Bài thuyết trình quản trị thông tin xử lý công văn đi đến

MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TINCông ty xí nghiệp Các cơ quan bên ngoài Luồng thông tin nội bộ Luồng thông tin đầu vào Văn thư đến Luồng thông tin đầu ra Văn thư đi... XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐẾNPhân

BÀI THUYẾT TRÌNH NHÓM 6

ĐỀ TÀI: Quản trị thông tin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

KHOA KINH TẾ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Bình

Nghệ An, ngày 17 tháng 02 năm 2012

DANH SÁCH NHÓM 6

Nhóm Trưởng

Thông tin bằng văn bản,

công văn, thư từ

Thông tin bằng văn bản,

công văn, thư từ

Thông tin truyền miệng

Thông tin truyền miệng

Thông tin qua internet, fax, telex…

Thông tin qua

internet, fax, telex…

QUẢN TRỊ THÔNG TIN

….Cần có

một phương

pháp quản trị

khoa học

NỘI DUNG ĐỀ TÀI

Trả lời câu hỏi

1 TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG

THÔNG TIN

1 TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG

THÔNG TIN

 1.1 Hệ thống quản trị thông tin

 1.1.1 Khái niệm thông tin.

 - Thông tin là sự truyền tín hiệu, tin tức về những

sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho

nhiều người cùng biết.

 - Thông tin là đại lượng vô hình, không nhìn thấy,

1.2 Vai trò của thông tin

- Phương tiện quản lý: thống nhất hoạt

động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung.

- Cơ sở để ban hành các quyết định quản lý

- Công cụ quan trọng của nhà quản trị

trong:

* Xây dựng chương trình kế hoạch

* Tổ chức quản lý của nguồn lực

* Chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra

1.3 Phân loại thông tin

Theo cấp quản lý: Thông tin từ trên xuống, từ Theo cấp quản lý:

dưới lên, thông tin chéo

Theo lĩnh vực hoạt động: Thông tin chính trị, Theo lĩnh vực hoạt động

kinh tế, văn hóa-xã hội, khoa học kỹ thuật, an ninh quốc phòng.

Theo tính chất pháp lý: Thông tin chính thức và Theo tính chất pháp lý

không chính thức.

Theo hình thức truyền tin: Văn bản, lời nói Theo hình thức truyền tin

Theo thời gian: quá khứ, hiện tại, tương lai Theo thời gian

MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN

Công ty xí nghiệp

Các cơ quan bên ngoài

Luồng thông tin nội bộ

Luồng thông tin đầu vào

(Văn thư đến)

Luồng thông tin đầu ra

(Văn thư đi)

2 XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐẾN

Phân loại văn thư;

Mở bao thư;

Lấy phần nội dung ra;

Đóng dấu ngày giờ;

Đọc và ghi chú;

Đưa cho cấp trên duyệt;

Soạn phiếu luân chuyển tài liệu thư tín;

Phân phối văn thư;

2.1 Phân loại văn thư

Thư khẩn: Điện tín, thư phát nhanh, thư

bảo đảm

Thư cá nhân hoặc thư có in dấu “mật”

Thư hạng một: các bưu ảnh, bưu kiện, hóa đơn hoặc trái phiếu

2.1 Phân loại văn thư

2.1 Phân loại văn thư

Thư trong nội bộ

Thư hạng hai: nhật báo, tạp chí

Thư hạng ba: các Catalogs và các ấn phẩm khác

Thư hạng bốn: các gói, kiện hàng

2.2 Mở bao thư

 Lưu ý: Thư ký không được phép mở thư cá nhân và thư có ký hiệu mật.

 Trước khi mở thư cần chuẩn bị: máy mở thư, máy đóng dấu ngày

giờ, bút chì, kẹp giấy hoặc băng keo trong.

2.3 Lấy phần nội dung ra

Bạn phải lấy tất cả

những gì trong bao thư

Nếu hồ sơ đính kèm

bị thiếu viết phần ghi

chú vào văn thư,

nếu tài liệu kèm theo

quá nhủ thì dùng kẹp

ở đầu văn

2.3 Lấy phần nội dung ra

Nếu công ty không yêu cầu lưu giữ lại bao thư một đến hai ngày, thì nên rà soát lại

địa chỉ trong văn thư đã có chưa, nếu chưa

có thì đính kèm bao thư với văn thư

Giữ bao thư nội bộ lại

Nếu công ty không yêu cầu lưu giữ lại bao thư một đến hai ngày, thì nên rà soát lại

địa chỉ trong văn thư đã có chưa, nếu chưa

có thì đính kèm bao thư với văn thư

Giữ bao thư nội bộ lại

2.4 Đóng dấu ngày giờ

 Ngày và giờ trên văn thư rất quan trọng bởi:

 Văn thư có thể không đề ngày tháng

 Ngày tháng giúp nhắc nhở trả lời thư nhanh

 Văn thư đến quá trễ so với ngày tháng mà văn thư yêu cầu

 Các hợp đồng đấu thầu, hoặc các cuộc thi có thể có ngày đáo hạn

 Không chấp nhận chiết khấu tiền mặt nếu

công ty nhận được tiền thanh toán quá trễ

MẪU DẤU CÔNG VĂN ĐẾN

MẪU SỔ CÔNG VĂN ĐẾN

STT Ngày

đến Nơi gửi

công văn

Số công văn

Ngày tháng năm

Trích yếu nội

dung Người nhân tên Ký

2.5 Đọc và ghi chú

Dùng bút chì gạch dưới những dòng quan trọng, sau đó ghi chú ngoài lề

Nếu có văn bản đính kèm trong văn thư

mà không tìm thấy thì ghi ngoài lề sau

mục đính kèm là thất lạc

2.6 Trình lên cấp trên

Thư bảo đảm Thư phát riêng Văn thư khẩn

Thư cá nhân chưa mở Các loại thư loại một Thư phát nhanh và điện tín

Thư loại hai Thư loại ba

Và thư loại bốn

2.7 Soạn phiếu luân chuyển và

phân phối văn thư

2.7 Soạn phiếu luân chuyển và

phân phối văn thư

Nếu văn thư mà các cấp quản trị khác

quan tâm, thì soạn một phiếu luân chuyển tài liệu để chuyển đến các vị cần tham

khảo

Trước lúc chuyển công văn phải vào sổ và đem theo để các cá nhân và bộ phận

phòng ban kí nhận

2.8 Xử lý văn thư trong thời gian

Khi được giao phó trả lời thư tín thì bạn

hãy giữ lại bản sao để cho vị đó xem lúc

3 XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐI

Kiểm tra

Gấp và bỏ vào bao thư

Cân và gián tem

Chuyển phát

Văn thư đã ký tên chưa?

Phần đính kèm có bỏ vào thư chưa?

3.2 Gấp và bỏ vào bao thư

Máy gấp dán và đóng tem

Bạn phải biết cách gấp thư

Máy gián tem Máy gấp thư

3.3 Cân và gián tem

Là hình thức đăng ký với bưu điện để công

ty tự mình đóng dấu tem trên bao thư

Khi áp dụng hệ thống này nhân viên HCVP phải sự dụng máy cân sao cho chính xác, nếu không đủ tiền tem bưu điện sẽ phạt

hoặc không chuyển văn thư đi

Cuối cùng là vào sổ Công văn đi

MẪU SỔ CÔNG VĂN ĐI

Trích yếu nội dung CV

Nơi nhận CV

Đơn vị hoặc người nhận

GHI CHÚ

4 VĂN THƯ NỘI BỘ

Phiếu nhắn tin nội bộ

Thư luân chuyển nội bộ

Hồ sơ luân chuyển nội bộ

Phiếu tin nhắn điện thoại

4.1 Phiếu tin nhắn nội bộ

Là một tập giấy có gián gáy để liên lạc nội

bộ dưới dạng tin nhắn Trên phiếu nhỏ này

có ghi biểu tượng của công ty và có ghi

sẵn tên người nhắn tin, cũng có thể đề

thêm ngày gửi

Mục đích là để nhân viên trong cơ quan dễ

có phương tiện liên lạc với nhau và nhất là

đỡ mất thời gian

4.2 Thư luân chuyển nội bộ

Có khổ bằng hoặc bằng nửa tờ giấy A4

hoặc bằng khổ giấy A4 lớn hơn phiếu nhắn tin

Nội dung thư: Tên công ty và biểu tượng công ty, người gửi, người nhận, chủ đề,

ngày tháng Tùy theo tính chất để có chữ

ký hay không

4.3 Hồ sơ luân chuyển nội bộ

Muốn nhiều người trong phòng ban đọc

được một tài liệu nào đó Bỏ tài liệu vào một bao thư luân chuyển nội bộ kèm theo phiếu chuyển tài liệu

4.4 Phiếu tin nhắn điện thoại

Có kích cỡ bằng phiếu nhắn tin nội bộ

Mục đích giúp mọi người trong cơ quan

quản trị được thông tin của mình qua điện thoại Giúp cho người nhân điện thoại

không mất thời gian ghi chép và không

quên bất cứ thông tin nào

5 VĂN THƯ NỘI BỘ

Văn thư điện tử là phương tiện truyền thông bằng điện tử các loại văn bản, dữ kiện hình ảnh và cả tiếng nói

Xử lý văn thư

điện tử

Thư điện tử nội

bộ (LAN) Trạm truyền đạt

văn bản

5.1 Trạm truyền đạt văn bản

Truyền đạt văn bản bằng cách trao đổi văn bản đã in tới bộ phận xử lý văn bản khác qua máy computer và máy sao chụp văn bản

Bản văn được truyền đạt mà không cần

người kiểm soát nên văn bản thường được truyền vào ban đêm vì chi phí ban đêm rẻ hơn

Máy sao chụp văn bản

5.2

 Thư điện tử truyền qua computer được đồng hóa là Email.

 Email là một hệ thống thông tin qua đường dây

điện thoại trực tiếp từ một máy computer này

sang máy computer khác.

 Thông tin truyền qua Email có thể đọc được trên màn hình, in ra hoặc chuyển tiếp cho hộp thư điện

tử khác.

 Email giúp đẩy mạnh tiến trình ra quyết định và

thời gian luôn chuyển thông tin.

5.3 Thư điện tử nội bộ (LAN)

Thư điện tử nội bộ là một hệ thống trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan

Với phương tiện truyền thông ngày càng đa dạng và vì thế lượng thông tin đầu vào và đầu ra bằng phương tiện điện tử càng

nhiều vafnhanh vô kể, chúng ta cần phải

xử lý kịp thời

5.4 Xử lý văn thư điện tử

Với lượng thông tin đầu vào và đầu ra ngày càng đa dạng vô kể, do đó để xử lý kịp

thời, bạn phải chuyển các loại thông tin này đến những nơi liên hệ càng nhanh càng tốt,Nhanh chóng xử lý các thông tin ngay đầu

giờ làm việc

CÂU HỎI GIẢNG VIÊN

 Câu 1: Khi văn thư đến bạn xử lý thông tin như thế nào? Trả lời như thế nào cho hiệu quả, tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo thông tin chính xác?

Xử lý khi văn thư đến:

 Phân loại văn thư;

 Mở bao thư;

 Lấy phần nội dung ra;

 Đóng dấu ngày giờ;

 Đọc và ghi chú;

 Đưa cho cấp trên duyệt;

 Soạn phiếu luân chuyển tài liệu thư tín;

 Phân phối văn thư;

Trả lời như thế nào cho hiệu quả, tiết kiệm thời

gian mà vẫn đảm bảo thông tin chính xác

Trả lời như thế nào cho hiệu quả, tiết kiệm thời

gian mà vẫn đảm bảo thông tin chính xác

- Khi nhận được văn thư phải phúc đáp ngay nếu có thể, không để tồn đọng

- Chỉ nên trả lời ngắn gọn, đi thẳng vào vấn

đề, rõ ràng để người đọc có thể dễ hiểu

Câu 2: Như các bạn biết hiện nay, xã hội ngày

càng phát triển, thông tin đến rất nhiều và hỗn

tạp Vậy bạn có thể cho biết cách xử lý thông tin

của bạn như thế nào?

Câu 2: Như các bạn biết hiện nay, xã hội ngày

càng phát triển, thông tin đến rất nhiều và hỗn

tạp Vậy bạn có thể cho biết cách xử lý thông tin

của bạn như thế nào?

-Hãy xác định rõ nội dung thông tin mà bạn cần biết

- Hãy suy nghĩ kỹ trước khi truy cập thông tin

- Lựa chon nguồn cung cấp thông tin đáng tin cậy

- Loại bỏ những thông tin dư thừa

- Dành thời gian để đọc kỹ thông tin

- Phát triển các kỹ năng ghi chú

- Chấp nhận thông tin mới

Câu 3: Nếu thông tin bị rò rỉ ra bên ngoài bạn phải làm gì?

Câu 3: Nếu thông tin bị rò rỉ ra bên ngoài bạn phải làm gì?

• Đầu tiên bạn phải bĩnh tĩnh, không hấp tấp mà phải phản ứng với tốc độ thận trọng.

• Xem xét mức độ ảnh hưởng của thông tin bị rò rỉ, tìm

phương hướng giải quyết đúng đắn.

• Xem xét có nên thông báo với khách hàng và công chúng

về việc thông tin bị rò rỉ khôngm khi thông báo phải có biện pháp trấn an thích hợp.

• Đồng thời điều tra, xác định thông tin bị rò rỉ ở bộ phận nào để kịp thời ngăn chặn.

• Nếu có nghi ngờ bộ phận, cá nhân nào đó, lập sổ nhật ký

theo dõi tất cả các hoạt động, bất kỳ người nào có liên lạc với họ.

• Sau khi tìm ra nguyên nhân, cần xử lý theo mức độ thông

tin bị rò rỉ.

Câu 4: Nghệ thuật quản trị thông tin bao gồm những kỹ năng nào?

Câu 4: Nghệ thuật quản trị thông tin bao gồm những kỹ năng nào?

 Khả năng lập kế hoặc tốt trong công việc

 Biết cách đọc tài liệu nhanh, tập trung cao vào công việc.

 Có thể chịu áp lực tốt.

 Có óc sáng tạo, sắp xếp công việc theo trình tự hợp lý

 Nhanh nhẹn, trình độ chuyên môn tổng quát

 Khả năng truyền đạt cho nhân viên

 Tinh thần trách nhiệm, phải biết cách ủy thác quyền hạn

 Phong cách lịch sự, ngoại giao tốt

 Khả năng nói chuyện thuyết phục

 Có quan điểm khoa học tiến bộ

Câu 5: Công ty nên thu nhận thông tin như

thế nào để đạt được kết quả tốt?

Câu 5: Công ty nên thu nhận thông tin như

thế nào để đạt được kết quả tốt?

Cần phải biết lựa chọn nguồn thông tin phù hợp và những thông tin cần thiết phù hợp với mục tiêu đề ra để tránh mất phương

hướng, mất thời gian

Rèn luyện kĩ năng đọc nhanh để nắm bắt thông tin cần thiết

Cách ghi chép thông tin đọc được, khái

quát thành ý chính, mã hóa thành sơ đồ,

biểu bảng,…

Câu 6: Tại sao quản trị thông tin lại quan

trọng?

Câu 6: Tại sao quản trị thông tin lại quan

trọng?

Thông tin hiện nay được coi là một trong

những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào

Nó quyết định sự thành bại của các cơ quan

tổ chức

Đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin

Thông tin ngày đa dạng và mang tính hồn tạp

Câu 7: Thông tin bị “loãng”, “nhiễu” là

như thế nào? Nguyên nhân? Biện pháp?

Câu 7: Thông tin bị “loãng”, “nhiễu” là

như thế nào? Nguyên nhân? Biện pháp?

Khái niệm:

“Loãng”,“Nhiễu” thông tin là hiện tượng thông tin đến

từ nhiều phía và chuyển tới nơi nhận bị sai lệch, méo mó.

Nguyên nhân:

- Do thông tin quá nhiều

- Do sự cố kỹ thuật gây ra hoặc do ảnh hưởng của môi trường

- Do các hiện tượng ngôn ngữ gây ra như các từ đồng

âm dị nghĩa, dị nghĩa đồng âm, các khái niệm chưa thống nhất hoặc mắc lỗi văn phạm.

- - Do các hiện tượng xã hội gây ra Tin của người

phát và người nhận có một mối quan hệ về lợi ích

tối đa nhiễu gây ra cho thông tin.

- Cần xem xét thông tin cẩn thận và có chính kiến

Câu 8: Theo bạn mạng truyền thông là gì?

Bạn biết những loại mạng truyền thông

nào?

Câu 8: Theo bạn mạng truyền thông là gì?

Bạn biết những loại mạng truyền thông

nào?

+ Mạng truyền thông: Là tập hợp các thiết

bị viễn thông, chúng được nối ghép với

nhau thành một hệ thống dùng để truyền thông tin giữa các người sử dụng và thực hiện các dịch vụ viễn thông tương ứng

+ Mạng truyền thông bao gồm:

Mạng hình ảnh: Internet, tivi…

Mạng tiếng: Radio

Câu 9: Chuyện thầy bói xem voi kế rằng: “ 5 thầy bói không biết hình thù con voi như thế nào Nên chung tiền biếu người quản voi, xin cho voi đứng lại để cùng xem Năm thầy mỗi thầy sờ một chỗ:

- Thầy sờ vòi bảo: tưởng voi thế nào, hóa ra nó sung sung như con đỉa.

- Thầy sờ ngà bảo: không phải nó chần chần cái đòn cân.

- Thầy sờ tai bảo: đâu có nó bè bè như cái quạt thóc.

- Thầy sờ chân bảo: ai bảo nó sừng sững như cái cột nhà.

- Thầy sờ đuôi bảo: các thầy nói không đúng cả, nó tua tủa như cái chổi xuể cùn.

Ai cũng cho mình đúng dẫn đến cãi nhau, xô xát, toạc đầu, chảy máu Theo bạn, tôi đang muốn nói đến điều

gì trong bài thuyết trình của bạn khi kể câu chuyện

này?

- Luôn thận trọng với thông tin mình nhân được, không nên đánh giá thông tin một

cách chủ quan, phiến diện

- Muốn kết luận đúng về một thông tin nào

đó cần xem xét nó một cách toàn diện

- Phải xem xét thông tin có phù hợp với mục đích đang xem xét

Câu 10: Trưởng phòng rất ngại nhân viên chuyển thông tin cho bộ phận khác mà bản thân họ không biết Trong khi đó một số

nhân viên lại vượt mặt trưởng phòng để chuyển thông tin cho

bộ phận khác thay cấp trên của mình Ở trường hợp bạn là vị

trưởng phòng trên bạn có thể giải thích vì sao lại như vậy?

 Bởi vì: Khi nhân viên chuyển thông tin cho bộ

phận khác, trên cương vị là một trưởng phòng,

được giao nhiệm vụ quản lý, điều hành và chịu

trách nhiệm về thông tin trong phòng đó, khi nhân viên chuyển như thế thì sẽ gây hệ quả sau:

 Trưởng phòng không nắm bắt được thông tin để có phương hướng giải quyết, thông tin có thể bị rò rỉ

ra bên ngoàigây ảnh hưởng tới cơ quan.

 Gây mất đoàn kết nội bộ

 Không tôn trọng trưởng phòng

 Không thừa nhận năng lực của trưởng phòng.

CÂU HỎI PHẢN BIỆN

1 Phân biệt dữ liệu hay thông tin? Giải thích?

A 06/09/2008

B 1355.67

C Giá cổ phiếu

D Điểm học tập của sinh viên

E Thời khóa biểu

Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được

sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng nhận được thông tin có được những quyết định nhằm đạt mục đích mong muốn

Dữ liệu là thông tin đã được đưa vào máy tính

C Giá cổ phiếu

D Điểm học tập của sinh viên

E Thời khóa biểu

2 Thành phần nào sau đây là ví dụ về truyền thông không chính thức? Giải thích?

A Báo cáo chính thức

B Một cuộc thảo luận

C Biên bản ghi nhớ một cuộc họp

Truyền thông không chính thức là quá trình trao đổi thông tin trong giao tiếp không

chính thức, người phát đi thông điệp chỉ với

tư cách cá nhân, không thay mặt hay đại diện cho bất kỳ ai Truyền thông không

chính thức không những thỏa mãn nhu cầu

xã hội của các thành viên mà còn có thể

giúp ích cho hoạt động của tổ chức vì đây

là hình thức truyền thông nhanh và hiệu

quả

B Một cuộc thảo luận

3 Thành phần nào sau đây không định nghĩa về

thông tin? Giải thích?

A Dữ liệu được xử lý có mục tiêu

B Dữ liệu có thể được diễn dịch và hiểu bởi người

nhận

C Dữ liệu đã được xử lý và có ý nghĩa

D Dữ liệu đã được phân nhóm trong một quá trình

chuyển đổi.

.

3 Thành phần nào sau đây không định nghĩa về

thông tin? Giải thích?

A Dữ liệu được xử lý có mục tiêu

B Dữ liệu có thể được diễn dịch và hiểu bởi người

nhận

C Dữ liệu đã được xử lý và có ý nghĩa

D Dữ liệu đã được phân nhóm trong một quá trình

chuyển đổi.

.

Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được

sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng nhận được thông tin có được những quyết định nhằm đạt mục đích mong muốn