Bài giảng soạn thảo văn bản biên soạn ths đào thị xuyên

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỬU LONG  KHOA TÀI CHÍNH - KẾ TỐN BÀI GIẢNG SOẠN THẢO VĂN BẢN Biên soạn: ThS Đào Thị Xuyên Vĩnh Long, 2022 LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác soạn thảo văn giữ vai trò quan trọng việc quản lý, điều hành giao dịch quan, tổ chức doanh nghiệp, Chính thế, quan, tổ chức thƣờng địi hỏi nhân viên ngồi có kiến thức chun mơn tốt cịn phải hiểu biết nhiều pháp luật, văn bản: phải xử lý, soạn thảo văn để trực tiếp tham mƣu giúp thủ trƣởng quan, tổ chức doanh nghiệp, giải cơng việc Văn phƣơng tiện, công cụ đắc lực để hoạch định, tổ chức thực hoạt động quan, tổ chức doanh nghiệp Chất lƣợng hoạt động định công tác điều hành quan, tổ chức doanh nghiệp,…phụ thuộc vào nhiều khâu, khâu soạn thảo văn có ý nghĩa lớn, đồng thời hoạt động khó khăn Hiện công tác soạn thảo văn ngày đƣợc quan, tổ chức doanh nghiệp, quan tâm nhiều Mặc dù vậy, bên cạnh cịn khơng văn đƣợc soạn thảo ban hành chƣa thủ tục thể thức quy định Nguyên nhân phổ biến ngƣời làm công tác soạn thảo văn chƣa nắm vững đƣợc quy định cơng tác Từ thực tế đó, mơn Soạn thảo văn đƣợc đƣa vào chƣơng trình giảng dạy cho sinh viên trƣờng đại học, nhằm mục đích góp phần hồn thiện kỹ cần thiết cho sinh viên bên cạnh khối lƣợng kiến thức chuyên ngành đƣợc đào tạo, để sinh viên đảm nhận tốt cơng tác trƣờng i Để soạn thảo văn có chất lƣợng, quy định ngƣời soạn thảo cần có kiến thức định lĩnh vực này, nắm vững văn quy phạm pháp luật công tác văn thƣ hành Đặc biệt văn quy phạm pháp luật có thay đổi hay điều chỉnh ngƣời làm việc liên quan đến cơng tác soạn thảo văn cần cập nhật quy định cách kịp thời Ngày 05/03/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP công tác văn thƣ, thay Nghị định 110/2004/NĐ-CP Nghị định 09/2010/NĐ-CP Nghị định thức có hiệu lực từ ngày ban hành có nhiều điểm nhƣ: Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman văn bản; Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất loại văn bản; Thay đổi cách đánh số trang văn bản; Phải ghi tên quan chủ quản; Quy định trƣờng hợp bắt buộc viết hoa văn hành chính, có quy định văn điện tử có giá trị pháp lý nhƣ gốc văn giấy…Do đó, việc biên soạn nội dung giảng học phần Soạn thảo văn cần thiết đáp ứng nhu cầu thực tế Hy vọng, qua nội dung kiến thức đƣợc trình bày giảng góp phần trang bị tốt cho sinh viên kỹ soạn thảo văn hành thông dụng, đáp ứng nhu cầu học tập làm việc sinh viên ii MỤC LỤC Chƣơng 1: Tổng quan văn 1.1 Khái niệm văn 1.2 Vai trò văn 1.3 Chức văn 1.3.1 Chức thông tin 1.3.2 Chức pháp lý 1.3.3 Chức quản lý 1.3.4 Các chức khác 1.4 Phân loại văn 1.4.1 Phân loại theo giá trị pháp lý văn 1.4.1.1 Văn quy phạm pháp luật 1.4.1.2 Văn áp dụng pháp luật (văn cá biệt) 1.4.1.3 Văn hành 1.4.2 Phân loại theo hƣớng chu chuyển văn 17 1.4.2.1 Văn đến 18 1.4.2.2 Văn 18 1.4.2.3 Văn nội 18 1.4.3 Phân loại theo kỹ thuật chế tác văn 18 1.4.3.1 Văn giấy 18 1.4.3.2 Văn điện tử 19 1.4.4 Phân loại theo tên loại văn 19 iii 1.4.5 Phân loại theo thời gian 19 1.4.6 Một số cách phân loại khác 20 1.5 Bài tập chƣơng 22 Chƣơng 2: Thể thức văn hành 23 2.1 Khái niệm 23 2.1.1 Khái niệm thể thức văn 23 2.1.2 Khái niệm kỹ thuật trình bày thể thức văn 23 2.2 Các thành phần văn hành 24 2.3 Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn hành 25 2.4 Quy định chung thể thức văn hành 28 2.5 Thể thức thành phần văn hành chính29 2.5.1 Quốc hiệu Tiêu ngữ 29 2.5.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn 30 2.5.3 Số, ký hiệu văn 32 2.5.4 Địa danh thời gian ban hành văn 35 2.5.4.1 Địa danh 35 2.5.4.2 Thời gian ban hành văn 36 2.5.5 Tên loại trích yếu nội dung văn 37 2.5.6 Nội dung văn 38 2.5.7 Chức vụ, họ tên chữ ký ngƣời có thẩm quyền41 2.5.8 Dấu, chữ ký số quan, tổ chức 46 iv 2.5.9 Nơi nhận 48 2.6 Thể thức thành phần khác văn hành chính51 2.6.1 Phụ lục 51 2.6.2 Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lƣu hành 52 2.6.3 Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành 54 2.6.4 Địa quan, tổ chức; thƣ điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax 54 2.7 Bảng tóm tắt mẫu chữ chi tiết trình bày thể thức văn hành 54 2.8 Mẫu trình bày văn hành 58 2.9 Thể thức văn 73 2.9.1 Các hình thức 74 2.9.2 Thể thức văn 75 2.9.2.1 Bảo sang định dạng giấy 75 2.9.2.2 Bản sang định dạng điện tử 78 2.9.3 Mẫu trình bày 79 2.10 Bài tập chƣơng 82 Chƣơng 3: Kỹ thuật soạn thảo văn hành 84 3.1 Khái niệm, ý nghĩa kỹ thuật soạn thảo văn 85 3.1.1 Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn 85 3.1.2 Ý nghĩa kỹ thuật soạn thảo văn 85 v 3.2 Những yêu cầu soạn thảo văn hành 86 3.2.1 Yêu cầu nội dung 86 3.2.2 Yêu cầu hình thức 86 3.2.3 Yêu cầu ngôn ngữ sử dụng 87 3.2.4 Yêu cầu thời gian 88 3.3 Quy định viết hoa văn hành 88 3.3.1 Viết hoa phép đặt câu 88 3.3.2 Viết hoa danh từ riêng tên ngƣời 89 3.3.3 Viết hoa tên địa lý 89 3.3.4 Viết hoa tên quan, tổ chức 91 3.3.5 Viết hoa trƣờng hợp khác 92 3.4 Quy trình soạn thảo văn hành 94 3.4.1 Các bƣớc soạn thảo văn hành 94 3.4.1.1 Công tác chuẩn bị 95 3.4.1.2 Xây dựng đề cƣơng văn 96 3.4.1.3 Giai đoạn soạn thảo văn 96 3.4.2 Các bƣớc duyệt ký ban hành văn 98 3.4.2.1 Duyệt thảo văn 98 3.4.2.2 Kiểm tra văn trƣớc ký ban hành 98 3.4.2.3 Ký ban hành văn 98 3.5 Cách soạn thảo số loại văn hành thơng dụng 100 vi 3.5.1 Kết cấu nội dung văn hành 101 3.5.2 Cách soạn thảo số văn hành thông dụng 102 3.5.2.1 Soạn thảo nghị (cá biệt) 102 3.5.2.2 Soạn thảo định (cá biệt) 105 3.5.2.3 Soạn thảo công văn 108 3.5.2.4 Soạn thảo thông báo 111 3.5.2.5 Soạn thảo hợp đồng 112 3.5.2.6 Soạn thảo biên 116 3.5.2.7 Soạn thảo tờ trình 118 3.5.2.8 Soạn thảo báo cáo 119 3.5.2.9 Soạn thảo kế hoạch 120 3.5.2.10 Soạn thảo giấy ủy quyền 121 3.5.2.11 Soạn thảo giấy mời 123 3.5.3 Bài tập chƣơng 124 Chƣơng 4: Quản lý văn 127 4.1 Khái niệm 127 4.2 Vai trò việc quản lý văn 128 4.3 Các yêu cầu quản lý văn 128 4.4 Quy trình quản lý văn 129 4.4.1 Cấp số, thời gian ban hành văn 129 4.4.2 Đăng ký văn 130 vii Số Tên loại, số, ký hiệu, Đơn vị Thời Tiến độ Số, ký Ghi đến ngày, tháng tên hạn giải giải hiệu văn quan, tổ chức ban ngƣời quyết hành văn nhận trả lời (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Hình 4.9 Các trang bên sổ theo dõi giải văn đến Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: - Văn thƣ quan trình văn điện tử đến ngƣời có thẩm quyền đạo giải Hệ thống - Ngƣời có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị ngƣời nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân đƣợc giao giải Trƣờng hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thƣ quan thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân đƣợc ngƣời có thẩm quyền giao chủ trì giải 4.5.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Ngƣời đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao ngƣời có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 143 Khi nhận đƣợc văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải đƣợc giải 4.6 Công tác lập hồ sơ nộp vào lƣu trữ quan Hồ sơ tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tƣợng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 4.6.1 Lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến đƣợc lập năm quan, tổ chức Danh mục hồ sơ ngƣời đứng đầu quan, tổ chức phê duyệt, đƣợc ban hành vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ Mẫu Danh mục hồ sơ cần phải đƣợc thực theo quy định Danh mục hồ sơ gồm thành phần: Các đề mục, số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, ngƣời lập hồ sơ Danh mục hồ sơ đƣợc trình bày theo mẫu bên dƣới 144 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, Độc lập - Tự - Hạnh phúc TỔ CHỨC DANH MỤC HỒ SƠ Năm (Kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm Số ký Tên đề mục tiêu đề hồ Thời hạn Ngƣời lập hiệu hồ sơ bảo quản hồ sơ sơ (1) (2) (3) (4) 20 năm Họ tên ) Ghi (5) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ 01.TCCB Tiêu đệ hồ sơ Danh mục hồ sơ có hồ sơ, bao gồm: hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; …………………… hồ sơ bảo quản có thời hạn Chú thích: (1) Đề mục Danh mục hồ sơ đƣợc xây dựng theo cấu tổ chức (tên đơn vị quan, tổ chức) theo lĩnh vực hoạt động (tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức) Trong đề mục lớn đƣợc chia thành đề mục nhỏ tƣơng ứng với tên đơn vị (theo cấu tổ chức) chia thành mặt hoạt động (theo lĩnh 145 vực hoạt động) Trong đề mục nhỏ, trật tự hồ sơ đƣợc xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể Các đề mục lớn đƣợc đánh số liên tục chữ số La Mã Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đƣợc đánh số riêng chữ số Ả Rập Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định nhƣng cần ngắn gọn, dễ hiểu (2) Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm: số thứ tự (đƣợc đánh chữ số Ả Rập) ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: số hồ sơ đƣợc đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 số hồ sơ đƣợc đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 (3) Tiêu đề hồ sơ: cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhƣng phải khái quát đƣợc nội dung văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc (4) Thời hạn bảo quản hồ sơ đƣợc xác định theo quy định hành: Vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể 4.6.2 Công tác lập hồ sơ Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hỡnh thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phƣơng pháp định 4.6.2.1 Yêu cầu công tác lập hồ sơ Yêu cầu công tác lập hồ sơ phải: 146 - Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ chức - Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải cơng việc 4.6.2.2 Quy trình lập hồ sơ Quy trình lập hồ sơ gồm bƣớc: mở hồ sơ, thu thập cập nhật hồ sơ, kết thúc hồ sơ Mở hồ sơ: Cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành Trƣờng họp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, ngƣời lập hồ sơ thời gian bắt đầu Thu thập cập nhật hồ sơ: Cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cụng việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu cú) bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Kết thúc hồ sơ: Hồ sơ đƣợc kết thúc cơng việc giải xong Ngƣời lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ 147 sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ - Đối với hồ sơ giấy: Ngƣời lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ - Đối với hồ sơ điện tử: Ngƣời lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cũn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ đƣợc thực chức Hệ thống 4.6.3 Nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Hồ sơ, tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan: Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình đƣợc tốn Đối với hồ sơ, tài liệu khác thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lƣu: - Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lƣu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” nhƣ mẫu bên dƣới Đơn vị, cá nhân nộp lƣu tài liệu Lƣu trữ quan giữ loại 01 148 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN ĐƠN VỊ1 Độc lập - Tự - Hạnh phúc MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU ………… 2………………… Năm -Số Số, ký Thời gian Thời hạn Số tờ3/ Ghi Tiêu đề hồ thứ hiệu hồ sơ tài liệu bảo quản Số trang4 sơ tự (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Mục lục gồm: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: hồ sơ (đơn vị bảo quản) ngày .thỏng năm Ngƣời lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ) Ghi chú: Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn lập riêng thành 02 Mục lục khác Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản Áp dụng văn giấy 4Áp dụng văn điện tử 149 150 - Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lƣu hồ sơ điện tử vào Lƣu trữ quan Hệ thống Ngƣời đảm nhiệm lƣu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đƣa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lƣu trữ điện tử Hệ thống Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan: - Ngƣời đứng đầu quan, tổ chức phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn việc lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan - Trách nhiệm ngƣời đứng đầu phận hành chính: Tham mƣu cho ngƣời đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn việc lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan quan, tổ chức cấp dƣới Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan, tổ chức - Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức: • Ngƣời đứng đầu đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lƣu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lƣu trữ quan 151 • Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lƣợng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lƣợng hồ sơ theo quy định trƣớc nộp lƣu vào Lƣu trữ quan • Đơn vị cá nhân quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lƣu hồ sơ, tài liệu đƣợc xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lƣu trữ quan • Trƣờng hợp đơn vị cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lƣu để phục vụ cơng việc phải đƣợc ngƣời đứng đầu quan, tổ chức đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lƣu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lƣu • Cán bộ, nhân viên ngƣời lao động quan, tổ chức trƣớc nghỉ hƣu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao toàn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho đơn vị, Lƣu trữ quan theo quy chế quan, tổ chức 4.7 Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống quản lý tài liệu điện tử hệ thống thông tin đƣợc xây dựng với chức để thực việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan môi trƣờng mạng (còn đƣợc gọi chung hệ thống) 152 Theo quy định hành, thông tin đầu vào đầu hệ thống quản lý tài liệu điện tử gồm: - Sổ đăng ký văn đến - Báo cáo tình hình giải văn đến - Sổ đăng ký văn - Báo cáo tình hình giải văn - Mục lục văn hồ sơ - Mục lục hồ sơ Khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải đảm bảo nguyên tắc yêu cầu theo quy định - Nguyên tắc xây dựng hệ thống: • Bảo đảm quản lý văn hồ sơ điện tử quan, tổ chức quy định • Bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin mạng theo quy định pháp luật hành • Bảo đảm phân quyền cho cá nhân truy cập vào Hệ thống • Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy tài liệu, liệu lƣu hành Hệ thống • Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực yêu cầu nghiệp vụ khác quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm đƣợc yêu cầu - Yêu cầu chung thiết kế hệ thống: 153 • Đáp ứng đầy đủ quy trỡnh kỹ thuật quản lý văn điện tử, lập quản lý hồ sơ điện tử liệu đặc tả1 • Có khả tích hợp, liên thơng, chia sẻ thơng tin, liệu với hệ thống khác • Có khả hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lƣợt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống • Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn khả truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu • Bảo đảm lƣu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản • Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam • Bảo đảm dễ tiếp cận sử dụng • Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định pháp luật Ngoài hệ thống phải đáp ứng đầy đủ chức theo quy định, gồm: - Chức tạo lập theo dõi văn - Chức kết nối, liên thông với Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, hệ thống chuyên dụng khác đƣợc sử dụng quan, tổ chức - Chức phân quyền truy cập đảm an ninh thông tin - Chức tạo lập danh mục hồ sơ quản lý hồ sơ 154 - Chức lƣu trữ hồ sơ - Chức thống kê tìm kiếm - Chức quản lý liệu đặc tả 4.8 Những vấn đề cần biết công tác quản lý, sử dụng dấu thiết bị lƣu khóa bí mật 4.8.1 Quản lý dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật Ngƣời đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thƣ quan quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật quan, tổ chức theo quy định Văn thƣ quan có trách nhiệm phải: - Bảo quản an tồn, sử dụng dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật quan, tổ chức trụ sở quan, tổ chức - Chỉ giao dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật quan, tổ chức cho ngƣời khác đƣợc phép văn ngƣời có thẩm quyền Việc bàn giao dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật quan, tổ chức phải đƣợc lập biên - Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn quan, tổ chức ban hành văn Chỉ đƣợc đóng dấu, ký số quan, tổ chức vào văn có chữ ký ngƣời có thẩm quyền văn quan, tổ chức trực tiếp thực Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lƣu khóa bí mật khóa bí mật 155 4.8.2 Sử dụng dấu Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trựm lờn khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đƣợc đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan, tổ chức tiêu đề phụ lục Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy ngƣời đứng đầu quan, tổ chức quy định Dấu giáp lai đƣợc đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn 4.8.3 Sử dụng thiết bị lƣu khóa bí mật Thiết bị lƣu khóa bí mật quan, tổ chức đƣợc sử dụng để ký số văn điện tử quan, tổ chức ban hành từ văn giấy sang văn điện tử 156 TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Nguyễn Đăng Dung, PGS.TS Nguyễn Hoàng Anh, TS Võ Trí Hảo, Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội, 2014 ThS Trần Thị Thu Hƣơng, ThS Phạm Thanh Dũng, ThS Mang Văn Thới, Kỹ thuật soạn thảo quản lý văn bản, Nhà xuất Phƣơng Đông, 2014 Nguyễn Phƣơng, Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày, soạn thảo văn hành quan, đơn vị, Nhà xuất Thế giới, 2020 Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng năm 2015 Quốc hội ban hành văn quy phạm pháp luật Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thƣ Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành luật ban hành văn quy phạm pháp luật Thông tƣ số 01/2020/TT-BNV ngày 15 tháng năm 2020 Bộ Nội vụ bãi bỏ số văn quy phạm pháp luật Bộ trƣởng Bộ Nội vụ ban hành 157