Bài giảng soạn thảo văn bản hành chính biên soạn ths nguyễn thị kim trinh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỬU LONG KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BÀI GIẢNG SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Biên soạn: ThS Nguyễn Thị Kim Trinh Vĩnh Long, 2022 Soạn thảo học quan trọng giúp cho sinh viên biết cách soạn thảo văn hành quy định theo hướng dẫn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ, kiến thức kỹ tạo số văn hành khái niệm, vai trị, u cầu, quy trình ban hành, quy trình soạn thảo, nội dung biên bản, công văn, công điện, báo cáo, thông báo, điều lệ, quy chế, quy định, nội qui, đề án, dự án, kế hoạch, chương trình cơng tác tờ trình… Vì vậy, việc biên soạn giảng soạn thảo văn hành phù hợp với yêu cầu đào tạo nhà trường nhu cầu người học Bài giảng soạn thảo văn hành tác giả biên soạn dựa sở quy định pháp luật hành, sở khoa học, thực tiễn soạn thảo văn hành chính, đồng thời tham khảo số giáo trình soạn thảo tác giả với mong muốn giảng mang đến kiến thức cần thiết cho người học Tác giả biên soạn giảng mong nhận ý kiến đóng góp để giảng soạn thảo văn hành ngày hồn thiện Chương Khái Quát Về Văn Bản Khái quát văn đặc điểm 1.1 Khái niệm văn Theo nghĩa rộng, văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Theo cách hiểu bia đá, hoành phi, câu đối đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác phẩm văn học khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, hiệu, băng ghi âm, vẽ … quan gọi văn Khái niệm sử dụng cách phổ biến giới nghiên cứu văn học, ngôn ngữ học, văn học, sử học nước ta từ trước tới Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết, đề án công tác, báo cáo … gọi văn Ngày nay, khái niệm dùng cách rộng rãi hoạt động quan, tổ chức Khái niệm văn dùng tài liệu hiểu theo nghĩa hẹp nói 1.1.1 Khái niệm văn quản lý Nhà nước Văn quản lý Nhà nước định quản lý thành văn quan nhà nước có thẩm quyền cá nhân nhà nước uỷ quyền theo chức ban hành theo thể thức thủ tục luật định, mang tính quyền lực nhà nước, làm phát sinh hệ pháp lý cụ thể Trong thực tế, văn quản lý Nhà nước sử dụng công cụ nhà nước pháp quyền thể chế hóa quy phạm pháp luật thành văn nhằm quản lý xã hội 1.12 Khái niệm văn hành Khái niệm hành theo nghĩa gốc, quản lý Nhà nước, quản lý thông thường chủ thể đối tượng khách thể Tuy nhiên, theo cách hiểu nay, khái niệm dùng để tổ chức, điều hành, kiểm tra, nắm tình hình hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung Khái niệm văn hành sử dụng với nghĩa văn dùng làm công cụ quản lý điều hành quản trị nhằm thực nhiệm vụ giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dạng ngơn ngữ viết, theo phong cách hành – công vụ 1.2 Đặc điểm văn chức văn 1.2.1 Đặc điểm văn Khi tìm hiểu văn hành thấy đặc điểm trội loại văn kể đến như: Đặc điểm văn hành nói chung a Chủ thể ban hành văn hành quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội với thẩm quyền chức khác hệ thống quan quản lý tổ chức xã hội b Văn tác nghiệp hành chiếm tỷ trọng lớn tổng số loại văn cần thiết phải soạn thảo, ban hành quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội c Nội dung truyền đạt văn hành chủ yếu thơng tin quản lý mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ xuống (các văn cấp chuyển xuống cấp dưới) từ lên (các văn từ cấp chuyển lên cấp trên); theo chiều ngang gồm văn trao đổi quan ngang cấp, ngang quyền d Ngôn ngữ văn phong văn tác nghiệp hành vừa mang tính chất khách quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng; vừa mang tính ngắn gọn, xác, đầy đủ 1.2 Các chức văn 1.2.2.1.Chức thông tin Đây chức tổng quát phổ biến tất loại văn đặc biệt vănbản quản lý Các hình thức ghi tin truyền đạt thơng tin phong phú vậytrong hoạt động quản lý văn phương tiện chủ yếu Truyền đạt thông tin quản lý quavăn xem hình thức thuận lợi đáng tin cậy Đặc biệt đóng vai trị quan trọng có hiệu ghi chép truyền đạt thông tin theo phương pháp kết hợp văn với kỹ thuật truyền thơng đại Hiện người ta truyền qua vơ tuyến khơng nộidung mà hình thức văn quản lý (fax) 1.2.2.2 Chức xã hội, văn hóa, sử liệu Văn hóa nói đến sản phẩm sáng tạo người đấu tranh nhằm vươn tới trình độ sống cao hơn, văn minh Văn hóa biểu q trình tự phát triển người ln ln gắn liền với q trình tự phát triển người ln ln gắn liền với q trình lao động nhằm nhận thức cải tạo hợp lý giới khách quan Xem xét văn quan điểm văn hóa cho thấy chúng sản phẩm sáng tạo người hình thành trình lao động cải tạo giới Văn góp phần quan trọng ghi lại truyền bá cho tầng lớp cho hệ mai sau truyền thống văn hóa quý báu đất nước Thơng qua văn người ta thấy dược hoạt động văn hóa xã hội truyền thống sắc văn hóa dân tộc, quốc gia qua giai đoạn lịch sử Qua văn người ta nhận biết trình độ văn hóa, trình độ quản lý, trình độ giao tiếp quan, người soạn thảo văn Chức văn hóa – xã hội: văn sản phẩm sáng tạo người hình thành trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội cải tạo thiên nhiên (tư liệu để tìm hiểu lịch sử, hình mẫu học tập…) 1.2.2.3.Chức pháp lý Xét theo chức nói văn phương tiện tác động riêng rẽ pháp luật đến quan hệ xã hội thể chỗ giúp quan ghi lại phổ biến quy phạm pháp luật, điều chỉnh quan hệ pháp luật xã hội Văn sở pháp lý cho hoạt động quan, đồn thể, xí nghiệp Văn phản ánh kết vận dụng quy phạm pháp luật vào thực tiễn quản lý nhà nước, quản lý xã hội Do gọi văn ban hành theo chức pháp lý sản phẩm trình áp dụng cụ thể quy phạm pháp luật quản lý nhà nước quản lý xã hội Đây hình thức đảm bảo pháp lý định quản lý Ban hành văn theo phương hướng quan có thẩm quyền nhà nước, đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức văn hóa xã hội thực mục đích bảo vệ trật tự pháp lý quan hệ xã hội, bảo vệ quyền lợi đáng người lao động trước pháp luật.Ở chức pháp lý văn gắn liền với mục tiêu ban hành chúng 1.2.2.4 Chức quản lý điều hành Chức xuất văn sử dụng để thu thập thông tin, ban hành tổ chức thực định quản lý thơng tin văn để quan đề định quản lý Văn phương tiện để quan tổ chức, điều hành nắm tình hình kết thực định quản lý Phân loại văn 2.1 Văn quản lý nhà nước 2.1.1 Khái niệm Văn quản lý nhà nước (VBQLNN) định thơng tin quản lý thành văn (được văn hố) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhà nước đảm bảo thi hành hình thức khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân Văn QLHCNN phận văn QLNN, bao gồm văn quan nhà nước (mà chủ yếu quan hành nhà nước) dùng để đưa định chuyển tải thông tin quản lý hoạt động chấp hành điều hành Các văn đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn luật, văn luật mang tính chất luật) thuộc thẩm quyền tư pháp (bản án, cáo trạng, ) văn QLHCNN rãi, bao gồm tất cá vấn đề hoạt động thường xuyên quan, tổ chức 6.2 Các loại công văn hành Căn vào nội dung, cơng văn chia thành: - Công văn mời họp - Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị - Công văn trả lời (phúc đáp) - Công văn hướng dẫn - Cơng văn giải thích - Cơng văn đơn đốc, nhắc nhở - Công văn đạo - Công văn cám ơn 6.3 Đặc điểm cơng văn hành - Chủ thể ban hành công văn quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp có pháp nhân, cán bộ, cơng chức nhà nước có thẩm quyền, ủy quyền Nhà nước để thực thi nhiệm vụ nhằm giải vấn đề theo trách nhiệm chức giao - Công văn hành chình phải tuân thủ quy định thể thức, nội dung Nhà nước quy định - Cơng văn hành phải thể đặc trưng phong cách hành cơng vụ, nghĩa phải thể tính khách quan, trang trọng, uy nghiêm lịch sự, lễ độ Trong trường hợp phải vận dụng linh hoạt cho thích hợp với nội dung công văn 67 - Công văn cần viết ngắn gọn, rõ ràng Mỗi công văn thường nêu vấn đề để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải 6.4 Phương pháp soạn thảo công văn hành Bố cục thơng thường cơng văn hành gồm phần: - Phần mở đầu nêu rõ lý do, mục đích việc ban hành cơng văn Thơng thường, phần mở đầu trình bày câu đơn có thành phần phụ trạng ngữ mục đích trạng ngữ tình - Phần nội dung diễn đạt văn xi với mục đích thông báo, truyền tin Tùy theo vấn đề công văn đề cập mà người soạn thảo viết thành đoạn văn hay câu dài Nếu có nhiều vấn đề cần phải trao đổi trả lời, người soạn thảo trình bày phần nội dung hệ thống đề mục(đánh số Ả rập) Tất chi tiết trình bày cần phải rõ ràng, mạch lạc, liên quan logic với nhằm thể mục tiêu công văn - Phần kết thúc: nhiều trường hợp, phần kết thúc mang tính hình thức, cần thiết Nếu công văn mời họp, phần kết thúc thông thường là: “Đề nghị … đến dự họp đầy đủ để buổi họp thu nhiều kết quả…” Trong công văn khác, phần kết thúc thường lời chào trân trọng nêu yêu cầu cá nhân, quan, tổ chức nhận văn Trong phần kết thúc công văn, người soạn thảo cần đặc biệt lưu ý đến quan hệ vai quan ngang hàng gửi cho cấp để lựa chọn văn phong phù hợp 68 6.5 Nội dung cụ thể số loại cơng văn hành 6.5.1 Cơng văn mời họp: - Phần mở đầu: Nêu rõ lý do, mục đích họp hội nghị - Phần nội dung: Nêu nội dung họp, hội nghị: nêu thành phần tham dự, thời gian, địa điểm - Phần kết thúc: Lời yêu cầu, đề nghị đại biểu đến dự giờ, thành phần lời mong đợi có mặt đại biểu 6.5.2 Cơng văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị: - Phần mở đầu: Nêu rõ lý do, mục đích việc chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị - Phần nội dung: Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề xuất, chất vấn, yêu cầu, kiến nghị Nêu rõ nội dung cụ thể thời hạn cần xem xét giải vấn đề - Phần kết thúc: Nêu mong mỏi quan tâm giải vả lời cảm ơn 6.5.3 Công văn trả lời - Phần mở đầu: Ghi rõ trả lời theo công văn, số, ký hiệu, ngày tháng năm, ai, vấn đề - Phần nội dung: Nêu câu trả lời trực tiếp vấn đề yêu cầu, phần vấn đề chưa trả lời phải giải thích rõ lý - Phần kết thúc: Thể quan tâm người trả lời người hỏi (mang tính xã giao) 69 6.5.4 Công văn đôn đốc, nhắc nhở - Phần mở đầu: Nhắc lại chủ trương, sách, kế hoạch, định, văn đạo để thực - Phần nội dung: Tóm tắt tình hình thực hiện, đề biện pháp tiếp tục thực mặt tồn tại, giao trách nhiệm cho quan đơn vị cấp tiếp tục tổ chức thực nêu thời gian thực - Phần kết thúc: Yêu cầu quan đơn vị cấp khẩn trương triển khai báo cáo kết cho ban đạo kiểm tra 6.5.5 Công văn hướng dẫn, giải thích: - Phần mở đầu: Phân tích sơ nguồn gốc xuất xứ chủ trương, sách, định hướng dẫn giãi thích cơng văn - Phần nội dung: Phân tích ý nghĩa, tác dụng chủ trương sách mặt kinh tế - xã hội, trị Nêu rõ mục đích chủ trương sách cách tổ chức thực - Phần kết thúc: Thể quan tâm đơn vị việc hướng dẫn giải thích cơng văn Kỹ thuật soạn thảo trình bày hợp đồng 7.1 Khái niệm Hợp đồng thỏa thuận cá nhân, tổ chức lời nói, hành vi, văn hình thức có giá trị tương đương văn bao gồm điện báo, telex, fax, thông điệp liệu hình thức khác theo quy định pháp 70 luật; hai bên xác lập quan hệ pháp lý quyền nghĩa vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu, lợi ích 7.2 Điều kiện hợp đồng Hợp đồng phải có bốn điều kiện: - Sự ưng thuận: sở hợp đồng đồng ý, lịng cách tự nguyện; khơng ai, quan quyền ép buộc đối tượng khác phải ký kết hợp đồng với - Năng lực: Người ký hợp đồng phải có đầy đủ lực pháp lý - Đối tượng: Cam kết điều gì, việc để làm bàn giao - Nguyên do: Hợp đồng phải dựa nguyên hợp pháp, không trái pháp luật đạo đức xã hội 7.3 Hiệu lực hợp đồng - Hợp đồng mong muốn hai bên giao ước, ràng buộc hai bên hai bên thấy khơng cịn mong muốn tiếp tục trì hợp đồng thực xong - Nếu có tranh chấp hợp đồng quan chức dựa theo điều khoản hợp đồng theo luật để phân xử 7.4 Cấu trúc hợp đồng Cấu trúc hợp đồng có hai phần bắt buộc - Phần xác lập chủ thể giao kết + Nêu bên giao kết, phân định vị trí giao kết 71 + Nêu thông tin liên quan đến chủ thể giao kết (địa chỉ, người đại diện, chức vụ người đại diện, tài khoản thức, mã số thuế …) - Phần nội dung thỏa thuận giao kết Được thể thông qua điều khoản phù hợp với nội dung hợp đồng 7.5 Những vấn đề cần lưu ý soạn thảo hợp đồng Để phòng tránh rủi ro ký kết hợp đồng, cần lưu ý số vấn đề sau: 7.5.1 Nắm vững quy định pháp luật hợp đồng - Hình thức hợp đồng phải quy định pháp luật Những loại hợp đồng mà pháp luật quy định phải lập thành văn bản, phải đăng ký, cơng chứng chứng thực nên tn thủ để đảm bảo cho việc thực giao dịch Cẩn trọng tìm hiểu kỷ giao dịch qua mạng điện tử để phù hợp theo quy định Luật Giao dịch điện tử - Chủ thể tham gia ký kết hợp đồng phải đảm bảo tư cách theo quy định pháp luật đủ lực hành vi dân sự, độ tuổi theo luật định Trong trường hợp đại diện ủy quyền chủ thể để ký kết phải có giấy ủy quyền phải ghi rõ hợp đồng - Hợp đồng phải chặt chẽ, đầy đủ nội dung áp dụng theo luật định Cần cân nhắc cẩn thận đưa điều khoản hợp đồng để thực tốt yêu cầu việc giao dịch Chỉ ký kết hợp đồng nhận thấy có khả thực điều khoản; 72 thấy khó có khả thực cần đàm phán, thương lượng lại - Trong nhiều trường hợp, soạn thảo phụ lục hợp đồng Điều 408 Bộ luật Dân ghi rõ, kèm theo hợp đồng có phụ lục để quy định chi tiết số điều khoản hợp đồng Phụ lục hợp đồng có hiệu lực hợp đồng Nội dung phụ lục hợp đồng không trái với nội dung hợp đồng Trong trường hợp phụ lục hợp đồng có điều khoản trái với nội dung điều khoản hợp đồng điều khoản khơng có hiệu lực, trừ trường hợp có thỏa thuận khác Trong trường hợp bên chấp nhận phụ lục hợp đồng có điều khoản trái với điều khoản hợp đồng coi điều khoản hợp đồng sửa đổi - Đối với hợp đồng dân theo mẫu (là hợp đồng gồm điều khoản bên đưa theo mẫu hợp đồng bảo hiểm; hợp đồng cung ứng điện nước…) để bên trả lời khoản thời gian hợp lý; bên đề nghị trả lời chấp nhận coi chấp nhận toàn nội dung hợp đồng theo mẫu mà bên đề nghị đưa Trong trường hợp hợp đồng theo mẫu có điều khoản khơng rõ ràng bên đưa hợp đồng theo mẫu phải chịu bất lợi giải thích điều khoản Trong trường hợp hợp đồng theo mẫu có điều khoản miễn trách nhiệm bên đưa hợp đồng theo mẫu, tăng trách nhiệm loại bỏ quyền lợi đáng bên điều khoản khơng có hiệu lực, trừ trường hợp có thỏa thuận khác Trong trường hợp sơ suất ký kết hợp đồng dẫn đến việc không thống cách hiểu điều khoản, cần phải giải thích cụ thể thống 73 cách hiểu điều khoản, cần phải giải thích cụ thể quy định Điều 409 Bộ luật Dân sau: - Khi hợp đồng có điều khoản khơng rõ ràng không dựa vào ngôn từ hợp đồng mà cịn phải vào ý chí chung bên để giải thích điều khoản - Khi điều khoản hợp đồng hiểu theo nhiều nghĩa khác phải chọn nghĩa làm cho điều khoản thực có lợi ích cho bên - Khi hợp đồng có điều khoản ngơn từ khó hiểu phải giải thích theo nghĩa phù hợp với tính chất hợp đồng - Khi hợp đồng có điều khoản ngơn từ khó hiểu phải giải thích theo tập qn địa điểm giao kết hợp đồng - Khi hợp dồng thiếu số điều khoản bổ sung theo tập quán loại hợp đồng địa điểm giao kết hợp đồng - Các điều khoản hợp đồng phải giải thích mối liên hệ với nhau, cho ý nghĩa điều khoản phù hợp với tồn nội dung hợp đồng - Trong trường hợp có mâu thuẫn ý chí chung bên với ngơn từ sử dụng hợp đồng ý chí chung bên dùng để giải thích hợp đồng - Trong trường hợp bên mạnh đưa vào hợp đồng nội dung bất lợi cho bên yếu giải thích hợp đồng phải theo hướng có lợi cho bên yếu 74 7.5.2 Lưu ý cách sử dụng ngôn ngữ hợp đồng Hợp đồng có tính hiệu lực cao, cần lưu ý đến cách diễn đạt, không “sai li, dặm” dẫn đến hậu khó lường - Từ ngữ dùng hợp đồng + Phải xác để thực rõ ý chí bên + Phải cụ thể để tránh nhầm lẫn đáng tiếc dẫn đến tranh chấp hợp đồng + Phải có tính đơn nghĩa để tránh tạo kẽ hở cho kẻ xấu lợi dụng Do hợp đồng khơng dùng từ mơ hồ nghĩa, không dùng dấu ngoặc kép dấu chấm lửng để đảm bảo có cách hiểu diễn đạt - Câu dùng hợp đồng + Câu dùng hợp đồng phải ngữ pháp Dùng sai ngữ pháp dẫn đến việc hiểu sai nghĩa câu + Lưu ý đến trật tự từ câu Tiếng VIệt ngôn ngữ đơn lập, trật tự từ câu có vai trò quan trọng việc xác định ý nghĩa câu + Câu dùng hợp phải ngắn gọn, rõ ràng đủ ý Phải nắm vững cách sử dụng dấu câu tiếng Việt, đặc biệt chức dấu chấm, dấu phẩy dấu chấm phẩy vị trí chúng câu 75 Câu hỏi thảo luận Hãy viết đơn đề nghị giải việc gây rối trật tự nhóm niên tổ A, khu vực An Bình, Hậu Giang Hãy viết văn yêu cầu xã A, tỉnh A giải trình việc phát sai đối tượng trợ cấp nhà nước cho người dân bị ảnh hưởng dịch covid 19 Hãy viết biên làm việc công ty A B việc đấu thầu xây dựng nhà tình thương làng C Hãy soạn kế hoạch xin vốn đầu từ tỉnh việc xây dựng đường nông thôn xã C Hãy soạn kế hoạch cho buổi phát quà cho bà vùng bị thiên tai tỉnh A miền trung Hãy soạn văn định cử anh A sang Nhật học tập hai năm Hãy soạn định điều chuyển thư ký phịng hành sang làm trợ lý thư ký cho giám đốc Hãy soạn văn triệu tập nhân viên họp đột xuất việc thực chỉnh thị giãn cách xã hội theo thị phủ Hãy soạn thư mời tết niên trường đại học A đến cựu sinh viên trường 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO A Giáo trình Nguyễn Đăng Dung (chủ biên), Nguyễn Hồng Anh, Võ Trí Hảo, Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 2014 Đoàn Thị Tố Liên, Nguyễn Thị Ngọc Hoa (đồng chủ biên), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn pháp luật, NXB Tư Pháp Hà Nội, 2011 Nguyễn Văn Thâm Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 2003 Lưu Kiếm Thanh Kỹ thuật xây dựng ban hành văn NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 2003 Đoàn Thị Tố Uyên (chủ biên), Trần Thị Vượng, Cao Kim Anh,Giáo trình soạn thảo vă hành thơng dụng, NXB Tư Pháp, 2019 Bộ xây dựng, giáo trình soạn thảo văn bản, Nxb Xây Dựng Hà Nội, 2004 B Nghị định, Thông tư Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành MỤC LỤC Khái quát văn đặc điểm 1.1 Khái niệm văn 1.1.1 Khái niệm văn quản lý Nhà nước 1.12 Khái niệm văn hành 2.2.3 Phân loại văn 15 2.2.4 Danh mục quy định viết tắt tên loại văn bản, văn 16 Chương Thể Thức Và Kỹ Thuật Trình Bày 19 Quy định chung 19 1.1 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề đánh số trang văn 19 1.2 Các thành phần thể thức văn 20 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 22 2.1 Quốc hiệu 22 2.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn 23 2.2.3 Số, ký hiệu văn 25 2.2.4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 27 2.2.5 Tên loại trích yếu nội dung văn 28 2.2.6 Nội dung văn 29 2.2.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền 31 2.2.8 Dấu quan, tổ chức 33 2.2.9 Nơi nhận 33 2.2.9.3 Các thành phần khác 35 2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày 38 2.3.1 Thể thức 38 2.3.2 Kỹ thuật trình bày 39 2.4 Viết hoa văn hành 47 2.4.1 Viết hoa phép đặt câu 47 2.4.2 Viết hoa danh từ riêng tên người 48 2.4.3 Viết hoa tên địa lý 48 2.4.4 Viết hoa tên quan, tổ chức 50 2.4.5 Viết hoa trường hợp khác 51 Chương Quy Trình Soạn Thảo Và Ban Hành Văn Bản 55 Yêu cầu việc soạn thảo ban hành văn 55 1.1 Nội dung văn phải hợp hiến hợp pháp 55 1.2 Văn phải soạn thảo thể thức quy định 55 1.3 Văn phải soạn thảo thẩm quyền quy định 55 1.4 Văn phải đảm bảo tính khả thi 56 1.5 Văn phải trình bày theo phong cách ngơn ngữ hành – cơng vụ 56 2.1 Bước chuẩn bị 56 2.3 Bước viết thành văn 57 2.4 Bước duyệt ký văn 57 2.5 Bước hoàn chỉnh, ban hành triển khai văn 58 Chương Kỹ Thuật Soạn Thảo Văn Bản Và Trình Bày Một Số Loại Văn Bản Hành Chính Thơng Dụng 60 Kỹ thuật soạn thảo trình bày định 60 1.1 Khái niệm 60 1.2 Cấu trúc định 60 2.1 Khái niệm thông báo 61 2.2 Yêu cầu thông báo 61 2.3 Cấu trúc thông báo 61 2.4 Các loại thông báo thường sử dụng 62 Kỹ thuật soạn thảo trình bày tờ trình 62 3.1 Khái niệm tờ trình 62 3.3 Cấu trúc tờ trình 63 Kỹ thuật soạn thảo trình bày báo cáo 63 4.1 Khái niệm 63 4.2 Yêu cầu báo cáo 64 4.3 Phân loại báo cáo 64 4.4 Phương pháp soạn thảo báo cáo 64 4.4.1 Bước chuẩn bị 64 4.4.2 Bước viết báo cáo 65 4.4.3 Cấu trúc báo cáo 65 Kỹ thuật soạn thảo trình bày biên 65 5.1 Khái niệm biên 65 5.2 Phân loại biên 66 5.3 Phương pháp ghi biên 66 5.4 Cấu trúc biên 66 Kỹ thuật soạn thảo trình bày cơng văn hành 66 6.1 Khái niệm cơng văn hành 66 6.2 Các loại công văn hành 67 6.3 Đặc điểm cơng văn hành 67 6.4 Phương pháp soạn thảo cơng văn hành 68 6.5 Nội dung cụ thể số loại cơng văn hành 69 6.5.1 Công văn mời họp: 69 6.5.2 Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị: 69 6.5.3 Công văn trả lời 69 6.5.4 Công văn đôn đốc, nhắc nhở 70 6.5.5 Cơng văn hướng dẫn, giải thích: 70 7.1 Khái niệm 70 7.2 Điều kiện hợp đồng 71 7.3 Hiệu lực hợp đồng 71 7.4 Cấu trúc hợp đồng 71 7.5 Những vấn đề cần lưu ý soạn thảo hợp đồng 72