Chương 1 MỤC LỤC Chuyên đề 1 Những hiểu biết chung về nghề thư ký và người thư ký văn phòng Trang 1 1 Khái niệm thư ký và thư ký văn phòng 7 1 1 1 Thư ký 7 1 1 2 Thư ký văn phòng 8 1 2 Những năng lực.
MỤC LỤC Trang Chuyên đề 1: Những hiểu biết chung nghề thư ký người thư ký văn phòng 1.1 Khái niệm thư ký thư ký văn phòng 1.1.1 Thư ký 1.1.2 Thư ký văn phòng 1.2 Những lực phẩm chất người thư ký văn phòng 1.2.1 Những lực cần thiết 12 1.2.2 Những phẩm chất cần thiết 16 1.3 Nhiệm vụ thư ký văn phòng 1.4 Phân loại thư ký văn phòng 17 Chuyên đề 2: Nghiệp vụ chuẩn bị cung cấp thông tin cho hoạt động 20 quản lý lãnh đạo 20 2.1 Những vấn đề chung thông tin 20 2.1.1 Khái niệm thông tin 21 2.1.2 Vai trị thơng tin 2.1.3 Phân loại thông tin 22 2.1.4 Yêu cầu tổ chức công tác thông tin 22 23 2.2 Nghiệp vụ chuẩn bị thông tin 23 2.2.1 Phương pháp thu thập chuẩn bị thông tin 25 2.2.2 Xử lý thông tin 26 2.3 Cung cấp thông tin 26 2.3.1 Tìm hiểu xác nhu cẩu cung cấp thơng tin lãnh đạo phận cần cung cấp thông tin 26 2.3.2 Xác định thông tin cần cung cấp 27 2.3.3 Các hình thức cung cấp thơng tin 27 2.3.4 Bảo quản lưu giữ thông tin 28 Chuyên đề 3: Nghiệp vụ quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác quan người lãnh đạo …………………………………………………… 28 3.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc cho quan cho người lãnh đạo 29 3.1.1 Khái niệm 29 3.1.2 Vai trị chương trình, kế hoạch hoạt động quản lí…………… 3.2 Các loại chương trình, kế hoạch 30 31 3.3 Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc 31 3.3.1 Nguyên tắc không trùng lặp 31 3.3.2 Nguyên tắc ưu tiên 31 3.3.3 Nguyên tắc dự phòng 31 3.3.4 Nguyên tắc điều chỉnh lịch 32 3.4 Những việc cần thiết tiến hành xây dựng lịch chương trình làm việc…… 32-34 3.5 Trách nhiệm thư ký văn phòng việc quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác………………………………………………………………… Chun đề 4: Tổ chức họp, hội thảo lễ hội ………………… 4.1 Khái niệm ý nghĩa hội họp, hội thảo lễ hội…………………… 4.1.1 Hội họp 4.1.2 Hội thảo 4.1.3 Lễ hội 4.1.4 Ý nghĩa hội họp, hội thảo lễ hội 4.2 Qui trình tổ chức hội họp, hội thảo lễ hội…………………………… 4.2.1 Lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo 4.2.2 Các giai đoạn chuẩn bị cho họp, hội thảo lễ hội………… 4.2.3 Công việc thư ký văn phòng thời gian diễn họp, hội thảo lễ hội 4.2.4 Công việc sau họp Chuyên đề 5: Tổ chức chuyến công tác 5.1 Mục đích chuyến cơng tác 5.2 Xây dựng kế hoạch cho chuyến công tác 35 35 35 35 35 35 37 37 37 40 42 43 44 44 5.3 Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho chuyến công tác……………………… 44 5.3.1 Xếp lịch cho chuyến 44-45 5.3.2 Nắm vững thông tin cần thiết chuyến đi…………………… 5.3.3 Giải thủ tục hành cho đồn cơng tác ……………… 5.4 Những cơng việc thư ký văn phòng thời gian lãnh đạo cơng tác 5.4.1 Cơng việc trước đồn cơng tác 5.4.2 Cơng việc đồn cơng tác 5.4.3 Sau lãnh đạo công tác Chuyên đề 6: Nghiệp vụ giao tiếp hành người thư ký văn phịng 6.1 Giao tiếp yếu tố liên quan đến giao tiếp……………………… 6.1.1 Khái niệm giao tiếp 6.1.2 Các loại hình giao tiếp 6.2 Các nguyên tắc giao tiếp hành 6.2.1 Đảm bảo hài hồ mặt lợi ích bên tham gia giao tiếp…… 6.2.2 Đưa nhiều giải pháp để đối tượng giao tiếp lựa chọn định 6.2.3 Coi trọng vận dụng tốt qui phạm khách quan giao tiếp… 6.2.4 Coi trọng ảnh hưởng mối quan hệ 6.3 Các kỹ giao tiếp 6.3.1 Kỹ nghe 6.3.2 Kỹ nói 6.3.3 Kỹ đọc 6.3.4 Kỹ viết 46 46 46 47 47 47 48 48 48 49 49 49 50 51 52 53 53 53 54 55 6.4 Các nghiệp vụ giao tiếp hoạt động thư ký văn phòng………… 6.4.1 Tiếp khách 6.4.1.1 Đón khách 6.4.1.2 Giới thiệu 6.4.1.3 Xử lý tình tiếp khách 6.4.2 Giao tiếp qua điện thoại 6.4.2.1 Những ưu điểm hạn chế giao tiếp qua điện thoại…………… 6.4.2.2 Một số nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại ……………………… 6.4.3 Giao tiếp qua hội họp 6.4.4 Giao tiếp qua việc soạn thảo xử lý thư từ, văn bản………………… Chuyên đề Nghiệp vụ lễ tân 7.1 Khái niệm, ý nghĩa công tác lễ tân 57 7.1.1 Khái niệm 7.1.2 Ý nghĩa 7.2 Một số nghiệp vụ lễ tân 7.2.1 Bắt tay 7.2.2 Danh thiếp 7.2.3 Đưa đón khách xe ơtơ 7.3 Các loại tiệc 7.3.1 Tiệc đứng 7.3.2 Tiệc ngồi 7.3.3 Tiệc trà 7.4 Cách đặt tiệc tổ chức tiệc chiêu đãi 7.4.1 Phòng tiếp khách phòng tổ chức tiệc chiêu đãi 7.4.2 Bày bàn tiệc 7.4.3 Chỗ ngồi chiêu đãi 7.4.4 Món ăn tiệc ngồi 7.4.5 Đồ uống tiệc ngồi 65 57 57 58 58 58 58 58 60 60 64 65 65 65 65 66 66 67 67 69 71 73 73 74 74 77 79-83 1 Tên học phần: Nghiệp vụ thư ký văn phòng Số tín chỉ: 03 Trình độ: Dành cho sinh viên bậc Cao đẳng; ngành Quản trị văn phòng Phân bổ thời gian: Số Chuyên đề Tên chuyên đề Số tiết tiết TH giảng Tổng số tiết TL Những hiểu biết chung nghề thư ký người thư ký văn phòng 1.1 Khái niệm thư ký thư ký văn phòng 1.1.1 Thư ký 1.1.2 Thư ký văn phòng 1.2 Những lực phẩm chất người thư ký văn phòng 1.2.1 Những lực cần thiết 1.2.2 Những phẩm chất cần thiết 1.3 Nhiệm vụ thư ký văn phòng 1.4 Phân loại thư ký văn phòng Nghiệp vụ chuẩn bị cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo 2.1 Những vấn đề chung thông tin 2.1.1 Khái niệm thơng tin 2.1.2 Vai trị thơng tin 2.1.3 Phân loại thông tin 2.1.4 Yêu cầu tổ chức công tác thông tin 2.2 Nghiệp vụ chuẩn bị thông tin 2.2.1.Phương pháp thu thập chuẩn bị thông tin 2.2.2 Xử lý thông tin 2.3 Cung cấp thơng tin 2.3.1 Tìm hiểu xác nhu cẩu cung cấp thông tin lãnh đạo phận cần cung cấp thông tin 2.3.2 Xác định thông tin cần cung cấp 2.3.3.Các hình thức cung cấp thơng tin Từ Kiểm tiết tra đến tiết… Tiết 0.5 0.5 1-7 Tiết 1.5 15 1.5 – 2.3.4 Bảo quản lưu giữ thông tin Nghiệp vụ quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác quan người lãnh đạo 3.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc cho quan cho người lãnh đạo 3.1.1 Khái niệm 3.1.2 Vai trị chương trình, kế hoạch hoạt động quản lí 3.2 Các loại chương trình, kế hoạch 3.3 Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc 3.3.1 Nguyên tắc không trùng lặp 3.3.2 Nguyên tắc ưu tiên 3.3.3 Nguyên tắc dự phòng 3.3.4 Nguyên tắc điều chỉnh lịch 3.4 Những việc cần thiết tiến hành xây dựng lịch chương trình làm việc 3.5 Trách nhiệm thư ký văn phòng việc quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác Tổ chức họp, hội thảo lễ hội 4.1 Khái niệm ý nghĩa hội họp, hội thảo lễ hội 4.1.1 Hội họp 4.1.2 Hội thảo 4.1.3 Lễ hội 4.1.4 Ý nghĩa hội họp, hội thảo lễ hội 4.2 Qui trình tổ chức hội họp, hội thảo lễ hội 4.2.1 Lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo 4.2.2 Các giai đoạn chuẩn bị cho họp, hội thảo lễ hội 4.2.3 Cơng việc thư ký văn phịng thời gian diễn họp, hội thảo lễ hội 4.2.4 Công việc sau họp Tổ chức chuyến cơng tác 5.1 Mục đích chuyến công tác 5.2 Xây dựng kế hoạch cho chuyến công tác 4 0.5 Tiết 0.5 1.0 16-23 1.0 1.0 1.5 Tiết 2.5 24-31 0.5 0.75 0.75 0.5 0.5 0.5 Tiết 32-39 5.3 Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho chuyến công tác 5.3.1 Xếp lịch cho chuyến 5.3.2 Nắm vững thông tin cần thiết chuyến 5.3.3 Giải thủ tục hành cho đồn cơng tác 5.4 Những cơng việc thư ký văn phòng thời gian lãnh đạo cơng tác 5.4.1 Cơng việc trước đồn cơng tác 5.4.2 Cơng việc đồn cơng tác 5.4.3 Sau lãnh đạo công tác Nghiệp vụ giao tiếp hành 10 người thư ký văn phòng 6.1 Giao tiếp yếu tố liên quan đến giao tiếp 6.1.1 Khái niệm giao tiếp 6.1.2 Các loại hình giao tiếp 6.2 Các nguyên tắc giao tiếp hành 6.2.1 Đảm bảo hài hồ mặt lợi ích bên tham gia giao tiếp 6.2.2 Đưa nhiều giải pháp để đối tượng giao tiếp lựa chọn định 6.2.3 Coi trọng vận dụng tốt qui phạm khách quan giao tiếp 6.2.4 Coi trọng ảnh hưởng mối quan hệ 6.3 Các kỹ giao tiếp 6.3.1 Kỹ nghe 6.3.2 Kỹ nói 6.3.3 Kỹ đọc 6.3.4 Kỹ viết 6.4 Các nghiệp vụ giao tiếp hoạt động thư ký văn phòng 6.4.1 Tiếp khách 6.4.1.1 Đón khách 6.4.1.2 Giới thiệu 6.4.1.3 Xử lý tình tiếp khách 6.4.2 Giao tiếp qua điện thoại 1.5 0.5 0.5 0.5 1.5 0.5 0.5 0.5 0.5 1.0 Tiết 40-50 1.0 2.5 0.75 0.75 6.4.2.1 Những ưu điểm hạn chế giao tiếp qua điện thoại 6.4.2.2 Một số nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại 6.4.3 Giao tiếp qua hội họp 6.4.4 Giao tiếp qua việc soạn thảo xử lý thư từ, văn Chuyên đề Nghiệp vụ lễ tân 10 7.1 Khái niệm, ý nghĩa công tác lễ tân 0.5 0.5 0.5 7.1.1 Khái niệm 7.1.2 Ý nghĩa 7.2 Một số nghiệp vụ lễ tân 7.2.1 Bắt tay 1.5 7.2.2 Danh thiếp 7.2.3 Đưa đón khách xe ơtơ 7.3 Các loại tiệc Tiết 51-60 1.5 7.3.1 Tiệc đứng 7.3.2 Tiệc ngồi 7.3.3 Tiệc trà 7.4 Cách đặt tiệc tổ chức tiệc chiêu đãi 7.4.1 Phòng tiếp khách phòng tổ chức tiệc chiêu đãi 7.4.2 Bày bàn tiệc 7.4.3 Chỗ ngồi chiêu đãi 7.4.4 Món ăn tiệc ngồi 7.4.5 Đồ uống tiệc ngồi Tổng số tiết học phần 1.5 60 30 28 Điều kiện tiên quyết: Kỹ thuật soạn thảo văn Khoa phụ trách giảng dạy: Khoa Quản trị văn phòng Mục tiêu học phần - Về kiến thức: Trang bị sở kiến thức để sinh viên nắm được: Nghề thư ký, người thư ký văn phịng, nghiệp vụ người thư ký văn phịng như: nghiệp vụ thu thập thơng tin; nghiệp vụ giao tiếp hành chính; nghiệp vụ tổ chức hội nghị, hội thảo, nghiệp vụ lễ tân… - Về kỹ năng: Sau học xong, sinh viên có kỹ vận dụng kiến thức học vào thực tế cơng tác sau tốt nghiệp cách xác khoa học - Về thái độ: Sau học xong học phần, sinh viên nhận thức rõ vị trí, vai trị người thư ký văn phịng nghề thư ký văn phòng hoạt động quan, tổ chức từ có thái độ đắn tiếp cận học phần - Phương pháp truyền giảng Quy nạp kết hợp với diễn giải, kết hợp lý luận với thực tiễn, tư logic phương pháp pháp khác thuyết trình, nêu vấn đề, phân tích, giảng dạy thơng qua thảo luận Mô tả vắn tắt, nội dung học phần Học phần Nghiệp vụ thư ký văn phòng cung cấp cho sinh viên hệ thống kiến thức nghề thư ký văn phòng, đặc điểm lao động nhiệm vụ người thư ký văn phòng, nghiệp vụ người thư ký văn phòng như: Nghiệp vụ cung cấp thơng tin; Nghiệp vụ giao tiếp hành chính; Nghiệp vụ tổ chức hội nghị, hội thảo Học phần gồm chuyên đề sau: Chuyên đề Những hiểu biết chung nghề thư ký người thư ký văn phòng Chuyên đề Nghiệp vụ chuẩn bị cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo Chuyên đề Nghiệp vụ quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác quan người lãnh đạo Chuyên đề Tổ chức các cuộc họp, hội thảo lễ hội Chuyên đề Tổ chức các chuyến công tác Chuyên đề Nghiệp vụ giao tiếp hành người thư ký văn phịng Chuyên đề Nghiệp vụ lễ tân Tài liệu học tập + PGS.TS Vũ Thị Phụng (2012), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội + GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị văn phịng, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội; + TS Trần Hoàng (2011), Kỹ thực hành văn hóa cơng sở, lễ tân nghi thức nhà nước quan, Nhà xuất Văn hóa Thơng tin, Hà Nội; + Trường Đại học Quản lý Kinh doanh Hà Nội (2002), Giáo trình Kỹ giao tiếp đàm phán kinh doanh; + Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Nghiệp vụ công tác văn thư, Nhà xuất Giao thông vận tải; + Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội (2006), Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ bản, Nhà xuất Hà Nội Việc đánh giá kết học tập sinh viên thiết lập dựa Quy chế 43 Bộ Giáo dục Đào tạo; quy chế đào tạo Trường Đại học Hải Dương; Phương pháp đánh giá học phần: có kiểm tra định kỳ tiết hệ số 1, trung bình kiểm tra có trọng số 20%, điểm đánh giá chuyên cần có trọng số 10% thi kết thúc học phần có trọng số 70%, điểm tổng kết học phần trung bình kiểm tra có trọng số, điểm chuyên cần điểm thi kết thúc học phần có trọng số; Kết đánh giá học phần thông tin công khai cho sinh viên biết sau thi kết thúc học phần ngày NỘI DUNG BÀI GIẢNG Chuyên đề NHỮNG HIỂU BIẾT CHUNG VỀ NGHỀ THƯ KÝ VÀ NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG * MỤC TIÊU CHUYÊN ĐỀ - Về kiến thức: Trang bị sở kiến thức nghề thư ký, nghề thư ký văn phòng, yêu cầu lực, phẩm chất người thư ký văn phòng - Về kỹ năng: Sinh viên phân biệt nghề thư ký, thư ký văn phòng nắm yêu cầu lực, phẩm chất cần có người thư ký văn phòng - Về thái độ: Giúp sinh viên có nhận thức đắn xu phát triển nghề thư ký nhu cầu xã hội nghề này, từ học sinh có thái độ nghiêm túc ham học hỏi * HƯỚNG DẪN TỰ HỌC Trước học chuyên đề 1, SV cần đọc tài liệu học tập "Nghiệp vụ thư ký văn phòng", Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2012, [tr5 - tr38] Sau học xong SV cần trả lời câu hỏi: Thư ký văn phịng cần có phẩm chất để đáp ứng nghề nghiệp? Thư ký văn phòng cần có lực cần thiết nào? Nhiệm vụ thư ký văn phòng? * PHƯƠNG PHÁP GIẢNG DẠY Quy nạp kết hợp với diễn giải, kết hợp lý luận với thực tiễn, tư logic phương pháp pháp khác thuyết trình, nêu vấn đề, phân tích, giảng dạy thơng qua thảo luận * TÀI LIỆU HỌC TẬP VÀ THAM KHẢO - Tài liệu học tập; + PGS.TS Vũ Thị Phụng (2012), Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất ... phải thành thạo cơng việc thu thập, tổng hợp xử lí thơng tin, có kỹ hồn thành báo cáo cách nhanh chóng có chất lượng, có khả trình bày báo cáo cách rõ ràng, mạch lạc có khả thuyết phục người khác... ăn tiệc ngồi 7.4.5 Đồ uống tiệc ngồi Tổng số tiết học phần 1.5 60 30 28 Điều kiện tiên quyết: Kỹ thu? ??t soạn thảo văn Khoa phụ trách giảng dạy: Khoa Quản trị văn phòng Mục tiêu học phần - Về kiến... nắm được: Nghề thư ký, người thư ký văn phòng, nghiệp vụ người thư ký văn phịng như: nghiệp vụ thu thập thông tin; nghiệp vụ giao tiếp hành chính; nghiệp vụ tổ chức hội nghị, hội thảo, nghiệp