Thực tập tốt nghiệp hành chính văn phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hành văn phòng- K6A Phần I: Lời nói đầu Trong bối cảnh có nhiều thuận lợi nhng không khó khăn thách thức nớc nh Thế giới; với nỗ lực toàn Đảng, toàn dân, Việt nam ngày hội nhập với Thế giới tất lĩnh vực Có thể nói , trình ngày phát triển nhu cầu thu hút học sinh, sinh viên Cán tham gia nghiên cứu học tập môn khoa học ngày nhiều Bộ môn Khoa học nghiên cứu công tác công văn giấy tờ ngành khoa học nh Hai năm học dới mái trờng TH Văn th Lu trữ TWI - thời gian nhiều cho ngời muốn nghiên cứu học tập Qua dạy bảo tận tình kinh nghiệm truyền đạt , thầy , cô giáo đà cung cấp phần không nhỏ kiến thức Văn hoá, Xà hội, Kinh tế , ngời đất nớc Thế giới nói chung công tác Văn th- Lu trữ - Hành Văn phòng nói riêng Đất nớc ta tiến nhanh, tiến mạnh đờng Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa, Công tác Văn th - Lu trữ nh chuyên ngành Hành Văn phòng - em theo học - chiếm vị trí vô quan trọng đòi hỏi phải đợc đặt ngang tầm với ngành khoa học khác Nh đà biết, Sinh thời Bác Hồ đà dạy: "Học phải đôi với hành" môi trờng nào, có lý luận phải cã thùc tiƠn Thùc tiƠn sÏ gióp ngêi vËn dụng lý luận cách khoa học hiệu Nhận thức rõ đợc điều này, không nh năm trớc đây, năm TRung tâm Đào tạo Nghề Thực hành Nghiệp vụ Văn phòng Trờng TH Văn th Lu trữ TWI đà tổ chức cho học viên thực tập thực tế quan với thời gian dài năm trớc nhằm giúp cho học viên có dịp làm quen nhuần nhuyễn với khâu nghiệp vụ chuyên môn trớc Tốt nghiệp Sau nhận đợc chuyên đề hớng dẫn Trung tâm em đà đến liên hệ thực tập Văn phòng Liên minh Hợp tác x· ViƯt Nam - 77 Ngun Th¸i Häc - Ba Đình - Hà Nội Qua 04 tháng thực tập Liên minh Hợp tác xà Việt Nam ( Từ 24/5 đến 25/9/2005) em đà đợc làm quen, khảo sát nghiên cøu c¸c nghiƯp vơ B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiệp Hành văn phòng- K6A công tác Văn th - Lu trữ - Văn phòng, có hội để vận dụng lý thuyết đà học Nhà trờng vào thực tế công tác Văn th - Lu trữ - Văn phòng quan Điều giúp em bổ sung thêm kiến thức thiếu hụt nghiệp vụ tạo hội tốt cho em xây dựng phong cách làm việc Cán làm công tác Văn phòng Quá trình tìm hiểu thực tế thực tập quan Liên minh Hợp tác xà Việt Nam em xin trình bày cụ thể báo cáo dới đây: Phần I: Lời nói đầu Phần II: Tình hình cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Văn th Liên minh Hợp tác xà Việt Nam Phần III: Tình hình tổ chức , quản lý, hoạt động công tác Văn th -Lu trữ Hành Văn phòng Liên minh Hợp tác xà Việt Nam Phần IV: Nội dung kết thực tập quan Phần V: Nhận xét, đánh giá, kiến nghị công tác Văn th - Lu trữ - Hành Văn phòng Phần VI: Kết luận Trong trình thực tập, em đà đợc giúp đỡ Nhà trờng quan tiếp nhận thực tập Nhân em xin cảm ơn Trung tâm Nghề thực hành Nghiệp vụ văn phòng Ban LÃnh đạo, anh chị quan Liên minh Hợp tác xà Việt Nam đà giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2005 Ngời làm Báo cáo Phan thị Nhâm Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hành văn phòng- K6A Phần II: Giới thiệu tóm tắt tình hình cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Liên minh Hợp tác xà Việt Nam Dới lÃnh đạo Đảng Cộng Sản Việt Nam, qua nửa kỷ tồn phát triển, phong trào Hợp tác xà Việt Nam đà có đóng góp quan trọng vào nghiệp giải phóng dân tộc, xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam Xà hội Chủ nghĩa Liên minh Hợp tác xà Việt Nam tổ chức phi Chính phủ, giúp cho Đảng Nhà nớc phát triển loại hình kinh tế hợp tác Hợp tác xà ngày vững mạnh góp phần kinh tế Nhà nớc dần trở thành tảng kinh tế quốc dân Trong giai đoạn phát triển kinh tế thị trờng định hớng XHCN, Hợp tác xà có vai trò quan trọng hỗ trợ cho hộ kinh tế cá thể, ngời lao động riêng lẻ, doanh nghiệp nhỏ vừa phát triển sản xuất có hiệu Cùng với trình phát triển kinh tế tập thể 55 năm qua, tổ chức đại diện hỗ trợ cho Hợp tác xà bớc đợc hình thành trởng thành phát triển Ngay từ cuối năm 1955, Chính phủ đà đạo thành lập hệ thống tổ chức quản lý đại diện hỗ trợ cho Hợp tác xà mua bán từ TW đến Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hành văn phòng- K6A tỉnh, thành phố Đến năm 1961, hình thành Liên hiệp xà tiểu thủ Công nghiệp Việt Nam Đến cuối năm 1991, Thủ tớng Chính phủ đà Quyết định thành lập Hội đồng TW Lâm thời Hợp tác xà doanh nghiệp quốc doanh Việt Nam Tháng 10 / 1993, tiến hành Đại hội lần thứ theo Quyết định Bộ Chính trị, đổi tên thành Liên minh Hợp tác xà Việt Nam, tổ chức đại diện hỗ trợ sở kinh tế hợp tác, Hợp tác xà tất ngành, nghề, lĩnh vực Ngày nay, Liên minh Hợp tác xà Việt Nam thành viên thức Liên minh Hợp tác xà Quốc tế (ICA) Hiệp hội xí nghiệp nhỏ vừa Thế giới (WASME) Liên minh Hợp tác xà Việt Nam có biểu tợng riêng, trụ sở Liên minh Hợp tác xà Việt Nam đặt 77- Nguyễn Thái Học - Quận Ba Đình - Thành phố Hà Nội Căn vào Điều 49 Luật Hợp tác xÃ, năm 1996 Liên minh Hợp tác xà Việt Nam có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đợc Thủ tớng Chính phủ Quyết Định chuẩn y điều 127/2000/QĐ-TTg bao gồm: (Quyết định Chuẩn y: Phụ lục số 01) Chức Là quan TW 64 Hợp tác xà Doanh nghiệp nhỏ nớc , Liên minh Hợp tác xà Việt Nam thực chức năng: - Đại diện bảo vệ quyền lợi hợp pháp thành viên; - Tuyên truyền, vận động phát triển kinh tế hợp tác Hợp tác xà ; - T vấn, cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho thành viên; - Tham gia xây dựng sách, pháp luật có liên quan; - Đại diện cho thành viên quan hệ đối nội đối ngoại theo quy định pháp luật Nhiệm vụ Để triển khai thực thắng lợi đờng lối phát triển kinh tế hợp tác Hợp tác xà Đảng Nhà nớc Căn vào chức quy định Điều 49 Luật Hợp tác xà Liên minh Hợp tác xà Việt Nam phấn đấu thực tốt nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Tham gia xây dựng chiến lợc, quy hoạch, kế hoạch, chơng trình phát triển kinh tế hợp tác Hợp tác xà ; Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hành văn phòng- K6A - Tập hợp ý kiến, nguyện vọng thành viên để phản ánh, kiến nghị đề xuất với Chính phủ quan Nhà nớc có thẩm quyền vấn đề sách, pháp luật có liên quan; phối hợp tham gia xây dựng văn pháp luật; - Bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp thành viên; - Tuyên truyền, vận động sở kinh tế cá thể, kinh tế tiểu chủ, hộ gia đình, sở sản xuất nhỏ vừa phát triển kinh tế hợp tác Hợp tác xà Tổng kết phổ biến kinh nghiệm Hợp tác xà điển hình tiên tiến, tổ chức phong trào thi đua hệ thống Liên minh; - Tổ chức hoạt động t vấn, hỗ trợ, cung cấp dịch vụ cho thành viên pháp lý, đầu t khoa học - công nghệ, thông tin, tài chính, tín dụng, thị trờng lĩnh vực khác; - Tổ chức đào tạo, bồi dỡng đội ngũ cán lÃnh đạo hệ thống Liên minh; cán quản lý, xà viên ngời lao động Hợp tác xà thành viên khác; - Tham gia tổ chức qc tÕ, c¸c tỉ chøc phi ChÝnh phđ, ph¸t triĨn quan hệ hợp tác với tổ chức nớc; đợc tiếp nhận tổ chức thực chơng trình, dự án hỗ trợ, khoản viện trợ để phát triển khu vực kinh tế hợp tác, Hợp t¸c x· ; - Thùc hiƯn c¸c nhiƯm vơ kh¸c cho Chính phủ quyền cấp giao Cơ cấu tổ chức Liên minh Hợp tác xà Việt Nam Cơ cấu tổ chức máy Liên minh Hợp tác xà Việt Nam gồm có 10 phòng ban: 3.1 Phòng Tổng hợp : Giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch Liên minh Hợp tác xà Việt Nam xây dựng chơng trình công tác hàng tháng, quý, năm; giải quýêt công việc ký văn uỷ quyền Chủ tịch Liên minh Hợp tác xà Việt Nam , Tổng hợp thông tin báo cáo kịp thời cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoạt động Liên minh Hợp tác xà tỉnh, Thành phố Doanh nghiệp nhỏ nớc Đồng thời nắm bắt thông tin hoạt động phòng, ban quan Nghiên cứu, phân loại văn bản, đề xuất ý kiến giải công việc hàng ngày Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hành văn phòng- K6A Giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch thờng trực xây dựng thực chơng trình phối hợp Liên minh Hợp tác xà Việt Nam với Liên minh Hợp tác xà 64 tỉnh, thành Doanh nghiệp nhỏ Nh vậy, văn phòng có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Ban, đơn vị khác quan để tổ chức thực tốt nhiệm vụ công tác đợc giao 3.2 Ban Kiểm tra Thực kiểm tra giám sát Liên minh Hợp tác xà tỉnh, thành phố, đơn vị trực thuộc, thành viên cá nhân việc thực quy định cuả Chủ tịch Liên minh Hợp tác xà Việt Nam Căn quy chế hoạt động công tác kiĨm tra, Ban KiĨm tra híng dÉn tỉ chøc c«ng tác kiểm tra ban Kiểm tra cấp dới ban Kiểm soát Hợp tác xà Tổ chức tổng kết công tác Kiểm tra toàn ngành cần thiÕt ®Ĩ trao ®ỉi rót kinh nghiƯm ®ång thêi híng dẫn nội dung văn pháp luật ban hành Tổ chức lớp đào tạo híng dÉn nghiƯp vơ cho c¸n bé Ban KiĨm tra địa phơng tổ chức lớp đào tạo Ban Kiểm tra Hợp tác xà với địa phơng cần thiết Chuẩn bị nội dung cho lÃnh đạo Liên minh Hợp tác xà Việt Nam văn hoạt động tra, kiểm tra Liên minh Hợp tác xà Việt Nam quan Ban, ngành TW: Bộ T pháp, Viện Kiểm soát Nhân dân tối cao, Thanh tra Nhà nớc, Thanh tra tài chính, Bộ Tài chính, Tổng cục địa 3.3 Ban Tuyên truyền Thông tin Ban Tuyên truyền Thông tin có Trởng Ban, Phó Trởng ban chuyên viên Trởng ban chịu trách nhiệm toàn diện tổ chức điều hành mặt công tác Ban Nhiệm vụ cụ thể Phó trởng Ban chuyên viên trởng Ban phân công Tổ chức hoạt động ban thực theo quy định chung Nhà nớc quy chế, chế độ quy định công tác quan Liên minh Hợp tác xà Việt Nam Nghiên cứu, đề xuất xây dựng chiến lợc, chơng trình, kế hoạch, đề án, dự án có liên quan đến công tác tuyên truyền, thông tin thống kê hệ thống Liên minh Hợp tác xà Việt Nam Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hành văn phòng- K6A Phối hợp với quan, tổ chức có liên quan trogn việc thu thập, quản lý cung cấp số liệu thống kê tình hình kinh tế - xà hội vấn đề có liên quan đến kinh tế tËp thĨ 3.4 Ban Tỉ chøc - C¸n bé Gióp việc cho Thờng trực Liên minh Hợp tác xà Việt Nam công tác tổ chức, cán quan Liên minh Hợp tác xà Việt Nam, đơn vị trực thuộc Liên minh Hợp tác xà theo dõi phối hợp công tác tổ chức, nhân hệ thống Liên minh Hợp tác xà Việt Nam Thực quản lý lao động, ngày công, trả công lao động cho cán bộ, công nhân viên khối hành quan Kiểm tra, đôn đốc việc thực quy định, chế độ lao động; quản lý thực chế độ Bảo Hiểm Xà Hội, Bảo Hiểm Y Tế, chế độ hu trí cán bộ, công nhân viên Là đầu mối giúp Thờng trực trì, phát triển mối quan hệ phối hợp với quan, tổ chức trị- xà hội, xà hội nghề nghiệp tổ chức đoàn thể khác 3.5 Ban Quản lý Dự án đầu t Thực chế độ báo cáo thờng xuyên đầy đủ với Liên minh Hợp tác xà Việt Nam Liên minh Hợp tác xà Việt Nam thực việc đạo, kiểm tra hoạt động Ban xử lý kịp thời vấn đề phạm vi thẩm quỳên Ban để đảm bảo tiến độ, chất lợng yêu cầu khác dự án đầu t Tổ chức thực đầu t bao gồm: tổ chức đấu thầu để lựa chọn nhà thầu, ký kết hợp đồng thực hợp đông đà ký kết với nhà thầu theo quy định pháp luật Phối hợp với chủ đầu t, Ban đơn vị liên quan quan Liên minh Hợp tác xà Việt Nam để tổ chức thực nhiệm vụ đựơc giao Cơ cấu tổ chức Ban Liên minh Hợp tác xà Việt Nam địn, đảm bảo có đủ lực chuyên môn, nghiệp vụ để thực nhiệm vụ quản lý thực dự án đầu t Bao gồm Trởng Ban, phó Trởng Ban phận chuyên môn nghiệp vơ gióp viƯc Trëng Ban 3.6 Ban KÕ ho¹ch - Hỗ trợ Là đơn vị trực thuộc Liên minh Hợp tác xà Việt Nam, Ban có chức tham mu cho Thờng trực quản lý đạo thực công tác quy hoạch , kế hoạch, tài chính, đầu t xây dựng hoạt động hỗ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hành văn phòng- K6A trợ phát triển, bao gồm lĩnh vực: đào tạo, dạy nghề, hỗ trợ tín dụng; xúc tiến thơng mại đầu t; chơng trình dự án kinh tế - xà hội Tổ chức thẩm định trình Thờng trực phê duyệt chơng trình, dự án đầu t Liên minh Hợp tác xà Việt Nam quản lý; tổ chức thực giám định đầu t theo quy định 3.7 Văn phòng Thờng trực Héi ®ång Thi ®ua - Khen thëng Tham mu, ®Ị xuất với Thờng trực Liên minh Hợp tác xà Việt Nam chơng trình, kế hoạch tổ chức công tác thi đua- khen thởng; phát động phong trào thi đua hệ thống Liên minh Hợp tác xà Việt Nam đơn vị thành viên, theo dõi, tổng hợp kết thực phong trào thi đua Hớng dẫn Liên minh Hợp tác xà tỉnh, thành phố, quan Liên minh Hợp tác xà Việt Nam tổ chức công tác thi đua khen thởng phong trào thi đua; hớng dẫn nghiệp vụ công tác thi đua khen thởng cho cán làm công tác thi đua khen thởng Liên minh Hợp tác xà tỉnh, thành phố quan Liên minh Hợp tác xà Việt Nam 3.8 Ban Chính sách Phát triển Hợp tác xà Tham mu cho Thờng trực nghiên cứu, xây dựng, đề xuất kiến nghị với quan Nhà nớc liên quan ban hành sửa đổi, bổ sung văn pháp luật, sách có liên quan đến phát triển kinh tế tập thể Hợp tác xà Theo dõi thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình phát triển kinh tế tập thể tất ngành, lĩnh vực địa bàn nớc; nghiên cứu, xây dựng tham gia xây dựng chiến lợc, chơng trình, kế hoạch phát triển kinh tế tập thể 3.9 Phòng Quản lý doanh nghiệp Trởng phòng có trách nhiệm quản lý Doanh nghiệp trực thuộc Liên minh Hợp tác xà Việt Nam, thực chế độ lĩnh vực Doanh nghiệp c¶ níc 3.10 Ban Quan HƯ Qc tÕ Thùc hiƯn , quản lý lĩnh vực đối ngoại Liên minh Hợp tác xà Việt Nam Liên minh Hợp tác xà tỉnh, thành phố nớc ( Cơ cấu tổ chức Liên minh Hợp tác xà ViƯt Nam : Phơ lơc sè 02) B¸o c¸o thực tập tốt nghiệp Hành văn phòng- K6A Phần III: Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Văn phòng, Văn th , Lu trữ taị Văn phòng Liên minh Hợp tác xà Việt Nam Nh đà biết, xà hội ngày phát triển - điều đòi hỏi nắm bắt thông tin nhanh nhạy quan Công tác văn phòng ngày đổi để phù hợp với tình hình chung xà hội Công tác văn phòng Liên minh Hợp tác xà Việt Nam đà hoàn thiện Trong năm gần cấp lÃnh đạo Liên minh Hợp tác xà Việt Nam đà quan tâm tạo điều kiện cho Văn phòng phát triển phù hợp với phát triển Liên minh Đó hình ảnh thu nhỏ Liên minh Hợp tác xà Việt Nam, bên nơi giao dịch Liên minh với Liên minh 64 tỉnh, thành, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân Với tầm quan trọng mình, Văn phòng đựơc lÃnh đạo Liên minh coi cánh tay phải đắc lực trình làm việc có chức tham mu, tổng hợp điều phối hoạt động chung thực công tác tài cấp I, hành quản trị phục vụ quan A/ Tình hình tổ chức hoạt động Văn phòng Liên minh Hợp tác xà Việt Nam Về tổ chức Văn phòng Liên minh Hợp tác xà Việt Nam Là quan hành Nhà nớc, tổ chức Văn phòng Liên minh Hợp tác xà Việt Nam đợc thực theo quy định chung Nhà nớc, quy chế, chế độ, quy định công tác quan Liên minh Hợp tác xà Việt Nam Chánh văn phòng có trách nhiệm xác định nhiệm vụ cụ thể cho vị trí công tác Văn phòng Cán bộ, nhân viên phòng chịu quản lý, điều hành Trởng phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hành văn phòng- K6A Văn phòng có Chánh Văn phòng , phó Văn phòng, chuyên viên, cán bộ, nhân viên đợc phân công theo lĩnh vực công tác cụ thể Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm toàn diện tổ chức điều hành mặt công tác Văn phòng Tổ chức Văn phòng có phòng, đơn vị sau: ( Cơ cấu tổ chức Văn phòng Liên minh: Phụ lục số 03) _ Phòng Tổng hợp; _ Phòng Tài - Kế toán; _ Phòng Quản trị; _ Đội xe Để điều hành máy quan Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm xây dựng trình Chủ tịch Liên minh Hợp tác xà Việt Nam định thành lập quy định rõ chức năng, nhiệm vụ phòng, đơn vị trực thuộc Văn phòng Quy chế hoạt động đơn vị Chánh Văn phòng định Đặc biệt, để có tổ chức máy chặt chẽ từ xuống dứơi, Liên minh Hợp tác xà Việt Nam phải có quy định thời gian làm việc, chế độ nghỉ phép kỷ lt lao ®éng Cơ thĨ nh sau: - Thêi gian làm việc quan tiếng/ ngày vào 40h/ 1tuần Có chế độ thời gian: + Sáng từ 7h30' đến 12h00 chiều từ 13h00 đến 16h30' + Sáng từ 8h00 đến 12h00 chiều từ 13h00 đến 17h00 Cán bộ, nhân viên có trách nhiệm bảo đảm làm việc đuu thời gian lao động Riêng phận Bảo vệ, Đội xe làm việc theo chế độ quy định đặc thù - Cán bộ, nhân viên làm giờ, làm thứ 7, Chủ nhật, ngày lễ, Tết đợc tính bồi dỡng theo chế độ làm - Chế độ nghỉ phép năm, nghỉ ngày lễ, Tết, nghỉ ốm đau, thai sản Cán bộ, nhân viên đợc thực theo Bộ luật Lao động quy định , chế độ chung Nhà nớc - Cán bộ, nhân viên nghỉ làm việc phải xin phép Trờng hợp nghỉ ốm đau phải có giấy chứng nhận bệnh viện hởng lơng từ Bảo hiểm xà hội Về đội ngũ cán Văn phòng Liên minh Hợp tác xà ViÖt Nam