Bài giảng Soạn thảo văn bản hành chính nâng cao bài 9: Mail Merge được biên soạn nhằm giúp các em sinh viên biết cách trộn thư trong word bằng tính năng Mail Merge, nhằm giúp cho công việc soạn thảo văn bản để gửi thư mời được rút ngắn đi đáng kể. Giúp tự động trộn thư, chèn một danh sách vào một mẫu tin cố định như thư mời, bảng điểm... cho nhiều người một cách hiệu quả nhất, nhanh nhất và tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với cách truyền thống. Mời các bạn cùng tham khảo bài giảng tại đây.
BÀI 09: MAIL MERGE I Đặt Vấn Đề Thông thường bạn có mẫu thư mời, bảng điểm, hơp Bạn thường làm thủ công phải photo nguyên vài chục đơn điền tay thông tin liệu vào Hoặc máy gõ thời gian, đơi cịn bị lỗi, sai sót Sử dụng tính Mail Merge Word hữu ích người dùng Tính giúp cho công việc soạn thảo văn để gửi thư mời rút ngắn đáng kể Giúp tự động trộn thư, chèn danh sách vào mẫu tin cố định thư mời, bảng điểm cho nhiều người cách hiệu nhất, nhanh tiết kiệm nhiều thời gian so với cách truyền thống BÀI 09: MAIL MERGE II Cách Trộn Thư Trong Word Bằng Tính Năng Mail Merge Yêu Cầu: Bạn cần file Word chứa nội dung thư mời làm khung file chứa danh sách người mời (đơn cử file Excel), liệu danh sách Excel điền cách tự động Đặc biệt lúc tạo file danh sách khơng để trống dịng phía hay phía table Nếu khơng bạn tạo biểu mẫu trống Ví dụ: BÀI 09: MAIL MERGE Các Bước Thực Hiện Trộn Thư Trong Word Bước 1: Tại văn Word cần trộn thư, click vào tab Mailings Start Mail Merge Step-by-Step Mail Merge Wizard để mở bước thực BÀI 09: MAIL MERGE Các Bước Thực Hiện Trộn Thư Trong Word Bước 2: Tại hộp thoại Mail Merge click chọn Letter click Next: Starting document mục Step of để bắt đầu trình trộn thư mời BÀI 09: MAIL MERGE Các Bước Thực Hiện Trộn Thư Trong Word Bước 3: Tại câu hỏi How you want to set up your letters?, bạn tích vào Use the current document Sau click chọn Next: Select recipients BÀI 09: MAIL MERGE Các Bước Thực Hiện Trộn Thư Trong Word Bước 4: Trong mục Select recipients, chưa có danh sách bạn chọn Type a new list Create… để tạo Sau xuất cửa sổ New Address list Chọn Customize Columns Sau Thêm, Xoá, Sửa tuỳ nội dung cần trộn vào thư bạn Nhấn OK BÀI 09: MAIL MERGE Các Bước Thực Hiện Trộn Thư Trong Word Bước 5: Tiếp tục cửa sổ New Address list Bạn điền thơng tin trường Tiếp nhấn OK đặt tên file Danh Sách Save New Entry: Thêm dòng Delete Entry: Xóa dịng Find: Tìm kiếm BÀI 09: MAIL MERGE Các Bước Thực Hiện Trộn Thư Trong Word Bước 6: Trong mục Select recipients, có danh sách thơng tin file Excel click chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn) click vào Browse để mở file Excel chứa danh sách cần mời BÀI 09: MAIL MERGE Các Bước Thực Hiện Trộn Thư Trong Word Bước 7: Trong cửa sổ Select Data Source chọn file Excel file Word cần sử dụng click Open BÀI 09: MAIL MERGE Các Bước Thực Hiện Trộn Thư Trong Word Bước 8: Hộp thoại Select Table ra, chọn vào Sheet chứa liệu cần sử dụng (trong file Excel chứa sheet) Nhấn OK BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Theo Yêu Cầu Trong Word Bước 5: Tiến hành kết nối với liệu mà có file Excel phía Tại tab Mailings chọn Select Recipients chọn Use an Existing List Sau chọn file Danh sách Sheet tương ứng nhấn OK BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Theo Yêu Cầu Trong Word Bước 6: Tại tab Mailings Insert Merge Field chọn trường tương ứng với danh sách hình ảnh thực Bước 10 trộn thư hình ảnh Cú pháp: {INCLUDEPICTURE “Chọn Field Hình Ảnh} BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Theo Yêu Cầu Trong Word Bước 7: Nhấn Update Labels thẻ Mailings để ô lại bảng nhận định dạng giống ô làm BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Theo Yêu Cầu Trong Word Bước 8: Xem liệu Tại tab Mailings bạn chọn Finish & Merge chọn Edit Individual Documents Lúc có hộp thoại ra, bạn chọn mục All ấn OK BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Theo Yêu Cầu Trong Word Bước 9: Lúc hình ảnh chưa hiển thị Các bạn nhấn Ctrl+A để bơi tất bảng Sau ấn F9 Fn+F9 số máy hình ảnh hiển thị BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Có Điều Kiện Trong Word Bài tốn: Giả sử gửi giấy mời phụ huynh có điều kiện thực theo khối sau: Khối lớp 10 Khối lớp 11 Khối lớp 12 30 Yêu cầu: Tạo sẵn danh sách liệu Excel Thiết kế mẫu giấy mời BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Có Điều Kiện Trong Word Các bước thực tương tự trước Bước 1: Tiến hành kết nối với liệu mà có file Excel tạo sẵn Tại tab Mailings chọn Select Recipients chọn Use an Existing List Sau chọn file Danh sách Sheet tương ứng nhấn OK BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Có Điều Kiện Trong Word Các bước thực tương tự trước Bước 2: Tại tab Mailings Insert Merge Field chọn trường tương ứng với danh sách Lúc chưa chèn cột lúc Vào lúc BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Có Điều Kiện Trong Word Các bước thực tương tự trước Bước 3: Thực điều kiện cột lúc phù hợp theo khối Đầu tiên thực khối trước Đặt trỏ chuột vị trí tab Mailings Rules If… then… Else… BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Có Điều Kiện Trong Word Các bước thực tương tự trước Bước 3: Tại Field Name, chọn trường Field Name: Khối_lớp Comparison: Equal to Compare to: Chọn khối lớp Insert this text: Chọn theo khối lớp cần hiển thị BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Có Điều Kiện Trong Word Kết Bước 3: Chúng ta lúc bấm Preview Results để xen kết Nhận thấy khối 12 hiển thị giờ, cịn khối 10, 11 thực Bước BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Có Điều Kiện Trong Word Bước 4: Thực đặt thêm câu điều kiện để hiển thị khối lại Nhấn Alt+F9 Hiển thị điều kiện Giải thích điều kiện này: Nếu Khối_lớp 12 lúc 30 Cịn lại dấu nháy sau khơng cịn điều kiện BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Có Điều Kiện Trong Word Bước 5: Tại dấu nháy sau chưa có điều kiện Thực nhấn Ctrl+F9 F9 để hiển thị dấu ngoặc nhọn {} Sau để thực tránh sai sót ta Copy điều kiện trước Paste vào bên dấu ngoặc nhọn thay lại cho yêu cầu đề BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Có Điều Kiện Trong Word Bước 6: Cuối thực điền thêm dấu nháy phía sau “9 giờ” Tức hiểu rằng: Nếu Khối_lớp = 12 30 Khối_lớp = 11 Cịn lại dấu nháy ghi “8 giờ” Đúng với câu điều kiện IF BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Có Điều Kiện Trong Word Bước 7: Đóng hình lệnh nhập cơng thức cách nhấn Alt+F9 Cuối show xem kết ... dụ: BÀI 09: MAIL MERGE Các Bước Thực Hiện Trộn Thư Trong Word Bước 1: Tại văn Word cần trộn thư, click vào tab Mailings Start Mail Merge Step-by-Step Mail Merge Wizard để mở bước thực BÀI 09:. .. ảnh Kết đạt BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Theo Yêu Cầu Trong Word Bước 2: Tạo Label cho file Word để chia phần trang yêu cầu Tại tab Mailings Start Mail Merge Labels BÀI 09: MAIL MERGE Trộn... ấn OK BÀI 09: MAIL MERGE Trộn Thư Theo Yêu Cầu Trong Word Bước 9: Lúc hình ảnh chưa hiển thị Các bạn nhấn Ctrl+A để bơi tất bảng Sau ấn F9 Fn+F9 số máy hình ảnh hiển thị BÀI 09: MAIL MERGE Trộn