Ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu cho khối hành chính tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yêng

82 3.2.5 Hoàn thiện công tác kiểm tra, điều chỉnh việc thực hiện công việc theo mục tiêu của từng phòng ban và của trường Đại học Sư phạm Kỹ 3.2.6 Tổng kết quá trình ứng dụng phương pháp

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ CHƯƠNG TRÌNH ĐỊNH HƯỚNG THỰC HÀNH

Hà Nội – 2014

iii

Mục lục Trang

Danh mục các ký hiệu viết tắt……… i

Danh mục các bảng……… ii

Danh mục các hình vẽ……… iii

Danh mục các biểu đồ……… iv

MỞ ĐẦU……… 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU ỨNG DỤNG Ở ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận của phương pháp quản trị theo mục tiêu……… 6

1.1.1 Khái niệm phương pháp quản trị theo mục tiêu……… 6

1.1.2 Nội dung của phương pháp quản trị theo mục tiêu……… 8

1.1.3 Điều kiện áp dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu………… 15

1.2 Thực tiễn ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu ở đơn vị sự nghiệp của Việt Nam ……… 16

1.2.1 Ứng dụng phương pháp quản lý theo mục tiêu ở các đơn vị sự nghiệp ở Việt Nam……… 16

1.2.2 Bài học kinh nghiệm rút ra cho trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên……… 19

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHỐI HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN 2.1 Khái quát chung về trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên……… 21

2.2 Thực trạng công tác quản trị khối hành chính tại trường Đại học Sư

2.2.1 Hệ thống văn bản, quy chế, quy định liên quan tới công tác quản

trị công việc khối hành chính……… 48

2.2.2 Thực trạng hoạt động quản trị khối hành chính tại trường Đại

2.2.3 Đánh giá ưu điểm, hạn chế của việc quản trị khối hành chính tại

trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên……… 60

CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU CHO KHỐI HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN

3.1 Điều kiện ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu cho khối hành

chính tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên……… 63

3.1.1 Điều kiện của mục tiêu theo nguyên tắc SMART……… 63

3.1.2 Các điều kiện khác đi kèm hỗ trợ việc ứng dụng phương pháp

3.2 Quy trình ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu cho khối hành

chính tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên……… 65

v

3.2.1 Công tác thiết kế sứ mạng và mục tiêu của trường đại học trong

dài hạn rồi triển khai xuống thành các mục tiêu trong ngắn hạn……… 66

3.2.2 Ban lãnh đạo nhà trường cùng với các phòng ban đề ra mục tiêu

của các phòng ban dựa trên mục tiêu chung của trường theo năm học …… 70

3.2.3 Hoàn thiện công tác phân tích công việc cho các vị trí ở các

phòng ban và tiến hành phân công công việc cho các thành viên trong

3.2.4 Hoàn thiện lại quy trình xứ lý công việc của các phòng ban trên

cơ sở mục tiêu đề ra và bảng mô tả công việc của các vị trí……… 82

3.2.5 Hoàn thiện công tác kiểm tra, điều chỉnh việc thực hiện công

việc theo mục tiêu của từng phòng ban và của trường Đại học Sư phạm Kỹ

3.2.6 Tổng kết quá trình ứng dụng phương pháp quản lý theo mục tiêu

cho khối hành chính trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên……… 88

PHỤ LỤC………

vi

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

4 ĐHSPKTHY Đại học sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

vii

DANH MỤC CÁC BẢNG

1 Bảng 2.1 Bảng kết quả điều tra về cảm nhận của giảng viên,

sinh viên về đối với phong cách làm việc của cán bộ viên chức khối hành chính

40

2 Bảng 2.2 Bảng điều tra về quan điểm của các cơ sở liên kết đào

tạo đối với phong cách làm việc của viên chức hành chính trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

43

3 Bảng 2.3 Cơ cấu nhân sự khối hành chính trường đại học Sư

phạm Kỹ thuật Hưng Yên phân chia theo các tiêu thức

viii

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

1 Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường đại học Sư phạm Kỹ

thuật Hưng Yên

23

2 Hình 2.2 Quy trình quản trị công việc khối hành chính trường

Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

49

3 Hình 2.3 Quy trình đánh giá cán bộ viên chức khối phòng ban

của trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên hàng tháng

57

4 Hình 3.4 Quy trình xây dựng mục tiêu của khối phòng, ban

trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

ix

DANH MỤC CÁC BIỂU

1 Biểu 2.1 Quan điểm của giảng viên về phong cách làm việc

của viên chức hành chính trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

41

2 Biểu 2.2 Quan điểm của sinh viên về phong cách làm việc của

viên chức hành chính trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

42

3 Biểu 2.3 Quan điểm của các cơ sở liên kết đào tạo về phong

cách làm việc của viên chức hành chính trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

43

4 Biểu 2.4 Cơ cấu nhân sự hành chính trường đại học Sư phạm

Kỹ thuật Hưng Yên phân theo giới tính năm 2012 (ĐVT % )

46

5 Biểu 2.5 Biểu đồ tổng hợp lao động theo độ tuổi (ĐVT người) 47

6 Biểu 2.6 Cơ cấu cán bộ, viên chức hành chính theo trình độ

năm 2012 (ĐVT % )

48

1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bất cứ tổ chức nào nguồn nhân lực cũng là nguồn lực đóng vai trò quan trọng nhất quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức Đặc biệt trong môi trường đầy biến động như hiện nay nguồn nhân lực của tổ chức ngày càng được coi trọng Tuy nhiên quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức lại là công việc khó khăn và phức tạp nhất đối với nhà quản trị và làm thế nào để phát huy tối đa khả năng của những người lao động trong tổ chức thật sự là một bài toán khó Vì thế việc liên tục cập nhật, đổi mới các phương pháp quản trị nguồn nhân lực luôn được các nhà quản trị đặt lên hàng đầu Ông Chris Harvey - Tổng Giám đốc Vietnam Works.com khẳng định, một tổ chức muốn phát triển và muốn nhân viên của họ làm việc tại tổ chức lâu dài thì phải biết cách tạo nên “Văn hoá động viên nhân viên” bằng cách xác định mục tiêu rõ ràng cho từng nhân viên của mình, thường xuyên cập nhật thông tin, thường xuyên đánh giá và nhận xét công việc, thường xuyên khen ngợi nhân viên khi họ làm việc hiệu quả, đồng thời phải gia tăng giá trị cho nhân viên và điều quan trọng là phải biết cho nhân viên tận hưởng thành công "

Trong các tổ chức ngày nay trên thế giới cũng như ở Việt Nam, việc quản trị nguồn nhân lực như thế nào cho hiệu quả ngày càng được lưu tâm Tuy nhiên sự quan tâm này rất khác nhau giữa các tổ chức Nếu như khu vực tư nhân được đánh giá là có

sự nhận thức và thực hiện vấn đề này một cách nhanh chóng, thì các tổ chức thuộc khu vực công vẫn còn khá chậm chạp Và chính điều này đã làm cho hiệu quả quản trị nhân

sự ở các khu vực công chưa cao Hay nói rõ hơn là công tác quản trị công việc ở các tổ chức khu vực công còn chưa phù hợp, chưa phát huy được hết tiềm năng của nhân viên, và gây lãng phí trong việc sử dụng nguồn nhân lực Vì thế xu hướng hiện nay ở các tổ chức khu vực công là cải tiến có hiệu quả hơn hoạt động quản trị nhân lực mà một trong những phương pháp quản trị được các doanh nghiệp, tổ chức đánh giá cao và

áp dụng nhiều là phương pháp quản trị bằng mục tiêu (MBO) của Peter Drucker

2

Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên (ĐHSPKTHY) là Trường Đại học

sư phạm kỹ thuật và công nghệ thuộc khu vực phía Bắc, đào tạo đa ngành về giáo viên dạy nghề, giáo viên kỹ thuật trình độ đại học, cao đẳng, kỹ thuật viên, kỹ sư và cử nhân theo định hướng thực hành nghề Qua 40 năm xây dựng và phát triển trường đã đạt được nhiều thành tích to lớn Hiện tại đội ngũ giảng viên của nhà trường là 658 người trong đó đa phần là cán bộ giảng viên trẻ Trong những năm qua trường đã có những thay đổi to lớn trong cách thức quản trị nhưng dưới tác động mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường công tác quản trị nhân sự của trường còn bộc lộ nhiều yếu kém đòi hỏi trường phải thay đối và phải chăng sự yếu kém này là do trường chưa có được phương pháp quản trị nhân sự đúng đắn Vì lý do cấp thiết như vậy nên việc lựa chọn đề tài

“Ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu cho khối hành chính trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên” là cần thiết để góp phần làm cho công tác quản trị nhân lực của trường có hiệu quả hơn

2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu

Liên quan tới việc ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu ở các đơn vị sự nghiệp Việt Nam có rất ít những công trình khoa học nghiên cứu trực tiếp về vấn đề này mà chủ yếu là những công trình nghiên cứu về việc ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu vào trong doanh nghiệp như:

 Quản trị theo mục tiêu tại Công ty Cổ phần Kosy của 2 nghiên cứu sinh Th.s

NCS Nguyễn Việt Cường - Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Kosy và Th.s NCS Hoàng Thanh Hương - Giảng viên Khoa quản trị kinh doanh- ĐH Kinh tế Quốc

dân đăng trên đăng trên Tạp chí Kinh tế và Phát triển - Trường đại học kinh tế quốc dân, Số 164 tháng 2/2011 Bài báo đề cập tới những vấn đề

- Quan điểm về quản trị theo mục tiêu

- Vài nét về Công ty cổ phần Kosy

3

- Định hướng áp dụng MBO tại Công ty cổ phần Kosy

 Bài viết Phương pháp quản trịmục tiêu trong doanh nghiệp của MBA Bùi Mạnh Thắng đăng trên trang Wed http://www.doanhnhan360.com trong đó trình bày 3 vấn đề

- Tại sao nên áp dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu

- MBO tại Việt Nam

- Một số bước cơ bản của MBO áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam

Tuy nhiên bài viết này còn nói rất chung chung về việc ứng dụng Phương pháp quản trị theo mục tiêu

Còn rất nhiều những bài báo của nhiều tác giả viết về việc ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu và trong nguồn tài liệu tác giả tìm thì chưa thấy có công trình khoa học nào nghiên cứu về việc ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu cho khối hành chính trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu nhằm mục đích nâng cao năng lực quản trị đại học nói chung, phương pháp quản trị theo mục tiêu vào khối hành chính sự nghiệp trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên nói riêng để từ đó góp phần làm tăng vị thế trường đại học

Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn của phương pháp quản trị theo mục tiêu

- Phân tích thực trạng quản trị công việc khối hành chính, chỉ ra được thành tựu, hạn

chế để từ đó xây dựng được điều kiện, giải pháp ứng dụng phương pháp quản trị theo

mục tiêu vào khối hành chính của trường

4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu vào khối hành chính sự nghiệp công lập

- Phạm vi nội dung: Về ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: nghiên cứu các tài liệu để xây dựng hệ thống

cơ sở lý luận về phương pháp quản trị theo mục tiêu

- Phương pháp so sánh:

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp phân tích, đánh giá:

- Phương pháp biểu đồ: sử dụng các bảng biểu, sơ đồ đánh giá

- Phương pháp sử du ̣ng bảng câu hỏi

6 Những đóng góp của luận văn

- Luận văn đã tổng hợp và hệ thống đầy đủ, khoa học về cơ sở lý luận và thực

tiễn của phương pháp quản trị theo mục tiêu

- Luận văn đã đưa ra được quy trình và các bước thực hiện quản trị theo mục tiêu ứng dụng để quản trị khối hành chính trường đại học công lập theo hướng tiếp cận

5

hiệu quả gợi mở cho việc đổi mới quản lý nhân sự hành chính tại các đơn vị sự nghiệp

ở Việt Nam

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài lời mở đầu, phần kết luận, kiến nghị tài liệu tham khảo và phụ lục luân văn gồm 3 chương

- Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn của phương pháp quản trị theo mục tiêu ứng dụng ở đơn vị sự nghiệp

- Chương 2: Thực trạng hoạt động quản trị khối hành chính tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

- Chương 3: Ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu vào khối hành chính tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

6

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU ỨNG DỤNG Ở ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP

1.1 Cơ sở lý luận của phương pháp quản trị theo mục tiêu

1.1.1 Khái niệm phương pháp quản trị theo mục tiêu

1.1.1.1 Khái niệm quản trị

Thuật ngữ quản trị được giải thích bằng nhiều cách khác nhau và có thể nói là chưa có một định nghĩa nào được tất cả mọi người chấp nhận hoàn toàn Mary Parker

Follett cho rằng “quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”

Định nghĩa này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc bằng chính mình Koontz và O’Donnell định nghĩa: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.”Một định nghĩa giải thích tương

đối rõ nét về quản trị được James Stoner và Stephen Robbins trình bày như sau: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra” Từ tiến trình trong định nghĩa này nói lên rằng các công việc

8, tr.8

Theo giáo trình quản trị học, Nhà xuất bản đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2007

do TS Trần Anh Tài chủ biên thì “Quản trị là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng các cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra” 14, tr.10

1.1.1.2 Khái niệm mục tiêu

Theo từ điển Tiếng Việt mục tiêu có nghĩa là điểm làm đích để nhắm vào, là kết quả cần đạt tới Theo giáo trình quản trị học, nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội thì mục tiêu là “những cột mốc, là đích hay là những kết quả mà tổ chức mong muốn đạt được trong một thời gian nhất định Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất cả mọi quyết định và hình thành những tiêu chuẩn đo lường kết quả thực hiện”

Đặc điểm của mục tiêu

- Các mục tiêu lập thành một hệ thống phân cấp

- Các mục tiêu lập thành hệ thống mạng lưới

- Có mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn

- Mục tiêu định lượng và mục tiêu định tính 14, tr.47

1.1.1.3 Khái niệm phương pháp quản trị theo mục tiêu

8

Thuật ngữ quản trị theo mục tiêu được xem như là cách tiếp cận đối với công việc hoạch định xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1954 trong quyển sách Thực Hành Quản Trị của Peter Drucker Sau đó, nhiều chương trình tương tự như quản trị theo mục tiêu được phát triển với những tên gọi khác nhau ví dụ như“Quản trị theo kết quả” (Management by results), “Quản trị mục tiêu” (Goals management), “Kiểm soát và hoạch định công việc” (Work planning and review),“Mụctiêu và kiểm tra (Goals and controls) và một số tên gọi khác nữa Mặc dù mang nhiều tên gọi khác nhau, nhưng các chương trình này đều có bản chất giống nhau Với những đóng góp đáng kể cho công việc quản trị, quản trị theo mục tiêu không chỉ được áp dụng ở các tổ chức kinh doanh

mà cả các tổ chức phi kinh doanh như giáo dục, y tế, cơ quan chính phủ

Vậy quản trị theo mục tiêu là gì? Quản trị theo mục tiêu là phương pháp quản trị trong đó nhà quản trị và những thuộc cấp cùng nhau thiết lập mục tiêu rõ ràng Những mục tiêu này được các thành viên tự cam kết thực hiện và kiểm soát Trong thực tiễn quản trị ngày nay,quản trị theo mục tiêu bao gồm bốn yếu tố cơ bản: (1) Sự cam kết của các quản trị viên cao cấp với hệ thống MBO; (2) Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung; (3) Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ để thi hành kế hoạch chung; và (4) Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch

1.1.2 Nội dung của phương pháp quản trị theo mục tiêu

1.1.2.1 Quy trình quản trị theo mục tiêu

9

Bước 1: Dự thảo mục tiêu cấp cao nhất

Nội dung chủ yếu của bước này là:

- Xác định những mục tiêu chung cho toàn tổ chức

- Xác định vai trò của các đơn vị tham gia vào thực hiện mục tiêu

Bước 2: Cùng cấp dưới đề ra mục tiêu của họ

Bước này cần tiến hành

- Cấp trên thông báo cho cấp dưới về những mục tiêu của đơn vị

- Cùng cấp dưới bàn bạc thảo luận về những mục tiêu mà cấp dưới có thể thực hiện được và những điều kiện để thực hiện mục tiêu

Bước 3: Thực hiện mục tiêu

Trên cơ sở các mục tiêu đề ra cấp trên cung cấp các điều kiện, phương tiện và các nguồn lực cần thiết cho cấp dưới thực hiện các mục tiêu Cấp dưới được tạo điều kiện

10

để phát huy tính chủ động sáng tạo xây dựng kế hoạch, thực hiện kế hoạch nhằm đạt mục tiêu

Bước 4: Tiến hành kiểm tra và điều chỉnh

Trong quá trình cấp dưới thực hiện mục tiêu, cấp trên tiến hành kiểm tra nhằm phát hiện những khó khăn hoặc sai lệch từ đó đề xuất các giải pháp điều chỉnh giúp đỡ cấp dưới

Bước 5: Tổng kết và đánh giá

Căn cứ vào mục tiêu đã cam kết, cấp trên sẽ tiến hành đánh giá công việc của cấp dưới Thành tích của cấp dưới được xác định theo cấp độ hoàn thành mục tiêu đã cam kết và được cấp trên phê duyệt 14, tr.50

1.1.2.2 Ưu điểm và hạn chế của phương pháp quản trị theo mục tiêu

a Ưu điểm của phương pháp quản trị theo mục tiêu

MBO có thể giúp cho công việc hoạch định của nhà quản trị là xác định mục tiêu của tổ chức xác đáng hơn MBO làm cho mục tiêu của tổ chức và mục tiêu cá nhân đạt được sự thống nhất

Tổ chức được phân định rõ: MBO làm cho các nhà quản trịphân định rõ vai trò

và cơ cấu tổ chức, định ra các nhiệm vụ cụ thể xoay quanh kết quả mong muốn của những người đang chịu trách nhiệm về những kết quả này

MBO tạo ra sự kích thích tinh thần hăng hái và nâng cao trách nhiệm của các thành viên, các bộ phận tham gia việc quản trị Nhờ vào điều này, các thành viên sẽ hiểu rõ hơn mục tiêu của toàn tổ chức MBO tạo điều kiện cho mọi thành viên trong tổ chức có cơ hội phát triển năng lực của mình Mọi thành viên được tham gia thực sự vào việc đề ra mục tiêu cho họ Họ có cơ hội đưa ra những ý kiến đóng góp vào các chương trình kế hoạch Họ hiểu được quyền hạn tự do sáng tạo và phát huy tính năng động của họvà họ có thể nhận được sự giúp đỡ tích cực của cấp trên để hoàn thành mục tiêu

11

MBO giúp cho sự kiểm tra đạt được hiệu quả Thật vậy, việc xác định hệ thống mục tiêu rõ ràng sẽ làmcho công việc kiểm tra thuận lợi – đo lường các kết quả và điều chỉnh các sai lệch so với kế hoạch để đảm bảo đạt mục tiêu

b Hạn chế của phương pháp quản trị theo mục tiêu

Bên cạnh những ưu điểm, MBO cũng có những nhược điểm và thiếu sót Một số nhược điểm là nội tại của hệ thống MBO, một số khác là sai sót trong việc áp dụng nó Khó khăn của việc đề ra mục tiêu: Việc đề ra mục tiêu xác đáng là rất khó, cần phải có sự nghiên cứu và làm việc nhiều hơn để thiết lập được mục tiêu xác đáng Tính ngắn hạn của các mục tiêu: Trong MBO các nhà quản trị thường đề ra những mục tiêu cho thời gian ngắn và điều đó có thể gây tổn thất cho mục tiêu dài hạn

Tính cứng nhắc: Trong thực tế các nhà quản trị thường ngần ngại khi thay đổi mục tiêu Mặc dù các mục tiêu không còn phù hợp, song nếu bị thay đổi khá nhiều thì chúng

sẽ không thể hiện kết quả của việc suy nghĩ chin chắn khi xây dựng kế hoạch

14, tr.51

1.1.2.3 So sánh phương pháp quản trị theo mục tiêu với phương pháp quản trị

theo thời gian để thấy được lợi ích của phương pháp quản trị theo mục tiêu

Bảng so sánh về 2 phương pháp quản trị theo thời gian và quản trị theo mục tiêu

sẽ cung cấp cho tổ chức một cái nhìn toàn diện về phương thức quản trị mới trong thời

đại toàn cầu hoá:

Phương pháp quản trị theo thời gian Phương pháp quản trị theo mục

tiêu

* Đặc điểm:

- Quản trị tổ chức theo chiều dọc mang nặng tính chỉ

huy và điều khiển

* Đặc điểm:

- Quản trị tổ chức theo chiều ngang mang tính kết nối và cộng

12

* Ưu điểm:

- Duy trì ý thức kỷ luật của nhân viên

* Nhược điểm:

- Tạo sức ỳ và tính thụ động của nhân viên

- Không khai thác hết năng lực làm việc của nhân

viên

- Lãng phí về thời gian và nguồn lực lao động cao,

đặc biệt là “hidden lost time” (lãng phí thời gian ẩn),

tức là nhân viên vẫn làm việc nhưng làm rất chậm

hoặc làm việc theo kiểu đối phó

- Không thúc đẩy nhân viên làm việc vì mục tiêu

chung của tổ chức

tác

* Ưu điểm:

- Năng suất lao động cao

- Phát huy được trí tuệ và năng lực làm việc của nhân viên

- Tạo môi trường làm việc mang tính cạnh tranh

- Thúc đẩy làm việc vì mục tiêu của nhân viên và của tổ chức

- Tối đa hoá nguồn lực của tổ chức và hạn chế lãng phí về thời gian

* Nhược điểm:

- Nếu không có công cụ kiểm soát tốt thì sẽ dễ mất “cả chì lẫn chài” – mục tiêu không đạt được

và vẫn lãng phí

1.1.2.4 Điều kiện áp dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu

Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART Trong đó Specific - cụ thể, dễ hiểu, Measurable – đo lường được, Achievable – vừa sức, Realistics – thực tế, Timebound – có thời hạn Hiện nay, một số quan điểm phát triển

có đạt được hay không

 Achievable – vừa sức Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi

 Realistics – thực tế Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của tổ chức (thời gian, nhân sự, tiền bạc )

 Timebound – có thời hạn Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không

nó sẽ bị trì hoãn Thời gian hợp lý giúp cho việc vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác

 Engagement – Các chỉ tiêu đưa ra phải có tính liên kết với nhau Khi các bộ phận, nhân viên tham gia thực hiện mục tiêu, họ sẽ được kích thích như thế nào Nếu công ty không có chế độ này, việc thực hiện mục tiêu sẽ không có hiệu quả

 Ralevant - là thích đáng Chỉ tiêu có hữu ích đối với một bộ phận nhưng bộ phận khác lại thờ ơ Ví dụ mức tồn kho, bộ phận bán hàng luôn muốn mức tồn kho cao trong khi bộ phận tài chính lại muốn mức tồn kho thấp Như vậy, mục tiêu phải thích đáng, công bằng với tất cả các bộ phận

1.2 Thực tiễn ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu ở đơn vị sự nghiệp của Việt Nam

1.2.1 Ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu ở các đơn vị sự nghiệp của Việt Nam

Quản trị theo mục tiêu là phương pháp quản trị ra đời từ lâu được áp dụng nhiều

ở các doanh nghiệp nước ngoài và các tổ chức công ở các quốc gia phát triển Ở Việt

14

Nam phương pháp này được các doanh nghiệp nhìn nhận có rất nhiều điểm tích cực, áp dụng sẽ tạo ra năng suất lao động cao, hiệu quả công việc tốt Thực tế phương pháp này cũng được rất nhiều các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng Tuy nhiên ở các đơn vị

sự nghiệp của Việt Nam phương pháp này mới được một vài các đơn vị áp dụng trong những năm gần đây

Thực tiễn quản trị theo mục tiêu trong giáo dục và đào tạo ở Việt Nam

Từ nhu cầu đào tạo của xã hội việc nâng cao chất lượng cho ngành giáo dục như một

sự tất yếu nhằm đáp ứng đòi hỏi của xã hội Việc đổi mới cách quản lý về giáo dục là điều cần thiết trong thời đại ngày nay Việc áp dụng MBO vào quản lý giáo dục đã mang lại hiệu quả như hình thành một hệ thống giáo dục chuẩn về kiến thức, chuẩn về

cơ sở vật chất Trong các sở giáo dục và đào tạo người ta đã đề ra những mục tiêu chung cho cơ sở và trong các mục tiêu chung đó họ xây dựng những mục tiêu nhỏ hơn cho các bộ phận Các nhà trường xây dựng các mục tiêu như cây mục tiêu để hoàn thành xuất sắc mục tiêu chung của nhà trường từ những mục tiêu nhỏ Ban giám hiệu

đề ra mục tiêu chung cho các tổ chuyên môn, các tổ chuyên môn lại đề ra mục tiêu cho giáo viên, các giáo viên lại đề ra mục tiêu cho các học sinh để nâng cao chất lượng dạy

và học của nhà trường

Một số trường phổ thông trung học áp dụng có hiệu quả MBO là trường phổ thông trung học Hà Nội – Amsterdam và trường trung học phổ thông (THPT) tư thục Nhân Việt Trường THPT chuyên Hà Nội – Amsterdam, luôn ý thức được trọng trách lớn lao của mình, và không ngừng phấn đấu trở thành một trong những trường THPT chuyên hàng đầu của Việt Nam, được biết đến với một chương trình đào tạo chuẩn, đạt chất lượng cao, với phương pháp giáo dục tiên tiến, nắm bắt những cải tiến trong giáo dục, kế thừa được những thành tựu của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin, phát triển phù hợp với xu hướng giáo dục hiện nay trên thế giới

Mục tiêu đào đạo của trường là:

- Đào tạo các thế hệ học sinh ưu tú, đạt giải cao trong các kì thi học sinh giỏi trong nước và quốc tế Đây sẽ là nguồn nhân lực sáng tạo, có khả năng nắm bắt mọi thay đổi trên thế giới và đóng góp một cách hữu ích cho sự phát triển xã hội Việt Nam văn minh, phồn vinh và hạnh phúc

- Tạo một môi trường mở, khuyến khích sự phát triển óc sáng tạo, khả năng suy luận, năng lực tư duy, hoạt động tự chủ và độc lập của học sinh

- Đào tạo những công dân tương lai được phát triển toàn diện, mạnh khoẻ về thể chất, mạnh mẽ về trí lực, có lối sống đạo đức lành mạnh, có kỹ năng sống, có trách nhiệm với bản thân, gia đình và xã hội để đáp ứng được mọi yêu cầu trong giai đoạn hội nhập quốc tế của đất nước

Từ những mục tiêu chung này, ban giám hiệu nhà trường đã triển khai xuống đến tận từng học sinh và hướng mọi hoạt động vào việc đạt được những mục tiêu đó Trong những năm qua trường phổ thông trung học Hà Nội – Amsterdam đã thật sự trở thành một trường trung học phổ thông có uy tín trong và ngoài nước

Trường Trung học phổ thông tư thục Nhân Việt là trường trung học phổ thông ngoài công lập áp dụng MBO vào trong công tác quản lý giáo dục thu được kết quả cao, chất lượng giáo dục được đảm bảo, những mục tiêu tổng thể được thực hiện Mục tiêu chung của trường là xây dựng một mô hình giáo dục mới mang lại kết quả giáo dục toàn diện cho học sinh Để đạt được mục tiêu này trường đã mạnh dạn đổi mới

- Giai đoạn 1: Xác định sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu chiến lược của trường

- Giai đoạn 2: Xây dựng mục tiêu của trường theo các giai đoạn

- Giai đoạn 3: Xây dựng giải pháp cho các giai đoạn xác định mục tiêu

- Giai đoạn 4: Chỉ rõ vai trò của các bên tham gia trong việc thực hiện mục tiêu

- Giai đoạn 5: Kiểm tra, điều chỉnh và tổng kết đánh giá

Việc áp dụng MBO tại đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh Thái Nguyên đã mang lại những kết quả to lớn đưa trường trở thành một trường đào tạo về kinh tế và quản trị kinh doanh có uy tín ở núi, trung du phía bắc

1.2.2 Bài học kinh nghiệm rút ra cho trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên là trường đại học công lập trực thuộc Bộ giáo dục và Đào tạo Trong những năm qua trường đạt được nhiều thành tích

to lớn tuy nhiên dưới sự tác động của nền kinh tế thị trường và quá trình toàn cầu hoá trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên cũng như những trường đại học khác cần phải tích cực thay đổi phương pháp quản trị theo hướng hiệu quả

2 Để quá trình quản trị theo mục tiêu có hiệu quả tổ chức phải để cho các cấp

và nhân viên tham gia tích cực vào quá trình hoạch định mục tiêu của tổ chức và đơn vị mình Nếu không có điều kiện này mục tiêu của tổ chức khó có thể thực hiện

3 Giải pháp đưa ra thực hiện mục tiêu phải bám sát, gắn kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược và mục tiêu cụ thể của tổ chức Các giải pháp đưa ra phải hướng tới việc đạt được các kết quả cụ thể

4 Luôn theo sát quá trình thực hiện mục tiêu của nhân viên: trong quá trình thực hiện công việc nhà quản trị phải luôn theo sát quá trình thực hiện mục tiêu của nhân viên để có cách hỗ trợ phù hợp nhằm tạo ra động lực làm việc và điều chỉnh cách thức thực hiện khi cảm thấy cần thiết

5 Ứng dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu phải linh hoạt, nhạy bén tránh

áp đặt mục tiêu một cách chủ quan từ phía người lãnh đạo

Tên trường: Trường Đại học Sư phạm Kỹ Thuật Hưng Yên

- Bộ chủ quản: Bộ Giáo dục & Đào tạo

- Địa chỉ trường: Trường gồm có 3 cơ sở

+ Cơ sở 1:

Địa chỉ: Dân Tiến – Khoái Châu – Hưng Yên

Điện thoại: 03213.713.028

Email: dhspkt@utehy.edu; Website: www.utehy.edu.vn

+ Cơ sở 2: Phố Nối - Mỹ Hào - Hưng Yên

19

+ Cơ sở 3: 189 Nguyễn Lương Bằng – TP Hải Dương

Trong quá trình phát triển, trường ĐHSPKT Hưng Yên đã trải qua những giai đoạn lịch sử khác nhau: Trường ĐHSPKT Hưng Yên tiền thân là trường Trung học Công nghiệp Hưng Yên thuộc Bộ Công nghiệp nặng được thành lập ngày 21 tháng 12 năm

1966 theo quyết định số 1265/BCNNg/KH của Bộ Công nghiệp nặng với nhiệm vụ đào tạo Kỹ thuật viên Trung cấp hai ngành Cơ khí và Động lực;

Quyết định số 242/TTg ngày 03 tháng 12 năm 1970 của Thủ tướng Chính phủ giao Trường cho Tổng cục Đào tạo Công nhân Kỹ thuật (Bộ Lao động) với tên gọi trường Giáo viên nghề 1, với nhiệm vụ đào tạo giáo viên dạy nghề cho các trường Công nhân

Kỹ thuật và các cơ sở đào tạo nghề;

Quyết định số 80/QĐ - TTg ngày 05 tháng 03 năm 1979 của Thủ tướng Chính phủ công nhận trường Giáo viên dạy nghề 1 là trường Cao đẳng Sư phạm Kỹ thuật I thuộc Tổng cục Dạy nghề, từ tháng 7/1987 thuộc Bộ GD&ĐT; Ngày 06 tháng 01 năm 2003 Thủ tướng chính phủ đã ký Quyết định số 04/2003/QĐ-TTg về việc thành lập trường ĐHSPKTHY trên cơ sở trường Cao đẳng Sư phạm Kỹ thuật I

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

2.1.2.1 Chức năng của Trường

Trường ĐHSPKT Hưng Yên là Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật và Công nghệ thuộc khu vực phía Bắc, đào tạo đa ngành về giáo viên dạy nghề, giáo viên kỹ thuật trình độ đại học, cao đẳng, kỹ thuật viên, kỹ sư và cử nhân theo định hướng thực hành nghề

2.1.2.2 Nhiệm vụ cụ thể của Trường

- Đào tạo giáo viên dạy nghề trình độ đại học, cao đẳng;

- Đào tạo kỹ sư, kỹ thuật viên thực hành;

- Bồi dưỡng chuyên môn công nghệ kỹ thuật, nghiệp vụ sư phạm;

- Nghiên cứu khoa học, triển khai áp dụng tiến bộ Khoa học kỹ thuật và Công nghệ phục vụ phát triển kinh tế xã hội;

20

- Cung cấp các gói dịch vụ hỗ trợ giáo dục, đào tạo

- Đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ khi được cấp có thẩm quyền cho phép

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

a Sơ đồ cơ cấu tổ chức

PHÒNG BAN

Phòng Đào tạo Đại học và Sau Đại học

Phòng Tổ chức Cán

bộ

Phòng Hành chính - Quản trị

Phòng Thanh tra và Công tác Sinh viên

Khoa Công nghệ thông tin

Khoa Khoa học cơ bản

Khoa Công nghệ May& Thời

trang

Khoa Điện - Điện tử

TRUNG TÂM

TT Đào tạo và THCN

CK

TT Ngoại ngữ và

TT Lon don

TT

Đoàn Thanh Niên

Hội

TỔ CHỨC ĐOÀN THỂ

BCH Công đoàn

BAN GIÁM HIỆU

BAN CHẤP HÀNH ĐẢNG BỘ HỘI ĐỒNG KHOA HỌC

VÀ ĐÀO TẠO

21

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

(Nguồn: Phòng Tổ chức cán bộ trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên, 2013)

b Phân tích chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

1 Phòng Đào tạo Đại học và Sau đại học

Chức năng

Phòng Đào tạo có chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng quản lý, tổng hợp,

tổ chức, triển khai thực hiện công tác đào tạo bao gồm: tuyển sinh; phát triển và quản

lý chương trình đào tạo; xây dựng kế hoạch giảng dạy, học tập; đảm bảo chất lượng giảng dạy, học tập,… theo Quy chế đào tạo của Bộ và quy định của Trường đã ban hành

- Xây dựng kế hoạch đào tạo sau đại học và liên kết đào tạo sau đại học

- Theo dõi đào tạo hệ cử tuyển

- Tìm kiếm đối tác mới, phát triển liên kết đào tạo, mở rộng quy mô đào tạo theo hình thức giáo dục thường xuyên và các loại hình đào tạo, bồi dưỡng khác

- Phối hợp với các khoa, bộ môn trực thuộc tổ chức đào tạo bồi dưỡng và đào tạo ngắn hạn

- Phối hợp với các phòng chức năng và các đơn vị liên quan để xây dựng kế hoạch phát triển các lĩnh vực: đội ngũ giảng viên, cơ sở vật chất, công tác quản trịhọc sinh, sinh viên,…

- Xây dựng kế hoạch giảng dạy, học tập và điều kiện vật chất (phòng học, sân bãi,…) phục vụ cho việc giảng dạy học tập

- Tổ chức thực hiện kế hoạch giảng dạy, học tập

- Tổ chức các kỳ thi trong trường: thi giữa học phần, thi kết thúc học phần, thi tốt nghiệp,…

- Tổ chức công tác xét tốt nghiệp, cấp bằng tốt nghiệp, chứng chỉ đào tạo và quản trịhồ sơ văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp của học sinh, sinh viên

- Tổ chức xét học tiếp, ngừng học, cho thôi học và bảo lưu kết quả học tập đối với học sinh, sinh viên

- Lưu trữ các tài liệu đào tạo theo quy định

- Quản trịviệc cấp phát văn bằng chứng chỉ cho tất cả các bậc học, trình độ và loại hình đào tạo, bồi dưỡng

- Tham gia các Hội đồng chuyên môn và tư vấn theo sự phân công của Lãnh đạo trường

- Quản trị và phát triển phần mềm quản lý đào tạo

Nhiệm vụ

- Tổng hợp kế hoạch đào tạo, xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm vật tư trang thiết bị

v.v để đề xuất phân phối thu, chi và sử dụng tài chính trên cơ sở đáp ứng yêu cầu các chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của trường

- Tổ chức thực hiện công tác kế toán của nhà trường và chỉ đạo, hướng dẫn các trung tâm trực thuộc thực hiện công tác kế toán và kiểm tra kế toán

- Lập dự toán thu chi tài chính, ngân sách theo quy định hiện hành

- Thực hiện việc trả lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội và các chế độ thanh toán v.v cho cán bộ, viên chức

- Lập báo cáo quyết toán quí, năm và thực hiện công khai tài chính theo các quy định hiện hành

- Giám sát việc sử dụng kinh phí, vật tư kỹ thuật, tiền mặt phục vụ cho các hoạt động trong trường

- Tổ chức quản trị và lưu trữ chứng từ kế toán và sử dụng chứng từ đúng quy định Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ để thực hiện thanh tra, kiểm tra và kiểm toán

- Tham gia xây dựng chiến lược phát triển nhà trường, phối hợp với các đơn vị để xây dựng các quy định, quy chế quản trịnội bộ

- Phối hợp với phòng Đào tạo để xây dựng kế hoạch tuyển sinh, xác định quy mô,

cơ cấu ngành nghề và thực hiện việc thu học phí, lệ phí, chi học bổng và các khoản chi khác phục vụ cho công tác đào tạo

- Phối hợp với phòng Hành chính Quản trị để thực hiện kiểm kê và thanh lý tài sản theo quy định hiện hành

Quy định về phân cấp:

24

- Trưởng phòng Kế hoạch Tài vụ được thừa lệnh Hiệu trưởng ký tên và đóng dấu của trường trong các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao sau khi đã báo cáo và được Hiệu trưởng ủy quyền

- Trưởng (hoặc phó) phòng Kế hoạch Tài vụ là ủy viên Hội đồng kiểm kê và thanh lý tài sản của trường và ủy viên các Hội đồng khác có liên quan

Nhiệm vụ:

- Nghiên cứu và đề xuất phương án xây dựng, kiện toàn tổ chức bộ máy nhân sự,

bộ máy quản trịtrường

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng cán bộ, viên chức cả về số lượng và chất lượng; lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức đáp ứng nhu cầu nâng cao chất lượng đội ngũ

- Phụ trách công tác quy hoạch và bổ nhiệm cán bộ, chuẩn bị hồ sơ nhân sự bổ nhiệm các chức vụ để Hiệu trưởng ra quyết định hoặc báo cáo cấp trên quyết định theo phân cấp quản lý

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan để xây dựng kế hoạch trung hạn, dài hạn

về cơ cấu đội ngũ cán bộ, viên chức nhằm đảm bảo cân đối, đồng bộ

25

- Cùng với các đơn vị có liên quan để xây dựng hệ thống các quy chế, quy định quản trịnội bộ, xây dựng chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức trong Trường

- Quản trịhồ sơ cán bộ, viên chức

- Soạn thảo và quản trịcác văn bản về công tác tổ chức, cán bộ do Hiệu trưởng ban hành, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị về công tác tổ chức, cán bộ

- Thực hiện các công việc về chế độ chính sách, bảo hiểm xã hội, an toàn và bảo

hộ lao động

- Phụ trách công tác thi đua khen thưởng trong trường, chủ trì lập hồ sơ xét khen thưởng và kỷ luật cán bộ, viên chức

- Phụ trách chấm công, theo dõi lao động, bình xét điểm hàng tháng

- Tổng hợp các báo cáo tháng của các đơn vị

- Cùng với các đơn vị tổ chức thực hiện việc đánh giá hoạt động giảng dạy của các giáo viên và theo dõi, tổng hợp các phiếu đánh giá hoạt động giảng dạy của giảng viên để báo cáo khi có yêu cầu

- Nắm vững chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp, học phí, lệ phí, nâng ngạch, chuyển ngạch viên chức, bảo hiểm xã hội và các chế độ chính sách hiện hành của Nhà nước đối với cán bộ, viên chức để quản trịvà hướng dẫn thực hiện

4 Phòng Thanh Tra và công tác sinh viên

Chức năng

Tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra các hoạt động trong phạm vi nhà trường nhằm đảm bảo việc thi hành pháp luật, việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân trong lĩch vực giáo dục Giúp Hiệu trưởng thực hiện những vấn đề về pháp lý liên quan đến hoạt động của nhà trường, bảo đảm cho nhà trường hoạt động tuân theo pháp luật và thực hiện đúng nguyên tắc pháp chế Tổ chức và quản trị các hoạt động đối với học sinh, sinh viên theo các quy định hiện hành

Nhiệm vụ

26

Công tác thanh tra:

- Thanh tra và giám sát công tác quản lý đào tạo, công tác tuyển sinh, thực hiện giảng dạy, học tập, thi tốt nghiệp và cấp phát văn bằng tốt nghiệp

- Thanh tra việc tổ chức giảng dạy và chất lượng giảng dạy, việc tổ chức quản trịquá trình học tập của sinh viên, việc xét phân loại học học lực, tốt nghiệp, khen thưởng và kỷ luật sinh viên,…

- Thanh tra công tác đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng và quản lý đội ngũ cán bộ viên chức trong trường Kiến nghị hình thức khen thưởng và kỷ luật đối với cán bộ, việc chức, đối với việc bình xét thi đua,…

- Thanh tra việc thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức và học sinh sinh viên (HSSV) trong toàn trường

- Tiếp nhận, xem xét kiến nghị với Hiệu trưởng cách giải quyết các đơn thư khiếu kiện,…

- Thực hiện những vấn đề về pháp lý liên quan đến hoạt động của nhà trường, đảm bảo cho các hoạt động đúng pháp luật và thực hiện đúng nguyên tác pháp chế Công tác sinh viên:

- Tuyên truyền chủ trương, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước; giáo dục truyền thống, tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao trong HSSV

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan và các giáo viên chủ nhiệm để quản trịtoàn diện sinh viên nội trú và ngoại trú

- Tổng hợp đơn xin miễn, giảm học phí và danh sách HSSV được hưởng các chế

độ chính sách để trình trình Hội đồng xét duyệt

- Phối hợp với các khoa để xét và cấp học bổng cho HSSV

- Quản trị tổng hợp các số liệu về kết quả rèn luyện của HSSV trong toàn trường

- Cấp giấy các nhận và tổng hợp két quả về việc HSSV vay vốn tín dụng

- Tổ chức quản lý và điều hành các hoạt động trong Ký túc xá

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan (Đoàn thanh niên, Hội sinh viên, Phòng Đào tạo, các Khoa chuyên môn ) để hỗ trợ, tư vấn về việc tổ chức ăn, ở, sinh hoạt văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao , xây dựng phong cách, nếp sống văn minh, phòng chống tệ nạn xã hội trong HSSV

- Tổ chức quản trịcơ sở vật chất, điện nước trong ký túc xá, lập kết hoạch tu sửa, bảo dưỡng các công trình công cộng trong khu vực ký túc xá nhằm tạo các điều kiện sinh hoạt thuận lợi cho HSSV

Quy định về phân cấp:

- Trưởng phòng Thanh tra & Công tác sinh viên được thừa lệnh Hiệu trưởng ký

và đóng dấu của trường trong các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao sau khi đã báo cáo và được Hiệu trưởng uỷ quyền

- Trưởng (hoặc Phó) phòng Thanh tra & Công tác sinh viên là uỷ viên thường trực các hội đồng xét khen thưởng, kỷ luật học sinh, sinh viên và ủy viên các Hội đồng khác có liên quan

5 Phòng Quản lý khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế

Chức năng: Tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý công tác nghiên cứu

khoa học, chuyển giao công nghệ và triển khai hoạt động theo các chương trình dự án

Nhiệm vụ

- Xây dựng và trình Hiệu trưởng các văn bản về phương hướng, chủ trương, quy định, chính sách nội bộ về nghiên cứu khoa học, triển khai công nghệ và lao động sản xuất Xây dựng kế hoạch thực hiện hợp tác khoa học với các cơ sở trong và ngoài nước

28

- Tổ chức đăng ký đề tài nghiên cứu khoa học các cấp Lập chương trình kế hoạch nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hoạt động lao động sản xuất hàng năm và nhiều năm của trường

- Chuẩn bị nội dung vả tổ chức Hội nghị, Hội thảo khoa học

- Xây dựng và trình Hiệu trưởng kế hoạch và biện pháp quản trịvề công tác đối ngoại, công tác quản trịdự án

- Tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động của các dự án, các chương trình hợp tác và đầu tư của nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế , phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng kế hoạch, nội dung công việc của dự án

- Tổ chức đón tiếp các đoàn khách quốc tế đến làm việc với trường Hướng dẫn

và giúp đỡ các chuyên gia nước ngoài giải quyết các công việc cần thiết

- Cùng với phòng Tổ chức cán bộ đề cử cán bộ, giáo viên đi học tập và đào tạo trong và ngoài nước theo chương trình dự án

- Phụ trách công tác báo chí, thông tin tuyên truyền, quảng cáo, tập san nội bộ và giới thiệu, xúc tiến việc làm

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan để tổ chức các cuộc thi tài năng, sáng tạo

kỹ thuật, Olimpic…trong giáo viên và sinh viên

6 Phòng Hành chính - quản trị

Chức năng

Tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện chức năng quản trịcác lĩnh vực: hành

chính, tổng hợp, lễ tân, khánh tiết, đối ngoại (trong nước) và các công trình hạ tầng cơ

sở

Nhiệm vụ

Nhiệm vụ về công tác hành chính:

- Quản lý và sử dụng con dấu của trường theo quy định của pháp luật

- Chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản hành chính do trường ban

hành

vị ngoài trường chuyển đến

- Tổng hợp tình hình về mọi mặt hoạt động của các đơn vị trong trường; theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện công việc, phát hiện các khâu ách tắc trong công tác,

đề xuất với lãnh đạo Trường các biện pháp khắc phục

- Soạn thảo các văn bản có tính chất tổng hợp: báo cáo tổng kết, sơ kết hàng quý, năm, cung cấp số liệu thống kê tổng hợp Lập lịch công tác hàng tuần, phổ biến đến các đơn vị và đôn đốc thực hiện

- Tổ chức các cuộc họp, Hội nghị Cán bộ, viên chức cấp Trường hàng năm, bao gồm: chuẩn bị nội dung, chương trình và tiếp đón đại biểu v.v

- Tiếp nhận yêu cầu của cá nhân, tập thể trong và ngoài trường, bố trí thời gian

để cá nhân và tập thể có nhu cầu gặp lãnh đạo trường Đón tiếp các đoàn khách trong nước đến công tác, sắp xếp và hướng dẫn các đoàn khách đến làm việc tại các đơn vị

- Cấp giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức đi công tác, xác nhận người ngoài đến công tác tại trường

- Giải quyết các công việc về hộ khẩu, tạm trú, tạm vắng cho cán bộ, viên chức

30

Nhiệm vụ về công tác quản trị:

- Quản lý, bảo dưỡng sơ sở hạ tầng, bao gồm: đất đai, sân, vườn, hàng rào, đường sá, hệ thống cống rãnh, hệ thống cung cấp điện, nước, hệ thống điện thoại và các công trình công cộng khác

- Quản lý, bảo dưỡng hệ thống nhà cửa, bao gồm: phòng làm việc, phòng học, phòng khách, phòng thí nghiệm, hội trường, kho tàng, bàn, ghế, tủ, bảng v.v

- Tổ chức chỉ đạo và đảm nhiệm công tác vệ sinh môi trường các khu nhà làm việc, lớp học, đường sá, sân trường, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, cây xanh đảm bảo cảnh quan sạch, đẹp

- Quản trị các thiết bị phục vụ công cộng như: loa, đài, micrô, ti vi, tăng âm v.v để tổ chức phục vụ các Hội nghị, Hội thảo, lễ hội truyền thống trong trường

- Quản lý phòng truyền thống, lưu giữ tặng phẩm, vật kỷ niệm, lưu niệm, tranh ảnh, tài liệu, huân huy chương của Nhà trường

- Quản lý xe cộ, lập kế hoạch và điều phối xe phục vụ cho các hoạt động của trường theo quy định chung

- Phụ trách công tác an ninh trật tự, tự vệ, trông coi phương tiện đi lại

- Định mức vật tư kỹ thuật, văn phòng phẩm cho các đơn vị theo từng học kỳ

- Chủ trì thực hiện công tác kiểm kê và thanh lý tài sản hàng năm theo các quy định hiện hành

- Phụ trách công tác y tế dự phòng trong nhà trường, công tác an toàn thực phẩm

và vệ sinh môi trường và phòng chống dịch bệnh

- Phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai công tác phòng, chống lụt, bão và phòng cháy, chữa cháy

7 Ban Ban Đảm bảo chất lƣợng và Khảo thí

Được thành lập năm 2008 theo Quyết định số 611/QĐ-ĐHSPKT ngày

11-06-2008 với tên gọi: “Ban Kiểm định và Đảm bảo chất lượng” Sau một thời gian, Ban chính thức đổi tên thành “Ban Đảm bảo chất lượng và Khảo thí” theo Quyết định số 08/QĐ-ĐHSPKT ngày 08-01-2009 Hiện nay, đội ngũ cán bộ viên chức của Ban gồm 7

31

người (2 cán bộ kiêm nhiệm và 5 cán bộ chuyên trách) Sự ra đời của Ban đảm bảo chất lượng và khảo thí (ĐBCL&KT) đã đánh dấu một bước phát triển mới về chất lượng giáo dục và đào tạo của Nhà trường, đồng thời khẳng định với xã hội về sự đảm bảo không ngừng nâng cao chất lượng đáp ứng nhu cầu xã hội, phát triển bền vững và hội nhập quốc tế

- Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng về chủ trương, kế hoạch, ban hành các văn bản hướng dẫn, biện pháp đảm bảo chất lượng và theo dõi kiểm tra việc thực hiện các điều kiện đảm bảo chất lượng trong phạm vi toàn trường

- Chủ trì thực hiện công tác tự đánh giá kiểm định chất lượng giáo dục của Nhà trường; Đánh giá, kiểm định chương trình đào tạo tại Trường; Tham gia kiểm định chất lượng giáo dục đại học theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo; Tham gia đánh giá hoạt động của giảng viên

- Tham mưu, đề xuất trình Hiệu trưởng ban hành các văn bản, quy định hướng dẫn trong công tác tổ chức thi và đánh giá kết quả học tập theo hướng tách biệt giữa giảng dạy và thi Tổ chức, điều hành công tác thi đối với mọi hình thức đào tạo đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp trong phạm vi toàn trường đảm bảo tính công bằng, công minh và thực hiện nghiêm chỉnh quy chế thi kiểm tra

- Theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện quy chế thi, giải quyết các vấn đề phát sinh trong công tác tổ chức thi, tạo ra động lực thúc đẩy quá trình học tập đạt kết quả tốt của học sinh sinh viên

- Đề xuất hình thức đánh giá kết quả học tập Tổ chức việc xây dựng ngân hàng

đề thi tuyển sinh, tốt nghiệp, đề thi học phần Quản lý ngân hàng đề thi

- Tổ chức thực hiện giao nhận, làm phách bài thi giữa học phần, kết thúc học phần, thi tốt nghiệp, thi tuyển sinh Quản lý lưu trữ bài thi theo quy định

- Duy trì cơ sở dữ liệu của Trường về đảm bảo chất lượng, kiểm định chất lượng

và khảo thí, công bố kết quả kiểm định chất lượng của trường đối với xã hội

- Tham gia nghiên cứu khoa học, giảng dạy và thực hiện các nhiệm vụ khác của Nhà trường