Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xi măng bỉm sơn

CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu

Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc… Đối tượng lao động được coi là NVL khi có sự tác động của bàn tay con người vào đối tượng lao động và làm thay đổi tính chất hoá lý hoặc tình trạng bên ngoài.

Nói cách khác, lao động có ích của con người tác động vào các đối tượng lao động tạo ra NVL Và NVL mang những đặc điểm cơ bản sau:

• NVL thường tham gia vào một chu kỳ sản xuất và tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình dạng vật chất ban đầu để tạo thành hình thái của sản phẩm.

• NVL là một loại hàng tồn kho được doanh nghiệp dự trữ với mục đích phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp Mỗi một loại NVL nhất định lại gắn liền với một thời hạn bảo quản nhất định Vì vậy doanh nghiệp phải dựa vào đặc điểm này của NVL để có kế hoạch trong việc thu mua, dự trữ và bảo quản NVL cũng như việc xuất NVL vào sản xuất.

• NVL là một bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp.

Những đặc điểm trên xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán và hạch toán chi tiết Đối với từng doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh mà NVL có vai trò cụ thể

Nguyễn Ngọc Yến Viện ĐH Mở Hà Nội

Song nhìn chung, với vị trí là một trong ba yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất Việc sử dụng các loại NVL khác nhau vào quá trình sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và do đó ảnh hưởng đến chi phí, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp sản xuất thì NVL có vai trò rất quan trọng, được thể hiện ở các điểm sau:

• NVL là một trong ba yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất trong doanh nghiệp, là một trong các yếu tố tham gia hình thành nên chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí NVL là một bộ phận của giá thành sản phẩm Từ đó doanh nghiệp có thể xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ của doanh nghiệp.

• NVL là một loại hàng tồn kho được dự trữ để đáp ứng cho nhu cầu của quá trình sản xuất trong kỳ của doanh nghiệp NVL là thành phần thuộc về vốn lưu động Giá trị NVL trong kho cuối niên độ không chỉ là giá trị được thể hiện trên báo cáo TC nà còn là chỉ tiêu để đánh giá khả năng hoạt động của doanh nghiệp thông qua chỉ tiêu “Vòng quay vốn lưu động” Nếu quá trình thu mua, dự trữ và xuất dựng NVL được phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả sẽ làm tăng nhanh vòng quay của vốn.

1.1.2.Yêu cầu quản lý NVL trong các doanh nghiệp

NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất – kinh doanh ở các doanh nghiệp Giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất – kinh doanh, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Nhiệm vụ chủ yếu ở từng khâu như sau:

- Khâu thu mua: Cần lập kế hoạch thu mua để bảo đảm doanh nghiệp luôn có nguồn cung cấp NVL với số lượng lớn, chất lượng tốt và giá

8 hao hụt, giảm chất lượng trong quá trình vận chuyển Đồng thời quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí NVL một cách tối đa.

- Khâu bảo quản: Điều kiện cần thiết giúp cho việc bảo quản tốt NVL ở doanh nghiêp là phải có hệ thống kho hàng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, nhân viên thủ kho có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn tốt Ngoài ra, việc bảo quản đảm bảo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại.

- Khâu dự trữ: Các doanh nghiệp cần xây dựng định mức dự trữ hợp lí cho từng danh điểm NVL Định mức tồn kho là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp Dự trữ hợp lí, cân đối các loại NVL trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất – kinh doanh được liên tục, tránh được tồn đọng vốn trong kinh doanh.

- Khâu sử dụng: Yêu cầu sử dụng phải hợp lí, tiết kiệm và theo đúng các định mức kinh tế kỹ thuật đặt ra cho từng sản phẩm Đây là một trong những khâu có tính quyết định đến việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành để tăng tính cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp.

Như vậy để tiến hành tốt tổ chức công tác quản lý NVL thì doanh nghiệp phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

- Có đủ trang thiết bị vật chất đảm bảo cho việc bảo quản, cất giữ NVL từ khâu thu mua đến khi đưa vào sử dụng.

- Có đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, trình độ và tinh thần trách nhiệm trong các khâu trên.

- Có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty trong quá trình thu mua, dự trữ, sử dụng Các bộ phận này bao gồm: Bộ phận cung ứng, bộ phận hạch toán, bộ phận kỹ thuật, bộ phận sử dụng…Giữa các bộ phận này phải đảm bảo có sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả.

Nguyễn Ngọc Yến Viện ĐH Mở Hà Nội Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán NVL trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho NVL Hệ thống danh điểm và số danh điểm phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách của NVL đó. Để quá trình kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải dự trữ NVL ở một mức độ hợp lý Do vậy doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại NVL nào đó Định mức tồn kho của NVL còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua NVL và kế hoạch tài chính của Doanh nghiệp. Để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho hàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư.

1.1.3 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp Để có thông tin cho công tác quản lý NVL lãnh đạo doanh nghiệp có nhiều nguồn tin khác nhau để khai thác như thông tin về giá thị trường, thông tin từ nhà phân phối… Tuy nhiên thông tin do kế toán vật tư cung cấp là thông tin quan trọng nhất Thông tin đó được thể hiện ở các mặt sau:

Phân loại và tính giá NVL trong các doanh nghiệp

NVL sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, mỗi loại có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất – kinh doanh Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL Có nhiều cách phân loại NVL căn cứ vào chỉ tiêu khác nhau, sau đây là một số cách phân loại phổ biến.

 Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị NVL ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây:

- Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên vật liệu mà trong quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Danh từ Nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp.

- Vật liệu phụ (VLP) là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất – kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.

- Nhiên liệu là những vật liệu để tạo nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại VLP, tuy nhiên có được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại VLP thông thường

- Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ.

- Thiết bị và vật liệu XDCB là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, XDCB.

- Vật liệu khác là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi.

 Căn cứ vào nguồn hình thành NVL của doanh nghiệp thì NVL được chia thành các loại sau:

- NVL nhập kho do mua ngoài

- NVL do nhận góp vốn kinh doanh

- NVL do biếu tặng, tài trợ

- NVL do tự chế, tự sản xuất

Trong hai cách phân loại trên thì cách phân loại thứ nhất căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng của NVL được sử dụng rộng rãi và thông dụng hơn Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu” Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL.

1.2.2 Tính giá NVL nhập kho

Tính giá là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho – Hàng tồn kho được tính theo giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần cú thể thực hiện được, cụ thể:

- Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

- Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm: Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua.

- Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất

Nguyễn Ngọc Yến Viện ĐH Mở Hà Nội chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên, vật liệu thành thành phẩm.

- Chi phí liên quan trực tiếp khác được tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.

Như vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế.

Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL. Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập.

♦ Đối với NVL mua ngoài thì các yếu tố để hình thành nên giá thực tế là:

- Giá hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có):

+ Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thỡ thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của NVL.

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế GTGT được tính vào giá thực tế của NVL.

- Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức… (cũng được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp lựa chọn)

♦ Đối với NVL gia công chế biến xong nhập kho thì thực tế bao gồm giá

+ CK thương mại, giảm giá

♦ Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần thì giá thực tế của NVL là giá trị được các bên tham gia góp vốn thừa nhận.

♦ Đối với NVL vay mượn tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó.

♦ Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình từ quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường.

1.2.3 Tính giá NVL xuất kho

Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế vật tư xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập - xuất kho, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho hàng của doanh nghiệp Việc tính giá NVL là cơ sở để xác định chi phí NVL trực tiếp.

Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ nhập, xuất kho NVL

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ/-BTC ngày 20/3/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ về vật tư bao gồm:

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 03-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm, hàng hoá (mẫu 05-VT)

- Hoá đơn GTGT (mẫu 01-GTKT-3LL)

Mỗi chứng từ kế toán NVL phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận.

1.3.2 Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ

Chứng từ kế toán tăng NVL

1 Lập kế hoạch vật tư

2 Ký kết hợp đồng mua

3 Tổ chức mua hàng, nhận-lập HĐ

Người giao hàng kiểm Ban nghiệm phận Bộ cung ứng trỏch Phụ phũng

Thủ kho Kế toỏn HTK Đề nghị nhập kho

Lập BB kiểm nghiệm phiếu Lập nhập kho phiếu Ký nhập kho

Người giao hàng kiểm Ban nghiệm phận Bộ cung ứng trách Phụ phòng

Thủ kho Kế toán HTK Đề nghị nhập kho

Lập BB kiểm nghiệm phiếu Lập nhập kho phiếu Ký nhập kho

Quy trình lập phiếu nhập kho NVL

1 Người giao hàng đề nghị nhập kho vật tư

2 Ban kiểm nghiệm: kiểm nghiệm số lượng, chất lượng, quy cách

3 Bộ phận cung ứng lập phiếu nhập kho

4 Phụ trách phòng kí phiếu nhập kho sau đó phiếu nhập kho được chuyển cho thủ kho

5 Thủ kho nhập kho số hàng, ghi số thực nhập, ký vào phiếu nhập kho sau đó tiến hành ghi thẻ kho và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán.

6 Kế toán hàng tồn kho sau khi nhận chứng từ tiến hành kiểm tra chứng từ và thực hiện ghi sổ tổng hợp và chi tiết, sau đó bảo quản và lưu trữ.

2 4 phận có Bộ nhu cầu sử dụng trưởng Thủ KTT phận Bộ cung ứng

Lập ctừ xin xuất Duyệt lệch xuất phiếu Lập xuất kho

Quy trình lập phiếu xuất kho

1 Bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư bằng cách viết giấy xin xuất vật tư

2 Thủ trưởng đơn vị, KTT ký duyệt lệnh xuất.

3 Bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho.

4 Thủ kho căn cứ vào lệnh xuất và phiếu xuất tiến hành kiểm giao vật tư xuất, ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho, ghi thẻ kho và chuyển chứng từ cho kế toán.

5 Kế toán vật tư căn cứ giá xuất để ghi đơn giá vào phiếu xuất, định khoản, ghi sổ tổng hợp và chi tiết bảo quản chứng từ và đưa vào lưu.

Hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp

1.4.1 Nhiệm vụ, yêu cầu hạch toán chi tiết NVL và các phương pháp hạch toán

Tổ chức kế toán chi tiết vật tư có ý nghĩa quan trọng trong công tác bảo quản, công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật tư Mục tiêu chủ yếu của công tác kế toán chi tiết vật tư là cung cấp thông tin cần thiết để quản lý từng danh điểm vật tư, giá trị tồn kho Hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá

Nguyễn Ngọc Yến Viện ĐH Mở Hà Nội trị mà còn về mặt hiện vật, không chỉ theo từng kho mà chi tiết cho từng loại và được tiến hành đồng thời ở các kho và phòng kế toán Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết cho phù hợp Hạch toán chi tiết phải đảm bảo được các yêu cầu sau đây:

- Theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất – tồn theo chỉ tiêu hiện vật của từng danh điểm vật tư.

- Tổng hợp tình hình luân chuyển và tồn kho của từng danh điểm theo từng kho và trên phạm vi toàn doanh nghiệp, tạo căn cứ để đối chiếu số liệu trên sổ cái TK 152.

Trong thực tế công tác kế toán nước ta hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật tư là:

- Phương pháp thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Phương pháp sổ số dư

Mỗi phương pháp có hệ thống sổ sách riêng, trình tự ghi sổ khác nhau, và có đặc điểm cũng như ưu nhược điểm riêng nên mỗi phương pháp có điều kiện áp dụng khác nhau chỉ phù hợp với điều kiện áp dụng nhất định Vì vậy mà mỗi doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, căn cứ vào đặc điểm NVL để lựa chọn một phương pháp hạch toán thích hợp và hiệu quả nhất.

1.4.2 Phương pháp thẻ song song

Công việc tiến hành song song giữa kho và phòng kế toán như sau:

2 6 kho Cuối ngày tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ kho, định kỳ thủ kho chuyển các chứng từ nhập - xuất đó được phân loại cho phòng kế toán

Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán xuống kho để lấy chứng từ nhập - xuất kho Kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi căn cứ vào đó ghi vào sổ thẻ chi tiết NVL theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị cho từng loại NVL nhập xuất kho Mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết tương tự như thẻ kho nhưng có thêm cột thành tiền.

Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết vật tư để lập bảng kê nhập - xuất - tồn kho NVL để lập bảng kê nhập - xuất - tồn kho mỗi loại vật tư.

Việc đối chiếu số liệu số lượng giữa phòng kế toán với thủ kho thông qua đối chiếu số liệu tương ứng giữa thẻ kho với sổ, thẻ chi tiết vật tư và đối chiếu số lượng từng lần nhập - xuất Việc đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được thực hiện bằng việc đối chiếu chỉ tiêu thành tiền trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ cái TK 152 Ưu điểm : Phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm vật tư kịp thời, chính xác.

Nhược điểm : Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán cũng trùng lặp về chỉ tiêu số lượng làm tăng khối lượng công việc của kế toán, ngoài việc kiểm tra đối chiếu số lượng chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế tính chất kịp thời. Điều kiện áp dụng : Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng kế toán máy Đối với doanh nghiệp sử dụng kế toán thủ công thì chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất ít, không thường xuyên.

Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho

Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn

Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu

Có thể khái quát sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song như sau:

Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song

Ta có mẫu sổ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song

THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU

Số danh điểm:……… ĐVT:……… Kho:

Chứng từ Tríc h yếu Đơn giá

SH Ngày chú tháng SL TT SL TT SL TT

BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT - TỒN KHO VẬT LIỆU

1.4.3 Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển Đặc điểm công việc tại phòng kế toán và tại kho:

Việc ghi chép tại kho của thủ kho được thực hiện trên thẻ kho như đối với phương pháp thẻ song song.

Phiếu nhập kho Bảng kê nhập vật tư

Sổ đối chiếu Luân chuyển

Bảng tổng nhập hợp xuất vật tư tồn

Sổ kế toán tổng vật tư hợp

Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, tồn kho của từng vật tư của từng kho cho cả năm, mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Trước đó kế toán phải lập cấc bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên.

Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về mặt chỉ tiêu số lượng và giá trị Cuối tháng kế toán và thủ kho kiểm tra, đối chiếu số liệu tổng nhập và tổng xuất giữa sổ đối chiếu luân chuyển và thẻ kho với số liệu tổng hợp. Ưu điểm : Phương pháp này làm giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ phải ghi một lần vào cuối tháng, tiết kiệm hơn công tác lập sổ so với phương pháp thẻ song song.

Nhược điểm : Dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong nhiều trường hợp số lượng chứng từ nhập , xuất của từng danh điểm vật tư nhiều thỡ cụng việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư nhưng số lần nhập, xuất không nhiều.

Có thể khái quát sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển như sau:

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Mẫu sổ đặc trưng của phương pháp này:

SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN

Tên vật tư ĐVT Đơn giá

Luân chuyển tháng 1 Số dư cuối tháng 2

1.4.4 Phương pháp sổ số dư Đặc điểm

Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp ghi thẻ song song Sau đó cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi vào sổ số dư Nhưng thủ kho chỉ ghi vào cột số lượng trên Sổ số dư mà không ghi vào cột giá trị.

♦ Tại phòng kế toán: Định kỳ khoảng 3, 5, 10 ngày kế toán xuống kho cùng thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập kho, chứng từ xuất kho Kế toán căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ để tính thành tiền và ghi vào bảng luỹ kế nhập - xuất -

Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Sổ số dư Bảng kê luỹ kế nhập xuất, tồn kho vật tư

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Sổ kế toán tổng về vật hợp tư tồn Sau đó, khi nhận được sổ số dư và thẻ kho, kế toán tính giá trị thực tế của vật tư bằng cách lấy số lượng nhân với đơn giá thực tế để điền vào cột thành tiền trên sổ số dư và đối chiếu với bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn. Ưu điểm : Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên công việc không bị dồn vào cuối kỳ

Hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển NVL trong doanh nghiệp

1.5.1 Các phương pháp hạch toán tổng hợp về NVL

NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập, xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp

Nguyễn Ngọc Yến Viện ĐH Mở Hà Nội thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho (mỗi lần nhập đều có cân đo đong đếm) nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân đo đong đếm, ước lượng vật tư tồn cuối kỳ Tương ứng với 2 phương thức kiểm kê trên trong kế toán vật tư nói riêng và kế toán HTK nói chung có 2 phương pháp hạch toán tổng hợp là KKTX và KKĐK.

Là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hang hoá trên sổ kế toán.

Trong trường hợp áp dụng phương pháp KKTX thì các TK HTK nói chung và TK NVL nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư, hàng hoá Vì vậy giá trị vật tư, hang hoá trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán.

Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hang hoá tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa thiếu và tìm hiểu nguyên nhân và tìm ra giải pháp xử lý kịp thời

Phương pháp KKTX áp dụng thích hợp trong các doanh ngiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn.

Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tư, hang hóa đó xuất trong kỳ theo công thức:

Trị giá vật tư, hang hóa xuất kho = +

Tổng trị giá vật tư, hàng hóa mua vào trong kỳ

Trị giá vật tư, hàng hóa tồn đầu kỳ

Trị giá vật tư,hang hóa tồn cuối kỳ-

Theo phương pháp KKĐK mọi biến động vật tư hàng hóa không theo dừi, phản ánh trên các TK HTK Giá trị vật tư, hàng hóa mua vào nhập kho được phản ánh trên 1 TK riêng (TK Mua hàng).

Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa được tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toán để xác định giá trị vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản ánh vào các TK HTK Như vậy, khi áp dụng phương pháp KKĐK, các TK HTK chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư cuối kỳ).

Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên.

Phương pháp KKĐK HTK có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hóa xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến

1.5.2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX

 TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

TK này có tính chất của TK tài sản, được chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị TK này có kết cấu như sau:

- Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác ;

- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê

- Kết chuyển trị giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK.

- Trị giá thực tế của NVL xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài, gia công, chế biến,hoặc góp vồn liên doanh;

- Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá

- Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê,

- Kết chuyển trị giá thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán HTK theo phương pháp KKĐK)

Trị giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ

 TK 151 – Hàng mua đi đường: TK này được sử dụng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng hàng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng mua đi đường đã về doanh nghiệp.

 TK 331 – Phải trả người bán: TK này dùng để phản ánh mối quan hệ giữa DN với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đó ký TK 331 được mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể.

 TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đó khấu trừ và cũn được khấu trừ.

Ngoài ra kế toán tổng hợp NVL còn sử dụng các TK liên quan khác nhau như: TK 111, TK 112, TK 128, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642…

Trình tự kế toán các nghiệp vụ tăng, giảm NVL trường hợp DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được thể hiện qua sơ đồ sau:

Ngoài ra còn một số trường hợp đặc biệt sau:

1.5.2.2 Hạch toán tổng hợp tăng vật tư

 Trường hợp vật tư và hóa đơn cùng về trong kỳ: căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn và chứng từ thanh toán ( nếu đã thanh toán) kế toán phản ánh:

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu DN tính thuế theo phương pháp khấu trừ)

* Nếu vật tư thừa so với hóa đơn

Có 2 cách để xử lý giá trị vật tư thừa so với hóa đơn.

Cách 1: là nhập theo số thực nhập

Nợ TK 152 giá thực nhập

Nợ TK 133: VAT theo hóa đơn

Có TK 331: Tổng thanh toán theo hóa đơn

Có TK 3381, 3388: giá trị thừa chờ xử lý Sau đó xử lý số thừa:

- Nếu đem trả lại người bán:

Nợ TK 3381: Giá trị thừa

- Nếu mua lại số thừa của người bán:

Nợ TK 3381: Giá trị mua lại

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 Phải trả thêm cho người bán

Cách 2 : Nhập theo đúng hóa đơn

Phần thừa được ghi đơn Nợ TK 002

- Nếu mua lại của người bán:

Và Ghi đơn Có TK 002: Số thừa

- Nếu trả lại cho người bán

- Nếu vật tư thiếu so với hóa đơn

Phản ánh giá trị thực nhập và phần thiếu hụt được phản ánh vào TK 1381 hoặc TK 1388

- Nhận nốt số thiếu do bên bán chuyển:

Nợ TK 152 : Giá trị thiếu

- Không nhận tiếp số còn thiếu:

Có TK 1381: Giá trị thiếu

Có TK 133: VAT số hàng thiếu

- Không phải lỗi của bên bán

Nợ TK 1388: Cá nhân bồi thường

Nợ TK 811/632: Tính vào chi phí

Có TK 1381: Giá trị thiếu

 Vật tư về trước, hóa đơn về sau: Khi vật tư về ,lưu phiếu nhập kho vào

3 8 tự trường hợp trên.Nếu cuối kỳ hóa đơn chưa về thì kế toán phản ánh theo giá tạm tính.

Nợ TK 152: Giá trị mua hàng theo giá tạm tính

Có TK 331- Giá tạm tính

Khi hóa đơn vào kỳ sau, kế toán phản ánh thuế và điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế.

- Nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá trên hóa đơn:

Nợ TK 152: Phần chênh lệch

- Nếu giá tạm tính lớn hơn giá trên hóa đơn

Có TK 152 (hoặc ghi đỏ phần chênh lệch)

 Trường hợp Hóa đơn về trước, vật tư về sau: Lưu hóa đơn vào tập hồ sơ hàng mua đi đường

Nếu trong kỳ hàng về nhập kho thì hạch toán bình thường

Nếu đến cuối kỳ hàng chưa về thỡ kế toán hạch toán vào hàng mua đi đường

Có TK 331 Đến kỳ sau khi vật tư về kế toán hạch toán:

Nợ TK 621, 627, 641, 642 Sử dụng luôn không qua kho

- Giá trị NVL nhập khẩu bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho người bán, thuế nhập khẩu phải nộp, chi phí thu mua, vận chuyển…

Nợ TK 152 Trị giá vật tư nhập khẩu

Có TK 3333 Thuế nhập khẩu phải nộp

Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán cho người bán

- Nếu hàng nhập khẩu dùng vào sản xuất hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT hàng nhập khẩu sẽ được phản ánh

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu

- Nếu hàng hóa nhập khẩu dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạt động sự nghiệp, chương trình, dự án văn hóa, phúc lợi được đầu tư bằng các nguồn kinh phí khác thì thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được tính vào giá trị hàng mua:

1.5.2.3 Hạch toán tổng hợp giảm vật tư

* Xuất góp vốn liên doanh đầu tư vào công ty liên kết Giá trị của vật tư được hội đồng liên doanh, liên kết đánh giá lại:

Nợ TK 222, 223 Theo giá đánh giá lại

Nợ TK 811 - Giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ của vật tư,HH

Có TK 3387 – Giá đánh giá lại của VT,HH > giá trị ghi sổ

- Phản ánh giá trị xuất

Nợ TK 632 – Trị giá ghi sổ của vật tư bán

Nợ TK 111, 112, 131 – Tổng giá thanh toán

Có TK 511 – Giá bán chưa VAT

- Phản ánh trị giá vật tư thiếu khi kiểm kê:

Nợ TK 1381 – Giá trị vật tư thiếu

Nợ TK 1388, 334, 111, 112 – Cá nhân bồi thường

Nợ Tk 632, 811 – Tính vào chi phí

Có TK 1381 – Giá trị thiếu

1.5.3 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK

Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào, xuất ra trong kỳ Kết cấu của TK 611 như sau:

- Trị giá thực tế hàng hoá NVL tồn kho đầu kỳ

- Trị giá thực tế hàng hoá, NVL mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại

- Trị giá hàng hoá NVL xuất trong kỳ

- Trị giá thực tế hàng hoá đó gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ

- Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá

- Trị giá thực tế hàng hoá NVL tồn cuối kỳ.

TK 611 được chi tiết thành các TK cấp 2:

TK 6111 – Mua nguyên vật liệu

TK 611 không có số dư cuối kì Đầu kỳ hạch toán, kế toán tiến hành kết chuyển NVL tồn kho và đang đi đường:

Giá thực tế vật tư mua vào trong kỳ, căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGGT theo phương pháp khấu trừ

Phản ánh giảm giá được hưởng hoặc trả lại vật tư cho nhà cung cấp, kế toán ghi:

Có TK 133 - Giảm thuế GTGT được khấu trừ

Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê vật tư tồn kho và đang đi đường, kế toán tính giá và ghi:

Sau khi ghi đầy đủ các bút toán trên, kế toán tính ra giá thực tế của vật tư đó sử dụng trong kỳ và ghi:

Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Ngày 27/02/2006, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 13/2006/TT- BTC hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Theo đó hạch toán dự phòng giảm giá HTK được quy định như sau:

Cuối kỳ kế toán hàng năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK nhỏ hơn giá trị gốc thì phải lập dự phòng giảm giá HTK Số dự phòng giảm giá HTK được lập là số chênh lệch giữa giá gốc HTK lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được

Số dự phòng cần trích lập được xác định

Việc lập dự phòng được tính riêng cho từng NVL.

Cách lập dự phòng như sau:

+ Cuối niên độ kế toán (31/12/N) căn cứ vào số lượng vật tư tồn kho, giá trị thuần có thể thực hiện được để xác định mức lập dự phòng vào chi phí và được tính vào TK 632 – Giá vốn hàng bán Kế toán sẽ định khoản như sau:

+ Cuối niên độ kế toán năm sau (31/12/N+1) tiếp tục tính mức dự phòng cần lập cho năm tiếp theo

Nếu khoản dự phòng phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn

Số dự phòng cần trích lập năm N+1

Số lượng HTK Ngày 31/12/N Đơn giá gốc hàng tồn kho

= x Đơn giá ước tính có thể bán-

Nếu khoản dự phòng phải lập cho năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập:

Kế toán NVL của một số nước và khác biệt so với kế toán NVL của Việt Nam

1.7.1 Kế toán NVL theo kế toán Mỹ

 Các phương pháp quản lý hàng tồn kho Để quản lý hàng tồn kho, kế toán Mỹ áp dụng 2 phương pháp là: Kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ Mỗi phương pháp có ưu nhược điểm riêng. Trong cả hai phương pháp thì việc kiểm kê cuối kỳ được tiến hành vào cuối năm, mỗi năm tiến hành một lần Tuy nhiên hầu hết các công ty cần các thông tin cập nhật về hàng tồn kho nhằm tránh được sự thiếu hụt tồn đọng nhiều về HTK Từ các yêu cầu này các công ty thường sử dụng phương pháp KKTX sửa đổi Theo phương pháp này thì kế toán trong doanh nghiệp tiến hành ghi chép số lượng HTK tăng, giảm trong kỳ theo số lượng trên sổ chi tiết.

 Phương pháp tính giá NVL (Tính giá HTK theo giá vốn)

* Giá nhập kho của NVL

Cũng tương tự như tính giá nhập kho của kế toán Việt Nam nhưng có điểm khác biệt là kế toán Mỹ không áp dụng luật thuế GTGT.

* Giá xuất kho của NVL Áp dụng 4 phương pháp*:

- Phương pháp giá thực tế đích danh

- Phương pháp giá đơn vị bình quân

- Phương pháp nhập trước - xuất trước

- Phương pháp nhập sau - xuất trước.

 Đánh giá HTK theo mức giá thấp hơn giá thị trường.

Giá thực tế của HTK có thể được xác định bằng 4 phương pháp trên Tuy nhiên xuất phát từ một nguyên tắc giá phí là việc giá trị HTK có thể thấp hơn giá thực tế ban đầu của chúng Nguyên tắc chung nên được áp dụng là không nên sử dụng nguyên tắc giá phí mà tính hữu dụng của chúng không còn lớn như trước.

Theo nguyên tắc đó thì có các phương pháp sau:

- Phương pháp đánh giá HTK theo từng mặt hàng

- Phương pháp đánh giá HTK theo nhóm hàng chủ yếu

- Phương pháp đánh giá HTK theo phương pháp ước tính

1.7.2 Kế toán NVL theo hệ thống kế toán Anh

 Phương pháp quản lý NVL

Theo hệ thống kế toán Anh sử dụng 2 phương pháp đó là: KKTX và KKĐK trong đó phương pháp KKĐK được sử dụng phổ biến.

 Phương pháp tính giá NVL

* Tính giá nhập kho: Được xác định trên cơ sở giá gốc Và kế toán Anh cũng áp dụng thuế GTGT như ở Việt Nam

* Tính giá xuất kho: Được áp dụng 3 phương pháp**:

- Phương pháp giá kỳ bình quân cả kỳ dự trữ

- Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập

Vào thời điểm kiểm kê cuối năm, nếu HTK bị giảm giá (giá thực tế trên thị trường nhỏ hơn giá trị ghi sổ) hoặc hàng bị lỗi thời mà DN có thể phải bán với giá thấp hơn giá vốn, thì cần căn cứ vào giá bán hiện hành, đối chiếu với giá vốn của từng mặt hàng để lập dự phòng.

Cuối niên độ kế toán sau, căn cứ vào giá thị trường, đối chiếu với giá ghi sổ kế toán của từng mặt hàng để dự kiến mức dự phòng mới và tiến hành điều chỉnh mức giá dự phòng đó lập năm trước về mức dự phòng phải lập năm nay.

(* tham khảo sách “Kế toán Mỹ ( đối chiếu kế toán Việt Nam)” của TS Phan Đức Dũng

** theo tài liệu của ACCA)

Chỉ tiêu Kế toán Việt

Nam Kế toán Mỹ Kế toán Anh Phương pháp hạch toán

Giá nhập kho Tổng CP thực tế Tổng CP thực tế Tổng CP thực tế

- Phương pháp giá hạch toán

- Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ

- Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập

- Phương pháp giá nhập trước - xuất trước.

Lập dự phòng giảm giá HTK

Cuối niên độ kế toán

Không lập dự phòng giảm giá HTK

Cuối niên độ kế toán

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN

2.1 Tổng quan về công ty Cổ phần xi măng Bỉm sơn

2.1.1 Lịch sử hình thành, phát triển và chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Công ty Xi măng Bỉm Sơn tiền thân là Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn có trụ sở chính tại Bỉm Sơn - Thanh Hoá, nằm gần vùng núi đá vôi, đất sét có trữ lượng dồi dào và chất lượng tốt, đây là hai nguồn nguyên liệu chủ yếu để sản xuất xi măng chất lượng cao Để đáp ứng nhu cầu của đất nước lúc bấy giờ về vật liệu xây dựng đặc biệt là xi măng, công ty xi măng Bỉm Sơn đã được thành lập Hơn 20 năm đi vào hoạt động, công ty xi măng Bỉm Sơn đã góp phần không nhỏ vào sản xuất, cung cấp vật liệu xây dựng và đặc biệt vào sự tăng trưởng kinh tế của đất nước

Ngay khi có chủ trương xây dựng Nhà máy xi măng Bỉm Sơn, chức năng chính của Nhà máy là sản xuất xi măng bao PC30 và PC40 với các thông số kỹ thuật theo tiêu chuẩn của Nhà nước, hàm lượng thạch cao SO3 trong xi măng đạt 1,3% - 3% Đồng thời sản xuất Clinker để sản xuất ra xi măng theo tiêu chuẩn ISO 9002.

Nhiệm vụ của Công ty là sản xuất, tiêu thụ và cung cấp xi măng cho các công trình trong nước cũng như đáp ứng được nhu cầu cho việc xuất khẩu sang thị trường nước ngoài ( mà chủ yếu là thị trường của Lào) Ngoài ra, Công ty còn có nhiệm vụ cung cấp xi măng cho địa bàn theo sự điều hành của Tổng Công ty xi măng Việt Nam để tham gia vào việc bình ổn giá cả trên thị trường

Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, và để đáp ứng được nhu cầu thì khối lượng và chất lượng của sản phẩm sản xuất ra không ngừng được nâng cao Điều này đồng nghĩa với việc nhu cầu về các yếu tố đầu vào cũng tăng Đặc biệt phải nói đến nhu cầu về NVL phục vụ trực tiếp và gián tiếp cho quá trình sản xuất Ngoài tăng về khối lượng NVL còn đòi hỏi chất lượng cũng phải tốt nhưng đảm bảo mục đích hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm trong sản xuất Đồng thời đặc điểm về NVL phong phú hơn do đó yêu cầu quản lý NVL phải được nâng cao Xuất phát từ đặc điểm ngành nghề kinh doanh và sản xuất cũng quyết định đặc điểm NVL sử dụng đó là số lượng NVL lớn với các chủng loại rất phong phú và được phân chia thành nhiều loại khác nhau phục vụ cho từng giai đoạn của quá trình sản xuất

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý tại Công ty

Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Để hoà nhập với sự chuyển mình của đất nước với sự mở rộng quy mô sản xuất, Công ty xi măng Bỉm Sơn đó chuyển thành Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ngày 1/5/2006 theo quyết định 486 của Bộ Xây Dựng với số vốn điều lệ là 900 tỷ đồng Chuyển sang mô hình quản lý mới Công ty đã có được những lợi thế nhất định trên thị trường Tuy nhiên cũng không thể tránh khỏi một số khó khăn Đứng đầu bộ máy quản lý là đại hội đồng cổ đông Để đảm bảo tổ chức sản xuất có hiệu quả, công ty tổ chức quản lý chặt chẽ dưới sự chỉ đạo của Giám đốc và 5 phó Giám đốc cùng với các trưởng phòng ban khác.

Sơ đồ1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP xi măng BỉmSơn

Quy mô, tình hình sản xuất và đặc điểm công nghệ sản xuất

Một trong những mục đích khi xây dựng Nhà máy xi măng Bỉm Sơn là mở ra một khu công nghiệp, sản xuất vật liệu xây dựng lớn nhất khu vực Bắc miền Trung, cung cấp vật liệu xi măng xây dựng cho cả nước, phục vụ các công trình trọng điểm quốc gia Hiện nay, sản phẩm của Công ty với nhãn hiệu “Con voi” đó có mặt khắp cả nước, ngoài ra sản phẩm còn được cung cấp cho thị trường các nước Đông Dương và Đông Nam Á Đồng nghĩa với thị trường tiêu thụ được mở rộng, nhu cầu tiêu thụ ngày một tăng là quy mô sản xuất cũng tăng theo Thể hiện ở các chỉ tiêu như sản lượng sản xuất, công suất…

Với mục tiêu mở rộng thị trường, đáp ứng được nhu cầu trong và ngoài nước, trong những năm gần đây sản lượng tiêu thụ của Công ty không ngừng tăng lên Do đó sản lượng sản xuất cũng phải tăng để đáp ứng được nhu cầu. Tình hình kinh doanh của Công ty có nhiều lợi thế và có nhiều thành tựu Với sự cố gắng ngay từ khi bắt đầu xây dựng nhà máy, và trong suốt quá trình phát triển hiện nay Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là một trong những doanh nghiệp đầu ngành của ngành công nghiệp sản xuất xi măng Chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tiêu thụ của Tổng Công ty xi măng VN.

Doanh thu của Công ty liên tục tăng trong những năm gần đây và lợi nhuận thì cũng không ngừng tăng lên

Chỉ tiêu ĐVT Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007

Doanh thu thuần Đồng 1.578.502.780.791 1.539.701.700.803 1.579.919.194.207 LN thuần Đồng 80.970.014.557 104.726.391.328 116.659.397.004

Với quy mô và tình hình kinh doanh có nhiều thuận lợi, trong tương lai Công ty sẽ tiếp tục phát huy và duy trì những lợi thế của mình Quy mô sản xuất lớn và tình hình kinh doanh khả quan cũng có ảnh hưởng nhất định tới công tác kế toán NVL của Công ty Với số lượng NVL lớn, rất nhiều chủng loại khác nhau đòi hỏi phải được quản lý một cách khoa học, chặt chẽ và hợp lý Đồng thời các chính sách kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng phải tuân theo đúng quy định, đáp ứng được đặc điểm sản xuất kinh doanh, phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm của từng loại NVL Với quy mô sản xuất lớn, nhu cầu về NVL là đầu vào quan trọng sẽ ngày một tăng, lượng dự trữ nhiều hơn, yêu cầu bảo quản tốt hơn Việc hạch toán và sổ sách liên quan đến NVL phải được chi tiết để đảm bảo cho quản lý Trên thực tế tổ kế toán NVL (gọi tắt là tổ vật tư) gồm 6 người Do NVL số lượng lớn, được bảo quản dự trữ ở nhiều kho vì thế các kho được phân chia quản lý cho từng kế toán viên.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Đặc điểm bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức đúng với quy định điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. Đồng thời phải phù hợp chế độ, chính sách, văn bản pháp quy về kế toán do Nhà nước ban hành Tổ chức công tác kế toán còn phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô, yêu cầu quản lý của Công ty Để bộ máy kế toán làm việc có hiệu quả thì công tác kế toán của Công ty phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ kế toán Và để phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy mô, Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung – phân tán Và hình thức kế toán chủ yếu mà công ty sử dụng là kế toán máy Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accouting, phần mềm này đáp ứng được yêu cầu hạch toán và quản lý của đơn vị Bên cạnh đó Công ty còn sử dụng kế toán thủ công trong việc tính toán lương công nhân viên của phần hành tiền lương.

Về tổ chức bộ máy kế toán: Đứng đầu là kế toán trưởng, có 2 phó phòng giúp công việc quản lý của Kế toán trưởng được dễ dàng hơn, và có các tổ kế toán phân theo nhiệm vụ riêng gồm có: Tổ kế toán tài chính, tổ kế toán vật tư, tổ kế toán tổng hợp và tính giá, tổ kế toán tiêu thụ sản phẩm, tổ kế toán nhà ăn Ở mỗi tổ có 1 trưởng phòng và 1 phó phòng làm nhiệm vụ quản lý việc thực hiện công việc của tổ mình

Tổ kế toán nhà ăn

Tài chính kế toán Tổ vật tư

Tổ kế toán tổng hợp và tính giá

Tổ kế toán tiêu thụ phẩm sản

Sơ đồ 1.2: Mô hình bộ máy kế toán Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Chế độ kế toán của Công ty

Chế độ kê toán của Công ty áp dụng theo Luật kế toán, tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán hiện hành

Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm. Để thấy rõ hơn chế độ kế toán mà Công ty đang áp dụng có thể nêu ra một số chính sách kế toán áp dụng là nền tảng và là cở sở trong công tác kế toán NVL tại Công ty:

- Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá thực tế, được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng.

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập vào cuối năm khi giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.

- Tính thuế theo phương pháp khấu trừ

MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN

Nhận xét và đánh giá khái quát công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

ty CP xi măng Bỉm Sơn

Sau gần 30 năm xây dựng và phát triển, tiền thân là Nhà máy xi măng Bỉm Sơn Với sự nỗ lực của các cán bộ công nhân viên, Công ty đã không ngừng phát triển và đạt được nhiều thành tích lớn lao trong suốt quá trình từ khi xây dựng đến khi trở thành doanh nghiệp có quy mô, uy tín hàng đầu trong ngành công nghiệp sản xuất xi măng ở nước ta Cùng với sự lớn mạnh, mở rộng về cơ sở vật chất, quy mô sản xuất thì trình độ quản lý của ban lãnh đạo của Công ty cũng được nâng cao và hoàn thiện hơn để đáp ứng được nhu cầu về quản lý Để có thể tồn tại và phát triển hơn nữa, Công ty luôn tìm các biện pháp để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Muốn thế Công ty cần sử dụng các biện pháp, công cụ quản lý phù hợp, trong đó tổ chức công tác kế toán là một trong những công cụ hữu hiệu và dễ tác động nhất Công tác kế toán NVL có vai trò quan trọng trong tổ chức công tác kế toán nói chung Với mục tiêu là sử dụng có hiệu quả với các NVL, vì NVL là thành phần quan trọng cấu thành nên thực thể sản xuất Tổ chức tốt công tác kế toán NVL là cơ sở để nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, giảm chi phí, hạ giá thành, góp phần hoàn thiện và nâng cao công tác quản lý nói chung Cũng như các doanh nghiệp khác, do nhiều nguyên nhân khác nhau mà Công tác kế toán NVL tại công ty vẫn còn nhiều hạn chế Tuy nhiên, xét một cách toàn diện Công tác kế toán NVL tại công ty CPXM Bỉm Sơn đã đáp ứng được những yêu cầu quan trọng trong quản lý.

3.1.1.Ưu điểm trong công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Về bộ máy kế toán và trình độ của kế toán viên :

Một trong những ưu điểm lớn về bộ máy kế toán của công ty đó là trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán trong Công ty tương đối đồng đều. Công ty thường xuyên tổ chức đào tạo, bổ sung kiến thức, kỹ năng mới cho từng người Đặc biệt, đây là đội ngũ có kinh nghiệm lâu năm, có những người gắn bó với Công ty từ những ngày thành lập nhà máy Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với quy mô, yêu cầu quản lý, phù hợp với trình độ, khả năng của từng người Về tổng thể, tổ chức công tác nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng tuân thủ đúng chế độ kế toán mới ban hành, phần nào góp phần nâng cao hiệu quả quản lý.

Về chế độ, chính sách liên quan đến hạch toán NVL:

Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm của Công ty Hình thức kế toán này phù hợp cho việc áp dụng kế toán máy, giúp giảm bớt khối lượng công việc mà vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Với khối lượng lớn NVL mà chủng loại lại phong phú thì việc áp dụng hạch toán theo phương pháp Kê khai thường xuyên là hoàn toàn hợp lý NVL được ghi nhận theo giá thực tế, khối lượng tồn kho của NVL được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng Với đặc điểm và yêu cầu quản lý về NVL thì các chính sách áp dụng này áp dụng đúng đắn sẽ góp phần nâng cao công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn.

Về áp dụng kế toán máy:

Việc áp dụng kế toán máy đã giúp cho Công tác kế toán giảm bớt khối

1 0 4 toán máy lại càng thể hiện rõ Do hệ thống máy tính trong công ty được nối mạng, nên khi các nghiệp vụ nhập - xuất NVL phát sinh, bộ phận thống kê tổng kho có nhiệm vụ viết phiếu nhập xuất và lưu vào máy Khi kế toán muốn cập nhật các phiếu nhập - xuất chỉ cần gọi lại các phiếu đó và định khoản theo đúng nghiệp vụ phát sinh mà không cần nhập lại.Các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên và phải tổng hợp số liệu để vào các sổ sách nên khối lượng công việc của kế toán rất lớn Áp dụng kế toán máy giúp cho kế toán NVL tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, đảm bảo kế toán phản ánh một cách chính xác cho hơn 5000 danh điểm vật tư tại Công ty Các phiếu nhập xuất lưu trong máy giúp cho việc vào dữ liệu kế toán thống nhất với thống kê, thủ kho Không xảy ra sai lệch về mã NVL, số lượng và sự trùng lặp các phiếu nhập - xuất Không chỉ có thế, sử dụng kế toán máy còn cho phép kế toán xem xét các số liệu, tìm kiếm hay sữa chữa dễ dàng, cho phép in ra các báo cáo, sổ sách tại thời điểm bất kỳ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý, giúp các nhà quản lý ra quyết định kịp thời và chính xác.

Về hệ thống danh điểm NVL:

Tại Công ty có tới hơn 5000 các loại NVL với chủng loại, quy cách đa dạng, phong phú nên rất dễ bị nhầm lẫn trong quá trình theo dõi, quản lý và hạch toán sự biến động của chúng Để phục vụ cho công tác kế toán trên, kế toán máy phát huy được hiệu quả cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý, Công ty đã xây dựng hệ thống danh điểm NVL thống nhất trong toàn công ty Hệ thống danh điểm này được xây dựng và áp dụng bắt đầu từ năm 2004, đây là một cải cách trong công tác kế toán tại công ty Giúp cho công tác kế toán NVL hiệu quả hơn rất nhiều.

Về thủ tục nhâp, xuất kho NVL

Với khối lượng NVL lớn, chủng loại đa dạng, Công ty đã có nhiều biện pháp nhằm quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, khai thác bảo quản, dự trữ đến

Nguyễn Ngọc Yến Viện ĐH Mở Hà Nội xuất dùng Trong khâu thu mua Công ty đã quy định chặt chẽ các thủ tục khi tiến hành nhập kho NVL khi nhập kho phải có một hội đồng kiểm nghiệm với đầy đủ các thành viên đại diện có liên quan Trong đó có một đại diện của phòng kế toán Khối lượng nhập mua phải căn cứ vào kế hoạch, phải có “ Tờ trình mua vật tư”, có “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá” Đối với một số NVL chính cấu thành nên thực thể sản phẩm thì trước khi nhập kho phải tiến hành phân tích các thành phần hoá học của NVL đó, nếu đảm bảo đúng quy định mới được nhập kho Trước khi kiểm nghiệm NVL các thành viên phải căn cứ vào giá đã duyệt, các hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên. Với các thủ tục đó cho thấy công tác kế toán NVL là chặt chẽ, đảm bảo được yêu cầu quản lý.

Quá trình xuất NVL phải thông qua xét duyệt yêu cầu sử dụng Xuất dùng NVL phải căn cứ vào định mức tiêu hao tại phòng kỹ thuật, căn cứ vào kế hoạch sản xuất… sau đó bộ phận tổng kho mới được phép viết phiếu xuất kho cho những NVL có giá trị lớn Còn đối với NVL có giá trị nhỏ thì các thủ tục này chỉ cần thông qua phòng chức năng Có thể thấy Công tác kế toán về thủ tục nhập, xuất NVL là chặt chẽ, hợp lý có sự liên kết giữa các phòng ban chức năng, tạo thuận lợi cho quản lý, theo dõi tổng quát và chính xác biến động của các loại NVL, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho NVL

Về phương pháp kế toán chi tiết NVL:

Việc áp dụng phương pháp Thẻ song song trong kế toán chi tiết NVL là phù hợp trong điều kiện công ty tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền như hiện nay Quá trình hạch toán chi tiết tới từng danh điểm NVL tiến hành song song giữa thủ kho và kế toán đảm bảo cho hàng nghìn các loại NVL đều được theo dõi thường xuyên về tình hình biến động

Với những ưu điểm trên thì Công tác kế toán NVL góp phần hoàn thiện kế toán nói chung trong Công ty, nâng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả sử dụng NVL cho các quá trình, các mục đích khác nhau Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm bao giờ cũng tồn tại những hạn chế nhất định Những hạn chế này cần được khắc phục để công tác kế toán được cải thiện và dần được hoàn thiện

3.1.2 Những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Với một khối lượng NVL lớn trên 5000 các loại NVL khác nhau nên ít nhiều Công ty sẽ gặp phải khó khăn trong quá trình theo dõi và quản lý Và do một số nguyên nhân nên Công tác kế toán NVL tại công ty CP XM Bỉm Sơn còn có những hạn chế nhất định.

Thứ nhất , Nhà máy xi măng Bỉm Sơn khi mới thành lập, toàn bộ các dây chuyền công nghệ sản xuất đều do Liên Xô trang bị và cung cấp, sau thời gian dài sử dụng, các thiết bị này bị hư hỏng, số còn lại trở nên lạc hậu, không còn phù hợp để sản xuất sản phẩm Trước đây do các máy móc ngoại nhập thường ít hoặc hiếm các phụ tùng thay thế nên công ty đã tiến hành mua dự trữ để xuất dùng dần phục vụ cho sản xuất cũng như để sửa chữa máy móc, thiết bị. Hiện nay khi các dây chuyền công nghệ đã được thay thế, toàn bộ các phụ tùng và một số NVL khác dự trữ không còn cần thiết nữa, trở thành NVL tồn kho lâu năm Số lượng tồn kho này kế toán vẫn phải theo dõi, định kỳ tiến hành kiểm kê và ghi chép trên các sổ kế toán Do tồn kho lâu năm nên một số NVL đã không còn sử dụng được nữa làm giá trị thực tế giảm đi rất nhiều, mặc dù về số lượng không thay đổi Hơn nữa, giá trị của các NVL này tương đối lớn, gây cho công ty một khó khăn là vốn bị tồn đọng là khá lớn, làm cho chi phí cơ hội đối với số NVL này tăng Không chỉ có thế, mà công ty còn mất chi phí để bảo quản, quản lý, chi phí về nhân công, kho bãi…

Rất nhiều các NVL từ nhiều năm nay không có sự biến động nào, số lượng, giá trị tại các cột “tồn đầu kỳ” và “tồn cuối kỳ” trên sổ kế toán giữ nguyên, nhưng kế toán NVL vẫn phải theo dõi trên các sổ kế toán, lập Báo cáo HTK theo định kỳ, tiến hành kiểm kê như bình thường Một số loại NVL như : Vòng bi 6017, Vòi phun Bla… Việc theo dõi, bảo quản các NVL tồn kho lâu năm lại kém chất lượng là không cần thiết đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty mà còn mang lại nhiều hạn chế như vốn bị ứ đọng trong thời gian dài, tốn kém về chi phí bảo quản, làm tăng khối lượng cho công tác kế toán Đây là vấn đề công ty cần nhanh chóng đưa ra biện pháp xử lý để thu hồi phần vốn đầu tư ban đầu và giảm bớt khối lượng công việc kế toán không cần thiết cho kế toán viên.

Thứ hai , tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, bộ phận thống kê tổng kho phụ trách phiếu nhập, xuất NVL và từng người sẽ theo dõi từng nhóm NVL khác nhau Tại phòng kế toán, từng kế toán lại phụ trách theo dõi tình hình Nhập - xuất theo kho Xuất phát từ 2 đặc điểm trên mà trong công tác kế toán NVL còn tồn tại một số bất cập

Định dạng
Số trang	120
Dung lượng	196,22 KB