(NB) Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 1 cung cấp cho người học những kiến thức như: Nghiệp vụ phòng; Kỹ năng giao tiếp. Mời các bạn cùng tham khảo!
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ - - BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Mã số: MH19 NGHỀ: CƠNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Địa chỉ: QL 1K, Phường Bình An, TX Dĩ An, Tỉnh Bình Dương Email: cntt.cnnlnb@gmail.com [Lưu hành nội bộ] -2019- GIỚI THIỆU Hành văn phịng phận khơng thể thiếu quan doanh nghiệp, phận cốt yếu tham mưu cho nhà quản lý việc tổ chức, vận hành hoạt động quan, doanh nghiệp Ngày nay, để đáp ứng yêu cầu hội nhập phát triển, làm hành văn phịng người làm hành văn phịng phải động sáng tạo, chuyên nghiệp, thành thục kỹ hành chính, mà cịn phải có khả tiếp cận với cơng nghệ đại thích ứng cao với hồn cảnh hồn thành tốt cơng việc Hành văn phịng bao gồm cơng việc hàng ngày như: Lễ tân văn phòng; Thư ký hỗ trợ; Quản lý hạ tầng - trang thiết bị; Soạn lưu trữ văn hồ sơ; Chấm cơng - thực thi sách; Duy trì mơi trường làm việc; Xử lý thơng tin vào; Tiếp khách Để đáp ứng nhu cầu cơng việc hành văn phịng với cách làm việc theo chế mở, có tính chun nghiệp hóa ngày cao, theo yêu cầu nhà tuyển dụng, ứng viên văn phịng phải đa năng, làm nhiều việc Tài liệu xây dựng cho Học sinh – Sinh viên học tập gồm phần cụ thể sau: - Chương 1: Nghiệp vụ phòng - Chương 2: Kỹ giao tiếp - Chương 3: Văn bản, thể thức kỹ thuật trình bày - Chương 4: Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ Tài liệu biên soạn có tham khảo từ tài liệu, giảng kinh nghiệm giảng dạy tập thể giáo viên Khoa, nên tránh khỏi thiếu soát mong nhận ý kiến góp ý để tài liệu hồn thiện Mọi ý kiến đóng góp xin gửi Khoa Cơng nghệ thông tin, Trường Cao đẳng Công nghệ Nông Lâm Nam Bộ Điện thoại: 0274 3772 899; Email: cntt.cnnlnb@gmail.com Chân thành cảm ơn ! Bình Dương, ngày 01 tháng năm 2019 Nhóm biên soạn MỤC LỤC GIỚI THIỆU MỤC LỤC i NỘI DUNG TỔNG QUÁT VÀ PHÂN PHỐI THỜI GIAN DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU Chương NGHIỆP VỤ PHÒNG 1.1 TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức văn phòng 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.1.4 Cơ cấu tổ chức văn phòng quan, đơn vị 1.1.5 Hiện đại hóa cơng tác văn phòng 12 1.2 MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG 12 1.2.1 Hoạch định tổ chức hội họp 12 1.2.2 Vị trí, vai trị, nhiệm vụ người thư ký 15 1.2.3 Lập chương trình, kế hoạch cơng tác 19 1.2.4 Yêu cầu nhân viên tiếp khách 21 1.2.5 Kỹ thuật tiếp khách 22 1.2.6 Tiếp chuyện qua điện thoại 24 CÂU HỎI ÔN TẬP 27 Chương KỸ NĂNG GIAO TIẾP 29 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP 30 2.1.1 Khái niệm 30 2.1.2 Vai trò giao tiếp 30 2.1.3 Chức giao tiếp 30 2.2 CÁC PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP CƠ BẢN 33 2.2.1 Phương tiện giao tiếp ngôn ngữ 33 2.2.2 Phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ 35 2.3 CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN 45 2.3.1 Lắng nghe 45 2.3.2 Đặt câu hỏi 45 2.3.3 Thuyết phục 45 2.3.4 Thuyết trình 46 2.3.5 Viết 57 2.3.6 Đọc tóm tắt văn 57 CÂU HỎI ÔN TẬP 58 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG 58 Chương VĂN BẢN, THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY 60 3.1 VĂN BẢN, PHÂN LOẠI VĂN BẢN 60 3.1.1 Khái niệm 60 3.1.2 Phân loại văn 64 GIẤY BIÊN NHẬN HỒ SƠ 3.2 THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 3.2.1 Thể thức văn 3.2.3 Mẫu chữ chi tiết trình bày thể thức văn 23 3.2.4 Kiểu trình bày, đánh số trang văn 28 3.3 CÂU HỎI ÔN TẬP 29 3.3.1 Phần lý thuyết 29 3.3.2 phần thực hành 30 Chương TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 32 4.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 32 4.1.1 Khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thư 32 4.1.2 Những yêu cầu cán văn thư quan 34 4.2 TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 37 4.2.1 Khái niệm văn đến 37 4.2.2 Trình tự giải văn đến 38 4.3 TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 40 4.3.1 Khái niệm văn 40 4.3.2 Các bước tổ chức quản lý văn 41 4.4 LƯU TRỮ HỒ SƠ 41 4.4.1 Khái niệm lưu trữ, tài liệu lưu trữ 41 4.4.2 Các loại tài liệu lưu trữ 42 4.4.3 Chức 42 4.4.4 Tính chất cơng tác lưu trữ 42 4.4.5 Nguyên tắc công tác lưu trữ 42 4.4.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 43 4.5 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 44 4.5.1 Khái niệm tầm quan trọng dấu 44 4.5.2 Các loại dấu 45 4.5.3 Những quy định quản lý sử dụng dấu 46 4.5.4 Bảo quản dấu nguyên tắc đóng dấu 48 ii NỘI DUNG TỔNG QUÁT VÀ PHÂN PHỐI THỜI GIAN Số TT Tên mô đun Nghiệp vụ văn phòng Kỹ giao tiếp Văn – Kỹ thuật soạn thảo văn Tổ chức công tác văn thư lưu trữ Tổng cộng: Tổng số 12 20 16 12 60 Thời gian Lý Thực thuyết hành 15 11 15 41 Kiểm tra* 1 DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU TT I II III TÊN THIẾT BỊ - DỤNG CỤ - VẬT LIỆU THƠNG SỐ KT THIẾT BỊ- MÁY MĨC Máy chiếu Máy tính Máy tính học viên DỤNG CỤ Bảng viết (bảng từ) 3.6x1.25m VẬT LIỆU Phấn viết bảng Giấy A1 làm tập nhóm Giấy cắt làm thẻ màu Viết lơng viết làm tập nhóm Băng keo giấy MIC A1 A4 Pgrand Thiên long WB03 2cm ĐƠN VỊ SỐ LƯỢNG Cái Cái Cái 1 18 01 Viên Tờ Tờ 10 Cây Cuộn GHI CHÚ Chương NGHIỆP VỤ PHÒNG Thời gian: 12h (LT: 4h;TH: 8h) A MỤC TIÊU: Sau học xong người học có khả năng: - Trình bày khái niệm, chức văn phòng; nhiệm vụ; cấu tổ chức; đại hóa cơng tác văn phịng quan đơn vị; - Thực số nghiệp vụ người thư ký văn phòng như: Hoạch định tổ chức hội họp; Lập chương trình kế hoạch cơng tác, u cầu nhân viên văn phòng, số kỹ thuật tiếp khách; tiếp chuyện qua điện thoại… - Rèn luyện ý thức lao động, tác phong cơng nghiệp, có trách nhiệm sáng tạo B DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU TT I II III TÊN THIẾT BỊ - DỤNG CỤ - VẬT LIỆU THƠNG SỐ KT THIẾT BỊ- MÁY MĨC Máy chiếu Máy tính DỤNG CỤ Bảng viết (bảng từ) 3.6x1.25m VẬT LIỆU Phấn viết bảng Giấy A1 làm tập nhóm Giấy cắt làm thẻ màu Viết lơng viết làm tập nhóm Băng keo giấy MIC A1 A4 Pgrand Thiên long WB03 2cm ĐƠN VỊ SỐ LƯỢNG Cái Cái 1 01 Viên Tờ Tờ 8 Cây Cuộn GHI CHÚ C NỘI DUNG: 1.1 TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, máy giúp nhà quản lý điều hành công việc đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức 1.1.2 Chức văn phịng Có chức năng: - Chức tham mưu tổng hợp - Chức hậu cần - Chức đại diện 1.1.2.1 Chức tham mưu tổng hợp Hiểu tham mưu gì?: Là phục vụ lãnh đạo, đạo điều hành hoạt động lãnh đạo Nói cách khác tham mưu giúp việc lãnh đạo cho quan Hiểu tổng hợp gì?: Tổng hợp, xử lý cung cấp thơng tin mặt tình hình hoạt động quan tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý Tóm lại: Văn phịng giúp việc cho máy lãnh đạo quản lý cơng việc sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc - Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực kế hoạch - Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan 1.1.2.2 Chức hậu cần Là tổ chức việc quản lý, sử dụng tài khoản, sử dụng khoản kinh phí, quản lý tài sản vật chất quan Đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho quan Trong giao tiếp người ta hay dùng đồ vật định như: bưu ảnh, tặng hoa, tặng quà, đồ lưu niệm… Tóm lại, phương tiện giao tiếp phi ngơn ngữ chịu ảnh hưởng lớn yếu tố văn hóa, đặc điểm dân tộc, phong tục, tập quán 2.3 CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN Các kỹ giao tiếp là: lắng nghe, đặt câu hỏi, thuyết phục, thuyết trình, viết, đọc tóm tắt văn 2.3.1 Lắng nghe Để lắng nghe có hiệu quả, việc ý hạn chế ảnh hưởng yếu tố cản trở, phải biết tạo không khí bình đẳng, thân mật thoải mái, biết gọi mở để người đối thoại trút bầu tâm sự; biết tỏ quan tâm thông cảm với họ, biết phản hồi cách thích hợp 2.3.2 Đặt câu hỏi Trong giao tiếp, câu hỏi sử dụng với nhiều mục đích khác nhau: Thu thập thơng tin, kích thích tư người đối thoại theo hướng hay hướng khác, đề xuất ý kiến, kết thúc gặp gỡ hay đơn giản thể quan tâm nhằm tạo khơng khí tốt tiếp xúc Nói cách khác có nhiều loại câu hỏi, loại câu hỏi có ưu định cần biết đặt câu hỏi cho phù hợp với tình cụ thể để đạt mục đích giao tiếp 2.3.3 Thuyết phục Thuyết phục người khác nghệ thuật, khơng địi hỏi lập luận chặt chẽ, chứng rõ ràng mà khéo léo, nhạy cảm, tinh tế Trong thuyết phục, cần ý đến quy trình gồm bốn bước sau: - Tạo khơng khí bình đẳng - Chú ý lắng nghe 45 - Bày tỏ thông cảm - Giải tỏa phân vân, lo ngại đối tượng giao tiếp 2.3.4 Thuyết trình 2.3.4.1 Khái niệm Thuyết trình trình bày vấn đề cách bản, hệ thống trước nhóm người hay nhiều người để nhằm cung cấp thông tin, tri thức cần thiết cho đối tượng nghe Kĩ thuyết trình nhiều kĩ giao tiếp Do đó, kĩ thuyết trình bên cạnh đặc điểm riêng mang đặc điểm chung kĩ giao tiếp Đó khả nhận biết nhanh chóng biểu bên ngồi đốn biết diễn biến tâm lý bên trong.Đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh điều khiển trình giao tiếp đạt mục đích định Ví dụ: Nhóm trưởng thuyết trình trước nhóm để truyền đạt ý kiến qun góp, giúp cho bạn có hồn cảnh khó khăn… 2.3.4.2 Yêu cầu kĩ thuyết trình - Người thuyết trình phải đánh giá thân mình: kiến thức, mối quan hệ, cương vị, bề dày thực tiễn - Tìm hiểu kĩ đối tượng, trình tự, nghề nghiệp, nhu cầu… - Chuẩn bị trước kiến thức, thơng tin, tài liệu thuyết trình - Phải xác định rõ mục đích thuyết trình, có lý do, thời gian, địa điểm thuyết trình - Phải biết lắng nghe đối tượng có phản hồi kịp thời - Cấu trúc tốt phần thuyết trình: Mở đầu, thân bài, kết luận 2.3.4.3 Các bước thuyết trình 2.3.4.3.1.Chuẩn bị thuyết trình 46 Để tự tin thuyết trình cần phải có chuẩn bị chu đáo, cẩn thận Ở giai đoạn này, cần phải: - Thứ nhất, chuẩn bị thân: + Về tinh thần: Người thuyết trình trước tiên cần chuẩn bị mặt tinh thần để tạo tự tin, thoải mái khơng có tâm trạng lo lắng, run sợ Những người hay hồi hộp, sợ nói trước đám đơng phải thực hành nhiều cách khác như: tập nói nhiều lần trước bạn bè, người thân, tham gia hoạt động tập thể( ví dụ: tham gia tình nguyện…) hay chí nói trước gương + Về kiến thức: Khi mời thuyết trình hay phân cơng thuyết trình, cần đánh giá thân xem am hiểu vấn đề nào, có đủ thơng tin trình bày hay khơng? Để từ chuẩn bị kiến thức cần thiết cho thuyết trình Ngồi ra, cần chuẩn bị kiến thức xung quanh vấn đề thuyết trình để chủ động tình xảy bất ngờ, sẵn sàng trả lời câu hỏi từ người nghe Với mục đích đem lại giải thích cho người khác hiểu yếu tố giúp chủ động bộc lộ tự tin bên + Các yếu tố bên ngồi: chuẩn bị đầu tóc, trang phục, giầy dép…phù hợp, gọn gàng, - Thứ hai, tìm hiểu đối tượng nghe: Bài thuyết trình phải xây dựng xung quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm Cùng vấn đề thuyết trình cho đối tượng khác cần xây dựng thuyết trình khác nhau.Chẳng hạn, giảng vấn đề giảng lớp chức giảng viên phải triển khai vấn đề khác với giảng lớp quy Do đó, để có thuyết trình tốt phải tìm hiểu đối tượng nghe để trình bày điều người nghe chờ đợi khơng đơn giản nói muốn.Vì vậy, phải xác định đối tượng nghe ai, vốn kiến thức họ hay họ hiểu biết vấn đề trình bày đến đâu 47 - Thứ ba, chuẩn bị thuyết trình: + Xác định mục đích thuyết trình (nói gì): Xác định mục đích thuyết trình dễ dàng chuẩn bị nội dung nói Bài thuyết trình cần xác định thơng điệp nội dung định tránh trường hợp có q nhiều thơng điệp đan xen thuyết trình, nội dung thuyết trìnhlan man, dài dịng khơng thể để xác định vấn đề trọng tâm + Xác định nói nào: để tạo chủ động thuyết trình cần lập dàn ý trước, xem nói vấn đề khoảng thời gian đó? Vấn đề trọng tâm hướng tới?Dàn ý thuyết trình chuẩn bị trước giúp cho người nói có nói logic, đủ ý…điều tạo chủ động tự tin thuyết trình + Chuẩn bị nội dung thuyết trình: * Chuẩn bị phần mở đầu: Phần mở đầu nói chuyện có nhiệm vụ giới thiệuchủ đề thu hút ý người nghe Chúng ta cần biết tận dụng tập trung ý cao giây phút để dẫn dắt người nghe vào nói chuyện (dẫn nhập) Có nhiều cách dẫn nhập, tùy theo tình cụ thể chọn cách sau mở đầu nói chuyện: Dẫn nhập trực tiếp: Nêu thẳng chủ đề mục đích nói chuyện, vấn đề trình bày nói chuyện Dẫn nhập cách đặt câu hỏi: cách đặt câu hỏi phần mở đầu để làm người phải suy nghĩ đến chủ đề nói chuyện Chẳng hạn, thuyết trình vấn đề “ Bình luận vấn đề tội phạm nay” mở đầu câu hỏi như: hỏi bạn sinh viên : ý kiến bạn vấn đề nào? Bạn có nghĩ vấn đề tội phạm ngày nghiêm trọng… 48 Dẫn nhập theo lối kể chuyện: Người nói chuyện từ từ dẫn đưa người nghe đến với chủ đề nói chuyện cách nhắc lại kiện khứ có liên quan đến chủ đề Dẫn nhập tương phản: Người nói chuyện bắt đầu việc nhấn mạnh mâu thuẫn để gây ý Dẫn nhập cách trích dẫn lời nói danh nhân: Một câu trích dẫn thích hợp cách mở đầu thú vị Ngoài cách mở đầu nêu cịn có cách mở đầu khác Tùy theo tình huống, đặc điểm người nghe sở thích bạn mà chọn cách mở đầu cho phù hợp * Chuẩn bị phần khai triển: Trong trình khai triển phải đưa ý chính, phân tích, chứng minh để làm rõ vấn đề muốn trình bày, qua thể ý tưởng Khi chuẩn bị phần cần lưu ý: nên đưa ví dụ, số liệu cụ thể minh họa cho ý, luận điểm chuẩn bị thêm câu chuyện vui, khơi hài để làm cho khơng khí buổi nói chuyện đỡ căng thẳng trì ý người nghe * Chuẩn bị phần kết: Theo quy luật ý giây phút cuối buổi nói chuyện, người nghe lại lần dồn ý vào bạn Chúng ta cần biết lợi dụng ý để chốt lại người nghe điểm then chốt nói chuyện tùy theo tính chất, mục đích buổi nói chuyện mà đưa lời chúc mừng, lời kêu gọi đề nhiệm vụ cho tương lai 2.3.4.3.2 Tiến hành thuyết trình - Tạo khơng khí tiếp xúc: Để tạo khơng khí thoải mái thân thiện cho ngườinghe thơng thường mở đầu người thuyết trình thường nhắc đến người nghe với từ “chúng ta”.Trước bắt đầu nói chuyện cần giới thiệu thân cách ngắn gọn 49 - Trình bày nội dung: Triển khai thuyết trình, người nói nên diễn đạt theo dàn ý lập sẵn từ trước để đảm bảo logic, không bị thiếu trùng ý Tuy nhiên không nên phụ thuộc nhiều vào giấy chuẩn bị, tốt nên thoát li khỏi văn Tập trung thời gian nói vào vấn đề trọng tâm để giải mục đích tránh lan man, mở rộng vấn đề làm cho nói bị “lỗng” Tuy nhiên để để tránh tạo cảm giác khô khan cho người nghe triển khai thuyết trình, người thuyết trình cần phải có kĩ định để làm nên hấp dẫn thuyết trình Trong đó, người thuyết trình cần ý điểm sau: + Về giọng nói: giọng nói người thuyết trình cần vừa đủ để người xa nghe, khơng nói q to hay q nhỏ, khơng nói q nhanh q chậm, giọng nói cần có thay đổi tùy hồn cảnh mà có độ cao thấp hay trầm bồng, có điểm nhấn Phát âm phải chuẩn, rõ chữ, không nhầm lẫn âm, tránh nói lắp.Sử dụng ngơn ngữ phù hợp với đối tượng nghe + Dáng điệu cử chỉ: Khi đứng bục giảng phải thể đàng hoàng, đĩnhđạc tự tin, thoải mái Đứng bục giảng bạn cần đứng thẳng với tư tự nhiên, không bỏ tay vào túi quần, mắt nhìn thẳng người nghe, nhẹ nhàng tôn trọng quan tâm người nghe lại lúc nói chuyện, song khơng nên rời khỏi tầm nhìn nhóm người nghe lúc qua lâu Tư tốt để bắt đầu thuyết trình đứng thẳng, hai chân mở rộng sang hai bên trọng lượng thể đổ dồn xuống hai chân Giữ điệu cách tự nhiên, tránh cử lặp lại Dùng cử để nhấn mạnh điểm thu hút ý nơingười nghe + Nét mặt: Trong thuyết trình tùy vào vấn đề mà thuyết trình cần thể thân thiện,vui tươi, hồ hởi đồng thời phải nghiêm túc, lịch để thu hút người nghe phù hợp với vấn đề thuyết trình 50 Ví dụ: Khi sinh viên lên thuyết trình tập nhóm lớp nét mặt phải thể vui vẻ, chủ động, biểu lộ nét mặt mệt mỏi, cau có, buồn rầu… không thu hút, không gây thiện cảm với người nghe + Ánh mắt: Trong trình trình bày, thường xun đưa mắt nhìn phía người nghe, bao qt tất người có mặt phịng, đừng để có cảm giác bị bạn “bở rơi” Nhìn cách thân mật.Trao đổi mắt trực tiếp với số người đám đông liếc qua tồn khán giả nói.Tuy nhiên, khơng nên nhìn thẳng vào mắt thính giả làm họ bối rối đơi thân diễn giả trở nên bối rối + Tay: Khi thuyết trình ta thường thấy “tay chân thừa thãi”, chưa biết vung tay cho hợp lí Thực tế ta biết kết hợp nói với cử củatay, bàn tay vũ khí lợi hại thuyết trình giúp bổ trợ lời nói, đồng thời bày tỏ thân thiện Nguyên tắc phải để tay khoảng từ thắt lưng tới cằm Nếu đưa cao, tay che mặt làm cho ta phát âm không rõ, cịn đưa q thấp người ngồi khơng nhìn thấy Khi đưa tay phải ln nhớ “ ra, lên” Trong thuyết trình ý liên tục đổi tay để tạo khác biệt - Trả lời người nghe: Bài thuyết trình trở nên nhàm chán đơn giản người nói người cịn lại nghe Như khẳng định muốn đạt thành cơng cần có tương tác trực tiếp hai bên tham gia thuyết trình.Cụ thể thuyết trình, người thuyết trình nên có đen xem khoảng thời gian định để người nghe đặt câu hỏi liên quan đến nội dung triển khai.Việc đặt trả lời câu hỏi giúp cho người nghe kịp thời giải đáp thắc mắc mình, nhằm kích thích ý đồng thời tạo hội cho người thuyết trình bộc lộ tự tin kiến thức chuẩn bị 51 - Kết thúc thuyết trình: tóm lại ý chính, kết luận vấn đề thuyết trình Mỗi kết thúc vấn đề việc đơngiản nên làm cần tóm tắt lại vấn đề trọng tâm hay điểm cần lưu ý để người nghe nắm ý mà khơng bị lan man, nhớ nhiều Thơng báo việc kết thúc thể cụm từ như: tóm lại ; để kết thúc, tơi tóm tắt lại ; Trước chia tay, tơi xin tóm tắt lại trình bày Việc thơng báo cịn giúp thính giả chuẩn bị tinh thần để tiếp thu thông tin cốt lõi Phần kết luận thuyết trình cần cám ơn lắng nghe người nên có phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến hành động Có thể kêu gọi cam kết hành động cụ thể như: vỗ tay, giơ tay biểu thực ngay( ví dụ: thuyết trình qun góp từ thiện kết thúc nói chuyện cần kêu gọi người thực cách đóng góp tiền vào quỹ từ thiện) Hoặc đơn giản sử dụng cách hướng người nghe đến hành động cụ thể việc áp dụng họ thu từ thuyết trình vào công việc cụ thể họ 2.3.4.4 Các vấn đề cần ý để thuyết trình trước đám đơng hiệu Có nhiều yếu tố quan trọng định thành cơng thất bại, bên cạnh cần có kỹ trình bày trước đám đơng, kỹ diễn đạt hay kỹ giao tiếp Để hiểu cụ thể kỹ mềm quan trọng bạn tham khảo thêm phần sau 2.3.4.4.1 Thực hành Đương nhiên, bạn muốn luyện tập nhiều lần cho phần trình bày bạn Nhưng đơi bạn khơng có đủ lượng thời gian luyện tập cần thiết, Nhưng bạn thực tận dụng khơng gian để luyện tập, cách giúp việc thực hành bạn hiệu nói ghi âm nói, sau 52 bạn nghe lại bạn thấy cần điều chỉnh chỗ nào, cần thêm thơng tin gì, liệu bạn bỏ qua 2.3.4.4.2 Biến đổi lượng thần kinh Into Enthusiasm Nó nghe lạ, tơi thường xun uống nước nghe chút âm nhạc tai nghe tơi trước trình bày Tại sao? điều giúp tơi đỡ bồn chồn giúp tơi tập trung vào buổi nói chuyện tới 2.3.4.4.3 Tham dự thuyết trình khác Nếu bạn đem lại nói chuyện phần họp, cố gắng tham dự số đàm phán trước diễn giả khác Điều cho thấy tôn trọng cho diễn viên bạn tạo cho bạn hội để cảm nhận khán giả Tâm trạng đám đơng gì? Là phần trình bày chiến lược hay chiến thuật tự nhiên? Loa khác nói điều mà bạn chơi tắt sau thuyết trình riêng bạn 2.3.4.4.4 Đến sớm Đây luôn tốt phép bạn dành nhiều thời gian để giải trước trình bày vấn đề bạn buổi thuyết trình Thêm thời gian, đảm bảo bạn không bị trễ cung cấp cho bạn nhiều thời gian để thích nghi với khơng gian trình bày bạn 2.3.4.4.5 Hãy điều chỉnh tầm mắt bạn đến tồn khán phịng Bạn nên thay đổi hướng nhìn phân bổ đến nhiều khu vực khán phòng nhằm giúp tạo thiện cảm với khán giả Điều phần giúp bạn thấy phần lớn người có tập trung lắng nghe bạn hay khơng, bạn biết khu vực chưa thực tập trung bạn mong muốn đưa điều chỉnh kịp thời 2.3.4.4.6 Trao đổi với khán giả 53 Trao đổi với khán giả làm cho bạn dễ thương gần gũi Hãy hỏi người tham dự kiện câu hỏi câu trả lời họ Họ chí cung cấp cho bạn số cảm hứng để dệt thành nói chuyện bạn Bạn rèn luyện phương pháp tương tác với người nghe thơng qua chương trình đào tạo kỹ thuyết trình cổng đào tạo trực tuyến Academy.vn:Kỹ cho người làm: 2.3.4.4.7 Sử dụng tư tích cực Cho dù bạn có tin hay khơng việc bạn thường xuyên suy nghĩ tích cực vấn đề, tạo cho trạng thái hưng phấn tâm lý trước bắt đầu buổi thuyết trình giúp bạn vượt qua nhiều rào cản tâm lý nói trước đám đơng Khi bạn tư tích cực tưởng tượng điều tích cực diễn buổi thuyết trình mình, bạn hình dung rõ tình xử lý chúng cách dễ dàng 2.3.4.4.8 Hãy tạo đồng cảm với khán giả Một lo ngại khó khăn thuyết trình nói trước cơng chúng khán giả bí mật chờ đợi để cười vào sơ suất sai lầm bạn May mắn thay, trường hợp đại đa số thuyết trình Các khán giả muốn nhìn thấy bạn thành cơng Trong thực tế, nhiều người có nỗi sợ nói trước cơng chúng, khán giả dường khơng quan tâm, tốt mà hầu hết người nghe thuyết trình bạn liên quan đến cách thức Nếu bạn bắt đầu cảm thấy lo lắng, nhắc nhở khán giả nghe bạn nói, thực muốn nhìn thấy bạn nói chủ đề hơm 2.3.4.4.9 Hãy hít thở sâu Khi bạn lo lắng, bắp bạn thắt chặt, chí bạn gặp khó khăn việc giữ nhịp thở bạn Ngay lúc này, bạn hít thở thật sâu Những 54 thở sâu giúp máu bạn lưu thông tốt cung cấp nhiều oxy lên não, điều giúp bạn cảm thấy thư giãn dễ chịu 2.3.4.4.10 Nụ cười Khi bạn cười lượng endorphins bạn tăng lên, điều có tác dụng làm giảm lo lắng bạn giúp bạn bình tĩnh cảm thấy phấn chấn Mỉm cười mẹo nhỏ kỹ giao tiếp giúp bạn thể tự tin nhiệt tình với đám đơng 2.3.4.4.11 Tập thể dục Tập thể dục trước ngày trước trình bày bạn để tăng cường endorphins, chất giúp làm giảm bớt lo lắng 2.3.4.4.12 Hãy biết tạo điểm dừng thông minh Khi bạn lo lắng, nhịp tim bạn tăng lên, tốc độ nói âm vực nói bạn thay đổi bạn gặp nhiều khó khăn việc nhấn trọng âm diễn đạt Lúc này, quảng nghỉ vài giây vài phút giúp bạn thoải mái trước tiếp tục chủ đề thuyết trình 2.3.4.4.13 Bạn người chủ động thu hút tương tác với người nghe Phần lớn tâm lý người đến buổi thuyết trình rơi vào trạng thái thụ động, điều dẫn tới tình trạng tương tác chiều làm giảm hiệu thông điệp mà bạn muốn truyền tải buổi thuyết trình Để khắc phục điều này, bạn xem xét việc bắt đầu với thăm dò khảo sát Không đưa câu hỏi bất ngờ - thay vào đó, xem chúng hội để cung cấp cho khán giả bạn họ muốn 2.3.4.4.14 Hãy dành phút thư giãn Ngay trình bày bạn chuẩn bị sẵn vừa khít với thời gian dự kiến diễn việc bạn biết cách tận dụng quãng nghỉ để chèn vào 55 mẩu truyện cười ngắn hay câu nói nhẹ nhàng cách tuyệt vời để giúp người nghe cảm thấy thoải mái Điều đặc biệt quan trọng buổi thuyết trình bạn chứa nhiều thông tin Tuy nhiên bạn cần lưu ý để trì cân bằng, bạn khơng nên sử dụng q nhiều làm cho người nghe quên nội dung mà bạn muốn truyền tải 2.3.4.4.15 Đừng cố gắng cho người thấy bạn trả lời tất câu hỏi Rất người trình bày hay thuyết trình cơng khai thừa nhận họ thực câu trả lời cho câu hỏi đó, điều khiến họ cảm thấy quyền lực sức ảnh hưởng bị suy yếu Tuy nhiên, tất biết rằng, khơng biết hết thứ Chính vậy, đơi bạn thừa nhận bạn chưa sẵn sàng trả lời cho vấn đề đó, việc làm cải thiện độ tin cậy bạn Nếu hỏi câu hỏi mà bạn chưa biết, bạn trả lời bạn 2.3.4.4.16 Uống nước Việc bạn thiếu nước dẫn đến lo lắng khơng đáng có, lúc này, bạn uống ngụm nước trước tiếp tục câu chuyện bạn Bạn giữ chai nước tay phòng trước hợp bạn cảm thây khô miêng, hay cảm thấy lo lắng Đây xem mẹo giúp bạn bình tĩnh trước trình bày điều quan trọng Khô miệng kết chung lo lắng Ngăn chặn xanh cottonmouth cách lại ngậm nước uống thật nhiều nước trước nói chuyện bạn (chỉ cần khơng qn nhấn vào phịng tắm trước bắt đầu) Giữ chai nước tầm tay trình bày trường hợp bạn bị khơ miệng nói chuyện lên bão Nó cung cấp đối tượng rắn để ném vào tiềm 2.3.4.4.17 Đừng đấu tranh với nỗi sợ 56 Chấp nhận nỗi sợ hãi bạn dễ dàng so với việc bạn chống lại Ai có cảm giác sợ hãi thuyết trình, qua sau vài phút Hãy nhớ rằng, cảm xúc bồn chồn, lo lắng xấu bạn biết thành lượng, nhiệt tình tích cực bạn cảm thấy nỗi sợ khơng cịn bạn mau chóng vượt qua Có nhiều cách để cải thiện kỹ thuyết trình nói trước đám đơng bạn Nhưng điều quan trọng bạn cần có tinh thần cầu tiến, khắc phục nhược điểm Đó yếu tố quan trọng để trở thành diễn giả chun nghiệp Thuyết trình trước đám đơng khơng phải điều q khó khăn Hãy bình tĩnh, hít thở thật sâu, nhớ lại trình luyện tập thuyết trình mình, chúng tơi tin thuyết trình bạn hiệu vô 2.3.5 Viết Viết kỹ giao tiếp Đặc biệt nhân viên văn phòng, người thư ký việc soạn thảo văn báo cáo, biên bản, tờ trình hay loại thư tín lại cơng việc mạng tính chun mơn, nghiệp vụ Để có văn ý, trước hết cần xác định rõ chủ đề chung văn bản, tiếp đến lập dàn ý cuối tiến hành viết 2.3.6 Đọc tóm tắt văn - Đọc văn cơng việc quan trọng khơng người, đặc biệt nhân viên văn phòng, người thư ký nhiệm vụ thu thập thông tin phục vụ lãnh đạo Để đọc có hiệu quả, cần: + Sử dụng phương pháp “khảo sát, phân tích đọc với tốc độ thích hợp” + Chọn hình thức đọc + Rèn luyện phương pháp đọc nhanh 57 - Tóm tắt văn trình bày lại nội dung văn gốc, có loại bỏ nội dung khơng cần thiết Việc tóm tắt văn thực theo kỹ thuật sau: + Xác định số đoạn văn có văn chủ đề đoạn + Diễn đạt lại chủ đề đoạn + Liên kết phần diễn đạt lại để có văn tóm tắt CÂU HỎI ƠN TẬP Vai trò việc giao tiếp đời sống xã hội cơng tác văn phịng gì? Các phương tiện giao tiếp gì? Hãy giải thích giao tiếp bạn cần phải sử dụng đến phương tiện phi ngôn ngữ? Muốn thuyết phục có hiệu quả, bạn cần lưu ý điều gì? Nêu lợi ích việc lắng nghe Làm để lắng nghe có hiệu quả? BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Bạn thư ký văn phịng cơng ty Trước thương lượng quan trọng với đối tác mới, bên đối tác tặng bạn quà Bạn xử lý nào? Cơng ty A có nhiều dự án làm ăn địa bàn tỉnh Y Trong đợt thay đổi nhân vừa qua, tỉnh Y có vị tân chủ tịch Theo phép xã giao, công ty A cần chúc mừng vị tân chủ tịch Trong ban giám đốc có hai ý kiến: Thứ nhất: Gửi thiệp chúc mừng; Thứ hai: Gửi thiệp chúc mừng kèm theo quà; Theo bạn ý kiến tốt hơn, sao? 58 D, 23 tuổi, tuyển vào làm thư ký văn phịng cho cơng ty T Trong lần xuống kiểm tra sở sản xuất, giám đốc để D Lần xuất trước công nhân, D chọn trang phục mốt trang điểm cẩn thận Tại sở sản xuất, ánh mắt đổ dồn vào D Tuy nhiên, ánh mắt thiếu thân thiện Từ D cịn nghe lời bàn tán: ” Trẻ, đẹp lại ăn mặc tân thời chả trách giám đốc nhận làm thư ký”… Bạn có nhận xét trang phục D tình giao tiếp trên? 59 ... 1. 1.2 Chức văn phòng 1. 1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1. 1.4 Cơ cấu tổ chức văn phòng quan, đơn vị 1. 1.5 Hiện đại hóa cơng tác văn phịng 12 1. 2 MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN... QUÁT VÀ PHÂN PHỐI THỜI GIAN DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU Chương NGHIỆP VỤ PHÒNG 1. 1 TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 1. 1 .1 Khái niệm văn phòng 1. 1.2... hành chính: - Chánh văn phịng (hoặc Trưởng phịng hành chính) - Giúp việc có Phó chánh văn phịng ( Phó phịng hành chính) 1. 1.4.2.2 Các phận trực thuộc Văn phòng - Bộ phận văn thư Thực công việc