Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản hành chính tại trường đại học sư phạm kỹ thuật vinh

i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH ĐĂNG MINH VIỆT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC NGHỆ AN - 2016 ii BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH ĐĂNG MINH VIỆT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH Chuyên ngành: Quản lý Giáo dục Mã số: 60.14.01.14 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS PHẠM MINH HÙNG NGHỆ AN - 2016 iii LỜI CẢM ƠN Để thực đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn hành Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh”, nhận quan tâm giúp đỡ nhiệt tình q thầy, giáo Đặc biệt giúp đỡ nhiệt tình thầy giáo PGS.TS Phạm Minh Hùng - Người hướng dẫn thực đề tài Vì vậy, lời cho phép xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo, cô giáo giảng dạy Khoa Giáo dục - Trường Đại học Vinh, Ban Giám hiệu Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh bạn đồng nghiệp; đặc biệt cho phép gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo PGS.TS Phạm Minh Hùng giúp tơi hồn thành đề tài Mặc dù có nhiều cố gắng hồn thành luận văn tất nhiệt tình, tâm huyết lực mình, nhiên khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong đóng góp q báu thầy cô bạn bè Tôi xin chân thành cảm ơn! Nghệ An, tháng năm 2016 Tác giả Đặng Minh Việt iv MỤC LỤC MỤC LỤC i MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu 3 Khách thể đối tượng nghiên cứu Giả thuyết khoa học Nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp luận văn Cấu trúc luận văn Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT 1.1 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 1.2 Các khái niệm đề tài 1.2.1 Văn văn hành 1.2.1.1 Văn 1.2.1.2 Văn hành 1.2.2 Quản lý quản lý văn hành 10 1.2.2.1 Quản lý 10 1.2.2.2 Quản lý văn hành 18 1.2.3 Giải pháp giải pháp quản lý văn hành 18 1.2.3.1 Giải pháp 18 1.2.3.2 Giải pháp quản lý văn hành 19 1.3 Văn hành trường đại học sư phạm kỹ thuật 19 v 1.4 Vấn đề quản lý văn hành trường đại học sư phạm kỹ thuật 23 1.4.1 Sự cần thiết phải quản lý văn hành trường đại học sư phạm kỹ thuật 23 1.4.2 Nội dung quản lý văn hành trường đại học sư phạm kỹ thuật 25 1.4.2.1 Quản lý việc soạn thảo, ban hành văn hành 25 1.4.2.2 Quản lý văn đến, văn đi, lưu trữ văn hành 34 1.4.3 Phương pháp quản lý văn hành trường đại học sư phạm kỹ thuật 38 1.4.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý văn hành trường đại học sư phạm kỹ thuật 39 Kết luận chương 41 Chương 42 CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA VẤN ĐỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH 42 2.1 Khái quát về Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh 42 2.1.1 Lịch sử phát triển, chức nhiệm vụ, cấu tổ chức 42 2.1.1.1 Lịch sử phát triển 42 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 43 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức 44 2.1.2 Hoạt động đào tạo 47 2.1.2.1 Đào tạo sau đại học 47 2.1.2.2 Đào tạo đại học, cao đẳng 48 2.1.2.3 Đào tạo nghề 49 2.1.2.4 Đánh giá chung đào tạo 50 2.1.3 Hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dụng chuyển giao công nghệ50 vi 2.1.4 Cơ sở vật chất, thiết bị 52 2.2 Thực trạng công tác văn tại Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh 57 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn hành 59 2.2.2 Quản lý văn đến văn lưu văn 74 2.2.3 Đánh giá về cơng tác văn hành trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh 74 2.3 Thực trạng quản lý văn tại Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh 75 2.3.1 Về ưu điểm 76 2.3.2 Một số tồn 76 2.3.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn hành 76 2.3.2.2 Công tác quản lý văn đến, văn đi, lưu trữ văn 77 2.4 Nguyên nhân thực trạng 78 Kết luận chương 80 Chương 81 MỘT SỐ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH 81 3.1 Nguyên tắc đề xuất biện pháp 81 3.1.1 Đảm bảo tính mục tiêu 81 3.1.2 Đảm bảo tính thực tiễn 81 3.1.3 Đảm bảo tính hiệu 81 3.1.4 Đảm bảo tính khả thi 81 3.2 Giải pháp quản lý văn hành tại Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh 82 3.2.1 Quản lý việc soạn thảo ban hành văn hành 82 3.2.1.1 Mục tiêu giải pháp 82 vii 3.2.1.2 Nội dung giải pháp 83 3.2.1.3 Cách thức thực giải pháp 83 3.2.1.4 Điều kiện thực giải pháp 89 3.2.2 Quản lý văn đến, văn lưu trữ văn hành 90 3.2.2.1 Mục tiêu giải pháp 90 3.2.2.2 Nội dung giải pháp 90 3.2.2.3 Cách thức thực giải pháp 90 3.2.2.4 Điều kiện thực giải pháp 92 3.2.3 Sử dụng công nghệ thơng tin quản lý văn hành 93 3.2.3.1 Mục tiêu giải pháp 93 3.2.3.2 Nội dung giải pháp 93 3.2.3.3 Cách thức thực giải pháp 93 3.2.3.4 Điều kiện thực giải pháp 95 3.2.4 Bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho người làm công tác quản lý văn 95 3.2.4.1 Mục tiêu giải pháp 95 3.2.4.2 Nội dung giải pháp 95 3.2.4.3 Cách thức thực giải pháp 96 3.2.4.4 Điêu kiện thực giải pháp 98 3.3 Khảo sát cần thiết tính khả thi giải pháp đề xuất 98 3.3.1 Khảo sát cần thiết giải pháp đề xuất 99 3.3.2 Khảo sát tính khả thi giải pháp đề xuất 100 Kết luận chương 100 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 102 TÀI LIỆU THAM KHẢO 104 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn hành văn quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt định quản lý thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo thể thức, thủ tục thẩm quyền luật định Nói khác, văn hành phương tiện quan trọng để đảm bảo thông tin cho quản lý phản ánh kết hoạt động quản lý, đồng thời truyền đạt ý chí, mệnh lệnh quan nhà nước cho cấp Văn hành thơng tin giao dịch thức quan, tổ chức với nhà nước với tổ chức công dân Trong năm vừa qua, với chủ trương đổi toàn diện giáo dục đào tạo, Đảng nhà nước có nhiều chủ trương, sách việc cải cách thủ tục hành Thực Nghị Đại hội XI Đảng, ngày 08 tháng 11 năm 2011, Chính phủ ban hành Nghị số 30c/NQ-CP Chính phủ việc ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011 – 2020; triển khai Nghị số 30c/NQ-CP Chính phủ, Bộ Giáo dục Đào tạo Quyết định số 78 /QĐBGDĐT ban hành Kế hoạch cải cách hành năm 2015 Bên cạnh nhiều quy định hướng dẫn công tác văn như: Quyết định số 678/QĐ-BNV ngày 02/7/2014 Bộ Nội vụ Ban hành Quy chế xây dựng, thẩm định ban hành văn quy phạm pháp luật; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ, Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Nghị định số 16/2013/NĐCP ngày 06/02/2013 Chính phủ rà sốt, hệ thống hóa văn quy phạm pháp luật; Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng năm 2012 Thủ tướng Chính phủ, việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước Điều đặt cho trường đại học có quan tâm hồn thiệt cơng tác văn hành Được thành lập từ năm 1960, Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh Trường cơng lập, có chức đào tạo giáo viên dạy nghề trình độ đại học cao đẳng; đào tạo nhân lực trình độ đại học cao đẳng chuyên ngành kỹ thuật, công nghệ; dạy nghề cấp trình độ; nghiên cứu ứng dụng khoa học, công nghệ phục vụ giáo dục – đào tạo phát triển kinh tế - xã hội Mục tiêu phát triển Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh trường đại học đa ngành, đa cấp trình độ đa hệ đào tạo lĩnh vực sư phạm kỹ thuật, kỹ thuật công nghệ lĩnh vưc kinh tế khác Nghiên cứu khoa học chuyển giao sản phẩm công nghệ phù hợp với ngành nghề mà Trường đào tạo Hiện nay, Trường xúc tiến thực đề án xây dựng Trường trở thành trường đại học sư phạm kỹ thuật điểm quốc gia Cùng với việc cải cách thủ tục hành chính, thay đổi cơng tác giáo dục đào tạo quy định công tác văn bản, công tác tổ chức quản lý văn hành có vị trí quan trọng hình thành phát triển tất quan tổ chức Vì vậy, Nhà trường đặc biệt quan tâm đến cơng tác góp phần nâng cao uy tín chất lượng hoạt động Nhà trường Đây hoạt động đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cách đầy đủ, kịp thời xác nhằm phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý Hiệu trưởng, Ban Giám hiệu đơn vị Nhà trường, đồng thời tạo lên hệ thống đồng xuyên suốt từ xuống Thực tế cho thấy từ nhiều năm qua cơng tác quản lý văn hành ln giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phịng phận khơng thể thiếu ở quan tổ chức Cùng với phát triển máy hành qua thời kỳ, cơng tác quản lý văn hành Nhà trường ngày củng cố mở rộng, giai đoạn hội nhập quốc tế hiên Ở Nhà trường nghiệp vụ quy định cách thống nhất, cụ thể, phổ biến thường xuyên Được quan tâm thống đạo cấp, ngành quản lý văn bản, hoạt động Nhà trường bước nâng cao hoàn thiện mặt Các giải pháp quản lý văn hành nhiều quan nhà nước tích cực áp dụng Cùng với xu đó, Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh tích cực áp dụng nhiều giải pháp khoa học – công nghệ vào quản lý văn ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000, triển khai thực văn quy phạm Trung ương, Bộ Lao động – Thương binh Xã hội, Bộ Giáo dục Đảo tạo quản lý văn Tuy nhiên, triển khai áp dụng giải pháp nêu đơn vị chưa áp dụng thống nhất, nơi hiểu cách - làm kiểu dẫn đến tính khoa học hệ thống, tính pháp chế cơng tác quản lý văn Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh chưa cao Từ lý trên, chọn đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn hành tại Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh” để nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Trên sơ nghiên cứu lý luận thực tiễn, đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn hành Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh, góp phần đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi giáo dục đào tạo ở nước ta Khách thể đối tượng nghiên cứu 3.1 Khách thể nghiên cứu 93 - Cán pháp chế thuộc phịng Tổng hợp - Hành - Quản trị có đủ số lượng, lực công tác văn để thực việc kiểm tra, kiểm soat văn ban hành không thẩm quyền, văn mắc lỗi, từ giúp cho lãnh đạo Trường có điều chỉnh kịp thời công tác ban hành soạn thảo văn 3.2.3 Sử dụng công nghệ thơng tin quản lý văn hành 3.2.3.1 Mục tiêu giải pháp Số hóa tài liệu lưu trữ để xây dựng sở liệu, tạo lập dịch vụ khai thác sử dụng thông tin tài văn Cùng với dịch vụ lưu trữ, khai thác tìm kiếm thơng tin ngày phát triển với tốc độ nhanh chóng Bởi vậy, sử dụng công nghệ thông tin quản lý văn để thu thập; xác định giá trị tài liệu; bảo quản an toàn; tổ chức khai thác, sử dụng nhanh chóng, thuận tiện 3.2.3.2 Nợi dung giải pháp - Tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động nội Trường - Xây dựng phần mềm quản lý văn đến, văn - Xây dựng phần mềm quản lý văn lưu trữ 3.2.3.3 Cách thức thực giải pháp - Các đơn vị, tổ chức phải sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ để trao đổi loại văn sau nội đơn vị: + Giấy mời họp; tài liệu phục vụ họp; + Văn để biết, để báo cáo; + Thông báo chung quan; + Tài liệu cần trao đổi q trình xử lý cơng việc (Dự thảo văn xin ý kiến nội bộ, văn góp ý, bảng biểu thống kê, …) - Sử dụng hiệu Email đơn vị, tổ chức để gửi, nhận văn hành chính, tiến tới thay dần văn giấy, trao đổi hồ sơ công việc văn khác mạng đơn vị Trường; 94 - Đảm bảo kinh phí nâng cấp, hồn thiện hạ tầng kĩ thuật,các hệ thống thông tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn điện tử, hướng tới nâng cao hoạt động, mở rộng kết nối đến đơn vị ngành, coi nhiệm vụ cấp bách, điều kiện tối thiểu để làm việc, ưu tiên kinh phí kế hoạch ngân sách hàng năm - Tổ chức khoá đào tạo ngắn hạn, bảo đảm tất cán bộ, công chức, viên chức Trường sử dụng thành thạo hiệu thư điện tử hệ thống văn điện tử giải công việc Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư nói chung quản lý văn nói riêng yêu cầu cấp thiết Trong nghiệp vụ công tác văn thư quản lý văn khâu nghiệp vụ quan trọng Phòng Tổng hợp - Hành - Quản trị Vì Tổng hợp - Hành - Quản trị cần phối hợp với đơn vị để xây dựng quy trình chung công tác soạn thảo quản lý văn từ xây dưng phần mềm chuyên dụng thay cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký văn đi…Bằng phương pháp quản lý mang lại hiệu nhiều mặt, mạng tin học nội quan kết nối - Sử dụng phần mềm văn - đến tạo điều kiện thuận lợi để lãnh đạo quản lý, theo dõi dễ dàng trình luân chuyển, giải văn chun viên Bởi tồn trình xử lý văn thể máy vi tính từ văn hình thành, chuyển đến, đến văn giải Nhờ đó, việc báo cáo tình hình thực cơng việc có nhiều thuận lợi phục vụ có hiệu u cầu lãnh đạo Ngồi ra, phần mềm quản lý văn - đến tạo điều kiện thuận lợi việc cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê văn tùy theo yêu cầu người sử dụng, thống kê văn - đến, thống kê tình trạng xử lý văn - Sử dụng Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ: Đây phần mềm quản lý khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành mạng nội 95 3.2.3.4 Điều kiện thực giải pháp - Phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn điện tử cán bộ, công chức, viên chức công việc, coi trách nhiệm, quyền hạn cán bộ, công chức, viên chức việc nâng cao hiệu hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính, tiêu chí đánh giá cơng tác thi đua khen thưởng hàng năm cá nhân tập thể - Sự quan tâm đạo lãnh đạo Trường công tác văn Nhà trường, xây dựng quy chế sử dụng văn điện tử Nhà trường, đạo đơn vị phối hợp viết phần mềm quản lý văn đến, văn Quan tâm ưu tiên bố trí kinh phí đủ, kịp thời để triển khai nhiệm vụ, dự án xây dựng, trì hoạt động hệ thống phần mềm quản lý văn điều hành, hệ thống thư điện tử - Xây dựng hệ thống mạng Lan toàn Trường, kết nối quan sở ban ngành liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang Web quan đơn vị liên quan - Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo q trình tra cứu cổng thơng tin điện tử đơn vị liên quan truyền tải thông tin có yêu cầu, phương tiện máy Fax, điện thoại kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thơng tin tín hiệu nhận 3.2.4 Bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho người làm công tác quản lý văn 3.2.4.1 Mục tiêu giải pháp Giúp cho chuyên viên làm công tác văn thư, lưu trữ nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ 3.2.4.2 Nợi dung giải pháp Bồi dưỡng, đào tạo cán công chức làm công tác văn thư, lưu trữ bao gồm công việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn quản lý sử dụng 96 dấu; thu thập, bổ sung; phân loại, chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu kêt hợp chỉnh lý; thống kê tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu; tổ chức, khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 3.2.4.3 Cách thức thực giải pháp i) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ soạn thảo văn cho cán bộ, viên chức Hiện đội ngũ cán bộ, viên chức trực tiếp làm cơng tác soạn thảo văn cịn thiếu số lượng, phận không nhỏ chưa đảm bảo trình độ lực Cho nên, trước tiên phải khơng ngừng bổ sung, kiện tồn tổ chức cán cho công tác văn thư, lưu trữ trường; Đồng thời thường xuyên nâng cao trình độ soạn thảo văn cho cán bộ, viên chức theo cach thức sau: - Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức làm cơng tác soạn văn nhằm nâng cao trình độ, lực phân tích, lực dự báo, kỹ nghiệp vụ trách nhiệm họ công việc giao Kiện toàn tổ chức, máy đạo tổ chức thực phận pháp chế trường - Tuyên truyền, phổ biến cho tất cán bộ, viên chức nhà trường nắm bắt quy định pháp luật hình thức văn bản, mục đích để tránh tính không thống nhất, thiếu đồng soạn thảo, ban hành văn trường - Cần nâng cao nhận thức cho cán làm công tác soạn thảo vai trò, ý nghĩa tầm quan trọng hậu cùa văn không soạn thảo, sử dụng quản lý quy định cản trở gây khó khăn hoạt động quản lý tất lĩnh vực hoạt động nhà trường - Thường xuyên định kỳ năm mở lớp tập huấn nghiệp vụ văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn để giúp cho cán soạn thảo có điều kiện học hỏi, trao dồi giúp đỡ cập nhật thông tin ii) Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, viên chức về nghiệp vụ lưu trữ Để có đội ngũ đáp ứng yêu cầu thực tiễn lưu trữ đề ra, 97 khả tinh thần tự học tập cán bộ, viên chức lại phụ thuộc nhiều vào công tác đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên kiến thức kỹ thực hành cho họ Đưa vào kế hoạch chung trình xây dựng phát triển cán bộ, viên chức chuyên trách kiêm nhiệm, muốn vậy, tiến hành rà soát đội ngũ cán bộ, viên chức lưu trữ, đầu tư xây dựng chiến lược quy hoạch phát triển đội ngũ cán bộ, viên chức dựa khoa học xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, từ có hướng đào tạo, bồi dưỡng phát triển đội ngũ viên chức lưu trữ Xây dựng chiến lược đào tạo, phát triển nguồn nhân lực vấn đề mấu chốt, nhân tố định đến thành bại công tác văn thư, lưu trữ - Trước mắt, sở phù hợp với công việc, tiến hành đào tạo, bồi dưỡng theo hướng sát thực nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức làm việc khối hành quản lý Đào tạo gắn với sử dụng, có địa cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm - Trong công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức lưu trữ nhằm nâng cao lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức, cần bồi dưỡng thêm phong cách làm việc đại, đáp ứng yêu cầu đại hóa hành tối ưu hóa công tác lưu trữ; + Tiếp tục quán triệt nguyên tắc quản lý tập trung, thống công tác văn thư, lưu trữ Cụ thể, phải thống quản lý nhà nước phông lưu Đổi nội dung, phương pháp lập hồ sơ cách khoa học, hiệu Cần có qui định để đưa việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào kho lưu trừ thành nề nếp; Đồng thời, xem chi tiêu để đánh giá, thi đua - khen thưởng + Cần đưa nội dung cải cách hành nhà nước vào chương trình tập huấn cho cán lưu trữ hàng năm để họ có đủ trình độ, kiến thức tồn diện làm tốt nhiệm vụ giao góp phần thực thành cơng cơng cải cách hành lĩnh vực lưu trữ Bên cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên để nâng cao chun mơn, nghiệp vụ, cịn phải nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học cho đội ngũ cán 98 cơng chức lưu trữ tham gia hợp tác nghiên cứu để tài khoa học nghiệp vụ mang tính tồn cầu hay khu vực (như xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý khai thác tài liệu lưu trữ điện tử, bảo quản tài liệu lưu trữ nước có điều kiện khí hậu nhiệt đới, xây dựng kho lưu trữ, đào tạo cán lưu trữ ) Mặt khác tài liệu lưu trữ hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, người làm lưu trữ phải có hiểu biết sâu rộng nhà nước, pháp luật, hành chính, sử học, kinh tế thị trường hiểu biết xã hội Đây nhu cầu đặt từ thực tế địi hịi phải có đổi nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng sử dụng cán lưu trữ để nâng cao trình độ phục vụ họ Nhằm khắc phục tình trạng học tập dừng lại ở việc đối phó với Tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức, viên chức mà chưa thực nâng cao chất lượng, đáp ứng yêu cầu đòi hỏi Đi đôi với giải pháp cần đổi công tác đào tạo gắn với sử dụng đãi ngộ cán bộ, viên chức làm cơng tác văn thư lưu trữ Có chế độ tiền lương, tiền công phụ cấp trách nhiệm tương ứng với cán làm chuyên môn khoa, môn 3.2.4.4 Điều kiện thực giải pháp - Sự quan tâm đạo lãnh đạo Trường công tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn - Trong trình xây dựng Đề án vị trí việc làm cần làm rõ vị trí làm công tác văn thư lưu trữ, đơn vị thuộc Trường - Kinh phí tổ chức lớp tập huấn theo định kỳ 3.3 Khảo sát cần thiết tính khả thi giải pháp đề xuất Để tìm hiểu cần thiết tính khả thi giải pháp việc nâng cao hiệu quản lý văn hành Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh, tác giả tiến hành thăm dò ý kiến 60 cán bộ, giảng viên Trường, bao gồm: 15 cán quản lý, 45 chuyên viên giảng viên 99 Phiếu thăm dò nêu bốn giải pháp, cần thiết giải pháp có mức độ: Rất cần thiết, cần thiết, cần thiết, khơng cần thiết; tính khả thi giải pháp có mức độ: Khả thi cao, khả thi, khả thi, không khả thi Kết sau: 3.3.1 Khảo sát cần thiết giải pháp đề xuất Rất cần thiết TT Nội dung giải pháp SL Quản lý việc soạn thảo, 16 % Cần thiết SL % Ít cần Khơng thiết cần thiết SL % SL % 26.7 34 56.7 6.6 10 16.7 44 73.3 3.3 6.7 73.3 14 23.3 3.3 0 46.7 30 50 3.3 ban hành văn hành Quản lý văn đến, 10 văn đi, lưu trữ văn hành Sử dụng cơng nghệ 44 thơng tin quản lý văn hành Bồi dưỡng nâng cao 28 nghiệp vụ cho người làm cơng tác quản lý văn hành Kết thu việc khảo sát, thăm dò ý kiến cần thiết giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn hành cho thấy giải pháp đánh giá cần thiết cần thiết tỉ lệ cao, điều cho thấy giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quản lý văn hành Trong đó, việc sử dụng cơng nghệ thơng tin quản lý văn hành giải pháp đánh giá cần thiết với tỉ lệ cao 44 ý kiến (chiếm 73.3%) 100 3.3.2 Khảo sát tính khả thi giải pháp đề xuất Khả thi TT Nội dung giải pháp cao SL Quản lý việc soạn thảo, % 10 Khả thi Ít khả thi SL SL % % Không khả thi SL % 44 73.3 6.7 10 13.3 44 73.3 6.7 6.7 50 28 46.7 2.3 0 33.3 32 53.3 10 3.3 ban hành văn hành Quản lý văn đến, văn đi, lưu trữ văn hành Sử dụng công nghệ 30 thông tin quản lý văn hành Bồi dưỡng nâng cao 20 nghiệp vụ cho người làm công tác quản lý văn hành Kết thu việc khảo sát, thăm dị ý kiến tính khả thi giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn hành cho thấy giải pháp đánh giá có tính khả thi cao khả thi chiếm số lượng lớn, điều cho thấy giải pháp phù hợp với điều kiện Nhà trường Kết luận chương Tại chương tác giả mạnh dạn đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý văn hành Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh Đó giải pháp: Tăng cường tuyên truyên vai trò, ý nghĩa văn hành trường đại học; Tăng cường cơng tác rà sốt, hệ thống hóa văn hành chính; Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ soạn thảo văn 101 cho cán bộ, viên chức; Xây dựng quy trình soạn thảo văn hành chính; Tăng cường chế độ kiểm tra, giám sát việc ban hành quản lý văn hành chính; Xác định trách nhiệm người soạn thảo, người kiểm tra, người có thẩm định ban hành văn hành chính; Ứng dụng cơng nghệ thơng tin soạn thảo quản lý văn hành chính; Nâng cao nhận thức vai trò tài liệu lưu trữ công tác lưu trường đại học; Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, viên chức nghiệp vụ lưu trữ 102 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Một nội dung hoạt động quản lý nhà nước xây dựng, ban hành quản lý văn Nội dung quan trọng, ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu lực, hiệu công tác quản lý Với tính chất, chức vai trị mình, văn quản lý nhà nước nói chung, văn hành nói riêng cơng cụ hữu hiệu để trường thể ý chí, thực thẩm quyền quản lý điều hành phạm vi định Chính vậy, việc soạn thảo, ban hành quản lý văn quan nhà nước nói chung trường đại học nói riêng khâu quan trọng đòi hỏi cán soạn thảo phải có trình độ chun mơn, có kiến thức pháp luật, hành chính, có kỹ soạn thảo văn để chất lượng nâng cao Đặc biệt, yêu cầu việc quản lý quy trình xây dựng ban hành văn giúp cho công tác văn ngày hồn thiện Tìm hiểu thể thức, nội dung, kỹ thuật trình bày cơng tác quản lý văn hành Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh cho thấy ưu điểm bật việc xây dựng, hoàn thiện quy trình cơng tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành tồn tại, thiếu sót Những số liệu thống kê, so sánh nêu chưa phản ánh cách tồn diện, đầy đủ thực trạng cơng tác quản lý văn hành Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh, xem cứ, tư liệu quan trọng để co thể xem công tác quản lý văn hành Trường cách cụ thể chi tiết Trong tiến trình cải cách hành quốc gia, đổi toàn diện giáo dục đào tạo, xu hướng tự chủ trường đại học, tác giả thiết nghĩ cần quán triệt tuân thủ nhũng quy định pháp luật hành để hồn chỉnh tạo nên tính hệ thống cho hoạt động quản lý văn hành Tác giả bước đầu đưa giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn hành Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh 103 Quá trình xây dựng luận văn với đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn hành Trường Đại học sư phạm kỹ thuật Vinh”, kiến thức hiểu biết hạn chế, chắn nội dung luận văn không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định Vì vậy, kính mong có đóng góp thầy giáo, nhà khoa học bạn học viên để Luận văn hoàn thiện 104 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Hữu Ánh (1999), “Soạn thảo, ban hành quản lý văn quản lý nhà nước”, Nxb Chính trị quốc gia Bộ Giáo dục Đào tạo, Kế hoạch cải cách hành năm 2015 (Kèm theo Quyết định số 78 /QĐ-BGDĐT ngày 09 /01 /2015 Bộ Giáo dục Đào tạo) Bộ Nội vụ , Quyết định số 678/QĐ-BNV ngày 02/7/2014 Ban hành Quy chế xây dựng, thẩm định ban hành văn quy phạm pháp luật Bộ Nội vụ, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ, Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV- VPCP ngày 06 tháng năm 2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH ngày 06/11/2012 việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động Cục VTLTNN Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 rà sốt, hệ thống hóa văn quy phạm pháp luật Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Chính phủ nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp 105 luật Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật 10 Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Nghị số 30c/NQ-CP, ngày 08/11/2011 Ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 11 Chính phủ nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Nghị số 76/NQ-CP ngày 13 tháng 06 năm 2013 việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành Nhà nước giai đoạn 2011 – 2020 12 Chính phủ nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2003 kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật 13 Nguyễn Văn Đệ – Phạm Minh Hùng (2013), Giáo trình Phương pháp nghiên cứu khoa học quản lý giáo dục, NXB Giáo dục Việt Nam, Hà Nội 14 Đảng Cộng sản Việt Nam, Nghị quyết số 29-NQ/TW ngày 4/11/2013 Hội nghị Trung Ương khóa XI về đổi bản, toàn diện giáo dục đào tạo, đáp ứng yêu càu công nghiệp hóa, đại hóa điều kiện kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa hội nhập quốc tế 15 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Chính phủ : Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư 16 Quốc hội Nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Luật Lưu trữ; 17 Quốc hội Nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật 18 Quốc hội Nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002; 106 19 Lưu Kiếm Thanh, (2000) “Hướng dẫn soạn thảo văn quản lí hành nhà nước”, Nxb Thống kê 20 Nguyễn Văn Thâm - Lưu Kiếm Thanh (1999), Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính, Nxb Thống kê 21 Nguyễn Văn Thâm (2006), “Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước” , Nxb Chính trị Quốc gia (tái lần thứ 4) 22 Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng năm 2012 việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước 23 Thủ tướng Chính phủ, Chị thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng năm 2006 việc giảm văn bản, giấy tờ hành hoạt động quan hành nhà nước 24 Thủ tướng phủ, Chỉ thị số 07/CT-TTg ngày 22 tháng 05 năm 2013 việc đẩy mạnh thực Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 25 Thủ tướng phủ, Chỉ thị số 13/CT-TTg Tăng cường trách nhiệm người đứng đầu quan hành Nhà nước cấp công tác cải cách thủ tục hành 107 PHIẾU THĂM DÒ VỀ SỰ CẦN THIẾT VÀ TÍNH KHẢ THI CỦA MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH Để nâng cao hiệu quản lý văn hành ở Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh, đề xuất số giải pháp Xin ông (bà) cho biết ý kiến cần thiết tính khả giải pháp (Đánh dấu X vào ô phù hợp với ý kiến ông, bà) Sự cần thiết giải pháp TT Nội dung giải pháp Quản lý việc soạn thảo, ban hành văn hành Quản lý văn đến, văn đi, lưu trữ văn hành Sử dụng cơng nghệ thơng tin quản lý văn hành Bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho người làm công tác soạn thảo, lưu trữ quản lý văn hành Rất cần thiết Cần thiết Ít cần thiết Khơng cần thiết Khả thi cao Khả thi Ít khả thi Khơng khả thi Tính khả thi giải pháp TT Nội dung giải pháp Quản lý việc soạn thảo, ban hành văn hành Quản lý văn đến, văn đi, lưu trữ văn hành Sử dụng cơng nghệ thơng tin quản lý văn hành Bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho người làm công tác soạn thảo, lưu trữ quản lý văn hành Xin trân trọng cảm ơn! ... Đại học Sư phạm kỹ thuật 5.2 Nghiên cứu thực trạng quản lý văn hành Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh 5.3 Đề xuất số giải pháp quản lý văn hành Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh Phương pháp. .. Luận văn làm rõ thực trạng quản lý văn hành Trường đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh, từ đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn hành Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh Cấu trúc luận văn Ngoài... Công tác quản lý văn hành ở Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật 3.2 Đối tượng nghiên cứu Giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn hành Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Vinh Giả thuyết khoa học Nếu đề