Bài thuyết trình Quản trị xuất nhập khẩu: Tìm hiểu bộ chứng từ trong kinh doanh xuất khẩu

Bài thuyết trình Quản trị xuất nhập khẩu: Tìm hiểu bộ chứng từ trong kinh doanh xuất khẩu

Môn : Quản trị Xuất Nhập khẩu Giảng viên: Th.s Nguyễn Hồng Hải

UEHTrường Đại học Kinh tế Tp Hồ Chí Minh

6 Nguyễn Thị Yến Nhi

7 Nguyễn Thị Kim Oanh

Những sai sót thường gặp khi lập BCT

Nội Dung

Nội Dung

Những vấn đề cần lưu ý khi lập BCT ở

1 số ngành hàng chủ yếu

Những vấn đề cần lưu ý khi lập BCT ở

1 số ngành hàng chủ yếu

Giải pháp nhằm hoàn thiện BCT thanh

toán Xuất Nhập khẩu

Giải pháp nhằm hoàn thiện BCT thanh

toán Xuất Nhập khẩu

I

II

III

1 Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice )

• Tên và địa chỉ của các bên liên quan được ghi trên

hóa đơn thương mại khác với L/C ( nếu thanh toán

1 Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice )

• Số bản và loại hóa đơn phát hành không đủ theo yêu cầu của

L/C Ví dụ: L/C quy định “Signed commercial invoice in

duplicated and one copy” Nhưng khi lập BCT thì chỉ có 2 bản chính và không có bản sao

• Sai sót về bản Invoice cần xuất trình

Ví dụ: L/C quy định “Original and two coppies commercial

invoice” Nhưng khi lập hóa đơn, các Cty XK lại lập các bản giống nhau, không có quy định riêng nên khó phân biệt đâu là

bản chính, bản sao → Sự không phù hợp của chứng từ so với L/C

1 Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice )

• Số lượng, đơn giá, mô tả

hàng hóa, tổng giá trị, đơn vị

tiền tệ, điều kiện đóng gói,

1 Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice )

• Số L/C và ngày mở L/C không

chính xác

• Sai sót về ngày ký hóa đơn: ngày

ký lập hóa đơn phải trước ngày ký

lập vận đơn ( B/L )

Nếu ngày ký hóa đơn sau ngày ký B/L thì đây là một sai sót nặng nề, chắc chắn ngân hàng mở L/C không thanh toán

• Các dữ kiện về vận tải hàng hóa ( ví dụ: tên cảng xếp hàng, dỡ hàng ) không phù hợp với quy định L/C

1 Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice )

• Sai sót do thiếu hoặc sai những ký hiệu bắt buộc

M/V

M/S

Name of ocean vessel

– Mục tên tàu: thiếu ký hiệu

M/V hoặc M/S trước tên tàu

Name of ocean ship

“the number and date of the

credit and name of our bank

must be quoted on all drafts and

2 Vận đơn đường biển ( B/L )

• Tên, địa chỉ và các thông tin khác về người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo không phù hợp với các quy định của L/C

Phần thường sai sót nhiều nhất trên vận đơn là tên và địa chỉ

người nhận hàng ( consignee ) vì thường được quy định khác

nhau trên từng L/C

2 Vận đơn đường biển ( B/L )

Vì các Cty lập luận: “Phần người nhận hàng thì phải ghi tên người mở L/C (người mua)”

Thực tế thì ai cầm vận đơn thì người đó có quyền với hàng

hóa Ngân hàng mở L/C thường giành quyền này để tránh người

mua không chịu thanh toán Vì thế, sai sót phần này dễ làm Ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán

2 Vận đơn đường biển ( B/L )

• Cảng bốc hoặc cảng dỡ không khớp với quy định trong L/C

Điều này chủ yếu do người lập đơn không nắm vững L/C

Ví dụ: L/C quy định “shipment from HoChiMinh Port to Pusan

2 Vận đơn đường biển ( B/L )

• B/L xuất trình cho Ngân hàng trễ hơn 21 ngày sau khi lập vận

đơn, hoặc xuất trình khi L/C đã hết thời hạn

• Trên vận đơn ghi hàng đã xếp lên boong tàu ( on deck cargo ) thay vì phải ghi hàng đã để trong hầm tàu ( on board )

• Ghi những nội dung trên vận đơn không đúng với quy định

của L/C: số L/C, ngày mở L/C không chính xác…

• Các thay đổi, bổ sung trên vận đơn không có xác nhận của

người lập ( chữ ký và con dấu )

• Số hiệu Container hay lô hàng không khớp với các chứng từ

khác như: chứng từ bảo hiểm, hóa đơn…

2 Vận đơn đường biển ( B/L )

Ví dụ:

(6)

Lý Do

Vận đơn “nhận hàng để chở”

và ghi chú “giao hàng lên tàu”

không đề ngày như quy định

UCP 600 ( điều 20a (ii))

3 Chứng từ bảo hiểm

• Ghi sai tên người mua bảo hiểm, các yếu tố về tàu, số vận đơn

cảng bốc hàng, số lượng, trọng lượng, số tiền… trên hợp đồng

• Mua bảo hiểm sau ngày giao hàng, sau ngày ký tên trên vận đơn hoặc không nêu ngày lập chứng từ bảo hiểm.

Ví dụ: ngày ký vận đơn “Clean on board” là 20/03/2012; nhưng

ngày ký hợp đồng lại là 21/03/2012 Bất hợp lý này do người lập chứng từ không nắm rõ các điều lệ liên quan đến phương thức thanh toán bằng L/C và hoạt động bảo hiểm

• Mức bảo hiểm không đúng theo quy định của L/C

Ví dụ: L/C quy định mức bảo hiểm là 110% trị giá của

CIF Nếu người XK xuất trình chứng từ bảo hiểm dù lên tới 120% trị giá của CIF thì cũng sẽ không được Ngân hàng chấp nhận

3 Chứng từ bảo hiểm

• Không nêu được số lượng bản chính phát hành

• Không nêu hoặc nêu không đủ các điều kiện bảo hiểm

• Không nêu tổ chức giám định hàng hóa hoặc nơi khiếu nại, bồi thường theo quy định của L/C

• Các chứng từ bảo hiểm do các nhà môi giới bảo hiểm cấp cũng có thể bị các Ngân hàng từ chối thanh toán

USD

Ví dụ:

3 Chứng từ bảo hiểm

Bốn ngày sau khi gửi chứng từ, Savico nhận được thông báo từ chối thanh toán qua Vietcombank với lý do trị giá bảo hiểm

770.000 USD < 880.000 USD = 800.000 x 110%

4 Phiếu đóng gói ( Packing List )

Không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định của L/C

Không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định của L/C

Thông tin liên quan các bên không đầy đủ và chính xác

Thông tin liên quan các bên không đầy đủ và chính xác

Tổng trọng lượng từng đơn vị hàng hóa không khớp với trọng lượng cả chuyến hàng

Tổng trọng lượng từng đơn vị hàng hóa không khớp với trọng lượng cả chuyến hàng

Mô tả hàng hóa trong phiếu đóng gói không phù hợp với L/C và các chứng từ trong Bộ chứng từ

Mô tả hàng hóa trong phiếu đóng gói không phù hợp với L/C và các chứng từ trong Bộ chứng từ

4 Phiếu đóng gói ( Packing List )

Ví dụ: Cty Packexim, VN có XK 1 lô hàng áo lụa cho Cty Jet

Tide, HK… Ngân hàng mở L/C là Hongbank, HK; ngân hàng thông báo là Vietcombank, HCM; có quy định như sau:

- Mặt hàng: 600 chiếc áo dài nữ, 100% lụa – Kiểu LD 4060

- Đơn giá: 6,300 USD/chiếc; Trị giá hóa đơn : 3,780,000 USD

Tuy nhiên, trong phiếu đóng gói của Packexim chỉ ghi trọng lượng, số lượng hàng, mã hàng và số hóa đơn thương mại tương ứng mà không có mô tả hàng hóa

4 Phiếu đóng gói ( Packing List )

Điều này dẫn đến tranh chấp là Jet Tide từ chối thanh toán do phiếu đóng gói không phù hợp với yêu

cầu của L/C Mặc dù là xét theo UCP 600 ( điều 14 e )

thì phiếu đóng gói này vẫn hợp lệ ( mô tả hàng hóa

chỉ cần không mâu thuẫn với L/C chứ không nhất thiết phải giống chi tiết từng chữ ) nhưng cũng gây

chậm trễ thanh toán cho Packexim

5 Giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O )

• Loại C/O không đúng với đòi hỏi của L/C

Ví dụ: Có 2 loại C/O là loại thường và loại ưu đãi

Các quốc gia thuộc hệ thống ưu đãi phổ cập sẽ áp dụng chính sách ưu đãi cho 1 số nước và trong L/C sẽ yêu cầu loại C/O FORM A như sau: “Certificate of Origin, form A”

Nếu C/O lập không đúng loại thì hàng hóa sẽ không được

hưởng các quy chế ưu đãi tại nước xuất khẩu, và bộ chứng từ

thanh toán xuất trình lên Ngân hàng sẽ bị coi là sai biệt chứng từ

• Tên người gửi hàng, nhận hàng, tên cảng bốc, cảng dỡ không được ghi đúng theo L/C và B/L

• Phần mô tả hàng hóa còn thiếu sót: các điều trình bày trên C/O

về hàng hóa như: tênhàng, số hiệu, trọng lượng, bao bì… không khớp với L/C và các chứng từ khác

5 Giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O )

• Người chứng thực C/O không hợp lệ

Đối với C/O thì phần chứng nhận rất quan trọng, đòi hỏi theo đúng yêu cầu L/C; có những L/C quy định rõ ràng C/O phải do ai chứng thực

Ví dụ: “Certificate of Origin of Vietnam issued by the

chamber of commerce of Vietnam” thì trường hợp này người ký nhận C/O là Phòng thương mại Việt Nam

“Certificate of Origin, country of Origin: Vietnam” thì người sản xuất hoặc người thụ hưởng L/C có thể đứng ra lập C/O và tự mình chứng thực vào đó

5 Giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O )

Thường trên L/C không ghi ai là người phải ký chứng nhận mà chỉ ghi loại C/O được yêu cầu Tại Việt Nam, có quy định như sau:

- C/O FORM A do người XK kê khai, ký chứng nhận

- C/O FORM B do ICC lập và ký chứng nhận

- C/O FORM O, FORM X, FORM T do ICC lập

6 Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hóa

• Mô tả chất lượng hàng hóa trên giấy chứng nhận sai khác so với quy định của L/C và các chứng từ khác

• Cơ quan cấp giấy chứng nhận không phải là cơ quan như L/C quy định

• Người ký giấy chứng nhận khác với L/C quy định

• Ngày cấp giấy chứng nhận sau ngày giao hàng

7 Giấy chứng nhận kiểm dịch và chứng nhận vệ sinh

Những sai sót thường gặp nhất:

• Cơ quan cấp không phù hợp với yêu cầu của L/C

• Ngày cấp chứng nhận sau ngày giao hàng

Những sai sót thường gặp khi lập BCT

Nội Dung

Nội Dung

Những vấn đề cần lưu ý khi lập BCT ở

1 số ngành hàng chủ yếu

Những vấn đề cần lưu ý khi lập BCT ở

1 số ngành hàng chủ yếu

Giải pháp nhằm hoàn thiện BCT thanh

toán Xuất khẩu

Giải pháp nhằm hoàn thiện BCT thanh

toán Xuất khẩu

I

II

III

1 Mặt hàng gạo

Gạo là mặt hàng

giao tay ba, tay tư

L/C về Gạo Dài, phức tạp

1 Mặt hàng gạo

• Chính vì vậy, Doanh nghiệp khi xuất khẩu gạo cần

chú ý lập đủ tất cả các chứng từ theo yêu cầu của L/C

đặc biệt là các giấy chứng nhận nên được cơ quan

có thẩm quyền

CÔNG TY CỔ

PHẦN TẬP ĐOÀN VINACONTROL Địa chỉ: 80 Bà Huyện Thanh Quan, Quận 3, TP HCM.

ĐT: 84 8 9316704, Fax: 84 8 9316961

Email: vinacontrol@vinacontrol.com.vn

* Website http://vinacontrol.com.vn ;

http://vinacontrol.vn

1 Mặt hàng gạo

• Do là mặt hàng giao tay ba, tay

tư; nên người mua yêu cầu người

2 Mặt hàng dầu thô

Phương thức thanh toán thường sử dụng

trong XK dầu thô: L/C trả chậm

Phương thức thanh toán thường sử dụng

trong XK dầu thô: L/C trả chậm

Dầu thô là mặt hàng duy nhất khi mở L/

TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHỆ NĂNG LƯỢNG DẦU KHÍ VIỆT NAM (PV EIC)

Địa chỉ: Số 1-5 Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.HCM.

ĐT: +84 (8) 3911 8565 Fax: +84 (8) 3911 8567

3 Mặt hàng may mặc

• Mặt hàng may mặc đa số là hàng gia công; nên trước khi xuất

hàng, thường có đại diện khách hàng sang kiểm hàng và chứng nhận chất lượng tại chỗ rồi mới cho xuất.Do đó, BCT thường đơn giản:

xuất phù hợp với tiêu chuẩn của khách hàng đề ra theo tiêu chí

quốc tế…)

→ Phải lập theo đúng quy định L/

C và phải do cơ quan giám định

có uy tín của nhà nước cấp

4 Mặt hàng thủy sản

• Với mặt hàng tươi sống chúng ta thường xuất bằng đường hàng không, tuy nhiên khó đảm bảo về mặt thời gian

và chất lượng Sp; vì thời gian lâu chất lượng giảm , không phù hợp với giấy chứng nhận chất lượng, gây khó khăn cho việc thanh toán

Những sai sót thực tế

trong BCT xuất nhập khẩu

BCT xuất khẩu gạo của Cty Thái Thịnh

32B: Currency Code, Amount

Currency: USD

Amount: # 2,250,000.00#

39A: Percentage credit tolerance

45A: Description of goods:

Unit Price: USD 450/MT

(FOB HCM city port, VN )

Total Amount: USD 2,245,500

BCT xuất khẩu gạo của Cty Thái Thịnh

44E: Port of Loading / Airport of Depature Hochiminh port, Vietnam

44F: Port of Discharge / Airport of Destination Hamburg port, Germany 44C: Latest date of Shipment 110910

45A: Description of Goods

Vietnamese White Rice Long Grain 5 pct broken Invoice date 11.07.2011

46A: Documents Required:

Full set clean on Boad Ocean Bill of Lading issued to the order of shipper and blank endorsed, marked notify Good Company LTD, 45 Sveta Nedelya square Sofia 1000

Tel : + 49 20 2401318 Fax: + 49 20 2401310

L/C

Shipper:

Thai Thinh Co., LTD

B/L No 46986900 WD Shipper’s reference EDA – HG 12198 Consignee:

To order

EAST WELL LINES The Shipping Line BILL OF LADING FOR PORT TO PORT

OR MULTIMODAL SHIPMENT Notify Address:

Vitoria V - 052

Port of Loading:

Hochiminh port Port of Discharge

Hamburg

Port of Transhipment Singapore port

1 Container Vietnamese White Rice Long Grain 5 pct broken

Invoice date 11.07.2011 GW 500 MT

EWLU 4586323

SHIPPED ON BOARD

Freight detail, charges :

FREIGHT PAID Number of Original : 3

At Hochiminh,Vietnam On 9 Sep 2011 By XYZ Company

As Agents For the Carrier

Những sai sót thường gặp khi lập BCT

Nội Dung

Nội Dung

Những vấn đề cần lưu ý khi lập BCT ở

1 số ngành hàng chủ yếu

Những vấn đề cần lưu ý khi lập BCT ở

1 số ngành hàng chủ yếu

Giải pháp nhằm hoàn thiện BCT thanh

toán Xuất khẩu

Giải pháp nhằm hoàn thiện BCT thanh

toán Xuất khẩu

I

II

III

1 Các nguyên nhân chính dẫn đến sai sót trong BCT

Thiếu hiểu biết về L/C cũng như các văn bản pháp luật quốc tế điều chỉnh về thanh toán quốc tế như UCP, ISBP, Incortems….

Trong quá trình soạn thảo L/C , nhân

viên văn thư thường mắc 3 lỗi chính:

Not correct; not complete; not consistant

Giải

pháp

2 Các giải pháp nhằm giảm sai sót trong BCT xuất khẩu

Nâng cao nghiệp

Chuyển sang phương thức nhờ thu