ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂNN KHOA HÀN QUỐC HỌC TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN HỌC NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG Đề tài Trình bày việc lập và quản lý hồ sơ GVH[.]
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂNN KHOA HÀN QUỐC HỌC TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG Đề tài: Trình bày việc lập quản lý hồ sơ GVHD: Nguyễn Văn Báu Nhóm Vũ Thị Thùy Dung 2056200005 Trần Phú Hiển 2056200014 Lương Hồng Ngọc 2056200021 Bùi Nhã Uyên 2056200037 Hà Bin Bin 2056200043 Trần Trúc Quỳnh 2056200067 Châu Hải Đăng 2056200117 TP Hồ Chí Minh, Ngày 25/04/2023 h MỤC LỤC MỞ ĐẦU I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỒ SƠ 1 Khái niệm hồ sơ Các loại hồ sơ Vai trò hồ sơ quản lý hành nhà nước II KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ: Khái niệm lập hồ sơ 2 Yêu cầu hồ sơ lập 3 Phương pháp lập hồ sơ 3.1 Mở hồ sơ 3.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ 3.3 Sắp xếp công văn, giấy tờ hồ sơ .4 3.4 Kết thúc biên mục hồ sơ III Kỹ quản lý hồ sơ .5 Khái niệm quản lý hồ sơ Vai trò quản lý hồ sơ, tài liệu quan Các công việc quản lý hồ sơ quan hành nhà nước IV Lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ điện tử: Hồ sơ điện tử: .7 Yêu cầu việc lập hồ sơ điện tử nộp lưu hồ sơ điện tử 2.1 Đối với Danh mục hồ sơ 2.2 Đối với việc lập hồ sơ .8 2.3 Đối với việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan h Mô tả chi tiết lưu đồ lập hồ sơ điện tử nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống 10 3.1 Bước 1: Lập Danh mục hồ sơ 10 3.2 Bước 2: Lập hồ sơ 10 3.3 Bước 3: Nộp lưu hồ sơ điện tử Lưu trữ quan 11 KẾT LUẬN h MỞ ĐẦU Lập quản lý hồ sơ phần quan trọng quản lý thông tin tài liệu tổ chức cá nhân Hồ sơ nơi chứa đựng thông tin liên quan đến hoạt động tổ chức cá nhân, thơng tin tài chính, hồ sơ nhân viên, hồ sơ khách hàng thông tin quan trọng khác Việc lập quản lý hồ sơ đòi hỏi chuẩn bị xếp cẩn thận, bao gồm việc đánh số, phân loại lưu trữ tài liệu theo cách thức hợp lý Khi quản lý hồ sơ, cần đảm bảo tài liệu giữ bí mật an toàn Ngoài ra, việc lập quản lý hồ sơ cần phải tuân thủ quy định pháp lý liên quan đến bảo mật thông tin Một hệ thống lập quản lý hồ sơ hiệu giúp cho tổ chức cá nhân tiết kiệm thời gian tối đa hóa suất Nó giúp cho thông tin liên quan đến hoạt động tổ chức cá nhân tìm kiếm dễ dàng nhanh chóng Chính vậy, với mong muốn giải đáp thắc mắc liên quan đến việc lập quản lý hồ sơ nói chung tìm hiểu sâu trang bị kiến thức nội dung liên quan đến lập hồ sơ quản lý hồ sơ, nhóm chúng em định chọn đề tài “Trình bày việc lập hồ sơ quản lý hồ sơ”làm đề tài tiểu luận cuối kỳ nhóm I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỒ SƠ Khái niệm hồ sơ Hồ sơ thuật ngữ dùng phổ biến cơng tác hành văn phịng cơng tác lưu trữ, thuật ngữ hiểu sau: Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Các loại hồ sơ Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ) h Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, có đặc trưng như: tên loại, tác giả… hình thành q trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Hồ sơ nguyên tắc Là tập văn quan, tổ chức có thẩm quyền quy định mặt, lĩnh vực công tác định dùng làm để giải công việc hàng ngày (loại hồ sơ nộp vào lưu trữ mà dùng để giải quyết, xử lý cơng việc) Hồ sơ trình ký Là tập văn có liên quan với vấn đề sử dụng để soạn thảo dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt ban hành văn Hồ sơ nhân Là tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên…) Vai trò hồ sơ quản lý hành nhà nước Tài liệu lập thành hồ sơ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm xác để giải cơng việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất chất lượng công tác cán Trong quan, đơn vị cơng văn giấy tờ q trình giải sau giải xong xếp phân loại khoa học theo vấn đề, việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan đơn vị tổ chức, phận giúp cho cán thủ trưởng quan tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến giải cơng việc có xác đáng kịp thời Do góp phần nâng cao hiệu xuất chất lượng công tác cán tồn quan, đơn vị Có hồ sơ giúp cho việc quản lý tài liệu chặt chẽ, giữ gìn bí mật thơng tin Đảng, Nhà nước, quan, đơn vị h Mỗi văn lập thành hồ sơ tạo điều kiện cho cán bộ, thủ trưởng quan quản lý tài liệu chặt chẽ, nắm thành phần, nội dung khối lượng văn quan, biết tài liệu phải bảo quản cẩn thận, chu đáo, biết văn bị thất lạc, cho mượn tùy tiện để kịp thời có biện pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật Nhà nước Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt lâu dài II KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ: Khái niệm lập hồ sơ Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc, phương pháp đặc trưng định Lập hồ sơ người giải công việc lập; tiến hành đồng thời với q trình giải cơng việc Việc lập hồ sơ hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh công việc, chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu Yêu cầu hồ sơ lập Yêu cầu hồ sơ lập quy định Mục III Hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016 lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Ban Chấp hành Trung ương ban hành sau: Hồ sơ lập phải bảo đảm yêu cầu sau Phản ánh đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết: Văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị gồm nhiều loại: loại quan, đơn vị sản sinh ra; loại cấp gửi xuống, cấp gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích loại văn bản, tài liệu khác nhau: loại để thi hành; loại để giải quyết; loại để đạo, hướng dẫn; loại để báo cáo để biết, để tham khảo Vì vậy, cần phải lựa chọn loại tài liệu phản ánh chức h năng, nhiệm vụ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công tác trước mắt công tác nghiên cứu lâu dài sau. Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết khơng cần lập hồ sơ Trước đây, Điều 22 Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ quy định: "Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động quan có giá trị tra cứu, tham khảo phải lập thành hồ sơ" Mục điều 23 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định: "Trong q trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc đó" Và đây, theo quy định Điều Luật Lưu trữ trách nhiệm lập hồ sơ qui định sau: “Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao” Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc: Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu vấn đề, việc, người cụ thể Khi thu thập đầy đủ tài liệu phải xếp theo trình tự định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh trình phát sinh, phát triển kết thúc vấn đề, việc người Ví dụ: - Lập hồ sơ hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo hội nghị, tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên hội nghị, băng ghi âm, ghi hình Lập hồ sơ cán bao gồm: sơ yếu lý lịch bổ sung lý lịch qua năm; văn bằng, chứng đào tạo, bồi dưỡng, định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải gốc, hợp pháp có giá trị chính: Văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có giá trị tạm thời; loại có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải xong cơng việc hết giá h trị Vì vậy, lập hồ sơ phải lựa chọn loại văn bản, tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu hết giá trị cần loại để xét hủy Đối với văn bản, tài liệu có nhiều trùng phải chọn để đưa vào lưu giữ, khơng có lưu (phải chọn giấy tốt; chữ rõ ràng thể thức phải đúng). Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng lớn (200 tờ) cần chia thành nhiều tập (mỗi tập gọi đơn vị bảo quản) Lưu ý, phân chia thành tập dựa vào giá trị văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản có giá trị tương đối đồng đều. Ví dụ: hồ sơ hội nghị có nhiều văn bản, tài liệu chia thành tập sau: Tập văn bản, tài liệu hội nghị; Tập tài liệu tham luận đại biểu; Tập ảnh, băng ghi âm, ghi hình. Tài liệu phục vụ hội nghị Trách nhiệm lập nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Luật lưu trữ quy định sau : Người giao giải quyết, theo dõi cơng việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức. Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan. Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ quan h Phương pháp lập hồ sơ 3.1 Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thơng tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Mỗi cá nhân giải cơng việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc Trong năm, có cơng việc phát sinh cán bộ, cơng chức, viên chức phải mở hồ sơ cơng việc thuộc trách nhiệm 3.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ Sau mở hồ sơ, cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Tránh đưa văn thuộc hồ sơ vào hồ sơ khác hay văn không liên quan trực tiếp, khơng thuộc trách nhiệm mà theo dõi, giải vào hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm quan” cần thu thập văn sau: kế hoạch tổ chức hội nghị; chương trình hội nghị; lời khai mạc; dự thảo báo cáo tổng kết; báo cáo tham luận; phát biểu lãnh đạo cấp trên; nghị hội nghị; biên hội nghị và văn liên quan khác (nếu có) 3.3 Sắp xếp công văn, giấy tờ hồ sơ Sắp xếp theo trình tự văn hình thành trình giải vấn đề, việc… Theo tên gọi văn bản: (Đặc trưng thường vận dụng để lập cho tập lưu văn đi, đến) h Theo tác giả: lập hồ sơ theo đặc trưng tập hợp vào hồ sơ văn bản, giấy tờ tác giả Mặc dù nội dung văn đề cập đến nhiều vấn đề, nhiều việc khác nhau; Trên thực tế, hồ sơ lập không vận dụng đặc trưng riêng lẻ mà kết hợp chặt chẽ nhiều đặc trưng với hồ sơ Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ 3.4 Kết thúc biên mục hồ sơ Sau công việc giải xong tiến hành kết thúc hồ sơ, trường hợp cuối năm mà hồ sơ chưa giải xong để lại năm sau ghi vào Danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải Khi kết thúc hồ sơ phải kiểm tra lại cịn thiếu văn bản, giấy tờ bổ sung cho đầy đủ Loại văn trùng thừa, không cịn giá trị, tư liệu khơng cần thiết, nháp tài liệu tham khảo có hồ sơ Kiểm tra xếp trật tự văn hồ sơ, cịn lộn xộn xếp lại Đánh số tờ để cố định vị trí văn hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc tra tìm nhanh chóng; số tờ đánh góc phải tờ văn bút chì Ghi mục lục văn bản: Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 20 năm “Mục lục văn bản” in sẵn mẫu bìa hồ sơ, để tiện cho việc quản lý văn tra tìm Viết tờ kết thúc: Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 20 năm, cán lập hồ sơ phải viết tờ kết thúc Tờ kết thúc ghi số lượng tờ trạng thái vật lý tài liệu hồ sơ; tờ kết thúc in sẵn mẫu bìa hồ sơ h III Kỹ quản lý hồ sơ Khái niệm quản lý hồ sơ Quản lý hồ sơ bao gồm tồn cơng việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn phát huy giá trị hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trình hoạt động quan, tổ chức doanh nghiệp bị tiêu hủy lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn lưu trữ lịch sử Xét chất, quản lý hồ sơ, tài liệu quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hành thông tin tài liệu khứ Về cụ thể, quản lý hồ sơ, tài liệu hệ thống cơng việc địi hỏi tất cần sử dụng tài liệu phải tham gia thực theo nguyên tắc nghiệp vụ phù hợp Hệ thống cơng việc có khởi đầu thời điểm hình thành tài liệu (xem khái niệm tài liệu văn bản), thời kỳ khai sinh tài liệu, hồ sơ- bắt đầu khâu văn thư (quản lý văn văn đến lập hồ sơ thuộc giai đoạn văn thư) liên tiếp qua khâu lưu trữ quan kết thúc việc thực nghiệp vụ đưa vào lưu trữ lịch sử Vai trò quản lý hồ sơ, tài liệu quan Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trị, tác dụng lớn Bởi giúp quan, tổ chức doanh nghiệp (nói chung quan) thu thập, xử lý cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý quan; Là cơng cụ để kiểm sốt việc thi hành quyền lực quan; Góp phần nâng cao hiệu chất lượng công việc công tác nhà quản lý; Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thơng tin văn bản; Giữ gìn chứng pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, tra giám sát; Đảm bảo an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Các công việc quản lý hồ sơ quan hành nhà nước Phân loại hồ sơ: h Hồ sơ có nhiều loại khác nhau, hồ sơ việc giữ lại, xác định giá trị chuyển vào lưu trữ quan, có giá trị lịch sử nộp lưu trữ lịch sử; Hồ sơ nguyên tắc giữ lại để làm sở giải công việc hàng ngày cán bộ, công chức, viên chức; Hồ sơ nhân lưu giữ phận quản lý nhân phục vụ cho việc quản lý người quan, tổ chức, có ln chuyển cơng tác nghỉ hưu hồ sơ chuyển qua quan, đơn vị để tiếp tục theo dõi chuyển lưu trữ theo quy định Nhà nước…Chính đặc trưng loại hồ sơ khác nên đòi hỏi cách quản lý khác nhau, cần có phân loại rõ ràng để có biện pháp quản lý tốt nhất, phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức Đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ: Việc đánh giá mức độ giá trị tài liệu, hồ sơ phải dựa sở nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn khoa học lưu trữ đề Mục đích việc xác định giá trị tài liệu, hồ sơ là: Xác định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu, hồ sơ khác nhau; Xác định tài liệu, hồ sơ lưu trữ có giá trị lịch sử để đưa vào lưu trữ lịch sử bảo quản vĩnh viễn; Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy Chỉnh lý, xếp chuẩn mực tài liệu hồ sơ: Đây kết hợp cách chặt chẽ hợp lý khâu nghiệp vụ công tác lập hồ sơ để tổ chức cách khoa học tài liệu hồ sơ nhằm bảo đảm an tồn sử dụng chúng có hiệu Thống kê hồ sơ: Thống kê hồ sơ áp dụng công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm xác thành phần, nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu hồ sơ sở vật chất, kỹ thuật hệ thống bảo quản tài liệu, hồ sơ quan, tổ chức Bảo quản hồ sơ, tài liệu: h Bảo quản tài liệu, hồ sơ áp dụng biện pháp chủ yếu biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu, hồ sơ nhằm phục vụ tốt cho việc khai thác, sử dụng chúng trước mắt lâu dài Các biện pháp bảo quản tài liệu, hồ sơ phạm vi quan, tổ chức: Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ Nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ Chế độ làm vệ sinh thường xuyên đột xuất Xây dựng nội quy phòng hỏa Chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với loại tài liệu, hồ sơ cụ thể Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu Đây trình phục vụ khai thác thơng tin tài liệu, hồ sơ quan, tổ chức để đáp ứng yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu giải công việc quan, tổ chức cá nhân IV Lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ điện tử: Hồ sơ điện tử: Trong thời điểm tại, phát triển thời đại công nghệ ngày tân tiến tiện dụng nhiều so với lúc trước Việc người có cho nơi lưu trữ tất thông tin phần mềm điều khơng cịn xa lạ Điều giúp người lưu trữ sử dụng thơng tin nơi đâu muốn tiện lợi Hồ sơ điện tử dạng lưu trữ thông tin, ghi nhận lưu tài liệu điện tử, lưu chứng từ theo dõi lịch sử thay đổi phân quyền truy cập vào hệ thống hồ sơ điện tử In loại tài liệu lưu trữ quản lý thông tin cách dễ dàng Nhằm nâng cao chất lượng, hiệu việc lập hồ sơ điện tử nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan quan, đơn vị, địa phương địa bàn tỉnh, ngày 23/5/2022 Sở Nội vụ ban hành Công văn số 689/SNV-CCVTLT việc lập hồ sơ điện tử nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống quản lý tài liệu điện tử với nội dung chủ yếu sau: 10 h Yêu cầu việc lập hồ sơ điện tử nộp lưu hồ sơ điện tử 2.1 Đối với Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ phải đầy đủ yếu tố cấu thành theo quy định pháp luật công tác văn thư; Danh mục hồ sơ cập nhật cho cá nhân quan, tổ chức Hệ thống 2.2 Đối với việc lập hồ sơ Hồ sơ điện tử phải lập đồng trình quản lý điều hành quan, tổ chức Hệ thống; Tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào sở liệu hồ sơ điện tử thực theo quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ 2.3 Đối với việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hồ sơ điện tử nộp lưu vào lưu trữ quan thời hạn, cụ thể: Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Trình tự, thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan thực theo quy định pháp luật công tác văn thư, cụ thể: Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống 11 h Mô tả chi tiết lưu đồ lập hồ sơ điện tử nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống 3.1 Bước 1: Lập Danh mục hồ sơ Người đứng đầu quan, tổ chức phê duyệt, ban hành Danh mục hồ sơ vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ 12 h Cách lập: Căn văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức, kế hoạch công tác năm quan để xây dựng Danh mục hồ sơ (Mẫu danh mục hồ sơ thực theo quy định Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Hệ thống) Văn phịng/bộ phận hành quan, đơn vị cập nhật Danh mục hồ sơ cho tài khoản đơn vị, cá nhân Hệ thống; 3.2 Bước 2: Lập hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc vào Danh mục hồ sơ để thực cập nhật lưu văn bản, tài liệu, thông tin hồ sơ theo tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào quy định chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ Hệ thống bao gồm: Văn đến; Khởi tạo dự thảo, trình dự thảo văn hồ sơ (lần 1,2,3,…); Văn bản, tài liệu, thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) q trình quản lý điều hành, giải cơng việc; Lưu hồ sơ kết thúc thoát khỏi luồng xử lý công việc Hệ thống tự cập nhật vào hồ sơ Q trình ln chuyển thơng tin đạo giải văn đến; Văn phát hành, q trình ln chuyển thơng tin đạo soạn thảo Trường hợp hồ sơ giải chưa có Danh mục hồ sơ hồ sơ phát sinh, cá nhân tự cập nhật bổ sung vào danh mục Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải xong, người lập hồ sơ thực rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ hồn thiện hồ sơ; Xin ý kiến đạo lãnh đạo đơn vị Danh mục hồ sơ, thành phần hồ sơ nộp lưu hàng năm đơn vị hoàn thiện theo ý kiến đạo; 13 h Kết xuất liệu quản lý văn đi, đến, mục lục văn hồ sơ thành định dạng PDF lưu hồ sơ; Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống 3.3 Bước 3: Nộp lưu hồ sơ điện tử Lưu trữ quan Việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan theo trình tự, thủ tục quy định Điều 30 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư KẾT LUẬN Qua tiểu luận, nhóm chúng em trình bày tìm hiểu quy trình lập quản lý hồ sơ Trong đó, phần lập hồ sơ, chúng em đưa số khái niệm, yêu cầu phương pháp việc lập hồ sơ, bước việc lập hồ sơ mở hồ sơ, thu nhập cập nhật văn bản, tài liệu trình theo dỏi giải hồ sơ, xếp công văn, giấy tờ hồ sơ, kết thúc biên mục hồ sơ Về kỹ lập hồ sơ, chúng em nêu khái niệm vai trò việc quản lý hồ sưo quan công việc quản lý hồ sơ quan hành nhà nước Trong thời đại cơng nghệ 4.0, với cơng nghệ thơng tin phát triển, nhóm chúng em tìm hiểu trình bày thêm việc lập lưu trữ hồ sơ điện tử để hiểu rõ việc lập hồ sơ hệ thống lưu trữ thông tin công nghệ Tổng hợp lại, việc lập quản lý hồ sơ phần quan trọng quản lý thông tin tài liệu tổ chức cá nhân Một hệ thống lập quản lý hồ sơ hiệu giúp cho tổ chức cá nhân tiết kiệm thời gian tối đa hóa suất Nó giúp cho thông tin liên quan đến hoạt động tổ chức cá nhân tìm kiếm dễ dàng nhanh chóng Để lập quản lý hồ sơ hiệu quả, cần thực bước chuẩn bị xếp cẩn thận, bao gồm việc đánh số, phân loại lưu trữ tài liệu theo cách thức hợp lý Cần đảm bảo tài liệu giữ bí mật an tồn, đồng thời tuân thủ quy định pháp lý liên quan đến bảo mật thông tin 14 h Quản lý hồ sơ không đơn việc lưu trữ thông tin, mà cịn việc sử dụng thơng tin để đưa định hoạt động kinh doanh hiệu Vì vậy, việc lập quản lý hồ sơ đóng vai trị quan trọng việc quản lý phát triển tổ chức cá nhân Thông qua mơn học Nghiệp vụ Thư ký văn phịng nói chung trình tìm hiểu để làm tiểu luận nói riêng, nhóm chúng em học nhiều kiến thức quý giá chắn giúp ích cho chúng em nhiều môn học sau sau trường PHỤ LỤC CÂU HỎI Làm rõ hoạt động quản lý hành cần lập hồ sơ ngun tắc? Vì hoạt động công việc cần lập hồ sơ khơng lập hồ sơ ảnh hưởng hoạt động hành ngày? Nếu hoạt động người thư ký khơng có lập hồ sơ dẫn đến hậu gì? Trong thời đại cơng nghệ lập hồ sơ thiết bị điện tử? Muốn tra tìm tài liệu nhanh chóng việc xếp hồ sơ phải thực nào? Việc phân loại hồ sơ quan trọng, phân loại có hệ thống dễ dàng cho việc kiểm tra, xếp Nên phân loại theo cách sau: Phân loại theo chủ đề: Trong loại hồ sơ nên chia nhỏ theo chủ đề, ví dụ như: Báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị… Phân loại theo cụm: Trong loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo cụm, ví dụ như: Cụm quý 1, 2, 3, Phân loại theo nhóm: Trong cụm hồ sơ nên chia nhỏ theo nhóm, ví dụ như: Nhóm q 1, 2, 3, Sắp xếp hồ sơ: Sau phân loại hồ sơ xong, cần xếp hồ sơ cách khoa học Nên xếp theo cách sau: 15 h Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian việc xảy hồ sơ để xếp trước sau Cần ghi cẩn thận thời điểm để tìm kiếm dễ dàng Sau phân loại hồ sơ, cần xếp cách hợp lý Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) hồ sơ Ví dụ mẫu tự T xếp theo thứ tự: Thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật… Hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ giải chưa dứt điểm, hồ sơ giải xong… Sử dụng phần mềm để lưu hồ sơ điện tử? Các phần mềm quản lý hồ sơ điện tử: DocEye, CloudOffice, GXD, Faceworks, C-Office, EFY, IBOM… Làm rõ tác dụng việc lập, quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu việc quản trị, điều hành quan, tổ chức, doanh nghiệp? Theo khoản 11 Điều Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định” Như vậy, lập hồ sơ trình, bao gồm cơng việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp nhát định Mỗi hồ sơ nhiều tập, tập đơn vị bảo quản Lập hồ sơ có tác dụng : - Tra tìm tài liệu nhanh chóng cần thiết; - Làm xác để giải cơng việc kịp thời hiệu quả; - Bảo đảm thuận lợi cho việc quản lý tài liệu chặt chẽ giữ gìn bí mật; - Tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Những hồ sơ phải nộp lưu vào Lưu trữ quan? 16 h Theo Khoản Điều 17 Thông tư 07/2012/TT-BNV, thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành Hồ sơ công việc chưa giải xong Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo 17 h