Loại thông tin theo dõi
Hành động tiếp theo
Các nhóm đối tượng hướng tới Tiến độ
mục tiêu Đầu ra
Tác động
kinh tê Quyết định Hành động
Các thành viên cộng đồng H M M L M
Các cán bộ Ban QLDA M H L H H
Các cơ quan cấp tỉnh M H L H M
Các Bộ H L H H M
Các cơ quan tài trợ H M H H M
Các nhóm khác L M L L L
Quy tắc ưu tiên: H = Cao M = Trung bình L = Thấp Nguồn: IFAD (2002 - Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án (xem www.ifad.org)
Đối tượng mục tiêu
Cần chú ý rằng khơng chỉ có nhu cầu về thơng tin quản lý. Hãy tìm hiểu nhu cầu thơng tin của các cơ quan liên quan khác nhau. Tiến hành phân tích các thơng tin sẽ theo dõi với các cơ quan liên quan bằng cách yêu cầu họ xây dựng danh sách nhu cầu hoặc cho ý kiến về danh sách nhu cầu do mình gợi ý. Tập trung nhiều cơ quan liên quan khác nhau để xác định cần theo dõi những gì cũng có nghĩa là sau này thơng tin theo dõi đó chắc chắn sẽ được sử dụng.
Một số điểm cần chú khi trình bày thơng tin cho phản hồi
Khi trình bày các thơng tin phản hồi về theo dõi cho các cơ quan liên quan và quyết định dùng các thơng tin đó cho mục đích quản lý như thế nào, cần phải đáp ứng các tiêu chí sau:
• các thông điệp gửi tới từng đối tượng cụ thể phải rõ ràng • thống nhất về tần suất thơng tin
• xem xét địa điểm của đối tượng
• tận dụng thơng tin dưới dạng các bảng biểu để hỗ trợ phân tích
• lập kế hoạch trước về các sản phẩm đầu ra dự kiến để có thể tập trung các thơng tin phản hồi
Phương tiện để truyền thông các phát hiện
Bốn loại phương tiện truyền thông thường được sử dụng để thông tin về các phát hiện theo dõi: • Báo cáo viết – có nhiều báo cáo theo dõi khác nhau, bao gồm báo cáo tiến độ chính thức, các
nghiên cứu đặc biệt, báo cáo tóm tắt khơng chính thức ghi trong biên bản ghi nhớ về một vấn đề đang tồn tại. Ban QLDA có thể phải chuẩn bị kế hoạch hoạt động và ngân sách hàng năm, báo cáo quý và báo cáo 6 tháng, báo cáo giữa kỳ và báo cáo kết thúc. Có thể viết bản tin để thông tin về các hoạt động, phát hiện và kinh nghiệm tới các cơ quan tham gia chính.
• Báo cáo miệng – có nhiều biện pháp để thông tin các phát hiện theo dõi hiệu quả hơn. Nhiều
quyết định được đưa ra dựa trên những thông tin thu được thông qua trao đổi cá nhân và báo cáo miệng. Nói chuyện trực tiếp với đối tượng mục tiêu sẽ truyền thông điệp nhanh hơn và linh hoạt hơn. Nếu thực hiện tốt, biện pháp này có thể đem lại hiểu biết tốt hơn và thảo luận thẳng thắn hơn về các phát hiện.
Đài phát thanh cũng vai trò quan trọng trong việc phổ biến thông tin và các quyết định cũng như tạo động lực cho các cơ quan tham gia. Ví dụ, đài phát thanh của hội nơng dân có thể cung cấp thông tin hàng ngày về các hoạt động đang diễn ra, các quyết định quản lý, các nguồn lực được chuyển giao cho cộng đồng, các cuộc họp, các cuộc thăm hỏi và các cuộc phỏng vấn với nông dân và các cơ quan khác.
• Trình bày bằng hình ảnh – trình bày bằng hình ảnh như đồ thị hay biểu đồ cho thấy xu hướng hoặc bản đồ minh họa và bổ sung dữ liệu trong các báo cáo hay thuyết trình. Cũng có thể sử dụng ảnh hay băng video. Đây là cách trình bày sống động mà khó có thể làm được thơng qua lời nói hay đồ thị. Trình bày dưới dạng vở kịch cũng là một cơng cụ hữu ích khi có khả năng sáng tạo cao, nhưng cũng đòi hỏi tốn nhiều thời gian và tiền bạc hơn để phát triển ý tưởng và đào tạo (hoặc thuê) người diễn.
• Truyền thơng điện tử - ngày nay, xu hướng tiếp cận và sử dụng thư điện tử và Internet phát
triển mạnh mẽ giúp cho thông tin các phát hiện tới các cơ quan liên quan ở các cấp nhanh chóng hơn. Thơng tin có thể được gửi bằng thư điện tử hoặc các văn bản kèm theo thư điện tử, các bản tin điện tử được gửi qua thư điện tử hoặc đăng trên các trang web, và bằng cách xây dựng các trang web có các đường kết nối đến tất cả những thông tin theo dõi.
Mặc dù công nghệ và khả năng tiếp cận với cơng nghệ đang thay đổi nhanh chóng, nhưng dạng truyền thông này vẫn chưa thể áp dụng được tại các cơ quan cấp xã trong thời gian tới. Vì vậy, cần cân nhắc kỹ dạng thông tin và nội dung thông tin cho các đối tượng mục tiêu này trước khi phổ biến bằng các phương tiện điện tử. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.8 Bước 8: Hỗ trợ sử dụng thông tin theo dõi và phản hồi thông tin
Phần này sẽ giúp các bạn trả lời câu hỏi: “Làm thế nào hỗ trợ lãnh đạo sử dụng thông tin theo dõi khi để quyết định quản lý”?; “Bài học nào rút ra từ thông tin theo dõi”?; “Ai nên biết về những bài học này để hỗ trợ quá trình quản lý hướng tới các kết quả phát triển”?
Cùng với việc sử dụng các hình thức viện trợ mới theo Cam kết Hà Nội (ví dụ, dự án, hỗ trợ chương trình, tiếp cận ngành hay hỗ trợ ngân sách trực tiếp), tình hình thực hiện các dự án ODA cần được thông tin một cách hiệu quả để đáp ứng yêu cầu của tất cả các cơ quan liên quan.
Thông tin theo dõi và phản hồi là một phương thức hiệu quả hỗ trợ quá trình quản lý hướng tới các kết quả phát triển.
Các cơ quan áp dụng quá trình quản lý hướng tới các kết quả phát triển phải đảm bảo quy trình, sản phẩm và dịch vụ của họ sẽ góp phần đạt được các kết quả đã được xác định rõ ràng. Quá trình quản lý hướng tới các kết quả phát triển đưa ra khung hoạch định và quản lý chiến lược thông qua nâng cao kiến thức và trách nhiệm giải trình (Biểu 34)