Bài thuyết trình quản trị thông tin xử lý công văn đi đến

L/O/G/O BÀI THUYẾT TRÌNH NHÓM 6 ĐỀ TÀI: Quản trị thông tin TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KINH TẾ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Bình Nghệ An, ngày 17 tháng 02 năm 2012 DANH SÁCH NHÓM 6 Họ Và Tên MSSV Ghi Chú Nhóm Trưởng Thông tin bằng văn bản, công văn, thư từ Thông tin bằng văn bản, công văn, thư từ Thông tin truyền miệng Thông tin truyền miệng Thông tin qua internet, fax, telex… Thông tin qua internet, fax, telex… Với lượng thông tin quá lớn… Làm thế nào để các cơ quan xử lý kịp? … QUẢN TRỊ THÔNG TIN ….Cần có một phương pháp quản trị khoa học NỘI DUNG ĐỀ TÀI Trả lời câu hỏi 6 Văn thư điện tử5 Văn thư nội bộ 4 3 Xử lý công văn đi 2 Xử lý công văn đến 1 Tổng quát về hệ thống thông tin 1. TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN  1.1 Hệ thống quản trị thông tin  1.1.1 Khái niệm thông tin.  - Thông tin là sự truyền tín hiệu, tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết.  - Thông tin là đại lượng vô hình, không nhìn thấy, sờ mó được.  - Con người chỉ nắm được “vật mang tin” là các tài liệu, hình vẽ, phương tiện điện tử .v.v.  - Dưới góc độ quản trị, thông tin là:  Sản phẩm  Tài sản vô hình Quản trị hệ thống thông tin là việc hoach định, tổ chức phối hợp điều hành và kiểm soát các hệ thống thông tin sao cho có hiệu quả. 1.1.2 Khái niệm hệ thống quản trị thông tin 1.2 Vai trò của thông tin - Phương tiện quản lý: thống nhất hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung. - Cơ sở để ban hành các quyết định quản lý - Công cụ quan trọng của nhà quản trị trong: * Xây dựng chương trình kế hoạch * Tổ chức quản lý của nguồn lực * Chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra 1.3 Phân loại thông tin  Theo cấp quản lý: Theo cấp quản lý: Thông tin từ trên xuống, từ dưới lên, thông tin chéo  Theo lĩnh vực hoạt động Theo lĩnh vực hoạt động: Thông tin chính trị, kinh tế, văn hóa-xã hội, khoa học kỹ thuật, an ninh quốc phòng.  Theo tính chất pháp lý Theo tính chất pháp lý: Thông tin chính thức và không chính thức.  Theo hình thức truyền tin Theo hình thức truyền tin: Văn bản, lời nói.  Theo thời gian Theo thời gian: quá khứ, hiện tại, tương lai [...]... THỐNG THÔNG TIN Các cơ quan bên ngoài Luồng thông tin đầu vào (Văn thư đến) Luồng thông tin đầu ra (Văn thư đi) Công ty xí nghiệp Luồng thông tin nội bộ 2 XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐẾN  Phân loại văn thư;  Mở bao thư;  Lấy phần nội dung ra;  Đóng dấu ngày giờ;  Đọc và ghi chú;  Đưa cho cấp trên duyệt;  Soạn phiếu luân chuyển tài liệu thư tín;  Phân phối văn thư; 2.1 Phân loại văn thư  Thư khẩn: Đi n tín,... đích giúp mọi người trong cơ quan quản trị được thông tin của mình qua đi n thoại Giúp cho người nhân đi n thoại không mất thời gian ghi chép và không quên bất cứ thông tin nào 5 VĂN THƯ NỘI BỘ  Văn thư đi n tử là phương tiện truyền thông bằng đi n tử các loại văn bản, dữ kiện hình ảnh và cả tiếng nói Trạm truyền đạt văn bản Thư đi n tử nội bộ (LAN) Xử lý văn thư đi n tử ... bưu đi n để công ty tự mình đóng dấu tem trên bao thư  Khi áp dụng hệ thống này nhân viên HCVP phải sự dụng máy cân sao cho chính xác, nếu không đủ tiền tem bưu đi n sẽ phạt hoặc không chuyển văn thư đi  Cuối cùng là vào sổ Công văn đi MẪU SỔ CÔNG VĂN ĐI Số và ký hiệu công văn Ngày tháng CV Trích yếu nội dung CV Nơi nhận CV Đơn vị hoặc người nhận GHI CHÚ 1 2 3 4 5 6 4 VĂN THƯ NỘI BỘ  Phiếu nhắn tin. .. ngày tháng  Ngày tháng giúp nhắc nhở trả lời thư nhanh  Văn thư đến quá trễ so với ngày tháng mà văn thư yêu cầu  Các hợp đồng đấu thầu, hoặc các cuộc thi có thể có ngày đáo hạn  Không chấp nhận chiết khấu tiền mặt nếu công ty nhận được tiền thanh toán quá trễ MẪU DẤU CÔNG VĂN ĐẾN MẪU SỔ CÔNG VĂN ĐẾN STT Ngày đến Nơi gửi công văn Số công văn Ngày tháng năm Trích yếu nội dung Người nhân Ký tên 1... đến các vị cần tham khảo  Trước lúc chuyển công văn phải vào sổ và đem theo để các cá nhân và bộ phận phòng ban kí nhận 2.8 Xử lý văn thư trong thời gian thủ trưởng vắng mặt  Sắp xếp với thủ trưởng cách giải quết văn thư đến  Khi được giao phó trả lời thư tín thì bạn hãy giữ lại bản sao để cho vị đó xem lúc trở về  Khi nhận được văn thư khẩn thì bạn phải bàn với người nào đó có thẩm quyền để xử. .. đó ghi chú ngoài lề  Nếu có văn bản đính kèm trong văn thư mà không tìm thấy thì ghi ngoài lề sau mục đính kèm là thất lạc 2.6 Trình lên cấp trên Văn thư khẩn Thư phát nhanh và đi n tín Thư phát riêng Thư bảo đảm Thư cá nhân chưa mở Các loại thư loại một Thư loại hai Thư loại ba Và thư loại bốn 2.7 Soạn phiếu luân chuyển và phân phối văn thư  Nếu văn thư mà các cấp quản trị khác quan tâm, thì soạn... thiếu viết phần ghi chú vào văn thư, nếu tài liệu kèm theo quá nhủ thì dùng kẹp ở đầu văn 2.3 Lấy phần nội dung ra  Nếu công ty không yêu cầu lưu giữ lại bao thư một đến hai ngày, thì nên rà soát lại địa chỉ trong văn thư đã có chưa, nếu chưa có thì đính kèm bao thư với văn thư  Giữ bao thư nội bộ lại 2.4 Đóng dấu ngày giờ  Ngày và giờ trên văn thư rất quan trọng bởi:  Văn thư có thể không đề ngày... thì bạn phải bàn với người nào đó có thẩm quyền để xử lý tình huống Bạn phải ghi vào thư gốc hoặc bản sao là bạn đã làm gì 3 XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐI  Kiểm tra  Gấp và bỏ vào bao thư  Cân và gián tem  Chuyển phát 3.1 Kiểm tra  Văn thư đã đề ngày tháng chưa?  Địa chỉ có chính xác không?  Địa chỉ bên trong có phù hợp với địa chỉ bên ngoài không  Văn thư đã ký tên chưa?  Phần đính kèm có bỏ vào thư... hơn phiếu nhắn tin  Nội dung thư: Tên công ty và biểu tượng công ty, người gửi, người nhận, chủ đề, ngày tháng Tùy theo tính chất để có chữ ký hay không 4.3 Hồ sơ luân chuyển nội bộ  Muốn nhiều người trong phòng ban đọc được một tài liệu nào đó Bỏ tài liệu vào một bao thư luân chuyển nội bộ kèm theo phiếu chuyển tài liệu 4.4 Phiếu tin nhắn đi n thoại  Có kích cỡ bằng phiếu nhắn tin nội bộ  Mục... 5 6 4 VĂN THƯ NỘI BỘ  Phiếu nhắn tin nội bộ  Thư luân chuyển nội bộ  Hồ sơ luân chuyển nội bộ  Phiếu tin nhắn đi n thoại 4.1 Phiếu tin nhắn nội bộ  Là một tập giấy có gián gáy để liên lạc nội bộ dưới dạng tin nhắn Trên phiếu nhỏ này có ghi biểu tượng của công ty và có ghi sẵn tên người nhắn tin, cũng có thể đề thêm ngày gửi  Mục đích là để nhân viên trong cơ quan dễ có phương tiện liên lạc với . bộ 4 3 Xử lý công văn đi 2 Xử lý công văn đến 1 Tổng quát về hệ thống thông tin 1. TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN  1.1 Hệ thống quản trị thông tin  1.1.1 Khái niệm thông tin.  - Thông tin là. THỐNG THÔNG TIN Công ty xí nghiệp Các cơ quan bên ngoài Luồng thông tin nội bộ Luồng thông tin đầu vào (Văn thư đến) Luồng thông tin đầu ra (Văn thư đi) 2. XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐẾN  Phân loại văn thư;  Mở. Chú Nhóm Trưởng Thông tin bằng văn bản, công văn, thư từ Thông tin bằng văn bản, công văn, thư từ Thông tin truyền miệng Thông tin truyền miệng Thông tin qua internet, fax, telex… Thông tin qua