3. CHƯƠNG TRÌNH TRIỂN KHAI ÁP DỤNG 5S TRONG PHÒNG KẾ TOÁN 1 Chuẩn bị
3.5. Đánh giá định kỳ thực hành 5S
Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trì và cải tiến 5S là đánh giá thực hiện 5S. Đánh giá định kỳ là hoạt động có ý nghĩa khuyến khích rất lớn tới việc triển khai, áp dụng và duy trì thực hiện 5S. Mục đích chính của việc đánh giá là:
• Xem xét hiệulực và hiệu quả của hoạt động 5S • Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S
• Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và khuyến khích những sang kiến cải tiến
• Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến thích hợp
Việc đánh giá này cần phải có một đội ngũ cán bộ thực hiện công tác đánh giá. Họ có vai trò là các chuyên gia đánh giá. Các chuyên gia này được đào tạo về kỹ năng đánh giá, các yêu cầu thực hành 5S, cách thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo, lập các bảng mục thang điểm đánh giá 5S. Các yêu cầu đối với chuyên gia đánh giá là:
o Hiểu được ý nghĩa và các hoạt dộng 5S
o Nắm được nội dung và các yêu cầu thực hành 5S
o Nắm rõ các quy định, nội quy của công ty về hoạt động 5S
o Nắm được cách thức cũng như các tiêu chí để đánh giá cho từng khu vực, bộ phận.
Đội ngũ đánh giá này bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc kỹ thuật, trưởng phòng KCS, trưởng phòng kế toán. Nhóm chuyên gia đánh giá có nhiệm vụ lên kế hoạch đánh giá định kỳ, chuẩn bị các nguồn lực và thời gian cần thiết để tiến hành cho việc đánh giá, xây dựng các tiêu chí đánh giá cho từng nhóm hoạt động. Một trong những phương pháp đánh giá quan trọng nhất là sử dụng nhưũng hình ảnh trực quan, thông qua việc chụp ảnh những khu vực được đánh giá. Đây cũng chính là những bằng chứng khách quan khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi, so sánh quá trình cải tiến sau này. Bằng việc quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia đánh giá tập trung vào những nội dung trọng tâm sau:
Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có hỗ trợ cho chương trình 5S hay không?
Mọi người có tự hào về nơi làm việc của mình hay không? Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp hay không?
Nơi làm việc có an toàn không?
Máy móc thiết bị có được vệ sinh và được bảo dưỡng thường xuyên không? Mọi thứ có được sắp xếp hợp lý dễ tìm dễ lấy không?
Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho việc sử dụng không?
Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không? Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không?
Mọi người có làm vệ sinh hằng ngày một cách tự giác không?
Các cán bộ nhân viên có mặc quần áo sạch sẽ, gọn gang theo quy định không?
Mọi người có ý thức tạo hình ảnh tốt đẹp của công ty mình không?
Đánh giá định kỳ là công việc rất quan trọng để mọi người có được tiêu chí để phấn đấu thực hiện tốt phong trào 5S. Cho nên cần thiết lập kế hoạch đánh giá 5S và các cơ chế khuyến khích.
Lập kế hoạch đánh giá:
Thành lập nhóm chuyên gia đánh giá
Xây dựng các tiêu chí đánh giá thể hiện ở bảng kiểm tra các khoản vật
Bảng: Cho điểm việc thực hiện 5S
Điểm Mô tả
1 Chưa áp dụng các nguyên tắc thực hành tốt 5S
2 Đã có bằng chứng về việc áp dụng một vài nguyên tắc thực hành tốt 5S 3 Việc áp dụng 5S khá tốt và có những kết quả làm việc cụ thể
4 Việc thực hiện 5S tốt, việc thực hiện được quy định rõ rang và tuân thủ tốt
5 Việc áp dụng 5S được thực hiện rất tốt, ý thức của nhân viêc cao trong việc tuân thủ các quy định chung và việc thực hiện duy trì.
Bảng: Kiểm tra các khoản vật
Hạng mục STT Các hạng mục cần phải đánh giá 5 4 Điểm3 2 1
Sàn nhà
1 Sàn nhà có sạch sẽ và gọn gang không?
2 Có rác và giấy tờ thừa trên sàn không? 3 Một tuần lau sàn bao nhiêu lần?
4 Các tài liệu có được dán nhãn cụ thể không?
5 Các file tài liệu có được dễ lấy, dễ thấy không?
6 tủ có được sắp xếp, dọn dẹp thường xuyên không?
7 Mọi người có ý thức sắp xếp dọn dẹp tủ không?
8 Có những thứ không cần thiết trên bàn làm việc không?
9 Bàn làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?
10 Bàn làm việc có được lau chùi thường xuyên không?
11 Đồ vật trên bàn có được sắp xếp gọn gang không?
* Các cơ chế khuyến khích thực hành 5S
Động cơ thúc đẩy mọi người tham gia thực hiện 5S tốt nhất là hình thức khen thưởng và công nhận sự nỗ lực của các nhân viên. Khen thưởng và công nhận bản thân nó không tạo ra chất lượng toàn diện nhưng nếu thiếu chúng thì sẽ có tác động ngược lại đó là làm mất dần niềm tin của nhân viên về giá trị thực của chất lượng và sự đóng góp của họ vào cải tiến chất lượng. Vì vậy việc đầu tiên khi bắt đầu áp dụng chương trình 5S là xây dựng một chế độ khen thưởng, thúc đẩy việc áp dụng và công nhận hoạt động phù hợp với bộ máy quản lý của tổ chức mình.
Để khuyến khích mọi người thực hành 5S, Ban lãnh đạo nên thường xuyên theo dõi đồng thời có những tuyên dương và khen thưởng kịp thời. Qua mỗi kỳ đánh giá cần tổng kết những kết quả làm được và những gì còn tồn tại để từ đó đưa ra một kế hoạch mới trong giai đạon mới. Kế hoạch sau phải đặt ra chỉ tiêu cao hơn trước để mọi người không ngừng phấn đấu để thực hiện tốt 5S.
Sau mỗi tuần đánh giá một lần và tổng kết vào cuối tháng. Đồng thời phát động thi đua giữa các nhóm, các cá nhân để nâng cao hiệu quả của chương trình. Để khuyến khích mọi người tham gia nhiệt tình vào thực hiện phong trào cần phải tổ chức một buổi tổng kết để công bố kết qua đạt được, trao giải thưởng cho các nhóm các cá nhân có đóng góp tích cực. Phần thưởng tuy không lớn nhưng nó lại có ý nghĩa rất lớn để khuyến khích tinh thần tham gia của mọi người. Trong thực tế ai cũng có lúc sai sót. Vì vậy không nên tìm chỗ yếu kém để phê bình , chê trách mà nên động viên khen thưởng trước sau đó cải tiến phê bình sao cho có hiệu quả hơn. Trong buổi tổng kết này có thể nghe ý kiến đóng góp của mọi người để có phương hướng cải tiến cho phong trào được thực hiện tốt hơn phù hợp hơn.