ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÍ NGHIỆM VÀ XÂY DỰNG THĂNG LONG
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên liên tục và có hiệu quả, Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long sử dụng một lượng nguyên vật liệu khá lớn, phong phú và đa dạng với nhiều nhóm, nhiều chủng loại với quy cách khác nhau Nguyên vật liệu được chia thành nhiều nhóm khác nhau như: Xi măng, cát, thép, đá, sắt… trong mỗi nhóm lại chia thành nhiều loại khác nhau theo quy cách, tính năng, đặc điểm riêng của nó.
Xi măng chia ra: Xi măng Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, xi măng rời, xi măng bao, xi măng trắng, xi măng đen…
Cát: Cát vàng, cát đen.
Thép: Thép ống các loại: 12, 10, 8…
Đá có các loại: Đá 1x2, đá hộc, đá thải… Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp cũng như hạch toán chi tiết tới từng loại, từng thứ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa trên nội dung kinh tế, vai trò của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu cụ thể là:
Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm như đá các loại, xi măng, cát vàng, cát đen…
Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, làm tăng chất lượng sản phẩm trong xây dựng cơ bản như: Phụ gia, bê tông…
Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất để chạy máy thi công như xăng, dầu… dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải… Dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới vận chuyển chuyên chở nguyên vật liệu hoặc chở cán bộ lãnh đạo của Công ty hay các phòng ban đi liên hệ công tác.
Vật liệu khác: Là các vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị như các loại vòng bi, bánh răng…
Ngoài ra, căn cứ vào mục đích công dụng kinh tế của vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của Công ty được chia thành:
Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm.
Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất
Vật liệu không chỉ khác nhau về chủng loại mà còn khác nhau về nguồn cung cấp chẳng hạn như cùng là thép nhưng Công ty lại mua của nhiều nhà cung cấp khác nhau Phòng kinh doanh phải năng động, chủ động khai thác phòng kinh doanh và tùy theo tình hình của Công ty mà Giám đốc quyết định sử dụng từng nguồn vốn để nhập vật liệu cho phù hợp với kết quả tối ưu, nguồn vốn tự có hoặc vốn vay.
Xét về mặt hiện vật, nguyên vật liệu chỉ tham gia một lần toàn bộ vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất đó, nguyên vật liệu được tiêu hao toàn bộ, không giữ hình thái vật chất ban đầu, giá trị nguyên vật liệu được dịch chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.
Xét về mặt giá trị, nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động của doanh nghiệp, đặc biệt đối với dự trữ nguyên vật liệu Vì vậy,việc tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động không thể tách rời việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm và có kế hoạch.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long
Nguyên vật liệu của Công ty với đặc điểm như đã trình bày thì việc quản lý, sử dụng sao cho có hiệu quả là một vấn đề khó khăn Nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị của nó thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp, chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Vì vậy, việc quản lý quy trình thu mua vận chuyển, bảo quản,dự trữ, sử dụng cũng như việc hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu của công ty như chỉ tiêu số lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp.
Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản nên vật liệu phải được cung cấp đến chân công trình và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu, số lượng và đơn giá nguyên vật liệu để thi công công trình được quy định trong thiết kế dự toán Giá này được Công ty khảo sát trước tại các đơn vị cung cấp gần với công trình và đã được thỏa thuận trước Tuy nhiên trên thực tế bao giờ giá ghi trong thiết kế cũng cao hơn chút ít so với giá thực tế để tránh tình trạng có biến động về giá nguyên vật liệu công ty có thể bị thua lỗ Khi nhận thầu công trình, Công ty thu mua vật liệu trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn, nhưng cũng không quá ít gây ngừng sản xuất.
Với đặc điểm hoạt động nhập, xuất diễn ra thường xuyên không nhất quán về mặt thời gian nên Công ty đã lựa chọn hình thức đánh giá nguyên vật liệu trên cơ sở “Giá thực tế”.
* Với nguyên vật liệu nhập: Công ty nhập kho nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài và đặt gia công chế biến (các hộp đầu cọc) nhưng không xuất vật liệu cho gia công mà chỉ đưa bản mẫu Vì vậy nguyên vật liệu nhập kho đều là thực tế giá nguyên vật liệu mua ngoài.
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập
Giá mua trên hóa đơn (không VAT)
+ Hao hụt trong định mức
Trong trường hợp có các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua được Công ty cho phép hạch toán vào chi phí của chính công trình đó chứ không cộng vào giá nguyên vật liệu Quá trình thu mua nguyên vật liệu nhập kho được tiến hành theo thủ tục sau: Khi vật liệu về đến kho trên cơ sở hóa đơn, giấy báo có nhận hàng, kế toán thống kê đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật liệu Ghi số lượng thực nhập và “Bản kê nhập hàng” doanh đồng thời cùng người giao hàng lập “Biên bản kiểm kê” để làm căn cứ giải quyết với bên cung cấp Thủ kho không được tự ý nhập vật liệu như trên nếu chưa có ý kiến của phòng kinh doanh Phòng kinh doanh căn cứ vào “Bản kê nhận hàng”, “Biên bản đối chiếu khối lượng vật tư thực hiện” đã có chữ ký của hai bên để làm thủ tục nhập vật tư “Phiếu nhập kho” Vật liệu nhập về được bảo quản trong kho vật tư của Công ty, được sắp xếp theo từng ô tạo điều kiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê được tiến hành nhanh chóng thuận lợi.
* Với nguyên vật liệu xuất: Công ty lựa chọn hình thức tổ chức hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp “Thẻ song song” giá nguyên vật liệu được tính theo phương pháp “Giá đơn vị bình quân” (Bình quân gia quyền)
Ví dụ: Theo sổ chi tiết vật tư, trong tháng 12/2009 có chứng từ nhập - xuất thép ống các loại như sau:
- Tồn đầu kỳ T12: 331,76 kg, đơn giá 5558,62 đ/kg.
- Phiếu nhập kho số 1/12 ngày 21/12, Công ty nhập kho 1.000 kg thép, ống các loại đơn giá 5190,5 đ/kg.
- Phiếu xuất kho số 3/12 ngày 31/12, Công ty xuất kho 255 kg.
- Phiếu xuất kho số 5/12 ngày 31/12, Công ty xuất kho 585 kg.
Căn cứ vào các phiếu này, kế toán tính đơn giá bình quân, rồi tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho.
Giá ĐV tính bình quân gia quyền = (331,76 x 5558,62) + (1000 x 5190,5)
Giá thực tế NVL xuất dùng = 5282,20 x (255 + 585) = 4.437.048 đ
Việc xuất kho vật liệu được tiến hành căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng công trình Phòng kinh doanh có trách nhiệm cung cấp cho các đội theo yêu cầu tiến độ thi công, phòng kinh doanh sẽ viết phiếu xuất kho cho công trình.Vật liệu được định sẵn cho từng công trình cho nên Công ty không sử dụng phiếu xuất kho vật liệu theo hạn mức mà vẫn sử dụng phiếu xuất vật tư thông thường Phòng kinh doanh căn cứ vào từng bản khoán của từng công trình để theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật liệu của các đội công trình Các trường hợp xuất vật liệu điều động nội bộ cũng được sử dụng phiếu xuất vật tư, phiếu xuất vật tư có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu hoặc chung cho nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng kho và sử dụng cho một công trình Nếu vật liệu lĩnh ngoài kế hoạch thì phải được giám đốc ký duyệt Công ty chủ yếu xuất vật liệu cho sản xuất.
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long
Thực chất của quản trị kinh doanh là quản trị con người Bằng việc tổ chức sắp xếp một bộ máy gọn nhẹ hợp lý Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long đã thu được nhiều thuận lợi công ty luôn chỉ đạo, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch đối với từng ban ngành đoàn thể, từng lĩnh vực tạo ra sự khăng khít hoà hợp, thống nhất giữa các phòng ban Cuối tháng, quý, năm từng bộ phận báo cáo tình hình về văn phòng công ty một cách chính xác đặt ra.
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ của cán bộ kế toán,
Kế toán thanh toán kiêm phân bổ lương và BHXHKế toán tiêu thụ
Kế toán vật liệu + kế toán tài sản cố địnhKế toán tập hợp chi phí và giá thành
Thủ quỹ chuyển chi phí lập báo cáo, phân tích kiểm tra hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Phòng kế toán của Công ty với nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính, thu thập xử lý thông tin nhanh, chính xác Cung cấp đầy đủ kịp thời những thông tin kinh tế tài chính cho các nhà quản lý Công ty Lập báo cáo tài chính đầy đủ theo đúng chế độ quy định.
Sơ đồ 1-1: Bộ máy phòng kế toán
+ Kế toán trưởng: phụ trách chung và điều hành mọi công việc trong phòng kế toán, kế toán tổng hợp lập báo cáo quý, năm xác định kết quả kinh doanh của công ty đồng thời cũng là một kiểm soát viên của nhà nước tại công ty.
+ Kế toán thanh toán kiêm phân bổ lương và BHXH: theo dõi các khoản nợ ngân hàng, khách hàng nội bộ công ty.
- Đối chiếu chặt chẽ các hoá đơn, chứng từ xuất nhập hàng ngày có thuếGTGT đầu vào với kế toán vật tư.
- Theo dõi các tài khoản: 111, 112, 136, 138, 141, 161, 311, 341, 342,
- Hàng tháng có trách nhiệm đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ.
+ Kế toán tiêu thụ: Hàng tháng xác định doanh thu bán hàng để xác định thuế GTGT đầu ra (GTGT đầu vào do kế toán vật liệu theo dõi) để xác định số thuế phải nộp và lập báo cáo gửi cục thuế Hà nội.
- Theo dõi số dư các TK: 131, 3331, 1331, 511, 512, 531, 532, 721. + Kế toán vật liệu + kế toán TSCĐ.
- Kế toán vật tư theo dõi xuất nhập tồn nguyên vật liệu Mở sổ theo dõi nguyên vật liệu mua vào có thuế GTGT nhập kho Định kỳ đối chiếu giữa thủ kho, bảo vệ, và kế toán vật liệu để phòng kinh doanh nhập phiếu xuất, nhập.
- Tổ chức mở sổ thẻ chi tiết phản ánh số lượng và giá trị TSCĐ, tổ chức hạch toán chi tiết, tổng hợp TSCĐ, vốn cố định và vốn khấu hao.
+ Kế toán tập hợp chi phí và tính già thành.
- Tập hợp và phân bổ từng loại chi phí sản xuất kinh doanh theo đúng đối tượng tập hợp chi phí: tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh theo các khoản mục chi phí và các yếu tố qui định.
+ Thủ quỹ: Hàng ngày, tháng vào sổ thu chi quỹ, và thường xuyên kiểm tra tiền mặt tồn quỹ và bảo đảm chứng từ thu, chi
- Hàng tháng có trách nhiệm đối chiếu số dư tiền mặt với kế toán thanh toán Định kỳ tháng, quý, năm thực hiện kiểm kê quỹ, lập biên bản kiểm kê và chuyển cho giám đốc. bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại nguyên vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác nguyên vật liệu thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học,hợp lý. Tại Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long cũng tiến hành phân loại nguyên vật liệu Song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho
* Đối với nguyên vật liệu của Công ty được phân loại như sau:
+ NVL không phân loại thành NVL chính, vật liệu phụ mà được coi chúng là vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản Nó bao gồm hầu hết các loại nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng như: xi măng, sắt, thép, đá,… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép 6A1, thép 10A1, thép 20A2… thép ống các loại.
+ Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu.
+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà Công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô.
+ Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, vỏ bao xi măng… Nhưng hiện nay công ty không thực hiện được việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi.
Công ty bảo quản nguyên vật liệu, trong hai kho theo mỗi công trình là một kho nhằm giữ cho nguyên vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xy hoá nguyên vật liệu, các kho có thể chứa các chủng loại nguyên vật liệu giống hoặc khác nhau Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch nguyên vật liệu đưa ra Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu, Công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học nhưng Công ty chưa lập sổ danh điểm cho mỗi loại nguyên vật liệu
Công ty sử dụng bởi chữ cái đầu là tên của vật liệu Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết nhất định các loại nguyên vật liệu để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập, xuất bảo quản nguyên vật liệu trong kho.
Hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng Công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất Công việc hạch toán nguyên vật liệu ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trước hết cũng phải hạch toán nguyên vật liệu chính xác. Để làm tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu trên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng
- Trong khâu thu mua nguyên vật liệu phải được quản lý về khối lượng, cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ…, cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng Đồng thời thông qua thanh toán kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá mua nguyên vật liệu các chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÍ NGHIỆM VÀ XÂY DỰNG THĂNG LONG
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long
Kế toán chi tiết vật liệu sử dụng các loại sổ sau:
- Biên bản giám định vật tư
- Sổ chi tiết vật tư: được mở theo từng thứ, loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho.
- Sổ theo dõi thanh toán công nợ vật tư: được mở cho từng nhà cung cấp.
Sổ gồm hai phần: phần thực nhập và phần theo dõi thanh toán.
Bảng kê chi tiết công nợ phải trả người bán: được lập cho các nhà cung cấp mà doanh nghiệp còn nợ đầu kỳ.
* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:
Như đã trình bày ở trên Công ty chỉ nhập kho vật liệu theo nguồn mua ngoài Khi hàng về đến kho của Công ty căn cứ vào hoá đơn bán hàng và hợp đồng nhận hàng Công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật tư ban kiểm nghiệm vật tư Tiến hành kiểm nghiệm vật liệu được mua về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại và phản ánh kết quả vào biên bản giám định vật tư sau đó giao cho phòng Kế toán làm căn cứ ghi sổ
Nếu không đúng số lượng, chất lượng, quy cách ban kiểm nghiệm sẽ lập thêm biên bản yêu cầu giao cho đơn vị bán vật liệu giải quyết.
Sau đó thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, chuyển hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư lên phòng kinh doanh để viết phiếu nhập Do đặc điểm của công ty, phiếu nhập vật tư được lập sau khi thủ kho kiểm nhận và nhập vật tư vào kho Trên phiếu ghi số lượng thực nhập không có thuế, phần thuế do kế toán thanh toán theo dõi
Phiếu nhập vật tư chia làm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phòng kinh doanh
Ví dụ: Ngày 21/3/2009 bà Nguyễn Hoài Thứ nhập thép ống các loại củaCông ty cổ phần sản xuất thương mại Long Giang theo hoá đơn số 0076870(xem bảng số 2-1).
Bảng số 2-1: Hóa đơn GTGT
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
PV/2007B Liên 2: (Giao cho khách hàng)
Ngày :21/3/2009 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần sản xuất thương mại Long Giang Địa chỉ: 11 Ngõ 335, Thuỵ Khê, Tây Hồ, Hà Nội.
Họ tên người mua hàng : Nguyễn Hoài Thứ Đơn vị : Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long Địa chỉ : Thôn Tân Xuân – Xã Xuân Đỉnh –Huyện Từ Liêm – Hà Nội Hình thức thanh toán : tiền mặt.
TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép ống các loại kg 1000 5.190,5 5.190.500
(Số tiền bằng chữ: Năm triệu bốn trăm năm mươi ngàn đồng)
(Ký, ghi rõ họ, tên)
(Ký, ghi rõ họ, tên)
(Ký, ghi rõ họ, tên)
Ngày 21/3/2009, khi hàng về được ông Nguyễn Văn Đại là Thủ kho vật tư thay mặt Ban kiểm nghiệm lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Bảng số 2-2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ban kiểm nghiệm vật tư gồm: Ông: Phạm Văn An Phó phòng kinh doanh. Ông: Hoàng Thanh Sơn Trưởng phòng thí nghiệm. Ông: Nguyễn Văn Đại Thủ kho vật tư.
Bà: Nguyễn Hoài Thứ Người mua hàng. Đã kiểm nghiệm số vật tư dưới đây.
Tên, nhãn hiệu quy cách ĐVT
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách phẩm chất
1 Thép ống các loại kg 1000 1000 0 Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
Ngày 21/3/2009, căn cứ vào hóa đơn số 0076870 và Biên bản kiểm nghiệm vật tư số hàng thực tế đã về, Phòng Kỹ thuật vật tư viết Phiếu nhập kho số 53 Thủ kho xác định số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho (xem bảng số: 2-3).
Bảng số 2-3: Phiếu nhập kho
Công ty CPTN&XD Thăng Long
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Hoài Thứ
Nhập tại kho: Nhập xuất thẳng gia công ván khuôn, tổ 3 phục vụ thi công
Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo
Thép ống các loại Kg 1000 1000 5190,5 5190500
Cộng: Năm triệu một trăm chìn mươi ngàn năm trăm đồng
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
* Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu được xuất kho theo mục đích sử dụng của các bộ phận sản xuất, bộ phận khác trong Công ty Thủ kho tiến hành xuất kho dựa trên phiếu yêu cầu của bộ phận sử dụng và phải có sự xét duyệt của bộ phận có liên quan.
Phiếu xuất kho do phòng Kinh doanh lập, phiếu xuất kho gồm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phòng Kinh doanh Liên 2: Chuyển cho thủ kho giữ Liên 3: Chuyển cho phòng Kế toán
Bảng số 2-4: Phiếu xuất kho
Công ty CPTN&XD Thăng Long
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Tuyết
Lý do xuất kho: Gia công ván khuôn, tổ 3 phục vụ thi công
Xuất tại kho: Xuất thẳng
Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá)
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành
Thép ống các loại Kg 255 255 5282,20 1346961
Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
- Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho Phương pháp hạch toán chi tiết được sử dụng là phương pháp thẻ song song.
* Ở kho: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ Nhập-Xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ rồi phản ánh vào thẻ kho số lượng của vật tư Nhập-Xuất Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu. Cuối ngày thủ kho tính số tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho.
VD: Phiếu nhập kho số 1/3 ngày 20/3.
Phiếu xuất kho số 3/3 ngày 31/3 và số 5/3 Được vào thẻ kho như sau:
Tên vật liệu : Thép ống các loại Đơn vị tính : kg
Ghi Nhậ chú p Xuất Nhập Xuất Tồn
* Tại phòng Kế toán: Định kỳ, kế toán nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, các phiếu nhập vật tư đã ghi số lượng, đơn giá và thành tiền của hàng nhập kho Phiếu xuất vật tư chỉ chi số lượng còn cột đơn giá và thành tiền bỏ trống để kế toán ghi theo giá thực tế bình quân và tổng số tiền.
Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào tổng số lượng và tổng số giá trị tồn kho thực tế vào thời điểm đó để tính ra giá trị bình quân một đơn vị vật tư và ghi vào phiếu vật tư.
Kế toán phải đối chiếu số lượng tồn kho trên từng thẻ chi tiết nguyên vật liệu của kế toán so với từng thẻ kho tương ứng của thủ kho nếu có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và sửa chữa ngay Căn cứ vào phiếu Nhập-Xuất kế toán lên sổ "Sổ chi tiết vật tư" để theo dõi tình hình Nhập-Xuất-Tồn cả về số lượng và giá trị từng loại nguyên vật liệu.
Sổ chi tiết vật tư được mở cho từng thứ, loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho Sổ kế toán chi tiết vật liệu chính, phụ được đóng thành quyển.
Bảng số 2-6: Sổ chi tiết vật tư
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Danh điểm vật tư: Các loại vật tư MS 17-VT
Tên vật tư: Các loại Nhãn hiệu quy cách Đơn vị tính: kg
Số hiệu CT Trích yếu Nhập Xuất Tồn Ghi chú
N X SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT
CTycpsx thương mại xây dựng long giang 1000 5.190,5 5.190.500
05/3 PX sắt (SX vỉa, cống) 585 5282,2 3.090.087
Kế toán chi tiết vật liệu chỉ dừng lại ở việc lập "Sổ chi tiết vật tư" mà không lập bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn để theo dõi chi tiết tình hình Nhập- Xuất-Tồn của từng thứ vật liệu cả về số lượng và giá trị.
VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 21/3 số 1/3 ghi vào sổ như sau: Giá trị lô hàng là 5.190.500 được ghi vào cột giá trị tiền hàng.
Thuế VAT 5% là 259.500 ghi vào cột VAT đầu vào Khuyến mãi: không.
Tổng số tiền thanh toán: 5.450.000 đồng ghi vào cột thành tiền.
Công ty đã trả hết tiền cho người cung cấp vào ngày 26/3/2009 và trả hết một lần 5.450.000 đồng được ghi vào cột số tiền trả. Đối với nhà cung cấp thường xuyên, kế toán mở riêng 1 hoặc 2 trang.Đối với người bán không thường xuyên, kế toán mở cho 2 hoặc nhiều người trên một trang.
Bảng số 2-7: Theo dõi thanh toán công nợ vật tư
Phần thực nhập Phần thanh toán
N S N S SL ĐG Giá trị tiền hàng VAT đầu ra Khuyễn mãi Thành tiền Ngày trả Số chứng từ Số tiền trả Còn nợ luỹ kế Ghi chú
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
7/3/09 23598 18/3/09 2/3 Nhập Xi măng bao 38.000 672,724 25.563.626 255.374 950.000 27.170.000 29/12/00 KƯ34-CT 27.170.000
CT cpsx tm xây dựng long giang
21/3/09 90358 21/3/09 5/3 Thép ống các loại 1000 5190,5 5.190.500 259.500 0 5.150.000 26/12/00 KƯ90-CT 5.450.000 hết
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long
Với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên tục số lượng chủng loại vật tư đa dạng, phong phú Công ty đã lược chọn phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp "kê khai thường xuyên". a Hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng
TK 152 : Nguyên vật liệu (không có 152 chi tiết)
TK 133 : Thuế VAT đầu vào
TK 331 : Phải trả cho người bán
- Bảng tổng hợp xuất vật tư.
- Bảng phân bổ vật tư.
- Bảng cân đối phát sinh TK 152.
- Sổ cái TK 152. b Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu:
Tại Công ty chỉ có trường hợp nhập vật tư do mua ngoài.
Có TK 331 : 5.450.000 Khi thanh toán cho nhà cung cấp kế toán định khoản và nhập vào nhật ký chứng từ số 5.
Có TK 111 : 5.450.000 Cuối tháng căn cứ vào "sổ thanh toán công nợ vật tư" kế toán lập nhật ký
Nhật ký - chứng từ số 5 gồm có 2 phần:
- Phần phản ánh số phát sinh bên có TK 331 đối ứng với TK 152.
- Phần theo dõi thanh toán: ghi Nợ TK 331 đối ứng với các TK 111, 112, 331.
- Phần ghi có TK 331: từ sổ theo dõi thanh toán công nợ vật tư kế toán tổng hợp số liệu của từng nhà cung cấp Mỗi nhà cung cấp được ghi một dòng vào nhật ký - chứng từ số 5.
Cột dư đầu kỳ là số liệu được lấy từ "bảng kê chi tiết công nợ phải trả người bán tháng trước chuyển sang (số liệu này được đối chiếu lại với số dư cuối kỳ bên có TK 331 của nhật ký - chứng từ số 5 tháng trước).
Cột TK 152 được ghi theo công thức:
Giá thực tế của NVL nhập kho = Giá trị tiền hàng - khuyến mại (nếu có)
Số thuế VAT theo thuế suất 10% hay 5% được ghi vào cột TK 133.
Căn cứ vào "phiếu chi" tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng thanh toán cho từng nhà cung cấp ghi vào cột TK 111, TK 112.
Nếu đi vay tiền để trả cho nhà cung cấp ghi vào TK 311.
Bảng số 2-9: Nhật ký - chứng từ số 5
NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ SỐ 5
Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK 331 ghi Nợ TK Cộng Có TK 331 Theo dõi thanh toán ghi Nợ 331 ghi Có
TK Công nợ 331 Số dư cuối tháng
Nợ Có TK 152 TK 153 TK 133 Nợ Có TK 111 TK 112 TK 311 Nợ Có
1 Công ty vật tư kỹ thuật XM 845.193.850 315.189.161 32.794.439 347.983.600 10.650.000 309.083.000 319.733.000 873.444.450
8 Tổ hợp sản xuất đá 346.321.247 100.781.209 6.585.980 107.367.189 23.314.303 53.970.000 77.284.303 376.404.133
… … … … … … … … … … … … … … c Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu:
Tại Công ty, nguyên vật liệu chủ yếu xuất dùng cho sản xuất và các bộ phận phục vụ cho sản xuất và xuất theo các yêu cầu khác của Công ty.
Kế toán lập bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu trên cơ sở các phiếu xuất vật tư Bảng tổng hợp xuất vật liệu ghi chi tiết các TK ghi nợ:
Có TK 152: 14.691.649 Ở Công ty chỉ có bảng tổng hợp xuất vật tư
Bảng 2-10: Bảng tổng hợp xuất vật tư.
Bảng số 2- 10: Bảng tổng hợp xuất vật tư
Tên vật tư ĐVT Đơn giá TK621SP TK621VT TK627SP TK627VT TK642 TK142 Tổng cộng
Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền
Trong bảng tổng hợp xuất vật tư tháng 3 năm 2009 (Bảng số 2-10 trang
33) xuất nguyên vật liệu chính cho TK 621 sản phẩm là: 606.681.781.
Nguyên vật liệu phụ cho TK 621 sản phẩm là: 29.644.125
Nhiên liệu cho TK 621 sản phẩm là: 800.812
Kế toán sẽ ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ như sau:
Bảng 2 - 11: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Ghi có Các TK Đối tượng
1 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp gồm 649.281.647
2 627 chi phí sản xuất chung gồm: 14.691.649 374.753
Ghi nợ TK 621 sản phẩm đối ứng với có TK 152 là: 637.126.718
Tương tự kế toán ghi nợ vào TK 621 vận tải đối ứng với có TK 152 là:
TK 621 chi phí nguyên vật liệu chính là: 649.281.647
Căn cứ vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán lập bảng kê số 6 (Bảng số 2 – 12 trang 36).
Phần ghi nợ TK 142 ghi có TK 152, TK 153
Phần ghi có TK 142 ghi nợ TK 627 sản phẩm, 627 vận tải, TK 642
Bảng số 2 - 12: Bảng kê số 6
TT Diễn giải Số dư đầu kỳ Ghi Nợ TK 142 ghi có Cộng Nợ Ghi có TK 142 ghi Nợ Cộng có
TK 142 Số dư cuối kỳ
Nợ Có TK 152 TK 153 TK 142 TK 627SP TK 627 VT TK 642 Nợ Có
2 Lốp yếm xăm xe tải 5.806.000 518.000 518.000 5.288.000
1 Cp quản lý chờ kết chuyển 104.264.995 104.264.995
2 Cp hoạt động kd chờ KC 235.000.000 235.000.000
Cộng TK 142 646.881.503 (3.156.750) 45.048.169 41.891.419 11.628.382 2.299.998 2.171.822 16.100.202 672.672.720 toán lập bảng kê số 4 - tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng bao gồm:
Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp.
Tập hợp chi phí sản xuất chung.
Số liệu trên bảng phân bổ phần ghi nợ TK 621, TK 627 đối ứng với TK
152 được ghi vào cột phù hợp trên bảng kê số 4.
Trên bảng kê số 4 - tập hợp chi phí sản xuất chung: Phần ghi có TK 142:
13.928.380 là chi phí trả trước ghi trên bảng kê số 6.
Trong tháng TK 142 chỉ phân bổ vào TK 627 (627 sản phẩm, 627 vận tải).
Bảng số 2 – 13: Bảng kê số 4:
Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng
Các TK phản ảnh ở NC - CT khác
Cộng chi phí thực tế phát sinh trong tháng
NK - CT số 1 NK - CT số 5
Sau khi đã lập bảng kê số 4, công ty lấy bảng kê số 4 làm căn cứ để lập nhật ký chứng từ số 7 cơ sở để vào sổ cái TK 152.
Căn cứ vào dòng nợ TK 621 sản phẩm, TK 621 vận tải, TK 627 sản phẩm, TK 627 vận tải trên bảng kê số 4 để xác định số nợ của từng TK 621 sản phẩm, TK 621 vận tải, TK 627 sản phẩm, TK 627 vận tải ghi vào các cột và dòng phù hợp.
Bảng 2 - 14: Trích nhật ký chứng từ số 7
TK ghi Nợ TK 142 TK 152 TK 153 TK 214 TK 334
Cuối tháng kế toán căn cứ vào Bảng số 2-9 nhật ký chứng từ số 5 (trang
Số phát sinh bên Nợ lấy ở cột TK 152 của NK - CT số 5 (bảng số 2-9, trang 31)
Số phát sinh bên có - 3.156.750 từ bảng kê số 6 (bảng số 2-12, trang 36), phát sinh bên Có còn lại ở NK - CT số 7 (bảng 2-14, trang 38).
Dư CK 152 = Dư đầu kỳ + PS Nợ - PS Có.
Bảng 2 - 15: Bảng cân đối phát sinh
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
Số hiệu TK Dư đầu kỳ Phát sinh Dư cuối kỳ Luỹ kế
Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Từ bảng cân đối phát sinh, kế toán tiến hành vào sổ cái
Bảng số 2 - 16: Sổ cái TK 152
Số liệu các TK ghi có đối ứng bên nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3
Cộng sổ phát sinh Nợ 746.388.309 867.734.064 507.550.936
Tổng số phát sinh Có 705.613.881 614.560.339 665.753.322
Số dư cuối tháng Nợ 402.466.132 655.639.857 497.437.471
* Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho.
Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho là việc ước tính một khoản nguyên vật liệu tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho được tính cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu Để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng tài khoản dự phòng, kế toán sử dụng TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho:
- Cuối niên độ kế toán, khi một loại nguyên vật liệu tồn kho có giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì kế toán phải lập dự phòng theo số tiền chênh lệch đó.
+ Nếu số tiền dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải lập ở cuối niên độ này lớn hơn số tiền dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đã lập ở cuối niên độ kế toán trước, kế toán lập dự phòng bổ sung phần chênh lệch, ghi:
+ Nếu số tiền dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải lập ở cuối niên độ này nhỏ hơn số tiền dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đã lập ở cuối niên độ kế toán trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
* Xử lý thừa thiếu khi kiểm kê:
Kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý nguyên vật liệu, tài sản Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được hiện trạng của nguyên vật liệu cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn nguyên vật liệu tài sản của doanh nghiệp. Đánh giá lại nguyên vật liệu thường được thực hiện trong trường hợp giá của nguyên vật liệu có biến động lớn.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị: kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường.
Khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập Hội đồng hoặc ban kiểm kê với đầy đủ các thành phần theo quy định Hội đồng hay ban kiểm kê, khi kiểm kê phải cân, đong, đo, đếm cụ thể đối với từng loại nguyên vật liệu và phải lập biên bản kiểm kê theo quy định (Mẫu số 08 - VT), xác định chênh lệch giữa số ghi trên sổ kế toán với số thực kiểm kê, trình bày ý kiến xử lý các chênh lệch.
- Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi:
+ Nếu thừa nguyên vật liệu chưa rõ nguyên nhân:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ
Có TK 338 (3381): Phải trả, phải nộp khác
+ Nếu thiếu nguyên vật liệu chưa rõ nguyên nhân:
Nợ TK 138 (1381): Phải thu khác
Có TK 152: Nguyên vật liệu
Có TK 153: Công cụ, dụng cụ
- Trường hợp đánh giá lại nguyên vật liệu, doanh nghiệp phải lập hội đồng đánh giá lại Căn cứ biên bản đánh giá lại nguyên vật liệu:
+ Nếu đánh giá lại lớn hơn giá ghi sổ kế toán, phần chênh lệch kế toán ghi:
- Xử lý kết quả kiểm kê và đánh giá lại phải do Hội đồng xử lý tài sản của doanh nghiệp thực hiện Hội đồng này có trách nhiệm phân tích các nguyên nhân cụ thể để có kết luận khách quan
Căn cứ quyết định của Hội đồng xử lý tài sản để ghi sổ kế toán:
+ Nếu được ghi tăng thu nhập phần giá trị nguyên vật liệu thừa:
+ Nếu nguyên vật liệu hao hụt trong định mức được tính vào giá vốn hàng bán:
+ Nếu người chịu trách nhiệm vật chất về nguyên vật liệu phải bồi thường:
Nợ TK 111: (Thu bằng tiền mặt)
Nợ TK 1388: (Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 334: (Phần trừ vào tiền lương của người phạm lỗi)
Nợ TK 632: (Phần mất mát, hao hụt còn lại phải tính vào giá vốn)
Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
- Trường hợp xử lý các khoản tăng, giảm do đánh giá lại
+ Nếu chênh lệch tăng được ghi tăng nguồn vốn kinh doanh:
+ Nếu chênh lệch giảm được ghi giảm nguồn vốn kinh doanh:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÍ NGHIỆM VÀ XÂY DỰNG THĂNG LONG
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long và phương hướng hoàn thiện
phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long và phương hướng hoàn thiện
Trong những năm qua để tồn tại và phát triển được trong cơ chế thị trường, Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long đã gặp không ít những khó khăn do sự cạnh tranh gay gắt, bên cạnh đó còn có những khó khăn, máy móc thiết bị sản xuất đã khấu hao hết chưa được đầu tư đòi hỏi việc sản xuất tiến hành ngoài trời nên bị ảnh hưởng của yếu tố thời tiết.
Nhưng Công ty đã không chịu khuất phục trước những khó khăn mà với đội ngũ cán bộ lãnh đạo chủ chốt năng động cùng sự đoàn kết của tập thể công nhân viên, trong đó có phần đóng góp không nhỏ của đội ngũ cán bộ kế toán đã khắc phục những khó khăn giúp Công ty đứng vững trên thương trường.
Công ty đã xây dựng một mô hình quản lý và hạch toán gọn nhẹ khoa học và hiệu quả Các phòng nghiệp vụ được tổ chức và hoạt động chặt chẽ, phân công nhiệm vụ rõ ràng đã phát huy được hiệu quả tích cực cho lãnh đạo.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh Công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác quản lý, đầu tư vào công nghệ sản xuất để doanh nghiệp tồn tại và phát triển nguyên vật liệu đều có sự đối chiếu, kiểm tra chặt chẽ giữa kế toán nguyên vật liệu, thủ kho và bảo vệ tránh được tình trạng thất thoát nguyên vật liệu
Nhìn chung trong thời gian qua, Công ty đã tổ chức, sắp xếp lao động khá hợp lý, công tác đào tạo nhân sự tiến hành rất tốt, phù hợp với khả năng và trình độ của lao động Thêm vào đó Công ty luôn có chế độ thưởng phạt công minh và quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của anh, chị em rất đúng mực
Doanh thu của Công ty ngày một tăng, thu nhập của cán bộ của công nhân viên cũng từng bước được cải thiện Công ty luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, các chế độ phúc lợi xã hội
Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán của phòng kế toán không ngừng được hoàn thiện để đáp ứng với yêu cầu quản lý phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán tập trung tại phòng kế toán Công tác kế toán luôn tuân theo quy định hạch toán kế toán tài chính của Nhà nước, vận dụng các TK kế toán cụ thể, chính xác và khoa học.
Hệ thống chứng từ và sổ sách tương đối đầy đủ, rõ ràng cung cấp thông tin kịp thời và chính xác giúp ban giám đốc nắm bắt được tình hình nguồn vốn, tài sản của Công ty và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất
Là một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty luôn luôn nhận thức vai trò quan trọng của nguyên vật liệu là một trong những vấn đề luôn được ban lãnh đạo Công ty chú trọng để góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm vì mục đích cuối cùng của Công ty là đạt lợi nhuận cao nhất
3.1.1 Ưu điểm: a Về quản lý:
Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý vật liệu khoa học, hợp lý từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua vật liệu, Công ty đã tổ chức được một đội ngũ tiếp liệu do phòng kinh doanh quản lý, nhiệm vụ của tổ chức là tìm hiểu, thăm dò các nguồn hàng hoá, nguyên vật liệu mà Công ty đang cần thiết, giúp cho việc thu mua vật liệu được nhanh chóng, đầy đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng, phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Bên cạnh đó còn tìm ra được các nguồn vật liệu có giá mua thấp và vẫn đảm bảo chất lượng từ đó mà giảm được chi phí nguyên vật liệu, góp phần giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm Qua đó chứng tỏ tinh thần trách nhiệm và sự nỗ lực của các phòng ban là rất cao
Mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều được đưa qua phòng kỹ thuật và phòng kinh doanh để xem xét tính hợp lệ của các nhu cầu Phòng kỹ thuật đã xây dựng các định mức về vật liệu, kết hợp với nhu cầu sản xuất, phòng kinh doanh cung cấp vật liệu cho sản xuất nhanh chóng và tiết kiệm nhất b Về công tác kế toán:
Về hình thức kế toán: Việc lựa chọn hình thức kế toán nhật ký chứng từ của Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long là rất phù hợp với quy mô hoạt động, thuận lợi cho hạch toán tổng hợp và chi tiết, đồng thời thể hiện trình độ nghiệp vụ thành thạo của cán bộ kế toán vật liệu
Về phương pháp kế toán: Từ hoạt động sản xuất kinh doanh chính của
Phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho (bình quân gia quyền) và phương pháp kế toán nguyên vật liệu (phương pháp thẻ song song) đã được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán
Qua phân tích tình hình chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại
Công ty có thể thấy rằng công tác kế toán nguyên vật liệu được tiến hành khá nề nếp, tuân thủ theo chế độ kế toán tài chính, tạo điều kiện quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long
thí nghiệm và xây dựng Thăng Long
Trong thực tế không có giải pháp nào có thể đem lại sự hoàn thiện mà các giải pháp đó chỉ có giá trị khi thấy được những hạn chế để qua đó căn cứ vào kinh nghiệm thực tiễn giảm bớt nhược điểm phát huy ưu điểm ở mức độ cao hơn
Tuy nhiên việc đưa ra giải pháp kiến nghị cần căn cứ vào tình hình thực tế sao cho giải pháp đó thực sự khả thi và có hiệu quả trong thực tiễn của công ty đồng thời hạn chế tối đa sự tác động ngược trở lại mà giải pháp đó gây ra
Xuất phát từ yêu cầu đó khi nắm bắt được tình hình hoạt động của Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán nguyên vật liệu hi vọng góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán vật liệu ở công ty nói riêng và công tác kế toán nói chung.
3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu:
Trong khâu thu mua: Vì điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi trong việc cung ứng nguyên vật liệu, Công ty nên để cho các đội tự đi tìm nguồn hàng, tự ký kết hợp đồng mua bán, điều đó sẽ tạo ra sự chủ động của các nhân viên tạo điều kiện cho việc thu mua vật liệu được nhanh chóng, đầy đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng Bên cạnh đó còn tìm ra những nguồn nguyên vật liệu có giá mua thấp hơn, địa điểm thu mua thuận tiện từ đó giảm được chi phí vật liệu góp phần giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm.
Về khâu dự trữ, bảo quản: Công ty phải luôn giữ vật liệu ở mức hợp lý đủ đảm bảo cho sản xuất và không gây ra ứ đọng vốn Hệ thống kho bãi “di động” theo các công trình sẽ tạo thuận lợi cho việc sử dụng vật liệu.
Về khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng vật liệu nên đưa qua phòng kế hoạch xem xét tính hợp lệ của các nhu cầu đó nhằm sử dụng tiết kiệm và quản lý tốt vật liệu Do vậy, cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu cũng như khoán chi phí vật liệu cho đơn vị sử dụng.
Việc luân chuyển chứng từ: Công ty đã thực hiện đầy đủ thủ tục nhập - xuất kho vật liệu.
Phân loại vật liệu: Công ty đã đưa vào vai trò công dụng của vật liệu để đưa ra nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế.
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán:
Tại Công ty cổ phần thí nghiệm và xây dựng Thăng Long đang áp dụng phương pháp nhập kho vật liệu theo giá mua ngoài thực tế Giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp "giá đơn vị bình quân" theo em là không hợp lý bởi vì nếu công ty lấy giá bình quân gia quyền làm giá xuất kho vật liệu thì kế toán cuối tháng mới có điều kiện lắp giá vào sổ sách để hạch toán Vì vậy đã làm chậm kết quả báo cáo Tài chính của doanh nghiệp
Theo ý kiến của em công ty nên lựa chọn phương pháp Nhập trước -
Xuất trước Áp dụng phương pháp "Nhập trước - Xuất trước" kế toán có thể báo cáo
Tài chính, báo cáo quản trị được kịp thời cho các nhà quản lý
Theo chế độ TK 152 "NL, vật liệu" không quy định Tài khoản cấp 2 song theo yêu cầu quản lý cụ thể và phân loại nguyên vật liệu thì Kế Toán
Trưởng tổ chức quy định các TK chi tiết cho TK này 152 nguyên vật liệu chính, 152 nguyên vật liệu phụ… theo em việc theo dõi chi tiết TK 152 thành
TK 152 1; TK 152 2; TK 152 3; sẽ giúp kế toán nắm rõ tình hình tăng giảm của từng loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ. Ở Công ty chỉ theo dõi TK 152 nguyên vật liệu chính, 152 nguyên vật liệu phụ, 152 nhiên liệu… trên bảng số 2-10: Bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu (trang 33) còn ở bảng phân bổ bảng kê, NK - CT, sổ cái không theo dõi chi tiết
Bảng số 3-1: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC
STT Ghi Có các TK TK 152 Đối tượng sử dụng
1 621 chi phí NVL trực tiếp:
2 627 chi phí sản xuất chung
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ:
Sổ danh điểm nguyên vật liệu là sổ tổng hợp toàn bộ các loại nguyên vật liệu mà công ty đang sử dụng Sổ danh điểm nguyên vật liệu được theo dõi riêng cho từng thứ, từng nhóm nguyên vật liệu một cách chặt chẽ giúp cho quá trình hạch toán nguyên vật liệu một cách dễ dàng
Vả lại trong thời gian tới công ty sẽ áp dụng phần phềm kế toán, để phù hợp với quy trình kế toán chi tiết và trên vi tính hoá quản lý vật liệu, việc lập sổ" danh điểm vật liệu" là rất cần thiết Để lập sổ danh điểm vật liệu, điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã nguyên vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp có dự trữ để bổ xung những vật liệu mới thuận tiện và hợp lý, xây dựng dựa vào các đặc
Dựa vào vật liệu trong mỗi nhóm
Dựa vào quy cách vật liệu trong mỗi thứ
Trước hết bộ mã vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu các TK cấp hai đối với vật liệu
Nguyên vật liệu chính: TK 1521
Trong mỗi nhóm nguyên vật liệu lại phân thành các phân nhóm và lập mã số từng phân nhóm
Trong loại nguyên vật liệu chính ta phân thành các nhóm và đặt mã như sau:
Bảng số 3-2: Sổ danh điểm nguyên vật liệu
Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách nguyên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú
Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu chính Đá Đá Đá 1 x 2 Đá 4 x 6
Nguyên vật liệu phụ Phụ gia Phụ gia BV 40 Phụ gia R132 Phụ gia R 176 Que hàn
Nhiên liệu Xăng Xăng A 92 Xăng A 76 Dầu Dầu CN 20 Dầu CN 90
Phụ tùng thay thế Trạm trộn TK
Lít Lít Lít Lít Chiếc
LítLítLítLítLítLít
3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết: Đối với khâu kế toán chi tiết nguyên vật liệu phương pháp kế toán vật liệu được áp dụng ở Công ty là phương pháp ghi thẻ song song, kế toán chỉ dừng lại ở việc lập "sổ chi tiết nguyên vật liệu" mà không lập bảng tổng hợp Nhập -
Xuất -Tồn nên rất khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đồng thời cũng gây khó khăn trong việc nắm bắt một cách tổng quát tình hình biến động vật liệu trong tháng
Lập bảng tổng hợp Nhập- Xuất -Tồn thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết tình hình Nhập- Xuất -Tồn của từng thứ vật liệu cả về số lượng và giá trị đối chiếu với sổ cái và các sổ kế toán có liên quan
Cuối tháng căn cứ vào "sổ chi tiết nguyên vật liệu" của từng thứ vật liệu kế toán lập bảng tổng hợp Nhập- Xuất -Tồn
Ví dụ: Từ sổ chi tiết nguyên vật liệu (Bảng số 2-6, trang 24) sẽ vào sổ như sau:
Bảng tổng hợp Nhập- Xuất -Tồn
Tên nguyên vật liệu ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng
SL TT SL TT SL TT SL TT
Thép ống các loại kg 331,76 1.844.127 1000 5.190.500 840 4.437.048 491,76 2.597.575
3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp: