cẩm nang theo dõi và đánh giá - mođun thực hành theo dõi

CHÍNH PHỦ VIỆ T NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Đơn vị soạn thảo Vụ Kinh tế đối ngoại/ Bộ Kế hoạch và Đầu tư Số 2, Hoàng Văn Thụ HÀ NỘI, VIỆT NAM 6/12/06 42443867 CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi i Lời nói đầu Cam kết Hà Nội khẳng định một trong những ưu tiên hàng đầu của Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợ là nâng cao hiệu quả sử dụng viện trợ phát triển chính thức (ODA) cho Việt Nam. Để điều đó trở thành hiện thực công tác quản lý ODA phải có hiệu quả và có tính chuyên nghiệp. Một hệ thống theo dõi và đánh giá đủ năng lực ở cả ba cấp dự án, chương trình và chính sách là không thể thiếu đối với quản lý ODA. Dự án “Tăng cường Năng lực Theo dõi và Đánh giá Dự án Việt Nam – Ôxtrâylia - Giai đoạn II” (VAMESP II) 2004 - 2007 do AusAID tài trợ đã được Vụ Kinh tế đối ngoại, Bộ Kế hoạch và Đầu tư triển khai thực hiện. Mục đích của VAMESP II là hỗ trợ Vụ Kinh tế đối ngoại, Bộ Kế hoạch và Đầu tư xây dựng một hệ thống theo dõi và đánh giá quốc gia vận hành có hiệu quả để thực hiện Nghị định 131/2006/NĐ-CP nhằm phát huy tối đa lợi ích của ODA ở Việt Nam. Các chuyên gia và cán bộ VAMESP II căn cứ vào yêu cầu thực tiễn của công tác theo dõi và đánh giá ở Việt Nam, đồng thời tham khảo những thông lệ theo dõi và đánh giá tốt nhất của quốc tế để biên soạn cuốn “Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá Quốc gia”. Cẩm nang gồm 4 mô-đun: Hướng dẫn xây dựng và vận hành hệ thống TD&ĐG tại Việt Nam – Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo, Thực hành theo dõi, Thực hành đánh giá và Tài liệu đào tạo TD&ĐG tại Việt Nam. Cẩm nang cung cấp không những những nguyên tắc, khái niệm cơ bản, phương pháp và công cụ thực hiện theo dõi và đánh giá mà còn minh họa bằng những ví dụ cụ thể (nghiên cứu tình huống) do các chuyên gia và cán bộ VAMESP II thực hiện. Cẩm nang là một tài liệu tham khảo tốt cho cả cán bộ quản lý và hoạch định chính sách ODA cũng như cán bộ kỹ thuật thực hiện theo dõi và đánh giá. Chúng tôi đánh giá cao nỗ lực của VAMESP II trong biên soạn cuốn Cẩm nang có giá trị này và hân hạnh giới thiệu tài liệu này với tất cả đồng nghiệp và những người quan tâm đến công tác theo dõi và đánh giá nói riêng và quản lý ODA nói chung. Chúng tôi hy vọng đây là một đóng góp thiết thực vào quá trình nâng cao hiệu quả sử dụng ODA ở Việt Nam. Cao Viết Sinh Laurie Dunn Thứ trưỏng Tham tán Hợp tác phát triển Bộ Kế hoạch và Đầu tư Cơ quan Viện trợ Phát triển Ôxtrâylia tại Việt Nam (AusAID) CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi ii MỤC LỤC Lời nói đầu i Danh mục các từ viết tắt v 1 Giới thiệu 1 1.1 Giới thiệu 1 1.2 Mục tiêu 1 1.3 Hướng dẫn sử dụng Sổ tay thực hành theo dõi 1 1.4 So sánh Theo dõi và Đánh giá 2 1.5 Một số tài liệu tham khảo chính 2 2 Theo dõi dự án ODA 3 2.1 Chu trình đầu tư 3 Xác định 3 Chuẩn bị 3 Thẩm định và phê duyệt 4 Thực hiện và theo dõi 4 Đánh giá 5 2.2 Theo dõi 5 2.3 Một số nhiệm vụ theo dõi cơ bản trong chu trình đầu tư 6 3 9 bước thực hiện theo dõi dự án ODA 7 3.1 Bước 1: Xây dựng và điều chỉnh khung lôgíc 8 3.2 Bước 2: Xác định các câu hỏi hoạt động và các chỉ số 13 Câu hỏi hoạt động 13 Chỉ số - dấu hiệu của sự thay đổi 15 Một số ví dụ về các chỉ số kết quả 18 Một số cân nhắc khi lựa chọn chỉ số 18 3.3 Bước 3: Xây dựng khung theo dõi và kế hoạch theo dõi 21 Khung theo dõi 21 Cấu trúc của một kế hoạch theo dõi 24 3.4 Bước 4: Chuẩn bị tổ chức để theo dõi có chất lượng 26 Những chuẩn bị về tổ chức 26 Duy trì chất lượng các hệ thống theo dõi 27 3.5 Bước 5: Chuẩn bị các công cụ và hệ thống IT 30 Các công cụ CNTT phục vụ công tác thu thập và đối chiếu dữ liệu 31 3.6 Bước 6: Thu thập và phân tích dữ liệu 33 Hành trình của dữ liệu 33 Các phương pháp thu thập dữ liệu và theo dõi kết quả 33 Các phương pháp theo dõi 34 12 câu hỏi cần trả lời khi lựa chọn các phương pháp 35 Thu thập dữ liệu để theo dõi 36 CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi iii Đảm bảo tính tin cậy của thông tin 36 Tổng hợp, phân tích và lưu trữ dữ liệu 38 Vai trò của dữ liệu đầu kỳ 42 Xếp hạng tình hình thực hiện dự án 43 Lưu trữ thông tin 46 3.7 Bước 7: Báo cáo kết quả và thông tin theo dõi 47 Truyền thông hỗ trợ các hoạt động và trách nhiệm giải trình 47 Đối tượng mục tiêu 48 Một số điểm cần chú khi trình bày thông tin cho phản hồi 48 Phương tiện để truyền thông các phát hiện 49 3.8 Bước 8: Hỗ trợ sử dụng thông tin theo dõi và phản hồi thông tin 49 3.9 Bước 9: Xem xét những điều kiện và năng lực cần thiết 51 4 Hệ thống theo dõi quốc gia 54 4.1 Hệ thống theo dõi cấp cơ quan chủ quản 56 Công cụ theo dõi danh mục dự án (PMT) 57 4.2 Hệ thống theo dõi cấp Ban QLDA 58 Công cụ theo dõi thống nhất (AMT) 59 Hướng dẫn sử dụng Công cụ theo dõi thống nhất 61 BIỂU Biểu 1: So sánh Theo dõi và Đánh giá 2 Biểu 2: Chu trình đầu tư 3 Biểu 3: Các nhiệm vụ theo dõi cơ bản trong chu trình đầu tư 6 Biểu 4: Mẫu khung lôgíc 9 Biểu 5: Khung lôgíc của Dự án Nâng cấp Đô thị Cần Thơ 10 Biểu 6: Trình tự xây dựng khung lôgíc 12 Biểu 7: Mối quan hệ giữa lôgíc chiều dọc và các giả định 12 Biểu 8: Khung lôgíc hỗ trợ cho công tác theo dõi 13 Biểu 9: Ví dụ về câu hỏi hoạt động hỗ tr ợ công tác theo dõi 14 Biểu 10: Các câu hỏi hoạt động cơ bản 15 Biểu 11: Các loại thay đổi là kết quả của các đầu vào và hoạt động 15 Biểu 12: Ví dụ về các chỉ số hoạt động và và chỉ số đầu ra 16 Biểu 13: Các tiêu chí S M A R T và các câu hỏi xác định tính thực tiễn 17 Biểu 14: Một số ví dụ về các chỉ số kết quả theo ngành 19 Biểu 15: Đánh giá chất lượng chỉ số 20 Biểu 16: Mẫu khung theo dõi 22 Biểu 17: Ví dụ về khung theo dõi: Dự án nâng cấp đô thị Cần Thơ 23 Biểu 18: Các nội dung gợi ý của một kế hoạch theo dõi 24 Biểu 19: Ví dụ về tổ chức phục vụ theo dõi của Ban quản lý dự án 27 Biểu 20: Các chức năng của cán bộ theo dõi – Cấp Ban QLDA và Chủ dự án 28 Biểu 21: Ví dụ về tổ chức của một cơ quan chủ quản đố i với công tác theo dõi 29 CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi iv Biểu 22: Chức năng nhiệm vụ của cán bộ theo dõi - cấp cơ quan chủ quản 30 Biểu 23: Các công cụ IT phục vụ công tác thu thập và đối chiếu dữ liệu 31 Biểu 24: Một ví dụ về công cụ IT đơn giản cho việc thu thập dữ liệu 32 Biểu 25: AMT - một công cụ IT đơn giản để đối chiếu dữ liệu 33 Biểu 26: Hành trình của dữ liệu theo dõi 34 Biểu 27: Thông tin đầu kỳ trong dữ liệu theo dõi theo chuỗi thời gian 41 Biểu 28: Ví dụ về phân tích thay đổi so với kế hoạch 41 Biểu 29: Các phương pháp phân tích so sánh 42 Biểu 30: Đề xuất hệ thống xếp hạng để theo dõi danh mục tại Việt Nam 44 Biểu 31: Ví dụ về Hệ thống xếp hạng của ADB 45 Biểu 32: Hệ thống xếp hạng của Ngân hàng thế giới (WB) 46 Biểu 33: Đối tượng tiếp nhận thông tin theo dõi 48 Biểu 34: Theo dõi hỗ trợ quá trình quản lý hướng tới các kết quả phát triển 50 Biểu 35: Theo dõi kết quả thực hiện như thế 51 Biểu 36: Các kỹ năng chính cán bộ theo dõi cần phải có 52 Biểu 37: Mẫu xác định nhu cầu đào tạo dùng cho cán bộ thực hiện theo dõi 53 Biểu 38: Báo cáo và phản hồi trong hệ thống theo dõi quốc gia 54 Biểu 39: Dòng dữ liệu trong hệ thống theo dõi quốc gia 55 Biểu 40: Ví dụ về giao diện PMT 57 Biểu 41: Hành trình dữ liệu theo dõi cấp cơ quan chủ quản 58 Biểu 42: Hành trình dữ liệu theo dõi cấp Ban QLDA 59 Biểu 43: Lựa chọn mức độ bảo mật để sử dụng AMT 61 Biểu 44: Kích hoạt macros trong AMT 62 Biểu 45: Ví dụ về trang chủ của AMT 62 Biểu 46: Ví dụ về nhãn tab của AMT 63 Biểu 47: Thay đổi hệ thống phân cách số 64 Biểu 48: In báo cáo AMT 65 PHỤ LỤC Phụ lục 1 Hướng dẫn sử dụng Công cụ theo dõi thống nhất (AMT) Phụ lục 2 Các phương pháp theo dõi tại Việt Nam Phụ lục 3 Danh mục thuật ngữ theo dõi CẨM NANG THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ Mođun I Hướng dẫn xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá ODA tại Việt Nam - Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo Mođun II Thực hành theo dõi Mođun III Thực hành đánh giá Mođun IV Tài liệu đào tạo theo dõi và đánh giá tại Việt Nam CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi v Danh mục các từ viết tắt ADB Ngân hàng Phát triển Châu Á AMT Công cụ theo dõi thống nhất AusAID Cơ quan Phát triển Quốc tế Ôxtrâylia CCBP Tăng cường năng lực toàn diện CPRGS Chiến lược Toàn diện về Tăng trưởng và Xóa đói Giảm nghèo FERD Vụ Kinh tế đối ngoại (Bộ Kế hoạch và Đầu tư) GMED Phòng Tổng hợp, Theo dõi & Đánh giá (Vụ Kinh tế đối ngoại) GoV Chính phủ Việt Nam HCMC Thành phố Hồ Chí Minh IT Công nghệ thông tin LMDG Nhóm các nhà tài trợ đồng chính kiến MARD Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn M&E Theo dõi và Đánh giá MIS Hệ thống thông tin theo dõi MPI Bộ Kế hoạch và Đầu tư ODA Hỗ trợ Phát triển Chính thức OECD Tổ chức Hợp tác Kinh tế và Phát triển PMT Công cụ theo dõi danh mục dự án PMU Ban Quản lý Dự án (đối với một dự án ODA cụ thể) QA Bảo đảm chất lượng SEDP Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội SWAP Phương pháp tiếp cận theo ngành UN Liên hợp quốc VAMESP II Dự án Tăng cường Năng lực Theo dõi và Đánh giá Dự án Việt Nam - Ôxtrâylia - Giai đoạn II WB Ngân hàng thế giới CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 1 1 Giới thiệu 1.1 Giới thiệu Theo dõi là một bộ phận của quá trình quản lý dự án. Theo dõi là việc đo lường tiến độ thực tế của 3 loại thay đổi sau: • giải ngân nguồn vốn đầu tư • tiến trình quản lý đầu tư • tình hình thực hiện các sản phẩm đầu ra của đầu tư Tất cả các Cơ quan chủ quản (CQCQ), Chủ dự án và Ban Quản lý dự án (Ban QLDA) thực hiện các dự án đầu tư bằng nguồn vốn ODA hoặc nguồn vốn của Nhà nước đều có chức năng và nhiệm vụ tổ chức thực hiện theo dõi. 1.2 Mục tiêu Sổ tay thực hành theo dõi cung cấp một số hướng dẫn thiết thực đối với công tác theo dõi các dự án đầu tư công của các CQCQ, Chủ dự án và Ban QLDA ở Việt Nam, trong đó tập trung vào các dự án ODA. Sổ tay sẽ trình bày 9 bước cơ bản của công tác theo dõi, giới thiệu một số phương pháp và công cụ hỗ trợ theo dõi cũng như một số cơ cấu tổ chức giúp các Ban QLDA, Chủ dự án và CQCQ có thể thực hiện theo dõi hiệu quả. Ngoài ra, Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá (TD&ĐG) còn bao gồm một Sổ tay hướng dẫn cách xây dựng hệ thống TD&ĐG ở Việt Nam để các cán bộ lãnh đạo tham khảo 1 , một Sổ tay thực hành đánh giá 2 và một Sổ tay tài liệu đào tạo để các Cá nhân xuất sắc (Champion) và cán bộ đào tạo có thể sử dụng để đào tạo và tăng cường năng lực cho các cán bộ thực hiện theo dõi 3 . 1.3 Hướng dẫn sử dụng Sổ tay thực hành theo dõi Cuốn Sổ tay này sẽ giới thiệu cách thực hiện 9 bước theo dõi để thực hiện nhiệm vụ theo dõi một dự án ODA, bao gồm: • Bước 1: Xây dựng hoặc điều chỉnh khung lôgíc của dự án được theo dõi • Bước 2: Xác định các câu hỏi hoạt động, nhu cầu thông tin và các chỉ số • Bước 3: Xây dựng khung theo dõi và kế hoạch theo dõi • Bước 4. Xây dựng cơ cấu tổ chức hỗ trợ công tác theo dõi • Bước 5: Chuẩn bị các công cụ và hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) hỗ trợ hệ thống theo dõi • Bước 6: Thu thập và phân tích dữ liệu • Bước 7: Báo cáo kết quả và thông tin theo dõi • Bước 8: Hỗ trợ sử dụng các thông tin theo dõi và phản hồi • Bước 9: Xem xét các điều kiện và năng lực cần thiết 1 Mođun 1 - Hướng dẫn xây dựng hệ thống TD&ĐG ODA tại Việt Nam - Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo 2 Mođun 3 - Thực hành đánh giá 3 Mođun 4 - Tài liệu đào tạo TD&ĐG tại Việt Nam CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 2 1.4 So sánh Theo dõi và Đánh giá Theo dõi và đánh giá có những chức năng khác nhau và thường phục vụ cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Sử dụng thông tin trong Bảng 1 để kiểm tra xem bạn nên sử dụng Cẩm nang theo dõi hay Cẩm nang đánh giá 4 . Nếu bạn phải trả lời câu hỏi về đánh giá, ví dụ như tác động của dự án đầu tư hay nguyên nhân dẫn đến một hiện tượng, thì bạn hãy tham khảo hiệu Cẩm nang đánh giá. Nếu bạn phải trả lời được các câu hỏi về theo dõi như báo cáo định kỳ tình hình thực hiện, tiến độ thực hiện hoặc giải ngân, Cẩm nang theo dõi sẽ hỗ trợ bạn. Biểu 1: So sánh Theo dõi và Đánh giá Theo dõi Đánh giá Liên tục hoặc định kỳ Theo giai đoạn hoặc đột xuất Tình hình thực hiện các mục tiêu của Chương trình đã đặt ra Đánh giá các mục tiêu của Chương trình trong mối quan hệ với các mục đích cao hơn hoặc với các vấn đề phát triển cần được giải quyết Các chỉ số tiến độ đã xác định trước được mặc nhiên là đúng Đặt câu hỏi về tính đúng đắn và hợp lý của các chỉ số định trước Theo dõi tiến độ dựa vào một số ít các chỉ số đã được xác định trước Giải quyết các vấn đề thuộc nhiều phạm vi khác nhau Tập trung vào các kết quả dự kiến Xác định các kết quả dự kiến và ngoài dự kiến Sử dụng phương pháp định lượng Sử dụng phương pháp định lượng và phương pháp định tính Thu thập dữ liệu thường xuyên Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau Không trả lời các câu hỏi nhân quả Trả lời các câu hỏi nhân quả Thường là một chức năng của quản lý nội bộ Thường do các chuyên gia đánh giá độc lập thực hiện và các cơ quan bên ngoài đề xướng Nguồn: SIDA (2004) Looking back, moving forward. SIDA Evaluation Manual (trang 11). SIDAA3753en 1.5 Tài liệu tham khảo chính Hiện có nhiều cẩm nang hoặc sổ tay theo dõi - xem chi tiết trên Website Theo dõi và Đánh giá quốc gia (www.mpi.gov.vn/tddg ). Một số cuốn sách cung cấp những thông tin đặc biệt hữu ích và sâu sát với các điều kiện của Việt Nam. Các tài liệu tham khảo này cũng đã giúp chúng tôi rất nhiều trong việc biên soạn cuốn Sổ tay này dành cho các cán bộ thực hiện theo dõi tại Việt Nam. Đặc biệt, chúng tôi ghi nhận sự đóng góp của: • FASID (2000) Theo dõi và đánh giá dựa trên phương pháp quản lý chu trình dự án. Hiệp hội Nghiên cứu Phát triển Quốc tế. Tokyo, Nhật Bản (xem www.fasid.or.jp) • IFAD (2002) Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án – quản lý tác động trong phát triển nông thôn. Quỹ Phát triển Nông nghiệp Quốc tế. Roma, Italia (xem www.ifad.org/ evaluation/) 4 Mođun 3 - Thực hành đánh giá CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 3 2 Theo dõi dự án ODA 2.1 Chu trình đầu tư Theo dõi là một bộ phận của chu trình các hoạt động thực hiện đầu tư. Chu trình đầu tư dưới đây mô tả các bước thực hiện một dự án ODA (xem Biểu 2). Biểu 2: Chu trình đầu tư Xác định Chính phủ Việt Nam (CPVN) đã đề ra các mục tiêu đầu tư chiến lược trong Chiến lược Phát triển Kinh tế - Xã hội 10 năm (2001 – 2010) và Kế hoạch Phát triển Kinh tế - Xã hội 5 năm (2006 - 2010). Chiến lược đầu tư bằng nguồn vốn ODA được xác định trong Đề án Định hướng Thu hút và Sử dụng ODA (2006 - 2010). Theo Cam kết Hà Nội, các nhà tài trợ ở Việt Nam sẽ dựa vào các chiến lược và kế hoạch này củ a Chính phủ để xác định dự án, hỗ trợ chương trình ngành và các hoạt động đầu tư khác. Giai đoạn xác định trong chu trình đầu tư liên quan đến việc xác định, xem xét và lựa chọn dự án. Chính phủ và các nhà tài trợ cùng làm việc với các bên liên quan khác để lựa chọn các dự án đầu tư phù hợp về tài chính, kinh tế, xã hội và môi trường. Các dự án được xác định phải hỗ trợ thực hiện các mục tiêu chiến lược qu ốc gia. Việc xem xét tỷ mỷ và đánh giá ban đầu là hết sức quan trọng trong quá trình lựa chọn dự án. Chuẩn bị Giai đoạn chuẩn bị trong chu trình đầu tư bao gồm nghiên cứu tính khả thi của các đề xuất đầu tư và chuẩn bị thiết kế chi tiết để CPVN và các nhà tài trợ thẩm định. Trong giai đoạn này, người ta thường sử dụng phương pháp phân tích khung lôgíc. Khung lôgíc cũng sẽ được sử dụng cho theo dõi và đánh giá khi dự án đi vào thực hiện sau này. Các tài liệu chuẩn bị đưa ra đề xuất về chiến lược TD&ĐG, các mối quan hệ trong quá trình hoạt động, ma trận khung loic, dự thảo kế hoạch hoạt động và dự trù ngân sách. Các tài liệu như Báo cáo nghiên cứu khả thi sẽ là cơ sở cho hệ thống theo dõi tổng thể sau này. Xác định Chuẩn bị Thẩm định & Phê duyệt Đánh giá Thực hiện & Theo dõi CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 4 Thẩm định và phê duyệt Giai đoạn thẩm định trong chu kỳ đầu tư được thực hiện nhằm xem xét một cách độc lập Báo cáo nghiên cứu khả thi và các tài liệu chuẩn bị khác. Một số nhà tài trợ gọi việc thẩm định này là đánh giá đầu kỳ. Thẩm định bao gồm đánh giá các khía cạnh kinh tế, kỹ thuật, thể chế, tài chính, môi trường và xã hội của dự án đầu tư. Đối với các dự án lớn (thường là các dự án vốn vay), người ta thường tổ chức các đoàn thẩm định đi thực địa tại các địa điểm dự kiến đầu tư và các CQCQ. Đối với các dự án nhỏ (thường là viện trợ không hoàn lại), công tác thẩm định được tiến hành ngay tại văn phòng của nhà tài trợ mà không cần đi thực tế. Đối với các dự án vốn vay, giai đoạn thẩm định cũng bao gồm việc thảo luận và soạn thảo các Hiệp định vay. Sau thẩm định là quá trình đàm phán và phê duyệt của Chính phủ và tổ chức cho vay. Các khoản vay có hiệu lực sau khi được phê duyệt và sau khi các thủ tục pháp lý về hiệp định vay được hoàn tất. Đối với các dự án viện trợ không hoàn lại, việc thẩm định, tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu tư vấn sẽ được thực hiện sau khi phê duyệt thiết kế. Thực hiện và theo dõi Các dự án đầu tư do các CQCQ thực hiện, thường với sự hỗ trợ của Ban QLDA và Nhóm hỗ trợ kỹ thuật. Quá trình thực hiện được lập kế hoạch và tiến hành theo lịch trình và thủ tục đã được thống nhất trong các văn kiện thiết kế dự án. Ví dụ, đối với các dự án đầu tư cơ sở hạ tầng, đầu tiên là chuẩn bị thiết kế kỹ thuật chi tiết và các tài liệu đấu thầu, tiếp đó sẽ tiến hành mua sắm máy móc và trang thiết bị, xây dựng và vận hành công trình. Theo dõi là một công việc thường xuyên trong quá trình thực hiện dự án. Theo dõi giúp các cơ quan đưa ra quyết định quản lý dựa trên việc thường xuyên so sánh tình hình thực hiện giữa thực tế và kế hoạ ch của 3 yếu tố: giải ngân vốn đầu tư, các quá trình quản lý đầu tư và thực hiện các kết quả đầu ra. Các dữ liệu và kết quả thực hiện này sẽ cung cấp thông tin để liên tục hoàn thiện quá trình thực hiện. Các nhà lãnh đạo sử dụng kết quả theo dõi trong quá trình ra quyết định quản lý có thể đem lại nhiều kết quả đầu tư có hiệu quả và hiệu suất cao hơn. Giám sát cũng là một hình thức của theo dõi nhưng thường có sự tham gia của các cơ quan cấp trên (ví dụ, Vụ Thẩm định và Giám sát Đầu tư thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư hoặc Kiểm toán Nhà nước) nhằm kiểm tra các hoạt động của các cơ quan cấp dưới (ví dụ, các CQCQ, Chủ dự án hoặc Ban QLDA). Một hệ thống và quá trình theo dõi hiệu quả sẽ cung cấp thông tin cho quá trình quản lý thông qua việc phản ánh và ki ểm điểm thường xuyên với các bên liên quan và đánh giá độc lập. Đội ngũ quản lý khi theo dõi quá trình thực hiện có thể theo sát được tiến độ thực hiện nhằm đạt được các kết quả và mục tiêu đề ra cũng như cung cấp được dữ liệu sử dụng cho đánh giá giữa kỳ và đánh giá sau dự án. [...]... tác giám sát Thông báo kết quả tới các bên liên quan Chuẩn bị báo cáo quý và báo cáo năm theo yêu cầu Nguồn: Trích IFAD (2002) Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án (xem www.ifad.org ) CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 3 7 9 bước thực hiện theo dõi dự án ODA Một hệ thống theo dõi hiệu quả có thể được xây dựng và thực hiện theo 9 bước sau: • Bước 1: Xây dựng và. .. VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 21 3.3 Bước 3: Xây dựng khung theo dõi và kế hoạch theo dõi Khung theo dõi Bản thân khung lôgíc không thể hướng dẫn đầy đủ cần lựa chọn thông tin nào để theo dõi và cũng không có đủ chỗ để tóm tắt các kế hoạch theo dõi chi tiết Cột “các chỉ số hoạt động” và “các phương tiện kiểm chứng” trong khung lôgíc không thể mô tả đầy đủ cách thực hiện... VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 28 Biểu 20: Các chức năng của cán bộ theo dõi – Cấp Ban QLDA và Chủ dự án Vai trò Chủ dự án Giám đốc Ban QLDA Điều phối viên theo dõi trong Ban QLDA Các đầu mối theo dõi tại các bộ phận Cán bộ hỗ trợ IT Trách nhiệm Yêu cầu về trình độ Chịu trách nhiệm chung về tính phù hợp của các hệ thống theo dõi, các khung khổ và nguồn lực theo dõi phù... NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 26 3.4 Bước 4: Chuẩn bị tổ chức để theo dõi có chất lượng Những chuẩn bị về tổ chức Bất cứ một Ban QLDA, Chủ dự án hay một CQCQ có trách nhiệm quản lý hay giám sát việc thực hiện một dự án ODA đều cần phải có những cán bộ theo dõi với chức năng, vai trò và nhiệm vụ riêng nhằm chuyển tải các thông tin theo dõi do lãnh đạo và các quy định và. .. NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 13 Biểu 8: Khung lôgíc hỗ trợ cho công tác theo dõi Báo cáo theo dõi Tên dự án: Địa điểm thực hiện: Quyết định đầu tư số: Thời gian thực hiện dự án: Nhà tài trợ: Tên và địa chỉ cơ quan thực hiện: Tên và địa chỉ của chủ dự án: Tổng quan về dự án và các mục tiêu của dự án: Các kết quả dự kiến  Các đầu ra dự kiến  Các hoạt động  Các đầu vào... Nam - Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo Ủy ban Hỗ trợ Phát triển của Tổ chức Hợp tác Kinh tế và Phát triển CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 6 2.3 Một số nhiệm vụ theo dõi chủ yếu trong chu trình đầu tư Các hoạt động và chức năng thực hiện dự án trong chu trình đầu tư bao gồm các nhiệm vụ theo dõi chủ yếu được nêu trong Biểu 3 dưới đây: Biểu 3: Các nhiệm vụ theo dõi. .. VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Mục Kế hoạch theo dõi và thời gian thực hiện các hoạt động 25 Các nội dung gợi ý Định nghĩa chính xác về các phương pháp áp dụng với mỗi nhóm các bên liên quan khác nhau để phục vụ 2 mục đích cơ bản sau: • Theo dõi các nguồn lực, các hoạt động và quản lý để có thể thực hiện dự án đầu tư một cách hiệu quả: Các nguồn lực đầu vào- sử dụng... chất theo dõi chuyên nghiệp Kỹ năng làm việc theo nhóm Kỹ năng theo dõi trung cấp Kỹ năng máy tính trung cấp Thu thập dữ liệu Tổng hợp đối chiếu và lưu trữ dữ liệu Kỹ năng viết báo cáo trung cấp Kỹ năng theo dõi sơ cấp Kỹ năng máy tính cao cấp CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 29 Biểu 21: Ví dụ về tổ chức của một cơ quan chủ quản đối với công tác theo dõi Bộ...CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 5 Đánh giá Đánh giá là việc xem xét định kỳ tính phù hợp, hiệu suất, hiệu quả, và tác động của một dự án đầu tư Đánh giá cung cấp cho các bên liên quan thông tin về kết quả và tác động của dự án đầu tư và bằng chứng cho thấy các kết quả này có khả năng bền vững hay không Các... hành, tập trung đánh giá tính phù hợp, hiệu quả và hiệu suất • Đánh giá kết thúc hay đánh giá cuối kỳ – được thực hiện ngay sau khi dự án kết thúc, có thể do các chuyên gia đánh giá độc lập hoặc Ban QLDA hoặc cả hai phối hợp tiến hành Trọng tâm của đánh giá là tính hiệu quả và bền vững • Đánh giá tác động hay đánh giá sau dự án – do các chuyên gia đánh giá độc lập tiến hành, thường vào khoảng 2 đến . thống theo dõi và đánh giá ODA tại Việt Nam - Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo Mođun II Thực hành theo dõi Mođun III Thực hành đánh giá Mođun IV Tài liệu đào tạo theo dõi và đánh giá tại Việt. - Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo 2 Mođun 3 - Thực hành đánh giá 3 Mođun 4 - Tài liệu đào tạo TD&ĐG tại Việt Nam CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo. PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 7 3 9 bước thực hiện theo dõi dự án ODA Một hệ thống theo dõi hiệu quả có thể được xây dựng và thực hiện theo 9 bước