KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN1. Khái niệm thông tinThông tin là tất cả các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, ý tưởng, phán đoán, … làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Trong hoạt động quản lý, thông tin là những gì mà nhà quản lý cần cho việc ra quyết định. Như vậy, thông tin là tập hợp tất cả các dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong một môi trường cụ thể.1. Khái niệm thông tinThông tin là tất cả các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, ý tưởng, phán đoán, … làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Trong hoạt động quản lý, thông tin là những gì mà nhà quản lý cần cho việc ra quyết định. Như vậy, thông tin là tập hợp tất cả các dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong một môi trường cụ thể.1. Khái niệm thông tinThông tin là tất cả các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, ý tưởng, phán đoán, … làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Trong hoạt động quản lý, thông tin là những gì mà nhà quản lý cần cho việc ra quyết định. Như vậy, thông tin là tập hợp tất cả các dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong một môi trường cụ thể.. THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN 2. Phân loại thông tin trong quản lýa) Theo kênh tiếp nhận Dựa vào mối quan hệ giữa người gửi và người nhận: thông tin từ cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp hoặc các cơ quan có liên quan gửi đến. Dựa vào phương tiện gửi nhận: thông tin bằng văn bản, bằng lời, thông tin phi ngôn ngữ. Dựa vào cách thức gửi nhận: thông tin công khai (thông tin qua các phương tiện thông tin đại chúng); thông tin bán công khai; thông tin mật. Dựa vào nguồn tiếp nhận: Nguồn sơ cấp thứ cấp; nguồn bên trong và nguồn bên ngoài; nguồn mới và nguồn cũ; nguồn quan trọng và nguồn ít quan trọng; nguồn tin chính thức và nguồn tin không chính thức…2. Phân loại thông tin trong quản lýb) Theo tính chất và đặc điểm sử dụng thông tin Thông tin phải biết Thông tin cần biết Thông tin nên biết
KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN Khái niệm thông tin Thông tin tất tin tức, việc, kiện, tượng, ý tưởng, phán đoán, … làm tăng thêm hiểu biết người Trong hoạt động quản lý, thông tin mà nhà quản lý cần cho việc định Như vậy, thông tin tập hợp tất liệu xử lý, mã hóa, xếp nhằm giúp cho nhà quản lý đưa định tốt môi trường cụ thể I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN Phân loại thông tin quản lý a) Theo kênh tiếp nhận - Dựa vào mối quan hệ người gửi người nhận: thông tin từ cấp gửi xuống, cấp gửi lên, ngang cấp quan có liên quan gửi đến - Dựa vào phương tiện gửi - nhận: thông tin văn bản, lời, thông tin phi ngôn ngữ - Dựa vào cách thức gửi - nhận: thông tin công khai (thông tin qua phương tiện thông tin đại chúng); thông tin bán công khai; thông tin mật - Dựa vào nguồn tiếp nhận: Nguồn sơ cấp - thứ cấp; nguồn bên nguồn bên ngoài; nguồn nguồn cũ; nguồn quan trọng nguồn quan trọng; nguồn tin thức nguồn tin khơng thức… I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN Phân loại thơng tin quản lý b) Theo tính chất đặc điểm sử dụng thông tin - Thông tin phải biết - Thông tin cần biết - Thông tin nên biết I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN Phân loại thông tin quản lý c) Theo phạm vi lĩnh vực hoạt động I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THƠNG TIN Phân loại thơng tin quản lý d) Theo tính chất thời điểm nội dung - Thơng tin pháp lý (hay gọi thơng tin sách, thủ tục) - Thơng tin thực tế (tình hình triển khai, thực định quản lý đơn vị thuộc quan, tổ chức) - Thông tin phản hồi (tâm tư, nguyện vọng, ý kiến cán bộ, công chức, công dân, khách hàng) - Thông tin kinh tế - xã hội I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN Yêu cầu trình tổ chức thu thập TT a) Hiểu, biết xác nhu cầu thơng tin phục vụ quản lý - Đối tượng cần cung cấp thông tin: thân cán bộ, công chức; lãnh đạo quan, tổ chức; phận quản lý khác quan; quan bên ngoài, đối tác, khách hàng - Nhu cầu thông tin đối tượng; Có thể thơng tin pháp lý; thơng tin thực tế; thông tin phản hồi (tâm tư, nguyện vọng, ý kiến cán bộ, công chức, công dân, khách hàng); I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN Yêu cầu trình tổ chức thu thập TT b) Đánh giá ý nghĩa thông tin mà thu thập xử lý I THƠNG TIN VÀ THU THẬP THƠNG TIN u cầu q trình tổ chức thu thập TT c) Nắm vững, tìm tòi có khả phát hiện, thu thập thơng tin cần thiết - Đọc ghi chép thông tin; - Phương pháp chụp tài liệu; - Phương pháp nghe báo cáo; - Phương pháp tra cứu qua mạng; - Các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: quan sát; vấn; thống kê xã hội học; thực nghiệm; trắc nghiệm; ví dụ điển hình; thẩm tra, đối chiếu I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN Yêu cầu trình tổ chức thu thập TT d) Nắm xác nguồn thơng tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp lý, lúc, mục đích, phù hợp với quy định pháp luật II KỸ NĂNG XỬ LÝ THƠNG TIN Quy trình xử lý thông tin quản lý a) Tiếp nhận thông tin - Tiếp nhận thông tin tập hợp thông tin từ nhiều nguồn nơi cách chủ động bị động - Sau tiếp nhận thơng tin, thư ký hành cần tiến hành phân loại thông tin thành loại, vấn đề, lĩnh vực khác theo tiêu chí lựa chọn: nội dung thông tin; hệ thống quản lý; hình thức truyền đạt thơng tin II KỸ NĂNG XỬ LÝ THƠNG TIN Quy trình xử lý thơng tin quản lý b) Tóm lược thơng tin Tóm lược thông tin việc giảm bớt lượng nội dung tin đảm bảo nội dung cốt yếu thông tin để phục vụ cho việc tổng hợp thông tin sử dụng thông tin II KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN Quy trình xử lý thơng tin quản lý c) Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy thông tin - Nguồn tin từ văn bản, công báo, tài liệu lưu trữ: nguồn tin thường có giá trị pháp lý cao - Nguồn tin từ sách, báo, tạp chí: nguồn tin thường khơng coi nguồn tin có giá trị pháp lý cao II KỸ NĂNG XỬ LÝ THƠNG TIN Quy trình xử lý thơng tin quản lý d) Phân tích, tổng hợp, kiến nghị giải ▪ Phải phân loại thông tin thành: thông tin thơng tin hỗ trợ; thơng tin có giá trị, giá trị khơng có giá trị; phải loại bỏ nghi ngờ thông tin thiếu cứ, thiếu sở khoa học ▪ So sánh, đối chiếu để kiểm tra tính xác, tính khoa học, hợp lý thông tin đặt trả lời câu hỏi như: thơng tin nói việc gì? thơng tin đề cập đến ▪ Cần nội dung gì? câu hỏi nghi vấn như: sao? nguyên nhân? diễn biến? kết thúc?, II KỸ NĂNG XỬ LÝ THƠNG TIN Quy trình xử lý thơng tin quản lý - Tổng hợp thông tin + Sắp xếp, hệ thống lại thông tin: theo thời gian theo tiến trình diễn vấn đề, kiện…Quá trình xếp hệ thống lại thơng tin giúp người sử dụng thông tin dễ dàng tiếp cận vấn đề theo trình tự lơgic định + Tái lại trình, cách thức giải vấn đề, vật, tượng + Tìm điểm tương đồng khác biệt thông tin vấn đề, việc + Tổng hợp thông tin dạng số liệu phương pháp tính tốn, so sánh để có nhìn nhận tổng qt vấn đề II KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN Quy trình xử lý thơng tin quản lý - Kiến nghị giải thông tin ▪ lựa chọn thông tin phù hợp để cung cấp ▪ ý kiến tham mưu giải tin để đảm bảo việc sử dụng thơng tin có hiệu ▪ lưu trữ thơng tin theo quy định CĂN CỨ THU THẬP THÔNG TIN Căn cứ vào yêu cầu cụ thể => thu thập thông tin Thu thập TT => cần xác định rõ: Giới thiệu + Mục đích của thu thập TT? chung + Ai là người sử dụng TT? + Lĩnh vực cần quan tâm là gì? + Chủ đề của thông tin cần tìm là gì? + Thông tin cần thiết nào? + Nguồn thông tin từ đâu? + Độ tin cậy của nguồn nào? CĂN CỨ THU THẬP THÔNG TIN (TT) Căn cứ để chọn chủ đề tham vấn nhân dân: Phù hợp thẩm quyền định của HĐND; Nội dung tham vấn có tác động trực tiếp đến lợi ích, đời sống của CHỌN NỘI DUNG người dân; CS THAM VẤN Phù hợp với khả thực hiện: + Không chọn vấn đề quá rộng, chung chung; + Có thời gian thực phù hợp; + Đo lường số, sự kiện, sự việc Trong chương trình xây dựng Nghị và chương trình giám sát hàng năm của HĐND; CĂN CỨ THU THẬP THÔNG TIN (TT) Vấn đề phát sinh => cứ nhiệm vụ phát triển KTXH, ý kiến cử tri,TT từ các phương tiện thông tin đại chúng … xem CHỌN NỘI DUNG CS THAM VẤN (TT) xét để tham vấn nhân dân Ví dụ 1: - HĐND tỉnh đánh giá hiệu năm thực Quỹ hỗ trợ sau thu hồi đất SX NN (2008-2009) Ví dụ 2: - Kết tổ chức thực NQ Hội đồng nhân dân chương trình giảm nghèo 2006 - 2010 CĂN CỨ THU THẬP THÔNG TIN (TT) Xác định “đúng” vấn đề của chủ đề tham vấn, lựa chọn “trúng” địa bàn và nhóm đối tượng TV có vai trò: Ảnh hưởng định chất lượng tổ chức hoạt động và kết tham vấn XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ CỦA CHỦ ĐỀ Làm sở tốt cho việc xây dựng kế hoạch TV với các hình thức TV, + Tổ chức hoạt động TV đáp ứng mục tiêu TV, + Huy động nguồn lực => vừa tiết kiệm vừa đạt hiệu cao TV (TT) (tránh “quá tải”) Giúp biên tập tốt câu hỏi, phiếu lấy ý kiến và tổng hợp báo cáo kết tham vấn CĂN CỨ THU THẬP THÔNG TIN (TT) Xác định các vấn đề chung của chủ đề tham vấn dựa số cứ sau: Vấn đề có tác động, ảnh hưởng đến tất các đối tượng bị XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ CỦA CHỦ ĐỀ TV (TT) tác động Vấn đề mà các đối tượng có thể thể chính kiến của mình Vấn đề mà các đối tượng có quyền, lợi ích trái chiều (nếu có) CĂN CỨ THU THẬP THƠNG TIN (TT) Xác định vấn đề chung của chủ đề TV, có thể cần xác định thêm vấn đề riêng của nhóm đối tượng để phục vụ cho việc soạn câu hỏi, phiếu lấy ý kiến: XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ CỦA CHỦ ĐỀ TV (TT) Vấn đề tác động trực tiếp gián tiếp lợi ích của đối tượng Vấn đề tác động trực tiếp gián tiếp nghĩa vụ, trách nhiệm của đối tượng Theo kinh nghiệm của ĐT, sau tổ chức các hình thức TV cấp xã, cấp huyện, có thể thu hẹp vấn đề, xác định vấn đề quan trọng chưa làm rõ để tiếp tục ý tham vấn cấp tỉnh (biên tập câu hỏi) CĂN CỨ THU THẬP THÔNG TIN (TT) Vi dụ : HĐND tỉnh đánh giá hiệu năm thực Quỹ hỗ trợ sau thu hồi đất SX NN (2015 - 2016) XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ CỦA CHỦ ĐỀ Định mức hỗ trợ có phù hợp khơng? Đối tượng hỗ trợ đủ chưa? Có phù hợp? (có bỏ sót đố tượng?) TV (TT) Cách thức hỗ trợ? Học nghề trước, sau thu hồi đất? (công không) Thực đến đâu ? Đã nhận? Chưa nhận? Tại sao? Nguồn lực đâu? Tiền từ đâu? Cách huy động? Kiến nghị của dân để chính sách hợp lý và hiệu quả? Quốc Hội khảo sát, lấy ý kiến để sửa đổi luật lao động Vấn đề tuổi nghỉ hưu, nữ nhiều người quan tâm với nhiều ý kiến dư luận khác Hãy thu thập thông tin từ mạng internet xử lý thơng tin để đưa kiến bạn Sở tài với sở Kế hoạch đầu tư khảo sát vấn đề tăng tiền lương cho cán bộ, công chức, viên chức công nhân lao động Hãy thi thập thông tin, xếp thơng tin theo đặc điểm nội dung xử lý thông tin để đưa nhận định bạn ảnh hưởng việc tăng tiền lương xã hội Quốc Hội khảo sát, lấy ý kiến để sửa đổi luật nhân gia đình Vấn đề thay đổi tuổi kết hôn nhiều người quan tâm với nhiều ý kiến dư luận khác Hãy thu thập thơng tin xử lý thơng tin để đưa kiến bạn: nên tăng hay nên giảm, có để tuổi kết hai giới hay thay đổi cụ thể nào? ... vụ II KỸ NĂNG XỬ LÝ THƠNG TIN Quy trình xử lý thông tin quản lý II KỸ NĂNG XỬ LÝ THƠNG TIN Quy trình xử lý thơng tin quản lý a) Tiếp nhận thông tin - Tiếp nhận thông tin tập hợp thông tin từ... dụng thông tin - Thông tin phải biết - Thông tin cần biết - Thông tin nên biết I THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN Phân loại thông tin quản lý c) Theo phạm vi lĩnh vực hoạt động I THÔNG TIN VÀ THU. .. thông tin sử dụng thông tin II KỸ NĂNG XỬ LÝ THƠNG TIN Quy trình xử lý thơng tin quản lý c) Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy thông tin - Nguồn tin từ văn bản, công báo, tài liệu lưu trữ: nguồn tin