Bài giảng Học phần Nghiệp vụ thư ký văn phòng: Chương 2 - Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo

Bài giảng Học phần Nghiệp vụ thư ký văn phòng: Chương 2 - Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo trình bày về thông tin và thông tin trong hoạt động quản lý; quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo.

Học phần: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ThS: Đặng Thanh Nam (Bộ mơn: Quản trị Văn phịng-SGU) Chương II: THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN CHO LÃNH ĐẠO I Thông tin thông tin hoạt động quản lý : Khái niệm Thông tin tất việc, kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm hiểu biết người (thông tin học) - Thông tin hoạt động quản lý: tập hợp thông báo khác kiện đã, xảy hoạt động quản lý môi trường liên quan, nhằm xây dựng biện pháp tổ chức khách thể quản lý (Học viện hành chính) Vai trò thơng tin phục vụ lãnh đạo: - Thơng tin sở cho hoạt động quản lý quan, nhà lãnh đạo (giao nhiệm vụ, bổ nhiệm…) - Thơng tin giúp cho việc ban hành định quản lý xác - Thơng tin giúp cho việc lập kế hoạch, tổ chức máy, điều hành kiểm sốt cơng việc hiệu - Thơng tin giúp cho việc phân tích, đánh giá dự báo thuận lợi hay rủi ro cĩ thể xảy Phân loại thông tin hoạt động QL a Theo cách tiếp nhận - Thông tin có hệ thống: thơng tin đưa đến nơi nhận theo chu kỳ đề trước (báo cáo tuần, quý, năm…) - Thông tin không hệ thống: thông tin báo cáo nơi nhận cách ngẫu nhiên dự kiến trước thời gian, nội dung, diễn biến kiện (báo cáo đột xuất….) b Theo tính chất, đặc điểm sử dụng TT • - Thơng tin quy phạm pháp luật • - Thơng tin thơng báo hoạt động • - Thơng tin lưu trữ c Theo lĩnh vực hoạt động • - Về thị trường (khách hàng, nguyên vật liệu, tài chính…) • - Về Nhân (số lượng, chất lượng…) • - Về Lương, phụ cấp, thu nhập • - Về thủ tục hành (xin giấy phép đầu tư, xin giấy phép xây dựng, cấp hộ chiếu…) Yêu cầu thơng tin hoạt động QL: - Chính xác - Cập nhật, nhanh chĩng - Ngắn gọn, rõ ràng - Hệ thống, tổng hợp - Đảm bảo tính bí mật • Nhận định việc xảy - Sự việc, tình hình phát triển theo hướng nào? - Những khả thay đổi tiếp theo? * Đề xuất biện pháp giải • Đánh giá tác động ảnh hưởng - Những ảnh hưởng tích cực-tiêu cực? Những khó khăn, thuận lợi, rủi ro, hội… tương lai? • Đưa giải pháp - Lựa chọn điều khoản VB pháp lý liên quan, cân nhắc điều kiện thực vận dụng quy định vào thực tế công việc - Đưa phương án giải đề xuất phương án tốt b4 Cung cấp thông tin Thơng thường thư ký chuẩn bị nội dung thơng tin hình thức: - Photo, tập hợp VB cần thiết theo nội dung xác định - Tổng hợp xây dựng thành văn - Báo cáo trực tiếp cho người sử dụng • Khi cung cấp tập hợp văn thể số liệu, thơng tin có liên quan để làm rõ nội dung b5 Lưu trữ thông tin cung cấp - Mục đích: phục vụ cho cơng việc hàng ngày lâu dài; tiết kiệm thời gian; làm cứ, chứng xảy tranh chấp - u cầu: Chỉ lưu giữ thơng tin có giá trị - Phương pháp xếp thơng tin cần lưu giữ: + Theo vấn đề, lĩnh vực (nhân sự, lương, xuất khẩu, hành chính…) + Theo trật tự A,B,C (báo cáo, kế hoạch, tờ trình…) + Theo thời gian cung cấp thơng tin… III Các biện pháp thu thập, xử lý thông tin Các biện pháp thu thập thơng tin hiệu • Xây dựng hệ thống mẫu VB để thu thập thông tin: - Phiếu thông tin khách hàng - Mẫu thống kê số liệu - Mẫu báo cáo: định kỳ, đột xuất, báo cáo nhanh… - Mẫu tổng hợp thông tin - Mẫu văn thường xuyên sử dụng (công văn, định, tờ trình….) ThS Đặng Thanh Nam 30 • Lập hồ sơ nguyên tắc: cập nhật VB Quy phạm pháp luật, VB hướng dẫn nghiệp vụ, quy định khác liên quan tới công việc… để làm sở pháp lý giải cơng việc • Lập hồ sơ công việc: tập hợp đầy đủ VB, tài liệu, giấy tờ, hình ảnh, sơ đồ… liên quan tới q trình giải cơng việc để theo dõi, xử lý • Lưu hồ sơ, thơng tin, số liệu (giấy, máy tính) theo chủ đề, loại cơng việc để dễ quản lý tìm kiếm • Thiết lập, trì mối quan hệ: lập danh sách địa chỉ, websites quan, công ty, đơn vị, cá nhân thường xuyên liên hệ, hợp tác để hỗ trợ thơng tin • Đặt mua báo, tạp chí báo, tạp chí chun ngành, liên quan tới cơng việc • Xây dựng Quy chế phối hợp rõ ràng việc xử lý thông tin Tập trung vào vấn đề: - Những trường hợp cần phối hợp, cung cấp thơng tin phận, đơn vị, phịng ban - Nội dung thơng tin cần cung cấp - Hình thức cung cấp (văn bản, tệp tin, bảng biểu…) - Thời điểm cung cấp thông tin, số liệu - Người có trách nhiệm phê duyệt nội dung • Sử dụng CNTT: - Phần mềm chuyên dụng xử lý số liệu, - Tài nguyên Internet (sử dụng từ khóa tra cứu) Kỹ xử lý thông tin a Vận dụng thích hợp kỹ xử lý thơng tin bản: - Phân tích - Tổng hợp - So sánh - Đánh giá - Dự đoán - Nhận định ThS Đặng Thanh Nam 34 b Kỹ xử lý trường hợp giải vụ việc: - Tìm hiểu rõ vụ việc, thu thập đầy đủ thơng tin thực tế từ người có liên quan, hồ sơ, biên bản, hình ảnh… - Tìm nguyên nhân/vấn đề vụ việc cần phải xử lý - Tìm VB QPPL, Quy chế, Nội quy, Thỏa ước lao động tập thể, VB hướng dẫn… liên quan tới nội dung việc - Đánh giá mặt việc (thuận lợi, khó khăn, mối quan hệ…); phân tích khả năng, chiều hướng xảy - Vận dụng quy định cụ thể vào việc, tính tốn phương án - Đề xuất phương án tốt nhất, có HS giải trình cụ thể 35 c Kỹ xử lý trường hợp khác • Báo cáo (số liệu, tình hình,…): - Xác định đơn vị/cá nhân liên quan tới nội dung cần báo cáo để thu thập, thống kê số liệu, thông tin cần thiết - So sánh, kiểm tra, đối chiếu, phân tích… số liệu, thơng tin để đảm bảo xác - Tổng hợp số liệu, thơng tin thành nhóm vấn đề/nội dung lớn (tính tỷ lệ cần) - Đánh giá, nhận định, dự báo chiều hướng việc - Soạn thảo báo cáo, lập HS trình ký 36 • Cung cấp văn pháp lý: - Xác minh cụ thể nội dung việc, vấn đề VD: Bên giao hàng không giao thời hạn theo hợp đồng ký Quy định bồi thường hợp đồng - Tra tìm văn liên quan nhiều nguồn: internet, quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, văn phịng luật sư, người phụ trách cơng việc cơng ty mình… + Luật Thương mại (giới hạn không 8% phần nghĩa vụ vi phạm) + Bộ luật Dân (không giới hạn) 37 - Tìm thêm văn luật hướng dẫn chi tiết (nếu có) - Lập hồ sơ trình lãnh đạo: tập hợp VB QPPL liên quan, xếp theo trật tự pháp lý VB • Kiểm tra thơng tin (số liệu, tình hình, nhân sự, đối tác…): - So sánh, kiểm tra, đối chiếu… số liệu, thông tin với nguồn cung cấp, với tài liệu gốc, với quan/tổ chức/cá nhân có thẩm quyền để đảm bảo tin cậy xác - Tập hợp VB, tài liệu, hình ảnh… liên quan tới thông tin, số liệu liên quan, lập HS báo cáo lãnh đạo 39 ... hợp 2 Quy trình thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo Xác định nhu cầu sử dụng thơng tin lãnh đạo Thu thập thông tin cần thiết Xử lý thông tin Cung cấp thông tin Lưu trữ thông tin b1.. .Chương II: THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN CHO LÃNH ĐẠO I Thông tin thông tin hoạt động quản lý : Khái niệm Thông tin tất việc, kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm hiểu biết người (thông. .. loại thơng tin? ??) • Thời gian phải cung cấp cho lãnh đạo • Hình thức cung cấp thơng tin cho lãnh đạo: (văn bản, báo cáo trực tiếp, sơ đồ…) b2 Thu thập thông tin Các nguồn cung cấp thông tin cần thiết: