Bài giảng nghiệp vụ thư ký văn phòng biên soạn ths nguyễn thị kim trinh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỬU LONG KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG Biên soạn: ThS Nguyễn Thị Kim Trinh Vĩnh Long, 2022 Chương Thư Ký Văn Phòng Khái niệm Thư ký người trợ giúp cho người quản lý quan, phận phải nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng (thu thập thơng tin, xử lý thơng, cung cấp lưu trữ thông tin; soạn thảo, ban hành, xử lý quản lý văn đến văn đi, văn nội lưu trữ văn bản; xếp bố trí phịng làm việc cung cấp thiết bị, phương tiện làm việc, chuẩn bị tài văn phịng phẩm, quản lý tran thiết bị tài sản văn phòng…), người có óc phán đốn, sáng tạo đưa định đắn quyền hạn đồng thời người có trách nhiệm với cơng việc mình… Tóm lại thư ký người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo, góp phần làm cho cơng việc cấp hồn thành, đạt hiệu lãnh đạo tin tưởng Chức năng, nhiệm vụ thư ký 2.1 Chức Ta chia làm ba nhóm chức - Gắn liền với công việc liên quan đến văn như: soạn thảo, kiểm tra lưu trữ văn bản, kiểm tra việc thực định thông báo thị quản lý Đây chức quản lý văn quan - Gắn liền với việc tổ chức xếp công việc như: tổ chức họp hội nghị, xếp bố trí lịch cơng tác quản lý, cung cấp thông tin làm việc (ngày họp, tiếp khách, địa điểm, ngày về, nghỉ ngơi ăn uống…) - Giúp quản lý xếp xử lý việc nhỏ, lặt vặt nhận truyền đạt thông tin kiểm tra thông tin… Tùy theo quan phận mà người thư ký tham gia mức độ khác 2.2 Nhiệm vụ Về người thư ký có nhiệm vụ 2.2.1 Nhiệm vụ gắn liền với công tác văn - Soạn văn bản, giải công việc qua văn theo thị (ý kiến) người quản lý (cấp – sếp), kiểm tra việc thực văn - Tiếp nhận, xử lý, lưu trữ văn đến từ quan, phận khác văn - Trình ký văn - Ghi biên họp, bàn bạc, hội nghị - Sắp xếp quản lý hồ sơ theo trình tự hợp lý - Kiểm tra hình thức nội dung văn đến 2.2.2.Nhiệm vụ liên quan đến việc tổ chức công việc - Tổ chức công tác văn thư - Công tác tổ chức xếp tiếp đãi khách - Tổ chức họp, hội nghị theo thị cấp - Tổ chức xếp thơng tin làm việc, bố trí phịng làm việc - Quản lý chương trình kế hoạch cơng việc, lịch làm việc - Sắp xếp bố trí cơng tác ngoại giao… 2.2.3.Nhiệm vụ liên quan đến công việc cấp Là cấu nói cấp với quan phận khác đơn vị nên người thư ký có nhiệm vụ theo tính chất công việc (14 nhiệm vụ bản) như: - Nhận phản hồi điện thoại - Tiếp nhận xử lý bưu tín - Soạn văn đơn gian - Chuẩn bị văn bản, báo cáo, ghi nhớ chuẩn bị thư từ - Sắp xếp tổ chức hẹn, tiếp khách - Ghi tốc ký, máy thu phát thông tin (máy ghi âm) - Chuẩn bị liệu thông tin cần thiết đơn vị - Đánh máy, in tài liệu, xử lý lưu trữ, phát hành - Nắm rõ nội dung văn truyền đạt cho người khác - Sắp xếp, ghi hồ sơ cẩn thận để tra cứu dễ dàng cần - Tổ chức, xếp họp, chương trình, tư liệu theo thị cấp - Sắp xếp, chuẩn bị vấn đề cần thiết cho lịch trình cơng tác - Liên lạc làm việc với tài chính, ngân hàng - Hỗ trợ công tác quản lý với cấp Một số yêu cầu người thư ký 3.1 Yêu cầu người làm công tác văn thư, văn phòng - Trung thực, thẳng thắn, thật thà, nhạy bén, ứng xử linh hoạt, cở mở, có kiến thức chuyên môn - Nắm rõ nội dung công việc giao xử lý nhanh, linh hoạt - Ý thức kỷ luật trách nhiệm công việc - Thân thiện hòa đồng dễ gần gũi với người - Có tính thẩm mỹ 3.2 u cầu người làm công tác thư ký Tiếp nhận, xử lý thông tin văn bản, thị công việc cách khoa học xác - Đây yêu cầu quan trọng người thư ký Nó tản để thực cơng việc khác có hiệu Để đạt yêu cầu đòi hỏi người thư ký không ngững học hỏi nâng cao chuyên môn đồng thời phải rèn luyện từ nhà trường ngồi thực tế - Phải có nhạy bén việc năm bắt thông tin đối tượng mà tiếp xúc cách xác để có cách xử lý phù hợp, có giúp đỡ hỗ trợ kịp thời cần thiết cách chân thành - Bên cạnh tin cậy, kín đáo giữ bí mật người thư ký cần phải có Sự tin cậy đậy tin cậy cấp đồng nghiệp Để có tin cậy người thư ký phải hồn thành cơng việc giao cách xác nhanh chóng, phải ý thức trách nhiệm với cơng việc Dù hồn cảnh người thư ký phải đặt nhiệm vụ cấp giao lên cố gắng hoàn thành thời gian sớm Ngồi người thư ký phải chủ động hồn thành cơng việc nhiệm vụ phải thể cơng dân chủ cơng tác triển khai bố trí cơng việc cho thành viên đơn vị Hơn người giữ vai trò thư ký phải tinh tế nhạy bén cách ứng xử với đồng nghiệp, phải cho đồng nghiệp thấy đáng tin cậy, gần gũi, thân thiện… - Một yêu cầu đặc biệt người thư ký thiết phải tuân thủ kín đáo bảo mật cơng việc Những thơng tin quan trọng cần giữ bí mật tuyệt đối khơng để lộ, không ảnh hưởng đến thành công hay thất bại đơn vị, cấp nên nói thơng tin phép nói Phải xếp văn gọn gàng văn mang tín bảo mật để vào tủ khóa lại trình cấp xem khơng hủy bỏ để tránh lọt ngồi) Bên cạnh người thư ký phải nhạy bén việc xử lý thơng tin bảo mật cách xác kịp thời với cấp trên, đồng nghiệp, có ý thức gìn giữ bí mật nhà nước, quan, cá nhân - Phải thích ứng, tinh ý phải biết kiềm chế cảm xúc Thích ứng thích ứng với mơi trường, với tính chất cơng việc văn phịng, thích ứng với cách làm việc cấp trên, tập thể Một tập thể khác có cách làm việc khác Cách làm việc phụ thuộc vào cách quản lý điều hành lãnh đạo Mỗi lãnh đạo có cách quản lý khác để hồn thành tốt nhiệm vụ người thư ký phải nắm hiểu cách làm việc cấp Thích ứng không đồng nghĩa với việc thỏa hiệp với xấu, bất công, phi lý Trong trường hợp cần thể kiến, thể phản đối hay tán thành thiết phải thể rõ ràng Trong trường hợp chưa xác định vấn đề cần bình tĩnh suy nghĩ kỹ lượng hay đưa quan điểm Trong công việc thư ký lúc gặp phải số vấn đề mang tính tế nhị đòi hỏi họ phải biết kiềm chế cảm xúc Thư ký nói người đại diện cho thủ trưởng làm công tác ngoại giao nên ảnh hưởng đến mối quan hệ, uy tín đơn vị lẽ người thư ký thiết phải biết điều tiết cảm xúc, khơng nên nóng nảy dễ bị khích động khơng mang kết khó lường (giận q khơn, giận q hóa dại…) Để làm điều người thư ký phải ý thức tính chất cơng việc (tiếp xúc nhiều đối tượng) Vì gặp trường hợp bất đồng quan điểm, xảy tranh cãi căng thẳng chí bị xúc phạm phải bình tâm suy nghĩ trước thể quan điểm thái độ thể phải gắn liền với hoạch để xin phê duyệt Vấn đề chủ trương, phương án cơng tác, sách, tiêu chuẩn, định mức bãi bỏ văn bản, quy định không phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội 3.4.2 u cầu tờ trình Tờ trình khơng cung cấp thơng tin mà cịn có chức trình bày, lập luận, diễn giải vấn đề phương án, giải pháp tổ chức thực mang tính khả thi; Các kiến nghị cần phải rõ ràng, cụ thể hợp lý; Người viết tờ trình cần phải phân tích thực tế để người duyệt nhận thấy rõ tính cấp thiết vấn đề 3.4.3 Cấu trúc tờ trình Gồm phần: 3.4.3.1.Phần mở đầu: - Nhận định tình hình - Phân tích mặt tích cực, tiêu cực tình hình để làm sở cho việc đề xuất vấn đề 3.4.3.2.Phần nội dung - Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, đề xuất phương án - Nêu dự kiến vấn đề nảy sinh đề nghị áp dụng 57 - Nêu khó khăn, thuận lợi (chủ quan, khách quan) triển khai thực dự kiến biện pháp khắc phục - Nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị 3.4.3.3.Phần kết thúc - Đề nghị cấp xem xét chấp thuận đề xuất để sớm triển khai thực 3.5 Hợp đồng 3.5.1 Khái niệm Hợp đồng thỏa thuận cá nhân, tổ chức lời nói, hành vi, văn hình thức có giá trị tương đương văn bao gồm điện báo, telex, fax, thông điệp liệu hình thức khác theo quy định pháp luật; hai bên xác lập quan hệ pháp lý quyền nghĩa vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu, lợi ích 3.5.2 Điều kiện hợp đồng Hợp đồng phải có bốn điều kiện: - Sự ưng thuận: sở hợp đồng đồng ý, lòng cách tự nguyện; không ai, quan quyền ép buộc đối tượng khác phải ký kết hợp đồng với - Năng lực: Người ký hợp đồng phải có đầy đủ lực pháp lý 58 - Đối tượng: Cam kết điều gì, việc để làm bàn giao - Nguyên do: Hợp đồng phải dựa nguyên hợp pháp, không trái pháp luật đạo đức xã hội 3.5.3.Hiệu lực hợp đồng - Hợp đồng mong muốn hai bên giao ước, ràng buộc hai bên hai bên thấy khơng cịn mong muốn tiếp tục trì hợp đồng thực xong - Nếu có tranh chấp hợp đồng quan chức dựa theo điều khoản hợp đồng theo luật để phân xử 3.5.4 Cấu trúc hợp đồng Cấu trúc hợp đồng có hai phần bắt buộc - Phần xác lập chủ thể giao kết + Nêu bên giao kết, phân định vị trí giao kết + Nêu thơng tin liên quan đến chủ thể giao kết (địa chỉ, người đại diện, chức vụ người đại diện, tài khoản thức, mã số thuế …) - Phần nội dung thỏa thuận giao kết, thể thông qua điều khoản phù hợp với nội dung hợp đồng 59 3.5.5 Những vấn đề cần lưu ý soạn thảo hợp đồng Để phòng tránh rủi ro ký kết hợp đồng, cần lưu ý số vấn đề sau: 3.5.5.1.Nắm vững quy định pháp luật hợp đồng - Hình thức hợp đồng phải quy định pháp luật Những loại hợp đồng mà pháp luật quy định phải lập thành văn bản, phải đăng ký, cơng chứng chứng thực nên tuân thủ để đảm bảo cho việc thực giao dịch Cẩn trọng tìm hiểu kỷ giao dịch qua mạng điện tử để phù hợp theo quy định Luật Giao dịch điện tử - Chủ thể tham gia ký kết hợp đồng phải đảm bảo tư cách theo quy định pháp luật đủ lực hành vi dân sự, độ tuổi theo luật định Trong trường hợp đại diện ủy quyền chủ thể để ký kết phải có giấy ủy quyền phải ghi rõ hợp đồng - Hợp đồng phải chặt chẽ, đầy đủ nội dung áp dụng theo luật định Cần cân nhắc cẩn thận đưa điều khoản hợp đồng để thực tốt yêu cầu việc giao dịch Chỉ ký kết hợp đồng nhận thấy có khả thực điều khoản; thấy khó có khả thực cần đàm phán, thương lượng lại 60 - Trong nhiều trường hợp, soạn thảo phụ lục hợp đồng Điều 408 Bộ luật Dân ghi rõ, kèm theo hợp đồng có phụ lục để quy định chi tiết số điều khoản hợp đồng Phụ lục hợp đồng có hiệu lực hợp đồng Nội dung phụ lục hợp đồng không trái với nội dung hợp đồng Trong trường hợp phụ lục hợp đồng có điều khoản trái với nội dung điều khoản hợp đồng điều khoản khơng có hiệu lực, trừ trường hợp có thỏa thuận khác Trong trường hợp bên chấp nhận phụ lục hợp đồng có điều khoản trái với điều khoản hợp đồng coi điều khoản hợp đồng sửa đổi - Đối với hợp đồng dân theo mẫu (là hợp đồng gồm điều khoản bên đưa theo mẫu hợp đồng bảo hiểm; hợp đồng cung ứng điện nước…) để bên trả lời khoản thời gian hợp lý; bên đề nghị trả lời chấp nhận coi chấp nhận tồn nội dung hợp đồng theo mẫu mà bên đề nghị đưa Trong trường hợp hợp đồng theo mẫu có điều khoản khơng rõ ràng bên đưa hợp đồng theo mẫu phải chịu bất lợi giải thích điều khoản Trong trường hợp hợp đồng theo mẫu có điều khoản miễn trách nhiệm bên đưa hợp đồng theo mẫu, tăng trách nhiệm loại bỏ quyền lợi đáng bên 61 điều khoản khơng có hiệu lực, trừ trường hợp có thỏa thuận khác Trong trường hợp sơ suất ký kết hợp đồng dẫn đến việc không thống cách hiểu điều khoản, cần phải giải thích cụ thể thống cách hiểu điều khoản, cần phải giải thích cụ thể quy định Điều 409 Bộ luật Dân sau: - Khi hợp đồng có điều khoản khơng rõ ràng khơng dựa vào ngơn từ hợp đồng mà cịn phải vào ý chí chung bên để giải thích điều khoản - Khi điều khoản hợp đồng hiểu theo nhiều nghĩa khác phải chọn nghĩa làm cho điều khoản thực có lợi ích cho bên - Khi hợp đồng có điều khoản ngơn từ khó hiểu phải giải thích theo nghĩa phù hợp với tính chất hợp đồng - Khi hợp đồng có điều khoản ngơn từ khó hiểu phải giải thích theo tập quán địa điểm giao kết hợp đồng - Khi hợp dồng thiếu số điều khoản bổ sung theo tập quán loại hợp đồng địa điểm giao kết hợp đồng 62 - Các điều khoản hợp đồng phải giải thích mối liên hệ với nhau, cho ý nghĩa điều khoản phù hợp với tồn nội dung hợp đồng - Trong trường hợp có mâu thuẫn ý chí chung bên với ngơn từ sử dụng hợp đồng ý chí chung bên dùng để giải thích hợp đồng - Trong trường hợp bên mạnh đưa vào hợp đồng nội dung bất lợi cho bên yếu giải thích hợp đồng phải theo hướng có lợi cho bên yếu 3.5.5.2.Lưu ý cách sử dụng ngơn ngữ hợp đồng Hợp đồng có tính hiệu lực cao, cần lưu ý đến cách diễn đạt, không “sai li, dặm” dẫn đến hậu khó lường - Từ ngữ dùng hợp đồng + Phải xác để thực rõ ý chí bên + Phải cụ thể để tránh nhầm lẫn đáng tiếc dẫn đến tranh chấp hợp đồng + Phải có tính đơn nghĩa để tránh tạo kẽ hở cho kẻ xấu lợi dụng Do hợp đồng khơng dùng từ mơ hồ nghĩa, không dùng dấu ngoặc kép dấu chấm lửng để đảm bảo có cách hiểu diễn đạt - Câu dùng hợp đồng 63 + Câu dùng hợp đồng phải ngữ pháp Dùng sai ngữ pháp dẫn đến việc hiểu sai nghĩa câu + Lưu ý đến trật tự từ câu Tiếng VIệt ngơn ngữ đơn lập, trật tự từ câu có vai trị quan trọng việc xác định ý nghĩa câu + Câu dùng hợp phải ngắn gọn, rõ ràng đủ ý Phải nắm vững cách sử dụng dấu câu tiếng Việt, đặc biệt chức dấu chấm, dấu phẩy dấu chấm phẩy vị trí chúng câu 3.6 Nội dung cụ thể số loại cơng văn hành 3.6.1 Cơng văn mời họp: - Phần mở đầu: Nêu rõ lý do, mục đích họp hội nghị - Phần nội dung: Nêu nội dung họp, hội nghị: nêu thành phần tham dự, thời gian, địa điểm - Phần kết thúc: Lời yêu cầu, đề nghị đại biểu đến dự giờ, thành phần lời mong đợi có mặt đại biểu 3.6.2 Cơng văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị: - Phần mở đầu: Nêu rõ lý do, mục đích việc chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị 64 - Phần nội dung: Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề xuất, chất vấn, yêu cầu, kiến nghị Nêu rõ nội dung cụ thể thời hạn cần xem xét giải vấn đề - Phần kết thúc: Nêu mong mỏi quan tâm giải vả lời cảm ơn 3.6.3.Công văn trả lời - Phần mở đầu: Ghi rõ trả lời theo công văn, số, ký hiệu, ngày tháng năm, ai, vấn đề - Phần nội dung: Nêu câu trả lời trực tiếp vấn đề yêu cầu, phần vấn đề chưa trả lời phải giải thích rõ lý - Phần kết thúc: Thể quan tâm người trả lời người hỏi (mang tính xã giao) 3.6.4 Công văn đôn đốc, nhắc nhở - Phần mở đầu: Nhắc lại chủ trương, sách, kế hoạch, định, văn đạo để thực - Phần nội dung: Tóm tắt tình hình thực hiện, đề biện pháp tiếp tục thực mặt tồn tại, giao trách nhiệm cho quan đơn vị cấp tiếp tục tổ chức thực nêu thời gian thực 65 - Phần kết thúc: Yêu cầu quan đơn vị cấp khẩn trương triển khai báo cáo kết cho ban đạo kiểm tra 3.6.5 Công văn hướng dẫn, giải thích: - Phần mở đầu: Phân tích sơ nguồn gốc xuất xứ chủ trương, sách, định hướng dẫn giãi thích cơng văn - Phần nội dung: Phân tích ý nghĩa, tác dụng chủ trương sách mặt kinh tế - xã hội, trị Nêu rõ mục đích chủ trương sách cách tổ chức thực - Phần kết thúc: Thể quan tâm đơn vị việc hướng dẫn giải thích cơng văn 3.7 Một vài loại văn khác: Văn diễn thuyết, diễn thuyết, đáp từ, điếu văn, thư chúc mừng, thư chia buồn, loại giấy tờ khác – giấy giới thiệu, giấy đường, giấy mời họp, đơn từ…các loại phiếu Câu hỏi thảo luận Tại soạn văn không sử dụng đa nghĩa, diễn đạt tình cảm…? Người thư ký ghi văn buổi họp cần đảm bảo yêu cầu gì? Tại sao? 66 Hãy cho biết soạn hợp đồng cần lưu ý gì? Vì sao? Hãy soạn văn thơng báo mời tham dự lễ 20/11 trường A? Thuyết trình chương 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Đăng Dung (chủ biên), Nguyễn Hồng Anh, Võ Trí Hảo, Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 2014 Dương Văn Khảm, Nguyễn Hữu Thời, Trần Hoàng, Nghiệp vụ thư ký văn phịng, NXB Sự thật, 2000 Đồn Thị Tố Liên, Nguyễn Thị Ngọc Hoa (đồng chủ biên), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn pháp luật, NXB Tư Pháp Hà Nội, 2011 Nguyễn Minh Phương, Nguyễn Văn Nghĩa, Sổ tay cơng tác văn phịng, NXB Sự thật, 1996 Lưu Kiếm Thanh, Kỹ thuật xây dựng ban hành văn NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 2003 Nguyễn Văn Thâm, Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 2003 Nguyễn Hữu Trí, Giáo trình nghiệp vụ văn phịng, NXB Thống kế, 2000 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 68 Đồn Thị Tố Un (chủ biên), Trần Thị Vượng, Cao Kim Anh, Giáo trình soạn thảo vă hành thơng dụng, NXB Tư Pháp, 2019 10 Lương Minh Việt, Giáo trình nghiệp vụ thư ký, NXB Hà Nội, 2005 69 MỤC LỤC Chương Thư Ký Văn Phòng Khái niệm Chức năng, nhiệm vụ thư ký 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ Một số yêu cầu người thư ký 3.1 Yêu cầu người làm cơng tác văn thư, văn phịng 3.2 Yêu cầu người làm công tác thư ký 3.3 Nhớ lâu xác Tính chất cơng việc người thư ký Chương Soạn Thảo Văn Bản Khái niệm văn 15 Các loại văn quản lý nhà nước 15 2.1 Văn quy phạm pháp luật 15 2.2 Văn hành thơng thường 16 2.3 Văn chuyên môn kỹ thuật 16 2.4 Văn chuyển đổi 17 2.5 Văn cá biệt 17 Cơ quan ban hành văn quản lý nhà nước 17 70 Thể thức văn quản lý nhà nước 18 4.1 Căn pháp lý thể thức văn 18 4.2 Các yếu tố thể thức văn 19 Chương Soạn Thảo Văn Bản Thông Thường Quyết định 37 1.1 Khái niệm 37 1.2 Sau bố cục định thông thường 38 1.3 Sau số mẫu định 39 Công văn 47 2.1 Khái niệm 47 2.2 Nội dung 48 2.3 Bố cục công văn cụ thể 49 Một số mẫu công văn chung 50 Báo cáo 51 3.2 Biên 54 3.3 Thông báo 55 3.4 Tờ trình 56 3.5 Hợp đồng 58 3.6 Nội dung cụ thể số loại cơng văn hành 64 3.7 Một vài loại văn khác 66 Tài liệu tham khảo 68 71