Hệ thống theo dõi quốc gia được tóm tắt tại Biểu 39, bao gồm:
• Hệ thống theo dõi cấp Ban QLDA và Chủ dự án - các đơn vị thực hiện dự án ODA chịu
trách nhiệm theo dõi các nguồn lực được sử dụng, tiến độ thực hiện, thời gian hoàn thành theo kế hoạch, chất lượng và số lượng các sản phẩm đầu ra và tình hình thực hiện thực tế của dự án so với kế hoạch. Công cụ theo dõi thống nhất (AMT) được xây dựng để giúp các Ban QLDA chuẩn bị các báo cáo quý, báo cáo năm và tổng hợp dữ liệu theo dõi nhằm hỗ trợ các nhà lãnh đạo quản lý hướng tới các kết quả phát triển.
• Hệ thống theo dõi cấp cơ quan chủ quản – các Bộ và tỉnh quản lý ODA chịu trách nhiệm
giám sát các quy trình và theo dõi những thay đổi so với kế hoạch về tình hình giải ngân, đấu thầu, bảo vệ mơi trường và an sinh xã hội; kiểm tra tình hình thực hiện bao gồm chất lượng và số lượng đầu ra. Các cơ quan chủ quản cần tổng hợp dữ liệu từ một số AMT để theo dõi danh mục dự án tư. Công cụ theo dõi danh mục dự án (PMT) được xây dựng để giúp các cơ quan chủ quản chuẩn bị các báo cáo tổng hợp hàng quý thông qua việc tổng hợp và phân tích các dữ liệu theo dõi.
• Hệ thống theo dõi cấp quốc gia – các phòng, ban của cơ quan quản lý Nhà nước về ODA
chịu trách nhiệm giám sát các dự án ODA, giám sát các quy trình và theo dõi những thay đổi so với kế hoạch về tình hình giải ngân, tiến độ và tình hình thực hiện danh mục dự án ODA quốc gia. Các đơn vị này phải tổng hợp dữ liệu từ tất cả các AMT, sử dụng công cụ theo dõi quốc gia (NMT) để chuẩn bị báo cáo tổng hợp 6 tháng và báo cáo năm thông qua việc tổng hợp và phân tích dữ liệu theo dõi từ các cấp ngành, cơ quan chủ quản và nhà tài trợ.
10 Môđun I – Hướng dẫn xây dựng hệ thống TD&ĐG ODA tại Việt Nam – Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo Các bộ ngành và các tỉnh
Bài học kinh nghiệm
Các cơ quan quản lý Nhà nước về ODA Phân tích và bài học kinh nghiệm Ban QLDA Bài học kinh nghiệm Phân tích và bài học kinh nghiệm Phản hồi và đưa ra chuẩn so sánh
Đo lường và báo
cáo
Phản hồi và đưa ra chuẩn so sánh
Đo lường và báo
Biểu 39: Luồng thông tin dữ liệu trong hệ thống theo dõi quốc gia
4.1 Hệ thống theo dõi cấp cơ quan chủ quản
Vai trò và trách nhiệm theo dõi của cơ quan chủ quản được trình bày tại Biểu 22, Mục 3.4. Các cơ quan quản lý Nhà nước về ODA và cơ quan chủ quản ở Việt Nam có trách nhiệm quản lý danh mục dự án. Một danh mục dự án thường bao gồm 6 – 100 dự án, 60 – 750 hợp đồng và hàng trăm hoạt động tại cùng một thời điểm.
Các cơ quan quản lý Nhà nước về ODA và cơ quan chủ quản chịu trách nhiệm giám sát danh mục các dự án ODA và theo dõi ba loại thay đổi sau:
• Tỷ lệ giải ngân – so sánh tỷ lệ giải ngân giữa thực tế và kế hoạch cho các nhà thầu và các
hoạt động đầu tư.
• Tiến độ – so sánh giữa thực tế và kế hoạch về tiến độ thời gian hồn thành cơng tác đấu thầu,
thực hiện hợp đồng, tái định cư và quản lý mơi trường.
• Kết quả thực hiện – so sánh giữa thực tế và kế hoạch tình hình thực hiện các hoạt động và
sản phẩm đầu ra.
Nhằm hỗ trợ các cơ quan quản lý cấp quốc gia và CQCQ thực hiện nhiệm vụ theo dõi, VAMESP II đã xây dựng công cụ theo dõi danh mục dự án (PMT). Cơng cụ này có các chức năng hỗ trợ theo dõi tình hình thực hiện danh mục dự án và các hoạt động như sau:
• Chiết xuất dữ liệu từ AMT – dữ liệu về dự án được chiết xuất từ các báo cáo giải ngân (tỷ
lệ giải ngân), đấu thầu (theo dõi tiến độ) và hoạt động (theo dõi tình hình thực hiện) trong AMT và đưa vào cơ sở dữ liệu tại các cơ quan quản lý cấp quốc gia và CQCQ.
• Xác định những thay đổi so với kế hoạch – bằng cách so sánh kết quả giữa thực tế và kế
hoạch, công cụ PMT chỉ ra những thay đổi của một số chỉ số theo dõi tình hình thực hiện so với kế hoạch và thể hiện tỷ lệ % mức độ thực hiện thực tế so với kế hoạch. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Trình bày kết quả dưới dạng bảng – cơng cụ PMT trình bày kết quả các chỉ số tiến độ và
mức độ thực hiện cụ thể dưới dạng bảng.
• Cho điểm và xếp hạng các thay đổi – công cụ PMT cho điểm và xếp hạng mức độ thực
hiện theo các tiêu chí sẵn có (hồn thành 0-50% kế hoạch, hoàn thành 51-75% kế hoạch, hồn thành 76-100% kế hoạch và vượt kế hoạch).
• Xếp hạng chung – sản phẩm của công cụ PMT là bảng xếp hạng các kết quả. Bảng có thể
phân theo quá trình (phê duyệt đấu thầu, giải phóng mặt bằng, phê duyệt hợp đồng), tiến độ (thực hiện và cung cấp hàng hóa, cơng trình hoặc dịch vụ, hoạt động hoặc sản phẩm đầu ra), theo địa điểm thực hiện hoặc nhà tài trợ.
• Trình bày kết quả dưới dạng biểu đồ – khi cần thiết, cơng cụ PMT có thể trình bày kết quả
dưới dạng bảng thành dạng biểu đồ để minh họa cụ thể và nêu bật những dự án đang bị chậm trễ hoặc vượt kế hoạch.
Công cụ theo dõi danh mục dự án (PMT)
Công cụ PMT được thiết kế để theo dõi danh mục các dự án ODA tại các cơ quan chủ quản. Công cụ này thu thập và tổng hợp dữ liệu từ một hoặc nhiều AMT trong danh mục dự án (dữ liệu trong AMT được các Ban QLDA thu thập và báo cáo). Tiếp đó, cơng cụ PMT phân tích những dữ liệu này và giải đáp các câu hỏi về việc tình hình thực hiện và quản lý. Cơng cụ PMT cung cấp các chức năng phân tích thơng qua một giao diện thân thiện với người sử dụng (Biểu 40). • tự động nhập dữ liệu từ AMT do các Ban QLDA báo cáo;
• lưu trữ danh sách các dự án trong danh mục dự án; • theo dõi tiến độ của các dự án;
• đưa ra các báo cáo theo mẫu định sẵn, biểu đồ và truy vấn;
• lưu trữ tài liệu nhận được từ các dự án;
• tự động xuất dữ liệu sang các định dạng khác như xml; và
• so sánh đánh giá tiến độ và tình hình thực hiện của các dự án bằng cách sử dụng các chỉ số đã được mặc định
Công cụ PMT được xây dựng trên Microsoft Access. Đây là hệ cơ sở dữ liệu có khả năng liên kết lớn tạo cơ sở tốt cho quản lý dữ liệu, thực hiện các truy vấn phức tạp, chuẩn bị báo cáo và tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft. Microsoft Access có thể dễ dàng nâng cấp thành hệ cơ sở dữ liệu lớn hơn như Microsoft SQL Server nếu có nhu cầu trong tương lai. Quan trọng hơn, Microsoft Access rất phổ thơng và có thể được hỗ trợ tại các địa phương. Phiên bản PMT có thể chạy trên Microsoft Access 2000, 2002, 2003 và XP. Những người sử dụng khơng có phiên bản Microsoft Access gốc thì cũng đã phiên bản chạy thử.
Biểu 41 tóm tắt hành trình dữ liệu theo dõi từ cấp Ban QLDA đến cấp cơ quan chủ quản và cơ quan quản lý Nhà nước về ODA. Các vấn đề về thể chế và quy định của hệ thống theo dõi quốc gia được trình bày chi tiết trong Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo11.
Biểu 41: Hành trình dữ liệu theo dõi cấp cơ quan chủ quản
4.2 Hệ thống theo dõi cấp Ban QLDA
Vai trò và trách nhiệm theo dõi của Ban QLDA được trình bày tại Biểu 20, Mục 3.4. Các Ban QLDA có trách nhiệm theo dõi thường xuyên các hoạt động. Dự án VAMESP II đã xây dựng các phương pháp và công cụ giúp Ban QLDA thực hiện trách nhiệm này ở cấp dự án, bao gồm khung logic, khung theo dõi và công cụ theo dõi thống nhất (AMT - mẫu biểu theo dõi tiến độ quý được Chính phủ Việt Nam và 5 Ngân hàng thống nhất).
Biểu 42 tóm tắt hành trình dữ liệu theo dõi từ Ban QLDA đến cơ quan chủ quản. Các vấn đề về thể chế và quy định của hệ thống theo dõi quốc gia được trình bày chi tiết trong Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo12.
11 Mođun I - Hướng dẫn xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá ODA tại Việt Nam - Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo 12 Mođun I - Hướng dẫn xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá ODA tại Việt Nam - Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo
Biểu 42: Hành trình dữ liệu theo dõi cấp Ban QLDA
Cơng cụ theo dõi thống nhất (AMT)
Bản hướng dẫn sử dụng công cụ theo dõi thống nhất (AMT) tại Phụ lục 1.
Với nỗ lực nhằm giảm chi phí thực hiện và tăng tính hiệu quả của ODA, Chính phủ Việt Nam (CPVN) đang hợp tác với các nhà tài trợ thực hiện Kế hoạch hành động về hài hoà và đơn giản hoá các thủ tục của ODA.
Phạm vi ứng dụng
Bộ Mẫu biểu báo cáo theo dõi tiến độ chương trình, dự án ODA (xem chi tiết tại Phụ lục1) được thiết kế để sử dụng cho các dự án ODA do Chính phủ và 5 Ngân hàng (ADB, AfD, JBIC, KfW và WB) tài trợ tại Việt Nam. Bộ Mẫu biểu báo cáo này bao gồm 20 biểu cung cấp thông tin về tiến độ hàng tháng/quý của các chương trình, dự án ODA đáp ứng yêu cầu của Chính phủ và các nhà tài trợ chính. Tùy theo tính chất và quy mơ của dự án, Ban QLDA lựa chọn các biểu báo cáo thích hợp. Bộ Mẫu biểu báo cáo bao gồm các biểu sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Biểu 1: Thơng tin cơ bản về dự án
• Biểu 2: Báo cáo Tóm tắt tình hình thực hiện Tháng/ Q
• Biểu 3: Tiến độ thực hiện các điều kiện và điều khoản ràng buộc • Biểu 4: Báo cáo Tiến độ giải ngân vốn ODA
• Biểu 6: Báo cáo Tiến độ giải ngân vốn đối ứng • Biểu 7: Kế hoạch Đấu thầu
• Biểu 8: Thơng tin các gói thầu trong Kế hoạch Đấu thầu • Biểu 9: Thực hiện Sơ tuyển Nhà thầu
• Biểu 10: Thực hiện Lựa chọn nhà thầu • Biểu 11: Thơng tin Kết quả đấu thầu • Biểu 12: Thực hiện Hợp đồng
• Biểu 13: Phương án/ Kế hoạch Giải phóng mặt bằng (GPMB) và Tái định cư (TĐC) • Biểu 14: Theo dõi Đền bù và Tái định cư
• Biểu 15: Tiến độ thực hiện Phương án/ Kế hoạch GPMB và TĐC
• Biểu 16: Tiến độ chi vốn thực hiện Phương án/ Kế hoạch GPMB và TĐC • Biểu 17: Thơng tin chung về bảo vệ mơi trường
• Biểu 18: Thực hiện bảo vệ mơi trường • Biểu 19: Khung lơ-gíc
• Biểu 20: Báo cáo theo dõi các chỉ số thực hiện hoặc đầu ra
Các nguyên tắc
Bộ Mẫu biểu báo cáo theo dõi tiến độ dự án được thiết kế nhằm ghi nhận tiến độ thực hiện và các thay đổi chính trong q trình thực hiện dự án của tháng/quý trước. Người lập báo cáo chỉ cần thể hiện trong báo cáo những vấn đề đã thực hiện hay đã thay đổi trong tháng/quý báo cáo. Các hướng dẫn sử dụng Bộ Mẫu biểu báo cáo theo dõi tiến độ dự án (xem Phụ lục 1) được xây dựng dựa trên các văn bản pháp lý hiện hành của Chính phủ Việt Nam, phù hợp với các quy trình và yêu cầu về theo dõi dự án của nhà tài trợ.
Bộ Mẫu biểu được thiết kế phù hợp với q trình phân tích Khung lơ-gíc dự án, làm cơ sở cho hệ thống theo dõi dự án quốc gia.
Đơn vị lập báo cáo, kỳ báo cáo và cơ quan nhận báo cáo
Các Ban QLDA chịu trách nhiệm lập báo cáo theo dõi tiến độ dự án theo Bộ Mẫu biểu báo cáo tiến độ dự án cũng như lưu trữ và bảo vệ các dữ liệu. Tùy thuộc vào yêu cầu báo cáo, tần suất báo cáo các mẫu biểu là hàng tháng hoặc hàng quý.
Chủ dự án sẽ kiểm tra những kết quả theo dõi tiến độ tháng/quý thu được qua các mẫu biểu và báo cáo lên các cơ quan quản lý nhà nước về ODA (Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính) cũng như các CQCQ (các Bộ, ngành, UBND các tỉnh/thành phố có dự án) và các nhà tài trợ có liên quan.
Các cơ quan chủ quản, cơ quan quản lý nhà nước về ODA và các nhà tài trợ (thuộc nhóm 5 Ngân hàng) sẽ phân tích các dữ liệu từ Báo cáo theo dõi tiến độ dự án tháng/quý và thông tin phản hồi cho các Ban QLDA nhằm hỗ trợ và tăng cường công tác quản lý dự án trong quá trình thực hiện.
Hướng dẫn sử dụng Cơng cụ theo dõi thống nhất
Yêu cầu về hệ thống
Để sử dụng AMT, máy tính phải đáp ứng các yêu cầu về phần cứng và phần mềm như sau:
• Pentium III 800MHz trở lên • RAM: 32MB trở lên
• Windows 2000/XP
• Microsoft Office 2000/XP/2003
• Cài đặt bộ gõ tiếng Việt (phông chữ Unicode) (khuyên dùng: UniKey – http://www. unikey.org)
Sử dụng Macros trong Excel
Microsoft Office đặt mức độ bảo mật của Macros ở mức cao nhất High để ngăn cản các Macros nguy hiểm trong Excel. Do đó, trước khi sử dụng AMT, hãy thực hiện các bước sau đây để có thể sử dụng Macros trong Excel:
Bước 1: Mở chương trình Microsoft Excel
Bước 2: Chọn Tools Macro Security. Một cửa sổ hiện ra như ở Biểu 43 Bước 3: Trong nhãn tab Security Level, lựa chọn mức độ Medium hoặc Low Bước 4: Nhấp chuột vào nút OK để lưu lại lựa chọn
Biểu 43: Lựa chọn mức độ bảo mật để sử dụng AMT (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nếu Bạn lựa chọn mức độ Medium, một cửa sổ sẽ hiện ra khi mở AMT, yêu cầu người sử dụng lựa chọn kích hoạt (Enable Macros) hay vơ hiệu hóa các Macros (Disable Macros). Chọn
Thiết lập bảng làm việc trong AMT
AMT là một tệp Excel bao gồm 20 bảng làm việc chính, 3 bảng làm việc phụ và một trang chủ để cập nhật các thông tin chung như báo cáo năm, báo cáo quý, ngôn ngữ báo cáo và lựa chọn (các) bảng làm việc.
Biểu 44: Kích hoạt macros trong AMT
Như ví dụ ở Biểu 45, Bạn đang điền báo cáo Quý 1/2006 bằng Tiếng Việt sử dụng các biểu 1, 2, 4 và 7. Trên trang chủ, Bạn có thể nhấp chuột vào các ơ lựa chọn để mở hoặc đóng các biểu làm việc. Khi Bạn nhấp chuột vào lựa chọn Tất cả, tất cả 20 bảng làm việc chính sẽ được hiển thị còn 3 bảng làm việc phụ bao gồm Báo cáo tiến độ giải ngân vốn ODA của Nhà tài trợ 2 và Nhà tài trợ 3 và Biểu 21 (Các thông tin khác) sẽ không được hiển thị. Nếu muốn làm việc với 3 biểu phụ này, Bạn hãy nhấp chuột vào từng bảng tương ứng để lựa chọn.
Biểu 45: Ví dụ về trang chủ của AMT
Lựa chọn tất cả các biểu
Sau khi đã lựa chọn các biểu cần làm việc, Bạn sẽ thấy các biểu được hiển thị ở nhãn tab cuối màn hình như trong Biểu 45 và Biểu 46. Bạn sử dụng tab này để chọn các biểu trong AMT.
Biểu 46: Ví dụ về nhãn tab của AMT
Để lựa chọn biểu làm việc, Bạn sử dụng các mũi tên và nhãn tab ở cuối màn hình như sau:
• Nếu nhãn tab với tên biểu Bạn muốn làm việc hiển thị trên màn hình, nhấp chuột vào nhãn tab đó và bắt đầu cơng việc.
• Nếu khơng hiển thị trên màn hình, chọn biểu làm việc bằng cách sử dụng 4 mũi tên để đến biểu làm việc đầu tiên, biểu trước đó, biểu tiếp theo và biểu cuối cùng đến khi biểu làm việc bạn cần tìm xuất hiện trên màn hình. Nhấp chuột vào nhãn tab đó và bắt đầu cơng việc.
Nhập dữ liệu vào AMT
Để hiểu rõ hơn cách nhập dữ liệu vào AMT, hãy xem ví dụ điền Biểu 4 (Báo cáo Tiến độ Giải ngân – Vốn ODA). Bạn thực hiện các bước sau:
• Chọn Biểu 4 (theo các bước đã nêu ở trên mô tả tại Biểu 45 và Biểu 46)
• Sử dụng Danh sách thả để lựa chọn tên Nhà tài trợ và đơn vị tiền tệ cần báo cáo