BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO VÀ XÂY DỰNG BỘ TÀI LIỆU CHO CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO TẠI VĂN PHÒNG UBND VĨNH LONG BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng Mã phách Hà Nội – 2021 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3 phương pháp nghiên cứu đề tài 1 4 Ý nghĩa nghiên cứu đề tài 2 PHẦN NỘI ĐUNG 3 I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒ.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO VÀ XÂY DỰNG BỘ TÀI LIỆU CHO CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO TẠI VĂN PHÒNG UBND VĨNH LONG BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng Mã phách:………………………………………… Hà Nội – 2021 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài: Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: phương pháp nghiên cứu đề tài Ý nghĩa nghiên cứu đề tài: PHẦN NỘI ĐUNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 1.1 khái niệm thư ký, Thư ký văn phòng: 1.1.1 khái niệm thư kí: 1.1.2 khái niệm thư kí văn phịng: 1.2 Những nhiệm vụ thư kí văn phịng 1.3 Nghiệp vụ thư kí văn phịng 1.3.1 Nghiệp vụ thu thập, tiến hành xử lý cung cấp thông tin 1.3.2 Nghiệp vụ tham mưu cho lãnh đạo 1.3.3 Nghiệp vụ tổ chức công việc II TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG CHO CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 2.1 Mục đích chuyến công tác lãnh đạo 2.2 Lập kế hoạch chuyến công tác 2.2.1 Phân loại chuyến công tác 2.2.2 Các cách lập kế hoạch chuyến công tác 2.3 Trách nhiệm thư ký văn phịng chuẩn bị chuyến cơng tác cho lãnh đạo: 10 2.3.1 Giải cơng việc hành cần thiết cho chuyến cơng tác 10 2.3.2 Liên hệ với nơi công tác 10 2.3.3 Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu 10 2.3.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông 11 2.4 Nhiệm vụ người thư ký văn phòng thời gian lãnh đạo công tác 11 2.4.1 Trước lãnh đạo công tác 11 2.4.2 Trong thời gian lãnh đạo công tác 12 2.4.3 Trách nhiệm người thư ký lãnh đạo thủ trưởng trở 13 2.5 Những thứ bắt buộc phải có cho chuyến cơng tác xa hay cơng tác nước ngồi lãnh đạo: 13 III XÂY DỰNG TÀI LIỆU CHO CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH VĨNH LONG 15 3.1 kế hoạch học tập kinh nghiệm quản lý Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành tỉnh,hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng tỉnh Vĩnh long: 15 3.2 Công văn liên hệ cơng tác cho quan, phịng ban, lãnh đạo tỉnh Vĩnh Long 18 3.3 Thư cảm ơn sau chuyến công tác văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long 21 KẾT LUẬN 22 LIỆU THAM KHẢO 23 LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài: Chúng ta sống xã hội phát triển, với cạnh tranh, quy luật đào thải đẩy lên mạnh mẽ Để trì phát triển ổn định hạn chế sai phạm quy trình hoạt động, địi hỏi phải có hợp tác, phối hợp, hỗ trợ cá nhân, đơn vị quan, tổ chức Do cơng tác kiểm tra, theo dõi tình hình hoạt động đơn vị ln quan, tổ chức đặc biệt coi trọng Để thục tót nhiệm vụ này, yêu cầu việc thực chuyến công tác quan phải diễn cách thường xuyên hiệu Tổ chức chuyến công tác hoạt động vô quan trọng Nó điều kiện cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán kí kết hợp đồng đối tac hay giải bất ổn quan Bởi vậy, công tác chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo không đơn giản phải giao cho đơn vị đảm nhiệm cách chi tiết Nhận thức tầm quan trọng vấn đề nên em chọn đề tài nghiên cứu: “ Trách nhiệm Thư kí văn phịng tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo xây dựng tài liệu chuyến công tác lãnh đạo Văn phòng UBND Vĩnh Long ” Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Đánh giá cách toàn diện, khách quan, khoa học chất lượng họp trách nhiệm thư kí văn phịng tổ chức chuyến cơng tác Hệ thống sở lý luận công tác chuẩn bị cho chuyến công tác lãnh đạo phương pháp nghiên cứu đề tài - Phương pháp sử dụng tài liệu: Đọc phân tích tài liệu sách, báo, số luận văn, khố luận, giáo trình liên quan đến đề tài Từ tổng hợp, hệ thống hoá, kết luận cần thiết phục vụ cho hoạt động nghiên cứu - Phương pháp tổng hợp lý luận có liên quan đến trách nhiệm Thư kí cho chuyến công tác lãnh đạo; - Phương pháp phân tích đánh giá so sánh tài liệu thu thập được; - Phương pháp phân tích tổng hợp: Trên sở thông tin thu thập được, phân tích, chọn lọc tổng hợp thơng tin phục vụ cho trình nghiên cứu Ý nghĩa nghiên cứu đề tài: Đề tài góp phần làm phong Phú hệ thống lý luận văn phòng hoạt động tổ chức chuyến công tác lãnh dạo quan, tổ chức Việc nghiên cứu đề tài tài liệu tham khảo cho cá nhân quan tâm đến thư kí văn phịng trách nhiệm thư kí văn phịng cho chuyến cơng tác lãnh đạo cách chi tiết Đề tài giúp thân em hiểu rõ trách nhiệm thư kí văn phịng cho chuyến cơng tác lãnh đạo, đồng thời tài liệu để em tham khảo trình học áp dụng vào thực tế trình thực tập hay làm việc quan tổ chức PHẦN NỘI ĐUNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THƯ KÝ VĂN PHỊNG 1.1 khái niệm thư ký, Thư ký văn phịng: 1.1.1 khái niệm thư kí: - Thứ nhất, thứ kí người giao làm công việc liên quan đến văn thư, liên lạc, thư tín thủ tục hành văn phịng quan, tổ chức - Thứ hai, thư ký người giao việc ghi chép soạn thảo văn bản, giấy tờ quan trọng họp hay hội nghị ( Thư kí hội nghị, Thư kí hội đồng khoa học…) - Thứ ba, thư ký người đại diện giao nhiệm vụ điều hành công việc hàng ngày tổ chức 1.1.2 khái niệm thư kí văn phịng: Theo nghĩa rộng: Thư kí văn phịng dùng để tất cán bộ, công chức làm việc văn phòng quan , tổ chức, doanh nghiệp Theo nghĩa hẹp: Thư kí giúp việc riêng cho cấp lãnh đạo công tác hành văn phịng Thư ký văn phịng cơng việc ngành quản trị văn , phịng Là gười đảm nhận công việc liên quan đến công tác quản lý, điều hành chung văn phòng Đồng thời thực vấn đề liên quan đến giấy tờ, cơng việc tạp vụ hành nhân sự, hồ sơ, văn bản, họp hành, tiếp khách, lên lịch trình,… Đây xem vị trí đóng vai trò hỗ trợ quan trọng thiết thực văn phòng 1.2 Những nhiệm vụ thư kí văn phịng Khi hiểu cháu nằm khái niệm thư kí văn phịng việc xác định nhiệm vụ thư kí văn phòng trở nên đơn giản nhiều Cụ thể nhiệm vụ mà thư kí văn phịng cần làm bao gồm: - Đảm nhận việc thu thập thông tin, xử lý số liệu cung cấp thông tin cho quan, tổ chức người lãnh đạo - Thực soạn thảo, biên tập văn chuyển giao tới phận liên quan - Chịu trách nhiệm quản lý loại văn đặc thù, lưu trữ loại hồ sơ và tra cứu thông tin văn liên quan - Chịu trách nhiệm giải hoàn thành thủ tục hành chính, giấy tờ, thực cơng việc liên lạc, giao dịch theo yêu cầu từ phía lãnh đạo - Thực cơng việc có liên quan đến lễ tân - Chịu trách nhiệm đảm bảo vấn đề sở vật chất, trang thiết bị phương tiện chuyển nhầm phục vụ cho công việc quan lãnh đạo 1.3 Nghiệp vụ thư kí văn phòng 1.3.1 Nghiệp vụ thu thập, tiến hành xử lý cung cấp thông tin Đây nhiệm vụ người thư kí văn phịng thực tế cơng việc thư ký văn phòng liên quan tới việc tập hợp, xử lý cung cấp thông tin - Đối với việc thu thập thông tin, thư ký văn phịng thu thập thơng tin theo nhiều nguồn khác Ví dụ văn bản, sách báo, truyền hình, trí truyền miệng thơng qua gọi liên quan,… Sau khí có thơng tin cần thiết thư kí văn phịng cần phải phân loại thơng tin có Là thơng tin kinh tế, thơng tin trị hay thơng tin văn hố- xã hội, Thơng tin có ảnh hưởng nhiều tới quan, lãnh đạo, thông tin quan trọng hơn, Tất cần phân loại cách cụ thể rõ ràng - Việc xử lý thông tin, nghiệp vụ quan trọng đòi hỏi thư ký văn phòng cần có hiểu biết có chắn cơng tác xử lý thơng tin mà có Các giai đoạn gồm: + kiểm chứng tính xác thơng tin: có thơng tin phân loại thư ký văn phịng cần phải kiểm chứng thơng tin Xác định thơng tin mà có có thực xác hay không, nguồn cung cấp thông tin đảm bảo hay khơng,… + Hệ thống hố thơng tin Việc hệ thống hố thơng tin giúp thư ký văn phịng tổng hợp lại thơng tin chung lược bỏ thơng tin có trùng lặp Từ khái qt tồn thơng tin mà có để xác định vấn đề cụ thể mà thông tin truyền tải + Thực việc phân tích thơng tin Thư kí văn phịng đánh giá thơng tin mà có nói vấn đề nhỏ hay lớn Nếu vấn đề lớn cần phải chưa tách thành vấn đề nhỏ cụ thể Còn vấn đề nhỏ cần tổng hợp lại để đưa vấn đề cụ thể bao quát 1.3.2 Nghiệp vụ tham mưu cho lãnh đạo Với nhiệm vụ tham mưu giúp lãnh đạo đưa định xác hơn, thư kí văn phịng cần có kỹ năng, nghiệp vụ tham mưu cho Vấn đề tham mưu cần lưu ý điều sau: - Phát vấn đề tham mưu Thực tế việc phát vấn đề đề thư kí văn phịng tham mưu khơng khó Nếu bạn có kỹ xử lý thơng tin tốt việc phát vấn đề dễ dàng - Vấn đề để tham mưu Vấn đề lựa chọn để tham mưu cần vấn đề nóng hổi, xúc có cầu giải Thêm vào vấn đề cần vấn đề mang tính khả thi cáo, thực hiện, triển khai hay giải - Thời gian, địa điểm để tham mưu Tốt việc tham mưu nên đưa thời gian việc quan làm việc Điều đảm bảo chuyên nghiệp q trình thực nhiệm vụ chun mơn thư kí văn phịng - Phương pháp tham mưu Các phương thức để tham mưu văn bản, lời nói hay kết hợp hai Tuỳ yêu cầu lãnh đạo phong cách làm việc thư kí văn phịng mà lựa chọn phương thức tham mưu phù hợp 1.3.3 Nghiệp vụ tổ chức công việc Với nhiệm vụ tổ chức cơng việc, Thư kí văn phịng cần có nghiệp vụ chuyên môn cụ thể sau - Thực việc xây dựng kế hoạch, lịch làm việc cho quan lãnh đạo Đây công việc khơng thể thiếu thư kí văn phịng Các chương trình, kế hoạch làm việc tuần tháng hay năm tuỳ theo quy trình hoạt động quan, tổ chức lãnh đạo Những cơng việc kể đến việc hội họp, tiếp khách, công tác hay nghiên cứu giải cơng việc văn phịng … tất cần xếp lên kế hoạch chi tiết cụ thể Bên cạnh đó, Thư kí văn phịng cần có kế hoạch dự trù để đề phòng cho trường hợp khẩn cấp cần phải thay đổi lịch trình hay hủy bớt lịch đó,… - Thực việc tổ chức họp, hội thảo, chương trình Với vai trị người thư kí văn phịng việc tộc chức họp hay hội thảo điều đương nhiên Công việc + Xác định mục đích họp, hội thảo, chương trình tổ chức + xây dựng kế hoạch cụ thể chi tiết việc tổ chức họp, hội thảo hay chương trình + kiểm tra giám sát cơng tác chuẩn bị + Trực tiếp tham gia vào đón tiếp đại biểu, khách mời + Thực việc điều hành họp, hội thảo chương trình + Chịu trách nhiệm ghi biên liên quan + Đảm nhận cơng sau chương trình kết thúc - Thực việc tổ chức buổi công tác, chuyến cho lãnh đạo quan Thư kí văn phịng cần nắm thơng tin cần thiết chuyến Mục đích chuyến đi, thời gian, địa điểm, phương tiên di chuyển, lịch trình cụ thể kinh phí dự trù bao nhiêu,… Việc nắm bắt thơng tin giúp thư kí văn phịng thực việc chuẩn bị tốt cho chuyến đị công tác quan lãnh đạo Những chuẩn bị kỹ trước chuyến diễn yêu cầu thư kí văn phịng 2.1 Mục đích chuyến công tác lãnh đạo Chuyến công tác lãnh đạo quan nhằm thực nhiệm vụ đặt thực chức quản lý nói chung Chuyến công tác lãnh đạo nhằm giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế sở, học hỏi kinh nghiệm,… để phát triển tổ chức Chuyến công tác lãnh đạo nhằm giải công việc cụ thể nằm kế hoạch công tác năm tổ chức Chuyến công tác lãnh đạo thật cần thiết bối cảnh giao lưu hợp tác quốc tế quan hệ hữu nghị nước ngày phát triển, chuyến cơng tác lãnh đạo khơng bó hẹp phạm vi quốc gia mà cịn mở rộng phạm vi quốc tế 2.2 Lập kế hoạch chuyến công tác 2.2.1 Phân loại chuyến cơng tác Chuyến cơng tác có tính chất thường kỳ: Những chuyến tuần, tháng có thời gian ngắn địa bàn quan Chuyến công tác không định trước: Những chuyến khảo sát tình hình, tham khảo kinh nghiệm quan, tổ chức, đối tác nước, chuyến cơng tác với mục đích nghiên cứu, thăm dị, trao đổi, ký kết hợp đồng,… Chuyến công tác để tham dự hội họp, hội thảo, hội nghị, lễ hội.,… 2.2.2 Các cách lập kế hoạch chuyến công tác Đối với chuyến công tác thường kỳ: Người lãnh đạo tổ chức, người lãnh đạo tham gia chuyến tự quy định ngày tuần, tháng vào công văn mời tham dự họp mà tự bố trí thời gian thích hợp Cán phụ trách hay người thư ký không cần lập kế hoạch Đối với chuyến công tác không định trước: Văn phòng thư ký phải lên kế hoạch cụ thể Ở số quan, tổ chức lớn có nhiều sở trực thuộc văn phòng thư ký lãnh đạo sở phải lập kế hoạch cơng tác đơn vị gửi quan, tổ chức quản lý Tất chuyến công tác lãnh đạo cần phải đưa vào kế hoạch ngoại trừ trường hợp đột xuất Chuyến công tác thường kỳ cần đưa vào kế hoạch năm, mục tiêu chuyến xác định trước phù hợp với mục tiêu quan Cần nắm rõ vấn đề sau: - Thời gian bắt đầu kết thúc, thời gian khởi hành chuyến - Phương tiện di chuyển, nơi ăn nghỉ cho đoàn - Các gặp gỡ, trao đổi,…(mục đích, lịch trình, thành phần tham dự,…) 2.3 Trách nhiệm thư ký văn phòng chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo: 2.3.1 Giải cơng việc hành cần thiết cho chuyến công tác Lập danh sách thành viên theo định cử công tác, đạo thủ trưởng quan, tổ chức, giấy giới thiệu, giấy đường, cơng lệnh Nếu đồn cơng tác nước phải hướng dẫn đoàn chuẩn bị thủ tục hành kịp thời cho chuyến cơng tác hộ chiếu, visa,… Chuẩn bị địa số điện thoại đại sứ quán nước ngoài, địa liên lạc nơi quen biết Thông báo cho thành viên tham gia chuyến chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng quà tặng cho đối tác 2.3.2 Liên hệ với nơi công tác Cần liên hệ trước thời gian nội dung với nơi đến công tác Nếu nội dung công tác vấn đề lớn thời gian chuyến dài phải đưa vào kế hoạch năm nơi đến công tác Trước thời gian chuyến đi, cần thông báo cho nơi đến biết kế hoạch, thời gian chuyến đi, danh sách người đến, phương tiện đến để họ có kế hoạch đón tiếp 2.3.3 Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu Tùy theo mục đích chuyến mà nội dung công tác chuẩn bị cần khác 10 Ví dụ: - Nếu chuyến cơng tác để ký hợp đồng cần có hợp đồng cho đơn vị chức năng, chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị - Nếu dự hội thảo, hội nghị phải nghiên cứu yêu cầu hội nghị để soạn thảo phát biểu, tham luận Các nội dung công tác lãnh đạo phải giúp đỡ thư ký, phận chức năng, chuyên gia giúp lãnh đạo soạn thảo nội dung Để soạn thảo nội dung cho chuyến đi, lãnh đạo phải có tư liệu, tài liệu tham khảo như: + Các văn quy phạm pháp luật + Các tài liệu chuyên môn + Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ Các tài liệu cần tổng hợp theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm Những tài liệu khác phải đọc để đánh dấu vấn đề liên quan có tính chất quan trọng Những hồ sơ cần có bìa đựng hồ sơ để cấp quản trị mang theo Ngồi cần có bìa đựng hồ sơ khác đựng dụng cụ biểu mẫu văn phòng phẩm, sổ, danh thiếp, lịch chuyến máy bay,… 2.3.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông Tuỳ theo đặc điểm, thời gian, tính chất chuyến mà lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp như: máy bay, tàu hỏa, tàu thủy, ô tô,… Văn phịng thư ký cần nắm xác, đầy đủ thông tin phương tiện giao thông đến nơi công tác để lựa chọn loại phương tiện, cho phù hợp tiến hành đặt vé chuẩn bị tư liệu cho chuyến 2.4 Nhiệm vụ người thư ký văn phòng thời gian lãnh đạo công tác 2.4.1 Trước lãnh đạo công tác Dự họp bàn giao thủ trưởng cho cấp phó, nắm vững nội dung cơng việc thủ trưởng giao cho cấp phó giải Ghi chép cơng việc cấp phó uỷ quyền cho văn phịng thư ký giải quyết, công việc thủ trưởng yêu cầu, phận chức năng, chuyên viên giải 11 2.4.2 Trong thời gian lãnh đạo công tác * Đối với văn phịng: - Giúp phó thủ trưởng giải công việc thủ trưởng phân công - Giải công việc thủ trưởng uỷ quyền - Theo dõi tiến độ công việc phận, đơn vị, tổng hợp tình hình báo cáo cho phó thủ trưởng để đạo công việc * Đối với người thư ký: - Duy trì cơng việc bình thường thư ký lãnh đạo vắng - Trong xử lý thư tín, thư ký cần xếp loại phân theo tầm quan trọng, (thư ký cần đọc qua nội dung văn bản, trừ văn mật) Những vấn đề cần ý kiến lãnh đạo phải liên lạc để xin ý kiến giải Xử lý hồ sơ theo mức độ quan trọng Nên phân loại hồ sơ làm loại: + Hồ sơ khẩn ( high- priority folder) + Hồ sơ ghi công việc cần giải + Các thông báo + Những công việc thực - Nếu có thư từ liên quan, bạn cần xem tất thư đó, người trả lời thư thủ trưởng Trong trường hợp này, người thư ký phải viết thư trả lời cho trường hợp thủ trưởng công tác thư chuyển tiếp đến thủ trưởng, thủ trưởng trả lời vài tuần thủ trưởng trở Trong thư nên ký tên người viết người ghi “thư của…” “trợ lý hành chính” tùy theo chức danh thư ký - Thường xuyên liên lạc với đồn cơng tác với thủ trưởng quan, tổ chức phương tiện, hình thức đại như: điện thoại di động, internet, vấn đề cần trao đổi xin ý kiến giải - Nếu thư ký lãnh đạo chuyến cơng tác, văn phịng phải bố trí người thay cơng việc, người phải có khả giúp lãnh đạo giải vài công việc 12 - Nên trì sổ ghi thư từ, điện thoại, công văn đến Trong sổ cần ghi cụ thể: ngày tháng thư tín, loại thư tín, nguồn gốc thư tín, xử lý thủ trưởng cần giải cơng tác trở - Khi thư ký chuyển tiếp thư tín, cần ghi lại sổ nhật ký thư tín thư tín Đối với chun cơng tác dài ngày, thư ký cần lập sổ nhật ký hoạt động tổng quát để thủ trưởng cập nhật thông tin trở 2.4.3 Trách nhiệm người thư ký lãnh đạo thủ trưởng trở - Báo cáo lãnh đạo biết diễn biến quan thời gian cơng tác - Trình nhật ký thư tín nhật ký công tác - Nhận tài liệu chuyến công tác để giúp thủ trưởng chỉnh, lập hồ sơ - Chuẩn bị đề cương cho thủ trưởng, báo cáo kết chuyến với toàn quan - Giúp thủ trưởng hoàn thiện hồ sơ, báo cáo như: phân loại thư tín, đánh máy, chép liệu - Ngoài người thư ký cần giúp thủ trưởng làm thủ tục chi tiết khoản chi phí để tốn, đồng thời soạn thảo thư cảm ơn người trực tiếp gặp, tiếp xúc chuyến 2.5 Những thứ bắt buộc phải có cho chuyến cơng tác xa hay cơng tác nước lãnh đạo: + Hộ chiếu (+visa nước nhập cảnh yêu cầu): Kiểm tra kỹ tên tuổi, ngày sinh, số CMT, giới tính… hộ chiếu cấp hộ chiếu + Vé máy bay khứ hồi: Khi nhận vé máy bay cần kiểm tra kỹ tên tuổi, giới tính ghi Trước nước, nhờ lễ tân khách sạn khẳng định lại lịch bay cho chắn + Tiền USD để chi tiêu dự phòng: Khi đến sân bay nước bạn, nên đổi USD sang ngoại tệ nước để dễ chi tiêu Khơng nên đổi nhiều, cần tính tốn kỹ tiêu khoảng đổi Khi nước không tiêu hết số ngoại tệ nên đổi ngược lại USD sân bay 13 + Bảo hiểm du lịch mua bảo hiểm cho chuyến (thông thường không 30$) + Quyết định quan cử công tác cho nghỉ du lịch + Thư mời công tác du lịch nước bạn + Những đồ dùng thiết yếu cá nhân 14 III XÂY DỰNG TÀI LIỆU CHO CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH VĨNH LONG 3.1 kế hoạch học tập kinh nghiệm quản lý Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành tỉnh,hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng tỉnh Vĩnh long: UBND TỈNH VĨNH LONG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc VĂN PHÒNG Vĩnh Long, ngày 17 tháng năm 2021 Số: …./KH-VPUBND KẾ HOẠCH Học tập kinh nghiệm quản lý Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành tỉnh, hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng Thực đạo Chủ tịch UBND tỉnh việc tổ chức học tập kinh nghiệm quản lý, vận hành Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành tỉnh ; hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch tổ chức học tập kinh nghiệm quản lý Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau cụ thể sau: I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU Mục đích Việc tổ chức chuyến nhằm tạo điều kiện cho lãnh đạo quản lý công chức, viên chức đơn vị có hội học tập trao đổi kinh nghiệm công tác quản lý, vận hành, khai thác sử dụng Khối nhà làm việc UBND tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành tỉnh , hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng, đảm bảo an tồn, hiệu quả, ổn định, thông suốt quy định 15 Yêu cầu - Công chức, viên chức tham gia học tập, trao đổi kinh nghiệm cần có chuẩn bị chu đáo nội dung liên quan đến việc trao đổi, học tập công tác quản lý, điều hành công tác hậu cần, phục vụ phận phụ trách - Cơng tác tổ chức phải đảm bảo an tồn mùa dịch, mang tính thiết thực, tiết kiệm hiệu quả, đáp ứng mục đích đề II NỘI DUNG Học tập kinh nghiệm quản lý , vận hành Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành chínhtỉnh; hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau a) Nội dung làm việc Đồn cơng tác làm việc với lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Cà Mau phận có liên quan kinh nghiệm: - Quản lý, vận hành, khai thác tòa nhà UBND tỉnh như: quy chế quản lý, sử dụng tài sản; sách quản lý đầu tư nâng cấp sử dụng; công tác bảo vệ an ninh trật tự; công tác vận hành, bảo trì, bảo dưỡng tịa nhà hệ thống máy móc, trang thiết bị; cơng tác vệ sinh khu vực tạo cảnh quan môi trường, quản lý rác thải trong, ngồi tịa nhà,… Đồng thời, tham quan thực tế tòa nhà UBND tỉnh Cà Mau - Về cấu tổ chức máy, nhân sự, quy định hỗ trợ phụ cấp, đồng phục, phần mềm Cổng dịch vụ công Hệ thống thông tin cửa điện tử,… Trung tâm Giải thủ tục hành tỉnh Cà Mau b) Thời gian Dự kiến 02 ngày: từ ngày 24/3/2021 đến ngày 25/3/2021 (sẽ có lịch trình cụ thể sau) c) Thành phần Đồn cơng tác (dự kiến 20 người) - Lãnh đạo Văn phòng: 01 người - Đại diện lãnh đạo Sở Nội vụ: 02 người (01 lãnh đạo Sở 01 lãnh đạo Phòng Tổ chức công chức, viên chức) - Đại diện lãnh đạo Sở Tài chính: 02 người (01 lãnh đạo Sở 01 lãnh đạo Phịng Tài hành nghiệp) - Phòng Quản trị - Tài vụ: 02 người 16 - Phịng Hành – Tổ chức: 01 người - Nhà khách: 06 người - Trung tâm Tin học – Công báo: 02 người - Trung tâm Phục vụ hành cơng: 04 người III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Nhà khách phối hợp Phòng Quản trị - Tài vụ với đơn vị liên quan có kế hoạch chi tiết chuyến Đồn cơng tác; tham mưu lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long làm đầu mối liên hệ với lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, Ban quản lý tòa nhà Trung tâm Hành lãnh đạo Văn phịng UBND tỉnh Cà Mau, Trung tâm Giải thủ tục hành tỉnh Cà Mau chuẩn bị nội dung buổi làm việc chu đáo, hiệu Sau chuyến đi, Nhà khách, Trung tâm Phục vụ hành cơng phối hợp Phịng Hành - Tổ chức Trung tâm Tin học – Công báo tổng hợp, báo cáo, đề xuất lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh xem xét, định nội dung liên quan đến nhiệm vụ Nhà khách, Trung tâm Phục vụ hành cơng Phịng Quản trị Tài vụ chuẩn bị quà tặng đơn vị đến làm việc; dự tốn kinh phí chịu trách nhiệm tổ chức, hậu cần Đồn cơng tác Kinh phí lại, ăn nghỉ chi phí khác chi trả theo quy định hành Trên kế hoạch tổ chức học tập trao đổi kinh nghiệm quản lý Khối nhà làm việc UBND tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành tỉnh, hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng tỉnh./ - Nhà khách - P QT-TV, HC-TC; - TT TH-CB, TT PVHCC; Nơi nhận: - Lưu: VT, 8.17.06 - Như thành phần đoàn; - VP UBND tỉnh Cà Mau; - LĐVPUBND tỉnh Vĩnh Long; KT CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG Lê Phước Thành 17 3.2 Công văn liên hệ công tác cho quan, phòng ban, lãnh đạo tỉnh Vĩnh Long UBND TỈNH VĨNH LONG VĂN PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:……/VPUBND Vĩnh Long, ngày 20 tháng năm 2021 V/v: Về việc học tập kinh nghiệm quản lý Khối nhà làm việc UBND tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp – khu hành tỉnh hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng Kính gửi: - Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau Ngày 20 tháng năn 2021, văn phịng UBND tỉnh Vĩnh Long có cơng văn số: …/VPUBND thực đạo Chủ tịch UBND tỉnh việc tổ chức học tập kinh nghiệm quản lý, vận hành Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành tỉnh ; hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng quy định việc tổ chức học tập kinh nghiệm quản lý Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau Trong chờ văn phê duyệt ban hành, Văn phòng UBND tỉnh hướng dẫn tạm thời việc công tác ngắn hạn cán lãnh đạo phòng ban sau: Lãnh đạo, cán công tác phải đảm bảo mục đích, người, theo yêu cầu hoạt động hay thư mời không làm ảnh hưởng tới công việc chuyên môn chung đảm nhiệm quan Lãnh đạo, cán phòng ban cơng tác phải có tờ trình xin phép từ người trực tiếp phụ trách tiến hành hủ tục liên quan thủ trưởng 18 quan đồng ý Các quy trình thủ tục hồ sơ nộp Văn phịng UBND làm định cơng tác thực tương tự trường hợp theo quy định Các cán thuộc UBND tỉnh công tác phải nằm kế hoạch từ trước văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long phê duyệt gửi báo cáo lên cấp dể theo dõi, tổng hợp làm bao gồm: - Kế hoạch công tác cán quan phê duyệt - Thành phần cơng tác: Lãnh đạo Văn phịng: 01 người Đại diện lãnh đạo Sở Nội vụ: 02 người (01 lãnh đạo Sở 01 lãnh đạo Phòng Tổ chức công chức, viên chức) Đại diện lãnh đạo Sở Tài chính: 02 người (01 lãnh đạo Sở 01 lãnh đạo Phịng Tài hành nghiệp) Phịng Quản trị - Tài vụ: 02 người Phịng Hành – Tổ chức: 01 người Nhà khách: 06 người Trung tâm Tin học – Công báo: 02 người Trung tâm Phục vụ hành cơng: 04 người - Chương trình dự kiến làm việc: Đồn cơng tác làm việc với lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Cà Mau phận có liên quan kinh nghiệm: Quản lý, vận hành, khai thác tòa nhà UBND tỉnh như: quy chế quản lý, sử dụng tài sản; sách quản lý đầu tư nâng cấp sử dụng; công tác bảo vệ an ninh trật tự; công tác vận hành, bảo trì, bảo dưỡng tịa nhà hệ thống máy móc, trang thiết bị; cơng tác vệ sinh khu vực tạo cảnh quan môi trường, quản lý rác thải trong, ngồi tịa nhà,… Đồng thời, tham quan thực tế tòa nhà UBND tỉnh Cà Mau Về cấu tổ chức máy, nhân sự, quy định hỗ trợ phụ cấp, đồng phục, phần mềm Cổng dịch vụ công Hệ thống thông tin cửa điện tử,… Trung tâm Giải thủ tục hành tỉnh Cà Mau - Trong thời gian: Dự kiến 02 ngày: từ ngày 24/3/2021 đến ngày 25/3/2021 (sẽ có lịch trình cụ thể sau) 19 Kính mong quý quan - Văn phòng UBND tỉnh Cà Mau tạo điều kiện giúp đỡ để cán văn phịng UBND Vĩnh Long hồn thành nhiệm vụ giao Chúng xin trân thành cảm ơn./ Nơi nhận: - LĐVPUBND Vĩnh Long; - Như thành phần đồn; KT CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHÒNG - VPUBND tỉnh Cà Mau Lê Phước Thành 20 3.3 Thư cảm ơn sau chuyến công tác văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long UBND TỈNH VĨNH LONG VĂN PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Vĩnh Long, ngày 26 tháng năm 2021 THƯ CẢM ƠN Kính gửi: - Văn phòng UBND tỉnh Cà Mau - Các phịng ban UBND tỉnh Cà Mau Vừa qua, đồn đại biểu Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long tổ chức Đồn cán bộ, chun viên, lãnh đạo văn phịng UBND tỉnh đến học hỏi kinh nghiệm quản lý Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành tỉnh, hoạt động Trung tâm Phục vụ hành cơng văn phịng UBND tỉnh Cà Mau Đồn cơng tác nhận quan tâm, đón tiếp trọng thị, chu đáo, ý nghĩa Văn phịng tỉnh Điều thể trách nhiệm, tình cảm, gắn bó đồn kết, hợp tác văn phịng UBND Vĩnh Long với Văn phòng UBND tỉnh Cà Mau Kết thúc chuyến cơng tác, Đồn trở Văn phịng UBND Vĩnh Long an tồn, đồn cơng tác vui vẻ, phấn khởi trải nhiệm chuyến tham quan, học tập thật có ý nghĩa sâu sắc Đó kinh nghiệm quý để cán tiếp tục xây dựng tổ chức làm việc cách tốt thời gian tới Thay mặt UBND tỉnh Vĩnh Long, Chánh văn phòng tỉnh, xin gửi lời cảm ơn chân thành lời chúc sức khỏe đến lãnh đạo Văn phòng tỉnh Cà mau toàn thể cán làm việc quan giúp đỡ Đồn chúng tơi thời gian công tác vừa qua UBND tỉnh Vĩnh Long xin trân trọng kính mời chào đón lãnh đại Văn phịng tỉnh Vĩnh long đoàn cán quan xếp thời gian đến thăm tham quan Văn phịng UBND tỉnh chúng tơi Rất trân trọng đón tiếp Lãnh đạo quan đồn cơng tác KT CHÁNH VĂN PHỊNG Nơi nhận: - PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG Như Lưu VT Lê Phước Thành 21 KẾT LUẬN Tóm lại, tổ chức họp hay chuyến công tác cho lãnh đạo hiệu cần nhiều công sức đưa thơng báo nhóm bạn cần gặp thời gian địa điểm cụ thể Một chuyến cơng tác muốn hiệu phải có cấu trúc, kế hoạch thứ tự không chẳng đâu khơng thực điều Với mục tiêu vững chắc, chương trình chặt chẽ với tham gia thành viên khâu kế hoạch, chuẩn bị, thực chuyến đi, chắn bạn có chuyến thành cơng Nếu bạn thư kí văn phịng mà chuẩn bị tốt cho chuyến cơng tá lãnh đạo chắn bạn lãnh đạo khen ngợi tin tửng giao cho công việc khác Từ việc nghiên cứu đề tài giúp cho em hiểu rõ trách nhiệm thư kí văn phịng cho chuyến cơng tác lãnh đạo.Trong q trình phân tích tìm hiểu cho thấy người thư kí văn phòng quan trọng đốivới người lãnh đạo Trong q trình xây dựng chuyến cơng tác cho lãnh đạo người thư kí rút kinh nghiệm quý để hoàn thiện thân Giúp cho học hỏi thêm trách nhiệm người thư kí để áp dụng cơng việc sau nghành quản trị văn phòng Do khả giới hạn điều kiện thời gian hạn chế, viết không tránh khỏi thiếu sót, em mong q thầy góp ý để em có viết tốt có nhiều kiến thức 22 LIỆU THAM KHẢO [1] Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội: Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2010 [2] PGS.TS Vũ Thị Phụng: Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất Đại học Quốc gia, Hà Nội, 2001 [3] Học Viện Hành quốc gia: Nghiệp vụ thư ký văn phòng tổ chức, Hà Nội, 2001 [4] TS Lê Văn In (Chủ biên): Nghiệp vụ thư ký giúp việc cho lãnh đạo quan, doanh nghiệp, Nhà xuất Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, 2012 [5] Cổng thơng tin điện tử tỉnh Vĩnh Long 23 ... ký văn phòng: 1.1.1 khái niệm thư kí: 1.1.2 khái niệm thư kí văn phịng: 1.2 Những nhiệm vụ thư kí văn phòng 1.3 Nghiệp vụ thư kí văn phịng 1.3.1 Nghiệp. .. phục vụ cho công việc quan lãnh đạo 1.3 Nghiệp vụ thư kí văn phịng 1.3.1 Nghiệp vụ thu thập, tiến hành xử lý cung cấp thông tin Đây nhiệm vụ người thư kí văn phịng thực tế cơng việc thư ký văn phòng. .. vụ Hà Nội: Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2010 [2] PGS.TS Vũ Thị Phụng: Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất Đại học Quốc gia, Hà Nội, 2001 [3] Học Viện Hành quốc gia: Nghiệp vụ thư ký văn