3. CHƯƠNG TRÌNH TRIỂN KHAI ÁP DỤNG 5S TRONG PHÒNG KẾ TOÁN 1 Chuẩn bị
3.3.Phát lệnh tổng vệ sinh trong phòng kế toán
Lập sơ đồ mặt bằng toàn văn phòng kể cả phần bao quanh bên ngoài, quy định khu vực được phân công. Tốt nhất nên chia thành các nhóm để tiện cho việc theo dõi và quản lý. Mỗi người phụ trách nơi làm việc của mình và kiểm tra chéo lẫn nhau. Để cho công việc có hiệu quả nhất thì phòng kế toán nên dành ra một buổi hoặc cả một ngày để thực hiện tổng vệ sinh.
Ban 5S đế xuất mua các dụng cụ cần thiết để thực hiện 5S như máy ảnh, bảng tin, tủ đồ, giá, chổi lau,… để phát cho các nhóm. Ban 5S cần hướng dẫn cặn kẽ, khuyến khích tất cả mọi người trong phòng hăng hái thi đua, đề ra các khẩu hiệu về thực hành 5S. Cần phổ biến cho mọi người tính tự giác về ý thức giữ cho môi trường làm việc luôn sạch sẽ gọn gang bằng những hoạt động cuj thể hằng ngày nhue lau chùi kỹ, cẩn thận và đặc biệt là phải đảm bảo mọi người cùng tham gia. Luôn luôn giữ trong đầu triết lý “ Nếu bạn có thể làm cho ngôi nhà của mình được sạch sẽ và gọn gang thì tại sao bạn lại không thể làm cho nơi làm việc được sạch sẽ và gọn gang như ở nhà?”.
Khi thực hiện tổng vệ sinh trong toàn phòng kế toán cần phải có sự chuẩn bị trước để mọi người chuẩn bị tốt cho ngày tổng vệ sinh. Ngày này phải được tổ chức rầm rộ, khí thế, sôi nổi, tạo ra sự phấn khởi và thi đua cho mọi người. Yêu cầu tất cả các cán bộ công nhân viên kể cả lãnh đạo cấp cao nhất cũng phải tham gia. Cố gắng cho mọi người tham gia với tinh thần tự giác, trách nhiệm và kỷ luật cao. Người phụ trách ảnh cần ghi lại những hình ảnh mọi người làm việc trong ngày đầu tiên này để kịp thời rút kinh nghiệm và biẻu dương những cá nhân, nhóm hoạt động tích cực để mọi người cùng cố gắng.