Vị trí Trách nhiệm u cầu trình độ
Vụ trưởng Vụ
đầu mối
Chịu trách nhiệm chung đảm bảo các hệ thống, khuôn khổ và nguồn lực cho cơng tác theo dõi để Cơ quan chủ quản có thể tuân thủ được các yêu cầu nêu trong Nghị định số 131/2006/NĐ-CP, bao gồm:
Xác định các nguồn lực cần thiết cho công tác theo dõi
Thiết lập hệ thống thông tin nội bộ
Nhận và tổng hợp báo cáo theo dõi danh mục (từ PMT) từ điều phối viên và cung cấp phản hồi
Sử dụng các kết quả theo dõi để ra các quyết định quản lý
Gửi báo cáo theo dõi danh mục (với dữ liệu từ PMT) tới Bộ trưởng, MPI, MOF
Khả năng lãnh đạo Quản lý về đầu tư Xây dựng nhóm cơng tác Kinh nghiệm theo dõi Diễn giải, phân tích các kết quả
Báo cáo & Giao tiếp
Điều phối viên
Theo dõi
Theo sự chỉ đạo của Vụ trưởng Vụ đầu mối, xây dựng, điều phối và giám sát hoạt động của hệ thống theo dõi của cơ quan chủ quản, bao gồm cả công tác phối hợp với tất cả các Ban QLDA của các dự án đầu tư thuộc danh mục ODA do đơn vị làm cơ quan chủ quan. Đảm bảo thu thập, đối chiếu, phân tích, báo cáo được các dữ liệu cần thiết và phản hồi tới các bên liên quan một cách kịp thời và chính xác.
Sử dụng PMT để đối chiếu và phân tích dữ liệu từ các báo cáo AMT của từng dự án đầu tư trong danh mục
Chuẩn bị các báo cáo của cơ quan chủ quản theo qui
định
Gửi PMT và các báo cáo theo dõi của cơ quan chủ quản tới Vụ trưởng
Các kỹ năng điều phối Quản lý căn bản
Được đào tạo về TD& ĐG ở
cấp độ “Thực hành”
Trình độ máy tính trung cấp
Tổng hợp, đối chiếu và phân tích dữ liệu
Kỹ năng viết báo cáo nâng cao
Giao tiếp và tuyên truyền Các phẩm chất chuyên nghiệp
Các đầu mối về theo dõi ở các phòng chuyên môn
Dưới sự chỉ đạo của Điều phối viên về theo dõi, đảm bảo các dữ liệu liên quan tới bộ phận mình được thu thập, đối chiếu và phân tích một cách phù hợp. Sẵn sàng cung cấp các dữ liệu này cho các bộ phận khác trong cơ quan chủ quản khi được yêu cầu nhằm đảm bảo công tác báo cáo và theo dõi của bộ phận được hiệu quả và minh bạch.
Thu thập AMT từ các điều phối viên về theo dõi tại các Ban QLDA do đầu mối đó theo dõi.
Kiểm tra chất lượng của dữ liệu trong AMT và phản hồi cho Ban QLDA
Chuẩn bị PMT đối với các dự án đầu mối đó quản lý Gửi các AMT thu thập được và PMT cho Điều phối viên Theo dõi
Các kỹ năng điều phối
Được đào tạo về TD & ĐG ở
cấp độ “Thực hành”
Trình độ máy tính trung cấp
Thu thập dữ liệu Tổng hợp và lưu dữ liệu Kỹ năng viết báo cáo trung cấp
3.5 Bước 5: Chuẩn bị các công cụ và hệ thống IT
Các hệ thống theo dõi thường cần ba loại công cụ và hệ thống IT như sau:
• Máy tính cá nhân – máy để bàn hoặc máy tính xách tay để chuẩn bị báo cáo, liên lạc bằng
email và truy cập các dữ liệu và hệ thống báo cáo trên qua mạng;
• Các cơng cụ theo dõi chun dụng – các công cụ theo dõi được thiết kế để hỗ trợ cho việc
sử dụng hệ thống theo dõi Việt Nam, ví dụ như AMT (cơng cụ theo dõi thống nhất) và PMT (công cụ theo dõi danh mục) được sử dụng tại Việt Nam;
• Các cơng cụ đối chiếu và phân tích dữ liệu – các công cụ hỗ trợ việc nhập và chiết xuất dữ
liệu từ các hệ thống quản lý kế tốn điện tử; từ các bảng tính Excel đơn giản tới các bảng câu hỏi hoặc mẫu điều tra và các cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý thơng tin.
Hệ thống theo dõi là hệ thống có chức năng riêng biệt, khác với các hệ thống quản lý tài chính và kế tốn. Phần trình bày dưới đây sẽ tập trung vào các công cụ đơn giản hỗ trợ việc thu thập và đối chiếu dữ liệu theo dõi. Các công cụ theo dõi chuyên dụng được xây dựng để hỗ trợ Hệ thống Theo dõi thí điểm tại Việt Nam như AMT và PMT sẽ được trình bày trong Phần 4 và Hướng dẫn sử dụng AMT được cụ thể hóa trong Phụ lục 1.
Các công cụ CNTT phục vụ công tác thu thập và đối chiếu dữ liệu
Dữ liệu theo dõi được thu thập từ những gì thực sự đang diễn ra tại dự án, từ nghiên cứu tài liệu và các cuộc phỏng vấn. Việc sử dụng chính xác phương pháp và công cụ nào được xác định trong khung khổ và kế hoạch theo dõi được xây dựng ở Bước 3. Các cơng cụ IT đơn giản có thể hỗ trợ việc thu thập và đối chiếu các dữ liệu theo dõi trước khi đưa ra phân tích. Biểu 23 trình bày về các cơng cụ IT hỗ trợ cho việc thu thập và đối chiếu ba loại dữ liệu theo dõi thường được thu thập. Biểu 24 trình bày một ví dụ về cơng cụ IT đơn giản cho việc thu thập dữ liệu và Biểu 25 trình bày một ví dụ về AMT (cơng cụ theo dõi thống nhất) - một công cụ đối chiếu dữ liệu được xây dựng cho Hệ thống Theo dõi thí điểm tại Việt Nam. Cơng cụ IT trong các ví dụ này là Microsoft Excel – rất thích hợp cho việc phân thành bảng biểu và hỗ trợ viết báo cáo từ các dữ liệu thu thập được từ cơ sở hoặc từ tổng hợp tài liệu và đối chiếu dữ liệu. Các hệ thống quản lý thông tin (MIS) và cơ sở dữ liệu phức tạp hơn thường có chi phí sử dụng và duy trì cao, và do vậy chỉ thích hợp với những dự án đầu tư lớn.