Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại trường đại học thủ dầu một thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM THỊ HUYỀN SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Luận văn thạc sĩ Chuyên ngành: Lưu trữ học THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2020 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM THỊ HUYỀN SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Luận văn thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 Người hướng dẫn khoa học: TS Phạm Thị Ngọc Thu THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2021 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan Luận văn “Soạn thảo ban hành văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một-Thực trạng giải pháp” cơng trình nghiên cứu Những thông tin, số liệu luận văn trích dẫn rõ ràng, đầy đủ nguồn gốc, có kế thừa, phát triển từ tài liệu, tạp chí cơng trình cơng bố Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm với lời cam đoan Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng Tác giả luận văn Phạm Thị Huyền i năm 2021 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN Văn hành VBHC Văn VB Cán bộ, viên chức CBVC Nhà xuất Nxb Đại học Thủ Dầu Một ĐHTDM Hội đồng Trường HĐTr Quyết định QĐ Tờ trình TTr Kế hoạch KH Thông báo TB Công văn CV Báo cáo BC Biên BB Hợp đồng HĐ Bản ghi nhớ BGN Giấy giới thiệu GGT ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN .ii MỞ ĐẦU 1 Lý lựa chọn đề tài Tình hình nghiên cứu đề tài 3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Các nguồn tư liệu sử dụng 10 Đóng góp đề tài 10 Bố cục đề tài 11 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CƠNG 12 1.1 Văn hành đơn vị nghiệp công 12 1.1.1 Khái niệm văn 12 1.1.2 Khái niệm VBHC đơn vị nghiệp công 14 1.1.3 Vai trò VBHC đơn vị nghiệp công 15 1.1.4 Đặc điểm chức VBHC đơn vị nghiệp công 17 1.1.5 Phân loại văn hành đơn vị nghiệp công 24 1.2 Soạn thảo ban hành văn hành đơn vị nghiệp công 30 1.3 Các yêu cầu công tác soạn thảo ban hành VBHC đơn vị nghiệp công 33 1.3.1 Yêu cầu thẩm quyền ban hành VBHC 33 1.3.2 Yêu cầu nội dung ban hành văn hành 33 1.3.3 Yêu cầu thể thức, kỹ thuật trình bày ban hành văn hành 35 1.4 Quan điểm tiêu chuẩn đánh giá chất lượng ban hành văn hành đơn vị nghiệp công 39 1.4.1 Quan điểm đánh giá chất lượng ban hành VBHC 39 1.4.2 Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng ban VBHC 40 iii Tiểu kết chương 43 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 44 2.1 Khái quát Trường Đại học Thủ Dầu Một 44 2.2 Thực trạng soạn thảo ban hành văn Trường Đại học Thủ Dầu Một 47 2.2.1 Về thẩm quyền ban hành loại văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một 47 2.2.2 Về số lượng loại văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một 50 2.2.3 Về nội dung văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một 53 2.2.4 Về thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một 58 2.2.5 Về ngôn ngữ văn phong văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một 70 2.2.6 Về Quy trình soạn thảo ban hành văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một 71 2.2.7 Một số lỗi thường gặp soạn thảo ban hành văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một 75 2.3 Nhận diện yếu tố tác động đến công tác soạn thảo ban hành văn hành Trường Đai học Thủ Dầu Một 77 2.3.1 Cơ sở pháp lý soạn thảo ban hành văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một 77 2.3.2 Đội ngũ cán viên chức tham gia công tác soạn thảo ban hành văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một 78 2.3.3 Trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo ban hành văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một 79 2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác soạn thảo ban hành văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một 81 2.4 Đánh giá chung công tác soạn thảo ban hành văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một 82 iv 2.4.1 Kết đạt 82 2.4.2 Hạn chế 83 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế 84 Tiểu kết Chương 86 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VBHC TẠI TRƯỜNG ĐHTDM 87 3.1 Phương hướng số yêu cầu cụ thể nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một 87 3.1.1 Phương hướng số yêu cầu cụ thể nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một 87 3.2 Đề xuất số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành VBHC Trường ĐHTDM 88 3.2.1 Thực quy định Nhà nước việc tuân thủ yêu cầu công tác soạn thảo ban hành VBHC 88 3.2.2 Nâng cao trình độ, nhận thức cán bộ, viên chức công tác soạn thảo ban hành văn 93 3.2.3 Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống VBHC Trường ĐHTDM 95 3.2.4 Xây dựng quy chế công tác văn thư Trường Đại học Thủ Dầu Một 96 3.2.5 Nâng cao hiệu công tác lưu trữ Trường Đại học Thủ Dầu Một 97 3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trang thiết bị kỹ thuật công tác soạn thảo ban hành văn 97 Tiểu kết Chương 100 KẾT LUẬN 101 TÀI LIỆU THAM KHẢO vi PHỤ LỤC PHỤC LỤC v MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Văn hành (VHBC) nơi chứa đựng thông tin bản, phương tiện phục vụ chủ yếu hoạt động quản lý quan, tổ chức VBHC phương tiện dùng để xây dựng chương trình, lập kế hoạch cơng tác, xin ý kiến cấp trên, báo cáo tình hình, điều hành quản lý, trao đổi công việc quan, hay truyền đạt mệnh lệnh quản lý Nhà nước từ Trung ương tới hệ thống quan thẩm quyền địa phương cấp nhằm mục đích quản lý điều hành xã hội đạt hiệu cao… VBHC pháp lý để giải công việc, thực chức năng, nhiệm vụ, đảm bảo cho hoạt động quan nhịp nhàng thông suốt Trong hoạt động quản lý quan, tổ chức, soạn thảo ban hành VBHC công việc quan trọng mang tính chất thường xuyên Một văn ban hành vừa sản phẩm lao động tập thể, vừa sản phẩm cán bộ, chuyên viên quan, tổ chức nên chất lượng VBHC tác động mạnh đến hiệu quản lý Văn ban hành có chất lượng nâng cao uy tín quan lãnh đạo nói chung, cán soạn thảo văn nói riêng; tạo nên thống hình thức nội dung văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập hồ sơ nâng cao chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ Ngược lại, VBHC ban hành không đảm bảo yêu cầu đề ảnh hưởng không tốt đến hoạt động quan, tổ chức gây khó khăn cho cơng tác lập hồ sơ, làm giảm chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ Vì vậy, quan, tổ chức muốn ban hành văn có chất lượng phải trọng tới công tác soạn thảo đặc biệt khâu thu thập thông tin xử lý thông tin Cho nên, làm tốt công tác soạn thảo VBHC góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng VBHC để làm việc trái pháp luật Ban hành VBHC có chất lượng địi hỏi cán soạn thảo VBHC phải vừa có kiến thức chun mơn sâu rộng, vừa nắm vững kỹ soạn thảo văn việc xây dựng đề cương, nắm vững bố cục, cách sử dụng từ ngữ, văn phong kỹ thuật trình bày văn Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng tập trung đổi công tác soạn thảo văn ban hành văn ngày hồn thiện hơn, thơng qua việc ban hành quy định công tác soạn thảo ban hành VBHC nhằm tăng cường hiệu lực, hiệu quản lý Nhà nước lĩnh vực đời sống xã hội Trường ĐHTDM Trường Đại học Công lập tỉnh Bình Dương thành lập Quyết định số 900/QĐ-TTg ngày 24 tháng năm 2009 Thủ tướng Chính phủ việc thành lập ĐHTDM sở nâng cấp Trường Cao đẳng sư phạm Bình Dương để thực chức năng, nhiệm vụ giao theo quy định pháp luật quan quản lý Nhà nước cấp Trường thường xuyên phải soạn thảo, ban hành VBHC Trong trình soạn thảo ban hành VBHC, Trường ĐHTDM vào văn hướng dẫn như: Nghị định 110/2004/NĐ- CP, ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 việc hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Nghi định số 30/NĐ/2020/NĐ –CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư văn hướng dẫn, đạo khác Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Bộ giáo dục Đào tạo, Ủy ban Nhân dân tỉnh Bình Dương để thực việc soạn thảo ban hành văn phục vụ việc quản lý, lãnh đạo, điều hành Do vậy, việc soạn thảo VBHC Trường nhìn chung có nhiều tiến Cụ thể, chất lượng VBHC Trường nâng cao bước, văn ban hành thẩm quyền, khơng có tình trạng văn khơng có chữ ký người có thẩm quyền, khơng có ngày tháng năm, văn ban hành bám sát với u cầu thực tế có tính khả thi cao, cách diễn đạt ngắn gọn dễ hiểu Tuy nhiên, nhiều văn Trường soạn bộc lộ nhiều khuyết điểm như, văn sai thể thức trình tự, thủ tục ban hành, sử dụng từ ngữ, cách phân bố cục, cách viết hoa, nội dung nhiều văn cịn mang tính trùng lặp, thiếu mạch lạc Để đảm bảo cho hoạt động soạn thảo văn ban hành văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một hiệu pháp luật yêu cầu đặt cần khảo sát thực tế công tác soạn thảo, ban hành văn đơn vị trực thuộc Trường để từ có đánh giá khách quan công tác soạn thảo ban hành VBHC chung toàn Trường nhằm đưa giải pháp tối ưu góp phần hồn thiện cơng tác soạn thảo ban hành văn Trường Chính lý đó, tác giả chọn đề tài “Soạn thảo ban hành văn hành Trường Đại học Thủ Dầu Một - Thực trạng giải pháp” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Tình hình nghiên cứu đề tài Soạn thảo ban hành VBHC vấn đề quan trọng quản lý hành Vì vậy, có nhiều cơng trình nghiên cứu soạn thảo ban hành VBHC khác thể dạng sách, báo, tạp chí, luận văn thạc sĩ, đề tài nghiên cứu khoa học, hội thảo khoa học nhiều cấp ngành khác đề cập vấn đề Các cơng trình nghiên cứu phân chia thành ba nhóm sau đây: Nhóm thứ nhất, sách chun khảo, giáo trình cơng tác soạn thảo ban hành văn hành như: Soạn thảo văn công tác văn thư, lưu trữ TS Nghiêm Kỳ Hồng, Nxb Lao Động, năm 2008 Nội dung sách đề cập tới soạn thảo văn công tác văn thư, công tác lưu trữ quan, tổ chức Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức Tạ Hữu Ánh, Nxb Lao động Hà Nội, năm 2008 Cuốn sách đề cập đến vấn đề kỹ thuật soạn thảo văn bản; soạn thảo văn hành Một số văn Nghị định Chính phủ áp dụng soạn thảo ban hành văn Phương pháp soạn thảo văn hành PGS.TS Nguyễn Minh Phương, Nxb Chính trị Quốc gia, năm 2011 Cuốn sách tổng kết trình bày có hệ thống vấn đề soạn thảo văn hành việc phân loại văn hành chính; xác định nguyên tắc, soạn thảo văn hành chính, mẫu hóa VBHC…vv Giúp cho người học người dạy tự trang bị kiến thức việc soạn thảo văn hành cách ngắn gọn, chuẩn xác quy định pháp luật Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn PGS.TS Nguyễn Đăng Dung, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2007 Giáo trình đưa lý luận chung văn kỹ thuật trình bày văn quan, tổ chức Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác văn thư PGS.TS Vương Đình Quyền, Nxb Chính trị quốc gia, năm 2011 Giáo trình đề cập nội dung lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, trình bày bố cục văn phương pháp sử dụng số loại văn thông dụng xlv