Giải pháp đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị nhân sự tại công ty generalexim

chƯƠNG I Lý luận QUảN TRị NHÂN Sự DOANH NGHIệP TRONG kinh tế thị trờng I Khái niệm quản trị quản trị nhân sự: Khái niệm quản trị: Thuật ngữ quản trị đà đời từ lâu đợc áp dụng thực tiễn tất giai đoạn phát triển lịch sử loài ngời, tất nớc có chế độ trị xà hội khác Bất tổ chức nào, doanh nghiệp nhỏ hay công ty đa quốc gia phải tổ chức quản lý cách hợp lý muốn hoàn thành mục tiêu đà đề Thực hành quản trị công việc thờng xuyên nhà quản lý Quản trị đợc hiểu tổng hợp hoạt động đợc thực đảm bảo thành công qua việc nỗ lực (sự thực hiện) ngời khác Sự thực hành quản trị liên quan chủ yếu đến việc huy động phơng tiện (tài nguyên mà nhà quản trị sử dụng, để đạt đợc mục tiêu mà nhà quản trị tự đề đợc giao cho Khái niệm quản trị nhân doanh nghiệp: Quản trị nhân (gọi tắt quản trị tài nguyên nhân - Human resource management) việc tuyển mộ, tuyển chọn, trì, phát triển, sử dụng động viên tạo điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân thông qua tổ chức, nhằm đạt đợc mục tiêu tổ chức Tài nguyên nhân bao gồm tất cá nhân tham gia hoạt động tổ chức, vai trò họ Tổ chức doanh nghiệp, quan nhà nớc, nhà thờ, bệnh viện Chức quản trị nhân sự: Tại doanh nghiệp tổ chức có phòng nhân riêng giám đốc nhân trởng phòng nhân có trách nhiệm thực chức sau: - LÃnh đạo trực tiếp nhân viên phòng nhân có quyền hành vị giám đốc điều hành doanh nghiệp lĩnh vực nhân nh kiểm tra, trắc nghiệm, phê chuẩn nhân viên - Phối hợp hoạt động nhân sự: Giám đốc nhân phòng nhân hoạt động nh cánh tay phải lÃnh đạo cao công ty nhằm bảo đảm cho sách, mục tiêu, thủ tục nhân viên doanh nghiệp đợc quản trị gia trực tiếp thuyết phơc thùc hiƯn nghiªm chØnh - Thùc hiƯn viƯc gióp đỡ cố vấn cho quản trị gia trực tuyến vấn đề nhân nh tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thởng, thăng cấp cho nhân viên, cho nghỉ việc, cố vấn cho nhân viên cấp, đồng thời thực quản lý chơng trình phúc lợi khác doanh nghiệp nh bảo hiểm, tai nạn, nghỉ phép, nghỉ hu II Những nội dung quản trị nhân sự: Hoạch định nguồn nhân sự: 1.1 Khái niệm: Hoạch định nguồn nhân tiến trình triển khai thực kế hoạch, chơng trình nhằm bảo đảm tổ chức có số lợng, số ngời đợc bố trí nơi, lúc chỗ 1.2 Quy trình hoạch định nguồn nhân sự: Bớc 1: Dự báo nhu cầu nhân sự: Nhìn chung dự báo nguồn nhân sự, nhà quản trị phải tính đến nhiều yếu tố khác Theo quan điểm thực tế việc xác định nhu cầu sản phẩm, dịch vụ Công ty quan trọng để từ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ớc tính lợng lao động cần thiết Ngoài nhà quản trị phải tính đến c¸c yÕu tè sau: - Sè ngêi thay thÕ dù kiến - Chất lợng nhân cách nhân viên - Năng xuất lao động phận hay toàn doanh nghiệp, dựa vào bảng mô tả công việc tiêu chuẩn công việc - Khả tài Công ty - Những định nâng cấp chất lợng sản phẩm dịch vụ xâm nhập vào thị trờng - Sự thay đổi công việc tổ chức hành làm tăng xuất lao động - Những quy định nhà nớc, bộ, ngành, cấp việc tuyển dụng nhân viên Bên cạnh việc dự báo nhu cầu nhân cung cấp cho nhà quản trị thông tin số lợng lao động cần thiết, vị trí cần lao động, chất lợng lao động (trình độ, xuất ) cấp quản trị phải xác định xem có nguồn 1 cung cấp lao động nào.? Chất lợng lao động nguồn sao.? Việc tiếp cận nguồn hay không? Để dự báo nhu cầu nhân sử dụng phơng pháp nh: phân tích xu hớng, phân tích tỷ xuất nhân quả, phân tích tơng quan, phán đoán, phối hợp phơng pháp Bớc 2: Đề sách: Sau chuyên viên phân tích đối chiếu nhu cầu khả Công ty phần nhân sự, phòng tổ chức cán đề số sách kế hoạch cụ thể Bớc 3: Sau đà có kế hoạch cụ thể, nhà quản trị nhân phối hợp với phận liên quan để thực kế hoạch nhân Cụ thể có hai trờng hợp sau: - Thiếu nhân viên: Trong trờng hợp thiếu nhân viên theo khả năng, nhà quản trị cần phải thực chơng trình thuyên chuyển nhân viên theo khả tiềm họ, thăng chức giáng chức theo khả nhu cầu Công ty, phải tuyển dụng từ bên - Thừa nhân viên: Trong trờng hợp thừa nhân viên, nhà quản trị áp dụng biện pháp sau đây: Hạn chế tuyển dụng, giảm bớt lao động, cho hu sớm, giÃn thợ cho nghỉ tạm thời Bớc 4: Kiểm tra, đánh giá: Trong giai đoạn nhà quản trị phải thờng xuyên kiểm soát xem kế hoạch chơng trình có phù hợp với mục tiêu đà đề hay không, để từ tiến hành điều chỉnh rút kinh nghiệm Tuyển dụng nhân viên: Tuyển dụng nhân viên giữ vai trò đặc biệt quan trọng doanh nghiệp định số lợng, chất lợng cán công nhân viên có hợp lý hay kh«ng 2.1 Ngn tun dơng: 2.1.1 Ngn néi bé: Nguồn tạo lập cách đề bạt, thuyên chuyển, cân nhắc từ phận sang phận khác, từ cấp sang cấp khác Ưu điểm: - Tạo thi đua, cạnh tranh tích cực nhân viên, kích thích họ làm việc nhiệt tình, sáng tạo, suất, chất lợng hiệu - Họ ngời đà quen thuộc, nắm vững đợc điều lệ, phong cách hoạt động, mục tiêu chiến lợc công ty, tiếp nhận công việc họ dễ dàng thích nghi - Các nhân viên đà đợc thử thách lòng trung thành, thái độ vµ ý thøc lµm viƯc cịng nh mèi quan hƯ Công ty Nhợc điểm: - Nhân viên quen với nếp làm việc cũ, thiếu khả sáng tạo, chủ động công việc - Nhân viên khó khăn việc thể quyền lực lÃnh đạo định họ muốn giữ bình đẳng trớc 2.2.2 Nguồn bên ngoài: Bao gồm ngời không thuộc lực lợng lao động Công ty Có thể chia làm nguồn sau: - Ngời thân nhân viên Công ty giới thiệu - Các nhân viên cũ Công ty - Sinh viên tốt nghiệp trờng ĐH,CĐ - Nhân viên hÃng khác - Các ứng viên tự nộp đơn xin việc Ưu điểm nguồn đa nhân tố vào tổ chức, đem lại sinh khí cho tổ chức, nhng nhợc điểm thời gian huấn luyện, đào tạo lại chi phí cao 2.2 Quá trình tuyển dụng nhân viên: Tuyển dụng nhân viên trình thu nhận ngời có khả từ nhiều nguồn khác đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm 2.2.1 Trình tự công tác tuyển dụng: Bớc 1: Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng: cần xác định đợc loại văn quy định tuyển dụng công ty, bộ, nghành, uỷ ban nhân dân, phủ mà công ty cần phải tuân theo, tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển chọn, số lợng, thành phần hội đồng tuyển dụng, quyền hạn, trách nhiệm hội đồng tuyển dụng Bớc 2: Thông báo tuyển dụng dới dạng: Tuỳ côngviệc, loại hình chức danh mà có hình thức thông báo nhu cầu tuyển dụng phù hợp Về có phơng pháp thông báo sau: - Thông qua văn phòng dịch vụ lao động - Quảng cáo phơng tiện truyền thông đại chúng; Tivi, báo chí, truyền - Yết thị công ty - Nhờ nhân viên giới thiệu - Cử nhân viên tuyển dụng đến trờng ĐH, CĐ, Bớc 3: Thu nhận nghiên cứu hồ sơ tuyển dụng: Đơn xin việc theo mẫu quy định công ty thể thông tin trình độ học vấn, thành tích đà đạt đợc trớc đây, điểm mạnh yếu ứng viên, trang thiết bị máy móc đợc sử dụng công việc Các văn chứng tốt nghiệp (sơ yếu lý lích cá nhân nêu tóm tắt lý lịch, hoàn cảnh cá nhân gia đình) Việc nghiên cứu toàn hồ sơ xin việc làm cho phép xác định đợc nên chọn ứng viên phù hợp với công việc Bớc 4: Kiểm tra sát hạch, trắc nghiệm vấn ứng viên: Đây bớc khó khăn ứng viên nhằm chọn ứng viên đáp ứng nhu cầu công việc, áp dụng hình thức sát hạch để đánh giá ứng viên kiến thức bản, khả thực hành hay trình độ lành nghề dới dạng thi, kiểm tra, làm thử công việc để kiểm tra vấn nhằm ®óng øng viªn vỊ giao tiÕp , kiÕn thøc hiĨu biết, tính cách, đạo đức trí thông minh Bớc 5: Quyết định tuyển dụng: Sau đà sát hạch ứng viên đến chọn lựa ứng viên thoả mÃn yêu cầu khác công việc trởng phòng nhân đề nghị giám đốc định tuyển dụng thực ký hợp đồng với nhân viên mới, phải ghi rõ chức vơ, nhiƯm vơ, l¬ng bỉng, thêi gian tËp sù, khÕ ớc Bớc 6: Thử thách nhân viên đợc tuyển dụng: Sử dụng phơng pháp làm mềm lòng ngời đợc tuyển thử thách họ, hạn chế tự cao, tự ti ngời đợc tuyển làm cho họ bộc lộ hết u, nhợc điểm xoá bỏ thói quen tật xấu, khiến họ hoà đồng, có tinh thần tập thể xây dựng Công ty Việc tuyển chọn quản trị gia thờng phức tạp yêu cầu cao nhiều so với nhân viên quản trị gia thờng ngời đà có nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp, đợc đào tạo trờng quản trị kinh doanh đặc biệt đỗ xuất sắc Một quản trị gia phải đáp ứng đợc yêu cầu phẩm chất trị, lực chuyên môn, tài tổ chức, trình độ, tâm lý khả giao tiếp tốt Đào tạo phát triển nguồn nhân lực: 3.1 Sự cần thiết phải đào tạo phát triển nhân sự: Lao động phức tạp loại lao động đợc đào tạo, lao động yếu tố định thắng lợi công ty, sau đà tuyển dụng nh định kỳ phải tiến hành đào tạo, nâng cao lực cho cán bộ, công nhân viên toàn thể công ty: Nh James L.Hages đà nói: Không vấn đề muốn hay nên phát triển nhân Phát triển quản trị nhân vấn đề sống Kinh nghiệm công ty thành đạt giới chứng tỏ công ty có ban lÃnh đạo trọng đến công tác đào tạo nâng cao chất lợng nhân sự, công ty thành công kinh doanh Việc định hớng đào tạo đợc thực với cấp lÃnh đạo mà cần quan tâm đến công nhân có tay nghề thấp 3.2 Đào tạo nâng cao lực kỹ thuật: Thực chất đào tạo huấn luyện trang bị kiến thức mới, kỹ làm việc cần thiết độ thành thạo tơng ứng với yêu cầu công việc Có nhiều phơng pháp để đào tạo, nhng có số phơng pháp điển hình sau: - Đào tạo nơi làm việc: Tức hớng dẫn thực công việc cần làm chỗ làm việc thờng xuyên, làm chỗ, luân chuyển đến nhiều chỗ khác, hình thức đào tạo thờng nhìn thấy rõ kết thiết thực, nhanh chóng đào tạo đợc hàng loạt chi phí thấp - Đào tạo theo dẫn: Tức nối ghép bớc công việc cần thiết lại thành chơng trình đào tạo yêu cầu học viên thực bớc công việc - Đào tạo theo giảng: Các vấn đề cần thiết đem viết thành sách, giáo trình giảng dạy sở khác - Phơng pháp nghe nhìn: Sử dụng phim ảnh, video để giảng dạy phổ cập lặp lại nhiều lần cho nhiều hệ khác 3.3 Đào tạo nâng cao lực cho quản trị gia: Đào tạo nâng cao lực quản trị cố gắng làm tăng khả quản trị cách truyền đạt kiến thức, làm thay đổi quan điểm kỹ cho quản trị gia Các phơng pháp đào tạo quản trị gia nơi làm việc: - Phơng pháp luân phiên thay đổi công việc, tức chuyển thực tập viên từ phòng qua phòng khác để mở rộng kinh nghiệm làm việc - Phơng pháp kèm cặp trực tiếp nơi làm việc, tức thực tập viên đợc lµm viƯc cïng víi ngêi mµ hä sÏ thay thÕ, đợc ngời cũ kèm cặp, thực tập viên đợc trực tiếp giải công việc có khả đào tạo hiệu quả, nhanh chóng - Phơng pháp đào tạo giám đốc trẻ, đa lÃnh đạo cấp dới vào vị trí giám đốc, yêu cầu giải vấn đề thực tế với cơng vị giám đốc, ®iỊu ®ã cã t¸c dơng rÊt tèt ngêi thùc tập có khả thay giám đốc cũ thực sự, ngợc lại gây nguy hiểm cho công ty - Phơng pháp nghiên cứu tình tức thực tập viên đợc trao mô tả tình huống, dự đoán đệ trình giải pháp thảo luận với nhóm thực tập viên khác Sử dụng phơng pháp tạo trạng thái bình tĩnh, yên tâm cho học viên, tạo thành chơng trình đào tạo phổ cập - Phơng pháp đào tạo gửi vào trờng đại học nh đào tạo ngắn hạn dài hạn, cấp chứng bằng, thờng kéo dài thời gian đào tạo dành cho cán điều hành cấp trung trở nên Khuyến khích lợi ích vật chất tinh thần CBCNV: Khuyến khích lợi ích vật chất tinh thần CBCNV có tác dụng trì đợc lòng trung thành nhân viên, kích thích sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, phát minh sáng chế, nâng cao biện pháp sử dụng máy móc thiết bị, tiết kiệm nguyên vật liệu tạo bầu không khí làm việc thoải mái đầm ấm nh gia đình Milton L.Rock đà nói: Thách đố cấp quản trị tạo khung cảnh kích thích ngời làm việc nuôi dỡng công ty lớn mạnh Chìa khoá để mở khung cảnh lơng bổng đÃi ngộ 4.1 Kích thích vật chất: Kích thích vật chất động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làm việc nhiệt tình, có trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu hoạt động sản xuất, kinh doanh KÕ ho¹ch kÝch thÝch vËt chÊt đa dạng nh tiền thởng, kích thích nhân viên làm việc theo sản phẩm, kích thích quản trị gia, nhân viên bán hàng, trả lơng, thởng cho chuyên gia kích thích chung 4.1.1 Hệ thống tiền lơng: Toàn tiền lơng đơn vị công ty, xí nghiệp trả cho nhân viên công việc làm họ động lực chủ yếu giúp cho nhân viên làm thuê trì nâng cao mức sống họ gia đình, giúp họ hoà đồng với trình độ văn minh xà hội nơi họ sống làm việc 4.1.2 Những yêu cầu hệ thống tiền lơng: Đảm bảo tính đơn giản, dễ hiểu kiểm tra đợc nhanh chóng Trong tiền lơng phải có hai phần cứng mềm, phần cứng tơng đối ổn định theo thời gian phần mềm thay đổi theo kỳ kinh doanh dễ dàng điều chỉnh Hệ thống tiền lơng phải tuân thủ yêu cầu mặt pháp lý, thể đợc tính công nhân viên công ty, có so sánh với hệ thống tiền lơng công ty khác Trả lơng phải vào lực cố gắng đóng góp nhân viên hoạt động phát triển công ty, xí nghiệp 4.1.3 Các hình thức trả lơng chủ yếu: Trả lơng theo sản phẩm: Căn vào đơn giá sản phẩm làm số lợng sản phẩm, gắn liền với kết lao động, hình thức kích thích mạnh mẽ ngời lao động Trả lơng theo thời gian: áp dụng loại lao động mà tính đợc khối lợng sản phẩm, không định mức lao động xác đợc nh hoạt động hành quản trị Khoán theo doanh số: Đối với doanh nghiệp tuý thờng lấy doanh số bán thời gian định làm sở tính lơng Lơng có thởng: Kết hợp hình thức trả lơng nhằm khắc phục hạn chế chóng 4.2 KÝch thÝch tinh thÇn: KÝch thÝch vËt chÊt ngời lao động điều kiện cần thiết nhng nh cha đủ nhu cầu mong muốn ngời không ngừng, họ mong đợc thoả mÃn nhu cầu tinh thần nh niềm vui công việc, đợc kính trọng, danh dự, địa vị, đợc giao tiếp với ngời Khi mà đời sống vật chất ngày cao ngời có nhu cầu đời sống tinh thần Nếu doanh nghiệp biết quan tâm đến đời sống tinh thần ngời lao động thúc đẩy ngời lao động tăng suất, vui vẻ trung thành với doanh nghiệp Có nhiều biện pháp tổ chức hoạt động tinh thần cho phù hợp Tuy vậy, điều phụ thuộc vào đặc điểm lao động nớc, khu vực, có đặc thù văn hoá truyền thống dân tộc khác nhau, có lịch sử phát triển khác Tóm lại hoạt động tình thần đa dạng công ty phải dùng biện pháp kích thích tinh thần cho cán công nhân viên cho họ cảm thấy vui vẻ, kích thích họ hoạt động tích cực trung thành với công ty, biến công ty thành niềm vui hàng ngày họ Trên phần tóm tắt lý luận quản trị nhân doanh nghiệp nỊn kinh tÕ thÞ trêng Chóng ta sÏ chun sang xem xét đánh giá tình hình kinh doanh hoạt động quản trị nhân công ty GENERALEXIM chơng II Chơng II Thực trạng nhân công tác quản trị nhân Công ty GENERALEXIM I Sự hình thành phát triển Công ty: Hoàn cảnh đời Công ty: Đầu năm 1980, Nhà nớc ban hành nhiều chủ trơng sách nhằm đẩy mạnh xuất khẩu, cã viƯc më réng qun xt nhËp khÈu cho c¸c ngành, địa phơng, quyền đợc sử dụng số ngoại tệ thu đợc xuất mặt hàng vợt tiêu tiêu phải giao nộp, công tác xuất địa phơng từ tỉnh đồng ven biển tỉnh trung du, miền núi dấy lên sôi rầm rộ Bên cạnh kết thu đợc, thể nhịp độ tăng kim ngạch lại phát sinh nhiều tợng tranh mua, tranh bán thị trờng nớc Những chiến tranh tôm,chiến tranh dợc liệu bùng nổ, gây tợng không lành mạnh nh phá giá thị trờng dẫn đến nguy thị trờng Vấn đề đặt làm để vừa khuyến khích phát triển công tác xuất nhập địa phơng lại vừa chấn chỉnh bớc lập kỷ cơng lĩnh vực để hạn chế tới mức thấp tợng tranh mua tranh bán Công ty GENERALEXIM đợc thành lập vào ngày 15/12/1981 theo định số 1365/TCCB Bộ Ngoại Thơng (nay Bộ Thơng Mại) nhng phải đến tháng 3/1982 Công ty thực vào hoạt động Trụ sở 46 Ngô Quyền Hà Nội Tên giao dịch quốc tế: GENERALEXIM (The Viet Nam Nation General Export Import Corporation) Chức nhiệm vụ: Ngoài nhiệm vụ chủ yếu đợc giao trực tiếp xuất nhận uỷ thác xuất nhập mặt hàng, Công ty đợc Bộ giao thêm số nhiệm vụ khác tuỳ theo giai đoạn Cụ thể nhiệm vụ là: - Thực xuất nhập số mặt hàng đợc giao theo tiêu pháp lệnh - Tiếp nhận phân phối hàng viện trợ CHDC Đức thông qua hiệp định chÝnh phđ - Kinh doanh vỊ cung øng hµng xt chỗ cho sở có chức bán lẻ ngoại tệ mạnh Quá trình phát triển: Vốn liếng đợc bàn giao ban đầu Công ty vẻn vẹn có 139.000 đồng Có thể nói thời gian đầu Công ty gặp nhiều khó khăn Trải qua nhiều thăng trầm trình hoạt động, đặc biệt thay đổi đờng lối sách Đảng Nhà nớc, mà môi trờng kinh doanh ngày biến động phức tạp, nhng Công ty luôn phấn đấu đạt tiêu đề ra, liên tục doanh nghiệp làm ăn có lÃi suốt trình kể từ thành lập Năm 1993, Bộ thơng mại đà định hợp Công ty Phát triển sản xuất Nhập vào Công ty xuất nhập Tổng hợp I Đây bớc ngoặt lớn Công ty, nhng Công ty đà nhanh chóng ổn định tổ chức để tiếp tục hoạt động Cho tới Công ty đà có số cán công nhân viên 656 ngời, với tổng số vốn kinh doanh 90 tỷ đồng, đợc mệnh danh chim đầu đàn lĩnh vực xuất nhập Bộ Thơng Mại