Đi đôi với sự phát triển của thời đại mới là khối lượng công việc nhiều đa dạng đến từ nhiều nhóm thành phần lao động trí thức trong xã hội. Không thể phủ nhận rằng công nghệ cho đến thời điểm 2022 là một công cụ đồng hành giúp các vấn đề được giảm đi đáng kể theo nhiều mặt. Tuy vậy, kiến thức có thể được kế thừa và sao chép nhưng cảm xúc thì không. Đến đây mới thấy, dù thế giới có phát triển đến kỷ nguyên công nghệ nào đi nữa thì những vi mạch ấy cũng không thể hoàn toàn thay thế được bộ não của con người. Ví dụ như ngành thư ký.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC TẾ HỒNG BÀNG KHOA KHXH VÀ NNQT NGÀNH: NHẬT BẢN HỌC TIỂU LUẬN MÔN: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG HỌ VÀ TÊN: TRẦN THỊ THU UYÊN MSSV: 201603008 LỚP: NN20DHNB1 GIẢNG VIÊN BỘ MÔN: NGÔ PHAN LAN DUNG Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng năm 2022 MỤC LỤC Lời mở đầu Câu hỏi tiểu luận Trả lời câu hỏi Là người thư ký văn phòng, theo em, phẩm chất la quan trọng nhất? Tại sao? Là thư ký, bạn chuẩn bị cho chuyến cơng tác nước ngồi sếp nào? Cách bố trí phịng họp nội Giải thích cách bố trí có hình ảnh minh họa Chọn văn hóa học học phần Trình bày đặc điểm bật liên quan đến văn hóa kinh doanh quốc gia Tài liệu tham khảo 10 Kết luận 11 LỜI MỞ ĐẦU Đi đôi với phát triển thời đại khối lượng công việc nhiều - đa dạng đến từ nhiều nhóm thành phần lao động trí thức xã hội Không thể phủ nhận công nghệ thời điểm 2022 công cụ đồng hành giúp vấn đề giảm đáng kể theo nhiều mặt Tuy vậy, kiến thức kế thừa chép cảm xúc khơng Đến thấy, dù giới có phát triển đến kỷ ngun cơng nghệ vi mạch khơng thể hồn tồn thay não người Ví dụ ngành thư ký Cụ thể, môn học Nghiệp vụ thư ký văn phịng ngồi việc cho ta hiểu rằng: quan tổ chức tồn lâu dài thịnh vượng có khoa học kỹ thuật mà thiếu phận văn phịng nói chung ngành văn thư nói riêng Theo đó, vị trí thư ký mảnh ghép đặc biệt quan trọng tính “đa năng” việc quản lý thời gian, thông tin; cầu nối sếp phịng ban; đại diện phát ngơn đối nội – đối ngoại chun nghiệp khơn khéo Có thể nói, thư ký mắc xích khơng thể thiếu quan tổ chức Với kiến thức tiếp thu, trả lời câu hỏi đặt ra, em chọn Pháp để nói văn hóa kinh doanh cho câu hỏi Do thời gian môi trường nghiên cứu hạn hẹp, em hi vọng thầy cô môn đóng góp ý để giúp tiểu luận phần kiến thức cá nhân em hoàn thiện CÂU HỎI TIỂU LUẬN Là người thư ký văn phòng, theo em, phẩm chất la quan trọng nhất? Tại sao? Là thư ký, bạn chuẩn bị cho chuyến công tác nước ngồi sếp nào? Cách bố trí phịng họp nội Giải thích cách bố trí có hình ảnh minh họa Chọn văn hóa học học phần Trình bày đặc điểm bật liên quan đến văn hóa kinh doanh quốc gia TRẢ LỜI CÂU HỎI Là người thư ký văn phòng, theo em, phẩm chất la quan trọng nhất? Tại sao? Là ngành nghề với mức lương thưởng hấp dẫn, hiển nhiên có yêu cầu nhiều cao, đòi hỏi người thư ký phải thành thạo giỏi tác vụ văn phòng, khả ứng xử thông minh, linh hoạt lượng công việc chất cao; thế, kĩ chun mơn đào tạo bổ sung được, thư ký ngành có sàng lọc vơ khắt khe tính cách phải đạt mức độ chuyên nghiệp như: kiềm chế, tỉ mỉ chu đáo, tinh ý đốn, thích ứng chủ động, logic phối hợp, v.v Tuy nhiên, phẩm chất quan trọng kín đáo bảo mật Xem xét, thư ký văn phịng có nhiều phân loại, dù tháp tùng vị lãnh đạo hay chuyên văn thư văn phòng, người thư ký người có biết lượng thơng tin khổng lồ tồn quan, tổ chức lên đến 80 – 90% vị lãnh đạo Nếu thông tin mật bị lộ ngồi, điều gây tổn thất khơng nhỏ quan tổ chức So sánh để làm rõ mức độ nghiêm trọng địi hỏi bảo mật cao nghiệp vụ thư ký, cá nhân tổ chức đặt lên bàn cân: Thông thường, mức độ nhẹ cá nhân, lộ thông tin thông tin cá nhân số liên lạc, người bị “nhà bán hàng viễn thông” liên tục gọi đến mời chào, điều gây phiền toái đến người nghe; mức độ cao hơn, cá nhân lộ thông tin trở thành “con mồi béo bở” cho chiêu trò lừa gạt tinh vi khiến tài sản bị thất thoát Cá nhân đại diện cho người tổ chức tập thể, thơng tin thuộc dạng gây bất lợi cho quan tổ chức bị rị rỉ ngồi: - Thuộc kinh tế: số thiệt hại lớn theo quy mơ cơng ty - Thuộc trị: thiệt hại tài sản số, an ninh quốc gia thứ bị đe dọa Ví dụ: Năm 2012 có vụ phát giác từ Trung Quốc cáo buộc Washinton cài gián điệp nguyên thư ký riêng Thứ trưởng thuộc Bộ An ninh Quốc gia Trung Quốc Viên thư ký, xác định làm nhiều năm tiết lộ mạng lưới gián điệp Trung Quốc nước ngồi cho CIA (Cơ quan Tình báo Trung ương Hoa Kỳ) Tuy từ chối tiết lộ thiệt hại từ phía Trung Quốc im lặng cáo buộc từ Washinton nói vụ bê bối gián điệp lớn hai bên từ trước đến Là thư ký, bạn chuẩn bị cho chuyến công tác nước sếp nào? Là thư ký tháp tùng, để chuẩn bị cho chuyến công tác nước sếp cần: - Đặt lịch hẹn với đối tác - Xây dựng lịch trình: nơi đến, phương tiện, thời gian đi, điểm dừng, ghi chú, bảng chi phí dự trù - Chuẩn bị giấy tờ, thủ tục thông hành (hộ chiếu, visa, giấy xét nghiệm PCR âm tính tạm thời, ) - Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ, hợp đồng cho gặp gỡ, tọa đàm - Chuẩn bị thiết bị nghe nhìn (máy phiên dịch, máy tính xách tay, thiết bị dùng để chép liệu họp, ) - Thông báo thời gian sếp vắng mặt - Sắp xếp lại lịch trình gặp, họp cơng ty thời gian sếp vắng mặt - Chuẩn bị giấy tờ, kiện để bàn giao cho thư ký văn thư văn phòng - Lập giấy ủy nhiệm trình duyệt - Lập danh sách thứ cần kiểm tra lại lần cuối trước Là thư ký văn thư văn phòng, để chuẩn bị cho chuyến cơng tác nước ngồi sếp: - Phân loại xử lý giấy tờ bàn giao - Đón tiếp khách hàng đặt lịch hẹn thời gian sếp vắng - Luôn sẵn sàng xử lý, thông báo công việc từ yêu cầu sếp từ xa - Đối với thông tin quan trọng, cần thông báo cho thư ký tháp tùng sếp Cách bố trí phịng họp nội Giải thích cách bố trí có hình ảnh minh họa Phịng họp khơng nơi trao đổi, bàn bạc vấn đề thành viên đại diện cơng ty Ngồi thiết kế, việc bố trí hợp lí chỗ ngồi bàn họp điều vô quan trọng, dựa vào bàn họp, ta đánh giá mức độ quan trọng chức vị lớn bé thành viên bàn tọa Nơi làm phịng họp phải vị trí yên tĩnh, tránh khu vực có người qua lại thường xuyên Thường phòng họp chiếm tầng công ty lớn dựng góc cơng ty có diện tích hạn chế Ngồi ra, phịng họp bàn ghế thiết bị chiếu, khơng có thêm nội thất để tránh gây xao nhãng, tập trung họp Với họp nội bộ, tùy theo quy mơ nhóm (team), gặp gỡ đối tác lớn mà có nhiều cách bày trí, xếp ghế khác Thường có ba kiểu bày trí: quyền uy, đối kháng tự - Kiểu quyền uy: Là kiểu bày trí nhìn vào thấy rõ cấp bậc Ở vị trí đầu bàn dành cho chủ tọa – người quan trọng cơng ty Ghế dùng khác màu màu Kế đến vị trí thành viên: ngồi gần chủ tọa vị trí người lớn, quan trọng Xung quanh phịng (khơng bắt buộc) có ghế ngồi sát tường, người thường tham dự họp khơng tham gia đóng góp ý kiến Hiện nay, kiểu xếp kiểu thông dụng Ngồi cịn có kiểu khác kiểu quyền uy: hai ghế chủ tọa ngồi đối diện hai đầu bàn Hai vị trí thể đối kháng (thường theo nghĩa tiêu cực) hai đại diện - Kiểu đối kháng: Kiểu đối kháng thường dùng để tranh luận bàn bạc với đối tác Người có khả tranh luận ngồi đối mặt với nhau, người lại ngồi hai bên - Kiểu tự do: Kiểu tự thường cách bố trí dành cho họp có quy mơ nhỏ, mang tính teamwork (làm việc nhóm) Ở kiểu khơng phân cấp bậc, khơng có chủ tọa, người bàn họp có vị trí ngang nhau, khơng có vách ngăn địa vị Điều làm cho khơng khí buổi họp thoải mái hơn, động Chọn văn hóa học học phần Trình bày đặc điểm bật liên quan đến văn hóa kinh doanh quốc gia PHÁP VÀ NỀN VĂN HĨA KINH DOANH Pháp nước lớn tây Âu, trung tâm văn hóa điểm thu hút đầu tư lớn châu Âu Chất lượng sản phẩm, tính chất dự án điều kiện tiên hàng đầu việc hợp tác, với vị tác phong có sẵn, người Pháp mang phong thái chuyên nghiệp kinh doanh, hầu hết quan tổ chức ln mang chút ngạo mạn Họ ln tỏ người có vai vế cao hơn, ánh mắt có chút nhìn xuống đối tác họ tin họ độc vơ nhị Theo trên, tính cách họ mang nét cá nhân độc lập Cũng giống Nhật Bản, họ vô tự hào đất nước Một số nét văn hóa kinh doanh đặc trưng: a Cấp bậc Do nét văn hóa đặc biệt tế nhị lịch sự, nên cách xưng hô với cấp cấp quan trọng Vị trí cao người tơn trọng, điều không đồng nghĩa với cấp bậc thấp bị xem thường Tuy có phần tự cao tính cách lời nói phải ln ln cẩn trọng mực Ngoài lực làm việc, việc ứng xử với cấp bậc Pháp yếu tố định cho việc thăng quan tiến chức Mối quan hệ người lãnh đạo nhân viên truyền cảm hứng, tạo bầu khơng khí làm việc thoải mái khơng mang tính chất thân thiết, gần gũi b Không gian làm việc Không gian làm việc người Pháp phảm đảm bảo trạng thái tĩnh lặng Một phần phong cách làm việc, phần đức tính lịch sự, sợ làm phiền người khác tạo nên môi trường làm việc chun nghiệp Ngồi ra, người Pháp ln khắt khe việc giấc tác phong làm việc c Phát biểu họp đàm phán Thường vấn đề tập trung giải họp Việc đóng góp ý kiến họp người Pháp coi trọng Khi làm việc họ đề cao sáng tạo tinh xây dựng Tuy nhiên đàm phán lại khó lường, nói đốn ý người Pháp chuyện khó họ biểu lộ biểu cảm xã giao nhiều thái độ vấn đề nhắc đến Các buổi đàm phán, thương lượng với đối tác đa phần diễn nhà hàng cách trang trọng Trong buổi gặp mặt, rượu vang thức uống thiếu, say xỉn việc thiếu tôn trọng, không giống Việt Nam, Hàn Quốc, Thời gian thích hợp để đặt lịch hẹn gặp mặt 11h 15h30 Nên tránh đặt lịch hẹn vào khoảng tháng – khoảng thời gian nghỉ ngơi người Pháp d Trao đổi danh thiếp Danh thiếp kinh doanh trao nhận gặp mặt không cần lễ nghi đặc biệt Một mặt danh thiếp nên dịch sang tiếng Pháp Nếu có cấp giải thưởng đặc biệt, in chúng lên danh thiếp, điều điểm cộng vô lớn với người Pháp e Quà tặng Trong kinh doanh, việc trao đổi quà tặng hiếm, ngoại trừ vào dịp lễ Giáng sinh đêm giao thừa Đối với người Pháp, quà có giá trị khơng phải mang giá trị vật chất cao, mà mang giá trị tinh thần có giá trị sử dụng cao - Nên tặng: sách, tranh, hoa, rượu vang, trang sức, chocolate, vé xem kịch, buổi hòa nhạc; thứ liên quan đến lãng mạn, nghệ thuật giải trí giúp ích cho đời sống tinh thần, thể chất - Không nên tặng: q tặng mang tính xúc phải, bơi bác văn hóa Pháp; loại hoa bó lẫn lộn với nhau; q tặng có in logo cơng ty; Chú ý: Không nên vội vàng tặng quà cho người Pháp quen lần đầu, điều làm họ tự nhiên cảm thấy bị xu nịnh Nếu muốn xây dựng mối quan hệ lâu dài tặng vào dịp gặp gỡ lần sau TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] N Hường, “Lộ danh tính thứ trưởng TQ có thư ký làm gián điệp cho CIA,” Giáo Dục Việt Nam, 16 2012 [Trực tuyến] Available: https://giaoduc.net.vn/tieu-diem/lo-danh-tinh-thu-truong-tq-co-thu-ky-lam-giandiep-cho-cia-post68446.gd [2] T T Oanh, “Cách Bố Trí Chỗ Ngồi Trong Phịng Họp Khoa Học Nhất,” Cơng ty CP Nội Thất Miền Bắc, 2021 [Trực tuyến] Available: https://noithatmienbac.vn/noi-that-phong-hop/cach-bo-tri-cho-ngoi.html KẾT LUẬN Ngành thư ký văn phòng ngành khơng u cầu cao tồn diện mà cịn phải khơng ngừng nâng cấp đổi tri thức thân thường xuyên môi trường mang tính cạnh tranh gắt gao chế độ lương thưởng hậu đại lại yêu cầu tuổi nghề nên khả bị đào thải cao Nhờ học phần Nghiệp vụ thư ký văn phịng mà sinh viên hiểu rõ tính chất mơi trường làm việc trải nghiệm kĩ nhỏ số nhiệm vụ đức tính mà người thư ký văn phòng phải làm phải có Qua tiểu luận lần này, ý tóm tắt sau: - Bảo mật kín đáo đức tính quan trọng người thư ký - Những công việc cần chuẩn bị cho chuyến cơng tác nước ngồi sếp - Cách bố trí phịng họp - Văn hóa kinh doanh người Pháp Cám ơn thầy cô đọc! ... giấy tờ, kiện để bàn giao cho thư ký văn thư văn phịng - Lập giấy ủy nhiệm trình duyệt - Lập danh sách thứ cần kiểm tra lại lần cuối trước Là thư ký văn thư văn phòng, để chuẩn bị cho chuyến... Nhờ học phần Nghiệp vụ thư ký văn phịng mà sinh viên hiểu rõ tính chất mơi trường làm việc trải nghiệm kĩ nhỏ số nhiệm vụ đức tính mà người thư ký văn phịng phải làm phải có Qua tiểu luận lần này,... ngành thư ký Cụ thể, mơn học Nghiệp vụ thư ký văn phịng ngồi việc cho ta hiểu rằng: quan tổ chức tồn lâu dài thịnh vượng có khoa học kỹ thuật mà thiếu phận văn phịng nói chung ngành văn thư nói