Phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý

Mục lục trang Chương 1 Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý 12 1.2.. Vai trò, nhiệm vụ

-0O0 -

NGUYỄN NGỌC LINH

PHƯƠNG PHÁP THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA CHUYÊN VIÊN TỔNG HỢP VĂN PHÕNG BỘ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

- TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lưu trữ học và Tư liệu học

Mã số: 60 32 20

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG

HÀ NỘI – 2005

Bảng chữ viết tắt dùng trong luận văn

Mục lục

trang

Chương 1 Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp

văn phòng bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý

12

1.2 Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong

công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động

quản lý

19

1.2.2 Vai trò của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong

công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý

23

1.2.3 Nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong

công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý

25

1.2.4 Những yêu cầu cơ bản đối với chuyên viên tổng hợp

văn phòng bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp

thông tin phục vụ hoạt động quản lý

26

Chương 2 phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp

thông tin của chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ phục vụ hoạt động quản lý

34

2.3 Cung cấp thông tin 77

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả phương pháp thu thập, xử lý

và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ

phục vụ hoạt động quản lý

102

3.1 Nghiên cứu xây dựng hệ thống lý luận về công tác thu thập, xử

lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan Nhà nước

102

3.2 Quy định chế độ thông tin báo cáo và xây dựng một số quy trình

chuẩn trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

105

3.2.2 Xây dựng một số quy trình chuẩn trong thu thập, xử lý và

cung cấp thông tin

108

3.3 Đào tạo và nâng cao kỹ năng thu thập, xử lý và cung cấp thông

tin của đội ngũ công chức, viên chức

118

3.3.3 Chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức,

3.4 ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong một số nghiệp vụ

thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

A Phần mở đầu

1 Mục đích - ý nghĩa của đề tài :

Trong lịch sử hình thành và phát triển của xã hội loài người, thông tin được hình thành trong quá trình giao tiếp và các hoạt động thực tiễn của con người Có nhiều cách định nghĩa về thông tin nhưng nhìn chung thông tin

là tri thức được ghi lại trên nhiều phương tiện khác nhau: văn bản, sách, dạng số hoá vv

Việc trao đổi thông tin trên mọi lĩnh vực hoạt động được đặt ra như một nhu cầu thiết yếu của con người Đặc biệt, sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đã đưa loài người bước vào một kỷ nguyên mới

-“kỷ nguyên của công nghệ thông tin” (Information technology) Từ đây đã

bắt đầu khởi nguồn cho một cuộc cách mạng mới và cũng đồng thời góp phần hình thành nên đường nét của một xã hội mới với nhiều tên gọi khác nhau

như “xã hội hậu công nghiệp”, “xã hội văn minh điện toán”, “xã hội nhanh”, “xã hội thông tin” Trên mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội,

thông tin trở thành nguồn tài nguyên vô tận với vai trò làm lực lượng sản

xuất của “nền kinh tế tri thức”

Hoạt động quản lý nói chung là hoạt động không thể thiếu thông tin Thông tin vừa là đối tượng, vừa là điều kiện cần thiết của hoạt động quản lý Việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng vì nó góp phần cung cấp nguồn lực (nguyên liệu đầu vào) có chất lượng, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định quản lý chính xác và phù hợp

Theo Luật Tổ chức Chính phủ, bộ là những cơ quan có chức năng quản

lí nhà nước đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nước; quản

lí nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước theo quy định của pháp luật

Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc tổng hợp của cấp quản lý, là đầu mối thông tin trong mọi hoạt động của bộ Văn phòng bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Trong đó, các chuyên viên tổng hợp của văn phòng bộ đóng vai trò là người trợ giúp đắc lực cho các Chánh - Phó Văn phòng Bộ trong quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý

Tuy nhiên, vai trò, nhiệm vụ và các phương pháp thu thập thông tin, xử

lý thông tin của các chuyên viên tổng hợp để phục vụ cho hoạt động quản lý đến nay vẫn chưa được quy định trong các văn bản của Nhà nước và chưa được nghiên cứu đầy đủ

Để tìm hiểu hoạt động của văn phòng bộ và đi sâu khảo cứu hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các

chuyên viên tổng hợp, chúng tôi đã chọn đề tài "Phương pháp thu thập, xử

lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý" để làm luận văn Thạc sĩ khoa học của mình

2 Mục tiêu của đề tài :

Thông qua việc nghiên cứu lý luận và khảo sát đánh giá tình hình thực

tế về nhiệm vụ và phương pháp thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ, chúng tôi hướng tới việc nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả phương pháp thu thập, xử lý

và cung cấp thông tin của cán bộ công chức văn phòng bộ Qua đây, đề tài cũng mong muốn góp phần làm phong phú thêm nhận thức về công tác văn phòng đặc biệt là hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của cán bộ văn phòng

3 Phạm vi nghiên cứu:

Do hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của văn phòng nói chung rất rộng và liên quan đến nhiều đối tượng nên chúng tôi không có điều kiện để tìm hiểu toàn bộ Trong khuôn khổ của một Luận văn Thạc sĩ, đề tài của chúng tôi chỉ tập trung nghiên cứu các phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp ở văn phòng cơ quan bộ

Để giải quyết các mục tiêu đặt ra, đề tài của chúng tôi chọn hai trường hợp để khảo cứu sâu, đó là các chuyên viên tổng hợp ở hai bộ là Văn phòng

Bộ Nội vụ và Văn phòng Bộ Công nghiệp Sở dĩ chúng tôi chọn hai cơ quan này để nghiên cứu là vì: Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực như tổ chức bộ máy hành chính nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức; Bộ Công nghiệp là cơ quan rất quan tâm đến công tác cán bộ, cải tiến lề lối làm việc và là cơ quan đầu tiên được cấp chứng

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi có tìm hiểu thêm phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên văn phòng một số cơ quan bộ khác qua các phiếu điều tra khảo sát để có thêm những tư liệu so sánh khi cần thiết

4 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Để thực hiện mục tiêu trên, trong nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài, chúng tôi đặt ra và giải quyết những vấn đề sau:

- Một là, nghiên cứu những vấn đề lí luận về thông tin và đảm bảo

thông tin cho hoạt động quản lý; những quy định về chức năng, nhiệm vụ và

cơ cấu tổ chức của VPB; vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý

- Hai là, khái quát những phương pháp cơ bản của chuyên viên tổng

hợp văn phòng bộ trong thu thập, xử lý, cung cấp thông tin và đánh giá những

ưu điểm, tồn tại của những phương pháp đó

- Ba là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tế, chúng tôi

nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp tối ưu để nâng cao chất lượng và hiệu quả nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Trong những năm gần đây, những nghiên cứu về vai trò của văn phòng trong việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý cũng như nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của cán bộ văn phòng đã được quan tâm

Vấn đề này đã được đề cập trong một số giáo trình, đề cương bài giảng, sách tham khảo dùng để giảng dạy trong các trường đại học, học viện, các

trường trung học hoặc tài liệu phục vụ các lớp ngắn hạn như: "Nghiệp vụ thư

ký văn phòng"( PGS - TS Vũ Thị Phụng); "Nghiệp vụ thư ký văn phòng"

(TS Dương Văn Khảm - Trần Hoàng- Nguyễn Hữu Thời); sách chuyên khảo như:

"Văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phòng" (Phạm Hưng - Lê Văn In - Nghiêm Kỳ Hồng); "Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính"

(Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự); “Quản trị hành chính văn phòng” (Mike Harvey) vv

Ngoài ra, theo thống kê chưa đầy đủ, chúng tôi thấy có khoảng trên dưới 20 bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến hoạt động đảm bảo thông tin; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trên các báo, tạp chí như Tạp chí "Văn thư Lưu trữ Việt Nam", Tạp chí "Quản lý nhà nước", Tạp chí "Tổ chức nhà nước" vv

Trong số các luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp, niên luận của sinh viên, học viên cao học Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn có khoảng 10 đề tài liên quan đến hoạt động đảm bảo thông tin Đặc biệt là luận văn thạc sĩ của các tác giả Đinh Thị Hạnh Mai, Cam Anh Tuấn, Lê Tuấn Hùng; các khoá luận tốt nghiệp, các niên luận của học viên - sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng

Qua tìm hiểu, chúng tôi thấy các công trình nghiên cứu trên đây tập trung nghiên cứu những vấn đề mang tính lý luận nói chung về văn phòng hoặc công tác đảm bảo thông tin phục vụ cho quản lý của văn phòng một cơ quan cụ thể Mặc dù cũng đã có tác giả nghiên cứu nghiệp vụ thu thập, xử lý cung cấp thông tin nhưng cũng chỉ trong phạm vi là văn phòng HĐND- UBND cấp tỉnh

Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy đến thời điểm hiện nay, chưa

có công trình nào nghiên cứu một cách đầy đủ và hệ thống về phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ

Do đó việc nghiên cứu đề tài này có tính kế thừa nhưng không trùng lặp với

6 Các nguồn tư liệu chính được sử dụng:

Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng những nguồn tư liệu sau:

- Tài liệu lý luận (giáo trình, đề cương bài giảng, sách tham khảo) về nghiệp vụ văn phòng dùng để giảng dạy trong các trường đại học, học viện, các trường trung học hoặc tài liệu phục vụ các lớp ngắn hạn;

- Tài liệu lưu trữ của các cơ quan bộ quy định chức năng, nhiệm vụ và

cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ, quy chế làm việc của bộ, các chương trình công tác, các báo cáo tổng kết công tác của bộ

- Công báo nước CHXHCNVN

- Các luận văn thạc sĩ khoa học của các học viên cao học, khoá luận tốt nghiệp của sinh viên, các bài viết trên các báo, tạp chí có liên quan đến thu thập và xử lý thông tin

- Cơ sở dữ liệu luật quốc gia, niên giám thống kê - Tổng cục Thống kê, các báo điện tử, website của các cơ quan bộ

- Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng các thông tin từ các phiếu khảo sát và phỏng vấn trực tiếp một số chuyên viên VPB

7 Phương pháp nghiên cứu:

Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể như:

Phương pháp mô tả và hệ thống (để khái quát về vai trò, nhiệm vụ và phương pháp thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của các chuyên viên văn phòng bộ); phương pháp phân tích (để tìm hiểu những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trong nghiệp vụ này); phương pháp thống kê xã hội học (để khảo sát thực tế); phương pháp phỏng vấn trực tiếp (đối với chuyên viên một số VPB); phương pháp suy luận lôgic; phương pháp sử liệu học vv

8 Đóng góp của đề tài:

Đóng góp của đề tài nghiên cứu được thể hiện trên các mặt lý luận và thực tiễn:

- Về lý luận: Đề tài được thực hiện sẽ góp phần làm phong phú thêm lý

luận về hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nói chung và phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của

chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ nói riêng

- Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ giúp cho các cán bộ,

công chức văn phòng nói chung có nhận thức sâu sắc hơn về vai trò của cán

bộ văn phòng trong việc thu thập đầy đủ các thông tin, xử lý thông tin chính xác và cung cấp những thông tin có giá trị phục vụ hoạt động quản lý Đồng thời đề tài đưa ra các giải pháp nhằm giúp cho các cán bộ văn phòng sử dụng

có hiệu quả các phương pháp nghiệp vụ tối ưu để nâng cao chất lượng thông tin phục vụ hoạt động quản lý

9 Bố cục của luận văn:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng

bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý

Chương này giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ; vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp của văn phòng bộ trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản

lý

Chương 2: Phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý

cụ thể của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong quá trình thu thập, xử lý

và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý Đó là các phương pháp thu thập thông tin, phương pháp xử lý thông tin và cung cấp thông tin Qua đây, chúng tôi rút ra những nhận xét về ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân trong quá trình sử dụng các phương pháp này của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu qủa phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý

Trong chương này, chúng tôi đề ra các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý

Trong đó chủ yếu là các giải pháp như: nghiên cứu xây dựng hệ thống

lý luận về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan Nhà nước; quy định chế độ thông tin báo cáo và xây dựng một số quy trình chuẩn trong thu thập, xử lý, cung cấp thông tin; đào tạo và nâng cao kỹ năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của đội ngũ công chức, viên chức; ứng

dụng công nghệ thông tin hiện đại trong một số nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

Trong quá trình thực hiện đề tài này, chúng tôi đã có được những thuận lợi là được sự giúp đỡ của các ông, bà Chánh – Phó Văn phòng, các cán bộ, công chức của các cơ quan đến khảo sát Đặc biệt là sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của PGS.TS Vũ Thị Phụng - người hướng dẫn tôi thực hiện luận văn này

Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi cũng gặp rất nhiều khó khăn về mặt khảo sát và tìm hiểu thực tiễn Việc tiếp cận để tìm hiểu và khảo cứu tư liệu của các chuyên viên tổng hợp có những giới hạn nhất định do thời gian hạn hẹp và những quy định của cơ quan đến khảo sát Đồng thời đây là đề tài mới nên tài liệu nghiên cứu, tham khảo về vấn đề này không nhiều và mang tính rời lẻ Với những khó khăn trên, chắc chắn luận văn của chúng tôi không thể tránh khỏi một số khiếm khuyết nhất định Do đó chúng tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn để luận văn hoàn thiện hơn

Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, các ông (bà) Chánh - Phó Văn phòng Bộ, chuyên viên tổng hợp và các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, góp ý và cung cấp thông tin, giúp tôi trong quá trình thực hiện đề tài Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết

ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng là người hướng dẫn khoa học đã giúp tôi lựa chọn và tổ chức thực hiện đề tài

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2006

Học viên

Nguyễn Ngọc Linh

b Phần nội dung

Chương 1 Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng Bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý

1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ

1.1.1 Chức năng của văn phòng bộ

Văn phòng bộ (VPB) là một bộ phận không thể thiếu và có vị trí đặc biệt quan trọng trong tổ chức bộ máy của cơ quan bộ Văn phòng bộ là cơ quan tham mưu giúp bộ trưởng trong các lĩnh vực chuyên môn như tổ chức thu thập và cung cấp thông tin; điều phối hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; giải quyết các thủ tục hành chính; thực hiện giao tiếp hành chính; quản

lý công tác văn bản- hồ sơ- tài liệu và quản lý tài sản chung của cơ quan

Khi phân loại các nhóm chức năng của văn phòng, có nhiều quan điểm cho rằng: Văn phòng đảm nhận hai chức năng cơ bản là chức năng tham mưu,

Theo khoản 1, Điều 17, Nghị định số 86/2002/ NĐ - CP của Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 11 năm 2002 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ: “Văn phòng bộ có chức năng giúp Bộ trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động các tổ chức của bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện công tác hành chính quản trị

Qua khảo sát chức năng của văn phòng một số cơ quan bộ, chúng tôi cho rằng văn phòng bộ thực tế phải đảm nhận bốn chức năng cơ bản đó là

chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung, chức năng hậu cần và chức năng giao tiếp

1) Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là một chức năng quan trọng của văn phòng bộ đối với hoạt động của lãnh đạo bộ

Tham mưu có nghĩa là đề xuất các ý kiến, góp ý đối với việc ra quyết định quản lý của một cơ quan, cá nhân cụ thể Trên thực tế để thực hiện chức năng tham mưu, văn phòng bộ phải tổ chức được quá trình thông tin bởi vì thông tin không chỉ là phương tiện của quản lý mà còn là sản phẩm của quá

trình quản lý Văn phòng bộ đảm bảo yêu cầu là đầu mối trung tâm phát” tin chung cho hoạt động của cơ quan bộ, phục vụ cho sự lãnh đạo - điều

“thu-hành của lãnh đạo bộ Để thực hiện chức năng này, việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin thường xuyên là nhiệm vụ rất quan trọng của văn phòng bộ Nếu như các đơn vị khác chỉ tham mưu ở một lĩnh vực chuyên môn nhất định thì văn phòng bộ phải tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề thuộc nhiều lĩnh vực có liên quan đến hoạt động ngành Nhìn chung, văn phòng bộ có trách nhiệm tham mưu những vấn đề cơ bản như:

+ Tham mưu trong quá trình xây dựng các chiến lược phát triển lâu dài, xây dựng chương trình - kế hoạch công tác (năm, quý, tháng…) và tham mưu

tổ chức thực hiện các chương trình - kế hoạch công tác của cơ quan bộ

+ Tham mưu giúp lãnh đạo bộ trong việc ra các quyết định quản lý để

tổ chức, điều hành hoạt động của bộ

+ Tham mưu trong quá trình xây dựng các báo cáo định kỳ, đột xuất của bộ gửi Chính phủ…

Thông thường, văn phòng bộ tham mưu dưới nhiều hình thức như bằng văn bản hoặc tham mưu trực tiếp bằng lời Các ý kiến đề nghị xác đáng của văn phòng bộ sẽ giúp cho lãnh đạo bộ nắm bắt được tình hình cụ thể và quyết định các biện pháp cần thiết

2) Chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung

Chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung của văn phòng bộ được thực hiện có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của toàn cơ quan bộ Thực hiện chức năng này văn phòng bộ không chỉ có trách nhiệm điều hành hoạt động của văn phòng bộ mà còn có nhiệm vụ kiểm tra, phối hợp hoạt động của các đơn vị trực thuộc bộ, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ theo quy chế làm việc Trong thực tế, mỗi đơn vị có hoạt động chuyên môn riêng và toàn cơ quan có những hoạt động chung, có những hoạt động mà nhiều đơn vị khác nhau tham gia VPB trong phạm vi nhiệm vụ được giao có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị để tổ chức tốt các hoạt động đó Cụ thể như ở Bộ Nội vụ, theo quy định Văn phòng Bộ có nhiệm vụ “đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình - kế hoạch công tác của Bộ” ở Bộ Công nghiệp, Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp mọi mặt hoạt động của Bộ,

đôn đốc - kiểm tra việc tổ chức thực hiện các quyết định của Bộ đối với toàn

cơ quan

3) Chức năng hậu cần

Đây là một chức năng cần thiết mà bất cứ văn phòng bộ nào cũng cần phải có Thực hiện chức năng hậu cần nghĩa là văn phòng bộ có trách nhiệm quản lý cơ sở vật chất, mua sắm, sửa chữa, nâng cấp các trang thiết bị, kho tàng, nhà cửa Bên cạnh đó, VPB đáp ứng các yêu cầu về điều kiện làm việc

và quan tâm tới đời sống, sức khoẻ của cán bộ, công chức trong cơ quan bộ VPB có trách nhiệm làm tốt công tác đưa đón, phục vụ lãnh đạo

Ví dụ ở Bộ Công nghiệp, chức năng này được quy định cụ thể như sau:

“Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm đảm bảo điều kiện làm việc, góp phần chăm

lo cải thiện đời sống cán bộ, công nhân viên các cơ quan chức năng của Bộ”

[42; 11]

4) Chức năng giao tiếp

Văn phòng bộ không chỉ là nơi thu thập thông tin và cung cấp thông tin

mà còn là đầu mối quan hệ giữa bộ với các cơ quan, cá nhân ngoài bộ Chính

vì vậy, giao tiếp cũng là một chức năng rất cần thiết của văn phòng bộ

Qua khảo sát ở Bộ Nội vụ, Bộ Công nghiệp, VPB là đầu mối quan hệ giữa Bộ với Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, các cơ quan đoàn thể cấp trung ương, khách quốc tế… Nếu khách đến làm việc với lãnh đạo bộ, VPB phối hợp với các đơn vị liên quan sắp xếp cho lãnh đạo bộ tiếp và làm việc Đối với khách quốc tế, VPB phối hợp với

Vụ Quan hệ quốc tế (là đơn vị chủ trì) tổ chức và chuẩn bị cho lãnh đạo bộ tiếp và làm việc Ngoài ra, VPB còn thực hiện chức năng đối ngoại qua việc thay mặt cơ quan duy trì mối quan hệ thường xuyên với các cơ quan thông tin đại chúng (báo chí, phát thanh, truyền hình…)

Như vậy, trong quá trình hoạt động, thực hiện các chức năng cơ bản đã nêu trên, hoạt động của VPB tuy không tạo ra sản phẩm nhưng đã góp phần đem lại hiệu quả lao động Hiệu quả công tác của VPB không thể đo lường bằng các giá trị kinh tế cụ thể như các hoạt động khác, nhưng nó lại góp phần tạo ra các giá trị về kinh tế và xã hội

Như vậy, cả bốn chức năng: chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng

tổ chức và điều hành hoạt động, chức năng hậu cần, chức năng giao tiếp có mối quan hệ hữu cơ, gắn bó và bổ sung cho nhau Tham mưu không thể thiếu thông tin, tham mưu cũng là để phục vụ sự điều hành lãnh đạo cơ quan bộ được tốt hơn và trong phục vụ hậu cần, trong giao tiếp cũng có tham mưu

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng bộ

Theo quy định tại khoản 2, Điều 17, Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05 tháng 11 năm 2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ thì nhiệm vụ cơ bản của VPB như sau:

" a) Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ của bộ; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của bộ; lập báo cáo định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của bộ;

b) Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, tổng hợp công tác thi đua - khen thưởng của bộ;

c) Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành các văn bản của bộ; d) Giúp Bộ trưởng trong việc cung cấp thông tin đối với các phương tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân;

đ) Đảm bảo trật tự kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ quan;

e) Quản lý cơ sở vật chất, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan bộ; quản lý tài sản, kinh phí hoạt động của cơ quan bộ” [28;8]

Tuy nhiên, ở mỗi một cơ quan bộ, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

bộ có thể mở rộng hơn căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đặc thù của bộ Qua khảo sát thực tiễn ở văn phòng các bộ, chúng tôi phân loại và hệ thống hoá các nhiệm vụ của VPB thành các nhóm cơ bản sau:

(1) Công tác thông tin tổng hợp: Đây là một trong các nhiệm vụ quan trọng của văn phòng bộ Nội dung nhiệm vụ cơ bản của công tác thông tin gồm thu thập, xây dựng các dữ liệu thông tin, xử lý, biên tập tin, lưu trữ thông tin của cơ quan bộ Giúp lãnh đạo bộ xây dựng các báo cáo định kỳ, các báo cáo chuyên đề, các báo cáo đột xuất của bộ, của ngành

Văn phòng bộ giúp bộ trưởng quan hệ, quản lý và cung cấp thông tin đối với các phương tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, phối hợp đôn đốc các vụ và các đơn vị chuẩn bị bài viết, trả lời của lãnh đạo bộ Văn phòng bộ giúp bộ trưởng tổ chức họp báo khi cần thiết và chánh văn phòng bộ là người phát ngôn của bộ trưởng khi được uỷ quyền

(2) Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của bộ; theo dõi và hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chương trình – kế hoạch công tác của bộ VPB còn là đầu mối phối hợp các đơn vị để triển khai hoạt động

cơ quan

(3) Kiểm tra về mặt pháp lý và thể thức văn bản do bộ soạn thảo và ban hành; góp ý cho các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các đề án theo sự phân công và yêu cầu của lãnh đạo bộ

(4) Tổ chức thực hiện công tác văn thư của cơ quan bộ: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc như xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu VPB thực hiện nhiệm vụ về công tác văn thư, cụ thể thực hiện nhiều nội dung từ khâu nhận tài liệu đến vào sổ đăng ký, thống kê, phân phối, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc xử lý văn bản đến, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong; soạn thảo công văn , tài liệu gửi đi nơi khác; vào sổ thống kê gửi công văn tài liệu

đi, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Ngoài ra, VPB còn có các nhiệm

vụ khác liên quan đến tổ chức khoa học lao động trong công tác văn thư

(5) Tổ chức công tác lưu trữ cơ quan bộ: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào Công tác lưu trữ bao gồm nhiều hoạt động nghiệp vụ như: Thu thập và bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu vv Bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ chính và chủ yếu của công tác lưu trữ trong cơ quan bộ VPB có nhiệm vụ tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ của bộ và chỉ đạo nghiệp vụ công tác này ở các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc

(6) Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, giao ban trong cơ quan bộ: Hội nghị, hội thảo, hội ý, họp giao ban… là những hình thức bàn bạc tập thể để ra các quyết định quản lý Văn phòng bộ có trách nhiệm tổ chức tốt các hội họp

trong cơ quan bộ, bao gồm các nhiệm vụ như: xây dựng kế hoạch tổ chức, phân công nhiệm vụ giữa các đơn vị, đón tiếp đại biểu…

(7) Công tác thư ký, giúp việc lãnh đạo: Trong phòng Tổng hợp - VPB

có các thư ký riêng của bộ trưởng và thư ký riêng cho các thứ trưởng Các thư

ký này có nhiệm vụ dự kiến chương trình làm việc hàng tuần, lịch làm việc hàng ngày của lãnh đạo; tiếp nhận, xử lý sơ bộ văn bản đi và đến, chuẩn bị các cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo bộ; ghi biên bản, ghi các ý kiến các cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo bộ; ghi biên bản, ghi các ý kiến phát biểu, các kết luận của lãnh đạo; chuẩn bị các bài phát biểu, các bài viết, trả lời phỏng vấn của các báo, đài, tạp chí cho lãnh đạo; xử lý thông tin đến qua hệ thống văn bản và qua phương tiện giao dịch như: điện thoại, fax vv

(8) Tổng hợp và quản lý công tác thi đua - khen thưởng của bộ, thường trực hội đồng thi đua - khen thưởng của bộ

(9) Công tác quản trị - đời sống: VPB có nhiệm vụ lập kế hoạch và dự trù kinh phí hoạt động hàng tháng, quý, năm của cơ quan bộ và quản lý, sử dụng kinh phí theo Luật Ngân sách cho cả năm, quý: phân bổ, cấp phát và kiểm tra việc thực hiện kinh phí hành chính sự nghiệp của các đơn vị cấp II; quản lý các nguồn vốn đầu tư và xây dựng cơ bản của cơ quan bộ, của ngành, quản lý tài sản công của cơ quan bộ…

Tổ chức quản lý công sở của cơ quan bộ: bố trí, sắp xếp phòng làm việc, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện đi lại làm việc và các điều kiện lao động cho cán bộ, công chức trong cơ quan; tổ chức công tác lễ tân; quản lý công tác y tế, chăm sóc sức khoẻ ban đầu, công tác vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh, quản lý nhà ăn tập thể; quản lý đội xe, đội bảo vệ…

(10) Bảo đảm kỷ luật lao động, trật tự, kỷ luật, kỷ cương hành chính theo nội quy làm việc của cơ quan bộ

(11) Hiện đại hoá công sở, trang thiết bị văn phòng, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng và hoạt động của cơ quan bộ [55; 80]

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ

Về cơ bản cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ gồm các phòng, ban sau:

- Phòng Tổng hợp

- Phòng Thi đua – Khen thưởng

- Văn phòng đại diện tại các tỉnh phía Nam

Tuy nhiên, tùy theo lĩnh vực quản lý các bộ mà cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ có thêm các phòng, ban khác nhau :

- Phòng Báo chí tuyên truyền ( Bộ Tài chính)

- Phòng Quản lý nhà đất (Bộ Văn hoá Thông tin)

- Phòng Quản lý xuất nhập văn hoá phẩm (Bộ Văn hoá Thông tin)

- Trung tâm Công nghệ Thông tin (Bộ Văn hoá Thông tin)

- Phòng Lễ tân (Bộ Khoa học và Công nghệ)

- Phòng Quản lý Khoa học công nghệ nội bộ (Bộ Khoa học và Công nghệ)

- Phòng Quản lý Xây dựng (Bộ Khoa học và Công nghệ)

- Phòng Pháp chế (Bộ Nội vụ)

Trong đó, chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ (sau đây gọi tắt là

chuyên viên) là các cán bộ, công chức của phòng Tổng hợp thuộc văn phòng

bộ có vị trí công tác rất quan trọng Trong VPB, chuyên viên tổng hợp được giao các nhiệm vụ khác nhau: có chuyên viên làm thư ký cho bộ trưởng, có chuyên viên làm thư ký cho thứ trưởng, có chuyên viên làm nhiệm vụ tổng hợp thông tin về một hoặc nhiều lĩnh vực công tác của bộ

Đóng vai trò là các thư ký tổng hợp, hoạt động của chuyên viên nói chung và hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên nói riêng góp phần đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo bộ và cơ quan bộ được thông suốt

1.2 Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý

1.2.1 Vai trò và yêu cầu của thông tin trong hoạt động quản lý

1) Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý

Có nhiều định nghĩa về thông tin, tuy nhiên theo cách hiểu phổ biến

nhất thông tin là sự phản ánh của thế giới vật chất (tự nhiên và xã hội) bằng ngôn từ, kí hiệu, hình ảnh…tác động lên giác quan của con người và được thu

nhận thành sự hiểu biết về sự vật, hiện tượng

Hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý nhà nước của các bộ bao gồm nhiều vấn đề như hoạch định chiến lược phát triển, ban hành văn bản, xây dựng kế hoạch cụ thể, tổ chức triển khai, kiểm tra, giám sát, đánh giá… Trong đó, hoạt động quản lý không thể thiếu thông tin

Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp những thông báo khác nhau, là tin tức về những sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và các yếu tố bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó Ngoài ra, thông tin trong hoạt động quản lý là những tín hiệu mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý

Trong hoạt động quản lý, thông tin có các vai trò sau:

a Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản lý (lãnh đạo)

Chủ thể quản lý sử dụng thông tin để điều hành hoạt động chung của cơ quan, tổ chức Thực chất quản lý là quá trình xử lý thông tin để đưa ra các quyết định, chủ trương, chính sách Không có thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời thì khó có thể quản lý một cách hiệu quả

Vì vậy thông tin được coi là công cụ của quản lý, thông tin vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của quá trình quản lý Chất lượng và hiệu quả của thông tin quyết định đến chất lượng và hiệu quả của quản lý

b Thông tin là cơ sở để nhà quản lý ban hành các quyết định quản lý

Vai trò của thông tin trong việc ban hành các quyết định quản lý có thể

sơ đồ hoá như sau:

Quyết định quản lý là một trong những phương tiện giúp nhà quản lý thực hiện hoạt động điều hành và tổ chức cơ quan theo một hệ thống cấu trúc thống nhất để thực hiện mục tiêu Dĩ nhiên, các quyết định quản lý còn là sự thể hiện hành vi sáng tạo của nhà quản lý Nhưng giá trị của quyết định quản

lý lại phụ thuộc vào tính hợp pháp (không trái pháp luật) và tính hợp lý của quyết định Tính hợp pháp của quyết định quản lý tạo nên giá trị khách quan của quyết định Đồng thời hiệu lực thực tế của quyết định lại phụ thuộc vào tính hợp lý (giá trị thực tiễn) của chính quyết định ấy Nhà quản lý chỉ có thể làm được điều này nếu được cung cấp một hệ thống thông tin đầy đủ trước khi ban hành quyết định quản lý

Để ra một quyết định quản lý thông thường có 5 giai đoạn chủ yếu sau:

(1) Giai đoạn chuẩn bị ra quyết định;

(2) Giai đoạn hình thành quyết định chính thức;

(3) Văn bản hoá quyết định;

(4) Giai đoạn phê duyệt và thông qua quyết định;

(5) Giai đoạn tổ chức thực hiện quyết định

Trong giai đoạn chuẩn bị ra quyết định có một khâu rất quan trọng liên

quan đến chất lượng và hiệu quả của quyết định hành chính là thu thập thông tin và xử lý thông tin Đây là điều kiện tiên quyết để đảm bảo cho quyết định quản lý hợp pháp và hợp lý

c Thông tin là căn cứ để tổ chức kiểm tra, đánh giá và thực hiện các quyết định quản lý:

Hoạt động tổ chức điều hành và kiểm soát công việc của nhà quản lý liên quan đến nhiều nội dung khác nhau Đây có thể là việc xây dựng các kế

Thông tin pháp lý, thông tin xã hội

Quyết định quản lý

Chủ thể quản lý

Thông tin thực tiễn

hoạch, triển khai thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch… Vai trò của thông tin thể hiện ở một số phương diện cơ bản sau:

- Giúp nhà quản lý nhận thức chính xác công việc cần tổ chức thực hiện

- Cung cấp dữ liệu cho nhà quản lý xây dựng phương án thực hiện và phương án dự phòng

- Cung cấp dữ liệu để giải quyết công việc

- Kiểm tra việc thực hiện công việc v.v

d Thông tin góp phần quan trọng trong việc phân tích, dự báo, phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro

Trên cơ sở những thông tin được cung cấp nhà quản lý có thể phân tích, đánh gía công việc ở nhiều góc độ để xác định tiềm năng, cơ hội, khả năng thực hiện, những nguy cơ tiềm ẩn, những rủi ro có khả năng phát sinh… trước khi ban hành các quyết định quản lý

2) Đảm bảo những yêu cầu đối với thông tin được cung cấp

Để phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, chuyên viên cần đáp ứng năm yêu cầu cơ bản đối với thông tin được cung cấp đó là kịp thời, chính xác, đầy đủ, bảo mật và cập nhật

- Một là, thông tin phải có tính kịp thời

Thời gian là “kẻ thù” của thông tin, thời gian làm cho thông tin trở nên

lỗi thời, vô ích Nói cách khác, các quyết định dù có chính xác nhưng chỉ có giá trị ở những thời điểm nhất định vì vậy các quyết định phải kịp thời Khi cung cấp thông tin cho người sử dụng, chuyên viên cần căn cứ vào thời hạn giải quyết công việc của lãnh đạo từ đó nhanh chóng cung cấp thông tin phục

vụ lãnh đạo ban hành quyết định quản lý

- Hai là, thông tin phải có tính chính xác

Đáp ứng yêu cầu này, thông tin phải được cung cấp với các số liệu chính xác, phù hợp với đối tượng sử dụng thông tin, phản ánh trung thực tình hình khách quan và phải được chi tiết hoá đến mức độ cần thiết làm căn cứ cho việc ban hành các quyết định quản lý

Thông tin chính xác sẽ giúp nhà quản lý ban hành các quyết định quản

lý hợp lý, hợp pháp và tiết kiệm tối đa việc chi phí nhân lực, vật lực Thông tin chính xác cũng giúp người thực hiện giải quyết công việc được giao theo đúng quy định và yêu cầu công tác

Từ đó, thông tin có thể trở thành “kim chỉ nam” tin cậy cho người sử

dụng (lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng và các cán bộ, nhân viên)

- Ba là, thông tin phải đầy đủ

Thông tin đầy đủ là thông tin có khả năng bao quát các vấn đề liên quan, có chú thích nguồn trích dẫn đồng thời phải kết hợp sử dụng từ ngữ với bảng biểu, số liệu, hình ảnh Khi cung cấp cho lãnh đạo, chuyên viên phải cung cấp các thông tin theo một trật tự logic nhất định, phải tương xứng nhau

và phản ánh được những nội dung cơ bản theo yêu cầu tin

- Bốn là, thông tin phải có tính bảo mật

Đối với các thông tin quan trọng, chuyên viên cần vận dụng các kỹ năng, nghiệp vụ và quy trình đảm bảo an toàn, bí mật thông tin Đặc biệt việc

áp dụng các phương tiện thông tin hiện đại càng phải lưu ý tới quy trình bảo mật thông tin

- Năm là, thông tin phải cập nhật

Các thông tin hình thành trong hoạt động quản lý thường phong phú, đa dạng và thay đổi liên tục Để đảm bảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo vừa kịp thời, vừa chính xác, chuyên viên phải lưu ý phải thường xuyên thu thập,

bổ sung thông tin để có được các thông tin mới

Như vậy, thông tin được chuyên viên cung cấp cho lãnh đạo phải đáp ứng các yêu cầu về hình thức, nội dung và thời gian của thông tin Đáp ứng càng nhiều các yêu cầu trên thì thông tin càng có nhiều giá trị để phục vụ hoạt động quản lý

1.2.2 Vai trò của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý

Như đã trình bày ở trên, nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên có vị trí vô cùng quan trọng đối với hoạt động của lãnh đạo

bộ và lãnh đạo văn phòng (gọi chung là lãnh đạo) Với tư cách là các thư ký

tổng hợp trong văn phòng bộ, hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên có những vai trò sau đây:

1) Chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ là người trợ giúp đắc lực trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo

Thông tin hình thành trong hoạt động quản lý rất đa dạng và phức tạp

kể cả về nội dung (thông tin về hoạt động của ngành, lĩnh vực, thông tin kinh tế- xã hội …) và hình thức thể hiện (thông tin văn bản, thông tin tài liệu ảnh- ghi âm, thông tin điện tử…)

Hoạt động quản lý của lãnh đạo cũng rất phức tạp: từ việc hoạch định chính sách, xây dựng kế hoạch cụ thể đến việc điều hành công việc, kiểm tra- giám sát công việc v.v Lãnh đạo không thể quản lý nếu thiếu thông tin, vì vậy, lãnh đạo cần có sự trợ giúp đắc lực của chuyên viên Trách nhiệm của chuyên viên là phải lựa chọn những thông tin có giá trị, phục vụ cho các yêu cầu của lãnh đạo, yêu cầu của công việc

Để thể hiện vai trò này, chuyên viên không chỉ dựa vào những nguồn tin có giá trị pháp lý cao như văn bản mà còn phải khai thác những nguồn tin khác như thông tin qua sách, báo, mạng Internet Quá trình thu thập, xử lý và

cung cấp thông tin của chuyên viên không đơn thuần chỉ mang tính “thời vụ”

tức là khi cần cung cấp mới tổ chức thu thập thông tin mà phải coi đây là một

nhiệm vụ thường xuyên

2) Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ góp phần tác động tới chất lượng và hiệu quả của quyết định quản lý

Thông tin là nguyên liệu của hoạt động quản lý Trong một chừng mực nhất định, giá trị thực tế của quyết định quản lý sẽ phụ thuộc vào các nguồn thông tin cung cấp Điều này có nghĩa là nếu được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác sẽ giúp nhà quản lý nhận thức chính xác vấn đề cần ra quyết định; xác định cơ hội, khả năng thực hiện và các triển vọng sau khi quyết định được ban hành Nói cách khác, để đảm bảo chất lượng của quyết định quản lý (tính hợp lý, hợp pháp, tính khả thi, khả năng sáng tạo của người lãnh đạo) chuyên viên cần cung cấp cho lãnh đạo những thông tin chính xác, cô đọng, logic, kịp thời …

Không chỉ đòi hỏi chuyên viên có những phương pháp thu thập thông

tin đúng mà chuyên viên cần có sự “nhạy bén” trong việc đánh giá thông tin

Trong thực tế có những thông tin tuy được thu thập từ nguồn tin có giá trị pháp lý cao nhưng lại không được xử lý chính xác và phù hợp với yêu cầu

công việc thì cũng không có "tác dụng" đối với hoạt động quản lý Ngược lại,

có những thông tin tuy chỉ là thông tin trao đổi nhưng được chuyên viên xử lý chính xác, cung cấp kịp thời lại đem lại giá trị thiết thực đối với hoạt động quản lý Vì vậy đòi hỏi chuyên viên phải có những phương pháp thu thập thông tin, phương pháp xử lý thông tin khoa học để lựa chọn thông tin có giá trị cung cấp cho lãnh đạo

Đồng thời quá trình cung cấp thông tin của chuyên viên được tiến hành một cách thường xuyên và liên tục sẽ đảm bảo cho các quyết định quản lý có giá trị bền vững

3) Chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ đóng vai trò là cầu nối cung cấp thông tin giữa lãnh đạo bộ với các đơn vị

Lao động của lãnh đạo là lao động phức tạp, lãnh đạo không có nhiều thời gian để giao tiếp rộng rãi với tập thể, vì vậy chuyên viên đóng vai trò là cầu nối cung cấp thông tin giữa lãnh đạo bộ với các đơn vị Cụ thể: các quyết định quản lý của lãnh đạo có thể thông qua chuyên viên để truyền đạt tới các đơn vị; ngược lại, ý kiến của các đơn vị cũng có thể thông qua chuyên viên để báo cáo với lãnh đạo Quan trọng hơn, để thực hiện vai trò là cầu nối cung cấp thông tin, chuyên viên cần phải làm tốt quá trình sàng lọc thông tin từ các đơn

vị để cung cấp cho lãnh đạo

Ví dụ: các chương trình công tác, các báo cáo định kỳ, đột xuất của các đơn vị phải được chuyên viên nghiên cứu tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin đầy đủ, chính xác, toàn diện Hoặc chuyên viên soạn thảo các kết luận, ý kiến của lãnh đạo để gửi tới các đơn vị nhằm triển khai công việc

Như vậy, chuyên viên không chỉ có vai trò trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo, phần nào tác động tới hiệu quả và chất lượng của quyết định quản lý mà còn là cầu nối cung cấp thông tin giữa lãnh đạo và các đơn vị Để thực hiện tốt các vai trò này đòi hỏi chuyên viên phải vận dụng các phương pháp nghiệp

vụ khoa học trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

1.2.3 Nhiệm vụ của chuyên viên trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý

Thực tế hiện nay, một số văn phòng bộ đã ban hành quy định về nhiệm

vụ - quyền hạn của chuyên viên tổng hợp (như Bộ Nội Vụ, Bộ Công nghiệp) nhưng cũng có nhiều văn phòng bộ chưa có quy định về nhiệm vụ - quyền hạn của chuyên viên tổng hợp (Bộ Thuỷ sản, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Y tế)

Qua kết quả khảo sát một số cơ quan bộ chúng tôi thấy trong Phòng Tổng hợp - Văn phòng Bộ, có chuyên viên được giao nhiệm vụ trợ lý giúp việc trực tiếp cho bộ trưởng hoặc các thứ trưởng, có chuyên viên được giao nhiệm vụ làm công tác tổng hợp thông tin một số mảng công tác của bộ, có chuyên viên được giao nhiệm vụ tổng hợp thông tin các lĩnh vực công tác của

- Xây dựng chương trình công tác hàng ngày, tuần của lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng Giúp lãnh đạo văn phòng bộ phối hợp với các đơn vị xây dựng chương trình công tác tháng, công tác quý, công tác 6 tháng, công tác năm của bộ

- Tổng hợp thông tin từ các đơn vị để xây dựng các báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề và báo cáo đột xuất về tình hình hoạt động của bộ

- Giúp lãnh đạo văn phòng xây dựng và theo dõi đôn đốc, báo cáo việc thực hiện chỉ thị, kế hoạch công tác của bộ theo quy chế làm việc của bộ

- Tổ chức tổng hợp thông tin hàng ngày để lãnh đạo văn phòng cung cấp cho bộ trưởng về các vấn đề đã và đang được bộ trưởng và các thứ trưởng quan tâm giải quyết; thông tin về những vấn đề quan trọng do các cơ quan khác gửi bộ; các thông tin quan trọng khác trong ngành

- Giúp lãnh đạo văn phòng cập nhật vào mạng tin học nội bộ (LAN) của bộ các loại thông tin điều hành, các chương trình công tác và thông tin về

hoạt động hàng ngày của văn phòng bộ và lãnh đạo văn phòng bộ, các văn bản do văn phòng bộ xây dựng đã được bộ trưởng, thứ trưởng ký ban hành (trừ văn bản mật)

- Soạn thảo, tham gia soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ có liên quan đến văn phòng bộ, lãnh đạo văn phòng

- Tham gia, phối hợp với các đơn vị tổ chức các cuộc họp giao ban tuần, tháng, các hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của bộ và các cuộc họp của lãnh đạo bộ

- Giúp lãnh đạo văn phòng hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Bộ, các đơn vị trong ngành thực hiện chế độ thông tin báo cáo và tổ chức khai thác thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo bộ

- Giúp lãnh đạo văn phòng chuẩn bị điều kiện để lãnh đạo bộ tổ chức họp báo, cung cấp thông tin cho các cơ quan báo chí và công dân theo các yêu cầu hợp lệ

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng

Tuy nhiên, do quy định của từng cơ quan các nhiệm vụ trên không phải

ở văn phòng bộ nào chuyên viên tổng hợp cũng phải thực hiện Ví dụ: ở Văn phòng Bộ Công nghiệp, nhiệm vụ xây dựng chương trình công tác và báo cáo công tác quý, 6 tháng, năm do Vụ Kế hoạch tổng hợp, xây dựng; chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ chỉ phối hợp xây dựng (chủ yếu là kiểm tra thể thức các văn bản)

1.2.4 Những yêu cầu cơ bản đối với chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

Như đã phân tích ở trên, chuyên viên có vai trò và nhiệm vụ quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý Ngày nay với sự phát triển như vũ bão của khoa học, công nghệ đã đưa xã hội bước vào thời đại mới - thời đại thông tin, thời đại số hoá Thông tin trở thành một

bộ phận không thể thiếu trong công tác quản lý Tuy nhiên, thách thức đặt ra đối với cán bộ, nhân viên làm nhiệm vụ cung cấp thông tin cho lãnh đạo không phải là thiếu thông tin mà là quá tải thông tin Vì vậy, chuyên viên cần đáp ứng được các yêu cầu cơ bản như nắm vững nhu cầu thông tin của lãnh

đạo, nắm vững các phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin từ đó đảm bảo được những yêu cầu đối với thông tin cung cấp

1) Nắm vững nhu cầu thông tin

Mục tiêu cuối cùng của chuyên viên là đưa ra các “sản phẩm thông tin” phục vụ cho đối tượng cần cung cấp thông tin, giúp cho giải quyết được

những nhiệm vụ và yêu cầu cụ thể trong quá trình công tác Hiệu quả của quá trình cung cấp thông tin của chuyên viên phụ thuộc rất nhiều vào việc xác định nhu cầu tin của các đối tượng sử dụng thông tin

a Đối tượng cần cung cấp thông tin

Thực tế giữa chuyên viên với các đối tượng sử dụng thông tin có mối liên hệ gắn bó với nhau Mối liên hệ này chủ yếu thông qua yêu cầu tin (thể hiện một phần nhu cầu tin) của người sử dụng thông tin gửi tới chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ

Đồng thời, đối tượng sử dụng thông tin khác nhau thì nhu cầu thông tin cũng khác nhau Qua khảo cứu ở văn phòng một số cơ quan bộ, đối tượng mà chuyên viên cần cung cấp thông tin bao gồm:

cả ở trong nước và trên thế giới do bộ quản lý

Những quyết định của lãnh đạo thường ở trong tình trạng gấp rút thiếu thời gian và thiếu thông tin (thiếu thực sự hoặc vì quá nhiều nguồn tin dẫn đến không xử lý được) Bởi vậy lãnh đạo bộ cần trước hết là những thông tin mang tính tổng hợp, khái quát, được phân tích có hệ thống, được xử lý ngắn gọn, chọn lọc đầy đủ, chính xác và đặc biệt phải có tính dự báo Để thông tin phục vụ lãnh đạo bộ có hiệu quả, thông tin phải trải qua quá trình xử lý, phân tích tổng hợp của các chuyên viên có chuyên môn trình độ, có kinh nghiệm trong công tác thông tin, am hiểu thực tiễn Thông thường lãnh đạo bộ rất cần

được cung cấp những thông tin tổng hợp (tổng luận) và các bản tin chọn lọc (thông tin nhanh)

*Lãnh đạo văn phòng bộ:

Cũng qua các tài liệu điều tra khảo sát thực tế, 90% ý kiến của các chuyên viên được hỏi đã trả lời, đối tượng cần cung cấp thông tin là lãnh đạo văn phòng (chánh- phó văn phòng bộ)

Chánh- phó văn phòng bộ được coi là nhà quản trị ở cấp trung gian trong tổ chức hoạt động, là người tham mưu – giúp việc tổng hợp cho bộ trưởng, đồng thời là người lãnh đạo tổ chức các hoạt động văn phòng Vì vậy, nếu như lãnh đạo bộ cần cung cấp thông tin mang tính tổng hợp và khái quát cao thì chánh- phó văn phòng bộ lại cần cung cấp thông tin ở dạng chi tiết, cụ thể và toàn diện Chuyên viên trên cơ sở các mảng công việc được phân công

cụ thể tiến hành các phương pháp thu thập thông tin, xử lý thông tin để cung cấp kịp thời những thông tin chính xác cho chánh- phó Văn phòng bộ Chuyên viên không chỉ cung cấp những thông tin theo định kỳ mà còn phải cung cấp thông tin đột xuất, những thông tin về các hoạt động phát sinh trong văn phòng

* Các cán bộ, nhân viên trong cơ quan bộ:

Đây cũng là đối tượng có nhu cầu về thông tin mà chuyên viên cần cung cấp Qua khảo sát: 40% chuyên viên được hỏi đã trả lời thường xuyên phải cung cấp thông tin cho các đối tượng này

Theo quy định của các bộ, VPB là đầu mối thu nhận các báo cáo của các vụ, viện, cục (gọi tắt là các đơn vị) thuộc bộ để tổng hợp báo cáo lãnh đạo

bộ Quá trình trao đổi thông tin không chỉ một chiều là các đơn vị cung cấp thông tin cho chuyên viên mà còn là quá trình chuyên viên cung cấp thông tin phản hồi của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân

Qua khảo sát thực tế, chúng tôi thấy, nhóm đối tượng này bao gồm: Một là, lãnh đạo các đơn vị thuộc bộ

Hai là, các chuyên viên của các đơn vị thuộc bộ

Khi các đối tượng này có nhu cầu cung cấp thông tin, chuyên viên cần căn cứ theo quy định của cơ quan về phạm vi quyền hạn để cung cấp thông tin kịp thời, chính xác

* Ngoài ra, chuyên viên còn cung cấp thông tin cho các đối tương khác như các phóng viên báo chí, các công dân

b Nhu cầu thông tin

Để thu thập thông tin đạt hiệu quả cao, đúng mục đích, chuyên viên cần phải hiểu rõ các đối tượng cần cung cấp những loại thông tin nào Tuy nhiên ở mỗi một cơ quan bộ thì nhu cầu thông tin của các đối tượng lại khác nhau phụ thuộc vào lĩnh vực quản lý của bộ Nhìn chung, qua khảo sát ở một số bộ, chuyên viên cần phải chuẩn bị để cung cấp cho các đối tượng những thông tin sau đây:

- Một là, thông tin về chính sách:

Thông tin về chính sách ở đây bao gồm chính sách phát triển của Nhà nước, chính sách chính trị, chính sách kinh tế, chính sách văn hóa các quy định của luật pháp, về những vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của bộ vv

Ví dụ : ở Bộ Nội vụ thông tin chính sách về tổ chức bộ máy Nhà nước,

về biên chế hành chính sự nghiệp, về quản lý tiền lương và công tác tiền lương, về chính quyền địa phương là những thông tin chủ yếu mà các đối tượng cần được cung cấp ở Bộ Công nghiệp, thông tin về chính sách đối với hoạt động của các ngành công nghiệp trong nước như công nghiệp cơ khí và luyện kim, công nghiệp hoá dầu, công nghiệp dệt may, da giầy, công nghiệp sành sứ - thuỷ tinh là thông tin chủ yếu mà chuyên viên cung cấp cho các đối tượng có nhu cầu thông tin

- Hai là, thông tin về tình hình triển khai, thực hiện các quyết định quản lý:

Đây là các thông tin có liên quan đến việc triển khai thực hiện nhiệm

vụ của các đơn vị thuộc bộ như tiến độ giải quyết công việc, những công việc

đã hoàn thành, những vấn đề còn tồn đọng, những vấn đề mới phát sinh Lãnh đạo bộ rất cần được cung cấp những thông tin này để điều hành hoạt động của bộ

Ví dụ: ở Bộ Công nghiệp, lãnh đạo bộ cần thông tin về tình hình triển khai thực hiện chính sách nâng cấp lưới điện nông thôn năm 2005 bao gồm: những hạng mục đã tiến hành tại các địa phương, những hạng mục đang thực hiện, những vấn đề còn tồn đọng, chưa giải quyết

- Ba là, những thông tin phản hồi

Lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng cần được cung cấp thông tin phản

hồi là những tâm tư, nguyện vọng của cán bộ, công chức về những khó khăn

trong việc thực hiện nhiệm vụ, về chế độ chính sách và thông tin phản hồi từ

những đối tượng chịu sự tác động của quyết định quản lý Thông tin phản hồi

sẽ giúp cho lãnh đạo nắm được tình hình thực tế và hiệu quả của quyết định

quản lý để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Ví dụ:

Lãnh đạo bộ ban hành một quyết định quản lý mới cần biết các thông

tin là ý kiến dư luận của cán bộ, công chức về vấn đề đó

- Bốn là, thông tin về kinh tế - xã hội

Đây cũng là thông tin mà lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng cần được

cung cấp Những thông tin kinh tế - xã hội có liên quan tới các lĩnh vực hoạt

động của bộ sẽ là cơ sở để lãnh đạo bộ ban hành quyết định quản lý hoặc tổ

chức triển khai thực hiện nhiệm vụ Ví dụ:

Lãnh đạo bộ cần thông tin về tình hình các cuộc gặp song phương với

các nước về việc Việt Nam gia nhập WTO, tình hình biến động giá vàng ở

Việt Nam và trên thế giới

c Các nguồn tin

Để thu thập thông tin, chuyên viên cần nắm vững các nguồn tin Thông

tin trong hoạt động quản lý không tự nhiên sinh ra, mà nó được phát sinh từ

những nguồn gốc cụ thể Có rất nhiều nguồn sản sinh và cung cấp thông tin,

tuy nhiên không phải thông tin của bất kỳ nguồn tin nào cũng đều có giá trị

Vì vậy, nghiên cứu các nguồn tin trong hoạt động quản lý chính là để đảm

bảo tính kinh tế và hiệu quả của thông tin được cung cấp Nắm vững các

nguồn tin giúp chuyên viên xác định chính xác nguồn gốc, xuất xứ của thông

tin, đảm bảo thuận tiện cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

Cho đến nay rất nhiều cách phân loại nguồn tin

Có quan điểm cho rằng: các nguồn tin trong quản lý có nguồn sơ cấp và

nguồn thứ cấp; nguồn bên trong và nguồn bên ngoài; nguồn mới và nguồn cũ;

Hoặc có quan điểm lại khẳng định: phân loại thông tin theo nguồn tin

Theo chúng tôi, các cách phân loại thông tin như kể trên chỉ mang tính khái quát chưa phản ánh được cụ thể bản chất của các nguồn tin hình thành trong hoạt động quản lý Xuất phát từ thực tiễn quản lý ở các cơ quan nói chung và ở quan bộ nói riêng, chuyên viên có thể khai thác thông tin từ các nguồn sau:

* Nguồn tin qua các phương tiện thông tin đại chúng (nguồn tin công khai)

Đây là nguồn tin công cộng trong các sách, báo, tạp chí, mạng Internet phản ánh tương đối phong phú và rõ nét các mặt hoạt động của đời sống xã hội như kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội, ngoại giao…Thông tin được khai thác qua nguồn tin công khai chủ yếu mang tính thời sự hoặc đôi khi chỉ là quan điểm cá nhân nên muốn sử dụng chuyên viên phải tiến hành xử lý sâu Qua thực tế khảo sát ở văn phòng các bộ, nguồn tin công khai cũng được các chuyên viên sử dụng trong quá trình cung cấp thông tin

* Nguồn tin qua văn bản (thông tin bán công khai)

Đây là nguồn tin có giá trị pháp lý cao, được sử dụng phổ biến và thường xuyên trong quá trình thu thập thông tin của chuyên viên Thông tin qua văn bản được coi là nguồn tin bán công khai vì trong thực tế hoạt động quản lý có văn bản thường (công khai) và có văn bản mật (không công khai) Chuyên viên chủ yếu khai thác thông tin văn bản qua bộ phận văn thư hoặc lưu trữ cơ quan

* Nguồn tin lấy từ thực tế, tin qua trao đổi trực tiếp:

Nguồn tin từ thực tế được các chuyên viên khai thác số liệu qua các sổ sách ghi chép

Đồng thời để phục vụ cho quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo, chuyên viên còn khai thác các nguồn tin qua trao đổi trực tiếp

Nắm vững nhu cầu thông tin là một yêu cầu quan trọng của chuyên viên trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Chuyên viên cần có trực giác nhạy bén và có khả năng dự đoán những thông tin cần cung cấp để đáp ứng kịp thời các yêu cầu tin

2) Nắm vững phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

a Phương pháp thu thập thông tin

Chất lượng và hiệu quả của việc thu thập thông tin phụ thuộc rất lớn vào phương pháp thu thập thông tin Phương pháp thu thập thông tin là cách thức, biện pháp cụ thể của chuyên viên trong quá trình thu thập thông tin Trên thực tế người ta thường sử dụng các phương pháp thu thập thông tin sau :

- Đọc và ghi chép thông tin

- Sao chụp tài liệu

- Tra cứu qua mạng

- Nghe báo cáo

- Quan sát

- Phỏng vấn

- Thực nghiệm

- Thăm dò dư luận.v.v Mặc dù là có rất nhiều phương pháp thu thập thông tin nhưng không phải sử dụng phương pháp thu thập thông tin nào cũng có hiệu quả Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp với từng yêu cầu thông tin thực

tế là một vấn đề khoa học Thông thường để lựa chọn được các phương pháp thu thập thông tin có hiệu quả, chuyên viên thường căn cứ vào những yêu cầu cần phải đạt được, mục tiêu của việc thu thập thông tin, nội dung của những thông tin cần thu thập, hoàn cảnh thực tiễn và khả năng của cơ quan và một số yếu tố khác Phương pháp thu thập thông tin được chuyên viên lựa chọn phải

là những phương pháp ít tốn kém, đảm bảo chất lượng thông tin thu thập, kịp thời và có hiệu qủa

b Phương pháp xử lý thông tin

Thông tin thu thập được tuy là rất quý, nhưng không phải mọi vấn đề cần biết hay cần làm sáng tỏ đều có sẵn từ những thông tin đã thu thập được Thực tế chỉ ra rằng, thông tin thu thập được trải qua sàng lọc, xử lý thì lúc đó giá trị của thông tin sẽ tăng lên nhiều Việc thu thập và xử lý thông tin ngày nay được trợ giúp bởi rất nhiều phương tiện hiện đại, tuy nhiên áp dụng

những phương pháp khoa học nào để xử lý thông tin cũng không phải là một việc dễ dàng

Xét theo bản chất thì phương pháp xử lý là trình tự các bước tác động vào thông tin nhằm rút ra những thông tin mới cần thiết cho hoạt động quản

lý Vai trò quan trọng của phương pháp xử lý thể hiện ở việc nhờ nó mà các nhà quản lý hiểu sâu sắc và đầy đủ hơn so với những thông tin hiện có khi chưa xử lý Chuyên viên thường sử dụng các phưong pháp phân loại và tổng hợp thông tin, phân tích tin, xác định độ tin cậy của thông tin, lựa chọn thông tin Mỗi phương pháp xử lý thông tin đều có những ưu - nhược điểm riêng, tuy nhiên việc lựa chọn phương pháp xử lý thông tin cần thoả mãn những yêu cầu như khoa học, kinh tế, hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan bộ

c Cung cấp thông tin

Chuyên viên có thể cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng qua nhiều hình thức như: cung cấp thông tin bằng văn bản, cung cấp thông tin trực tiếp, cung cấp thông tin qua mạng ( LAN, Internet) Việc lựa chọn hình thức cung cấp thông tin phụ thuộc vào yêu cầu của người sử dụng và tính chất, nội dung thông tin cung cấp

Phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin đối với chuyên viên tổng hợp VPB là một kỹ năng rất quan trọng Vấn đề này sẽ được chúng tôi phân tích kỹ hơn ở chương 2

Chương 2 Phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng

hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý

Để tìm hiểu phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như sau:

Một là, chúng tôi nghiên cứu lý thuyết về thu thập, xử lý và cung cấp

thông tin để làm cơ sở đối chiếu với thực tiễn

Hai là, chúng tôi tiến hành khảo sát thực tế công tác thu thập, xử lý và

cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp ở văn phòng một số bộ qua hình thức quan sát, sử dụng phiếu điều tra xã hội học

Đặc biệt, chúng tôi trực tiếp phỏng vấn sâu một số chuyên viên để tìm

hiểu kinh nghiệm thực tế về phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ

Kết quả nghiên cứu cho thấy, nhìn chung chuyên viên thực hiện tương đối tốt các nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Thông tin được chuyên viên phân tích, chọn lọc đầy đủ, kịp thời; được cung cấp dưới nhiều hình thức phong phú, đa dạng đã đáp ứng nhiệm vụ công tác của lãnh đạo và của cơ quan bộ

Sau đây, chúng tôi xin trình bày cụ thể phương pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp VPB qua thực tế ở Bộ Nội vụ,

Bộ Công nghiệp và một số cơ quan bộ khác

2.1 Phương pháp thu thập thông tin

Chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ chính là các thư ký tổng hợp có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý

Như chúng tôi đã trình bày ở chương 1, để cung cấp thông tin cho lãnh đạo, chuyên viên phải xác định những thông tin cần thu thập và xác định nguồn tin Quan trọng hơn, chuyên viên phải sử dụng các phương pháp để thu thập thông tin Việc sử dụng các phương pháp thu thập thông tin là cơ sở để chuyên viên cung cấp những thông tin chính xác, có giá trị phục vụ hoạt động quản lý

Phương pháp thu thập thông tin (PPTTTT) là cách thức, biện pháp cụ thể mà chuyên viên sử dụng để khai thác thông tin Có rất nhiều PPTTTT, tuy nhiên không có phương pháp nào là tuyệt đối hoàn hảo để có thể phù hợp với bất kỳ loại thông tin nào Vì vậy, chuyên viên phải kết hợp các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin đầy đủ, chính xác, đáp ứng các yêu cầu về thông tin của đối tượng

Qua khảo sát thực tế chúng tôi thấy các chuyên viên tổng hợp ở văn phòng bộ thường sử dụng một số phương pháp thu thập thông tin như sau:

- Phương pháp đọc và ghi chép thông tin

- Phương pháp sao chụp tài liệu

- Phương pháp tra cứu qua mạng

- Phương pháp nghe báo cáo

- Điều tra, khảo sát thực tế (phương pháp quan sát; phương pháp phỏng vấn)

Qua kết quả khảo sát, chúng tôi thấy các chuyên viên đánh giá mức độ quan trọng và mức độ sử dụng phổ biến của một số phương pháp thu thập thông tin theo thứ tự sau đây:

PHƯƠNG PHáP

thu thập thông tin

Đánh giá mức độ quan trọng

đánh giá mức độ

sử dụng phổ biến

Sau đây, chúng tôi sẽ trình bày cụ thể các PPTTTT của chuyên viên qua khảo sát trực tiếp ở Văn phòng Bộ Nội vụ, Văn phòng Bộ Công nghiệp và văn phòng một số cơ quan bộ khác

2.1.1 Phương pháp đọc và ghi chép thông tin

Đọc và ghi chép là cách thức, biện pháp sử dụng các ký hiệu chữ viết

để thu nhận thông tin

Đọc và ghi chép được đánh giá là phương pháp phổ biến để thu nhận thông tin Qua kết quả khảo sát thực tế cho thấy đây là phương pháp được chuyên viên sử dụng nhiều và phổ biến nhất trong quá trình thu thập thông tin phục vụ hoạt động quản lý Mục đích của phương pháp đọc - nghiên cứu tài liệu và ghi chép là rút ra được những thông tin có liên quan phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng Đọc và ghi chép thông tin có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, kết hợp - bổ sung cho nhau Đọc để thu nhận thông tin và ghi chép chính là hình thức lưu lại những thông tin đã đọc để phục vụ cho quá trình sử dụng thông tin Sự kết hợp đọc và ghi chép có những ưu thế nhất định như: tránh tình trạng chỉ nhớ thông tin tạm thời, khi đọc lại bản ghi chép giúp chuyên viên nhớ thông tin chính xác hơn,

có hệ thống, theo trình tự v.v làm cho việc thu thập thông tin có hiệu quả hơn

Đối với chuyên viên, đọc tài liệu (hay nghiên cứu tài liệu) là để thu thập các thông tin sau:

- Một là, thu thập các thông tin về chủ trương, chính sách, quy định của Nhà nước, của Bộ về các lĩnh vực được giao phụ trách

Ví dụ: Chuyên viên Bộ Nội vụ thường đọc và thu thập các thông tin về chủ trương, chính sách để cung cấp cho lãnh đạo bộ và lãnh đạo văn phòng như:

+ Thông tin về tổ chức bộ máy nhà nước ( ở TW, ở địa phương)

+ Thông tin về biên chế hành chính sự nghiệp, về đội ngũ cán bộ, công chức hành chính sự nghiệp ở các ngành, các cấp; thông tin về đội ngũ công chức lãnh đạo chủ chốt, cán bộ công chức cao cấp

+ Thông tin về quản lý tiền lương và công tác tiền lương

+ Thông tin về chính quyền địa phương

+ Thông tin về các tổ chức phi chính phủ

+ Thông tin về cải cách hành chính trong nước

+ Thông tin về hoạt động của Bộ Nội vụ

+ Các thông tin khác do yêu cầu của lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng

- Hai là, thu thập thông tin về việc thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Bộ

Ví dụ: thu thập thông tin từ báo cáo công tác tuần, báo cáo công tác tháng, báo cáo công tác quý, báo cáo công tác năm của các đơn vị thuộc bộ

- Ba là, thu thập các thông tin kinh tế - xã hội có liên quan đến hoạt động của ngành, cơ quan Bộ.v.v

Ví dụ: chuyên viên thu thập thông tin từ các bài viết trên báo, tạp chí trong và ngoài ngành có thông tin liên quan đến hoạt động của bộ

Chuyên viên phải đọc rất nhiều văn bản, tài liệu và mỗi loại sử dụng các kỹ năng đọc khác nhau Các nguồn tài liệu mà chuyên viên thường đọc- nghiên cứu và phân loại bao gồm:

a Văn bản quản lý nhà nước

+ Quyết định số 58/2004/QĐ- BNV ngày 30 tháng 8 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quy chế làm việc của Bộ Nội vụ

+ Quyết định số 88/2004/QĐ- BNV ngày 10 tháng 12 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quy định về chế độ thông tin báo cáo trong Bộ Nội vụ v.v

- Văn bản hành chính:

Văn bản hành chính là những văn bản thông thường có liên quan trong quá trình giải quyết công việc của bộ Các văn bản này có thể do bộ ban hành

hoặc các cơ quan khác gửi tới Chuyên viên đọc và ghi chép để thu thập những thông tin cần thiết cung cấp cho lãnh đạo bộ Ví dụ như công văn, thông báo, tờ trình…

b Tài liệu điện tử

Đây là tài liệu chứa đựng thông tin trong các vật mang tin như đĩa mềm, đĩa CD-ROM hoặc chuyên viên có thể đọc thông qua hệ thống máy vi tính để cung cấp thông tin cho các đối tượng có nhu cầu thông tin Ví dụ: Hiện nay chuyên viên có thể mua trên thị trường các đĩa CD-ROM có chứa cơ

sở dữ liệu luật Việt Nam rất thuận tiện cho việc tra cứu văn bản quy phạm pháp luật

c Các báo, tạp chí trong ngành và ngoài ngành

Đọc và ghi chép là phương pháp truyền thống mà chuyên viên sử dụng

để thu thập thông tin từ các báo, tạp chí trong ngành Qua khảo sát và phỏng vấn, chúng tôi thấy các chuyên viên có thói quen đọc thông tin thường xuyên

để xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về hoạt động ngành hoặc lĩnh vực phụ trách Khi cần thiết giải quyết vấn đề có liên quan, chuyên viên có thể sử dụng các thông tin này để hỗ trợ, bổ sung Ví dụ:

ở Bộ Nội vụ, chuyên viên thường đọc, nghiên cứu thông tin về lĩnh vực công chức, viên chức, tổ chức bộ máy, cải cách hành chính…trên các báo, tạp chí trong ngành như: Tạp chí Tổ chức Nhà nước, Tạp chí Khoa học Tổ chức, Tạp chí Nhà Quản lý, Tạp chí Văn thư Lưu trữ vv

Ngoài ra, các báo, tạp chí ngoài ngành cung cấp thông tin nhiều mặt có liên quan đến hoạt động của cơ quan Bộ, vì vậy đây cũng là nguồn tin được chuyên viên đọc - nghiên cứu Các thông tin từ báo - tạp chí ngoài ngành phần nào có ích trong việc phát triển chiều rộng của thông tin cần cung cấp Ví dụ:

Các báo, tạp chí ngoài ngành mà chuyên viên đọc để thu thập thông tin như: Báo Nhân dân, Báo Hà Nội mới, Tạp chí Cộng sản, Báo lao động, Tạp chí thông tin Khoa học tự nhiên, Tạp chí thông tin Khoa học xã hội…

Thông tin từ báo, tạp chí chỉ mang tính chất là tin tức nên trong thực tế

chuyên viên muốn cung cấp cho lãnh đạo cần phải “xử lý sâu” để chọn lọc

thông tin có giá trị

Đọc là phương pháp thu thập thông tin tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế đọc để thu thập những thông tin có thể đáp ứng yêu cầu của người

dùng tin lại là một kỹ năng quan trọng đòi hỏi chuyên viên phải có kiến thức

và kinh nghiệm cá nhân

Đọc gắn liền với tư duy nên mỗi chuyên viên có phương pháp đọc và ghi chép khác nhau và thông tin thu nhận được cũng khác nhau Trong thực tế các chuyên viên tuỳ theo lĩnh vực công tác đã được phân công và yêu cầu cung cấp thông tin có thể nghiên cứu tổng thể các tài liệu hoặc nghiên cứu cụ

thể - chi tiết tài liệu Có những tài liệu chuyên viên chỉ đọc lướt để ghi chép

tóm tắt thông tin quan trọng hay còn gọi là đọc để nắm việc Nhưng có những

tài liệu lại được chuyên viên nghiên cứu kỹ để tiếp cận thông tin một cách chính xác, ghi chép tỉ mỉ và có những nhận xét, đánh giá kèm theo

Muốn đọc nhanh, chuyên viên thường phải thực hiện các kỹ năng sau:

Một là, phải đặt câu hỏi trước, trong và sau khi đọc Ví dụ:

Khi đọc báo cáo của các đơn vị để tổng hợp thông tin cung cấp cho lãnh đạo, chuyên viên thường đặt câu hỏi: báo cáo về vấn đề gì? tình hình công tác đã đạt được những gì? còn hạn chế gì? tại sao?

Hai là, chuyên viên phải tìm bố cục lớn của văn bản Nếu không có

mục bố cục văn bản thì tìm bố cục của đoạn văn

Ví dụ: đọc và tìm chương, điều, khoản, mục của văn bản, tài liệu

(nếu có)

Ba là, trong quá trình đọc phải đọc từng phần, phần nào cần thì đọc

trước để thu thập thông tin Nếu có liên quan đến phần trước thì đọc ngược lại Ví dụ: chuyên viên Bộ Công nghiệp khi đọc Nghị định số 13/2003/NĐ-

CP ngày 19 tháng 02 năm 2003 của Chính phủ quy định “Danh mục hàng nguy hiểm, vận chuyển hàng nguy hiểm bằng đường bộ” thì dò tìm đọc danh

mục hàng nguy hiểm thuộc các lĩnh vực công nghiệp trước

Bốn là, trong từng đoạn phải đọc nhanh để tìm ý lớn Muốn như vậy

phải chú ý cách xuống dòng của đoạn lớn, gạch đầu dòng, các hoa thị… hoặc dựa vào kỹ thuật in nghiêng, in đậm

Ngoài ra, nếu không thể thực hiện các kỹ thuật đọc trên thì chuyên viên

phải tìm từ khóa là những từ làm nổi bật ý chính của đoạn văn hoặc văn bản

Ví dụ trong đoạn trích văn bản của Bộ công nghiệp: “ Trong năm 2005, giá trị các sản phẩm dệt may, sản phẩm dầu khí, sản phẩm sành sứ – thuỷ tinh, sản phẩm điện- năng lượng hay còn gọi là sản phẩm công nghiệp đều tăng tỉ trọng

xuất khẩu” như vậy, sản phẩm công nghiệp và tăng tỉ trọng xuất khẩu là từ

khóa cho vấn đề tăng tỉ trọng các mặt hàng liệt kê trước đó

Đương nhiên, sau khi sử dụng phương pháp đọc tài liệu, các chuyên viên cần sử dụng ngay phương pháp ghi chép thông tin để phục vụ cho quá trình xử lý và cung cấp thông tin Qua khảo sát ở Văn phòng Bộ Nội vụ, Văn phòng Bộ Công nghiệp và một số văn phòng cơ quan bộ khác, chuyên viên có ghi nhật ký công tác (hàng ngày) để ghi chép tổng hợp các thông tin cung cấp

cho lãnh đạo Do đặc điểm công việc của chuyên viên là “tham mưu tổng hợp” nhiều hoạt động nên kỹ năng tốc ký cũng được sử dụng trong quá trình

ghi chép thông tin

Trong quá trình đọc và ghi chép thông tin, chủ yếu chuyên viên chỉ ghi chép các thông tin điển hình và những thông tin mới làm cơ sở để tổng hợp báo cáo lãnh đạo bộ Qua khảo sát chúng tôi thấy rằng, trong quá trình ghi chép thông tin chuyên viên còn sử dụng phương pháp nhật ký công việc Cụ thể: chuyên viên ghi lại thường xuyên tiến độ giải quyết công việc Khi lãnh đạo có yêu cầu thông tin về các vấn đề có liên quan, chuyên viên sẽ tra cứu trong nhật ký công việc, tổng hợp và cung cấp cho lãnh đạo

Ưu điểm của phương pháp thu thập thông tin này là thông tin có độ tin cậy cao, thích hợp với chức năng, nhiệm vụ của chuyên viên Tuy nhiên, phương pháp này thường tốn kém về thời gian Vì vậy, chuyên viên sử dụng phương pháp nhật ký công việc như một phương pháp bổ trợ trong quá trình thu thập thông tin Kết quả khảo sát cho thấy, chuyên viên có sử dụng nhật ký công việc nhưng do khối lượng công việc lớn và đa dạng nên thường ghi chép không đầy đủ, bỏ sót nhiều công việc

Cho đến nay, mặc dù việc ứng dụng công nghệ hiện đại và khả năng

sử dụng máy vi tính là yêu cầu cần thiết của chuyên viên, song qua khảo sát thực tế thì phương pháp ghi chép thông tin truyền thống vẫn được coi là phương pháp phổ biến và tối ưu nhất trong thu thập thông tin Theo một số chuyên viên của Văn phòng Bộ Nội vụ và Văn phòng Bộ Công nghiệp, việc

sử dụng phương pháp ghi chép thông tin sẽ tiết kiệm thời gian hơn là đánh máy vi tính (Một phần lý do là khả năng đánh máy nhanh của chuyên viên còn hạn chế)