểm tra Thường xuyên có một đội kiểm tra thường xuyên các khu vực khác nhau để nhắc nhở và đôn đốc mọi người làm việc viêc
5 Ban lãnh đạo Lãnh đạo của các nhóm thường xuyên họp nhau lại để cùng nhau giải quyết những vấn đề khó khăn gặp phải. Đồng thời định hướng cho những nỗ lực để có thể phát huy hoạt động 5S
6 Nhà điều phối ảo Nhà điều phối cung cấp sự hỗ trợ lời khuyên đào tạo và điều phối hoạt động
7 Nhà quản lý lãnh đạo
Một nhà uỷ viên ban chấp hành với vị thế cao và đáng tin cậy có sự ủng hộ với chương trình
8 Xem xét của lãnh đạo
Một sự kiện lên kế hoạch thường xuyên, mục tiêu là tăng cường thái độ qua khuyến khích và đảm bảo rằng nguồn lực cũng như kinh phí có thể có được.
Hoạt động này sẽ rèn luyện kỹ năng cho nhân viên thông qua việc huấn luyện nhân viên làm việc khoa học, có kỷ luật hơn nhằm đạt được mục tiêu chung của công ty. 5S được coi là bước đầu cần thiết mà công ty phải vượt qua trước khi thực hiện các chương trình chất lượng khác.