Ưu điểm 45
Bộ máy kế toán của công ty đã được tổ chức, sắp xếp tương đối hoàn thiện, phù hợp với yêu cầu của công việc cũng như trình độ, khả năng của các kế toán viên Trên cơ sở thực tế về quy mô sản xuất và trình độ quản lý, trình độ kế toán của công ty mà công ty đã sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đây là hình thức kế toán đơn giản, gọn nhẹ, ít tốn công sức và sổ sách Công tác kế toán của công ty đã đi vào nền nếp ổn định với hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ, chi tiết, rõ ràng Công ty tuân thủ và áp dụng đầy đủ các chính sách, chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước.
Về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần khoa học kỹ thuật Phương Bắc
Các nghiệp vụ phát sinh chủ yếu ở công ty là các nghiệp vụ về nhập, xuất nguyên vật liệu Hơn nữa, là loại hình doanh nghiệp sản xuất nên công tác kế toán nguyên vật liệu rất được chú trọng Nhìn chung, công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần khoa học kỹ thuật Phương Bắc được thực hiện khá tốt, vừa đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, vừa phù hợp với điều kiện thực tế của công ty.
- Việc phân loại nguyên vật liệu :
Nguyên vật liệu của công ty gồm rất nhiều loại, mỗi loại dùng cho các sản phẩm in khác nhau và thường thay đổi theo đơn đặt hàng nhưng nguyên vật liệu chính vẫn là giấy và mực Nhà in dựa vào nội dung kinh tế và tính chất của nguyên vật liệu để chia nguyên vật liệu ra thành: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu Việc phân loại như trên là dễ hiểu và dễ quản lý Đồng thời cũng thấy được trọng tâm quản lý nguyên vật liệu là giấy và mực.
- Việc đánh giá nguyên vật liệu
Hiện nay công ty không sử dụng giá hạch toán để đánh giá nguyên vật liệu mà sử dụng giá thực tế nên phản ánh được chính xác, kịp thời trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập, xuất Trị giá nguyên vật liệu xuất được đánh giá theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, cách tính này là đơn giản, dễ theo dõi
- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu , do đó việc ghi chép đơn giản, số liệu tương đối chặt chẽ, phản ánh trung thực, rõ ràng tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu Các số liệu phản ánh trên Sổ kế toán chi tiết phù hợp với số liệu trên Sổ kế toán tổng hợp.
Nói chung, công tác kế toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu tương đối đầy đủ, phù hợp với quy mô, trình độ kế toán và tình hình thực tế của công ty Việc luân chuyển chứng từ, các thủ tục nhập, xuất kho đều theo đúng chế độ quy định Cuối kỳ kế toán, công ty đều in các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của cấp trên và để lưu.
Về công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu của công ty
Do hoạt động lâu năm trong ngành in, sản phẩm in đạt chất lượng tốt nên công ty cũng đã thu hút được một số lượng khách hàng nhất định, ký hợp đồng thường xuyên Vì vậy, nhu cầu về nguyên vật liệu cũng không biến động nhiều, công ty đã tổ chức ký hợp đồng với các cơ sở cung ứng nguyên vật liệu nhằm đáp ứng một cách kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất đồng thời đảm bảo được chất lượng nguyên vật liệu , góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm in và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Ở khâu bảo quản, dự trữ:
Nhìn chung, công ty đã chỉ đạo thực hiện tương đối tốt ở khâu bảo quản. công ty có hệ thống kho tàng rộng rãi, thoáng mát, nguyên vật liệu được sắp xếp gọn gàng, khoa học do đó chất lượng nguyên vật liệu được đảm bảo Công ty cũng có những quy định chặt chẽ, cụ thể gắn trách nhiệm trực tiếp đến từng cán bộ làm công tác quản lý nguyên vật liệu Hầu hết ở công ty không xảy ra trường hợp thiếu vật tư một cách không căn cứ Việc sản xuất của công ty được tiến hành theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng nên việc dự trữ nguyên vật liệu cũng được tính toán hợp lý để vừa đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất, vừa không để ứ đọng nguyên vật liệu Nguyên vật liệu chính của ngành in là giấy và mực, tương đối dễ mua trên thị trường, mặt khác nguyên vật liệu dùng đến đâu mua đến đó, công ty chỉ dự trữ một lượng nhất định cho đầu kỳ và cuối kỳ với những loại nguyên vật liệu thường xuyên được dùng Đây là mặt tích cực vì vừa không ảnh hưởng tới chất lượng nguyên vật liệu lại góp phần tăng tốc độ lưu chuyển vốn lưu động, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
- Ở khâu cấp phát sử dụng:
Công ty đã tổ chức công tác cấp phát nguyên vật liệu tương đối hợp lý, dựa trên kế hoạch và lệnh sản xuất với số lượng nguyên vật liệu được tính toán khá chính xác với thực tế sản xuất Từ đó tạo ra sự chủ động trong việc cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu giữa bộ phận cấp phát với các phân xưởng in Mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xưởng đều được phòng kế hoạch thông qua Do đó kiểm tra được việc sử dụng nguyên vật liệu , tránh tình trạng mất mát, lãng phí Công ty cũng luôn khuyến khích sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm triệt để nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm in Thực hiện hình thức xử phạt rõ ràng đối với trường hợp vi phạm công tác chất lượng sản phẩm, sử dụng lãng phí nguyên vật liệu
Hạn chế 48
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần khoa học kỹ thuật Phương Bắc vẫn còn một số điểm hạn chế sau:
Về công tác quản lý nguyên vật liệu
- Thứ nhất: Công tác kiểm nghiệm nguyên vật liệu
Công ty không lập ban kiểm nghiệm vật tư nguyên vật liệu mua về chỉ được thủ kho kiểm tra chủ yếu về mặt số lượng, còn chất lượng và chủng loại của nguyên vật liệu chỉ được đánh giá qua kinh nghiệm của thủ kho Điều này có thể dẫn tới tình trạng nguyên vật liệu nhập kho không đảm bảo đúng quy cách, phẩm chất.
- Thứ hai: Công tác bảo quản nguyên vật liệu
Mặc dù công ty có hệ thống kho tàng tương đối rộng rãi, thoáng mát nhưng tất cả nguyên vật liệu đều được để chung trong một kho và vẫn chưa được trang bị thật tốt các phương tiện bảo quản Do đó có thể ảnh hưởng tới chất lượng của nguyên vật liệu , đặc biệt là mực vì loại nguyên vật liệu này chịu ảnh hưởng nhiều bởi điều kiện khí hậu.
- Thứ ba: Công tác cấp phát nguyên vật liệu
Công ty chưa xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu Việc xuất nguyên vật liệu cho sản xuất chủ yếu dựa vào kinh nghiệm.Nhưng với kinh nghiệm ít ỏi trên lĩnh vực này nhân viên công ty vẫn gặp nhiều sai s ót kh ông đ áng có sảy ra.Riêng giấy là loại nguyên vật liệu chính thì khi xuất căn cứ vào loại ấn phẩm, định mức theo tờ, khổ và theo số lượng trang in đã được tính trước Mặc dù vậy, việc không xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu một cách cụ thể sẽ dễ dẫn đến tình trạng nguyên vật liệu bị sử dụng tùy tiện, lãng phí, ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu
- Thứ tư: Công tác kiểm kê nguyên vật liệu Ở công ty , công tác kiểm kê nguyên vật liệu không được tiến hành thường xuyên, một năm chỉ được tiến hành một lần vào ngày 31/12, ngoài ra chỉ là việc kiểm tra của thủ kho, vì vậy phụ thuộc rất nhiều vào ý thức trách nhiệm và đạo đức của thủ kho Do đó sẽ khó phát hiện kịp thời trường hợp nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng hay những hiện tượng tham ô, lãng phí Điều này ảnh hưởng rất nhiều tới chất lượng quản lý nguyên vật liệu , hiệu quả sản xuất kinh doanh và tài sản của công ty Thực tế, chênh lệch giữa kết quả kiểm kê cuối năm và sổ kế toán thường rất ít, trị giá không đáng kể, do vậy công ty cũng không lập Biên bản kiểm kê.
Về công tác kế toán nguyên vật liệu
- Thứ nhất: Việc phân loại, mã hóa nguyên vật liệu Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là gồm nhiều loại, nhiều thứ nguyên vật liệu với chủng loại, quy cách, chất lượng khác nhau Do đó, để quản lý tốt nguyên vật liệu theo từng loại đòi hỏi phải có phương pháp phân loại, theo dõi, quản lý khoa học Tuy nhiên, việc phân loại nguyên vật liệu của công ty theo từng chủng loại nguyên vật liệu chỉ được tiến hành để theo dõi chi tiết, còn kế toán tổng hợp chỉ sử dụng một tài khoản cấp 1 để phản ánh tình hình nhâp, xuất, tồn nguyên vật liệu là TK 152, không phân thành các tài khoản cấp
2 Hơn nữa, công ty lại chưa sử dụng sổ danh điểm vật tư, chưa tạo lập được một bộ mã vật tư để giúp công tác quản lý và theo dõi được dễ dàng, khoa học Song với điều kiện của công ty hiện nay là chưa sử dụng phần mềm kế toán thì việc mã hóa nguyên vật liệu cũng không phải là công việc đòi hỏi phải thực hiện ngay.
- Thứ hai: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Công ty áp dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là phương pháp ghi thẻ song song Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhưng việc ghi chép bị trùng lặp Theo nguyên tắc, phương pháp này đòi hỏi phải đối chiếu giữa việc ghi chép ở kho của thủ kho và việc ghi vào sổ kế toán chi tiết của kế toán một cách thường xuyên Song thực tế ở công ty, việc đối chiếu này đến cuối tháng mới được thực hiện Do vậy, việc theo dõi không được thường xuyên, chặt chẽ, nếu có sai sót sẽ khó phát hiện kịp thời Hơn nữa, hàng ngày từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, kế toán vừa phải ghi vào Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu , vừa phải ghi vào Bảng kê nhập, Bảng kê xuất nguyên vật liệu khiến khối lượng công việc tăng thêm
Mặt khác, trị giá nguyên vật liệu xuất kho được xác định theo đơn giá bình quân gia quyền nên có hạn chế là không phản ánh được sự biến động của giá nguyên vật liệu , trị giá nguyên vật liệu xuất kho cuối tháng mới tính được, do vậy việc tính toán, ghi sổ thường dồn vào cuối tháng.
- Thứ ba: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Như đã nói ở trên, do cuối tháng kế toán mới tính được đơn giá bình quân nên công việc tính toán, ghi sổ bị dồn vào cuối tháng Thêm vào đó, công ty một tháng mới lập Chứng từ ghi sổ một lần nên mọi công việc kế toán tổng hợp cũng đều dồn vào cuối tháng và có khi còn sang cả tháng sau Điều này ảnh hưởng rất nhiều tới chất lượng của công tác kế toán và gây vất vả nhiều cho cán bộ kế toán Hơn nữa, việc định kỳ cuối tháng mới lập Chứng từ ghi sổ một lần như vậy làm cho số liệu trên các Chứng từ ghi sổ là số tổng cộng của rất nhiều các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gộp lại nên sẽ rất khó kiểm tra, đối chiếu số liệu sau này Tuy nhiên, với phương pháp tính đơn giá xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền cả tháng và Bảng kê xuất nguyên vật liệu không lập theo trình tự thời gian mà theo từng loại nguyên vật liệu thì việc lập Chứng từ ghi sổ với định kỳ ngắn hơn là rất khó khăn Vì vậy, hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng có thể chưa thực sự phù hợp Công ty nên xem xét tới một hình thức kế toán khác phù hợp hơn.
- Thứ tư: Về việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Công ty không trích lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu Mặc dù nguyên vật liệu của công ty dự trữ không nhiều, nguyên vật liệu dùng đến đâu mua đến đó, công ty chỉ dự trữ một lượng nhất định cho đầu kỳ và cuối kỳ với những loại nguyên vật liệu thường xuyên được dùng và giá cả của giấy, mực cũng như các loại vật liệu phụ khác phục vụ sản xuất thường không biến động nhiều nhưng tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu ở công ty cho mỗi niên độ kế toán là điều cần thiết Vì vậy, công ty có thể nghiên cứu, xem xét trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu theo quy định với mức dự phòng được tính toán hợp lý.
Trên đây là một số những vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần khoa học kỹ thuât Phương Bắc Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất, qua thời gian tìm hiểu công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại Công ty Cổ phần khoa học kỹ thuât Phương Bắc thấy được thực tế của công tác kế toán ở công ty, cùng với các cán bộ kế toán, cán bộ vật tư đang tìm những biện pháp nhằm thực hiện công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất, đ ể khắc phục những nhược điểm trên em cũng có một số ý kiến đề xuất góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần khoa học kỹ thuât Phương Bắc.
3.2 Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần khoa học kỹ thuât Phương Bắc
3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Công tác kiểm nghiệm và bảo quản nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu mua về, trước khi nhập kho cần phải được kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất Hiện nay, công ty chưa có Ban kiểm nghiệm nguyên vật liệu , vì vậy nguyên vật liệu mua về có thể không đảm bảo đúng yêu cầu vẫn được nhập kho Do đó, công ty nên thành lập một Ban kiểm nghiệm nguyên vật liệu Cơ sở để kiểm nhận là hóa đơn của người cung cấp, trường hợp chưa có hóa đơn thì căn cứ vào hợp đồng mua bán,đồng thời kiểm nghiệm số lượng thực tế, chất lượng, quy cách của nguyên vật liệu nhập kho Tuy nhiên, với điều kiện thực tế về quy mô của công ty thì chỉ những lần nhập kho với số lượng lớn mới phải lập biên bản kiểm nghiệm Vì nguyên vật liệu nhập kho hàng ngày của công ty có nhiều loại nhỏ lẻ, giá trị không lớn, hơn nữa đặt mua tại những cơ sở cung cấp có quan hệ lâu dài nên thường đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng Nếu lần nhập kho nào cũng phải kiểm nghiệm thì sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức và không thực sự cần thiết Tuy nhiên, những nguyên vật liệu không cần kiểm nghiệm trước khi nhập kho nhưng trong quá trình nhập kho, nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hóa đơn với thực nhập thì vẫn phải lập biên bản kiểm nghiệm Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 2 bản: 1 bản giao cho Phòng kế hoạch, 1 bản giao cho Phòng kế toán tài vụ Trường hợp nguyên vật liệu không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ, hóa đơn thì lập thêm 1 bản nữa kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán để giải quyết.
Biên bản kiểm nghiệm có thể lập theo mẫu sau:
Công ty CPKHKT Phương Bắc
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Căn cứ………số:…….ngày… tháng….năm…của……….
+ Ông/Bà……… Chức vụ……….Đại diện………Trưởng ban
+ Ông/Bà……… Chức vụ……….Đại diện………Ủy viên
+ Ông/Bà……… Chức vụ……….Đại diện……… Ủy viên Đã kiểm nghiệm số NVL dưới đây:
Do ông/bà……… mang về
T Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Mã số
Phương thức kiểm nghiệm Đơ n vị tính
Số lượng theo chứng từ
Ghi chú Đúng quy cách
Kết luận:……… Biên bản được lập thành…………bản.
Thủ kho Các ủy viên Trưởng ban
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
Nguyên vật liệu trong kho cũng cần có biện pháp bảo quản tốt hơn để đảm bảo chất lượng, đặc biệt là những loại nguyên vật liệu có tính chất lý hóa phức tạp như: mực, axit, xút hiện bản, sữa lau bản, sunfat đồng…Thủ kho nên sắp xếp riêng từng loại theo đặc tính để có biện pháp bảo quản thích hợp Hiện tại công ty chỉ sử dụng 1 kho cho tất cả các loại nguyên vật liệu , như vậy vừa khó bảo quản lại vừa không tiện cho việc theo dõi nhập, xuất riêng từng loại nguyên vật liệu công ty nên tận dụng hệ thống kho tàng rộng rãi sẵn có để bảo quản riêng
Ban hành quy chế về định mức sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng nguyên vật liệu , công ty nên ban hành quy chế về định mức sử dụng một số loại nguyên vật liệu , trước hết là giấy và mực là hai loại nguyên vật liệu chính, chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành sản phẩm Thông thường, khi xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, bộ phận sản xuất cũng như phòng kế hoạch chỉ tính lượng nguyên vật liệu xuất theo kinh nghiệm, ước lượng Mặc dù việc ước lượng này cũng khá chính xác nhưng nếu không xây dựng được định mức sử dụng thì cũng khó kiểm soát được việc sử dụng nguyên vật liệu , rất dễ dẫn đến tình trạng lãng phí, mất mát Hơn nữa, việc xây dựng một hệ thống định mức sử dụng nguyên vật liệu tạo điều kiện cho bộ phận sản xuất kỹ thuật chủ động lập kế hoạch mua và cung ứng kịp nguyên vật liệu thời, trên cơ sở các định mức đó sẽ giúp cho người quản lý giám sát được việc sử dụng nguyên vật liệu cho các bộ phận sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm in, tiết kiệm nguyên vật liệu Cơ sở để xây dựng định mức nguyên vật liệu có thể căn cứ vào các yêu cầu về kỹ thuật sản xuất, đặc điểm của từng loại ấn phẩm, đảm bảo được đúng chất lượng theo yêu cầu và có tính cả phần nguyên vật liệu hao hụt trong định mức.
Về công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần khoa học kỹ thuật Phương Bắc 51
Công tác kiểm nghiệm và bảo quản nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu mua về, trước khi nhập kho cần phải được kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất Hiện nay, công ty chưa có Ban kiểm nghiệm nguyên vật liệu , vì vậy nguyên vật liệu mua về có thể không đảm bảo đúng yêu cầu vẫn được nhập kho Do đó, công ty nên thành lập một Ban kiểm nghiệm nguyên vật liệu Cơ sở để kiểm nhận là hóa đơn của người cung cấp, trường hợp chưa có hóa đơn thì căn cứ vào hợp đồng mua bán,đồng thời kiểm nghiệm số lượng thực tế, chất lượng, quy cách của nguyên vật liệu nhập kho Tuy nhiên, với điều kiện thực tế về quy mô của công ty thì chỉ những lần nhập kho với số lượng lớn mới phải lập biên bản kiểm nghiệm Vì nguyên vật liệu nhập kho hàng ngày của công ty có nhiều loại nhỏ lẻ, giá trị không lớn, hơn nữa đặt mua tại những cơ sở cung cấp có quan hệ lâu dài nên thường đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng Nếu lần nhập kho nào cũng phải kiểm nghiệm thì sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức và không thực sự cần thiết Tuy nhiên, những nguyên vật liệu không cần kiểm nghiệm trước khi nhập kho nhưng trong quá trình nhập kho, nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hóa đơn với thực nhập thì vẫn phải lập biên bản kiểm nghiệm Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 2 bản: 1 bản giao cho Phòng kế hoạch, 1 bản giao cho Phòng kế toán tài vụ Trường hợp nguyên vật liệu không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ, hóa đơn thì lập thêm 1 bản nữa kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán để giải quyết.
Biên bản kiểm nghiệm có thể lập theo mẫu sau:
Công ty CPKHKT Phương Bắc
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Căn cứ………số:…….ngày… tháng….năm…của……….
+ Ông/Bà……… Chức vụ……….Đại diện………Trưởng ban
+ Ông/Bà……… Chức vụ……….Đại diện………Ủy viên
+ Ông/Bà……… Chức vụ……….Đại diện……… Ủy viên Đã kiểm nghiệm số NVL dưới đây:
Do ông/bà……… mang về
T Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Mã số
Phương thức kiểm nghiệm Đơ n vị tính
Số lượng theo chứng từ
Ghi chú Đúng quy cách
Kết luận:……… Biên bản được lập thành…………bản.
Thủ kho Các ủy viên Trưởng ban
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
Nguyên vật liệu trong kho cũng cần có biện pháp bảo quản tốt hơn để đảm bảo chất lượng, đặc biệt là những loại nguyên vật liệu có tính chất lý hóa phức tạp như: mực, axit, xút hiện bản, sữa lau bản, sunfat đồng…Thủ kho nên sắp xếp riêng từng loại theo đặc tính để có biện pháp bảo quản thích hợp Hiện tại công ty chỉ sử dụng 1 kho cho tất cả các loại nguyên vật liệu , như vậy vừa khó bảo quản lại vừa không tiện cho việc theo dõi nhập, xuất riêng từng loại nguyên vật liệu công ty nên tận dụng hệ thống kho tàng rộng rãi sẵn có để bảo quản riêng
Ban hành quy chế về định mức sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng nguyên vật liệu , công ty nên ban hành quy chế về định mức sử dụng một số loại nguyên vật liệu , trước hết là giấy và mực là hai loại nguyên vật liệu chính, chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành sản phẩm Thông thường, khi xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, bộ phận sản xuất cũng như phòng kế hoạch chỉ tính lượng nguyên vật liệu xuất theo kinh nghiệm, ước lượng Mặc dù việc ước lượng này cũng khá chính xác nhưng nếu không xây dựng được định mức sử dụng thì cũng khó kiểm soát được việc sử dụng nguyên vật liệu , rất dễ dẫn đến tình trạng lãng phí, mất mát Hơn nữa, việc xây dựng một hệ thống định mức sử dụng nguyên vật liệu tạo điều kiện cho bộ phận sản xuất kỹ thuật chủ động lập kế hoạch mua và cung ứng kịp nguyên vật liệu thời, trên cơ sở các định mức đó sẽ giúp cho người quản lý giám sát được việc sử dụng nguyên vật liệu cho các bộ phận sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm in, tiết kiệm nguyên vật liệu Cơ sở để xây dựng định mức nguyên vật liệu có thể căn cứ vào các yêu cầu về kỹ thuật sản xuất, đặc điểm của từng loại ấn phẩm, đảm bảo được đúng chất lượng theo yêu cầu và có tính cả phần nguyên vật liệu hao hụt trong định mức.
Ngoài định mức sử dụng, nguyên vật liệu công ty cũng cần xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu Thực tế nguyên vật liệu , dự trữ ở công ty cũng tương đối hợp lý Thường nguyên vật liệu dùng đến đâu mua đến đó, công ty chỉ dự trữ một lượng nhất định cho đầu kỳ và cuối kỳ Tuy nhiên, việc dự trữ này cũng chỉ trên cơ sở ước lượng cứ chưa xây dựng định mức cụ thể Tính toán định mức dự trữ nguyên vật liệu cần căn cứ vào khả năng cung ứng của từng loại nguyên vật liệu trên thị trường, khối lượng công việc cần thực hiện, đặc tính của từng loại nguyên vật liệu …
Công tác kiểm kê nguyên vật liệu
Kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý vật tư, tài sản Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được hiện trạng của vật tư cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn vật tư, tài sản Hiện nay công ty chỉ tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu một lần vào ngày 31/12 và không thực hiện đánh giá lại nguyên vật liệu Điều này làm cho việc theo dõi nguyên vật liệu không được kịp thời, nếu có hiện tượng mất phẩm chất hay thiếu hụt thì cũng khó tìm ra nguyên nhân Vì vậy, công ty nên thực hiện kiểm kê thường xuyên hơn Nếu có thể thì thực hiện một tháng một lần là tốt nhất Tuy nhiên, với điều kiện thực tế ở công ty thì có thể tiến hành kiểm kê vào cuối mỗi quý
Riêng việc đánh giá lại có thể không cần thực hiện vì quy mô sản xuất của công ty không lớn, khối lượng nguyên vật liệu dự trữ lại không nhiều, công ty cũng không có các hoạt động góp vốn liên doanh hay các hoạt động tương tự. Hơn nữa, giá cả t nguyên vật liệu hường không có biến động lớn.
Khi kiểm kê phải lập Hội đồng hoặc ban kiểm kê và phải có biên bản kiểm kê Biên bản kiểm kê có thể lập theo mẫu sau:
Công ty CPKHKT Phương Bắc
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ
- Thời điểm kiểm kê:….giờ.…ngày.…tháng.…năm….
- Ban kiểm kê gồm: Ông/Bà:……… Chức vụ………….Đại diện:………….Trưởng ban Ông/Bà:……… Chức vụ………….Đại diện:………….Ủy viên Ông/Bà:……… Chức vụ………….Đại diện:………….Ủy viên
- Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:
Tên, nhãn hiệu,quy cách vật tư
Mã số Đơn vị tính Đơn giá
Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất
SL TT SL TT chất
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê
( Ý kiến giải quyết ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) số chênh lệch )
Về công tác k ế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần khoa học kỹ thuật Phương Bắc 56
Lập sổ danh điểm và mã hóa nguyên vật liệu
Hiện nay công ty mới chỉ phân loại nguyên vật liệu theo nội dung và tính chất của nguyên vật liệu thành: nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu,phụ tùng thay thế, phế liệu Tuy nhiên, việc phân loại này cũng chỉ để phục vụ công tác kế toán chi tiết và để xác định trọng tâm quản lý, còn kế toán tổng hợp vẫn chỉ sử dụng một tài khoản tổng hợp là TK 152 Mặc dù hiện tại công ty chưa sử dụng các phần mềm kế toán, nhưng xét về lâu dài, thực hiện mã hóa nguyên vật liệu lập sổ danh điểm nguyên vật liệu theo từng loại, từng nhóm, từng thứ quy cách một cách chặt chẽ sẽ giúp cho công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu ở công ty được thống nhất và dễ dàng Mỗi loại, mỗi thứ nguyên vật liệu được quy định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự sẽ tạo thuận lợi khi cần tìm thông tin về thuế hay về một nhóm, một loại vật liệu Hơn nữa, việc tạo lập bộ mã NVL để làm cơ sở cho việc quản lý và kế toán bằng các phần mềm kế toán sau này.
Sổ danh điểm nguyên vật liệu được xây dựng trên cơ sở số hiệu của loại vật liệu, nhóm vật liệu, chủng loại vật liệu Mỗi nhóm vật liệu sẽ ghi trên một trang sổ , trong mỗi nhóm sẽ ghi đầy đủ các loại vật liệu thuộc nhóm đó.
Ví dụ: Vật liệu chính gồm giấy và mực
- Giấy bao gồm các nhóm giấy khác nhau như: Giấy Bãi Bằng, Giấy cutxe, Giấy OP, Giấy Tân Mai…; trong mỗi nhóm lại bao gồm nhiều thứ như Giấy Bãi Bằng gồm có: Giấy Bãi Bằng 60gm 79x109, Giấy Bãi Bằng 60gm 49,3x60,5 …
- Mực bao gồm: Mực Trung Quốc, Mực Nhật,…; trong đó mực Trung Quốc lại bao gồm: mực xanh, mực đen, mực đỏ, mực vàng, mực nhũ bạc…
Trên sổ danh điểm, mỗi nhóm, thứ vật liệu được mã hóa theo số hiệu riêng Công ty có thể mã hóa nguyên vật liệu bằng cách kết hợp giữa số hiệu tài khoản và việc phân chia cho mỗi loại được đánh số liên tục theo quy ước của loại đó Giữa các nhóm để trống để dự phòng các nhóm vật liệu mới.
Căn cứ vào loại vật liệu và số lượng vật liệu thực tế ở công ty, có thể lập sổ danh điểm nguyên vật liệu như sau:
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Đơn vị tính
Ghi Loại Nhóm Thứ chú
1521.01.001-1 Giấy Bãi Bằng 60gm 49,3x60,5 Tờ 1521.01.001-2 Giấy Bãi Bằng 60gm 79x109 Tờ
1521.01.002-1 Giấy cutxe 120gm 79x109 Tờ 1521.01.002-2 Giấy cutxe 230gm 65x86 Tờ
1521.02.001-1 Mực xanh Trung Quốc Kg 1521.02.001-2 Mực đen Trung Quốc Kg
1522.01 Nhóm vật liệu phụ đóng sách
1522.02 Nhóm vật liệu phụ dán sách
1522.03 Nhóm vật liêu phụ đóng gói
Việc sử dụng tài khoản kế toán
Hiện nay công ty không sử dụng tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường Nếu xét trong điều kiện hiện tại của công ty thì có thể chưa cần thiết vì nguyên vật liệu của công ty được mua chủ yếu từ các nhà cung cấp trong cùng địa bàn, nguyên vật liệu lại gọn nhẹ, dễ vận chuyển nên không xảy ra trường hợp hóa đơn về nhưng hàng chưa về Tuy nhiên, xét về lâu dài, công ty nên sử dụng TK 151 Vì khi quy mô sản xuất mở rộng, nguyên vật liệu có thể phải mua từ những nguồn ở xa hay nhập khẩu nên sẽ có trường hợp hàng và chứng từ không về cùng một lúc Trong trường hợp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng nguyên vật liệu chưa về nhập kho thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “ Hàng mua đang đi đường ”
+ Nếu trong tháng nguyên vật liệu về, tiến hành kiểm nghiệm, lập phiếu nhập kho và ghi vào TK 152.
+ Nếu cuối tháng nguyên vật liệu vẫn chưa về nhưng đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331 Sang tháng sau, khi NVL về nhập kho, kế toán ghi:
Về việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu được công ty sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song Như đã nói ở trên, phương pháp này có hạn chế là việc ghi chép bị trùng lặp Hơn nữa, từ chứng từ gốc ( phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ) vừa phải ghi vào sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu , vừa phải ghi vàoBảng kê nhập, Bảng kê xuất nguyên vật liệu Như vậy việc ghi chép bị trùng lặp nhiều Tuy nhiên, với điều kiện công ty hiện nay thì phương pháp ghi thẻ song song vẫn là thích hợp hơn cả vì phương pháp này đơn giản, công ty lại sử dụng ghivào Chứng từ ghi sổ cuối tháng Vì vậy, muốn khắc phục hạn chế này còn phải căn cứ vào những thay đổi trong hình thức kế toán mà công ty áp dụng. Vấn đề chính cần khắc phục trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty là việc đối chiếu giữa số liệu kế toán và ghi chép của thủ kho Khi áp dụng phương pháp ghi thẻ song song thì việc đối chiếu này phải được tiến hành thường xuyên. Nhưng thực tế ở công ty chỉ đối chiếu vào cuối tháng Do đó sẽ chậm phát hiện được các sai sót, chênh lệch và khó tìm ra nguyên nhân Vì thế, cần kiểm tra thường xuyên hơn việc ghi chép của kế toán chi tiết và việc ghi chép của thủ kho, có thể định kỳ 5 ngày hoặc nhiều nhất là 10 ngày đối chiếu số liệu 1 lần.
Về việc sử dụng hình thức kế toán
Hình thức kế toán đang áp dụng ở công ty hiện nay là hình thức Chứng từ ghi sổ với định kỳ mỗi tháng lập Chứng từ ghi sổ một lần vào cuối tháng Hình thức này có ưu điểm là đơn giản, gọn nhẹ nhưng hầu như mọi công việc của kế toán đều dồn vào cuối tháng: vừa phải tính đơn giá xuất kho để tính ra số tiền trên các Phiếu xuất kho và Sổ chi tiết, vừa phải tổng hợp để ghi vào Chứng từ ghi sổ, rồi từ Chứng từ ghi sổ ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK
152 Thêm vào đó, khi sử dụng hình thức này thì hàng ngày kế toán vừa phải ghi vào sổ kế toán chi tiết, vừa phải ghi vào các bảng kê nhập, xuất nguyên vật liệu , cuối tháng vẫn phải lập Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu. Công việc vừa tăng thêm lại vừa bị trùng lặp Nên chăng công ty nên sử dụng phần mềm nào đó hơp lý với công ty để công việc kế toán bớt vất vả hơn, độ chính xác cao hơn.
Về việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Hiện nay công ty không lập dự phòng cho hàng tồn kho nói chung và nói nguyên vật liệu riêng Thực tế nguyên vật liệu dự trữ của công ty không nhiều, giá cả của các loại nguyên vật liệu trong ngành in thường biến động không đáng kể và theo chiều hướng tăng lên theo giá cả chung của nền kinh tế do đó việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu không thật sự cần thiết lắm Song theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì khi có bằng chứng về việc có thể phát sinh các khoản lỗ hoặc phí tổn khi giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu tồn kho nhỏ hơn giá gốc hoặc do hư hỏng…thì cần phải lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu Việc lập dự phòng sẽ giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh cho doanh nghiệp Vì vậy, công ty vẫn nên lập dự phòng cho những loại nguyên vật liệu mà giá gốc có thể cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.
Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu được tiến hành như sau:
- Cuối niên độ kế toán, khi một loại nguyên vật liệu tồn kho có giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì lập dự phòng theo số tiền chênh lệch đó Cụ thể:
Số dự phòng Số lượng NVL Đơn giá Đơn giá cần trích lập = cần lập dự phòng x gốc NVL - ước tính cho năm N+1 tồn kho ngày 31/12/N có thể bán
- Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu được tính riêng cho từng loại nguyên vật liệu , thực hiện vào cuối niên độ kế toán năm, trước khi lập Báo cáo tài chính năm và chỉ lập dự phòng cho những nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của công ty.
Kế toán dùng TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng khoản dự phòng.
+ Khi trích lập dự phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán ( chi tiết cho từng loại NVL )
Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Nếu số tiền dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải lập ở cuối niên độ này lớn hơn số tiền dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đã lập ở cuối niên độ kế toán trước thì kế toán phải lập dự phòng bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Có TK 159 + Nếu số tiền dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải lập ở cuối niên độ này nhỏ hơn số tiền dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đã lập ở cuối niên độ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch đó, ghi:
Một lần nữa có thể khẳng định kế toán nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Kế toán nguyên vật liệu không chỉ đơn thuần giúp các đơn vị theo dõi chặt chẽ về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu , mà quan trọng hơn, thông qua việc phân tích tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu để đề ra những biện pháp hữu hiệu trong việc quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ đến sử dụng sao cho đạt hiệu quả cao nhất; đồng thời ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí nguyên vật liệu làm thiệt hại tài sản của doanh nghiệp Từ đó ngày càng nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu , không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng tích lũy, tăng tốc độ chu chuyển của vốn kinh doanh, tạo điều kiện cho doanh nghiệp đứng vững và phát triển trong sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại, Công ty Cổ phần khoa học kỹ thuật Phương Bắc em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu có vị trí cực kỳ quan trọng Chính vì vậy, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải không ngừng được nâng cao và hoàn thiện.