NGHIỆP VỤ VĂN THƯ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ NHÓM 4 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Chủ đề QUẢN LÝ VĂN BẢN MẬT QUẢN LÝ VĂN BẢN MẬT I Nguyên tắc QLVB mật Điều cơ bản đặt ra và[.]
NGHIỆP VỤ VĂN THƯ NHÓM ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Chủ đề QUẢN LÝ VĂN BẢN MẬT QUẢN LÝ VĂN BẢN MẬT I Nguyên tắc QLVB mật Điều đặt phải tuân thủ theo - Thực đủ theo quy định pháp luật Trong hoạt động quan, tổ chức phải luôn thực bảo vệ bí mật nhà nước (BVBMNN) để bảo vệ tin vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực trị, quốc phịng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, lĩnh vực khác không công bố chưa công bố bị tiết lộ gây nguy hại cho quan, tổ chức nói riêng cho Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nói chung Do đó, BVBMNN nhiệm vụ đặc biệt quan trọng Sản phẩm hình thành hoạt động quan, tổ chức chủ yếu văn bản, tài liệu, phần lớn nội dung thuộc bí mật nhà nước văn hóa, phản ánh cụ thể văn bản, tài liệu Do đó, bí mật nội dung, thơng tin văn thuộc danh mục bí mật nhà nước bảo vệ tốt, yếu tố định việc thực nhiệm vụ BVBMNN Trong đó, nội dung cơng việc liên quan đến văn bản, tài liệu như: soạn thảo, ban hành văn bản, vận chuyển, giao nhận, quản lý, bảo quản, sử dụng văn bản, tài liệu… lại nội dung công việc chủ yếu công tác văn thư, lưu trữ Nếu công tác văn thư, lưu trữ quan tâm, thực quy định góp phần bảo bí mật nhà nước có văn bản, tài liệu; ngược lại, quy định công tác văn thư, lưu trữ không thực dẫn đến lộ, lọt, thơng tin bí mật nhà nước có văn bản, tài liệu quan, tổ chức Công tác BVBMNN cơng tác văn thư, lưu trữ có mối quan hệ khăng khít, khơng thể tách rời - Vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải thực theo nguyên tắc giữ kín, niêm phong PAGE \* MERGEFORMAT - Việc chuyển, nhận văn điện tử có nội dung bí mật nhà nước mạng Internet, mạng máy tính mạng viễn thơng thực theo quy định pháp luật yếu - Máy tính dùng để đăng ký tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước khơng nối mạng Internet, mạng máy tính mạng viễn thơng, trừ trường hợp thực theo quy định pháp luật yếu II Yêu cầu - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn. - Văn mật phải làm bì riêng, lưu giữ xử lý riêng, đảm bảo an toàn - Nơi gửi nơi nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải kiểm tra, đối chiếu để kịp thời phát sai sót có biện pháp xử lý; việc giao, nhận phải ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận - Vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước người làm công tác liên quan đến bí mật nhà nước, người làm cơng tác giao liên văn thư quan, tổ chức thực - Trong trình vận chuyển tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải có biện pháp bảo quản, bảo đảm an tồn, bí mật; trường hợp cần thiết phải có lực lượng bảo vệ - Vận chuyển tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước qua dịch vụ bưu thực theo quy định pháp luật bưu III Quy trình phương pháp xử lý văn mật Văn Quy trình: Cấp số Đăng ký văn Ký, nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn PAGE \* MERGEFORMAT Lưu văn Phương pháp: Cấp số Văn mật cấp hệ thống số riêng Đăng ký Văn mật đăng ký vào hệ thống sổ riêng Phải đăng ký vào “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi” Mẫu “sổ đăng kí bí mật nhà nước đi”: - Bìa, trang đầu: PAGE \* MERGEFORMAT - Phần đăng kí Số Số, ký thứ hiệu tự tài liệu, vật chứa BMNN Ngày tháng xác định tài liệu, vật chứa BMNN Tên Độ Người Nơi Đơn Số Ghi loại mật ký nhận vị lượng trích lưu yếu nội dung tài liệu, vật chứa BMNN Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ “Tuyệt mật” ghi trích yếu người có thẩm quyền xác định bí mật nhà nước đồng ý Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đăng ký sở liệu quản lý máy tính chuyển giao phải in giấy để ký nhận đóng sổ để quản lý Ký, nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật Người soạn thảo, tạo thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước phải đề xuất người đứng đầu quan, tổ chức xác định bí mật nhà nước, độ mật bí mật nhà nước, nơi nhận, số lượng phát hành Tờ trình, Phiếu trình duyệt ký văn có trách nhiệm bảo vệ nội dung bí mật nhà nước trình soạn thảo, tạo - Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền xác định độ mật - Căn cứ: + Luật bảo vệ bí mật nhà nước PAGE \* MERGEFORMAT + Ngoài ra, ngành, lĩnh vực có danh mục tài liệu bí mật VD: * Độ mật: Bí mật nhà nước độ Tuyệt mật bí mật nhà nước liên quan đến trị, quốc phòng, an ninh, yếu, đối ngoại, bị lộ, bị gây nguy hại đặc biệt nghiêm trọng đến lợi ích quốc gia, dân tộc PAGE \* MERGEFORMAT Bí mật nhà nước độ Tối mật bí mật nhà nước liên quan đến trị, quốc phòng, an ninh, yếu, lập hiến, lập pháp, tư pháp, đối ngoại, kinh tế, tài nguyên môi trường, khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo, văn hóa, thể thao, thơng tin truyền thông, y tế, dân số, lao động, xã hội, tổ chức, cán bộ, tra, kiểm tra, giám sát, xử lý vi phạm, giải khiếu nại, tố cáo phịng, chống tham nhũng, kiểm tốn nhà nước, bị lộ, bị gây nguy hại nghiêm trọng đến lợi ích quốc gia, dân tộc Bí mật nhà nước độ Mật bí mật nhà nước liên quan đến trị, quốc phịng, an ninh, yếu, lập hiến, lập pháp, tư pháp, đối ngoại, kinh tế, tài nguyên môi trường, khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo, văn hóa, thể thao, thơng tin truyền thông, y tế, dân số, lao động, xã hội, tổ chức, cán bộ, tra, kiểm tra, giám sát, xử lý vi phạm, giải khiếu nại, tố cáo phịng, chống tham nhũng, kiểm tốn nhà nước, bị lộ, bị gây nguy hại nghiêm trọng đến lợi ích quốc gia, dân tộc → Dấu độ mật đóng bên phần trích yếu nội dung văn VD: PAGE \* MERGEFORMAT Tài liệu bí mật nhà nước phải thể nơi nhận, số lượng phát hành, tên người soạn thảo mục nơi nhận tài liệu Trường hợp văn điện tử, người soạn thảo phải tạo dấu độ mật văn sau người có thẩm quyền xác định bí mật nhà nước độ mật bí mật nhà nước; văn điện tử in để phát hành phải đóng dấu độ mật theo quy định Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn * Làm bì: Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải làm bì đóng gói riêng Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thuộc độ “Tuyệt mật” phải bảo vệ hai lớp phong bì: Bì ghi số, ký hiệu tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật” niêm phong dấu quan, tổ chức ngồi bì; trường hợp gửi đích danh người có trách nhiệm giải đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” Bì ngồi ghi gửi tài liệu thường đóng dấu ký hiệu chữ “A” PAGE \* MERGEFORMAT Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ “Tối mật” “Mật” bảo vệ lớp bì, ngồi bì đóng dấu chữ “B” chữ “C” tương ứng với độ mật tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước bên * Thu hồi: Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, quan, tổ chức cá nhân nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải gửi lại thời hạn ghi văn Lưu văn Mọi văn bản, tài liệu mật phải lưu giữ, bảo quản chặt chẽ sử dụng mục đích, sau xử lý xong phải phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hịm két sắt, khơng tự động mang khỏi quan Tài liệu thuộc phạm vi bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, PAGE \* MERGEFORMAT Tối mật, phải lưu giữ riêng, có phương tiện bảo quản, bảo vệ bảo đảm an toàn. Thời hạn bảo vệ: 30 năm bí mật nhà nước độ Tuyệt mật; 20 năm bí mật nhà nước độ Tối mật; 10 năm bí mật nhà nước độ Mật Văn đến: Quy trình: Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn mật đến Phương pháp: Tiếp nhận văn đến Phải đối chiếu số lượng, kiểm tra việc đóng bì, đóng gói tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước Trường hợp phát thiếu số lượng, sai sót đóng bì, đóng gói nơi nhận yêu cầu nơi gửi bổ sung, xử lý trước vào sổ theo dõi ký nhận Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký Đăng ký văn đến Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước PAGE \* MERGEFORMAT Sau nhận, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải đăng ký vào “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đến” - Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đăng ký bí mật nhà nước đến trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký bí mật nhà nước đi, khác tên gọi "SỔ ĐĂNG KÝ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC ĐẾN" - Phần đăng ký: Số Ngày Số Cơ quan, Số, Ngày thứ đến đến tổ chức ký tháng tự ban hành hiệu tài liệu, vật chứa BMNN Tên Độ loại mật trích yếu nội dung Đơn vị Ghi người nhận Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đăng ký sở liệu quản lý máy tính chuyển giao phải in giấy để ký nhận đóng sổ để quản lý Trình, chuyển giao văn đến Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước mà phong bì có dấu “Chỉ người có tên bóc bì”, người nhận vào sổ theo ký hiệu ngồi bì, khơng mở bì phải chuyển đến người có tên phong bì Nếu người có tên phong bì vắng phong bì có thêm dấu “Hỏa tốc” chuyển đến lãnh đạo quan, tổ chức người lãnh đạo quan, tổ chức ủy quyền giải Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước gửi đến mà khơng thực quy định bảo vệ bí mật nhà nước chuyển đến lãnh đạo quan, tổ chức nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà PAGE \* MERGEFORMAT nước người có tên phong bì (đối với trường hợp gửi đích danh) giải quyết, đồng thời phải thông báo nơi gửi biết để có biện pháp khắc phục Nếu phát tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bóc, mở bì bị tráo đổi, mất, hư hỏng người nhận phải báo cáo người đứng đầu quan, tổ chức để có biện pháp xử lý - Mẫu chuyển giao Ngày chuyển Số đến Độ số mật Đơn vị Ký người nhận nhận Ghi Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn mật đến Người đứng đầu quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước phải đạo, kiểm tra, đôn đốc việc thực quy định pháp luật quy chế, nội quy bảo vệ bí mật nhà nước quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý Người tiếp cận bí mật nhà nước có trách nhiệm sau đây: Tuân thủ quy định pháp luật, quy chế, nội quy quan, tổ chức bảo vệ bí mật nhà nước; Thực biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước; Sử dụng bí mật nhà nước mục đích; Thực yêu cầu hướng dẫn quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước Sao, chụp văn mật: Sao tài liệu bí mật nhà nước việc chép lại tạo khác theo nội dung gốc tài liệu Chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước việc ghi lại hình ảnh tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước PAGE \* MERGEFORMAT Hình thức tài liệu bí mật nhà nước gồm y chính, lục trích Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải tiến hành địa điểm bảo đảm an toàn người đứng đầu quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định Việc sao, chụp phải ghi vào “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước” Mẫu quản lý sao, chụp Tên loại Ngày, trích yếu Người có tháng, Số Nơi Người nội dung tài thẩm Số năm sao, lượng nhận thực liệu, vật Độ quyền Ghi thứ chụp tài bản chứa mật cho phép tự liệu, vật sao, sao, sao, BMNN sao, chứa chụp chụp chụp sao, chụp BMNN chụp Bản tài liệu bí mật nhà nước phải đóng dấu sao; chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải có văn ghi nhận việc chụp Chỉ sao, chụp số cho phép tiêu hủy dư thừa, hỏng Bản sao, chụp thực theo quy định Nghị định có giá trị pháp lý phải bảo vệ gốc Dấu sao: PAGE \* MERGEFORMAT Phương tiện, thiết bị sử dụng để sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước khơng kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thơng, trừ trường hợp thực theo quy định pháp luật yếu Việc sao, chụp điện mật thực theo quy định pháp luật yếu IV Minh chứng Văn đi: Số đăng ký bí mật nhà nước Văn đến: Số đăng ký bí mật nhà nước đến Xử lí hành vi làm lộ, lọt bí mật nhà nước Các hành vi bị cấm: Làm lộ, chiếm đoạt, mua, bán bí mật nhà nước; làm sai lệch, hư hỏng, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước Thu thập, trao đổi, cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước trái pháp luật; sao, chụp, lưu giữ, vận chuyển, giao, nhận, thu hồi, tiêu hủy tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trái pháp luật Mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước khỏi nơi lưu giữ trái pháp luật Lợi dụng, lạm dụng việc bảo vệ bí mật nhà nước, sử dụng bí mật nhà nước để thực hiện, che giấu hành vi vi phạm pháp luật, xâm PAGE \* MERGEFORMAT phạm quyền lợi ích hợp pháp cản trở hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Soạn thảo, lưu giữ tài liệu có chứa nội dung bí mật nhà nước máy tính thiết bị khác kết nối kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thơng, trừ trường hợp lưu giữ bí mật nhà nước theo quy định pháp luật yếu Truyền đưa bí mật nhà nước phương tiện thông tin, viễn thông trái với quy định pháp luật yếu Chuyển mục đích sử dụng máy tính, thiết bị khác dùng để soạn thảo, lưu giữ, trao đổi bí mật nhà nước chưa loại bỏ bí mật nhà nước Tùy vào mức độ hành vi vi phạm mà bị xử lý hành bị truy cứu hình Cụ thể mức phạt nêu rõ tại: https://tuvanluat.vn/dan-su/cong-dong/xu-phat-hanh-vi-lam-lo-bi-matcua-nha-nuoc/#_ftn2 Tài liệu tham khảo: Luật bảo vệ bí mật nhà nước 2018 Nghị định 26/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước Thơng tư 24/2020/TT-BCA ban hành biểu mẫu sử dụng cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước PAGE \* MERGEFORMAT Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư PAGE \* MERGEFORMAT