Bài giảng nghiệp vụ thư ký văn phòng

Các nội dung trong môn nghiệp vụ thư ký văn phòng theo giáo trình của PGS.TS Vũ Thị Phụng đã được tóm tắt, hệ thống thành các silde dễ theo dõi, gồm 3 chương Chương I: Nhiệm vụ, vị trí và năng lực, phẩm chất của người thư ký văn phòng Chương II: Những nghiệp vụ cơ bản của người thư ký văn phòng Chương III: Quan hệ của người thư ký văn phòng với lãnh đạo và đồng nghiệp

NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

 Phần thứ nhất: Nhiệm vụ, vị trí và năng lực, phẩm chất của người thư ký văn phòng

 Phần thứ hai: Những nghiệp vụ cơ bản của người thư ký văn phòng

 Phần thứ ba: Quan hệ của người thư ký văn phòng với lãnh đạo và đồng nghiệp

NỘI DUNG

 Chương I: Nhiệm vụ và vị trí của người thư ký văn phòng

 Chương II: Những năng lực và phẩm chất của

người thư ký văn phòng

Phần thứ nhất:

NHIỆM VỤ, VỊ TRÍ VÀ NĂNG LỰC, PHẨM CHẤT CỦA NGƯỜI

THƯ KÝ VĂN PHÒNG

 I Khái niệm thư ký văn phòng

 II Nhiệm vụ của người thư ký văn phòng

 III Vị trí của người thư ký văn phòng

 IV Những năng lực cần thiết của người thư ký văn phòng

- Thứ nhất, thư ký là người được giao làm các công việc liên quan đến văn thư, liên lạc, thư tín và thủ tục hành chính ở văn phòng của một cơ quan, tổ chức.

- Thứ hai, thư ký là người được giao việc ghi chép hoặc soạn thảo những văn bản, giấy tờ quan trọng trong một cuộc họp hay hội nghị (Thư ký hội nghị, Thư ký hội đồng khoa học…).

- Thứ ba, thư ký là người đại diện hoặc được giao nhiệm vụ điều hành công việc hàng ngày của một số tổ chức và đoàn thể (Tổng Thư ký Hội Nhà văn)

- Thứ tư, thư ký là người giúp việc cho người lãnh đạo cao nhất của một cơ quan hoặc một nhân vật cao cấp nào đó trong các công việc về giấy tờ, giao thiệp, sắp xếp và chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày (thư ký riêng)

I Khái niệm thư ký văn phòng

1 Khái niệm thư ký

 Theo nghĩa rộng: TKVP dùng để chỉ tất cả những cán bộ, công chức làm việc trong các văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

 Theo nghĩa hẹp: TK (trợ lý) giúp việc riêng cho một cấp lãnh đạo về công tác hành chính văn phòng (TK riêng).

 Khái niệm “TKVP là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một

cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp”.

2 Thư ký văn phòng

 Thu thập, xử lý và cung cấp những thông tin cần thiết để phục

vụ cho yêu cầu của lãnh đạo và hoạt động quản lý của cơ quan

 Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp và quản lý các văn bản, giấy

tờ, hồ sơ tài liệu

 Tổ chức, sắp xếp các hoạt động của một cơ quan hoặc của người lãnh đạo

 Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo

 Giúp cơ quan và người lãnh đạo trong các hoạt động liên lạc

và giao dịch

II Nhiệm vụ của người thư ký văn phòng

1 Nhiệm vụ

 Căn cứ vào công việc chuyên môn

Thư ký phụ trách văn thư

Thư ký phụ trách tổng hợp

Thư ký phụ trách lưu trữ hồ sơ

Thư ký phụ trách kế toán

Thư ký phụ trách thông tin liên lạc

Thư ký phụ trách vật tư, thiết bị văn phòng

2 Phân loại thư ký văn phòng

 Căn cứ vào chức trách được giao

Thư ký điều hành (Chánh, Phó Chánh văn phòng, Trưởng, Phó trưởng phòng Hành chính)

Thư ký chuyên môn

 Căn cứ vào trình độ chuyên môn

Thư ký cao cấp

Thư ký trung cấp

Thư ký sơ cấp

 Là người góp phần bảo đảm và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan và người lãnh đạo

 Là người góp phần bảo đảm cho hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo được đều đặn và thông suốt

 Là người tham mư, tư vấn cho thủ trưởng những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

 Là mắt xích, nối liền và duy trì các mối quan hệ của cơ quan cũng như của người lãnh đạo

 Là những người thân cận, được thủ trưởng cơ quan tin cậy

III Vị trí của người thư ký văn phòng

 I Những năng lực cần thiết

 II Những phẩm chất cần thiết của người thư ký văn phòng

Chương II NHỮNG NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẤT

CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG

-Năng lực chuyên môn

-Có hiểu biết xã hội rộng

-Sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng hiện đại-Có trình độ ngôn ngữ cần thiết cho công việc

-Có năng lực quản lý thời gian

I Những năng lực cần thiết của người thư ký văn phòng

 Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp

 Có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để trong công việc

II Những phẩm chất cần thiết của

người thư ký văn phòng

 Chương I Nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý và lãnh đạo

của cơ quan và người lãnh đạo

hồ sơ tài liệu

Phần thứ hai:

NHỮNG NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA

NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG

 I Nhu cầu cung cấp thông tin

 II Nghiệp vụ chuẩn bị thông tin

 III Cung cấp thông tin

Chương I

NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN CHO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ LÃNH ĐẠO

 Các loại thông tin cần cung cấp

- Các quy định của Đảng, Nhà nước và cơ quan cấp trên

 Tình hình triển khai các quyết định quản lý trong thực tiễn

 Những yêu cầu nguyện vọng của cấp dưới, của nhân

 Các nguồn thu thập thông tin gồm:

- Thông tin từ văn bản

- Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh….

 Thông tin từ truyền miệng (các ý kiến đóng góp từ các cuộc họp, điện thoại, trao đổi trực tiếp)

‣ Phương pháp thu thập thông tin

+ Tiếp nhận từ bưu điện

+ Thực hiện nghiêm túc chế độ nộp lưu

+ Đặt mua thường xuyên sách báo, tổng hợp tin, bài theo vấn đề + Nghe, nhìn, ghi chép, tổng hợp số liệu

II Nghiệp vụ chuẩn bị thông tin

1 Thu thập và chuẩn bị thông tin

 Tập hợp và hệ thống thông tin theo từng vấn đề

nhóm

 Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin

2 Xử lý thông tin

 Để cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác cần xác định:

- Yêu cầu cung cấp tin về vấn đề gì?

- Phạm vi thông tin cần phải cung cấp?

- Thời gian để thu thập?

- Hình thức cung cấp (bằng văn bản hoặc báo cáo trực

tiếp)

III Cung cấp thông tin

1 Tìm hiểu một cách chính xác yêu cầu của người lãnh

đạo hoặc bộ phận cung cấp thông tin

- Đòi hỏi người thư ký phải có trình độ phân tích, năm vững những yêu cầu cơ bản

 Xác định đúng nội dung thông tin cần phải cung cấp

3 Xác định nguồn tin và phương pháp lấy tin

 Đọc và ghi chép

 Sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản

 Thống kê số liệu, tính tỷ lệ

 Đo đạc, quan sát và đối chiếu thông tin

4 Thu thập và xử lý thông tin

5 Cung cấp thông tin và cho người lãnh đạo hoặc các bộ

phận quản lý

2 Xác định các thông tin cần cung cấp

I. Xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc

cho cơ quan và người lãnh đạo

II. Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và lễ hội

III. Tổ chức các chuyến đi công tác của cán bộ trong cơ

quan và người lãnh đạo

Chương II:

NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC, SẮP XẾP HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ NGƯỜI LÃNH ĐẠO

 Đề ra quy định cho các bộ phận, đơn vị dự kiến kế hoạch cho tuần sau, tháng sau

 Cần cử các thư ký có kinh nghiệm để xây dựng lịch tổng thể

 Xây dựng lịch cần ghi rõ tên công việc, thời gian, địa điểm diễn ra, thành phần tham dự

 Khi xếp lịch thư ký có trách nhiệm xin ý kiến lãnh đạo để xếp lịch cho phù hợp

 Thư ký cần theo dõi chặt chẽ việc thực hiện lịch trong thực tế

 Nếu là thư ký riêng cần chú ý xếp lịch cá nhân phù hợp với lịch làm việc của thủ trưởng

2 Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc

1 Giai đoạn chuẩn bị

 Tìm hiểu mục đích

 Lên kế hoạch tổ chức

+ Xác định thành phần tham dự

+ Lập chương trình làm việc

+ Chuẩn bị địa điểm và các trang thiết bị

+ Chuẩn bị các văn bản,tài liệu phục vụ

+ Phối hợp với các bộ phận khác để chuẩn bị cơ sở vật chất + Chuẩn bị kinh phí

II Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, lễ hội

 Kiểm tra lại các công việc ở giai đoạn chuẩn bị

2 Công việc của thư ký trong thời gian diễn

ra họp, hội thảo, lễ hội

 Thu thập tài liệu có liên quan để lập hồ sơ

 Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, bàn ghế

 Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan

 Trước khi ra về kiểm tra lại lần cuối các thiết bị điện, nước

 Biên tập hoặc soạn thảo một số văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo trên tinh thần cuộc họp

3 Công việc của thư ký sau khi diễn ra họp,

hội thảo, lễ hội

 1 Xếp lịch cho chuyến đi công tác

- Bộ phận lãnh đạo phải có người ở nhà để giải quyết công việc cơ quan

 Cần kết hợp một số công việc trong chuyến đi để tiết kiệm thời gian, chi phí

 Các chuyến đi không được chồng chéo, trùng lặp

về mục đích

III Tổ chức các chuyến đi công tác cho cán bộ

trong cơ quan hoặc người lãnh đạo

 Mục đích của chuyến đi

 Thời gian bắt đầu và kết thúc

 Lịch trình

 Thành phần tham dự

 Phương tiện di chuyển

 Kinh phí dự kiến

2 Nắm vững những thông tin cần thiết

cho chuyến đi

 Giải quyết các thủ tục hành chính cần thiết cho đoàn

nghỉ và làm việc

3 Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho

chuyến công tác

 Trước khi lãnh đạo đi công tác, thư ký cần chuyển các công văn, giấy tờ cần thiết để lãnh đạo cho ý kiến giải quyết

 Trao đổi trong việc ủy quyền trong thời gian lãnh đạo đi công tác

cần gặp lãnh đạo

4 Những công việc của thư ký văn phòng trong

thời gian đoàn đi công tác

 Chủ động báo cáo với thủ trưởng các vấn đề đã xảy ra

 Đề nghị chuyển các tài liệu trong quá trình làm việc để lập hồ sơ

 Nhắc nhở đoàn gửi các giấy tờ cần thiết và hóa đơn, chứng từ để thanh toán

5 Những công việc của thư ký sau đoàn

đi công tác trở về

 I Các hình thức giao tiếp

 II Các nguyên tắc trong giao tiếp hành chính

 III Các kỹ năng giao tiếp

 IV Các nghiệp vụ giao tiếp cụ thể trong hoạt động của người thư ký văn phòng

Chương III:

NGHIỆP VỤ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH

1 Theo tính chất tiếp xúc

- Giao tiếp trực tiếp

- Giao tiếp gián tiếp

2 Theo tính chất của giao tiếp

- Giao tiếp chính thức

- Giao tiếp không chính thức

3 Theo tâm thế

- Giao tiếp ở vững mạnh

- Giao tiếp ở thế yếu

- Giao tiếp ở thế cân bằng

I Các hình thức giao tiếp

1 Đảm bảo sự hài hòa về mặt lợi ích giữa các bên tham gia

 Thư ký cần tìn hiểu tâm lý của khác thể giao tiếp

 Thư ký cần dành thời gian để thu thập thông tin về phía đối tác

và những lợi ích mà họ hướng tới

 Trong quá trình giao tiếp phải đặt mục tiêu sao cho mục đích của mình đạt được và lợi ích của đối tác cũng được đáp ứng

 Người thư ký cần tỏ thái độ cảm thông, chia sẻ khi lợi ích của đối tượng giao tiếp không được thỏa mãn

 Cần kết hợp các cử chỉ phi ngôn ngữ như nét mặt, cử chỉ, giọng nói

II Các nguyên tắc trong giao tiếp hành chính

 Khi tiếp khách đến làm việc cần lắng nghe yêu cầu của họ

 Khi được giao nhiệm vụ đàm phán, thư ký phải phân tích tình thế và đưa ra một số giải pháp

 Khi được giao tổ chức, điều hành, có thể đưa ra một

số phương án để giải quyết vấn đề

 Nếu vấn đề vượt quá thẩm quyền, cần ghi lại và xin ý kiến thủ trưởng cơ quan

2 Cần đưa ra nhiều giải pháp để đối tượng

giao tiếp có thể lựa chọn và quyết định

1 Kỹ năng nghe

 Khi hình thành hoạt động giao tiếp, người thư ký phải

tỏ thái độ luôn lắng nghe người khác nói

 Trong quá trình giao tiếp, thư ký văn phòng phải dành thời gian nhất định để nghe đối tượng giao tiếp nói hết các yêu cầu

 Khi nghe đối tượng giao tiếp trình bày cần huy động khả năng để nhanh chóng nắm bắt thông tin

III Các kỹ năng giao tiếp

 Giọng nói: Độ cao phù hợp, nhấn mạnh hoặc lên xuống giọng phù hợp

 Kết hợp với các cử chỉ phi ngôn ngữ

 Biết sử dụng thuật khôi hài

 Có khả năng diễn đạt các vấn đề một cách mạch lạc

2 Kỹ năng nói

 Cần biết đặt câu hỏi trước, trong và sau khi đọc

 Trong khi đọc cần đánh dấu hoặc lấy bút làm nổi bật các ý quan trọng

 Sau khi đọc xong cần tóm tắt ý chính để trình bày hoặc chuyển người lãnh đạo

3 Kỹ năng đọc

 Cần nắm vững các vấn đề cần phải viết hoặc cần được thể hiện trong văn bản

 Có khả năng xác định được bố cục chung của văn bản

 Cần đặt mình vào vị trí của người đọc để dự liệu được những phán đoán, thắc mắc hoặc yêu cầu

 Nên trình bày văn bản với độ dài thích hợp

 Cần chú ý đến cách trình bày và diễn đạt

4 Kỹ năng viết

1 Tiếp khách: Là nhiệm vụ của hầu hết các thư ký văn

phòng, gồm:

 Đón khách: bố trí nơi đón khách, đón khách

 Giải quyết các yêu cầu của khách

 Xử lý các tình huống đặc biệt khi tiếp khách

IV Các nghiệp vụ giao tiếp cụ thể

 Xưng danh

2 Giao tiếp qua điện thoại

 Không né tránh các cuộc họp có liên quan đến công việc và chức trách của mình

 Cần tận dụng cơ hội trong một số cuộc họp để phát biểu ý kiến

 Cần có sự chuẩn bị cẩn thận trước khi phát biểu

 Cần lắng nghe ý kiến chỉ đạo của cấp trên

 Biết kiềm chế, tránh căng thẳng

 Cần tận dụng cơ hội để thiết lập và mở rộng các quan hệ cho bản thân và cơ quan

3 Giao tiếp qua hội họp

 Đây là hình thức giao tiếp gián tiếp

 Cần nắm vững các yêu cầu về soạn thảo văn bản, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, trau dồi vốn ngôn ngữ

 Nêu cao tinh thần trách nhiệm khi thực hiện các nghiệp

 I Biên tập và soạn thảo văn bản

 II Quản lý và lưu trữ tài liệu, văn bản

Chương IV:

NGHIỆP VỤ BIÊN TẬP VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ

HỒ SƠ, TÀI LIỆU

 Nắm vững các loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan

 Nắm vững và biết cách thể hiện đúng các yếu tố thông tin

 Nắm vững các văn bản pháp luật nhà nước có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn

 Nắm vững và thực hiện đúng các bước cần tiến hành trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

 Nắm vững và tuân thủ các yêu cầu của văn phong hành chính

I Biên tập và soạn thảo văn bản

1 Quản lý tài liệu, văn bản

 Cần chuẩn bị sẵn bìa, cặp, hộp để ghi tên các phần công việc mà mình được giao phụ trách

 Sau khi giải quyết xong một vấn đề cần lập hồ sơ về các công việc mình đã giải quyết

 Cuối mỗi năm cần thống kê các hồ sơ đã lập của năm trước và giao nộp vào bộ phận lưu trữ

 Cần rèn luyện tác phong gọn gàng, ngăn nắp

II Quản lý và lưu trữ tài liệu, văn bản

a) Đối với thư ký văn phòng chuyên trách công tác lưu trữ

 Tham mưu cho lãnh đạo ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ

 Phối hợp với cán bộ văn thư triển khai các quy định của cơ quan về công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ

 Hàng năm, tổ chức thu hồ sơ hiện hành ở các bộ phận

 Tiến hành chỉnh lý khoa học tài liệu

 Tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu

2 Lưu trữ hồ sơ, tài liệu

 Sắp xếp hồ sơ theo vấn đề

b) Các thư ký văn phòng khác

I Quan hệ của thư ký văn phòng với lãnh đạo

 Tôn trọng lãnh đạo

 Phục tùng các quyết định của lãnh đạo

 Bảo vệ uy tín cho lãnh đạo

II Quan hệ của thư ký văn phòng với đồng nghiệp

 Hiểu biết lẫn nhau