NGHIỆP VỤ VĂN THƯ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ NHÓM 4 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Chủ đề Quy trình khắc dấu, quy trình đổi dấu , mất dấu I QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Theo n[.]
NGHIỆP VỤ VĂN THƯ NHÓM ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Chủ đề Quy trình khắc dấu, quy trình đổi dấu , dấu I QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Theo nghị định 99/2016/NĐ-CP Quản lý sử dụng dấu Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho quan, tổ chức, cá nhân thực thủ tục dấu Việc đăng ký, quản lý dấu cho phép sử dụng dấu phải bảo đảm điều kiện theo quy định Nghị định Con dấu quy định Nghị định hình trịn; mực dấu màu đỏ Điều kiện sử dụng dấu Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng dấu có quy định việc phép sử dụng dấu văn quy phạm pháp luật định quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu dấu trước sử dụng Việc sử dụng dấu có hình Quốc huy phải quy định luật, pháp lệnh, nghị định định Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, tổ chức quy định điều ước quốc tế mà Việt Nam thành viên Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức cấp văn bằng, chứng giấy tờ có dán ảnh niêm phong tài liệu theo quy định pháp luật phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ dấu xi Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng dấu theo mẫu quan nhà nước có thẩm quyền quy định Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm dấu dấu cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực theo quy định sau đây: PAGE \* MERGEFORMAT 14 a) Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải cho phép quan có thẩm quyền; b) Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; c) Tổ chức kinh tế tự định việc sử dụng thêm dấu Các hành vi bị nghiêm cấm Làm giả dấu, sử dụng dấu giả Mua bán dấu, tiêu hủy trái phép dấu Sử dụng dấu hết giá trị sử dụng Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu dấu đăng ký Không giao nộp dấu theo định quan có thẩm quyền quan đăng ký mẫu dấu Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, chấp dấu; sử dụng dấu Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt dấu Sử dụng dấu chưa đăng ký mẫu dấu Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu 10 Đóng dấu lên chữ ký người khơng có thẩm quyền 11 Khơng chấp hành việc kiểm tra dấu, khơng xuất trình dấu có u cầu kiểm tra quan đăng ký mẫu dấu 12 Lợi dụng nhiệm vụ giao trình giải thủ tục dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân 13 Các hành vi khác theo quy định pháp luật PAGE \* MERGEFORMAT 14 II QUY TRÌNH THỦ TỤC ĐĂNG KÝ CON DẤU Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thành lập, sau hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập có giấy phép đăng ký kinh doanh/hoạt động, vấn đề cần phải thực làm thủ tục khắc dấu Dưới quy trình đăng ký khắc dấu cho quan/tổ chức/doanh nghiệp: Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định pháp luật Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp 01 hồ sơ đề nghị giải thủ tục dấu theo quy định Điều 13, 14, 15, 16 Điều 17 Nghị định 99/2016/NĐ-CP cho quan đăng ký mẫu dấu quy định Điều 12 Nghị định Hồ sơ loại giấy tờ sau loại quan, tổ chức: (Với số lượng 01 hồ sơ) Đối với quan sử dụng dấu có hình Quốc huy quy định Nghị định số 99/2016/NĐ-CP Chính phủ thuộc diện làm thủ tục Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: phải có văn thành lập, sáp nhập, chia tách đơn vị hành cấp quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật Đối với quan chuyên mơn, tổ chức nghiệp phải có định thành lập cho phép sử dụng dấu cấp có thẩm quyền Trường hợp định thành lập chưa cho phép sử dụng dấu quan định thành lập phải có văn cho phép quan, tổ chức sử dụng dấu Đối với tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp phải có định giấy phép thành lập, cho phép sử dụng dấu Điều lệ hoạt động quan có thẩm quyền phê duyệt Đối với hội hoạt động phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương định thành lập định PAGE \* MERGEFORMAT 14 phê duyệt Điều lệ; tổ chức hội thuộc hệ thống tổ chức hội nói phải có định thành lập trình tự pháp lý theo Điều lệ Hội phê duyệt o Các tổ chức tơn giáo: phải có Điều lệ Hiến chương chấp thuận văn Ban Tôn giáo tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương o Tổ chức khoa học: phải có Giấy chứng nhận đăng ký khoa học Sở Khoa học công nghệ tỉnh, thành phố trực thuộc TW cấp o Tạp chí, Nhà xuất bản: phải có giấy phép hoạt động Sở Văn hoá, Thể thao Du lịch cấp o Các tổ chức nước ngồi: khơng có chức ngoại giao hoạt động hợp pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, trừ tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước Việt Nam, phải có giấy phép quan có thẩm quyền Việt Nam cấp Các tổ chức kinh tế: o Đối với tổ chức kinh tế: (trừ doanh nghiệp thành lập hoạt động theo Luật Doanh nghiệp nộp hồ sơ Sở Kế hoạch đầu tư tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (đối với chi nhánh, văn phòng đại diện) o Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngồi Việt Nam: phải có Giấy phép đầu tư, Giấy phép điều chỉnh PAGE \* MERGEFORMAT 14 o Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật kinh doanh bảo hiểm: phải có Quyết định thành lập hoạt động Giấy phép điều chỉnh (đối với chi nhánh, văn phòng đại diện) Giấy phép đặt văn phòng đại diện Việt Nam (đối với doanh nghiệp bảo hiểm nước Việt Nam) Bộ Tài cấp o Đối với doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp thuộc tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội đơn vị thành viên doanh nghiệp này: phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Quyết định thành lập quan nhà nước có thẩm quyền o Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp thuộc tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước Việt Nam: ngồi giấy tờ trên, phải có văn Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cho phép đặt trụ sở hoạt động tỉnh, thành phố Đối với đơn vị trực thuộc doanh nghiệp không cấp "Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh" phải có định thành lập cho phép sử dụng dấu quan nhà nước có thẩm quyền Bước 2: Nộp hồ sơ cho quan có thẩm quyền Có hình thức nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp phận tiếp nhận hồ sơ quan đăng ký mẫu dấu: PAGE \* MERGEFORMAT 14 o Người cử làm thủ tục khắc dấu phải có Giấy giới thiệu Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu; đem theo gốc giấy tờ để đối chiếu với hồ sơ Cán tiếp nhận hờ sơ kiểm tra tính pháp lý nợi dung hồ sơ: o Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán tiếp nhận hồ sơ phải ghi giấy biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày trả kết giao trực tiếp cho người quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ; o Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cán tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo hướng dẫn để quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoàn thiện hồ sơ; o Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định Điều Nghị định này, quan đăng ký mẫu dấu phải có văn trả lời quan, tổ chức theo thời hạn quy định khoản Điều việc từ chối giải hồ sơ Nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử quan đăng ký mẫu dấu (trừ văn bản, giấy tờ không phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định pháp luật) Cán tiếp nhận hồ sơ phải thông báo kết xử lý hồ sơ trường hợp theo quy định điểm a, b c khoản Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐCP qua địa thông tin điện tử quan, tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trước Bước 3: Nhận dấu giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu Trong vòng 03 ngày, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải Người PAGE \* MERGEFORMAT 14 nhận đưa giấy biên nhận, cán trả kết viết phiếu thu lệ phí (200.000 đồng/1 dấu (bằng đồng); trường hợp yêu cầu khắc dấu hộp thu thêm 300.000 đồng/hộp dấu) Người nhận đem phiếu đến nộp tiền cho cán thu lệ phí nhận biên lai thu tiền Cán trả kết kiểm tra biên lai nợp lệ phí yêu cầu ký nhận, trả dấu giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho người đến nhận kết Hình : mẫu dấu (nguồn: internet) PAGE \* MERGEFORMAT 14 Hình : giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (nguồn : internet) THỦ TỤC LÀM CON DẤU DOANH NGHIỆP Luật doanh nghiệp 2014 có nhiều thay đổi đáng kể so với luật doanh nghiệp 2005 Đối với luật doanh nghiệp 2005 doanh nghiệp sử dụng dấu Con dấu hình trịn phải cơng an cấp Tuy nhiên luật doanh nghiệp 2014 áp dụng doanh nghiệp tự định hình thức, nội dung số lượng dấu doanh nghiệp Bởi thay đổi luật mà thủ tục làm dấu đỏ doanh nghiệp trở nên đơn giản, nhanh chóng nhiều Những thủ tục cần thiết để làm dấu doanh nghiệp: + Thủ tục làm dấu doanh nghiệp đơn giản, cần mang giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công chứng, giấy ủy quyền người chịu trách nhiệm đến đơn vị khắc dấu để yêu cầu khắc dấu theo mong muốn Tuy nhiên cần lưu ý vài điểm sau Doanh nghiệp quyền định mặt nội dung, bắt buộc phải có nội dụng sau: Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa doanh nghiệp Số lượng dấu: doanh nghiệp hoàn toàn định số lượng dấu doanh nghiệp muốn khắc Hình thức dấu: khơng bắt buộc phải hình trịn trước Có thể hình vng, hình trịn, hình tam giác, hình van… (nên chọn dấu trịn tiềm thức nhiều khách hàng dấu doanh nghiệp phải dấu trịn) Màu mực dấu đóng thường màu đỏ + Sau khắc dấu doanh nghiệp xong, doanh nghiệp làm thơng báo mẫu dấu Gửi lên phịng Đăng ký kinh doanh để đăng công bố mẫu dấu công thông tin điện tử quốc gia + Sau ngày phòng Đăng ký kinh doanh trả thơng báo mẫu dấu III QUY TRÌNH XỬ LÝ KHI CON DẤU BỊ MẤT, HỎNG Khi phát hiên dấu bị mất, hỏng, quan, tổ chức, doanh nghiệp thực theo bước: Bước 1: Khi phát dấu bị mất, hỏng PAGE \* MERGEFORMAT 14 Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bị mất, hỏng dấu thời hạn 02 ngày kể từ phát cần phải thông báo văn cho quan cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu quan Công an nơi xảy dấu (khoản điều 24 nghị định 99/2016/NĐ-CP) (trường hợp khơng thơng báo cho quan có thầm quyền việc dấu sử dụng, quan, tổ chức, doanh nghiệp bị dấu phải nộp phạt theo điểm d khoản điều 12 nghị định 167/2013/NĐ-CP với mức phạt 5.000.000 VNĐ) Sau thông báo việc mất, hỏng dấu, quan, tổ chức, doanh nghiệp giấy giới thiệu quan công an tới đơn vị khắc dấu làm dấu (đối với doanh nghiệp, theo Luật doanh nghiệp 2020 doanh nghiệp chủ động dấu mình, việc khắc lại dấu bị mất, hỏng doanh nghiệp không yêu cầu cụ thể theo quy định mà theo yêu cầu đơn vị khắc dấu) Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nộp lại dấu bị hỏng, dấu cũ (con dấu bị tìm lại được) cho quan có thẩm quyền cấp trước để thực thủ tục thu hồi tiêu hủy dấu Bước 2: Chuẩn bị thủ tục làm lại dấu Sau thông báo việc mất, hỏng dấu, quan, tổ chức, doanh nghiệp phải chuẩn bị thủ tục để bắt đầu làm lại dấu mới, hồ sơ bao gồm: Giấy đề nghị thay đổi dấu, phải nêu rõ lý do, nguyên nhân thay đổi PAGE \* MERGEFORMAT 14 Hình 3: Đơn đề nghị cấp đổi dấu (nguồn: internet) Giấy chứng nhận hoạt động tổ chức (đối với quan, tổ chức), giấy đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp) Giấy chứng nhận mẫu dấu Sở kế hoạch Đầu tư quna cơng an cấp trước để nộp lại (Tuy nhiên, nộp hồ sơ cổng thông tin điện tử khơng phải nộp lại, cần nộp đầy đủ hợp lệ hệ thống nhằm tối giản hóa thủ tục hành cho doanh nghiệp) Hình 4: Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (nguồn: internet) PAGE \* MERGEFORMAT 14 Hồ sơ người đến làm thủ tục: o Giấy CMND/CCCD hộ chiếu người o Trong trường hợp ủy quyền phải có giấy ủy quyền giấy tờ tùy thân người ủy quyền Hình 5: Giấy giới thiệu (nguồn: internet) Bước 3: Nhận dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu Cán kiểm tra tính hợp lệ thành phần hồ sơ đầy đủ ghi Giấy biên nhận hồ sơ giao trực tiếp cho người quan, tổ chức, doanh nghiệp cử đến Căn theo ngày hẹn Giấy biên nhận hồ sơ, người cử quan, tổ chức, doanh nghiệp đến nơi nộp hồ sơ để nhận kết dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu PAGE \* MERGEFORMAT 14 IV CƠ SỞ PHÁP LÝ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 quản lý sử dụng dấu Thông tư số 44/2017/TT-BCA ngày 20/10/2017 Bộ Công an quy định mẫu dấu quan, tổ chức chức danh Nhà nước Thông tư số 45/2017/TT-BCA ngày 20/10/2017 Bộ Công an quy định trình tự đăng ký mẫu dấu, thu hồi hủy dấu, hủy giá trị sử dụng dấu, kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu PAGE \* MERGEFORMAT 14 PAGE \* MERGEFORMAT 14