GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ NƠI THỰC TẬP VÀ HỆ THỐNG TÍNH LƯƠNG CỦA DOANH NGHIÊP
Giới thiệu về Công ty Xây lắpvà xuất nhập khẩu số 1
1Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Xây lắp và XNK số 1 là đơn vị nhà nước trực thuộc của công ty Đầu tư xây dựng và xuất khẩu Việt Nam (CONSTREXIM HOLDINGS) trong mô hình tổ chức “Công ty mẹ – Công ty con” của tổ hợp CONSTREXIM được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại quyết định số 929/ QĐ-TTg ngày 30/07/2001 và Quyết định số 11/2002/QĐ-BXD ngày 18/04/2002 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng về việc tổ chức lại công ty CONSTREXIM.
Công ty Xây lắp và XNK số 1 có tiền thân là Xí nghiệp xây dựng số 1, thuộc Công ty Xây lắp và Xuất Nhập Khẩu vật liệu kỹ thuật xây dựng nay là Công ty Đầu tư Xây dựng và Xuất Nhập Khẩu Việt Nam, thành lập ngày 23/09/1996 Sau bẩy năm xây dựng và trưởng thành trên lĩnh vực xây lắp, xí nghiệp xây dựng số 1 đã đủ tiềm lực phát triển thành công ty với bộ máy tổ chức sản xuất quy củ, chặt chẽ Công ty đã thực hiện nhiều công trình xây dựng lớn nhỏ trên toàn quốc và được sự đánh giá cao của chủ đầu tư như Công trình Nhà khách UBND tỉnh Bắc Ninh, Khu chung cư cao tầng Đền
Lừ 1, Công trình Hầm bộ hành Ngã Tư Vọng, Công trình Bệnh viện đa khoa tỉnh Thái Bình, Công trình đường nội bộ Phố Nối, Công trình khu công nghiệp chính xác VPIC, Công trình NISSIN, Công trình cầu vát Sóc Sơn …
Trụ sở chính đặt tại : Số 537 Kim Mã - Ba Đình – Hà Nội.
Tên giao dịch : Công ty Xây lắp và Xuất nhập khẩu số 1
BP_QLNS BP CC BPTPhátL
BPĐHNS BPLTHSNS BP-VT QLXuất
Tên viết tắt : CONSTREXIM No 1. Điện thoại : (04) 7719169 Fax : (04) 7716101 Email : Constrexim1@fpt.vn
Công ty Xây lắp và XNK Số 1 chịu sự điều chỉnh của Luật doanh nghiệp nhà nước, được tổ chức và hoạt động theo Điều lệ của
Có thể nói Công ty Xây Lắp và XNK số 1 thuộc tổ hợp Constrexim
Holdings sau 7 năm xây dựng và trưởng thành đang trên đà phát triển không ngừng Công ty có đội ngũ cán bộ, kỹ sư giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao và tích cực làm việc là nhân tố quan trọng thúc đẩy công ty phát triển ổn định, bền vững
2 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty :
Sơ đồ tổ chức của công ty
2.1 Các phòng ban trong công ty :
Với số cán bộ công nhân viên thường xuyên là 56 người, công ty được tổ chức thành các phòng ban gồm :
+ Phòng Tổ chức hành chính.
+ Phòng Kế toán tài vụ.
+ Phòng Kỹ thuật thi công.
+ Phòng Dự án kế hoạch.
2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban :
2.2.1 Giám đốc và bộ máy giúp việc
- Giám đốc Công ty do Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm cao nhất trước công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, trước Bộ trưởng Bộ Xây Dựng và trước pháp luật về điều hành hoạt động của công ty.
- Các Phó Giám đốc, Kế toán trưởng do Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Đây là người giúp Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực của công ty theo phân công của Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về nhiệm vụ được giao Kế toán trưởng giúp Giám đốc tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê trong công ty.
- Các phòng ban chuyên môn có chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc trong quản lý, điều hành công việc
2.2.2 Phòng tổ chức hành chính :
- Theo dõi và thực hiện các thủ tục, trình tự ký kết các hợp đồng lao động Soạn thảo các quyết định liên quan đến nhân sự.
- Theo dõi tình hình tăng giảm lao động trong toàn công ty, định kỳ báo cáo cho Giám đốc và Công ty mẹ để có thông tin trong công tác quản lý lao động.
- Nắm bắt kịp thời các chế độ, chính sách của Nhà nước để điều chỉnh tiền lương và phụ cấp cho người lao động áp dụng vào công ty nhằm đảm bảo quyền lợi cho CBCNV công ty.
- Kết hợp với các phòng ban khác soạn thảo Hồ sơ thầu( phần thông tin chung).
- Kết hợp các phòng ban khác tổ chức thi tay nghề cho công nhân. -Dự kiến ký thêm, gia hạn hợp đồng hoặc không gia hạn thêm hợp đồng.
- Đôn đốc kiểm tra việc thực hành kỷ luật giờ giấc làm việc , việc chấp hành các nội quy , quy chế tại công ty Đề ra các quy định về giờ giấc làm việc , các quy định về quản lý và sử dụng tài sản tại công ty Phối hợp với các phòng ban khác nghiên cứu cải tiến tổ chức quản lý, xây dựng các chức năng và nhiệm vụ của bộ phận, xây dựng các quy chế và lề lối làm việc hợp lý.
2.2.3 Phòng Kế toán tài vụ :
- Xây dựng và lập các báo cáo về công nợ các đội, về công tác thanh quyết toán khối lượng hoàn thành hoặc dở dang của đội Lập các báo cáo thu chi tài chính 10 ngày một lần của các công trình thuộc quyền quản lý của công ty.
- Lập kế hoạch tài chính và báo cáo quyết toán tài chính hàng năm phục vụ công tác quản lý của lãnh đạo công ty
- Thực hiện chế độ định kỳ báo cáo với Công ty mẹ
- Dự thảo và đề suất ý kiến về hợp đồng khoán và mức vay hạn mức tín dụng cho công trình khi mở công trình mà chưa có tạm ứng của bên A.
- Thực hiện công tác hạch toán kế toán theo quy định về pháp lệnh kế toán thống kê, tiền vốn , tài sản, thuế GTGT, kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, nguồn vốn, ngân quỹ …
- Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị liên quan thực hiện công tác hạch toán kế toán và quyết toán các công trình
Xây dựng , soạn thảo các quy chế , quy định về quản lý tài chính trong công ty, đảm bảo tuân thủ chế độ Nhà Nước về công tác kế toán, thống kê
- Xây dựng kế hoạch về nhân lực kế toán cho công ty.
- Cân đối các nguồn tài chính với các nhu cầu sử dụng vốn, trình giám đốc phương án sử dụng vốn phục vụ sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả căn cứ vào kế hoạch sử dụng vốn của các đơn vị thành viên, kế hoạch chi phí quản lý tại công ty, xây dựng kế hoạch huy động vốn.
- Căn cứ vào số lượng máy móc thiết bị công ty đang quản lý để tính khấu hao phân bổ cho các công trình
2.2.4 Phòng Kỹ thuật thi công :
-Tham mưu cho Giám đốc quản lý về chất lượng kỹ thuật, tiến độ thi công, an toàn lao động của tất cả các công trình do công ty đảm nhiệm thi công.
Lý do và sự cần thiết của đề tài
Ngày nay thời kỳ chúng chúng ta đang đẩy nhanh công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá sử dụng công nghệ thông tin vào nhiều lĩnh vực việc đẩy mạnh các ứng dụng của tin học vào trong đời sống, sản xuất kinh doanh hoạt động thương mại là vấn đề tất yếu và cần thiết để tăng hiệu quả công việc và giảm công sức của người lao động tạo lợi thế cạnh tranh với các doanh nghiệp đơn vị khác là yếu tố sống còn công ty Xây lắp và xuất nhập khẩu số 1 –constrexim holdings cũng không năm ngoài quy luật đó Từ khi thành lập công ty công ty đã có mạng máy tính cục bộ các máy tính sử
3 dụng các phần mềm có sẵn để thực hiện tính toán lên báo cáo như word,excel và sử dụng một số phần mền do công ty mẹ cung cấp
Sau bốn tháng thực tập tại công ty xây lắp và xuất nhập khẩu số 1 – constrexim holdings Được sự hướng dẫn giúp đỡ của tập thể cán bộ nhân viên công ty đặc biệt là cán bộ hướng dẫn anh:Phạm Thái Sơn em đã thu thập và tìm hiểu về nghiệp vụ công việc và chức năng của công ty em nhận thấy rằng trong công tác quản lý và công việc của công ty cần có thể tăng cường ứng dụng tin học hơn nữa thông qua các chương trình phần mềm quản lý và áp dụng cho việc tính toán các công việc sẽ giúp cho các cán bộ nhân viên trong công ty đạt hiệu quả cao hơn trong công việc đồng thời tiết kiệm thời gian và giảm thiểu đámg kể công sức của người lãnh đạo cũng như người lao động trong công ty.Công ty được thành lập ngày 23/09/1996 với công việc và chức năng riêng Công việc quản lý nhân sự của công ty chưa được thuận lợi, việc tính toán và chi trả lương cho cán bộ công nhân viên còn mất nhiều thời gian và công sức Được sự yêu cầu và cung cấp tài liệu ,đặc điểm của công ty cùng với sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình trong việc định hướng và lựa chọn đề tài của thầy giáo :GVC Đoàn Quốc Tuấn em chon đề tài “Quản trị nhân lực và tiền lương tại công ty xây lắp và xuất nhập khẩu số 1-constrexim holdings”.Trong khả năng của mình em mong muốn góp một phần nhỏ bé vào công tác quản trị nhân lực và tiền lương tại công ty được thuận lợi hơn rút ngắn thời gian và công sức ,thuận lơi trong việc trong việc tổng kết tính toán các khoản lương, chi phí bảo hiểm, công đoàn , quản lý dễ dàng hơn với sự thay đổi về con người và công việc cũng như việc nâng cấp bậc lương đảm bảo quyền lợi cho người lao động một cách công bằng và kịp thời Đây là chương trình được xây dựng ở rất nhiều cơ sở nhưng mỗi cơ sở có những đặc điểm về cơ cấu và tổ chức khác nhau, các lĩnh vực hoạt động kinh doanh khác nhau đòi hỏi có những cách thức quản lý khác nhau cho phù hợp với đặc điểm của công ty Nhận thức sâu sắc vẩn đề trên với khả
4 năng và kiến thức được trang bị em đã cố gắng thu thập tìm hiểu phân tích cùng với sự chỉ bảo giúp đỡ của cán bộ nhân viên trong công ty và thầy giáo hướng dẫn để hoàn thành đề tài trong thời gian trong thời thực tập tốt nghiệp tại công ty
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
PHÂNTÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN LỰC TIỀN LƯƠNG
Đánh giá yêu cầu
1)Khái quát những vấn đề chính
Công tác quản lý nhân lực và tính tương tại bất cứ một doanh nghiệp nào cũng có vai trò vô cùng quan trọng Công tác tính lương tại mỗi công ty và doanh nghiệp có những cách thức khác nhau theo đặc điểm cuả công ty hay doanh nghiệp mình Công tác tính lương công ty :Xây lắp và xuất nhập khẩu số1 có những đặc điểm chung của một hệ thống tính lương nhưng nó lại có những yêu cầu riêng theo đặc điểm của công ty đòi hỏi hệ thống phải xây dựng phải phù hợp với đặc điểm của công ty Công tác tính lương có ảnh hưởng vô cùng quan trọng đối với người lao động nó góp phần quan trọng vào sự thúc đẩy sản xuất phát triển làm tăng năng xuất và hiệu quả trong công việc Công ty xây lắp và xuất nhập khẩu số 1 là một công ty xây dựng Thông tin đầu vào của hệ thống được tập hợp từ những bảng ngày công của cán bộ công nhân viên từ các phòng ban ,thông tin về lương doanh số đơn vị Thông tin bao gồm thông số về các ngày công thời gian làm việc ,hệ số lương và bậc lương mà mỗi công nhân viên được hưởng ,phụ cấp công việc thời gian làm thêm ,và xếp loại của mỗi người
Công ty bao gồm nhiều phòng ban nên số lượng lao động lớn nguồn thông tin lớn Yêu cầu của công việc quản lý đòi hỏi phải cung cấp thông tin đầy đủ chính xác và kịp thời vào bất cứ lúc nào mà lãnh đạo yêu cầu
Nhận thức được vấn đề trên cùng với xu thế phát triển tất yếu của xã hội trong chiến lược phát triển của mình công ty :Xây lắp và xuất nhập khẩu số 1
Yêu tiên và chú trọng đến công tác thiết kế hệ thống tin học để phục vụ công tác tính lương cho doanh nghiệp nhằm đạt hiệu quả cao nhất
2 Yêu cầu của hệ thống
+Quản lý nhân viên trong công ty :
Về quản trị nhân sự : Hệ thống phải quản lý tất cả hồ sơ lý lịch của công nhân viên,khi có nhân viên mới thì lý lịch của họ được cập nhật vào tệp hồ sơ lý lịch của công nhân viên hoạch khi có sự thay đổi về nhân lực như có người về hưu ,thôi việc hệ thống cho phép loại bỏ thông tin về cán bộ nhân viên đó ra khỏi công ty.Mặt khác hệ thống lưu trữ về các thông tin phòng ban trong công ty, các công trình mà công ty thi công xây dựng để có thể quản lý được các nhân viên tham gia vào các công trình theo tháng, theo quý, có thể quản lý nhân viên theo các phòng ban hay các công trình mà họ tham gia xây dựng Có thể sửa đổi các thông tin khi có sự nhầm lẫn trong cập nhật hay có sự đổi mới
.Quản lý tiền lương :hệ thống cho phép cập nhật và tự động tính lương cho cán bộ công nhân viên khi nhập các thông tin về lương của cán bộ công nhân viên trong công ty Hệ thống lưu trữ các thông tin về hệ số lương của toàn bộ nhân viên trong công ty Hệ số lương này có thể sửa cho phù hợp với những yêu cầu mới.Hệ thống còn tự động lên lương cho cán bộ công nhân viên khi đến hạn tăng lương theo thời gian quy định trước
+Tính lương và trích các khoản BHXH,KPCĐ
Tính lương nhân viên theo quy định
Trích bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn theo lương và theo các công trình
Báo cáo nhân sự đến thời hạn nâng lương
Nhân sự lao động dài hạn ,ngắn hạn
Bảng lương theo phòng ban :phản ánh mức lương theo phòng ban trong công ty
Bảng lương tổng hợp, theo cá nhân ,
Báo cáo trích bảo hiểm xã hội theo công trình, theo lương
Báo cáo thu trích kinh phí công đoàn
+Tìm kiếm thông tin : Hệ thông cung cấp cho việc tìm kiếm các theo mức lương theo mã cán bộ
+Hỗ trợ việc nhập dữ liệu
Các modul của hệ thống
Trong chương trình có các modul độc lập sử lý các chức năng của chương trình trong mô hình có các modul lớn sau :
Modul xử lý cập nhật thông tin vào:
+Các thông tin đầu vào là tương đối lớn đòi hỏi phải có một modul chức năng xử lý các thông tin một các nhanh chóng và cách thức tổ chức mà hình hợp lý để quá trình cập nhật và xử lý các thông tin đầu vào được dễ dàng thuận tiện ,giảm thiểu những thao cho người sử dụng
+Hệ thống phải có khả năng kiểm soát ,và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu nhập đảm bảo loại trừ ,và giảm thiểu tối đa những lỗi xẩy ra trong quá trình nhập dữ liệu cho chương trình và có các thông tin trợ giúp người sử dụng +Tự động cập nhật các giá trị đã quy định các giá trị lặp để không mất những thao tác không cần thiết và tăng tốc độ của chương trình trong quá trình nhập liệu
Môdul đọc số có chức năng đọc các con số thành chữ như các khoản tiền thành chữ làm cụ thể hoá và tăng độ chính xác trong các báo bằng văn bản của chương trình
Các modul lập bảng biểu ,báo cáo của chương trình
+Các modul này được thiết kế để phản ánh đầy đủ các thông tin cần lên báo cáo về nhân sự cũng như tiền lương trong công ty trong toàn bộ hệ thống +Các báo cáo phải được thiết kế một cách nhất quán cao để người sử dụng dễ dàng lấy các thông tin cần thiết một cách chính xác và nhanh nhất đầy đủ
+Các báo phải được thiết kế theo quy định và thống nhất với mẫu biểu đã sử dụng trước giúp người sử dụng tiếp nhận với hình thức mới một cách dễ dàng và nhanh nhất
Các báo phải đảm bảo tính chính xác cũng như tính bảo mật ngăn chặn những sai sót không theo quy định của hệ thống.Các chỉ tiêu tính toán của hệ thống phải được thực hiện một cách nhanh nhất mức độ sai số nếu có phải kiểm soát được đáp ứng kịp thời các yêu cầu và trợ giúp cho lãnh đạo ra quyết định.
3 Tính thực tế của hệ thống
Hệ thống được xây dựng nhằm mục đích giải quyết những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện tính lương một cách bán tự động trước đây Hệ thống được xây dựng sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong công tác quản lý cũng như tính toán, cung cấp các thông tin kịp thời cần thiết cho người lãnh đạo giúp cho công việc quản lý và quyết định có hiệu quả hơn Đây là hệ thống được xây dựng với quy mô của một chuyên đề thực tập tốt nghiệp nên còn nhiều thiếu sót và chưa đáp ứng được toàn bộ những yêu cầu chương trình sẽ được phát triển hoàn thiện trong thời gian tới
Thiết kế chương trình
cơ cấu tổ chức ,các hoạt động kinh doanh của công ty Em nhận thấy rằng sự tăng cường ứng dụng tin học hơn nữa trong công tác quản lý của công ty là vô cùng cần thiết và cấp bách Được sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của thầy giáo hướng dẫn :GVC Đoàn Quốc Tuấn trong việc lựa chọn và định hướng đề tài em đã lựa chon đề tài “Quản trị nhân lực và tiền lương tại công ty xây lắp và xuất nhập khẩu số 1”với mong muốn góp sức lực nhỏ bé của mình giúp công tác quản lý con người và tiền lương tại công ty được thuận lợi hơn
Báo cáo thực tập bao gồm 3 chương :
Chương I Giới thiệu tổng quan về cơ sở thực tập
Chương này giới thiệu tổng quan về công ty xây lắp và xuất nhập khẩu số
1 ,hệ thống tính lương cho các doanh nghiệp và cách quản lý và tính lương của doanh nghiệp Lý do lựa chon và sự cần thiết của đề tài
Chương II Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin của đề tài
Chương này giới thiệu các vấn đề về hệ thống thông tin quản lý
Chương III Phân tích và thiết kế hệ thống đề tài
Chương này xác định yêu cầu của hệ thống phân tích và thiết kế hệ thống của chương trình