Áp dụng 5S trong quản lý chất lượng dịch vụ kế toán tại Công ty TNHH Hoà Bình
MỤC LỤC
ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ
Nguồn: Phòng KCS công ty TNHH Hoà Bình Ngay từ những ngày đầu mới thành lập nhận thức rừ được tầm quan trọng của thiết bị sản xuất công ty Hoa Bình đã mời giáo sư Claude-chủ tịch viện nghiên cứu malt và bia nước cộng hoà Pháp là cố vấn kỹ thuật và công nghệ để có những công nghệ tiên tiến nhất phù hợp nhât với ngành sản xuất bia của Việt Nam. Công nghệ sản xuất tại các nhà máy cũng không ngừng được đổi mới ,có khả năng sản xuất với khối lượng lớn, đảm bảo sản phẩm luôn luôn có chất lượng tôt đáp ứng nhu cầu của khách hàng đặc biệt là sản phẩm malt của công ty được rất nhiều công ty sản xuất bia khách tin dùng.
CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH
Đây là toà tháp đôi hiện đại nhất Việt Nam với hệ thống văn phòng cho thuê đạt tiêu chuẩn quốc tế với 2 sân bay trực thăng trên nóc toà tháp và thang máy tầng 1 được mạ vàng. Các nhà máy sản xuất bia, rượu của công ty cũng được trang bị những dây truyền công nghệ tiên tiến và hiện đại đạt năng suất chất lượng cao đáp ứng được yêu cầu của thị trường.
ĐẶC ĐIỂM VỀ LAO ĐỘNG
Chế độ thưởng phạt của công ty cũng được xác lập một cách cụ thể và do công đoàn của công ty đảm nhiệm nên cán bộ công nhân của công ty rất hào hứng và có tâm lý an tâm, thoả mái làm việc đảm bảo hiệu quả sản xuất. Mạc dù số lượng công nhân làm việc thực tế giảm nhưng sồ giờ làm việc hiệu quả của công nhân tăng lên từ 7.8 giờ/ngày-người đến 7.9 giờ/ngày-người tức là tăng 1.3%.
KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY
Doanh thu tăng mạnh năm 2005 ( 10,9%) do đây là năm đầu tiên nhà máy sản xuất malt của công ty tại Tiên Sơn Bắc Ninh chính thức đi vào hoạt động cung cấp một lượng malt khá lớn cho các công ty sản xuất bia khác ,đây cũng chính là sản phẩm mũi nhọn của công ty giai đoạn hiện nay,từ năm 2003 trở về trước doanh thu của công ty chủ yếu là do cung cấp bia cho thị trường trong nước, nước ngoài và doanh thu từ hoạt đọng khác. Đây là năm đánh dấu hoạt động rất hiệu quả của công ty phản ánh sự bững mạnh của công ty , công ty ngày càng khẳng định được vị thế của mình trên thị trường ngành sản xuất malt và bia riêng năm 2005 măc dù doanh thu của công ty tăng cao 10,9% nhưng lợi nhuận lại tăng ít nhất trong 5 năm qua 2.02% vì trong năm này công ty phải mất một khoản chi phí khá lớn để tra lãi vay do 2 năm trước công ty đã vay một số lượng vốn khá lớn để xây dựng nhà máy Đường Malt,và một số chi phí lớn khác.
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI PHềNG KẾ TOÁN CỦA CễNG TY TNHH HOÀ BèNH
• Kế toán trưởng Chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo nhân viên kế toán, hướng dẫn và kiểm tra công việc do họ thực hiện, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty, cấp trên và cơ quan nhà nước về độ trung thực và hợp lý của thông tin kế toán cung cấp. • Kế toỏn vật tư: Cú nhiệm vụ theo dừi chi tiết, tổng hợp tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn của từng loại vật tư về giỏ trị, đồng thời theo dừi quỏ trỡnh thanh toỏn giữa cụng ty và các đối tượng khác thông qua hệ thống Ngân hàng như: thu trên bán hang bằng tiền gửi ngân hang, thanh toán cho nhà cung cấp , vay ngắn hạn, dài hạn bằng tiền gửi Ngân hàng. • Kế toán chi phí giá thành kiêm kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất cho từng sản phẩm trên cơ sở tính đúng và đầy đủ giá thành cho từng sản phẩm hoàn thành trong kỳ và theo dừi tỡnh hỡnh, lập và sử dụng quỹ khen thưởng phúc lợi.
- Kiểm soát chất lượng toàn diện (Total Quality Control – TQC) với mục tiêu kiểm soát tất cả các quá trình tác động đến chất lượng kể cả các quá trình xảy ra trước và sau quá trình sản xuất sản phẩm, như khảo sát thị trường, nghiên cứu, lập kế hoạch, phát triển, thiết kế và mua hàng; và lưu kho, vận chuyển, phân phối, bán hàng và dịch vụ sau khi bán hàng. Về ý kiến đánh giá của Ban lãnh đạo công ty ông Nguyễn Hữu Đường ( Tổng giám đốc) khi đựơc hỏi có nhận xét rằng: Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ quan trọng trong sự phát triển của công ty, đa số các nhân viên đều có năng lực chuyên môn khá vững vàng.
TRIỂN KHAI CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠI PHềNG KẾ TOÁN CỦA CễNG TY TNHH HOÀ BèNH
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM TỚI Qua nhiều năm hoạt động trên thương trường, Công ty TNHH Hoà Bình đã
- Triển khai tổ chực thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của mỗi năm, tập trung lực lượng sản xuất ở cường độ cao để hoàn thành xuất sắc kế hoạch năm. - Duy trì hệ thống quản lý chất lượgn ISO 9000:2001 đi vào hoạt động nề nếp, đề cao trách nhiệm của chỉ huy các cơ quan dơn vị trong thực hiện và duy trì hệ thống. Ban ISO có trách nhiệm đánh giá chất lượng thường xuyên và có các biện pháp cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm chất lượng công tác tổ chức quản lý đề giảm thiêu chi phí và khắc phục phòng ngừa những điểm không phù hợp.
GIỚI THIỆU VỀ 5S
Xây dựng hình ảnh từ đó cũng đem lại cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp.Nó không phải là sự thay đổi và cải tiến nơi làm việc về mặt vật lý mà còn hình thành thái độ và hành vi mới cho nhân viên và làm cho tất cả mọi người thấm nhuần ý thức kỷ luật. 5S cũng được coi là hướng tiếp cận có hệ thống đối với phương thức Lean Production ( phương thức sản xuất tiết kiệm tối ưu) - một hệ thống quản lý và tổ chức sự vận hành sản xuất, trong đó yêu cầu về giảm thiểu nhân lực, không gian, vốn và thời gian để tạo ra sản phẩm ít lỗi hơn. Nếu không quyết định được ngay là một thứ gì đó còn cần hay không cần cho công việc thì phải đành dấu và để riêng ra một chỗ.Sau một thời gian kiểm tra lại nếu không ai dùng nghĩa là không cần giữ,hoặc xin biện pháp xử lý nếu không tự quyết định được.
SEIKETSU - Săn sóc
Trong xã hội cạnh tranh gay gắt và hội nhập mạnh mẽ như ngày nay, nếu hình ảnh doanh nghiệp là một ngoi nhà luôn luôn phải cải tiến dể đáp ứng những đòi hỏi của xu thế phát triển thì 5S được ví như nền móng vững chắc của ngôi nhà ấy. - Đảm bảo sức khoẻ của mọi người trong công ty/ tổ chức - Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc - Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc than thiện cởi mở - Nâng cao chất lượng cuộc sống. Như vậy có thể thấy mục đích của hoạt động 5S không chi đơn thuần là việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức , mà quan trọng hơn là làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc và tăng cường khả năng sang tạo của mỗi cá nhân trong tổ chức.
CHƯƠNG TRèNH TRIỂN KHAI ÁP DỤNG 5S TRONG PHềNG KẾ TOÁN 1. Chuẩn bị
Cần phải làm cho mọi người hiểu được ý nghĩa thiết thực của việc thực hiện phong trào bằng cách thể hiện sự nhiệt tình, sự quan tâm của ban lãnh đạo và cho mọi người hiểu rằng đây không phải là ép buộc họ phải thực hiện theo chỉ dẫn một cách khuôn mẫu mà không hiểu gì cả. Chính vì vậy cần phải phát huy tính tự giác, sang tạo của mỗi người trong phòng nhằm cải tiến cho công việc ngaỳ càng tốt hơn hiệu quả hơn.Từ đó mỗi người sẽ tự ý thức vai trò của mình, mỗi người đều thấy được mình là một phần không thể thiếu để làm cho phong trào hoạt động đạt hiệu quả cao nhất. Bởi vì phong trào này cần tính tự giác của mỗi người trong quá trình làm việc, ngoài việc giữ gìn môi trường làm việc chung tại phòng thì cũng nên sắp xếp môi trường làm việc tại chỗ của mình đảm bảo tính thoải mái thuận tiện, tính khoa học trong công việc.
Thông thường để thuận tiện cho công tác kế toán máy, có thể đề nghị lên Ban lãnh đạo xin đầu tư thêm một số trang thiết bị cho phòng thuận tiện hơn khi làm việc như đầu tư mua thêm máy tính để đảm bảo đủ mỗi người một cái máy tính sử dụng khi làm việc. Nhìn một cách tổng quan trong phong kế toán của công ty có thể thấy nhhiều vật được để ở những vị trí làm cho người ta khó tìm để sử dụng như giấy in không để ở một vị trí nhất định, những tài liệu để lộn xộn nên không biết tài liệu còn cần thiết sử dụng nữa không.
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT KHI TRIỂN KHAI ÁP DỤNG 5S
Phương trâm của nó là: “Nếu thấy điều này là cần thiết thì bắt đầu từ hôm nay”, “Đừng đợi đến lúc bẩn mới tiến hành vệ sinh nơi làm việc”, “ Muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ, an toàn thì tốt nhất tự tạo ra nó”,…Ngoài việc thực hiện nó 5phút mỗi ngày thì nên thực hiện Seiso hàng tuần, tháng. Đồng thời có thể thực hiện phong trào phát huy sáng kiến của mọi người thông qua chương trình “Mỗi tuần một sáng kiến” , “Mỗi tháng một cải tiến mới” để mọi người cùng tham khảo và học tập nhằm cải tiến phong trào và đề xuất nào đưa ra được đánh giá là có hiệu quả sẽ được đưa ra áp dụng. Về lâu dài, khi chương trình này được áp dụng rộng rãi trong toàn công ty, đội ngũ nhân viên thực hiện chương trình tăng lên thi công ty có thể mở thêm các lớp đào tạo liờn tục và thường xuyờn theo dừi để kịp thời khuyến khớch hoặc sửa chữa ngay những sai lầm làm cho phong trào phát triển mạnh mẽ.
